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Die vorliegende Erfindung betrifft ein System sowie eine Vorrichtung zum Sortieren, Detektieren und Erstellen von Listen, insbesondere eine Vorrichtung zum Sortieren von Aktenzeichen, Detektieren von Akten, Erstellen von Aktenlisten und Notieren von Fristen. Solche Vorrichtungen dienen insbesondere dem Einsatz von Anwälten und Patentanwälten, die entfernt von der Bürozentrale ihre Arbeit verrichten.
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Der Einsatz von Sortiervorrichtungen oder Sortiergeräten hat sich in der Praxis häufig bewährt, da dadurch regelmäßiges Chaos im Büro und ein optisches Durcheinander auf dem Schreibtisch derjenigen Personen verhindert werden kann, die sich solcher Vorrichtungen bedienen.
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Aus den Druckschriften
EP 049 902 1 A2 und der
EP 044 901 0 B1 sind Beispiele von Sortiergeräten bekannt. Ein weiteres Sortiergerät ist aus der
DE-A 36 43 340 bekannt. Dieses Sortiergerät weist mehrere übereinander angeordnete Ablagefächer auf. Vor den Ablagefächern ist eine Transporteinheit auf- und abverfahrbar. Die Transporteinheit übernimmt in einer Aufnahmeposition die blattförmigen Aufzeichnungsträger, insbesondere Papierblätter von einer Büromaschine, zwischen einem Paar von Walzen. Während der Aufzeichnungsträger zwischen den Walzen festgehalten wird, wird die Transporteinheit in eine Abgabeposition vor einem ausgewählten Ablagefach bewegt. Dort werden die Walzen wieder angetrieben und schieben das Blatt in das Ablagefach.
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Solche Sortiergeräte sind jedoch sehr komplex in der Handhabung und können in der Regel nur von Bürofachkräften (z. B. PAFA's), häufig aber nicht von Ingenieuren oder Patentanwälten bedient werden, jedenfalls dann nicht, wenn die Bürofachkraft nicht in der unmittelbaren Nähe steht, um Hilfestellung und Anleitung zu geben.
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Ferner besteht das Problem in der Praxis meistens darin, dass sich die bekannten Systeme nicht zur Lösung der Überwachungsaufgaben eines Patentanwaltes eignen. Die Systeme lassen sich auch nicht, oder nicht ohne weiteres auf die Eigenheiten einzelner Personen abstellen, so dass diese in der Praxis schlichtweg versagen und eher zu höherer Unordnung führen, als zu dem gewünschten Ziel.
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Hintergrund der vorliegenden Erfindung ist allerdings ein weiteres in der Praxis auftretendes Problem, dass ein Patentanwalt regelmäßig nach bestimmten Akten sucht, die allerdings bereits auf seinem Schreibtisch liegen.
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Die hohe Kunst des Aktensuchens und erst recht des Aktenfindens obliegt allerdings ebenfalls eher den Bürofachkräften.
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Ein aus der Praxis häufig bekanntes Problem, was sich auch nur durch eine gewisse räumliche Nähe und überhaupt durch das Vorhandensein von Bürofachkräften lösen lässt, lässt sich wie folgt beschreiben.
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Aus irgendeinem Grund fällt dem sachbearbeitenden Patentanwalt zu einem Zeitpunkt am späten Nachmittag ein, dass er eine bestimmte Akte, dessen Aktenzeichen er aber gerade nicht parat hat, sucht. Mittels deutlicher akustischer Signale (auch Rufe genannt) macht sich der Patentanwalt dann typischerweise bei einer in der Nähe befindlichen Bürofachkraft bemerkbar und fragt nach der ihm unbekannten Akte, die er auf seinem Schreibtisch benötigt.
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Hilfestellung geben in solchen Fällen sogenannte Feuerwehrzettel, die eigens zu diesem Zwecke, ebenfalls und überwiegend von den Bürofachkräften erstellt wurden. Als Feuerwehrzettel im Sinne der vorliegenden Erfindung sind solche Listen zu verstehen, die manuell mit Hilfe von Computerprogrammen erstellt wurden und in der Nähe des Patentanwaltes platziert werden, um allzu häufiges Rufen zu verhindern oder jedenfalls auf ein erträgliches Maß einzudämmen.
