EP2491521A1 - Procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique - Google Patents

Procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique

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EP2491521A1
EP2491521A1 EP10781967A EP10781967A EP2491521A1 EP 2491521 A1 EP2491521 A1 EP 2491521A1 EP 10781967 A EP10781967 A EP 10781967A EP 10781967 A EP10781967 A EP 10781967A EP 2491521 A1 EP2491521 A1 EP 2491521A1
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EP
European Patent Office
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attachment
email
modified
attachments
application
Prior art date
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Application number
EP10781967A
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German (de)
English (en)
Inventor
Bruno Vidalenc
Laurent Ciavaglia
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Alcatel Lucent SAS
Original Assignee
Alcatel Lucent SAS
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Filing date
Publication date
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Ceased legal-status Critical Current

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    • H04L51/42—Mailbox-related aspects, e.g. synchronisation of mailboxes

Definitions

  • the invention relates to a method for managing attachments to an email in an email application, as well as an email application comprising means for implementing such a method.
  • a typical email application does not, however, consider changes to the attachment (s) and always presents the email with the original document.
  • the modified attachment is often stored by default in a temporary folder in the system folder, and may be lost when the original attachment is reopened.
  • a user can choose to save the original attachment in a personal folder, in order to safely modify the attachment and find it easily later.
  • the user In order to differentiate the modified attachment from the original, the user must make sure to save the modified attachment under a different name.
  • he wishes to reply to the sender of the e-mail to inform him of the modifications he has made to the original attachment and / or forward the e-mail with the modified attachment to other parties he must Also be sure to attach the email to send the correct attachment, with the risk of being wrong, especially if it has to repeat these operations for several emails and / or several attachments.
  • the user can also choose to take into account the default behavior of the email application, and thus try to search on his terminal the temporary file where the modifications of the attachment (s) are saved, with the risk that they will be permanently lost.
  • the invention aims to improve the prior art by allowing a user of an email application to modify and save safely the changes made to the attachments of his emails while avoiding him wasting time repeating tedious operations.
  • the invention also facilitates and secures the response and / or the transfer of an email with an attachment thus modified.
  • the invention proposes a method for managing the attachments to an email in an email application, said method providing, on opening an attachment by means of an application of an email application. editing defined according to the nature of said attachment, editing a copy of said attachment and saving the changes to said copy as a modified version of said attachment, said method further providing for creating a link between the modified version and the email, the logical link to attach the modified version to the email as a modified attachment.
  • the invention proposes an electronic mail application comprising:
  • an attachment management module comprising: Means for editing a copy of said attachment when it is opened;
  • the email application can be locally installed on the user's terminal, such as Microsoft Outlook®.
  • the email application can also be located in a remote server, or provided by a website, such as Gmail® or Yahoo Mail®.
  • the email application includes means 1 for opening an attachment to an email by means of an editing application defined according to the nature of said attachment.
  • an editing application defined according to the nature of said attachment.
  • the editing application might be a version of the Microsoft Word® word processing application or the OpenOffice.org Writer® application.
  • the email application includes an attachment management module 2, said module comprising means 3 for editing a copy of an attachment when it is opened and means 4 for saving the modifications made to said copy as modified version of the said attachment.
  • the means 4 saves the modified version of the attachment in the folder 5 of the email application in which the attachments to the received emails are recorded.
  • the user can save the different modified versions of his attachments in a secure and permanent folder.
  • the folder 5 can be located in any system folder accessible by the email application. It can for example be located in the hard disk of the user's terminal, or in a storage space provided by a remote server or by a network.
  • the module 2 further comprises means 6 for creating a logical link between the modified version of an attachment and the email containing said attachment, said logical link to attach said modified version to said email as a modified attachment.
  • the logical link created by means 6 can take many forms and depends on both the system and the email application. According to one embodiment, the means 6 create the logical link by giving parameters to the editing application to specify to said application that the modified version of the copy edited by the means 3 must be saved in the file 5 and linked to the email containing the original attachment.
  • the logical link can consist of a connector (for English hook) to keep track of the piece modified attachment and automatically link the modified attachment to folder 5 when the user has finished making changes.
  • the method therefore provides for viewing an email with its received and modified attachments, said modified attachments being presented to distinguish them from the received attachments.
  • a modified attachment may be arranged in an email beside the attachment received with the email, with a visual indicator, such as a transparency effect, applied to its icon to distinguish it from the received attachment.
  • a visual indicator such as a transparency effect
  • the method may also provide for a modified attachment to be named in the email by changing the name of the original attachment.
  • the module 2 comprises an iterative variable function 7 making it possible to name the modified attachment by modifying the name of the original attachment, for example by adding to said name a number corresponding to the number of the copy edited by the means 3 of the module 2.
  • the function 7 modifies the name of the attachment by replacing the number in the name with the consecutive number.
  • the link created between a modified version of an attachment and an email makes it possible to make said modified version available throughout the lifetime of said email.
  • the modified version is automatically linked to a response operation to the email, or to a transfer operation of said email, which prevents the user from manually attaching said modified version to said email, and thus limits the loss of time and the risk of error.
  • the email application may include means 8 for issuing a specific notification when an email containing at least one modified attachment is about to be sent. to be deleted. The user can then decide to save the modified attachment (s) in another folder or delete the attached part (s) with the email. .

