CN102576434A - 用于在电子邮件应用中管理电子邮件附件的方法 - Google Patents

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Abstract

本发明提出一种用于在电子邮件应用中管理电子邮件附件的方法，所述方法使得以下成为可能：在使用基于所述附件的性质定义的编辑器应用打开附件时编辑所述附件的拷贝并将对所述拷贝做出的改变保存为所述附件的经修改版本；并且在经修改版本与电子邮件之间创建逻辑链接，所述逻辑链接允许所述经修改版本附加到所述电子邮件作为经修改附件。

Description

用于在电子邮件应用中管理电子邮件附件的方法
本发明涉及用于在电子邮件应用中管理电子邮件附件的方法以及包含用以实现此类方法的装置的电子邮件应用。
当电子邮件应用的用户接收到带有附件的电子邮件时，他或她可能需要修改所述附件以便做出他或她的贡献。
然而，传统的电子邮件应用不考虑对附件的修改，并且总是呈现带有原始文档的电子邮件。另外，经修改附件默认存储在系统文件夹中的临时文件夹内，并且继而在重新打开原始附件时可能会丢失。
为了解决这个问题，用户可以选择将原始附件保存到个人文件夹，以便能够安全地修改所述附件并且在此后很容易找到它。为了区分经修改附件与原始附件，用户继而必须确保以不同的名称保存所述经修改附件。
另外，如果他或她想要对电子邮件的发送者做出回复以便共享他或她对原始附件做出的修改和/或将所述电子邮件连同经修改附件转发给其他接收者，则他或她还必须确保在待发电子邮件中包含正确的附件，而这伴随着出错的风险，特别是在他或她必须针对若干个电子邮件和/或若干个附件重复这些操作的情况下尤为如此。
用户还可以选择对电子邮件应用的默认行为予以考虑，并因此尝试在他的或她的保存了附件修改的终端上搜索临时文件，这伴随着它们可能一定丢失的风险。
因此，在经修改附件与其原始版本之间链接的缺失是传统电子邮件应用的主要缺点之一，这是因为用户在搜索存储于难以访问的不安全存储位置中的文件时以及在重复进行保存、重新命名文件和向电子邮件附加附件的操作中会耽误时间，并伴有出现处理错误的风险。
本发明旨在通过以下来改进现有技术：使电子邮件应用的用户有可能在修改电子邮件附件并安全保存修改的同时避免在重复繁琐的操作中耽误时间。本发明还使得促进和增加回复和/或转发包含经修改附件的电子邮件方面的安全性成为可能。
为此，根据第一方面，本发明提出一种用于在电子邮件应用中管理电子邮件的附件的方法，所述方法用于在使用基于附件的性质定义的编辑应用打开所述附件时编辑所述附件的拷贝并将对所述拷贝做出的修改保存为所述附件的经修改版本，所述方法还允许在经修改版本与电子邮件之间创建逻辑链接，所述逻辑链接用于将所述经修改版本附加到所述电子邮件作为经修改附件。
根据第二方面，本发明提出一种电子邮件应用，其包括：
-用于使用根据电子邮件附件的性质确定的编辑应用打开所述电子邮件附件的装置；
-附件管理模块，包括：
■用于在打开所述附件之后编辑所述附件的拷贝的装置；
■用于将对所述拷贝做出的修改保存为所述附件的经修改版本的装置；
■用于在经修改版本与电子邮件之间创建逻辑链接的装置，所述逻辑链接使得将所述经修改版本附加到所述电子邮件作为经修改附件成为可能。
本发明的其他特征和优点将在下文参考附图的描述中变得明显，该附图图示了根据本发明的、用于电子邮件应用的功能架构。
在下文中关于附图描述用于在电子邮件应用中管理电子邮件附件的方法。电子邮件应用可以本地安装在用户终端上，如MicrosoftOutlook
Figure BPA00001545475100021
电子邮件应用还可以位于远程服务器上，或者由诸如Gmail
Figure BPA00001545475100022
或Yahoo Mail
Figure BPA00001545475100023
之类的因特网站点提供。
电子邮件应用包括装置1，用于使用根据所述附件的性质确定的编辑应用来打开所述附件。举例而言，如果附件为.doc文件，则编辑应用可以是Microsoft Word
Figure BPA00001545475100031
或者OpenOffice.org Writer
Figure BPA00001545475100032
文字处理应用的一个版本。
电子邮件应用包括电子邮件管理模块2，所述模块包括装置3和装置4，其中装置3用于在打开附件之后对其拷贝进行编辑，装置4用于将对所述拷贝做出的修改保存为所述附件的经修改版本。
装置4将附件的经修改版本保存在其中保存有接收到的电子邮件的附件的、电子邮件应用的文件夹5中。因此用户可以将他或她的附件的各个经修改版本保存在安全而永久的文件夹中。
文件夹5可以位于电子邮件应用可以访问的任何系统文件夹中。举例而言，其可以位于用户终端的硬盘驱动器上，或者在远程服务器或网络所提供的存储区域中。
此外，该方法计划在关闭编辑应用时自动地保存附件的经修改版本，以便使用户不需执行额外的处理，从而减小丢失所述经修改版本的风险。因此用户只需要在已经对附件的拷贝做出所有期望的修改之后关闭编辑应用来保存所述修改。
模块2还包括装置6，用于在附件的经修改版本与包含所述附件的电子邮件之间创建逻辑链接，所述逻辑链接使得将所述经修改版本附加到所述电子邮件作为经修改附件成为可能。
由装置6创建的逻辑链接可以采取若干种形式并且同时取决于系统和电子邮件应用二者。根据一个实施方式，装置6通过以下来创建逻辑链接：向编辑应用给予参数，来向所述应用指定必须将装置3所编辑的拷贝的经修改版本保存在文件夹6中并且链接到包含原始附件的电子邮件。
根据另一实施方式，逻辑链接可以包括钩子(hook)，从而使得在用户已经完成他或她的修改后保存通往经修改附件的路径并且自动将所述经修改附件链接到文件夹5成为可能。
继而，用户可以很容易地通过所述附件所链接到的电子邮件来访问他或她的接收到的附件和经修改附件。因此该方法计划将电子邮件连同其接收到的附件和经修改附件进行显示，所述经修改附件以使其与接收到的附件相区别的方式显示。
经修改附件可以放置在随所述电子邮件接收的附件旁边，伴随着对其图标施加的视觉标记，例如透明效果，以便将其与接收的附件相区别。因此，用户可以直接且可视地区分经修改附件与原始附件。
本方法还可以计划通过改变原始附件的名称而在电子邮件中命名经修改附件。
为此，根据一个实施方式，模块2包括迭代变量功能7，从而使得通过修改原始附件的名称——例如通过向所述名称添加与模块2的装置3所编辑的拷贝的编号相对应的编号——来命名经修改附件成为可能。
具体而言，当电子邮件应用的装置1所打开的附件本身是接收的附件的经修改版本时，功能7通过将所述附件的名称中的编号替换为下一连续编号，来改变所述附件的名称。
在附件的经修改版本与电子邮件之间创建的链接使得让经修改版本可用于所述电子邮件的整个寿命期成为可能。具体而言，经修改版本被自动链接到针对所述电子邮件的电子邮件回复操作或者转发操作，从而使用户无需手动向所述电子邮件附加所述经修改版本，由此限制了时间耗费和错误风险。
此外，为了避免丢失保存在文件夹5中的经修改附件，电子邮件应用可以包括装置8，用于在包含至少一个经修改附件的电子邮件即将被删除时发出特殊警告。继而用户可以决定是在另一文件夹中保存一个或多个经修改附件，还是随电子邮件删除所述一个或多个附件。