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In einem komplexen Datenaustauschprozess zwischen dem Patentanwalt und der Bürofachkraft, gelingt es dann regelmäßig nach einer bestimmten Zeitspannet, herauszufinden, welche Akte überhaupt gesucht ist, so zum Beispiel eine Akte H 639 PCT, die das Thema „Active Office” betrifft. Ein Teil des Datenaustausches erfolgt häufig digital und verbal, etwa in der Form: „ Herr Sper...!”. Antwort: Ja! Hier bin ich.
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Im Rahmen der Ausführung der in dieser Akte beschriebenen Idee, sich aktiv im Büro zu betätigen, macht sich dann eine der Bürofachkräfte (z. B. hae, sv, tk, vu, bl oder eine andere oder auch alle) auf den Weg die Akte zu suchen. Da es eine Vielzahl, besser gesagt eine unüberschaubare Anzahl von Lagerplätzen (L1, ..., L128) für Akten im Büro gibt, welche die Bürokräfte mit belieben nach unergründlichen Kriterien einrichten, pflegen, erweitern und auch immer einmal wieder auflösen, ist es für den Patentanwalt ohnehin eine unlösbare Aufgabe, eine Akte, egal mit welchem Aktenzeichen, ohne aktive Unterstützung einer Bürokraft aufzufinden. Hierbei ist auch die individuelle und zeitabhängige Stimmungslage einer oder aller Bürokräfte eine beachtliche Einflussgröße auf die der Patentanwalt unbedingt Rücksicht nehmen sollte, will er seine Aufgabe in absehbarer Zeit lösen und sich nicht einer weiteren Aufgabe gegenübersehen.
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Nebenbei bemerkt, hat der Patentanwalt aus diesem Ausführungsbeispiel auch bereits viele Bürostühle patentiert, die zu dem besagten Konzept „Active Office” der gesuchten Akte passen mit der Erkenntnis, dass das Konzept „Active Office” auch ganz gut auf dem Stuhl funktioniert.
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Somit ist es bei der herkömmlichen Bewältigung solcher Aufgaben (wie auch das Sortieren von Akten, Detektieren von Akten, Erstellen von Aktenlisten und Notieren von Fristen) im Stand der Technik üblich, dass eine der Bürokräfte aktiviert wird, um eine der Aufgaben der vorliegenden Erfindung zu lösen.
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Ein lediglich nebengeordnetes Problem besteht darin, dass auch die Bürokräfte im Stand der Technik dazu neigen, solche Aufgaben als zu wenig komplex anzusehen, was wenig verwunderlich ist, da diese Gruppe von Personen, das Aktenlagersystem ja förmlich erfunden hat und beherrscht. Somit werden talentierte Studenten (ak) dazu eingesetzt, diese Aufgaben als Subordinierte zu übernehmen.
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Um bei dem obigen aus dem Stand der Technik bekannten Problem zu bleiben, erfolgt nun der Detektionsprozess der Akte. Die Bürokraft oder der studentische Subordinierte bewegen sich nach den Regeln von „Active Office” unmittelbar an allen Lagerplätzen vorbei in Richtung des Raumes aus dem die vorherigen Rufe gekommen sind. Sobald am Schreibtisch angekommen, gelingt es mit einem bis heute unerklärlichem Trick, die Akte aus dem Aktenstapel auf dem Tisch zu extrahieren, obwohl sie dort mit Sicherheit oder zumindest mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit zuvor noch nicht gelegen hat.
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Im Stand der Technik erfolgen demnach das Erstellen von den Feuerwehrzetteln, das Eintragen und Erinnern der Fristen und dergleichen immer manuell, d. h. weder teilautomatisiert noch vollautomatisiert.
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Besonders problematisch ist der Umstand, wenn sich der besagte Patentanwalt in ein „remotely located office” d. h. in ein entfernt vom Hauptstandort eingerichtetes Home-Office begibt, in dem es gänzlich an Bürofachkräften mangelt. Das Problem steigt auch mit zunehmender örtlicher Distanz des Home-Office vom Hauptstandort exponentiell an.
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Hierzu wird zwar im Stand der Technik von dem besagten Patentanwalt vorgeschlagen, solche Strecken mit einem eigens dazu angeschafften Sportwagen z. B. einem Cayenne zu überbrücken, was aber bekanntermaßen dem „Active Office” Konzept völlig zuwiderläuft. Es ist daher erforderlich, andere Lösungen zu suchen, auch um es sich hier nicht mit seinem guten Mandanten, dem Erfinder des Konzeptes, zu verscherzen, der gegebenenfalls davon Wind bekommt. Im Übrigen soll gänzlich jeder Praxisversuch der Erfindung „Anpralldämpfer” unterbleiben, so dass nur im familientauglichen gemütlichen Tempo gefahren werden kann.
