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BEREICH DER ERFINDUNG
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Die vorliegende Offenlegung bezieht sich auf ein System zur Optimierung interner akademischer Prozesse, genauer gesagt auf das Graduierungssystem, das in Bezug auf die Qualität effizienter und in Bezug auf die Lieferzeiten der Diplome für die graduierenden Studenten effektiver ist.
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HINTERGRUND DER ERFINDUNG
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Insgesamt bezieht sich die Graduierungsphase von Hochschulstudenten in Chile auf den Prozess, durch den der Erwerb der von der Universität vermittelten Kompetenzen durch die Nutzer (Studenten) rechtlich bestätigt wird. Es ist einer der letzten Prozesse in der akademischen Ausbildungsphase, durch den sich chilenische Studenten für einen beruflichen, akademischen oder postgradualen Abschluss qualifizieren.
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Aus der von der Abteilung für Qualitätssicherung durchgeführten Feldstudie ging hervor, dass die Studierenden/Nutzer mit dem Abschlussverfahren unzufrieden sind, da es ihrer Meinung nach übermäßig schwerfällig und zeitaufwändig ist und den Prozess der Eingliederung in den Arbeitsmarkt verzögert. Der Abschlussbericht zeigte auch, dass das Graduierungsverfahren eine Reihe von Unzulänglichkeiten und institutionellen Verbindungsproblemen aufwies, die sich negativ auf den akademischen Managementprozess auswirkten. So berichteten die Studierenden in der Endphase ihres Studiums über eine Reihe von Problemen im Zusammenhang mit Verzögerungen bei der Verwaltung der Unterlagen. Die Universität entdeckte Unstimmigkeiten bei den Informationen (fehlende Aktualisierung der Informationen) und Probleme bei der Verknüpfung zwischen verschiedenen Verwaltungsstellen.
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Diese Probleme wirkten sich sowohl auf das akademische Managementmodell als auch auf das Qualitätssicherungssystem der Universität negativ aus, da die Verzögerungen und die fehlende Koordinierung im Graduierungsprozess dazu führten, dass das Büro des Vizerektors für Qualitätssicherung nicht über genaue Daten zu den Trends im Graduierungsprozess verfügte. Darüber hinaus wirkten sich die uneinheitlichen Informationen über die Abschlussverfahren negativ auf den institutionellen Akkreditierungsprozess aus, da das Fehlen aktueller Daten das Risiko einer Verzerrung bei der Analyse der Qualitätsvariablen der Einrichtung, wie z. B. der rechtzeitigen Abschlussquoten, erhöhte.
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Die Veralterung der Datenbanken der Universität und die Verzerrung der Informationskanäle über den Graduierungsprozess führen zu einer ständigen Verzögerung, die zwei schädliche Auswirkungen hat. Erstens erleichtert die Verzerrung der Daten den Prozess der Konsolidierung der Daten für eine spätere Analyse sowohl durch die Einrichtung selbst als auch durch externe Stellen nicht. Zweitens verzögert die Verzerrung in den Informationskanälen über den Graduierungsprozess die Übermittlung institutioneller Informationen an externe Stellen, die für die Überwachung und Regulierung von Hochschulen zuständig sind, wie z. B. die nationale Akkreditierungsagentur.
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Das derzeitige Graduierungssystem hinkt jedoch bei der ordnungsgemäßen Verwaltung und der Erzielung eines effektiven Ergebnisses hinterher. In Anbetracht der vorangegangenen Diskussion wird deutlich, dass ein System zur Optimierung der internen akademischen Prozesse erforderlich ist.
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ZUSAMMENFASSUNG DER ERFINDUNG
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Die vorliegende Offenlegung zielt darauf ab, ein System zur Optimierung der internen akademischen Prozesse zur Identifizierung und Validierung der Verbesserungsmöglichkeiten und der Anforderungen bereitzustellen, die die nächste Automatisierung des Graduierungsprozesses durch die Abteilung für Informationstechnologie ermöglichen.
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In einer Ausführungsform wird ein System zur Optimierung interner akademischer Prozesse offengelegt. Das System umfasst eine Vorverarbeitungseinheit zur Identifizierung von Nutzern, die sich im letzten Jahr ihres Studiums oder Studiengangs befinden und sich auch für das Thesis-Seminar eingeschrieben haben, und zur Validierung der persönlichen Daten der persönlichen Dokumentation des Nutzers. Das System umfasst ferner eine Validierungseinheit zur Identifizierung, Validierung und Erfüllung der notwendigen Anforderungen, um für die abschließende Bewertung, die zur Graduierung führt, in Frage zu kommen. Das System umfasst ferner eine Bewertungseinheit zur Validierung des Lehrplans und des Studienprogramms des Benutzers und zur Durchführung der Prüfung, wodurch der abschließende Bewertungsbericht, die Abschrift der Noten und die genehmigten und digital unterzeichneten Beschlüsse erstellt werden. Das System umfasst ferner eine zentrale Verarbeitungseinheit, die die zuverlässige und rechtzeitige Ausstellung von Abschlusszeugnissen und Diplomen gewährleistet, die bei der Abschlussfeier ausgehändigt werden.
