DE19958279A1

DE19958279A1 - Method and device for preparing bulk shipments

Info

Publication number: DE19958279A1
Application number: DE19958279A
Authority: DE
Inventors: Holger Kuehnemann; Harald Meier
Original assignee: DATACOLOR DRUCK und FULLSERVIC
Current assignee: Datacolor Dialog Medien GmbH
Priority date: 1999-12-03
Filing date: 1999-12-03
Publication date: 2001-09-06
Also published as: DE50013553D1; EP1106265A2; EP1106265B1; ATE341404T1; ES2276660T3; EP1106265A3

Abstract

The method involves using addresses from a database, placing the items in envelopes and dispatching them to the postal service. At least one data field of the address of a single item of the mass mailing is detected and a machine-readable coded information item is attached before dispatching the mass mailing to the postal service. Recognition is improved by comparing with logical records from the address database and any errors corrected. Independent claims are also included for the following: an enveloping device for mass mailings.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Versandfertigmachen von Massensendungen, die mit Adressen aus einer Adressdatenbank versehen sind, wobei das Verfahren aus den Verfahrensschritten Adressieren, Kuvertieren und Aufliefern zur Postgesellschaft besteht.The invention relates to a method for Preparing bulk shipments with Addresses from an address database are provided, where addressing the process from the process steps, There is inserting and delivery to the postal company.

Bisher werden Massensendungen an bestimmte Adressaten beim Absender lediglich gedruckt, adressiert und kuvertiert. Im Anschluß daran wird die Massensendung zur Postgesellschaft ausgeliefert. Von solchen Massendrucksachen werden zumeist sehr große Einzugsgebiete erfaßt, wobei die Empfängeradressen in einer Datenbank vorliegen und entweder mit dem Anschreiben verknüpft werden oder als Adressaufkleber auf den Brief, das Päckchen oder die Postkarte aufgeklebt werden.So far, bulk mailings to certain addressees at the sender just printed, addressed and enveloped. Subsequently, the mass mailing becomes Postal company delivered. Of such Mass printed matter usually becomes very large Catchment areas covered, the recipient addresses in a database and either with the Cover letters can be linked or as address labels on the letter, the parcel or the postcard be stuck on.

In einer an sich bekannten Kuvertier- oder Verpackungsvorrichtung werden die Drucksachen dann in die entsprechenden Briefumschläge oder Pakete verpackt. Im Anschluß daran wird die Massensendung bei der jeweiligen Postgesellschaft abgegeben.In a known insert or The printed matter is then packed in the appropriate envelopes or packages are packed. Subsequently, the mass shipment will be sent to the submitted to the respective postal company.

Bei den Postgesellschaften werden im Grobsortierbereich die Empfängeradressen der eingehenden Sendungen mittels Anschriften-Lesemaschinen erkannt und codiert. Anschließend werden die Sendungen in den Feinsortierbereich gefördert, wo sie an Hand der Codierinformation in die entsprechenden Postleitzahlenbereiche gesandt werden. Meistens wird in den jeweiligen Postleitzahlenbereichen eine weitere Sortierung der Postgesellschaft auf die einzelnen Postboten vorgenommen, die zu guter letzt die Postgesellschaft zustellen. Dieser Prozeß ist mit einem relativ hohen Personalaufwand verbunden.At the postal companies are in the coarse sorting area the recipient addresses of the incoming mail using Address reading machines recognized and encoded. Then the shipments in the Fine sorting area promoted where they are based on the Coding information in the corresponding Zip code areas are sent. Most often in the respective postcode areas another Sorting of the postal company on the individual Postman made the last but not least the Deliver postal company. This process is with one relatively high personnel costs.

Bei den bekannten Anschriften-Lesemaschinen wurden die Erkennungsraten in den letzten Jahren immer weiter verbessert, eine hundertprozentige Erkennungsrate kann aber auf Grund der vielen unterschiedlichen Sendungen bei weitem nicht erreicht werden. Die nicht erkannten Sendungen müssen manuell und deshalb sehr personalintensiv erkannt und mit Codeinformationen bedruckt werden.In the known address reading machines Detection rates have continued to increase in recent years improved, a 100 percent detection rate can but because of the many different programs far from being achieved. The unrecognized Shipments have to be manual and therefore very Recognized labor intensive and with code information be printed.