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Es ist daher Aufgabe der vorliegenden Erfindung, vorbesagte Nachteile zu überwinden und eine halbautomatische oder vollautomatisch arbeitende Vorrichtung zum Sortieren von Aktenzeichen, Detektieren von Akten, Erstellen von Aktenlisten und Notieren von Fristen bereitzustellen, welche die Aufgaben der Bürofachkräfte in einem Home-Office übernimmt.
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Ein weiteres verwandtes Problem betrifft nicht die Akten als solche, sondern das Werkzeug (genannt blauer Kugelschreiber), um eine finale Tätigkeit bei der Aktenbearbeitung vorzunehmen, welches sich ebenfalls regelmäßig aus unerklärlichen Gründen für ein bestimmtes nicht näher definierbares Zeitintervall in ein Paralleluniversum verabschiedet. Auch hierfür scheinen die Bürofachkräfte einen Trick zu kennen, wie man diese „blauen Kugelschreiber” wieder in das Hier und Jetzt bekommt. Es ist daher eine weitere Aufgabe der vorliegenden Erfindung das automatisierte Wiederauffinden von abhandengekommenen Kugelschreibern ohne Zuhilfenahme von Bürofachkräften zu bewerkstelligen.
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Ein ebenfalls, wenn auch seltener auftretendes Problem, stellt der spätabendliche Faxversand von auf dem Feuerwehrzettel angegebenen Akten an eine nicht gespeicherte FAX-Nummer dar. So kann es z. B. vorkommen, dass komplexe und selten verwendete FAX-Nummern, wie die des Europäischen Patentamtes, nicht in einem Speicher des Faxgerätes gespeichert sind. Hierzu bedient sich besagter Patentanwalt im Stand der Technik einer außergewöhnlichen Methode. Er kombiniert einen nächtlichen Anruf an eine Bürofachkraft hae mit einer verbalen Nachricht auf der Sprachbox der Bürofachkraft indem er über die Umstände der nicht gespeicherten Fax-Nummer hinweist und das FAX an eine andere Fax-Nummer, die aber irgendwie auch mit dem Amt zu tun hatte, verschickte. Es wäre daher vorteilhaft eine Vorrichtung zur Hand zu haben, welche solche Aufgaben automatisiert löst.
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Diese zuvor genannten Aufgaben werden mit einer erfindungsgemäßen Vorrichtung mit den Merkmalen von Anspruch 1 gelöst.
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Ein erster Grundgedanke der Erfindung ist dabei, den angewandten Trick des Extrahierens einer unauffindbaren Akte in den Aktenstapel auf dem Home-Office Schreibtisch zu umgehen, indem die Vorrichtung die Aktenzeichen in dem Aktenstapel einliest und dem Patentanwalt mittels einer computergesteuerten komplexen Auswertevorrichtung mitteilt, dass sich die gesuchte Akte vor ihm im durchsuchten Aktenstapel befindet.
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Ein zweiter Grundgedanke der Erfindung besteht darin, die Vorrichtung so weiter zu entwickeln, dass die Akten in der Reihenfolge aufeinander liegen, dass diese mit der Reihenfolge des Feuerwehrzettels übereinstimmen.
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In einer besonders vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung besitzt die erfindungsgemäße Vorrichtung eine Ausgabeeinheit, welche die Reihenfolge der Akten in der abgelegten Form ausgibt und eine detaillierte Anleitung, wie diese umzusortieren sind.
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Weiter vorteilhaft ist es, wenn mittels der Vorrichtung über eine Datenfernübertragung (z. B. Telefon oder E-Mail) Kontakt mit einer der Bürofachkräfte (z. B. hae, sv, tk oder mit allen) herstellbar ist, so dass eine sogenannte Fernwartung möglich ist.
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Ebenfalls von Vorteil ist es, wenn die erfindungsgemäße Vorrichtung über ein Modul verfügt, welches es ermöglicht, den aus dem Stand der Technik bekannten verbalen Datenaustausch auszuführen. Hierzu kann in besonders vorteilhafter Weise ein Telefon verwendet werden.