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Abstract

L'invention concerne un procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique, ledit procédé prévoyant, à l'ouverture d'une pièce jointe au moyen d'une application d'édition définie en fonction de la nature de ladite pièce jointe, d'éditer une copie de ladite pièce jointe et de sauvegarder les modifications apportées à ladite copie en tant que version modifiée de ladite pièce jointe, ledit procédé prévoyant en outre de créer un lien logique entre la version modifiée et le courriel, ledit lien logique permettant de joindre ladite version modifiée audit courriel en tant que pièce jointe modifiée.

Description

Procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique
L'invention concerne un procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique, ainsi qu'une application de courrier électronique comprenant des moyens pour mettre en œuvre un tel procédé.
Lorsqu'un utilisateur d'une application de courrier électronique reçoit un courriel avec une pièce jointe, il peut être amené à modifier ladite pièce jointe pour apporter sa contribution.
Une application de courrier électronique classique ne prend cependant pas en compte les modifications de pièce(s) jointe(s) et présente toujours le courriel avec le document original. De plus, la pièce jointe modifiée est souvent stockée par défaut dans un dossier temporaire du dossier système, et peut donc être perdue à la réouverture de la pièce jointe originale.
Pour pallier à cette insuffisance, un utilisateur peut choisir d'enregistrer la pièce jointe originale dans un dossier personnel, afin de pouvoir modifier en toute sécurité ladite pièce jointe et la retrouver facilement par la suite. Afin de différencier la pièce jointe modifiée de l'originale, l'utilisateur doit donc veiller à enregistrer ladite pièce jointe modifiée sous un autre nom. De plus, s'il souhaite répondre à l'expéditeur du courriel pour lui faire part des modifications qu'il a effectuées sur la pièce jointe originale et/ou faire suivre ledit courriel avec la pièce jointe modifiée à d'autres interlocuteurs, il doit aussi veiller à bien attacher au courriel à envoyer la bonne pièce jointe, avec le risque de se tromper, surtout s'il doit répéter ces opérations pour plusieurs courriels et/ou plusieurs pièces jointes.
L'utilisateur peut aussi choisir de tenir compte du comportement par défaut de l'application de courrier électronique, et ainsi tenter de chercher sur son terminal le dossier temporaire où sont enregistrées les modifications de pièce(s) jointe(s), avec le risque que celles-ci soient définitivement perdues.
L'absence de lien entre une pièce jointe modifiée et son modèle original est donc un des principaux défauts d'une application de courrier électronique classique, car l'utilisateur perd du temps à rechercher un fichier stocké dans un espace de stockage peu sécurisé et difficilement accessible, ou encore à répéter des opérations d'enregistrement, de modification de nom de fichier et de rattachement de fichier à un courriel, au risque de faire des erreurs de manipulation.
L'invention vise à perfectionner l'art antérieur en permettant à un utilisateur d'une application de courrier électronique de modifier et d'enregistrer en toute sécurité les modifications apportées aux pièces jointes de ses courriels tout en lui évitant de perdre du temps à répéter des opérations fastidieuses. L'invention permet également de faciliter et de sécuriser la réponse et/ou le transfert d'un courriel comportant une pièce jointe ainsi modifiée.
A cet effet, selon un premier aspect, l'invention propose un procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique, ledit procédé prévoyant, à l'ouverture d'une pièce jointe au moyen d'une application d'édition définie en fonction de la nature de ladite pièce jointe, d'éditer une copie de ladite pièce jointe et de sauvegarder les modifications apportées à ladite copie en tant que version modifiée de ladite pièce jointe, ledit procédé prévoyant en outre de créer un lien logique entre la version modifiée et le courriel, ledit lien logique permettant de joindre ladite version modifiée audit courriel en tant que pièce jointe modifiée.
Selon un deuxième aspect, l'invention propose une application de courrier électronique comprenant :
- des moyens pour ouvrir une pièce jointe à un courriel au moyen d'une application d'édition définie en fonction de la nature de ladite pièce jointe;
- un module de gestion des pièces jointes comprenant : ■ des moyens pour éditer une copie de ladite pièce jointe lors de son ouverture ;
■ des moyens pour sauvegarder les modifications apportées à ladite copie en tant que version modifiée de ladite pièce jointe ;
■ des moyens pour créer un lien logique entre la version modifiée et le courriel, ledit lien logique permettant de joindre ladite version modifiée audit courriel en tant que pièce jointe modifiée.
D'autres particularités et avantages de l'invention apparaîtront dans la description qui suit, faite en référence à la figure annexée représentant une architecture fonctionnelle pour une application de courrier électronique selon l'invention.
En relation avec cette figure, on décrit ci-dessous un procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique. L'application de courrier électronique peut être localement installée sur le terminal de l'utilisateur, comme Microsoft Outlook®. L'application de courrier électronique peut également être localisée dans un serveur à distance, ou être fournie par un site Internet, comme Gmail® ou Yahoo Mail®.