Es ist deshalb die Aufgabe der vorliegenden Erfindung, ein Verfahren anzugeben, mit dem Massensendungen schneller und sicherer zugeordnet und somit schneller und kostengünstiger zugestellt werden können.It is therefore the object of the present invention to specify a procedure by which bulk mailings Assigned faster and more securely and therefore faster and can be delivered more cheaply.

Die erfindungsgemäße Aufgabe wird dadurch gelöst, daß mindestens ein Datenfeld der Adresse einer Einzelsendung der Massensendung erkannt wird und eine maschinenlesbare codierte Information vor dem Aufliefern der Massensendung zur Postgesellschaft aufgebracht wird.The object of the invention is achieved in that at least one data field of the address of a single shipment the mass mailing is recognized and a machine-readable encoded information before delivering the Bulk mailing to the postal company is applied.

Die Einzelsendungen enthalten bestimmte Absenderinformationen wie Name, Straße, Hausnummer und Ort, die aus einer Datenbank stammen. Diese Datenfelder werden von einer üblichen optischen Erkennungseinheit erfaßt und von einer Software erkannt. Die erkannten Daten werden an eine Codiereinheit übertragen und als maschinenlesbare codierte Information auf die Einzelsendung aufgebracht, also in einer Form, die in weiteren Verfahrensschritten leicht maschinentechnisch oder optisch erkannt werden kann (z. B. eindimensionale oder mehrdimensionale Barcodes) und beispielsweise für die Sortierung genutzt wird. Außerdem kann ein Code der Postgesellschaft verwendet werden, so daß diese auf Grund der Empfängerinformation die Massensendungen nicht mehr vorzusortieren und zu erkennen braucht. Dies stellt eine wesentliche Erleichterung und somit eine Kostenreduktion für die Postgesellschaft dar, die an den jeweiligen Lieferanten durch Preisnachlässe zurückgegeben wird.The individual shipments contain certain Sender information such as name, street, house number and Location that comes from a database. These data fields are from a conventional optical detection unit detected and recognized by software. They recognized Data are transmitted to a coding unit and as machine-readable coded information on the Single shipment applied, i.e. in a form that in further process steps easily by machine or can be recognized optically (e.g. one-dimensional or multidimensional barcodes) and for example for sorting is used. In addition, a code of Postal company used, so this on The bulk mailings are not due to the recipient information needs to sort and recognize more. This poses a significant relief and therefore a Reduction in costs for the postal company to the respective suppliers through discounts is returned.

Der besondere Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, daß die Erkennung der Datenfelder der Adresse wesentlich besser auf die jeweiligen Drucksachen eingestellt werden kann als dies bei der Vielfalt der bei Postgesellschaften durchgehenden Sendungen der Fall ist. Bei der Postgesellschaft sind vorher außerdem einige Vorsortierungen notwendig, die bei dem vorliegenden Verfahren wegfallen.The particular advantage of this method is that the recognition of the data fields of the address is essential be better adjusted to the respective printed matter can be considered as this with the diversity of Postal companies through consignments is the case. There are also some at the postal company beforehand Pre-sorting necessary with the present Procedures are eliminated.

In einer ersten Ausführungsform ist vorgesehen, daß die Erkennung durch Vergleich mit den Datensätzen aus der Adressdatenbank verbessert wird und Erkennungsfehler gegebenenfalls korrigiert werden. Während einzelne Buchstaben und Ziffern erkannt werden, können diese gleichzeitig mit Datensätzen aus der Datenbank verglichen werden, und sobald eine eindeutige Adresse identifiziert ist, die nächste Sendung erkannt werden. Daraus resultiert erstens eine sehr große Erkennungsrate von bis zu 100% und zweitens eine wesentlich schnellere Erkennung. Zusätzlich ist die Position der einzelnen Datenfelder bekannt und wird durch die Erkennungseinheit zum schnelleren Erkennen genutzt, da gezielt die relevanten Bereiche erkannt werden. Außerdem können alle zusätzlichen Informationen wie Schriftart, Schriftgröße und Farbe der Adressen gelesen werden. All diese Maßnahmen tragen zu einer sehr sicheren und schnellen Erkennung der Adressen bei. Es bedarf keiner manuellen Nachbearbeitung mehr.In a first embodiment it is provided that the Detection by comparison with the data records from the Address database is improved and detection errors corrected if necessary. While single Letters and numbers can be recognized, they can simultaneously with data records from the database be compared and once a unique address is identified, the next shipment can be recognized. First of all, this results in a very high detection rate up to 100% and secondly a much faster one Recognition. In addition, the position of each Data fields are known and is recognized by the recognition unit used for faster recognition, because the relevant areas are recognized. In addition, everyone can additional information such as font, font size and color of the addresses can be read. All these Measures contribute to a very safe and quick Detection of addresses at. No manual is required Post-processing more.

