EP2015198A1 - System und Verfahren zur Aufnahme und Aufbereitung individueller Daten zur sicheren Weiterleitung an vorbestimmte Empfänger - Google Patents

System und Verfahren zur Aufnahme und Aufbereitung individueller Daten zur sicheren Weiterleitung an vorbestimmte Empfänger Download PDF

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EP2015198A1
EP2015198A1 EP07013713A EP07013713A EP2015198A1 EP 2015198 A1 EP2015198 A1 EP 2015198A1 EP 07013713 A EP07013713 A EP 07013713A EP 07013713 A EP07013713 A EP 07013713A EP 2015198 A1 EP2015198 A1 EP 2015198A1
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EP
European Patent Office
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data
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Withdrawn
Application number
EP07013713A
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
Bernd Burgmaier
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Individual
Original Assignee
Individual
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Publication date
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Publication of EP2015198A1 publication Critical patent/EP2015198A1/de
Withdrawn legal-status Critical Current

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q50/00—Information and communication technology [ICT] specially adapted for implementation of business processes of specific business sectors, e.g. utilities or tourism
    • G06Q50/10—Services
    • G06Q50/26—Government or public services

Definitions

  • the present invention is concerned with a system and a method for receiving and processing individual data for secure forwarding to predetermined recipients, in particular to authorities for the rapid handling of applications.
  • the inventive system for processing at least one data set with at least one server, a data input device, a data storage device and at least one PC is characterized in that the at least one data input device receives individual data of a contracting party and / or a client and stores them in the memory device, as well Adds new additional data inputs after a plausibility check in the storage unit of the database and automatically combines them with the first data input, so that a completed application form is created from it, which can be supplied to any authority or institution of each country.
  • the inventive system is based on a web-based software that can be called as an online platform by calling a particular web address, for example www.vatsaver.de, by anyone in the world with a PC connected to the Internet.
  • a particular web address for example www.vatsaver.de
  • the applicant who can be any person, ie a legal or natural person, is directed to the website www.vatsaver.de via a link on the homepage of a trade fair company or a hotel or other mass organizer. From this website, this person can now record from his computer using any web browser on a predetermined form contact the operator of the system according to the invention.
  • a specific contractual partner for example a hotel, enters the master data for the applicant or transmits it to the operator as a file and can even supplement it with invoice data.
  • the applicant After a preliminary examination of the personal data by the operator or the person responsible, the applicant will be sent his log-in data. With the log-in data, the applicant can now log in himself in a protected area of the system and independently change or complete his master data.
  • the master data are essentially prescribed in at least one Enter step or data entry step via a log-in interface. This automatically creates a message on the program, which is made available for review in the intranet of the system. As soon as the change appears plausible by the applicant, it is approved by the respective administrator of the operator and automatically stored in a storage device.
  • the applicant can also view the status of the processing of his application and the corresponding statements by encrypted login via an interface.
  • data can be entered into the system via a secure interface from the accounting department, for example an Excel file of the applicant or by means of a scanner which scans a document to be recorded.
  • data can be supplemented by manual input or newly entered into the system.
  • the data for, for example, input tax refunds are combined with the previously entered master data and automatically inserted into the form of compensation form approved by the Federal Central Tax Office for the input tax refund procedure in Germany and output as a PDF file.
  • This PDF file will be sent electronically to the applicant, who merely has to print them out and subsequently sign them by hand. This method is applicable in all countries that have a comparable input tax system and is not limited to Germany or the EU only.
  • this approved application form may also be signed electronically with certain personal characteristics and transmitted directly to the tax authority from the system.
  • the application will be signed and sent to the operator of the system so that the signed application, together with the original invoices and a business certificate, can be submitted to the Federal Central Tax Office.
  • the inventive intranet system has a high level of security, which does not allow so-called spam e-mails.
  • the system ensures fast and secure data transmission and processing of applications. As a result of scanning certain documents and files into the system or recording through an interface, time-consuming manual data entry is avoided. Since the system later has an interface for automatic invoice control of incoming or scanned invoice for the presence of all required invoice characteristics and proper evidence, annoying and time-consuming correspondence between the parties are superfluous.
  • a secure interface connects the system to the user of the system, using intelligent test patterns, e.g. at the invoice item in the application.
  • the system has at least one reading device, at least one output device, at least one personal computer, at least one server and at least one memory device.
  • the method according to the invention for the web-based preparation of at least one data record in a system for recording, evaluating and processing transmitted data by calling on the screen of at least one computer an online platform (mask), which by means of at least one predetermined master data form stored in a memory unit of a database is based on the fact that the stored in the form of at least a first file in the database master data of a user (applicant) with additional, variable specific data in at least one step by a contracted person and / or user are included in the database, and automatically combined with the user's master data in such a way that a completed application form is automatically created.