L'application de courrier électronique comprend des moyens 1 pour ouvrir une pièce jointe à un courriel au moyen d'une application d'édition définie en fonction de la nature de ladite pièce jointe. Par exemple, si la pièce jointe est un fichier .doc, l'application d'édition peut être une version de l'application de traitement de texte Microsoft Word® ou de l'application OpenOffice.org Writer®.
L'application de courrier électronique comprend un module 2 de gestion des pièces jointes, ledit module comprenant des moyens 3 pour éditer une copie d'une pièce jointe lors de son ouverture et des moyens 4 pour sauvegarder les modifications apportées à ladite copie en tant que version modifiée de ladite pièce jointe. Les moyens 4 sauvegardent la version modifiée de la pièce jointe dans le dossier 5 de l'application de courrier électronique dans lequel les pièces jointes aux courriels reçus sont enregistrées. Ainsi, l'utilisateur peut sauvegarder les différentes versions modifiées de ses pièces jointes dans un dossier sécurisé et permanent.
Le dossier 5 peut être localisé dans n'importe quel dossier système accessible par l'application de courrier électronique. Il peut par exemple être localisé dans le disque dur du terminal de l'utilisateur, ou dans un espace de stockage fourni par un serveur à distance ou par un réseau.
En outre, le procédé prévoit que la version modifiée d'une pièce jointe soit sauvegardée automatiquement lors de la fermeture de l'application d'édition, afin d'éviter à l'utilisateur une manipulation supplémentaire, et donc de diminuer le risque de perte de ladite version modifiée. L'utilisateur n'a donc qu'à fermer l'application d'édition une fois qu'il a effectué toutes les modifications qu'il souhaite sur la copie de la pièce jointe, pour que lesdites modifications soient sauvegardées. Le module 2 comprend en outre des moyens 6 pour créer un lien logique entre la version modifiée d'une pièce jointe et le courriel qui contient ladite pièce jointe, ledit lien logique permettant de joindre ladite version modifiée audit courriel en tant que pièce jointe modifiée. Le lien logique créé par les moyens 6 peut prendre plusieurs formes et dépend à la fois du système et de l'application de courrier électronique. Selon un mode de réalisation, les moyens 6 créent le lien logique en donnant des paramètres à l'application d'édition pour spécifier à ladite application que la version modifiée de la copie éditée par les moyens 3 doit être sauvegardée dans le dossier 5 et liée au courriel contenant la pièce jointe d'origine.
Selon un autre mode de réalisation, le lien logique peut consister en un connecteur (pour l'anglais hook) permettant de garder une trace de la pièce jointe modifiée et de lier automatiquement ladite pièce jointe modifiée au dossier 5 lorsque l'utilisateur a fini ses modifications.
Par la suite, l'utilisateur peut facilement accéder à ses pièces jointes reçues et modifiées par l'intermédiaire des courriels auxquels lesdites pièces jointes sont liées. Le procédé prévoit donc de visualiser un courriel avec ses pièces jointes reçues et modifiées, lesdites pièces jointes modifiées étant présentées de façon à les distinguer des pièces jointes reçues. Une pièce jointe modifiée peut être disposée dans un courriel à côté de la pièce jointe reçue avec ledit courriel, avec un indicateur visuel, par exemple un effet de transparence, appliqué à son icône pour la distinguer de ladite pièce jointe reçue. Ainsi, l'utilisateur peut distinguer directement et visuellement la pièce jointe modifiée de la pièce jointe d'origine.
Le procédé peut également prévoir qu'une pièce jointe modifiée soit nommée dans le courriel par modification du nom de la pièce jointe d'origine.
Pour ce faire, selon un mode de réalisation, le module 2 comprend une fonction 7 de variable itérative permettant de nommer la pièce jointe modifiée par modification du nom de la pièce jointe d'origine, par exemple en ajoutant audit nom un numéro correspondant au numéro de la copie éditée par les moyens 3 du module 2. En particulier, lorsque la pièce jointe ouverte par les moyens 1 de l'application de courrier électronique est elle-même une version modifiée d'une pièce jointe reçue, la fonction 7 modifie le nom de ladite pièce jointe en remplaçant le numéro dans ledit nom par le numéro consécutif. Le lien créé entre une version modifiée d'une pièce jointe et un courriel permet de rendre ladite version modifiée disponible durant toute la durée de vie dudit courriel. En particulier, la version modifiée est automatiquement liée à une opération de réponse au courriel, ou à une opération de transfert dudit courriel, ce qui évite à l'utilisateur d'attacher manuellement ladite version modifiée audit courriel, et donc limite la perte de temps et le risque d'erreur.
En outre, pour éviter de perdre une pièce jointe modifiée sauvegardée dans le dossier 5, l'application de courrier électronique peut comprendre des moyens 8 pour émettre une notification spécifique lorsqu'un courriel contenant au moins une pièce jointe modifiée est sur le point d'être supprimé. L'utilisateur peut alors décider de sauvegarder la(les) pièce(s) jointe(s) modifiée(s) dans un autre dossier ou de supprimer la(les)dite(s) pièce(s) jointe(s) avec le courriel.