In einer weiteren Ausführungsform ist vorgesehen, daß ein Sortieren der Einzelsendungen, insbesondere nach der Route des Zustellers, in Abhängigkeit vom Inhalt der maschinenlesbaren codierten Information vor dem Aufliefern der Massensendung zur Postgesellschaft erfolgt. Eine Vorsortierung vor Auflieferung der Massensendung bei der Postgesellschaft ist vorteilhaft, weil die Kosten der ausgelagerten Postsortierung eingespart werden. Die Massensendung muß von der Postgesellschaft nur noch an die einzelnen Postleitzahlenbereiche ausgeliefert werden. Zusätzlich können Gehfolgen der Postendauslieferer erstellt werden. An Hand dieser Informationen werden die Massensendungen so sortiert, wie es der Reihenfolge der Empfängeradressen, die vom Endauslieferer angefahren werden, entspricht. Eine schnellstmögliche und sichere Auslieferung der Sendungen wird durch diese Maßnahme erreicht.In a further embodiment it is provided that sorting the individual items, especially according to the Route of the deliverer, depending on the content of the machine-readable coded information before Delivery of the bulk shipment to the postal company he follows. A pre-sorting before delivery of the Bulk mailing at the postal company is advantageous because the cost of outsourced mail sorting be saved. The bulk shipment must be from the Postal company only to the individual Postal code areas are delivered. In addition post office deliverers can be created. The mass mailings are based on this information sorted according to the order of the Addresses addressed to by the final supplier are, corresponds. The fastest possible and safe This measure will deliver the shipments reached.

In einer weiteren Ausführungsform ist vorgesehen, daß bei Zustellung die maschinenlesbare codierte Information gelesen und gespeichert wird, insbesondere zusammen mit dem Zeitpunkt der Zustellung. Vorteilhaft an diesem Verfahren ist die Möglichkeit, die Zustellung der Sendungen an Hand der Scannerinformationen genau nachvollziehen zu können. Die Zusteller können eine Garantie für die Zustellung geben. Außerdem kann eine Aufstellung der Sendungsdaten erstellt werden, die beispielsweise Informationen über den Zustellzeitpunkt zur Auswertung durch den Absender bereitstellen. Es werden Rechtsstreitigkeiten über den Zustellzeitpunkt vermieden.In a further embodiment it is provided that the machine-readable coded information on delivery is read and stored, especially together with the time of delivery. Advantage of this Procedure is the possibility of delivery of the Shipments based on the scanner information exactly to be able to understand. The deliverers can do one Give guarantee for delivery. In addition, a Listing of the shipment data will be created for example information about the time of delivery Provide for evaluation by the sender. It legal disputes about the time of delivery avoided.

Eine weitere Ausführungsform ist dadurch gekennzeichnet, daß als maschinenlesbare codierte Information ein Strichcode, insbesondere auf einem Strichcodeetikett, aufgebracht wird. Die maschinenlesbare codierte Information wird zum weiteren schnellen Verarbeiten und zielgerichteten Sortieren und Versenden besonders vorteilhaft genutzt, wenn sie als Strichcode aufgebracht wird. Strichcodes sind nahezu in jedem Bereich, der eine zuverlässige Datenerfassung und -erkennung erforderlich macht, im Einsatz. Vorzugsweise wird die Information in diesem Fall auf einem Strichcodeetikett aufgebracht. Das Etikett kann problemlos an der jeweiligen Sendung befestigt werden.Another embodiment is characterized in that that as machine-readable encoded information Barcode, especially on a barcode label, is applied. The machine readable coded Information is used for further fast processing and targeted sorting and sending especially used to advantage when applied as a barcode becomes. Barcodes are in almost every area, one reliable data acquisition and recognition required makes, in use. Preferably, the information in in this case applied to a bar code label. The Label can be easily attached to the respective shipment be attached.