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In einer anderen Ausführungsform werden die persönlichen Unterlagen des Nutzers validiert und die persönlichen Daten des Nutzers auf einem Server aktualisiert, wo der Status aller Kurse der vorangegangenen Semester validiert und im Falle eines ausstehenden Kurses die Frist für die Teilnahme und das Bestehen des Kurses sowie die Einhaltung der festgelegten Zeiten festgelegt wird.
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In einer anderen Ausführungsform validiert die Vorverarbeitungseinheit, ob der Kurs oder das Programm Berufspraxis erfordert, und die Bewertungseinheit und die entsprechende Note werden hochgeladen, falls zutreffend, wobei auch validiert wird, ob eine Abschlussarbeit erforderlich ist, und falls ja, werden die Bewertungseinheit und eine registrierte Person ausgewählt.
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In einer anderen Ausführungsform wird der Status des Nutzers auf „validiert“ aktualisiert, wodurch automatisch eine Benachrichtigung an die entsprechende Schulleitung, die Lehrplanregistrierungseinheit, die Bibliothek, die Finanzleitung und die Nutzerfinanzierungsleitung ausgegeben wird.
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In einer anderen Ausführungsform erzeugt die Validierungseinheit einen Eingang der Benachrichtigung über einen neuen Benutzer, der die Vorbereitungsphase des Graduierungsprozesses abgeschlossen hat, und validiert die obligatorischen Graduierungsanforderungen, wodurch die Bibliotheks- und Finanzzertifikate durch ein Dokumentenverwaltungssystem erzeugt werden, das Workflow-Zuweisungen, eine Genehmigungskette und eine digitale Unterschrift umfasst, wobei die Validierungseinheit mit dem Erhalt und dem Hochladen der erforderlichen Dokumentation abschließt, um sich für die jeweilige abschließende Bewertung gemäß dem studierten Abschluss oder Programm zu qualifizieren.
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In einer anderen Ausführungsform beginnt die Auswertung damit, dass das registrierte Personal eine automatische Benachrichtigung vom Server über die effektive Validierung der Finanz- und Bibliotheksdienstleistungssituation erhält, wobei das registrierte Personal gleichzeitig die Benachrichtigung über das Hochladen des Praktikumszertifikats von der registrierten Person erhält, wobei die registrierte Person den Lehrplan und das Studienprogramm des Benutzers validiert, wobei im Falle, dass eine Abschlussarbeit und/oder eine Abschlussprüfung erforderlich ist, der Benutzer darüber informiert wird, dass er/sie einen Termin für die Prüfung und/oder die Verteidigung der Abschlussarbeit anfordern kann.
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In einer anderen Ausführungsform stellt der Benutzer den Prüfungsantrag und das registrierte Personal genehmigt den Antrag, wodurch die Veranstaltung geplant wird, wobei nach der Veranstaltung die jeweilige Diplomarbeit und/oder die Noten der Abschlussprüfung auf den Server hochgeladen werden, und sobald die genehmigten Beschlüsse eingegangen sind, Sobald die genehmigten Beschlüsse eingegangen sind, wird die Akte des Benutzers in den Status „Vollständige Akte“ geändert, so dass der Benutzer automatisch auf der Pinnwand „Absolventen“ erscheint, wobei eine automatische Notiz mit einem Link zur vollständigen virtuellen Akte an die Abteilung für Abschlüsse und Benotungen gesendet wird und innerhalb von zwei Arbeitstagen eine physische Kopie mit dem abschließenden Bewertungsbericht, der Notenabschrift und den genehmigten und digital unterzeichneten Beschlüssen versandt wird.
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In einer anderen Ausführungsform prüft die zentrale Verarbeitungseinheit die Datei und bestätigt, dass keine Unstimmigkeiten vorliegen, so dass die entsprechenden Stempel von der Finanzabteilung angefordert werden, und nach Erhalt wird das Zeugnis ausgestellt und anschließend ausgehändigt, wobei der Prozess mit der Ausstellung und anschließenden Aushändigung des Diploms während der Abschlussfeier endet.
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In einer anderen Ausführungsform ist die zentrale Verarbeitungseinheit so konfiguriert, dass sie den korrekten Ablauf des Verfahrens sicherstellt, indem sie die vom Benutzer eingereichten Unterlagen durch das registrierte Personal überprüft, um festzustellen, ob sie die Eingangsvoraussetzungen für den Beginn des Graduierungsprozesses erfüllen.
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In einer anderen Ausführungsform muss das registrierte Personal, wenn die Daten veraltet sind, den Status des Vorgangs auf „ausstehend“ ändern, während das registrierte Personal, wenn die Daten validiert sind, mit der Überprüfung der akademischen Situation des Nutzers beginnt, und wenn die akademische Situation des Nutzers günstig ist, wird die finanzielle Solvenz des Nutzers überprüft.
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Ein Ziel der vorliegenden Offenlegung ist es, ein neues Graduierungsverfahren zu entwickeln, das in Bezug auf die Qualität effizienter und in Bezug auf die Lieferzeiten der Diplome an die graduierenden Studenten effektiver ist.
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Ein weiteres Ziel der vorliegenden Offenlegung ist es, die Verbesserungsmöglichkeiten und die Anforderungen zu identifizieren und zu validieren, die die nächste Automatisierung des Graduierungsprozesses durch die Abteilung für Informationstechnologie ermöglichen.
