DE102010031346B3

DE102010031346B3 - Procedure for sending an e-mail

Info

Publication number: DE102010031346B3
Application number: DE201010031346
Authority: DE
Inventors: Patentinhaber gleich
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2010-07-14
Filing date: 2010-07-14
Publication date: 2012-01-26
Anticipated expiration: 2030-07-15
Also published as: WO2012007322A1

Abstract

Ein Verfahren zum Versenden einer E-Mail, das einen Nachweis über das Versenden der E-Mail und einen Nachweis über den Inhalt der versendeten E-Mail ermöglicht, umfasst die Schritte: Versenden der E-Mail von einem Absender (SE) an mindestens einen Empfänger (RE), Versenden der E-Mail von dem Absender zusätzlich an einen Server (SRV), Erzeugen eines Hash-Codes aus der E-Mail durch den Server, automatisches Speichern des Absenders der E-Mail, des mindestens einen Empfängers der E-Mail, eines Zeitstempels, der anzeigt, wann die E-Mail im Server empfangen worden ist, und des Hash-Codes in dem Server, automatisches Versenden einer Aufforderungs-E-Mail von dem Server an den mindestens einen Empfänger, die eine vollständige Kopie der E-Mail und den Hash-Code umfasst, Senden einer Empfangsbestätigungs-E-Mail an den Absender, die eine vollständige Kopie der E-Mail und den Hash-Code umfasst, und Löschen der E-Mail in dem Server.A method for sending an e-mail, which enables proof of the sending of the e-mail and proof of the content of the sent e-mail, comprises the steps: Sending the e-mail from a sender (SE) to at least one Recipient (RE), the sender also sends the e-mail to a server (SRV), the server generates a hash code from the e-mail, automatic storage of the sender of the e-mail, the at least one recipient of the e-mail -Mail, a time stamp indicating when the e-mail was received in the server, and the hash code in the server, automatic sending of a request e-mail from the server to the at least one recipient, which is a complete copy the email and the hash code, sending an acknowledgment email to the sender including a full copy of the email and the hash code, and deleting the email in the server.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Versenden einer E-Mail, das einen Nachweis über das Versenden der E-Mail und einen Nachweis über den Inhalt der versendeten E-Mail ermöglicht.The invention relates to a method for sending an e-mail that allows proof of sending the e-mail and proof of the content of the e-mail sent.

E-Mail wird zunehmend zur Kommunikation zwischen Unternehmen, Institutionen, Privatpersonen usw. verwendet. Der Nachweis darüber, ob eine E-Mail tatsächlich beim Empfänger empfangen worden ist und welchen Inhalt die E-Mail hatte, ist jedoch nur schwer zu führen.E-mail is increasingly being used for communication between companies, institutions, individuals and so on. The proof of whether an e-mail has actually been received by the recipient and what content the e-mail had, however, is difficult to manage.

Die nicht vorveröffentlichte Offenlegungsschrift DE 10 2009 021 028 A1 offenbart ein Verfahren zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail, bei dem die versendete E-Mail automatisch in einem Server eines Dienstleisters gespeichert wird. Das Speichern der E-Mail in dem Server des Dienstleisters kann jedoch aus datenschutzrechtlichen Gründen unerwünscht sein.The non-prepublished publication DE 10 2009 021 028 A1 discloses a method for detecting the access and content of an e-mail in which the sent e-mail is automatically stored in a server of a service provider. Saving the e-mail in the server of the service provider, however, may be undesirable for data protection reasons.

Die US 2005/0021963 A1 zeigt ein Verfahren zum Versenden einer E-Mail, das einen Nachweis über das Versenden der E-Mail ermöglicht, wobei von einem Server ein Hash-Code basierend auf dem Inhalt der E-Mail und gegebenenfalls vorhandenen Anlagen erzeugt wird.The US 2005/0021963 A1 shows a method for sending an e-mail that allows proof of sending the e-mail, wherein a server generates a hash code based on the content of the e-mail and any existing attachments.