In anderer Ausführungsform ist vorgesehen, daß als Informationsträger der maschinenlesbaren codierten Information ein Transponder verwendet wird. Ein Transponder ist ein Empfangs-Sendegerät, das nach dem Abfrage-Antwort-System arbeitet. Ein vom Transponder empfangenes codiertes Abfragesignal wird entschlüsselt und ausgewertet. Für den Abfragenden wird ein entschlüsseltes, selektiv für den Abfragenden bestimmtes Antwortsignal mit den gewünschten Informationen ausgewertet. Die Anwendungsbreite wird dadurch wesentlich höher. Beispielsweise können zum eigenen Gebrauch mehr Daten freigegeben werden als die Postgesellschaft verwenden darf.In another embodiment it is provided that as Information carrier of the machine-readable coded Information a transponder is used. On Transponder is a receiving transmitter that according to the Query-response system works. One from the transponder received coded interrogation signal is decrypted and evaluated. For the interrogator, a decrypted, selective for the interrogator Response signal with the requested information evaluated. The scope of application is thereby significantly higher. For example, for your own Use more data to be released than that Postal company may use.

Die Aufgabe des erfindungsgemäßen Gegenstandes wird ebenfalls durch eine Kuvertiervorrichtung für Massensendungen, die mit Adressen aus einer Adressdatenbank versehen sind, gelöst, wobei die Kuvertiervorrichtung eine Erkennungseinheit, vorzugsweise eine optische Erkennungseinheit, zur Erkennung einer Empfängeradresse aufweist, und eine Codiereinheit zum Aufbringen einer maschinenlesbaren codierten Information, vorzugsweise auf einem Informationsträger, über eine Datenleitung mit der Erkennungseinheit verbunden ist.The object of the subject invention is also by an inserting device for Bulk items with addresses from a Address database are provided, the Inserting device a recognition unit, preferably an optical detection unit for Recognizing a recipient address, and a Coding unit for applying a machine-readable encoded information, preferably on a Information carrier, via a data line with the Detection unit is connected.

Die Erkennungseinheit ist vorteilhaft so angeordnet, daß die vorbeitransportierten Einzelsendungen mit den aufgedruckten Adressen erkannt werden können. Sie weist eine Verbindung zur Codiereinheit auf, die maschinenlesbare codierte Informationen über den Empfänger auf der Einzelsendung aufbringt. Eine Kuvertiervorrichtung dieser Art kann besonders gut eingestellt werden. Damit wird die Erkennungsrate und -schnelligkeit wesentlich verbessert.The detection unit is advantageously arranged such that the individual consignments transported past with the printed addresses can be recognized. She points a connection to the coding unit, the machine readable encoded information about the On the individual consignment. A Inserting device of this type can be particularly good can be set. So that the detection rate and - Speed significantly improved.

Weitere vorteilhafte Ausführungsformen sind in den Unteransprüchen 7 bis 10 beschrieben.Further advantageous embodiments are in the Subclaims 7 to 10 described.

Die Erfindung wird in einer bevorzugten Ausführungsform unter Bezugnahme auf eine Zeichnung beschrieben, wobei weitere vorteilhafte Einzelheiten den Figuren der Zeichnung zu entnehmen sind. Funktionsmäßig gleiche Teile sind dabei mit denselben Bezugszeichen versehen.The invention is in a preferred embodiment described with reference to a drawing, wherein further advantageous details of the figures of the Drawing can be seen. Functionally the same Parts are provided with the same reference numerals.

Fig. 1 schematische Darstellung des Verfahrens zum Versandfertigmachen. Fig. 1 shows a schematic representation of the process for making ready for shipment.