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Ein weiteres Ziel der vorliegenden Erfindung ist es, ein schnelles und kostengünstiges System zur Verbesserung des Graduierungssystems durch digitale Automatisierung und die Schaffung neuer institutioneller Funktionen bereitzustellen.
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Die in dieser Spezifikation beschriebenen Funktionseinheiten werden als Geräte bezeichnet. Ein Gerät kann in programmierbaren Hardware-Geräten wie Prozessoren, digitalen Signalprozessoren, zentralen Verarbeitungseinheiten, feldprogrammierbaren Gate-Arrays, programmierbaren Logik-Arrays, programmierbaren Logik-Geräten, Cloud-Verarbeitungssystemen oder Ähnlichem implementiert sein. Die Geräte können auch in Software für die Ausführung durch verschiedene Arten von Prozessoren implementiert werden. Ein identifiziertes Gerät kann einen ausführbaren Code enthalten und kann beispielsweise einen oder mehrere physische oder logische Blöcke von Computeranweisungen umfassen, die beispielsweise als Objekt, Prozedur, Funktion oder anderes Konstrukt organisiert sein können. Die ausführbare Datei eines identifizierten Geräts muss jedoch nicht physisch an einem Ort liegen, sondern kann aus verschiedenen, an unterschiedlichen Orten gespeicherten Anweisungen bestehen, die, wenn sie logisch zusammengefügt werden, das Gerät bilden und den angegebenen Zweck des Geräts erfüllen.
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Der ausführbare Code eines Geräts oder Moduls kann ein einziger Befehl oder eine Vielzahl von Befehlen sein und kann sogar über mehrere verschiedene Codesegmente, verschiedene Anwendungen und mehrere Speichergeräte verteilt sein. In ähnlicher Weise können Betriebsdaten innerhalb des Geräts identifiziert und dargestellt werden, wobei sie in jeder geeigneten Form vorliegen und in jeder geeigneten Art von Datenstruktur organisiert sein können. Die Betriebsdaten können als ein einziger Datensatz gesammelt werden oder über verschiedene Orte, einschließlich verschiedener Speichergeräte, verteilt sein und können zumindest teilweise als elektronische Signale in einem System oder Netzwerk vorliegen.
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Zur weiteren Verdeutlichung der Vorteile und Merkmale der vorliegenden Offenbarung wird eine genauere Beschreibung der Erfindung durch Bezugnahme auf bestimmte Ausführungsformen gegeben, die in den beigefügten Figuren dargestellt sind. Es wird davon ausgegangen, dass diese Figuren nur typische Ausführungsformen der Erfindung darstellen und daher nicht als Einschränkung des Umfangs der Erfindung zu betrachten sind. Die Erfindung wird mit zusätzlicher Spezifität und Detail mit den beigefügten Figuren beschrieben und erläutert werden.
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Figurenliste
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Diese und andere Merkmale, Aspekte und Vorteile der vorliegenden Offenbarung werden besser verstanden, wenn die folgende detaillierte Beschreibung unter Bezugnahme auf die beigefügten Figuren gelesen wird, in denen gleiche Zeichen gleiche Teile in den Figuren darstellen, wobei:
- 1 ein Blockdiagramm eines Systems zur Optimierung interner akademischer Prozesse in Übereinstimmung mit einer Ausführungsform der vorliegenden Offenbarung zeigt;
- 2 das Verfahren zur Verbesserung des Teilungssystems in Übereinstimmung mit einer Ausführungsform der vorliegenden Offenbarung veranschaulicht;
- 3 die Teilprozesse des Graduierungsprozesses gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Offenbarung zeigt; und
- 4 die Vision von Graduierungsprozessen aus dem Ergebnisansatz gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Offenbarung veranschaulicht.
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Der Fachmann wird verstehen, dass die Elemente in den Figuren der Einfachheit halber dargestellt sind und nicht unbedingt maßstabsgetreu gezeichnet wurden. Die Flussdiagramme veranschaulichen beispielsweise das Verfahren anhand der wichtigsten Schritte, um das Verständnis der Aspekte der vorliegenden Offenbarung zu verbessern. Darüber hinaus kann es sein, dass eine oder mehrere Komponenten der Vorrichtung in den Figuren durch herkömmliche Symbole dargestellt sind, und dass die Figuren nur die spezifischen Details zeigen, die für das Verständnis der Ausführungsformen der vorliegenden Offenbarung relevant sind, um die Figuren nicht mit Details zu überfrachten, die für Fachleute, die mit der vorliegenden Beschreibung vertraut sind, leicht erkennbar sind.
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AUSFÜHRLICHE BESCHREIBUNG
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Um das Verständnis der Erfindung zu fördern, wird nun auf die in den Figuren dargestellte Ausführungsform Bezug genommen und diese mit bestimmten Worten beschrieben. Es versteht sich jedoch von selbst, dass damit keine Einschränkung des Umfangs der Erfindung beabsichtigt ist, wobei solche Änderungen und weitere Modifikationen des dargestellten Systems und solche weiteren Anwendungen der darin dargestellten Grundsätze der Erfindung in Betracht gezogen werden, wie sie einem Fachmann auf dem Gebiet der Erfindung normalerweise einfallen würden.