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Andere vorteilhafte Weiterbildungen der Erfindung sind in den Unteransprüchen gekennzeichnet bzw. werden nachstehend zusammen mit der Beschreibung der bevorzugten Ausführung der Erfindung anhand der Figuren näher dargestellt.
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Es zeigen:
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1 eine schematische Ansicht des Stands der Technik und
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2 ein erfindungsgemäßes Home-Office im aktivierten Status.
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Im Folgenden wird die Erfindung anhand eines bevorzugten Ausführungsbeispiels mit Bezug auf die 1 und 2 näher erläutert, wobei gleiche Bezugszeichen auf gleiche strukturelle und/oder funktionale Merkmale hinweisen.
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Die 1 zeigt eine schematische Ansicht des Stands der Technik. Dargestellt ist das Büro B eines Patentanwalts SP.
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Daneben befinden sich mehrere Büroeinheiten B mit Arbeitsplätzen A für Bürofachkräfte hae, sv, tk, vu, .... Im abgelegenen Teil des Büros befindet sich noch ein sogenanntes Dreibein D, was aber für Subordinierte z. B. studentische Hilfskräfte vorgesehen ist, da die Bürofachkräfte hae, sv, tk, vu, ... aus diversen Gründen nicht dort arbeiten möchten. So sind auch Zugluftprobleme, Lichtreflexe und dergleichen bei der Anordnung der Arbeitsplätze A und des Dreibeins D berücksichtigt worden.
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Ebenfalls erkennbar sind die vielen Lagerplätze L1, ..., L128 an Aktenstapel. Manche, wenn auch die weitaus geringere Menge an Akten sind auch in sogenannten Aktenschränken AS aufbewahrt.
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Im Büro B des Patentanwaltes SP sind die folgenden wichtigen Gegenstände vorhanden: ein Paar Lederschnürschuhe BS (auch als Birkenstockschuhe bekannt), ein Tisch T mit einem weiteren von den Bürokräften eingerichteten Aktenlagerplatz L129 und an der Wand ein Feuerwehrzettel F. Daneben ist (trotz vorhandener Zentralheizung) aus Sicherheitsgründen gegen plötzlich auftretende Kälteeinbrüche eine Winterausstattung in Form von einem Wollpullover vorgesehen. Eine weitere Besonderheit stellen die nicht näher dargestellten handgebastelten Aktenbeschwerer dar, die aber leider das plötzliche unerklärliche Verschwinden von Akten nicht zuverlässig verhindern können.
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Zwischen dem Büro B des Patentanwaltes SP und dem davor liegenden Büro B der Bürofachkraft hae befindet sich eine drehbar gelagerte Datentrennwand DT, die zum, wie oben beschriebenen komplexen verbalen Datenaustausch geöffnet werden kann. Beispielhaft ist eine Standartsituation in der 1 gezeigt. Die Bürofachkraft hae sendet verbal ein Signal mit ansteigender Betonung: Herr Sper...!
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Da die Datentrennwand DT in der 1 ihrem geöffneten Zustand ist, erfolgt ein verbales Rücksignal: Ja! Hier bin ich.
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In der 2 ist ein erfindungsgemäßes Home-Office (HO) im aktivierten Zustand dargestellt. Zu sehen ist ein weiteres Büro B des Patentanwaltes SP allerdings entfernt von den Büros B der Bürofachkräfte hae, sv, tk, vu,...
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Ebenfalls dargestellt ist die erfindungsgemäße Vorrichtung V. Diese Vorrichtung V hat einerseits die Akten des Büros in eine geordnete Form am einzigen Lagerplatz L1 gebracht. Die Vorrichtung V verfügt über einen Notfallknopf N, der mit einem der Bürofachkräfte verbunden ist. Auf diese Weise kann entweder eine Fernwartung stattfinden oder aber ein manueller Eingriff, falls die Vorrichtung V nicht fehlerfrei arbeiten sollte. Ebenfalls dargestellt sind die aus dem Stand der Technik bekannten Patentanwaltsschuhe BS.
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Die Erfindung beschränkt sich in ihrer Ausführung nicht auf die vorstehend angegebenen bevorzugten Ausführungsbeispiele. Vielmehr ist eine Anzahl von Varianten denkbar, welche von der dargestellten Lösung auch bei grundsätzlich anders gearteten Ausführungen Gebrauch macht.
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ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
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Zitierte Patentliteratur
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- EP 0499021 A2 [0003]
- EP 0449010 B1 [0003]
- DE 3643340 A [0003]