Claims (10)

1.一种用于在电子邮件应用中管理电子邮件的附件的方法，所述方法用于在使用基于附件的性质定义的编辑应用打开所述附件时编辑所述附件的拷贝并将对所述拷贝做出的修改保存为所述附件的经修改版本，所述方法还允许在所述经修改版本与所述电子邮件之间创建逻辑链接，所述逻辑链接用于将所述经修改版本附加到所述电子邮件作为经修改附件。
2.根据权利要求1所述的用于管理附件的方法，其特征在于以下事实：所述经修改版本被保存在所述电子邮件应用的文件夹(5)中，在所述电子邮件应用的文件夹(5)中保存有接收的电子邮件附件。
3.根据权利要求1或2所述的用于管理附件的方法，其特征在于以下事实：所述经修改版本在关闭所述编辑应用时被自动保存。
4.根据权利要求1至3中任一项所述的用于管理附件的方法，其特征在于：所述方法计划显示带有接收的附件和所述经修改附件的电子邮件，以使所述经修改附件与所述接收的附件相区别的方式显示所述经修改附件被。
5.根据权利要求4所述的用于管理附件的方法，其特征在于以下事实：通过改变原始附件的名称在所述电子邮件中命名经修改附件。
6.根据权利要求1至5中任一项所述的用于管理附件的方法，其特征在于以下事实：经修改版本被自动地链接到针对所述电子邮件的转发操作或者电子邮件回复操作。
7.根据权利要求1至6中任一项所述的用于管理附件的方法，其特征在于以下事实：所述方法计划在包含至少一个经修改附件的电子邮件即将被删除时进行特殊警告。
8.一种电子邮件应用，包括：
-用于使用根据电子邮件附件的性质确定的编辑应用打开所述电子邮件附件的装置(1)；
-附件管理模块(2)，包括：
■用于在打开所述附件之后编辑所述附件的拷贝的装置(3)；
■用于将对所述拷贝做出的修改保存为所述附件的经修改版本的装置(4)；
■用于在所述经修改版本与所述电子邮件之间创建逻辑链接的装置(6)，所述逻辑链接使得将所述经修改版本附加到所述电子邮件作为经修改附件成为可能。
9.根据权利要求8所述的电子邮件应用，其特征在于以下事实：所述附件管理模块包含迭代变量功能(7)，从而使得通过改变原始附件的名称来命名所述经修改附件成为可能。
10.根据权利要求8或9所述的电子邮件应用，其特征在于：其包括用于在包含至少一个经修改附件的电子邮件即将被删除时发出特殊警告的装置(8)。
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