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Der Fachmann wird verstehen, dass die vorstehende allgemeine Beschreibung und die folgende detaillierte Beschreibung beispielhaft und erläuternd für die Erfindung sind und diese nicht einschränken sollen.
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Wenn in dieser Beschreibung von „einem Aspekt“, „einem anderen Aspekt“ oder ähnlichem die Rede ist, bedeutet dies, dass ein bestimmtes Merkmal, eine bestimmte Struktur oder eine bestimmte Eigenschaft, die im Zusammenhang mit der Ausführungsform beschrieben wird, in mindestens einer Ausführungsform der vorliegenden Offenbarung enthalten ist. Daher können sich die Ausdrücke „in einer Ausführungsform“, „in einer anderen Ausführungsform“ und ähnliche Ausdrücke in dieser Beschreibung alle auf dieselbe Ausführungsform beziehen, müssen es aber nicht.
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Die Ausdrücke „umfasst“, „enthaltend“ oder andere Variationen davon sollen eine nicht ausschließliche Einbeziehung abdecken, so dass ein Verfahren oder eine Methode, die eine Liste von Schritten umfasst, nicht nur diese Schritte einschließt, sondern auch andere Schritte enthalten kann, die nicht ausdrücklich aufgeführt sind oder zu einem solchen Verfahren oder einer solchen Methode gehören. Ebenso schließen eine oder mehrere Vorrichtungen oder Teilsysteme oder Elemente oder Strukturen oder Komponenten, die mit „umfasst...a“ eingeleitet werden, nicht ohne weitere Einschränkungen die Existenz anderer Vorrichtungen oder anderer Teilsysteme oder anderer Elemente oder anderer Strukturen oder anderer Komponenten oder zusätzlicher Vorrichtungen oder zusätzlicher Teilsysteme oder zusätzlicher Elemente oder zusätzlicher Strukturen oder zusätzlicher Komponenten aus.
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Sofern nicht anders definiert, haben alle hierin verwendeten technischen und wissenschaftlichen Begriffe die gleiche Bedeutung, wie sie von einem Fachmann auf dem Gebiet, zu dem diese Erfindung gehört, allgemein verstanden wird. Das System, die Methoden und die Beispiele, die hier angegeben werden, dienen nur der Veranschaulichung und sind nicht als Einschränkung gedacht.
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Ausführungsformen der vorliegenden Offenbarung werden im Folgenden unter Bezugnahme auf die beigefügten Figuren im Detail beschrieben.
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Gemäß den beispielhaften Ausführungsformen können die offengelegten Computerprogramme oder -module auf viele beispielhafte Arten ausgeführt werden, beispielsweise als Anwendung, die im Speicher eines Geräts resident ist, oder als gehostete Anwendung, die auf einem Server ausgeführt wird und mit der Geräteanwendung oder dem Browser über eine Reihe von Standardprotokollen kommuniziert, wie TCP/IP, HTTP, XML, SOAP, REST, JSON und andere ausreichende Protokolle.
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Es versteht sich, dass die Geräte und die Datenbanken, auf die in den vorhergehenden Abschnitten Bezug genommen wird, nicht notwendigerweise zusammen mit der Methode oder dem System der Ausführungsformen verwendet werden. Vielmehr sind diese Geräte lediglich beispielhaft für die verschiedenen Geräte, die in einem Computergerät oder dem Servergerät implementiert werden können, und können in einem beispielhaften anderen Gerät und gegebenenfalls anderen Geräten implementiert werden, die über ein Netzwerk mit dem beispielhaften Servergerät kommunizieren können.
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In 1 ist ein Blockdiagramm eines Systems zur Optimierung interner akademischer Prozesse gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Offenbarung dargestellt. Das System 100 umfasst eine Vorverarbeitungseinheit 102 zur Identifizierung von Nutzern, die sich im letzten Jahr ihres Studiums oder Studiengangs befinden und sich auch für das Thesis-Seminar eingeschrieben haben, und zur Validierung der persönlichen Daten der persönlichen Dokumentation des Nutzers.
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In einer Ausführungsform wird eine Validierungseinheit 104 zur Identifizierung, Validierung und Erfüllung der erforderlichen Anforderungen verwendet, um für die abschließende Bewertung, die zur Graduierung führt, in Frage zu kommen.
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In einer Ausführungsform wird eine Bewertungseinheit 106 verwendet, um den Lehrplan und das Studienprogramm des Nutzers zu validieren und eine Prüfung durchzuführen, wodurch der abschließende Bewertungsbericht, die Notenabschrift und die genehmigten und digital unterzeichneten Beschlüsse erstellt werden.
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In einer Ausführungsform wird eine zentrale Verarbeitungseinheit 108 eingesetzt, um die zuverlässige und rechtzeitige Ausstellung von Abschlusszeugnissen und Diplomen zu gewährleisten, die während der Abschlussfeier übergeben werden.
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In einer anderen Ausführungsform werden die persönlichen Unterlagen des Nutzers validiert und die persönlichen Daten des Nutzers auf einem Server 110 aktualisiert, auf dem der Status aller Kurse der vorangegangenen Semester validiert und im Falle eines ausstehenden Kurses die Frist für die Teilnahme und das Bestehen des Kurses sowie die Einhaltung der festgelegten Zeiten festgelegt wird.