  • an online platform mask
  • the contracted person is an organizer and / or administrator and / or mediator of both places and events with a Is a majority of persons with whom the person has a contractual relationship with the operator of the system.
  • the first log-in step consists in the recording of personal data (company data).
  • the second step consists in the inclusion of bank details.
  • the third step in the log-in procedure consists in the reception of further individual data of the person (for example control data and predefined knowledge questions).
  • the fourth step includes data for receiving at least one contact person.
  • a contracting party has access to the system operator's system (Vatsaver) via a secure interface.
  • Vatsaver system operator's system
  • the contracting party is a hotel, hotel chain, trade fair or congress organizer, mess service provider or tour operator or foreign implementing company, or landlord of means of transport, e.g. Car rental companies or organizers of mass procedures, such as seminars, in which a large number of people attend, for whose large number of customers a large number of applications must be processed.
  • the contracting party transmits data stored in his intranet network in the system by means of a secure log-in procedure.
  • the data transmitted by the contracting party and data read in the database are combined with the master data of the client and processed and then automatically integrated into the application in the form of a PDF file.
  • the stored files can be edited and changed by access of the firm via a separate log-in system in the intranet system.
  • the processed and approved PDF file is transmitted to the predetermined recipient (authority / institutions) electronically.
  • the authority electronically confirms the receipt of the application and automatically notifies the result to the operator of the system with regard to the application.
  • the Fig. 1 shows a block diagram of the various technical facilities of the system 1.
  • the system 1 has essentially at least one PC 4, on the screen 3, the online portal 2 (mask) of the system operator with its entry fields 2 'is displayed.
  • the PC 4 is connected via a server 6 to a first memory unit 7, among others stores individual data of the user. Furthermore, the PC 4 is connected to a reading device 9, which scans data from documents and digitally forwards them to the PC via electronic means. Another input device is the keyboard 10, via which, among other things, manual changes in the stored data can be made.
  • the memory device 7 both fixed data (master data) and variable data are recorded and stored.
  • the server 6 is further equipped with a data output device 11, which in the simplest case represents a printer or a secure interface 11 ', via which a generated PDF file to the spatially distant receiver forwards encrypted, the recipient usually a public authority or Institution (insurance or a bank) can be.
  • a data output device 11 which in the simplest case represents a printer or a secure interface 11 ', via which a generated PDF file to the spatially distant receiver forwards encrypted, the recipient usually a public authority or Institution (insurance or a bank) can be.
  • the Fig. 2 shows a block diagram of the various system levels in the system 1, are controlled by the inputs and outputs of the system 1.
  • block 12 represents a contracted party who may be a hotel (hotel chain), trade fair or congress organizer or organizer of mass events for companies in Germany or elsewhere in other countries, or landlord of means of transport (eg car rental company).
  • the contract partners 12 have an encrypted access to the system 1 via an interface 14 ', in which they can enter messages and data records.
  • the communication of a contractor 12 may consist in informing the operator of the system 1 of the interest of a client 13, the protected and secured system for Processing certain applications for authorities and insurances or banks. Thereupon, the operator 16 of the system 1 can contact the client directly by e-mail.
  • the client 13 After the client 13 has asked or contacted the operator of the system 1 without being asked, and has expressed his interest in the use of the system, the client 13 immediately receives his access authorization data in order to automatically log in to the system 1 without being asked.
  • the system 1 receives directly from both the contractor 12 and the client 13 data or records that are entered via one of the data input devices 9, such as a scanner, as a file via an interface or a keyboard 10, comparing these plausibility with the master data a client and combine them together to create a file 22 that will be available for further use and electronic mailing.
  • the system 1 also has a high-speed connection 19 and at least one modular interface 25 with a 256-bit encryption 18. The entire system is completely secure against unauthorized access and data exploration due to its special system architecture.
  • the Fig. 3 shows a schematic representation of the entire system 1 with its peripheral components, such as the contractor 12, the client 13, the authority / Institutuion 15 and the operator 16 of the system 1.
  • the system 1 is a central unit of a database 7, which their storing data from various locations of the system 1 receives. So a contractor 12 (eg hotel, Organizer of mass events) to a legal or natural persons 17 make contact with the system 1. If there is further interest, these persons 17 instruct the contractual partner 12 to transmit certain data, such as invoices or master data, to the system 1.
  • the contractor 12, who has an access authorization to the system 1, logs into the system 1 and transmits the database 7 both master data and changing data such as an invoice or the like.
  • the input of the coded, filtered and checked by a test pattern data is then supplied to the database and stored. If the person 17 wishes to process his individual special data, these stored special data are combined with the still stored master data by means of software in order to create an application in the form of a PDF file 22, which the authority / institution (insurance or bank ) or another recipient by electronic means.
