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Die
Erfindung betrifft ein System zur automatischen Erstellung von Aufgabenlisten
aus Eintragungen in mehreren Dokumenten, wie z. B. Protokollen von
Projektbesprechungen.
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Bei
größeren Projekten,
insbesondere im Baugewerbe, ist es üblich, dass verschiedene Personengruppen
den Fortgang des Projekts und die Zuordnung von vorzunehmenden Handlungen
zu einzelnen Personen sowie die getroffenen Entscheidungen in Protokollen
dokumentieren. In der Regel wird daher durch eine Mehrzahl von Personen,
die auch unterschiedlichen Gruppen zugeordnet sein können, eine
Vielzahl von teilweise miteinander verknüpften Protokollen erzeugt.
Der reibungslose Fortgang eines Projekts hängt wesentlich davon ab, dass
die verantwortlichen Personen entscheidungsrelevante Informationen
aktuell zur Verfügung
haben. Da diese Informationen jedoch über die Vielzahl von Protokollen
verteilt sind, müsste
zum Auffinden der interessanten Informationen wiederholt eine Vielzahl
von Protokollen gelesen oder aber durch eine Suchmaschine abgesucht
werden. Dabei werden zwangsläufig
auch jeweils diejenigen Informationen, die aktuell nicht von Belang
sind, überprüft.
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Der
Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein System zu schaffen,
bei dem aus einer Vielzahl von Informationen die entscheidungserheblichen
oder zur Weiterverfolgung relevanten Informationen leicht erfasst
werden können.
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Die
Erfindung wird durch das System mit den Merkmalen des Anspruchs
1 gelöst.
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Gemäß der Erfindung
umfasst das System zur automatischen Erstellung einer Aufgabenliste eine
Mehrzahl von Eingabegeräten, über die
erstellte Protokolle übermittelt
werden können.
Hierzu sind die Eingabegeräte
z. B. Computer oder Laptops in einem Netzwerk mit einem zentralen
Speicher verbindbar. Die einzelnen Protokolle, die beispielsweise noch
zu erledigende Aufgaben enthalten, werden über das Netzwerk dem Speicher
zugeführt
und dort abgelegt. Mit dem zentralen Speicher ist ferner eine Recheneinheit
verbunden. Diese zentrale Recheneinheit ist so eingerichtet, dass
sie ein neu in dem zentralen Speicher abgelegtes Dokument automatisch
einliest und einen Teilbereich dieses neu abgelegten Dokuments auf
die Existenz wenigstens eines Schlüsselworts aus einer Gruppe
von Schlüsselwörtern oder
die Existenz einer Zeichenfolge in einem Schlüsselwortformat überprüft.
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Dieses
Vorgehen macht sich zunutze, dass die übermittelten Protokolle eine
bestimmte Gliederung aufweisen. So sind die einzelnen in einer Besprechung
abgehandelten Punkte in der Regel nummeriert, wobei zu jedem dieser
Ordnungspunkte eine Information (Inhalt) abgelegt ist. Zu diesen
einzelnen Informationsblöcken
wird dann in der Regel am rechten Seitenrand in einer Spalte beispielsweise
notiert, wer bis wann etwas zu tun hat. In diesem Fall wäre der entsprechende
Ordnungspunkt dieses Protokolls vom Typ „Aufgabe”, die eine bestimmte Person
zu erledigen hat. Wird während
einer Besprechung gemeinsam eine Entscheidung getroffen, so kann
dagegen zum Beispiel durch einen Eintrag des Begriffs „Beschluss” in der
rechten Spalte einen Ordnungspunkt als Entscheidung kennzeichnen.
Diese Systematik wird von dem erfindungsgemäßen System genutzt, indem bei
Auffinden eines Schlüsselworts
oder einer Zeichenfolge in einem Schlüsselwortformat der Ordnungspunkt
als von einem bestimmten Typ identifiziert wird. Ist das der Fall,
so wird hierzu ein Datenbankeintrag dieses Typs erzeugt. Aus diesen
Datenbankeinträgen,
sortiert nach Eintragstypen, wird dann eine Liste erzeugt, die alle
zu einem bestimmten Eintragstyp gehörenden Informationen erhält. Das
bedeutet beispielsweise beim Eintragstyp „Aufgabe”, dass bei Auftreten einer
Aufgabe, die in einem neu abgelegten Protokoll definiert ist, ein
Datenbankeintrag vom Typ „Aufgabe” gespeichert
wird. Da auch die vorzunehmende Handlung neben den identifizierten
Schlüsselwörtern und/oder
dem erkannten Schlüsselwortformat
zur Erkennung eines vorhandenen Datenbankeintrags verwendet wird,
kann auch eine Zuordnung nach Erledigung der Aufgabe erfolgen. In
der Datenbank sind somit letztlich diejenigen Einträge vorhanden
oder zumindest erkennbar, die zu noch nicht erfüllten Aufgaben gehören. Eine
aus diesen Datenbankeinträgen
erzeugte Liste ist daher übersichtlich
und gibt Entscheidern und Mitarbeitern schnell die benötigten Informationen
an die Hand.