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In einer anderen Ausführungsform validiert die Vorverarbeitungseinheit 102, ob der Kurs oder das Programm Berufspraxis erfordert, und die Bewertungseinheit 106 und die entsprechende Note werden hochgeladen, falls zutreffend, wobei auch validiert wird, ob eine Abschlussarbeit erforderlich ist, und falls ja, wird die Bewertungseinheit 106 und eine registrierte Person ausgewählt.
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In einer anderen Ausführungsform wird der Status des Nutzers auf „validiert“ aktualisiert, wodurch automatisch eine Benachrichtigung an die entsprechende Schulleitung, die Lehrplanregistrierungseinheit, die Bibliothek, die Finanzleitung und die Nutzerfinanzierungsleitung ausgegeben wird.
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In einer anderen Ausführungsform generiert die Validierungseinheit 104 einen Empfang der Benachrichtigung über einen neuen Benutzer, der die Vorbereitungsphase des Graduierungsprozesses abgeschlossen hat, und validiert die obligatorischen Graduierungsanforderungen, wodurch die Bibliotheks- und Finanzzertifikate durch ein Dokumentenverwaltungssystem generiert werden, das Workflow-Zuweisungen, eine Genehmigungskette und eine digitale Signatur umfasst, wobei die Validierungseinheit 104 mit dem Erhalt und dem Hochladen der erforderlichen Dokumentation abschließt, um sich für die jeweilige abschließende Bewertung gemäß dem studierten Abschluss oder Programm zu qualifizieren.
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In einer anderen Ausführungsform beginnt die Auswertung damit, dass das registrierte Personal eine automatische Benachrichtigung vom Server 110 über die effektive Validierung der Finanz- und Bibliotheksdienstleistungssituation erhält, wobei das registrierte Personal gleichzeitig die Benachrichtigung über das Hochladen der Praktikumsbescheinigung von der registrierten Person erhält, wobei die registrierte Person den Lehrplan und das Studienprogramm des Benutzers validiert, wobei im Falle, dass eine Abschlussarbeit und/oder eine Abschlussprüfung erforderlich ist, der Benutzer darüber informiert wird, dass er/sie einen Termin für die Prüfung und/oder die Verteidigung der Abschlussarbeit anfordern kann.
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In einer anderen Ausführungsform stellt der Benutzer den Prüfungsantrag und das registrierte Personal genehmigt den Antrag, wodurch die Veranstaltung geplant wird, wobei nach der Veranstaltung die jeweilige Diplomarbeit und/oder die Noten der Abschlussprüfung auf den Server 110 hochgeladen werden, und sobald die genehmigten Beschlüsse eingegangen sind, Sobald die genehmigten Beschlüsse eingegangen sind, wird die Akte des Benutzers in den Status „Vollständige Akte“ geändert, so dass der Benutzer automatisch auf der Pinnwand „Absolventen“ erscheint, wobei eine automatische Notiz mit einem Link zur vollständigen virtuellen Akte an die Abteilung für Abschlüsse und Benotungen gesendet wird und innerhalb von zwei Arbeitstagen eine physische Kopie versandt wird, die den abschließenden Bewertungsbericht, die Abschrift der Noten und die genehmigten und digital unterzeichneten Beschlüsse enthält.
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In einer anderen Ausführungsform prüft die zentrale Verarbeitungseinheit 108 die Datei und bestätigt, dass keine Unstimmigkeiten vorliegen, wodurch die entsprechenden Stempel von der Finanzabteilung angefordert werden.
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In einer anderen Ausführungsform ist die zentrale Verarbeitungseinheit 108 so konfiguriert, dass sie den korrekten Ablauf des Verfahrens sicherstellt, indem sie die vom Benutzer eingereichten Unterlagen durch das registrierte Personal überprüft, um festzustellen, ob sie die Eingangsvoraussetzungen für den Beginn des Graduierungsprozesses erfüllen.
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In einer anderen Ausführungsform muss das registrierte Personal, wenn die Daten veraltet sind, den Status des Vorgangs auf „ausstehend“ ändern, während das registrierte Personal, wenn die Daten validiert sind, mit der Überprüfung der akademischen Situation des Nutzers beginnt, und wenn die akademische Situation des Nutzers günstig ist, wird die finanzielle Solvenz des Nutzers überprüft.
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Die Vorverarbeitungseinheit, die Validierungseinheit, die Auswerteeinheit und die Zentraleinheit enthalten einen oder mehrere Mikroprozessoren oder Mikrocontroller und sind mit Cloud-Computing-Geräten verbunden.
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2 veranschaulicht den Prozess zur Verbesserung des Graduierungssystems in Übereinstimmung mit einer Ausführungsform der vorliegenden Offenlegung. Der Vorschlag zur Verbesserung des Graduierungssystems durch digitale Automatisierung und die Schaffung neuer institutioneller Funktionen, die einen optimalen Abschluss des Prozesses gewährleisten, ist in vier Stufen aufgebaut.
201- Überprüfung der bestehenden Verfahren und Vorschriften.
202- Diagnose der aktuellen Situation des Graduierungsprozesses.