  • the client 13, who already has the access authorization data for the system 1, logs into the system in at least one method step via a technical device, such as genetic recognition device or a keyboard, in order to keep track of the current status of the processing of his request. In this case, the client 13 can make corrections of individual data and the master data, which change the content of the application to be submitted.
  • the data set contained in the database 7 is fed to a calculation unit 20, which essentially consists of a preparation and allocation level, a validation and data inspection level and a Security and encryption level.
  • the application 22, prepared in the form of a PDF file will be automatically and / or manually forwarded to the applicant for signature and then sent back to the authority (insurance or bank) and, if necessary, electronically and digitally, in order to continue to receive electronic data Ways to be edited.
  • the authority insurance or bank

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Abstract

Mit der vorliegenden Erfindung wird ein System (1) vorgestellt, das in der Lage ist, Vergütungsanträge, wie beispielsweise Vorsteuerrückerstattungen (Vat refund), auf einfache, sichere und schnelle Weise mittels eines Vertragspartners (12) dem System (1) mit einer Mehrzahl (4, 7, 9, 10, 14) von Einrichtungen, in der sowohl Stammdaten als auch variable Daten gespeichert sind, einen Datensatz zu erstellen, der in Form einer PDF-Datei (22) dem Empfänger (15) wie beispielsweise einer Behörde bzw. Institution, (Versicherung oder Bank) zugeführt wird. Hierdurch ergeben sich enorme Bearbeitungs- und Zeitersparnisse. Darüber hinaus gewährleistet das System (1) eine rasche Bearbeitung der gestellten Anträge durch die Möglichkeit die Daten zusätzlich auch in digitaler Version der Behörde bzw. Institution zur Verfügung zu stellen.

Description

  • Die vorliegende Erfindung befasst sich mit einem System und einem Verfahren zur Aufnahme und Aufbereitung individueller Daten zur sicheren Weiterleitung an vorbestimmte Empfänger, insbesondere an Behörden zur raschen Behandlung von Anträgen.
  • Derartige Verfahren und Systeme sind aus der Wo 01/31572 bekannt, das die Möglichkeit bietet, mit einer bestimmten Identifikationseinrichtung im Voraus gezahlte Steuern zurückerstattet zu erhalten. Ferner ist aus der DE 10 2004 053 262 A1 ein Verfahren zur Bearbeitung und Erstellen eines Validierungsberichtes bekannt, der aufgrund spezifischer Daten eines bestimmten Objekts mittels eines in einer Speichereinrichtung abgelegten Softwareprogramms erstellt wird. Mit dieser bekannten Erfindung können jedoch nur gewisse Berichte erstellt werden, die aufgrund der Eingabe von Zustandsdaten des Objekts über nur eine Schnittstelle erstellt werden können. Es besteht jedoch häufig die Forderung, Daten und individuelle Informationen von verschiedenen Quellen aufzunehmen, um mit diesen aus unterschiedlichen Quellen erhaltenen Daten Anträge oder Berichte zu erstellen, die dann weitergeleitet werden an bestimmte Behörden bzw. Institutionen oder Versicherungen oder Banken zur Bewilligung dieser Anträge.
  • Daher ist es Aufgabe der vorliegenden Erfindung, ein System, das nach einem bestimmten Verfahren arbeitet, bereitzustellen, das in der Lage ist, individuelle Daten sicher aufzunehmen und Anträge formgerecht und sicher ausarbeitet und an die entsprechende Empfänger weiterleitet.
  • Diese Aufgabe wird mit den kennzeichnenden Merkmalen der Hauptansprüche gelöst.
  • Das erfindungsgemäße System zur Aufbereitung von mindestens einem Datensatz mit mindestens einem Server, einer Dateneingabeeinrichtung, einer Datenspeichereinrichtung und mindestens einem PC, ist dadurch gekennzeichnet, dass die mindestens eine Dateneingabeeinrichtung individuelle Daten eines Vertragspartners und/oder eines Mandanten aufnimmt und in der Speichereinrichtung ablegt, sowie neue zusätzliche Dateneingänge nach einer Plausibilitätsprüfung in der Speichereinheit der Datenbank aufnimmt und diese automatisch mit der ersten Dateneingabe kombiniert, so dass daraus ein fertiges Antragsformular erstellt wird, das einer beliebigen Behörde oder Institution eines jeden Landes zugeführt werden kann.
  • Das erfindungsgemäße System basiert auf einer webbasierten Software, die als Onlineplattform unter Aufruf einer bestimmten Web-Adresse, zum Beispiel www.vatsaver.de, von jedermann auf der Welt mit einem im Internet verbundenen PC aufgerufen werden kann. In einem bevorzugten Ausführungsbeispiel handelt es sich beispielsweise um die Aufnahme von individuellen Daten zur Vorsteuervergütung, die von ausländischen Unternehmen beantragt werden soll. Dabei wird der Antragsteller, der eine beliebige Person, also eine juristische oder natürliche Person sein kann, über einen Link auf der Homepage einer Messegesellschaft oder eines Hotels oder eines anderen Massenveranstalters auf die genannte Website www.vatsaver.de geleitet. Von dieser Website kann diese Person nun von seinem Computer aus mittels eines beliebigen Web-Browsers über ein vorbestimmtes Formular Kontakt mit dem Betreiber des erfindungsgemäßen Systems aufnehmen.