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Weiterhin
ist es vorteilhaft, wenn die zentrale Recheneinheit ferner so eingerichtet
ist, dass sie zusätzlich
eine Liste der vorhandenen Einträge
vom Typ „Entscheidung” erzeugt.
Bei Erzeugen eines Datenbankeintrags wird vorzugsweise ein mit den
aufgefundenen Schlüsselwörtern bzw.
dem erkannten Schlüsselwortformat
verknüpfter
Abschnitt in die Datenbank übertragen.
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Eine
vereinfachte Darstellung des erfindungsgemäßen Systems ist in der 1 dargestellt und
wird in der nachfolgenden Beschreibung näher erläutert.
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In
der 1 ist das erfindungsgemäße System dargestellt. Zunächst werden
auf einem von mehreren Eingabegeräten 1.1, 1.2, 1.3, 1.4,
... in Projektbesprechungen Protokolle verfasst. Diese Protokolle
werden nach ihrer Fertigstellung in einem zentralen Speicher 2 abgelegt.
Die Verbindung zwischen den Eingabegeräten 1.1, 1.2.,
... zu dem Speicher 2 erfolgt über ein Netzwerk 3.
Das Netzwerk 3 ist vorzugsweise das Internet, sodass über bekannte
Verbindungsprotokolle eine Kommunikation zwischen den Eingabegeräten 1.i und
dem zentralen Speicher 2 erfolgen kann. Die weitere Verarbeitung
der Protokolle erfolgt im Anschluss unabhängig von den jeweiligen Eingabegeräten 1.i.
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Zur
Weiterverarbeitung der nunmehr in dem zentralen Speicher 2 abgelegten
Protokolle ist eine zentrale Recheneinheit 4 vorgesehen.
Die zentrale Recheneinheit 4 weist einen ersten Abschnitt 5 auf, der
geeignet ist, neu in den zentralen Speicher 2 abgelegte
Protokolle zu identifizieren und einzulesen. Die eingelesenen Protokolle
werden dann mit Hilfe eines Suchabschnitts 6 untersucht.
In dem Suchabschnitt 6 wird lediglich ein Teilbereich des
Protokolls bzw. des Dokuments untersucht. In dem Suchabschnitt 6 werden
dabei die in dem Teilbereich vorhandenen Ausdrücke auf Identität oder Ähnlichkeit
mit vorab definierbaren Schlüsselwörtern untersucht. Diese
Untersuchung kann dabei auch ein Erkennen eines bestimmten Schlüsselwortformats
umfassen. Dies bietet sich insbesondere für das Datumsformat an, da bei
Zuteilung von Aufgaben zu bestimmten Personen in der Regel ein Datum
für die
Erledigung gesetzt wird. Welche Schlüsselwörter in dem Teilbereich oder
erkannten Schlüsselwortformate
zur Identifizierung eines Typs „Aufgabe” oder beispielsweise eines
weiteren Typs „Entscheidung” führen, kann
individuell festgelegt werden. Es ist insbesondere auch möglich, mehrere
Kriterien miteinander zu verbinden, sodass lediglich bei Erkennen
eines Datums zusammen mit einem Namen eines am Projekt Beteiligten der
Typ „Aufgabe” identifiziert
wird.
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Ist
nach dem Auffinden von Schlüsselwörtern oder
entsprechenden Formaten eine Zuordnung zu einem bestimmten Typ erfolgt,
so wird in einem Extraktionsabschnitt 7 aus einem mit dem
aufgefundenen Schlüsselwort
verknüpften
Abschnitt des Dokuments die dort vorhandene Information extrahiert.
Im einfachsten Fall, beispielsweise einem Word-Dokument oder einer
Excel-Tabelle, erfolgt dies durch Auslesen des entsprechenden Textblocks.