203- Analyse des derzeitigen Graduierungsprozesses und Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten.
204- Entwurf eines Vorschlags zur Verbesserung des Prozesses.
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Die Eingabevariablen für den Abschlussprozess entsprechen den Studenten, die ihren Abschluss machen und die vorgeschriebenen Unterlagen hochladen/übermitteln müssen, um den Dokumentationsvalidierungsprozess einzuleiten. Die erforderliche Dokumentation besteht aus einer Geburtsurkunde und einem High-School-Schein. Die Ausgangsvariablen entsprechen dem Abschluss des Studiengangs. Außerdem muss der Studierende alle Credits seines Abschlusses erworben haben und darf keine Schulden für die geforderten Zahlungen haben.
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Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen stammen aus dem vom Büro für Qualitätssicherung und -entwicklung des Vizerektors erstellten Abschlussbericht mit dem Titel: „Projekt zur Verbesserung des Graduierungsprozesses“. Theoretisch gesehen zielt das Projekt darauf ab, die Koordinationskanäle und die institutionelle Verknüpfung zu verbessern, indem eine institutionelle Methode geschaffen wird, die den Informationsfluss rationalisiert, um die internen akademischen Prozesse zu optimieren.
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3 veranschaulicht die Teilprozesse des Graduierungsprozesses gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Offenlegung. Der gesamte Prozess der Graduierungsverwaltung ist in vier Teilprozesse unterteilt: (1) Verwaltung der Vorbereitungsphase, (2) Validierung der obligatorischen Anforderungen, (3) Registrierung der Abschlussbewertung und schließlich (4) Diplomverwaltungsphase.
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Allgemeine Beschreibung der Teilprozesse
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1. Teilprozess: Management der Vorbereitungsphase
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Dieser Teilprozess besteht aus der Vorbereitung der notwendigen Maßnahmen und der Validierung der Dokumente, die für die Einleitung des Graduierungsprozesses erforderlich sind. Er beginnt mit der Identifizierung der Studierenden, die sich im letzten Jahr ihres Studiengangs befinden und sich auch für das Seminar zur Abschlussarbeit angemeldet haben.
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Dann werden die persönlichen Unterlagen des Studenten überprüft und die persönlichen Daten des Studenten aktualisiert. Danach wird der Status aller Kurse des vergangenen Semesters überprüft, und im Falle eines ausstehenden Kurses wird die Frist für die Teilnahme und das Bestehen des Kurses sowie die Einhaltung der festgelegten Zeiten festgelegt.
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Anschließend wird validiert, ob der Kurs oder das Programm eine Berufspraxis erfordert, und der Bewertungsausschuss und die entsprechende Note werden ggf. hochgeladen. Es wird auch validiert, ob eine Abschlussarbeit erforderlich ist, und wenn ja, werden der Bewertungsausschuss und der betreuende Professor ausgewählt.
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Schließlich wird der Status des Studenten auf „Bestätigt“ aktualisiert, wodurch automatisch eine Benachrichtigung an die entsprechende Schulleitung, die Einheit für die Einschreibung in den Lehrplan, die Bibliothek, die Finanzabteilung und die Abteilung für die Studienfinanzierung erfolgt.
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2. Teilprozess: Validierung der obligatorischen Anforderungen
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Dieser Teilprozess umfasst die Identifizierung, Validierung und Erfüllung der erforderlichen Anforderungen, um für die abschließende Bewertung, die zur Graduierung führt, in Frage zu kommen.
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Der Prozess beginnt mit dem Eingang der Meldung eines neuen Studenten, der die Vorbereitungsphase des Graduierungsprozesses abgeschlossen hat. Danach werden die obligatorischen Abschlussanforderungen validiert und die Bibliotheks- und Finanzzertifikate über ein Dokumentenmanagementsystem erstellt, das Workflow-Zuweisungen, eine Genehmigungskette und eine digitale Signatur umfasst. Der Teilprozess schließt mit der Beschaffung und dem Hochladen der erforderlichen Unterlagen ab, um sich für die jeweilige Abschlussbewertung je nach Studiengang zu qualifizieren.
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3. Teilprozess: Abschließendes Bewertungsprotokoll
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Dieser Teilprozess garantiert die Erfüllung aller obligatorischen Anforderungen für die Graduierung. Sobald die abschließende Bewertung abgeschlossen ist, kann die Akte des Studierenden an das Referat „Abschlüsse und Benotungen“ weitergeleitet werden.
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Der Prozess beginnt damit, dass der Graduierungskoordinator und der Leiter der Curriculum-Registrierung eine automatische Benachrichtigung vom System über die effektive Validierung der finanziellen und bibliothekarischen Dienstleistungen erhalten. Gleichzeitig erhält der Leiter der Curriculum-Registrierung vom Graduierungskoordinator die Benachrichtigung über den Upload der Praktikumsbescheinigung. Der Curriculum-Manager validiert dann den Studienplan und das Studienprogramm des Studenten. Falls eine Abschlussarbeit und/oder eine Abschlussprüfung erforderlich ist, wird der Studierende darüber informiert, dass er/sie einen Termin für die Prüfung und/oder die Verteidigung der Abschlussarbeit beantragen kann.