  • Ferner ist es mit dem erfindungsgemäßen System möglich, dass ein bestimmter Vertragspartner, zum Beispiel ein Hotel die Stammdaten für den Antragsteller eingibt oder diese dem Betreiber als Datei übermittelt und sogar um Rechnungsdaten ergänzen kann. Nach einer Vorprüfung der Angaben zur Person durch den Betreiber bzw. Sachbearbeiter, werden dem Antragsteller seine Log-In-Daten übermittelt. Mit den Log-In-Daten kann sich der Antragsteller nun selbst in einem geschützten Bereich des Systems einloggen und selbstständig seine Stammdaten ändern oder vervollständigen. Die Stammdaten sind im Wesentlichen in mindestens einem vorgeschriebenen Verfahrensschritt bzw. Dateneingabeschritt über eine Log-In-Schnittstelle einzugeben. Hierüber wird programmseitig automatisch eine Mitteilung erstellt, die zur Überprüfung im Intranet des Systems bereitgestellt wird. Sobald die Änderung durch den Antragsteller plausibel erscheint, wird sie vom jeweiligen Sachbearbeiter des Betreibers zugelassen und automatisch in einer Speichereinrichtung abgelegt. Der Antragsteller kann ferner durch verschlüsseltes Einloggen über eine Schnittstelle den Status der Bearbeitung seines Antrags sowie die entsprechenden Abrechnungen einsehen. Ferner können Daten über eine gesicherte Schnittstelle aus der Buchhaltung, zum Beispiel einer Excel-Datei des Antragstellers oder mittels eines Scanners, der ein aufzunehmendes Dokument abtastet, in das System aufgenommen werden. Auch können Daten durch manuelle Eingabe ergänzt bzw. neu in das System eingegeben werden.
  • Die Daten für beispielsweise eine Vorsteuervergütung werden mit den vorher eingegebenen Stammdaten kombiniert und automatisch in das vom Bundeszentralamt für Steuern für das Vorsteuervergütungsverfahren in Deutschland mit einem vorher genehmigten Vergütungsformular eingefügt und als PDF-Datei ausgegeben. Diese PDF-Datei wird an den Antragsteller elektronisch versandt, der diese lediglich auszudrucken hat und anschließend eigenhändig unterzeichnen muss. Dieses Verfahren ist in allen Ländern, die ein vergleichbares Vorsteuer-System haben, verwendbar und ist nicht nur auf Deutschland oder die EU beschränkt.
  • Bei entsprechender Bevollmächtigung des Betreibers kann dieses genehmigte Antragsformular auch elektronisch mit bestimmten personenbezogenen Merkmalen unterzeichnet werden und direkt an die Finanzbehörde aus dem System übermittelt werden. Im Falle des Ausdruckens wird der Antrag unterzeichnet an den Betreiber des Systems weitergeleitet, damit der unterzeichnete Antrag zusammen mit den Originalrechnungen und einer Unternehmerbescheinigung beim Bundeszentralamt für Steuern eingereicht werden kann.
  • Aufgrund der 256-Bit-Verschlüsselungstechnologie weist das erfindungsgemäße Intranetsystem eine hohe Sicherheit auf, die keine sogenannten Spam-E-Mails zulässt. Darüber hinaus wird mit dem System eine schnelle und sichere Datenübermittlung bzw. Bearbeitung der Anträge gewährleistet. Infolge des Einscannens bestimmter Dokumente und Dateien in das System oder die Aufnahme über eine Schnittstelle werden zeitraubende manuelle Dateneingaben vermieden. Da das System später eine Schnittstelle zur automatischen Rechnungskontrolle der eingehenden oder eingescannten Rechnung auf Vorhandensein aller erforderlichen Rechnungsmerkmale und ordnungsgemäßen Nachweisen aufweist, sind lästige und zeitraubende Korrespondenzen zwischen den Beteiligten überflüssig. Die Umwandlung der Daten des Antragstellers in eine elektronische Datei zur Übermittlung des gesamten Antrags auf Vorsteuervergütung zum Beispiel, auf elektronischem Wege an das Bundeszentralamt für Steuern, stellt eine weitere Beschleunigung des gesamten Verfahrens dar.
  • Vorteilhaft ist es dabei, dass eine gesicherte Schnittstelle das System mit dem Anwender des Systems verbindet, wobei intelligente Prüfmuster zur Anwendung kommen, z.B. beim Rechnungsposten im Antrag.