Die US 2002/0040387 A1 zeigt ein Verfahren zum Nachverfolgen einer E-Mail mittels eines Servers, der als sogenanntes Gateway fungiert. Eine gesendete E-Mail wird vom Server um einen HTML-Code ergänzt und an den eigentlichen Empfänger versendet. Der HTML-Code bewirkt einen Zugriff auf den Server, so dass ein Zugang der E-Mail beim Empfänger nachgewiesen werden kann.The US 2002/0040387 A1 shows a method for tracking an e-mail using a server that acts as a so-called gateway. A sent e-mail is supplemented by the server with an HTML code and sent to the actual recipient. The HTML code causes an access to the server, so that an access of the e-mail to the receiver can be proven.

Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zum Versenden einer E-Mail zur Verfügung zu stellen, das einen Nachweis über das Versenden der E-Mail und einen Nachweis über den Inhalt der versendeten E-Mail ermöglicht, ohne dass die E-Mail in einem Server gespeichert werden muss. Das Verfahren soll es weiter ermöglichen, dass herkömmliche E-Mail-Programme ohne Änderung weiter verwendet werden können.The invention is therefore based on the object of providing a method for sending an e-mail that provides proof of sending the e-mail and proof of the content of the e-mail sent without the e-mail must be stored in a server. The process should further enable conventional e-mail programs to continue to be used without modification.

Die Erfindung löst diese Aufgabe durch ein Verfahren nach Anspruch 1.The invention solves this problem by a method according to claim 1.

Bevorzugte Ausführungsformen sind Gegenstand der Unteransprüche, die hiermit durch Bezugnahme zum Inhalt der Beschreibung gemacht werden.Preferred embodiments are subject of the subclaims, which are hereby incorporated by reference into the content of the description.

Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren zum Versenden einer E-Mail, das einen Nachweis über das Versenden der E-Mail und einen Nachweis über den Inhalt der versendeten E-Mail ermöglicht, wird, wie üblich, die E-Mail von einem Absender an (mindestens) einen Empfänger gesendet. Zusätzlich wird die E-Mail parallel bzw. gleichzeitig auch an einen speziell hierfür vorgesehen Server gesendet, der weder vom Absender noch vom Empfänger, zumindest mit vertretbarem Aufwand, manipulierbar ist.In the method according to the invention for sending an e-mail, which provides proof of the sending of the e-mail and a proof of the content of the e-mail sent, the e-mail from a sender (as a rule) is sent as usual. sent a recipient. In addition, the e-mail is sent in parallel or at the same time to a dedicated server that can not be manipulated by the sender or the recipient, at least with reasonable effort.

Wenn die E-Mail des Absenders durch den Server empfangen wird, erzeugt dieser mittels einer geeigneten, unumkehrbaren Hash-Funktion einen Hash-Code basierend auf der E-Mail und sämtlicher Anlagen. Die Hash-Funktion bildet hierbei beispielsweise die E-Mail inklusive des Inhalts sämtlicher Adressenfelder und sämtlicher Anlagen auf den Hash-Code ab, indem beispielsweise die Daten der E-Mail in binärer Darstellung durch die Hash-Funktion geeignet verarbeitet werden. Mögliche Werte des Hash-Codes können skalare Werte aus einer Teilmenge der natürlichen Zahlen sein. Der Hash-Code bildet einen anonymisierten Fingerabdruck der E-Mail, wobei der Hash-Code aus der E-Mail berechenbar ist, nicht jedoch die E-Mail aus dem Hash-Code. Ein Verändern der E-Mail führt in praktisch allen Fällen auch zu einem veränderten Hash-Code, wodurch ein nachträgliches Verändern der E-Mail nachweisbar ist. Im Übrigen sei auch auf die einschlägige Fachliteratur zu Hash-Codes verwiesen.When the sender's e-mail is received by the server, it generates a hash code based on the e-mail and any attachments using a suitable, irreversible hash function. For example, the hash function maps the e-mail, including the contents of all address fields and all attachments, to the hash code, for example, by appropriately processing the data of the e-mail in binary representation by means of the hash function. Possible values of the hash code can be scalar values from a subset of the natural numbers. The hash code forms an anonymous fingerprint of the e-mail, whereby the hash code can be calculated from the e-mail, but not the e-mail from the hash code. Modifying the e-mail also leads to a changed hash code in virtually all cases, as a result of which subsequent alteration of the e-mail can be detected. Incidentally, reference is also made to the relevant specialist literature on hash codes.