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Sobald der Student den Prüfungsantrag gestellt hat und der Koordinator den Antrag genehmigt hat, wird die Veranstaltung geplant. Nach der Veranstaltung müssen die jeweiligen Noten der Abschlussarbeit und/oder der Abschlussprüfung in das System hochgeladen werden. Die unterzeichnete Bescheinigung wird dem Kanzleramt übergeben, das dem Studenten den Status „Absolvent“ zuweist, die Akte vorbereitet, den AVR (Akademisches Vizerektorat) und den Rektoratsbeschluss vorbereitet und zur Unterschrift versendet.
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Sobald die genehmigten Beschlüsse eingegangen sind, wird die Akte des Studenten in den Status „Vollständige Akte“ geändert, so dass der Student automatisch auf der Pinnwand „Absolventen“ erscheint. Eine automatische Notiz mit einem Link zur vollständigen virtuellen Akte wird an die Abteilung für Abschlüsse und Benotungen geschickt, und innerhalb von zwei Arbeitstagen wird eine physische Kopie mit dem abschließenden Bewertungsbericht, der Abschrift der Noten und den genehmigten und digital unterzeichneten Beschlüssen versandt.
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4. Teilprozess: Phase der Diplomverwaltung
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Dieser Teilprozess gewährleistet die zuverlässige und rechtzeitige Ausstellung von Abschlusszeugnissen und Diplomen, die bei der Graduierungsfeier übergeben werden.
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Er beginnt mit dem Eingang der automatischen Benachrichtigung über die neue Akte mit vollständigen und validierten Unterlagen bei der Abteilung für Abschlüsse und Diplome. Außerdem muss sie innerhalb von zwei Tagen die physische Akte mit den im vorherigen Teilprozess angegebenen Dokumenten erhalten.
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Anschließend prüft sie die Akte und vergewissert sich, dass es keine Unstimmigkeiten gibt. Dann werden die entsprechenden Stempel bei der Finanzabteilung angefordert, und nach Erhalt wird die Bescheinigung ausgestellt und anschließend zugestellt.
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Der Prozess gipfelt in der Ausstellung und anschließenden Übergabe des Diploms im Rahmen der Graduierungsfeier.
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Für jede Phase des Graduierungsverfahrens ist ein Verantwortlicher zuständig, der den korrekten Ablauf des Verfahrens gewährleistet. Das Verfahren beginnt mit der Überprüfung der vom Studierenden eingereichten Unterlagen durch den Graduierungskoordinator (CT), den Curriculum Reviewer (RC) und den Career Director (JC), um festzustellen, ob sie die Eingangsvoraussetzungen für die Einleitung des Graduierungsverfahrens erfüllen. Wenn die Daten veraltet sind, muss der Curricular Reviewer den Status des Prozesses auf „Pending“ ändern.
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Wenn die Daten bestätigt werden, beginnen der Curricular Reviewer und der Career Director mit der Überprüfung der akademischen Situation des Studenten. Wenn die akademische Situation des Studenten günstig ist, wird die finanzielle Solvenz des Studenten überprüft.
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3 veranschaulicht die Vision von Graduierungsprozessen aus dem Ergebnisansatz gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Offenbarung. Die Vorbereitungsphasen-Verwaltungseinheit 302 liefert persönliche Informationen und akademische Informationen, die zuvor überprüft wurden.
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In einer Ausführungsform stellt die Einheit 304 für die Validierung der Zahlungsfähigkeit/Pflichtanforderungen persönliche Informationen, akademische Informationen, Bibliotheksdienste und die finanzielle Situation zur Verfügung, die validiert werden.
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In einer Ausführungsform besteht die Einheit 306 des Abschlussbewertungsdatensatzes aus Persönliche Informationen, Akademische Informationen, Bibliotheksdienste, Finanzielle Situation und Abschlussbewertung unter Abschlussbewertung.
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In einer Ausführungsform verwaltet die Diplomverwaltungseinheit 308 persönliche Informationen, akademische Informationen, Bibliotheksdienste, die finanzielle Situation, die Abschlussbewertung und die Verwaltung des Diploms eines graduierten Studenten. Die Diplomverwaltungseinheit 308 verwaltet auch persönliche Informationen, akademische Informationen und Informationen über die Abschlussfeier des Absolventen mit Diplom.
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Dem ursprünglichen Projektbericht zufolge sollte das Büro des Vizerektors für Qualitätssicherung die Aufsicht über das ordnungsgemäße Funktionieren des Graduierungsverfahrens übernehmen. Für eine wirksame und erfolgreiche Umsetzung des neuen Verwaltungsmodells ist es notwendig, eine Reihe von institutionellen Maßnahmen zur Verbesserung der Speicherkapazität für Informationen und Unterlagen durchzuführen. Außerdem müssen die Datenbanken ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden.
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Die Ziele des Projekts zur Verbesserung des Graduierungsprozesses sind:
- (a) To design a new graduation process that is more efficient in terms of quality and more effective concerning the delivery times of diplomas to graduating students.
- b) Ermittlung und Validierung der Verbesserungsmöglichkeiten und der Anforderungen, die die nächste Automatisierung des Graduierungsprozesses durch die Abteilung für Informationstechnologie ermöglichen.