  • Vorteilhaft ist es, eine Highspeed-Anbindung, intelligente Prüfmuster, modulare Schnittstellen, 256-Bit-Verschlüsselung, Mehrfach-Daten-Backup, automatische PDF-Erstellung und eine gesicherte System-Architektur im System anzuordnen.
  • Vorteilhaft ist es ferner, mindestens eine Aufbereitungs- und Zuordnungsebene, mindestens eine Validierungs- und Datenprüfungsebene und mindestens eine Sicherheits- und Verschlüsselungsebene im System vorzusehen.
  • Vorteilhaft ist es, eine Intranetvernetzung der zentralen Datenbank der verschlüsselten Schnittstelle zum Vertragspartner und der gesicherten Schnittstelle zum Mandanten vorzusehen.
  • Vorteilhaft ist es ferner, eine Intranet-Schnittstelle, die den Zugang zum Intranet ermöglicht, anzuordnen.
  • Vorteilhaft ist es auch, dass das System mindestens eine Leseeinrichtung, mindestens eine Ausgabeeinrichtung, mindestens einen Personal-Computer, mindestens einen Server und mindestens eine Speichereinrichtung aufweist.
  • Prüfmuster zur Prüfung der eingegebenen Daten aufweist und somit eine Filterfunktion mit einer Codierung ausübt.
  • Das erfindungsgemäße Verfahren zur webbasierten Aufbereitung von mindestens einem Datensatz in einem System zur Aufnahme, Auswertung und Aufbereitung übermittelter Daten, indem auf dem Bildschirm mindestens eines Computers eine Onlineplattform (Maske) aufgerufen wird, die mittels mindestens eines vorgegebenen in einer Speichereinheit einer Datenbank abgelegten Formulars Stammdaten des Anwenders aufnimmt, beruht darauf, dass die in Form mindestens einer ersten Datei in der Datenbank gespeicherten Stammdaten eines Anwenders (Antragstellers) mit zusätzlichen, variablen spezifischen Daten in mindestens einem Verfahrensschritt von einer vertraglich verpflichteten Person und/oder Anwenders in der Datenbank aufgenommen werden und automatisch mit den Stammdaten des Anwenders derart kombiniert werden, dass automatisch ein fertiges Antragsformular erstellt wird.
  • Vorteilhaft ist es bei diesem Verfahren, dass die automatische Kombination der Stammdaten mit den Zusatzdaten mittels einer Zuordnungs-Normdatei (Vergütungsantragsdatei) durchgeführt wird und die spezifischen Daten nur noch im vorab genehmigten Antragsformular der Vergütungsantragsdatei zur Verfügung stehen.
  • Vorteilhaft ist es ferner, dass die vertraglich verpflichtete Person ein Veranstalter und/oder Verwalter und/oder Vermittler sowohl von Orten als auch von Veranstaltungen mit einer Mehrzahl von Personen ist, mit der Person ein Vertragsverhältnis mit dem Betreiber des Systems besteht.
  • Vorteilhaft ist es dabei, dass beim Einloggen in das System die bereits mit der Anmeldung übermittelten Daten übernommen werden und in vier weiteren Schritten übernommen werden können.
  • Vorteilhaft ist es dabei, dass Anmeldeschritt in der Aufnahme von Firmendaten (mindestens Firmenname und Ansprechpartner) besteht.
  • Vorteilhaft ist es dabei, dass der erste Einloggschritt in der Aufnahme persönlicher Daten (Firmendaten) besteht.
  • Vorteilhaft ist es ferner, dass der zweite Schritt in der Aufnahme von Bankverbindungsdaten besteht.
  • Vorteilhaft ist es auch, dass der dritte Schritt im Einloggverfahren in der Aufnahme von weiteren individuellen Daten der Person besteht (z.B. Steuerdaten und vordefinierte Wissensfragen).
  • Vorteilhaft ist es ferner, dass der vierte Schritt Daten zur Aufnahme mindestens einer Kontaktperson beinhaltet.
  • Vorteilhaft ist es auch, dass ein Vertragspartner über eine gesicherte Schnittstelle Zugang zum System des Systembetreibers (Vatsaver) hat.
  • Vorteilhaft ist es auch, dass der Vertragspartner ein Hotel, Hotelkette, Messe- oder ein Kongressveranstalter, Messeservice-Dienstleister oder Reiseveranstalter oder ausländische Durchführungsgesellschaft, oder Vermieter von Beförderungsmitteln, z.B. Autovermieter oder Veranstalter von Massenverfahren, wie beispielsweise Seminaren, an denen eine Mehrzahl von Personen teilnimmt, ist, für deren Vielzahl von Kunden eine große Anzahl von Anträgen bearbeitet werden muss.
  • Vorteilhaft ist es, dass der Vertragspartner in seinem Intranetzwerk gespeicherte Daten im System mittels eines gesicherten Log-In-Verfahrens übermittelt.