Der Server speichert nun automatisch den Absender der E-Mail, den mindestens einen Empfänger der E-Mail, einen Zeitstempel, der anzeigt, wann die E-Mail im Server empfangen worden ist, und den Hash-Code. Es versteht sich, dass auch noch weitere Daten der E-Mail gespeichert werden können, beispielsweise die Betreff-Zeile usw. Zusätzlich kann eine eindeutige E-Mail-Identifikation (E-Mail-ID) erzeugt und abgespeichert werden, die als Referenz bzw. Handle für die E-Mail dient.The server now automatically stores the sender of the e-mail, the at least one recipient of the e-mail, a timestamp indicating when the e-mail was received in the server, and the hash code. It is understood that even more data of the e-mail can be stored, such as the subject line, etc. In addition, a unique e-mail identification (e-mail ID) can be generated and stored for reference or Handle for the e-mail serves.

Der Server ermittelt nun, beispielsweise durch geeignetes Auslesen von Adressenfeldern der E-Mail, den bzw. die Empfänger und versendet eine Aufforderungs-E-Mail an den bzw. die Empfänger, die eine vollständige Kopie der originalen E-Mail und den Hash-Code umfasst.The server now determines, for example, by appropriately reading out address fields of the e-mail, the recipient (s) and sends a request e-mail to the recipient (s) who provide a complete copy of the original e-mail and hash code includes.

Danach oder bereits nach dem Empfangen der E-Mail im Server wird eine Empfangsbestätigungs-E-Mail an den Absender gesendet, die eine vollständige Kopie der originalen E-Mail und den Hash-Code umfasst, um das Versenden der E-Mail von dem Absender an den Server durch den Server zu quittieren.Thereafter, or after receiving the e-mail in the server, a receipt confirmation e-mail is sent to the sender, which includes a complete copy of the original e-mail and hash code, for sending the e-mail from the sender to acknowledge to the server through the server.

Abschließend wird die E-Mail im Server einschließlich sämtlicher Anlagen unwiederbringlich gelöscht, um einen unbefugten Zugriff auf die E-Mail von vorneherein zu unterbinden. Trotz des Löschens der E-Mail ist ein Nachweis über den Inhalt der versendeten E-Mail anhand des Hash-Codes möglich, da der Hash-Code ein anonymisiertes Abbild der E-Mail bildet. Ein Verändern der E-Mail führt in praktisch allen Fällen auch zu einem veränderten Hash-Code, wodurch ein nachträgliches Verändern der E-Mail nachweisbar ist.Finally, the e-mail in the server including all attachments is irretrievably deleted to prevent unauthorized access to the e-mail from the outset. Despite the deletion of the e-mail is proof of the content of sent e-mail using the hash code possible because the hash code forms an anonymous image of the e-mail. Modifying the e-mail also leads to a changed hash code in virtually all cases, as a result of which subsequent alteration of the e-mail can be detected.

Üblicherweise wird der Server von einem vertrauenswürdigen Dienstleister betrieben, wodurch eine Manipulation der im Server gespeicherten Daten weder vom Absender noch vom Empfänger (mit vertretbarem Aufwand) möglich ist. Hierdurch unterscheidet sich das erfindungsgemäße Verfahren beispielsweise auch vom bloßen Bestätigen des Erhalts der E-Mail durch den Empfänger, beispielsweise durch simples Bestätigen des Empfangs durch Reply-E-Mail, da die derart entstehenden Daten vom Absender bzw. vom Empfänger in ihren jeweiligen Systemen vergleichsweise einfach manipuliert werden können.Typically, the server is operated by a trusted service provider, whereby a manipulation of the data stored in the server, neither the sender nor the recipient (with reasonable effort) is possible. In this way, the method according to the invention differs, for example, from simply confirming the receipt of the e-mail by the recipient, for example by simply confirming the receipt by reply e-mail, since the resulting data from the sender or the recipient in their respective systems comparatively can be easily manipulated.