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Als Ergebnis der Diagnose schlug die interne Verwaltung der UBO vor, das derzeitige Graduierungssystem neu zu formulieren und nach Möglichkeiten zur Verbesserung, Optimierung und Effizienz in der gesamten Kette der Teilprozesse zu suchen, die die Abschlussphase des Studiums ausmachen. Daher wird das Projekt zur Automatisierung des Graduierungsprozesses durch das Akademische Management-Informationssystem (von nun an SGA) vorgeschlagen.
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Die Grundlagen des Automatisierungsprojekts des Graduierungssystems finden sich in der Norm ISO 9001:2015, die darauf abzielt, Prozesse zu standardisieren, um sie besser miteinander zu verknüpfen, und in der Lean-Methode, die sich aus den folgenden methodischen Prämissen zusammensetzt:
- • Vermeiden Sie Überproduktion: Produktion nach Bedarf, nicht nach Stapel. Vermeiden Sie Auflistungen, mehrfach gedruckte Dokumente und doppelte Dateien.
- • Verkürzen Sie die Zykluszeiten, um schnell auf Kunden zu reagieren. Vermeiden Sie zum Beispiel das Warten auf Informationen.
- • Vermeiden Sie unnötige oder ineffiziente Informationsübertragungen.
- • Verringerung der Bearbeitung: Verringerung der Anzahl der Prüfungen durch verstärkte automatische Validierungen; Vermeidung von Nacharbeiten an Dokumenten aufgrund von Fehlern oder Unstimmigkeiten.
- • Vermeiden Sie Bestände an Informationen, die zur Bearbeitung anstehen.
- • Weniger Personalbewegungen, Rückfragen oder Kontrollen.
- • Beseitigung von Nichtkonformitäten, Akten mit Unstimmigkeiten, falsch codierten Informationen, nicht genehmigten Verfahren, Ansprüchen usw.
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Die kurzfristigen Ziele des Projekts zielen darauf ab, institutionelle Prozesse zu erleichtern, die direkt mit den Qualitätsindikatoren der erbrachten Dienstleistung verbunden sind, wie z.B. die regelmäßigen Prozesse der institutionellen und beruflichen Akkreditierung. Gleichzeitig trägt die Verbesserung des Abschlussprozesses dazu bei, das institutionelle Profil der UBO zu stärken, sowohl für Studierende, die bereits an der Universität studieren (auf verschiedenen Ebenen: Studienanfänger, Studenten und Absolventen), als auch für diejenigen, die ihren Abschluss gemacht haben.
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Die Figuren und die vorangehende Beschreibung geben Beispiele für Ausführungsformen. Der Fachmann wird verstehen, dass eines oder mehrere der beschriebenen Elemente durchaus zu einem einzigen Funktionselement kombiniert werden können. Alternativ dazu können bestimmte Elemente in mehrere Funktionselemente aufgeteilt werden. Elemente aus einer Ausführungsform können einer anderen Ausführungsform hinzugefügt werden. Die Reihenfolge der hier beschriebenen Prozesse kann beispielsweise geändert werden und ist nicht auf die hier beschriebene Weise beschränkt.
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Außerdem müssen die Handlungen eines Flussdiagramms nicht in der dargestellten Reihenfolge ausgeführt werden; auch müssen nicht unbedingt alle Handlungen durchgeführt werden. Auch können die Handlungen, die nicht von anderen Handlungen abhängig sind, parallel zu den anderen Handlungen ausgeführt werden. Der Umfang der Ausführungsformen ist durch diese spezifischen Beispiele keineswegs begrenzt. Zahlreiche Variationen sind möglich, unabhängig davon, ob sie in der Beschreibung explizit aufgeführt sind oder nicht, wie z. B. Unterschiede in der Struktur, den Abmessungen und der Verwendung von Materialien. Der Umfang der Ausführungsformen ist mindestens so groß wie in den folgenden Ansprüchen angegeben.
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Vorteile, andere Vorzüge und Problemlösungen wurden oben im Hinblick auf bestimmte Ausführungsformen beschrieben. Die Vorteile, Vorzüge, Problemlösungen und Komponenten, die dazu führen können, dass ein Vorteil, ein Nutzen oder eine Lösung auftritt oder ausgeprägter wird, sind jedoch nicht als kritisches, erforderliches oder wesentliches Merkmal oder Komponente eines oder aller Ansprüche zu verstehen.
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Bezugszeichenliste
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- 100
- Ein System zur Optimierung der internen akademischen .
- 102
- Vorverarbeitungseinheit
- 104
- Validierungseinheit
- 106
- Auswerteeinheit
- 108
- Zentrale Verarbeitungseinheit
- 110
- Server
- 202
- Überprüfung der bestehenden Verfahren und Vorschriften
- 204
- Diagnose der aktuellen Situation des Graduierungsprozesses.
- 206
- Analyse des aktuellen Graduierungsprozesses und Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten.
- 208
- Ausarbeitung eines Vorschlags zur Verbesserung des Prozesses.
- 302
- Verwaltungseinheit für die Vorbereitungsphase
- 304
- Validierung der Zahlungsfähigkeit/Pflichtanforderungen Referat
- 306
- Referat Abschlussbewertung Registrierung
- 308
- Referat Verwaltung des Diploms