Claims

REVENDICATIONS
1. Procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique, ledit procédé prévoyant, à l'ouverture d'une pièce jointe au moyen d'une application d'édition définie en fonction de la nature de ladite pièce jointe, d'éditer une copie de ladite pièce jointe et de sauvegarder les modifications apportées à ladite copie en tant que version modifiée de ladite pièce jointe, ledit procédé prévoyant en outre de créer un lien logique entre la version modifiée et le courriel, ledit lien logique permettant de joindre ladite version modifiée audit courriel en tant que pièce jointe modifiée.
2. Procédé de gestion des pièces jointes selon la revendication 1 , caractérisé en ce que la version modifiée est sauvegardée dans le dossier (5) de l'application de courrier électronique dans lequel les pièces jointes aux courriels reçus sont enregistrées.
3. Procédé de gestion des pièces jointes selon la revendication 1 ou 2, caractérisé en ce que la version modifiée est sauvegardée automatiquement lors de la fermeture de l'application d'édition.
4. Procédé de gestion des pièces jointes selon l'une quelconque des revendications 1 à 3, caractérisé en ce qu'il prévoit de visualiser un courriel avec ses pièces jointes reçues et avec ses pièces jointes modifiées, lesdites pièces jointes modifiées étant présentées de façon à les distinguer des pièces jointes reçues.
5. Procédé de gestion des pièces jointes selon la revendication 4, caractérisé en ce qu'une pièce jointe modifiée est nommée dans le courriel par modification du nom de la pièce jointe d'origine.
6. Procédé de gestion des pièces jointes selon l'une quelconque des revendications 1 à 5, caractérisé en ce qu'une version modifiée est automatiquement liée à une opération de réponse au courriel ou à une opération de transfert dudit courriel.
7. Procédé de gestion des pièces jointes selon l'une quelconque des revendications 1 à 6, caractérisé en ce qu'il prévoit une notification spécifique lorsqu'un courriel contenant au moins une pièce jointe modifiée est sur le point d'être supprimé.
8. Application de courrier électronique comprenant :
- des moyens (1 ) pour ouvrir une pièce jointe à un courriel au moyen d'une application d'édition définie en fonction de la nature de ladite pièce jointe; - un module (2) de gestion des pièces jointes comprenant :
■ des moyens (3) pour éditer une copie de ladite pièce jointe lors de son ouverture ;
■ des moyens (4) pour sauvegarder les modifications apportées à ladite copie en tant que version modifiée de ladite pièce jointe ;
■ des moyens (6) pour créer un lien logique entre la version modifiée et le courriel, ledit lien logique permettant de joindre ladite version modifiée audit courriel en tant que pièce jointe modifiée.
9. Application de courrier électronique selon la revendication 8, caractérisée en ce que le module de gestion des pièces jointes comprend une fonction (7) de variable itérative permettant de nommer la pièce jointe modifiée par modification du nom de la pièce jointe d'origine.
10. Application de courrier électronique selon la revendication 8 ou 9, caractérisée en ce qu'elle comprend des moyens (8) pour émettre une notification spécifique lorsqu'un courriel contenant au moins une pièce jointe modifiée est sur le point d'être supprimé.
EP10781967A 2009-10-19 2010-10-11 Procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique Ceased EP2491521A1 (fr)

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FR0905019A FR2951560B1 (fr) 2009-10-19 2009-10-19 Procede de gestion des pieces jointes a un courriel dans une application de courrier electronique
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EP2491521A1 true EP2491521A1 (fr) 2012-08-29

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EP10781967A Ceased EP2491521A1 (fr) 2009-10-19 2010-10-11 Procédé de gestion des pièces jointes à un courriel dans une application de courrier électronique

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US (1) US9342820B2 (fr)
EP (1) EP2491521A1 (fr)
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CN (1) CN102576434B (fr)
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