Wenn ein Absender eine E-Mail versenden möchte, wobei ein Nachweis über das Versenden der E-Mail und einen Nachweis über den Inhalt der versendeten E-Mail möglich sein soll, genügt es, zusätzlich die Server-E-Mail-Adresse (z. B. einschreiben@trusteE-Mail.com) beispielsweise in ein An-Feld und/oder ein Carbon Copy(CC)-Adressenfeld einzutragen.If a sender wishes to send an e-mail, where proof of sending the e-mail and proof of the content of the sent e-mail should be possible, it is sufficient to additionally use the server e-mail address (eg. B. einschreiben@trusteE-Mail.com), for example, in a To field and / or a Carbon Copy (CC) address field.

Für den Fall einer notwendigen Beweisführung muss derjenige, der die Beweislast trägt, die E-Mail und den zugehörigen Hash-Code beibringen. Wenn aus der E-Mail derselbe Hash-Code erzeugbar ist, ist bewiesen, dass die E-Mail nicht modifiziert worden und somit identisch mit der ursprünglich gesendeten E-Mail ist. Der Nachweis bezüglich der Kommunikation selbst ist im Server manipulationssicher hinterlegt und kann beispielsweise anhand der E-Mail-ID oder anhand anderer Parameter vom Server abgerufen werden.In the case of necessary evidence, the person bearing the burden of proof must provide the e-mail and the associated hash code. If the same hash code can be generated from the e-mail, it is proven that the e-mail has not been modified and is therefore identical to the originally sent e-mail. The proof regarding the communication itself is stored tamper-proof in the server and can be retrieved from the server, for example by means of the e-mail ID or other parameters.

In einer Weiterbildung umfasst die Aufforderungs-E-Mail eine Aufforderung für den mindestens einen Empfänger, den Empfang der E-Mail und/oder den Empfang der Aufforderungs-E-Mail an den Server zu bestätigen. Wenn die Bestätigung des Empfängers eingeht, wird die Bestätigung, insbesondere mit dem exakten Bestätigungszeitpunkt, im Server gespeichert und eine Quittungs-E-Mail an den Absender gesendet, die dem Absender mitteilt, dass der Empfänger den Empfang der E-Mail bestätigt hat. Bevorzugt überprüft der Server während eines vorgegebenen Zeitintervalls, ob eine Bestätigung vom Empfänger eingeht, und sendet eine Protokoll-E-Mail an den Absender mit dem Inhalt, dass der Empfänger den Empfang der E-Mail nicht bestätigt hat, wenn während des vorgegebenen Zeitintervalls keine Bestätigung beim Server eingeht. Die Protokoll-E-Mail kann darüber hinaus Informationen darüber umfassen, welcher Empfänger wann die E-Mail bestätigt hat und welcher Empfänger den Empfang der E-Mail innerhalb des vorgegebenen Zeitintervalls nicht quittiert bzw. bestätigt hat.In a further development, the request e-mail includes a request for the at least one recipient to confirm the receipt of the e-mail and / or the receipt of the request e-mail to the server. When the confirmation of the recipient arrives, the confirmation, in particular with the exact confirmation time, is stored in the server and an acknowledgment e-mail is sent to the sender telling the sender that the recipient has confirmed receipt of the e-mail. Preferably, the server checks for a given time interval whether an acknowledgment from the recipient is received, and sends a protocol e-mail to the sender with the content that the recipient has not confirmed the receipt of the e-mail if none during the predetermined time interval Confirmation is received by the server. The protocol e-mail can also contain information about which recipient has confirmed the e-mail when and which recipient has not acknowledged receipt of the e-mail within the specified time interval.

In einer Weiterbildung ist die Aufforderung, den Empfang der E-Mail an den Server zu bestätigen, in der vom Server gesendeten Aufforderungs-E-Mail als ein HTTP-Link ausgebildet, wobei ein Klick auf den HTTP-Link durch den Empfänger einen Zugriff auf den Server bewirkt, der im Server protokolliert wird, wobei beispielsweise ein Serverzugriffszeitpunkt und eine eindeutige E-Mail-Identifikation mitprotokolliert werden können.In a further development, the request to confirm the receipt of the e-mail to the server is formed in the request e-mail sent by the server as an HTTP link, wherein a click on the HTTP link by the recipient accesses causes the server to be logged in the server, where, for example, a server access time and a unique e-mail identification can be logged.