In Fig. 1 sind die einzelnen Verfahrensschritte der bevorzugten Ausführungsform dargestellt. Zu Beginn wird eine Einzelsendung mit Adressen aus einer Adressdatenbank 4 versehen, also adressiert 1. Die Einzelsendung ist beispielsweise ein Brief, in welchem auch empfängerspezifische Informationen und Kriterien verarbeitet werden können. Die Adressdatenbank 4, die über eine Datenleitung mit dem Adressiergerät 1, beispielsweise ein Computersystem mit Drucker, verbunden ist, übergibt für jede Einzelsendung die benötigten Datenfelder aus dem Datensatz der Datenbank. Diese werden auf bestimmte, dafür vorgesehene Stellen aufgedruckt. Es kann aber auch auf Adressetiketten gedruckt werden, die dann auf dem Brief oder einem Paket aufgebracht werden.In Fig. 1, the individual process steps of the preferred embodiment are shown. At the beginning, an individual mailing is provided with addresses from an address database 4 , that is, addressed 1. The individual mailing is, for example, a letter in which recipient-specific information and criteria can also be processed. The address database 4 , which is connected to the addressing device 1 , for example a computer system with a printer, via a data line, transfers the required data fields from the data record of the database for each individual transmission. These are printed on certain designated places. But it can also be printed on address labels, which are then applied to the letter or a package.

Nach dem Adressieren der Sendung werden diese zu einer üblichen Kuvertiervorrichtung transportiert. Es folgt die Kuvertierung 2. Die Kuvertiervorrichtung ist zusätzlich mit einer optischen Erkennungseinheit 3 ausgestattet. Diese optische Erkennungseinheit 3 liest bestimmte Datenfelder des Adreßdatensatzes ab, konvertiert sie in einen Code, der von der von einer Datenvergleichseinheit 6 verstanden werden kann. Die Datenvergleichseinheit ist mit der Erkennungseinheit 3 und mit dem Computersystem 4 durch ein Datenkabel verbunden. In der Datenvergleichseinheit 6 werden die Daten mit den Adressdaten aus der Adressdatenbank 4 verglichen und sobald eine eindeutige Identifizierung der Empfängeradresse oder des Postleitzahlenbereiches vorliegt, kann die Sendung weiterlaufen und die nächste Sendung verarbeitet werden.After the shipment has been addressed, it is transported to a conventional inserting device. Envelope 2 follows. The inserting device is additionally equipped with an optical recognition unit 3 . This optical recognition unit 3 reads out certain data fields of the address data record, converts them into a code that can be understood by a data comparison unit 6 . The data comparison unit is connected to the recognition unit 3 and to the computer system 4 by a data cable. In the data comparison unit 6 , the data are compared with the address data from the address database 4 and as soon as the recipient address or the postal code area has been clearly identified, the shipment can continue and the next shipment can be processed.

Im Anschluß an die Erkennung 3 der Empfängeradresse kann nun ein maschinenlesbarer Code, hier ein Strichcode auf der Sendung mittels einer Codiereinheit 5 aufgebracht werden. Die Daten, die für die Codierung benötigt werden, überträgt die Datenvergleichseinheit mittels einer Datenleitung an die Codiereinheit. Diese Codiereinheit 5 ist beispielsweise ein Drucker, der einen Strichcode direkt auf den Brief aufdruckt oder Strichcodeetiketten erzeugt, die auf das Paket oder den Brief aufgeklebt werden.Following the recognition 3 of the recipient address, a machine-readable code, here a bar code, can now be applied to the shipment by means of a coding unit 5 . The data comparison unit transmits the data required for the coding to the coding unit by means of a data line. This coding unit 5 is, for example, a printer that prints a bar code directly on the letter or generates bar code labels that are stuck onto the package or the letter.