  • Vorteilhaft ist es ferner, dass die übermittelten Daten des Vertragspartners der Datenbank des Systems zugeführt werden.
  • Vorteilhaft ist es weiterhin, dass die vom Vertragspartner übermittelten Daten und in der Datenbank ausgelesenen Daten mit den Stammdaten des Mandanten kombiniert und verarbeitet werden und dann automatisch in den Antrag in Form einer PDF-Datei integriert werden.
  • Vorteilhaft ist es ferner, dass die gespeicherten Dateien durch Zugriff der Kanzlei über ein gesondertes Log-In-System im Intranetsystem bearbeitet und verändert werden können.
  • Vorteilhaft ist es, dass die bearbeitete und genehmigte PDF-Datei dem vorbestimmten Empfänger (Behörde/Institutionen) elektronisch übermittelt wird.
  • Vorteilhaft ist es auch, dass nach Fertigstellung des Antrags auf Vorsteuerrückvergütung automatisch ein Anschreiben generiert wird, mit dem die Vollständigkeit der einzureichenden Unterlagen für die Behörde bzw. Institution des jeweiligen Landes geprüft wird.
  • Vorteilhaft ist es auch, dass die Behörde elektronisch den Eingang des Antrags bestätigt und das Ergebnis im Hinblick auf den Antrag dem Betreiber des Systems automatisch mitteilt.
  • Im nun Folgenden wird die Erfindung anhand von Zeichnungen im Einzelnen näher beschrieben. Es zeigt
    • Fig. 1:
    ein Blockschaltbild des Systems (1) mit den verschiedenen technischen Einrichtungen;
    Fig. 2:
    eine Blockdarstellung der verschiedenen Systemebenen im System (1);
    Fig. 3:
    eine schematische Darstellung des gesamten Systems (1) und dessen Datenfluss.
  • Die Fig. 1 zeigt eine Blockdarstellung der verschiedenen technischen Einrichtungen des Systems 1. Das System 1 weist im Wesentlichen mindestens einen PC 4 auf, auf dessen Bildschirm 3 das Onlineportal 2 (Maske) des Systembetreibers mit seinen Eintragungsfeldern 2' angezeigt wird. Der PC 4 ist über einen Server 6 mit einer ersten Speichereinheit 7 verbunden, die u.a individuelle Daten des Anwenders speichert. Ferner ist der PC 4 mit einer Leseeinrichtung 9 verbunden, die Daten von Dokumenten einscannt und digital auf elektronischem Wege in den PC weiterleitet. Eine weitere Eingabeeinrichtung ist die Tastatur 10, über die u.a. manuell Änderungen in den gespeicherten Daten vorgenommen werden können. In der Speichereinrichtung 7 werden sowohl feste Daten (Stammdaten) als auch veränderliche Daten aufgenommen und gespeichert. Der Server 6 ist ferner mit einer Datenausgabeeinrichtung 11 ausgerüstet, die im einfachsten Fall einen Drucker darstellt oder eine gesicherte Schnittstelle 11', über die eine erstellte PDF-Datei an den räumlich weit entfernten Empfänger verschlüsselt weiterleitet, wobei der Empfänger in der Regel eine Behörde oder Institution (Versicherung oder eine Bank) sein kann.
  • Die Fig. 2 zeigt eine Blockdarstellung der verschiedenen Systemebenen im System 1, über die Ein- und Ausgänge aus dem System 1 kontrolliert werden. So stellt der Block 12 einen verpflichteten Vertragspartner dar, der ein Hotel (Hotelkette), Messe- oder Kongressveranstalter oder Veranstalter von Massenveranstaltungen für Unternehmen in Deutschland oder anderswo in anderen Ländern, oder Vermieter von Beförderungsmitteln (z.B. Autovermieter) sein können. Die Vertragspartner 12 haben über eine Schnittstelle 14' einen verschlüsselten Zugang zum System 1, in das sie Mitteilungen und Datensätze eingeben werden können. Die Mitteilung eines Vertragspartners 12 kann darin bestehen, dass sie dem Betreiber des Systems 1 über das Interesse eines Mandanten 13 informieren, das geschützte und gesicherte System zur Bearbeitung bestimmter Anträge für Behörden und Versicherungen oder Banken nutzen zu wollen. Daraufhin kann der Betreiber 16 des Systems 1 mit dem Mandanten direkt per E-Mail in Verbindung treten. Nachdem der Mandant 13 aufgefordert oder unaufgefordert mit dem Betreiber des Systems 1 in Verbindung getreten ist und sein Interesse an der Nutzung des Systems dargelegt hat, erhält der Mandant 13 sofort seine Zugangsberechtigungsdaten, um sich selbstständig unaufgefordert in das System 1 einzuloggen. Das System 1 erhält sowohl von dem Vertragspartner 12 als auch vom Mandanten 13 direkt Daten oder Datensätze, die über eines der Dateneingabeeinrichtungen 9, wie beispielsweise einem Scanner, als Datei über eine Schnittstelle oder einer Tastatur 10 eingegeben werden, vergleicht diese auf Plausibilität mit den Stammdaten eines Mandanten und kombiniert diese untereinander, sodass als Ergebnis eine Datei 22 erstellt wird, die zur weiteren Verwendung und elektronischem Versenden zur Verfügung steht. Das System 1 weist ferner eine Highspeed-Anbindung 19 sowie mindestens eine modulare Schnittstelle 25 mit einer 256-Bit-Verschlüsselung 18 auf. Das gesamte System ist infolge seiner speziellen System-Architektur gegen Einsichtnahme und Datenausforschungen für Unbefugte absolut gesichert.