In einer Weiterbildung umfasst das Versenden der E-Mail von dem Absender an den mindestens einen Empfänger und das Versenden der E-Mail von dem Absender zusätzlich an den Server ein Eintragen der E-Mail-Adresse des mindestens einen Empfängers in ein An-Adressenfeld und ein Eintragen der E-Mail-Adresse des Servers in ein CC-Adressenfeld der zu sendenden E-Mail. Auf diese Weise können Empfängeradresse und Serveradresse logisch voneinander getrennt werden. Selbstverständlich kann die E-Mail-Adresse des Servers auch zusätzlich zu der Adresse des Empfängers in das An-Adressenfeld eingetragen werden.In a development, sending the e-mail from the sender to the at least one recipient and sending the e-mail from the sender in addition to the server includes entering the e-mail address of the at least one recipient in an An-address field and Entering the server's e-mail address into a CC address field of the e-mail to be sent. In this way, recipient address and server address can be logically separated. Of course, the e-mail address of the server can also be entered in addition to the address of the recipient in the To address field.

Die Erfindung wird nachfolgend unter Bezugnahme auf die beigefügte Figur beschrieben. Hierbei zeigt:The invention will be described below with reference to the accompanying figure. Hereby shows:

1 einen Ablauf eines erfindungsgemäßen Verfahrens zum Versenden einer E-Mail, das einen Nachweis über das Versenden der E-Mail und einen Nachweis über den Inhalt der versendeten E-Mail ermöglicht. 1 a sequence of a method according to the invention for sending an e-mail, which provides proof of sending the e-mail and proof of the content of the e-mail sent.

Bezugnehmend auf 1 versendet ein Absender SE in einem ersten Schritt 1, der in Teilschritte 1a und 1b unterteilt ist, eine E-Mail in dem Teilschritt 1a an einen Empfänger RE und in dem Teilschritt 1b an einen Server SRV. Dies geschieht beispielsweise dadurch, dass der Absender SE die E-Mail-Adresse des Empfängers RE in ein An-Adressenfeld der zu sendenden E-Mail einträgt und die E-Mail-Adresse des Servers SRV in ein CC-Adressenfeld derselben zu sendenden E-Mail einträgt. Nach dem Eintragen der Adressen des Empfängers RE und des Servers SRV in die zu sendende E-Mail wird diese herkömmlich versendet.Referring to 1 a sender sends SE in a first step 1 that in part steps 1a and 1b is divided, an e-mail in the sub-step 1a to a receiver RE and in the sub-step 1b to a server SRV. This happens, for example, in that the sender SE enters the e-mail address of the recipient RE in an to-address field of the e-mail to be sent, and the e-mail address of the server SRV in a CC address field of the same e-mail to be sent. Mail enters. After entering the addresses of the receiver RE and the server SRV in the e-mail to be sent this is sent by conventional.

Sämtliche im Server SRV durchgeführten Schritte bzw. Aktionen werden durch den Server in Form eines Routing- bzw. Sende-Protokolls protokolliert, wobei beispielsweise durch Vergabe einer eindeutigen E-Mail-ID sichergestellt werden kann, dass eine eindeutige Zuordnung des Sende-Protokolls zu der E-Mail möglich ist.All steps or actions performed in the server SRV are logged by the server in the form of a routing or transmission protocol, whereby it can be ensured, for example, by assigning a unique e-mail ID, that a unique assignment of the transmission protocol to the E-mail is possible.