Die Verknüpfung
eines Abschnitts mit dem aufgefundenen Schlüsselwort erfolgt z. B. durch
Zuordnen von den Tabellenzellen einer Zeile, in denen die Textinformation
vorhanden ist und in denen die aufgefundenen Schlüsselwörter erkannt
wurden. Insbesondere bietet es sich an, die Protokolle in einer dreispaltigen
Tabelle anzulegen. Dabei enthält
die linke Spalte eine Nummerierung der einzelnen Ordnungspunkte.
Die mittlere Spalte enthält
die Hauptinformation, beispielsweise über die zu erledigende Aufgabe
(Art, Umfang, weitere Ansprechpartner, ...), und in der dritten,
rechten Spalte sind die Schlüsselwörter anzugeben,
die später
für die
Identifizierung das Eintragstyps herangezogen werden. Verknüpft ist
dabei insbesondere die mittlere Spalte mit der rechten Spalte, wobei
jeweils die Zellen derselben Zeile miteinander verknüpft sind.
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War
eine Zuordnung eines auftretenden Ordnungspunkts des Protokolls
bzw. allgemein des Dokuments zu einem bestimmten Eintragstyp möglich, so
wird ein Datenbankeintrag dieses Eintragstyps erzeugt. Die Datenbank
ist dabei ebenfalls in der zentralen Speichereinheit 2 gespeichert.
Zur Überprüfung ob
der Ordnungspunkt erstmalig auftritt wird vorzugsweise der Inhalt
des verknüpften
Abschnitts analysiert. Hierzu können
Wortvergleiche mit vorhandenen Datenbankeinträgen durchgeführt wird,
um gleiche Inhalte zu ermitteln.
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Zusätzlich zu
dem beschriebenen Ausführungsbeispiel
können
auch Datenbankeinträge
eines anderen Eintragstyps erstellt werden. Insbesondere kann eine
Liste mit getroffenen Entscheidungen erzeugt werden. Hierzu ist
der entsprechende Ordnungspunkt in einem Protokoll als Entscheidung
zu kennzeichnen. Eine solche Kennzeichnung wird in dem zu untersuchenden
Teilbereich, also der dritten Spalte, vorgenommen.
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Zu
jedem Eintragstyp in der Datenbank wird dann durch die zentrale
Recheneinheit 4 in einem Filterabschnitt 8 durch
Filterung der Datenbankeinträge eine
Liste erzeugt und den Projektteilnehmern zur Verfügung gestellt.
Dies erfolgt wiederum über
das Netzwerk 3, sodass beispielsweise auch durch die Eingabegeräte 1.i jeweils
eine aktuelle Liste abrufbar ist. Das beschriebene System hat insbesondere
den Vorteil, dass jede der beteiligten Personen, insbesondere ohne
die Protokolle der anderen vollständig gelesen haben zu müssen, immer über den
aktuellen Stand der noch zu erledigenden Aufgaben informiert ist.
Auch eine aufwendige Suche nach Entscheidungen kann entfallen, da
diese ebenfalls vorzugsweise chronologisch in der Liste abgelegt
sind.
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Während Entscheidungen
jeweils nur einmal in einem Protokoll erscheinen, nämlich in
dem Protokoll zu derjenigen Besprechung, in der die Entscheidung
getroffen wurde, werden die unerledigten Aufgaben in das jeweils
nachfolgende Protokoll aufgenommen, bis eine Erledigung eintritt.
Datenbankeinträge
werden nach dem Einlesen eines Protokolls für alle in dem zuletzt eingelesenen
Protokoll vorhandenen Aufgaben erstellt. Die vorher bereits vorhandenen
Aufgaben, die zwischenzeitlich noch unerledigt sind, sind somit
in der Datenbank als zwei Einträge vorhanden.
Um nun keine Listen mit redundanten Aufgaben zu erhalten werden
die Datenbankeinträge gefiltert.
Dies kann z. B. mittels abgespeicherter Meta-Information erfolgen.
Hierzu wird zu jedem Datenbankeintrag eine Identifizierung gespeichert,
die eine eindeutige Zuordnung zu dem Protokoll enthält, auf dem
der Datenbankeintrag basiert.
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Eine
solche Vorgehensweise ist bei Entscheidungen nicht erforderlich,
da diese ohnehin lediglich einmal auftreten. Hier enthält die Datenbank folglich
zu jeder Entscheidung nur einen Eintrag.