  • Die Fig. 3 zeigt eine schematische Darstellung des gesamten Systems 1 mit seinen peripheren Komponenten, wie den Vertragspartner 12, den Mandanten 13, die Behörde/Institutuion 15 sowie den Betreiber 16 des Systems 1. Das System 1 besteht als zentrale Einheit aus einer Datenbank 7, die ihre zu speichernden Daten aus verschiedenen Stellen des Systems 1 erhält. So kann ein Vertragspartner 12 (z.B Hotel, Veranstalter von Massenveranstaltungen) zu einer juristischen oder natürlichen Personen 17 einen Kontakt zum System 1 herstellen. Bei weiterem Interesse weisen diese Personen 17 dem Vertragspartner 12 an, gewisse Daten wie beispielsweise Rechnungen oder Stammdaten an das System 1 zu übermitteln. Der Vertragspartner 12, der eine Zugangsberechtigung zum System 1 hat, loggt sich in das System 1 ein und übermittelt der Datenbank 7 sowohl Stammdaten als auch wechselnde Daten wie beispielsweise eine Rechnung oder Ähnliches. Der Eingang der codierten, gefilterten und mittels eines Prüfmusters geprüften Daten wird dann der Datenbank zugeführt und gespeichert. Sofern die Person 17 die Bearbeitung seiner individuellen speziellen Daten wünscht, werden diese gespeicherten speziellen Daten mit den weiterhin gespeicherten Stammdaten mittels einer Software kombiniert, um daraus einen Antrag in Form einer PDF-Datei 22 zu erstellen, der der Behörde/Institution (Versicherung oder Bank) oder eines anderen Empfängers auf elektronischem Wege zugeleitet wird. Der Mandant 13, der bereits im Besitz der Zugangsberechtigungsdaten zum System 1 ist, loggt sich in mindestens einem Verfahrensschritt über eine technische Einrichtung, wie beispielsweise genetische Erkennungseinrichtung oder einer Tastatur in das System ein, um damit den aktuellen Stand der Bearbeitung seines Antrags zu verfolgen. Dabei kann der Mandant 13 Korrekturen individueller Daten und der Stammdaten vornehmen, die den Inhalt des zu stellenden Antrags ändern. Der in der Datenbank 7 enthaltene Datensatz wird einer Berechnungseinheit 20 zugeführt, die im Wesentlichen aus einer Aufbereitungs- und Zuordnungsebene, einer Validierungs- und Datenprüfungsebene und einer Sicherheits- und Verschlüsselungsebene besteht. Der in Form einer PDF-Datei aufbereitete Antrag 22 wird nach Fertigstellung automatisch und/oder manuell dem Antragsteller zur Unterschrift zugeleitet und dann nach Rücksendung der Behörde, (Versicherung bzw. der Bank) und evtl. zudem elektronisch und digital zugeführt, um weiterhin auf elektronischem Wege bearbeitet werden zu können. In Anwendung dieses erfindungsgemäßen Systems wird eine rasche und sichere Bearbeitung eines Antrags für die Rückerstattung von im Voraus bezahlten oder erhaltenen Leistungen gewährleistet.

Claims (17)

  1. System (1) zur Aufbereitung von mindestens einem Datensatz mit mindestens einem Server (6), einer Dateneingabeeinrichtung (9, 10), einer Datenspeichereinrichtung (7) und mindestens einem PC (4), dadurch gekennzeichnet, dass die mindestens eine Dateneingabeeinrichtung (9, 10) individuelle Stammdaten eines Vertragspartners (12) und eines Mandanten (13) webbasiert aufnimmt und in der Speichereinrichtung (7) ablegt, sowie neue Dateneingänge nach einer Plausibilitätsprüfung in der Speichereinheit der Datenbank (7) aufnimmt und miteinander kombiniert.
  2. System nach (1) Anspruch 1, gekennzeichnet durch mindestens eine gesicherte Schnittstelle (14, 14') die das System (1) mit dem Anwender (13) und/oder den Vertragspartner (12) des Systems (1) verbindet.