In einem Schritt 2 erzeugt der Server SRV einen Hash-Code der gesamten E-Mail nach einem herkömmlichen Verfahren, wodurch ein so genannter digitaler Fingerabdruck der E-Mail erzeugt wird. Die E-Mail bzw. der Inhalt kann jedoch aus dem Hash-Code nicht regeneriert werden. Des weiteren speichert der Server SRV den Absender der E-Mail, den mindestens einen Empfänger der E-Mail, einen E-Mail-Betreff, einen Zeitstempel, der anzeigt, wann die E-Mail im Server empfangen worden ist, eine eindeutig erzeugte E-Mail-ID und den Hash-Code. Diese Daten können beispielsweise als Sende-Protokoll vorliegen, wobei das Sende-Protokoll mittels der E-Mail-ID eindeutig referenziert werden kann. In one step 2 The server SRV generates a hash code of the entire e-mail according to a conventional method, whereby a so-called digital fingerprint of the e-mail is generated. However, the e-mail or content can not be regenerated from the hash code. Further, the server SRV stores the sender of the e-mail, the at least one recipient of the e-mail, an e-mail subject, a timestamp indicating when the e-mail has been received in the server, a uniquely generated e Mail ID and hash code. This data can be present, for example, as a transmission protocol, whereby the transmission protocol can be uniquely referenced by means of the e-mail ID.

In einem Schritt 3 wird das Versenden der E-Mail im Schritt 1b an den Server SRV durch den Server SRV dadurch quittiert, dass dieser eine Empfangsbestätigungs-E-Mail an den Absender SE sendet, die eine vollständige Kopie der E-Mail, den Hash-Code und die E-Mail-ID umfasst und die bestätigt, dass der Server SRV eine E-Mail erhalten hat, deren Zugang zu protokollieren ist.In one step 3 will be sending the e-mail in step 1b to the server SRV by the server SRV in that it sends a receipt confirmation e-mail to the sender SE, which comprises a complete copy of the e-mail, the hash code and the e-mail ID and confirms that that the server SRV has received an e-mail whose access is to be logged.

In einem Schritt 4 wird/werden die durch den Server SRV empfangene E-Mail bzw. deren Adressenfelder durchsucht, um die Adresse des Empfängers RE zu ermitteln, der die E-Mail quittieren soll. Nachdem die Adresse des Empfängers RE im Server SRV ermittelt worden ist, sendet der Server SRV im Schritt 4 weiter eine Aufforderungs-E-Mail an den Empfänger RE, die eine vollständige Kopie der E-Mail, die E-Mail-ID und den Hash-Code umfasst und mittels der der Empfänger RE aufgefordert wird, den Empfang der im Teilschritt 1a gesendeten E-Mail an den Server SRV zu bestätigen. Die Aufforderung, den Empfang der E-Mail bzw. der Aufforderungs-E-Mail an den Server SRV zu bestätigen, ist in der im Schritt 4 gesendeten Aufforderungs-E-Mail als ein Bestätigungs-HTTP-Link abgebildet.In one step 4 the e-mail or its address fields received by the server SRV is / are searched to determine the address of the recipient RE that is to acknowledge the e-mail. After the address of the receiver RE has been determined in the server SRV, the server sends SRV in step 4 a request e-mail to the recipient RE, which includes a complete copy of the e-mail, the e-mail ID and the hash code and by means of which the recipient RE is requested to receive the in the substep 1a sent e-mail to the server SRV to confirm. The request to confirm the receipt of the e-mail or the request e-mail to the server SRV is in the step 4 sent as a confirmation HTTP link.

Nach Schritt 4, d. h. nach dem Versenden der Aufforderungs-E-Mail, die eine vollständige Kopie der E-Mail, die E-Mail-ID und den Hash-Code umfasst, an den Empfänger RE liegt der Kommunikationsvorgang zum Empfänger RE hin protokolliert vor. Somit wurde der Status eines Einwurfeinschreibens erreicht, wobei zusätzlich ein Nachweis über den Inhalt der versendeten E-Mail möglich ist.After step 4 That is, after the sending of the request email, which includes a complete copy of the email, the email ID and the hash code, to the receiver RE, the communication process is logged to the receiver RE. Thus, the status of a registered letter was reached, with additional proof of the content of the sent e-mail is possible.