Im folgenden wird an Hand der spezifischen maschinenlesbaren Information eine Sortierung 7 der Briefe nach Postleitzahlenbereichen vorgenommen und bei der Postgesellschaft aufgeliefert 8. Diese muß weder die Adresse des Empfängers erkennen, noch muß sie nicht erkannte Adressen manuell nachbearbeiten, sondern sie kann die Briefe direkt nach Postleitzahlen sortiert im Feinverteilungsbereich aufnehmen und von dort versenden. Dadurch kann die Postgesellschaft erhebliche Kosten einsparen. Diese Einsparungen können dem Absender in Form von verbilligtem Porto in vollem Umfang gutgeschrieben werden. In the following, on the basis of the specific machine-readable information, a sorting 7 of the letters according to zip code areas is carried out and delivered to the postal company 8. The latter does not have to recognize the address of the recipient, nor does it have to postprocess recognized addresses manually, but it can directly process the letters according to zip codes Sort sorted in the distribution area and send from there. As a result, the postal company can save considerable costs. These savings can be fully credited to the sender in the form of reduced postage.

Die Sortierung wird verfeinert durch gespeicherte Routendaten des Zustellers, die als Sortierkriterium dienen. Ein handgeführter Scanner ermöglicht dem Zusteller, die maschinenlesbare codierte Information zu speichern und so dem Absender eine genaue Zustellzeit mitzuteilen. The sorting is refined by saved Route data of the deliverer, which is a sorting criterion serve. A hand-held scanner enables this Deliverer, the machine-readable coded information save and so the sender an exact delivery time to communicate.

Reference list

11

Adressieren durch Adressiereinheit
Addressing by addressing unit

22nd

Kuvertieren durch Kuvertiervorrichtung
Inserting using an inserting device

33rd

Erkennen durch Erkennungseinheit
Recognize by recognition unit

44th

Adressdatenbank
Address database

55

Codiereinheit
Coding unit

66

Datenvergleich durch Datenvergleichseinheit
Data comparison by data comparison unit

77

Sortieren
sort by

88th

Auflieferung zur Postgesellschaft
Delivery to the postal company

Claims

1.Procedure for making mass mailings ready for delivery, which are provided with addresses from an address database, the method consisting of the process steps of addressing, inserting and delivering to the postal company, characterized in that at least one data field of the address of an individual mailing of the bulk mailing is recognized and one machine-readable coded information is applied to the postal company before the bulk mailing is delivered.

2. The method according to claim 1, characterized ge indicates that the detection by Comparison with the records from the Address database is improved and Detection errors may be corrected.

3. The method according to claim 1 or 2, characterized characterized that sorting the Individual shipments, especially according to the route of the Deliverer, depending on the content of the machine-readable coded information before Delivery of the bulk shipment to the postal company he follows.

4. The method according to claim 1, 2 or 3, characterized characterized in that upon delivery read the machine readable encoded information and is saved, especially together with the time of delivery.

5. The method according to claim 1, 2, 3 or 4, because characterized in that as machine readable encoded information Barcode, especially on one Barcode label is applied.

6. The method according to claim 1, 2, 3 or 4, because characterized in that as Information carrier of the machine-readable coded Information a transponder is used.

7. Inserting device for bulk mailings that are provided with addresses from an address database, characterized in that the inserting device ( 2 ) has a recognition unit ( 3 ), preferably an optical recognition unit, for recognizing ( 3 ) a recipient address, and a coding unit ( 5 ) for applying machine-readable coded information, preferably on an information carrier, to the detection unit ( 3 ) via a data line.

8. Inserting device according to claim 7, characterized in that the recognition unit ( 3 ) has a data comparison unit ( 6 ) which is connected to the database ( 4 ) and supports the recognition of the data fields.

9. Inserting device according to claim 7 or 8, there characterized in that the Inserting device a sorting device has, which with the data comparison unit in Operational connection is in the Data comparison unit a memory for one Sorting criterion is provided in the in particular filed a route of a delivery agent is.

10. Inserting device according to one of claims 7 to 9, characterized thereby records that the inserting unit handheld scanner is assigned by Read the encoded information Delivery record with information about the Identity of the deliverer and recipient as well as is designed to generate the time.

11. Inserting device according to one of claims 7 up to 10, characterized records that the machine readable encoded Information is designed as a bar code.

12. Inserting device according to one of claims 7 up to 10, characterized records that the information carrier as Barcode label is formed.

13. Inserting device according to one of claims 7 up to 10, characterized records that the information carrier as Transponder is formed.