  3. System nach Anspruch 1, gekennzeichnet durch eine Highspeed-Anbindung (19), intelligente Prüfmuster, modulare Schnittstellen, 256-Bit-Verschlüsselung (18), Mehrfach-Daten-Backup, automatische PDF-Erstellung und eine gesicherte System-Architektur.
  4. System nach Anspruch 1, gekennzeichnet durch mindestens eine Aufbereitungs- und Zuordnungsebene, mindestens eine Validierungs- und Datenprüfungsebene und mindestens eine Sicherheits- und Verschlüsselungsebene.
  5. System nach einem der vorangegangenen Ansprüche, gekennzeichnet durch eine Intranetvernetzung der zentralen Datenbank (7) der verschlüsselten Schnittstelle (14')zum Vertragspartner und der gesicherten Schnittstelle (14) zum Mandanten.
  6. System (1) nach einem der vorangegangenen Ansprüche, gekennzeichnet durch eine Intranet-Schnittstelle (21), die den Zugang zum Intranet ermöglicht.
  7. System nach einem der vorangegangenen Ansprüche, gekennzeichnet durch mindestens eine Leseeinrichtung (9), mindestens eine Ausgabeeinrichtung (11, 11'), mindestens einen Personal-Computer (4), mindestens einen Server (6) und mindestens einer Speichereinrichtung (7).
  8. Verfahren zur webbasierten Aufbereitung von mindestens einem Datensatz in einem System (1) zur Aufnahme, Auswertung und Aufbereitung übermittelter Daten, indem auf dem Bildschirm (3) mindestens eines Computers (4) eine Onlineplattform (Maske) (2) aufgerufen wird, die mittels mindestens eines vorgegebenen in einer Speichereinheit (7) einer Datenbank (7) abgelegten Formulars (5) Stammdaten des Anwenders (13) aufnimmt, dadurch gekennzeichnet, dass die in Form mindestens einer ersten Datei in der Datenbank (7) gespeicherten Stammdaten (8) eines Anwenders (13) (Antragstellers) mit zusätzlichen, variablen spezifischen Daten in mindestens einem Verfahrensschritt von einer vertraglich verpflichteten Person (12 und/oder Anwenders (13) in der Datenbank (7) aufgenommen werden und automatisch mit den Stammdaten des Anwenders (13) derart kombiniert werden, dass automatisch ein fertiges Antragsformular erstellt wird.
  9. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch
    gekennzeichnet, dass die vom Vertragspartner (12) eingegebenen Daten einer Speichereinheit (7') in der Datenbank (7) zugeführt werden, wobei die eingegebenen Daten mittels eines vorgegebenen Prüfmusters (24) und einer Codierung (25) kontrolliert werden, die eine Filterfunktion ausüben.
  10. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass die automatische Kombination der Stammdaten mit den Zusatzdaten mittels einer Zuordnungs-Normsoftware durchgeführt wird.
  11. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass die vertraglich verpflichtete Person (12) ein Veranstalter, und/oder Verwalter, und/oder Vermittler von Orten und Veranstaltungen mit einer Mehrzahl von Personen (17) ist, mit der Person (12) ein Vertragsverhältnis mit dem Betreiber (16) des Systems (1) besteht.
  12. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass das fertige elektronisch erstellte Antragsformular (22) den Behörden und/oder Institutionen (15) in den verschiedenen entsprechenden Ländern übermittelt wird.
  13. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass beim Einloggen in das System die bereits mit der Anmeldung übermittelten Daten in vier weiteren Schritten übernommen werden können.
  14. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass automatisch eine Rechnung erstellt wird und eine elektronisch gespeicherte Unterschrift in das Antragsformular eingesetzt wird.
  15. Verfahren nach einem der vorangegangenen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass der Vertragspartner Hotel(Hotelkette) oder Messe- und Kongressveranstalter (Messeservice-Dienstleister oder Reiseveranstalter oder ausländische Durchführungsgesellschaft) oder Vermieter von Beförderungsmitteln Autovermieter) oder Veranstalter von Massenveranstaltungen (z.B. Seminaren) ist.
  16. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch
    gekennzeichnet, dass die vom Vertragspartner oder den übermittelten Daten und in der Datenbank abgelegten Daten mit den Stammdaten des Mandanten kombiniert werden und als PDF-Datei oder vergleichbarer Datei bereitgestellt werden.
  17. Verfahren nach einem der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet, dass die bearbeitete und genehmigte PDF-Datei (22) dem Empfänger (15) (Behörde/Institution) und/oder zusätzlich elektronisch übermittelt wird.
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Citations (1)

* Cited by examiner, † Cited by third party
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DE10261839A1 (de) * 2001-12-21 2003-07-10 Volkswagen Ag Verfahren und Einrichtung zur Durchführung einer elektronischen Recherche

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