In einem Schritt 5 wird die im Schritt 1b an den Server SRV gesendete E-Mail und sämtliche Anlagen der E-Mail aus Datenschutzgründen unwiederbringlich d. h. sicher im Server SRV gelöscht. Selbstverständlich bleiben die im Schritt 2 gespeicherten Daten, d. h. der Absender der E-Mail, der mindestens eine Empfänger der E-Mail usw. einschließlich des Routing- bzw. Sende-Protokolls in einem nicht näher dargstellten Massenspeicher des Servers SRV gespeichert, wobei als Referenz oder Handle dieses Datensatzes beispielsweise die E-Mail-ID dienen kann.In one step 5 will be in the step 1b For reasons of data protection, the e-mail sent to the server SRV and all attachments of the e-mail are irretrievably deleted, ie safely deleted in the server SRV. Of course they stay in step 2 stored data, ie the sender of the e-mail, the at least one recipient of the e-mail, etc. including the routing or transmission protocol stored in unspecified mass storage of the server SRV, as reference or handle of this record, for example, the E-mail ID can serve.

Wenn der Empfänger RE den Empfang der E-Mail bzw. der Aufforderungs-E-Mail bestätigen will, klickt er auf den Bestätigungs-HTTP-Link der Aufforderungs-E-Mail, wodurch in einem Schritt 6 ein Zugriff auf den Server SRV bewirkt wird, der im Server SRV mit Zeitstempel protokolliert wird.When the recipient RE wishes to acknowledge receipt of the e-mail or the request e-mail, he clicks on the confirmation HTTP link of the request e-mail, which in one step 6 an access to the server SRV is effected, which is logged in the server SRV with time stamp.

Der Server SRV sendet darauf in einem Schritt 7 eine Quittungs-E-Mail an den Absender SE, wobei für diesen Fall der Vorgang abgeschlossen ist. Der Absender SE kann nun anhand der in Schritt 3 empfangenen Empfangsbestätigungs-E-Mail, dem Hash-Code und der Protokolldatensätze im Server SRV nachweisen, dass die im Schritt 1 gesendete E-Mail beim Empfänger RE angekommen ist und welchen Inhalt bzw. welche Anhänge die E-Mail hatte.The server SRV sends in one step 7 an acknowledgment e-mail to the sender SE, in which case the process is completed. The sender SE can now use the in step 3 receive acknowledgment e-mail, the hash code and the log records in the server SRV prove that the in step 1 Sent e-mail has arrived at the recipient RE and what content or attachments the e-mail had.

Nach Schritt 6, d. h. nachdem ein Zugriff auf den Server SRV aufgrund des Klickens auf den Bestätigungs-HTTP-Link protokolliert worden ist, liegt der Status eines Einschreibens mit unterschriebenem Rückschein vor, wobei zusätzlich ein Nachweis über den Inhalt der quittierten E-Mail möglich ist.After step 6 That is, after an access to the server SRV has been logged due to clicking on the confirmation HTTP link, the status of a registered letter with registered acknowledgment of receipt is present, with additional proof of the content of the acknowledged e-mail is possible.

Wenn der Empfänger RE innerhalb eines vorgegebenen Zeitintervalls, beispielsweise 3 Tagen, keine Bestätigung an den Server SRV sendet, kann der Server SRV den Absender SE mittels einer Protokoll-E-Mail benachrichtigen, dass der Zugang der E-Mail nicht nachgewiesen werden konnte. Der Absender SE kann sich nun für alternative Methoden entscheiden, um die der E-Mail zugrunde liegende Nachricht an den Empfänger RE zu versenden, beispielsweise das Versenden per Post mit Einschreiben und Rückschein.If the receiver RE does not send an acknowledgment to the server SRV within a predetermined time interval, for example 3 days, the server SRV can notify the sender SE by means of a protocol e-mail that the receipt of the e-mail could not be detected. The sender SE can now opt for alternative methods to send the message underlying the e-mail to the recipient RE, for example sending by mail with registered mail and return receipt.

Falls mehrere Empfänger vorhanden sind, wird die in 1 gezeigte Ausführungsform dahingehend erweitert, dass der Server SRV jedem der Empfänger eine Aufforderungs-E-Mail sendet und überwacht, welcher der Empfänger den Empfang der Aufforderungs-E-Mail bestätigt. Der Server SRV teilt dem Absender SE dann mittels einer abschließenden Protokoll-E-Mail mit, welche Empfänger den Empfang bestätigt haben und welche nicht.If there are multiple recipients, the in 1 shown embodiment in that the server SRV sends a request e-mail to each of the recipients and monitors which the receiver confirms the receipt of the request e-mail. The server SRV then informs the sender SE by means of a concluding protocol e-mail which recipients have confirmed receipt and which have not.

Die gezeigten Ausführungsformen ermöglichen einen zuverlässigen Nachweis des Zugangs und des Inhalts der vom Absender SE gesendeten E-Mail, falls der Empfänger RE den Empfang bestätigt bzw. quittiert. Die diesbezüglichen Protokollinformationen werden in dem Server SRV gespeichert, der üblicherweise von einem Dienstleister betrieben wird, der einen manipulationssicheren Betrieb des Servers SRV sicherstellt. Mit anderen Worten können weder der Absender SE noch der Empfänger RE die entsprechenden Datensätze manipulieren, was beispielsweise bei einer einfachen Antwort-E-Mail bzw. einer Lesebestätigung des Empfängers RE möglich wäre.The embodiments shown enable a reliable proof of the access and the content of the e-mail sent by the sender SE if the receiver RE confirms the receipt. The related protocol information is stored in the server SRV, which is usually operated by a service provider who ensures tamper-proof operation of the server SRV. In other words, neither the sender SE nor the receiver RE can manipulate the corresponding data records, which would be possible, for example, in the case of a simple response e-mail or a read acknowledgment of the recipient RE.

Darüber hinaus ist das Verfahren aufgrund des erfindungsgemäßen Servers SRV, auf dem die zum Nachweisen wesentlichen Protokollschichten ablaufen, in Verbindung mit herkömmlichen E-Mail-Programmen verwendbar, ohne dass hierfür aufwändige Änderungen, beispielsweise sogenannten Plug-Ins, notwendig wären. Es muss lediglich in einem An-Feld bzw. einem CC-Feld die E-Mail-Adresse des Servers SRV eingetragen werden, beispielsweise exemplarisch Einschreiben@trusteE-Mail.de. Die weiteren wesentlichen Schritte werden anschließend vom Server SRV automatisiert durchgeführt.In addition, due to the server SRV according to the invention, on which the protocol layers essential for the proofing run, the method can be used in conjunction with conventional e-mail programs, without the need for elaborate changes, for example so-called plug-ins. All you have to do is enter the e-mail address of the SRV server in an To field or a CC field, for example, write to@trustee-mail.com. The further essential steps are subsequently carried out automatically by the server SRV.

Claims

Procedure for sending an e-mail that provides proof of sending the e-mail and proof of the content of the e-mail sent, with the following steps: - sending the e-mail from a sender (SE) to at least one recipient (RE), - sending the e-mail from the sender in addition to a server (SRV), Generating a hash code from the e-mail by the server, Automatically saving the sender of the e-mail, the at least one recipient of the e-mail, a timestamp indicating when the e-mail was received in the server, and the hash-code in the server, Automatically sending a request e-mail from the server to the at least one recipient comprising a complete copy of the e-mail and the hash code, Sending a receipt acknowledgment e-mail to the sender, comprising a complete copy of the e-mail and hash code, and - Delete the e-mail in the server.

A method according to claim 1, characterized in that the request e-mail comprises a request for the at least one recipient to confirm the receipt of the e-mail and / or the receipt of the request e-mail to the server.

Method according to claim 2, characterized by the steps: Checking by the server whether a confirmation is received from the at least one recipient and if a confirmation is received from the at least one recipient, - Saving the confirmation in the server and - Send a receipt e-mail to the sender.

A method according to claim 2 or 3, characterized in that The request to confirm the receipt of the e-mail to the server is represented in the request e-mail sent by the server as an HTTP link, wherein a click on the HTTP link causes the server to access logged in the server.

Method according to one of the preceding claims, characterized in that - Sending the e-mail from the sender to the at least one recipient and sending the e-mail from the sender in addition to the server comprises: - Enter the e-mail address of the at least one recipient into an To address field and enter the server's e-mail address in the To address field and / or a CC address field of the e-mail to be sent.