DE102005062041A1

DE102005062041A1 - Verfahren zum Übermitteln von Dokumenten

Info

Publication number: DE102005062041A1
Application number: DE200510062041
Authority: DE
Inventors: Jan C. Wendenburg; Percy Dr. Dahm
Original assignee: AUTHENTIDATE INTERNAT AG; AUTHENTIDATE INTERNATIONAL AG
Current assignee: AUTHENTIDATE INTERNAT AG; AUTHENTIDATE INTERNATIONAL AG
Priority date: 2005-12-22
Filing date: 2005-12-22
Publication date: 2007-07-05
Also published as: WO2007074150A3; WO2007074150A2

Abstract

Um ein Dokument, insbesondere eine Rechnung, das von einem Empfänger per Telefax versandt wird, so zu übermitteln, dass es auf Empfängerseite weitgehend automatisiert bearbeitet werden kann und, im Falle einer Rechnung, für den Vorsteuerabzug geeignet ist, wird ein Verfahren mit den folgenden Verfahrensschritten vorgeschlagen: DOLLAR A a. Empfangen eines von einem Absender per Telefax versandten Dokuments an einem Faxempfangsserver; DOLLAR A b. Zurverfügungstellen eines Telefaxabbilds durch den Faxempfangsserver; DOLLAR A c. Erzeugen einer elektronischen Signatur zum Telefaxabbild und DOLLAR A d. Weiterleiten des Telefaxabbilds an eine das Telefaxabbild verarbeitende Stelle. DOLLAR A Eine für ein solches Verfahren geeignete Einrichtung zum Übermitteln von Dokumenten weist mindestens einen Faxempfangsserver zum Empfangen eines Telefax eines Absenders und zum Zurverfügungstellen eines Telefaxabbilds, Mittel zum Erzeugen einer elektronischen Signatur zum Telefaxabbild sowie Mittel zum elektronischen Weiterleiten des Telefaxabbilds auf.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Übermitteln eines Dokuments sowie eine Einrichtung zur Durchführung eines solchen Verfahrens.

Gemäß der EU-Direktive zur Harmonisierung der Umsatzsteuer-Gesetzgebung sowie entsprechender nationaler Regulierungen der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten ist es Unternehmen möglich, Rechnungslegungsprozesse vollständig elektronisch abzuwickeln. Zur Gewährleistung der Vorsteuerabzugsberechtigung auf Seiten des Rechnungsempfängers ist es dabei notwendig, elektronische Rechnungen zum Nachweis der Authentizität der Herkunft und der Integrität des Rechnungsdokuments elektronisch zu signieren. Das Qualitätsniveau der zu verwendenden elektronischen Signaturen ist dabei in einigen EU-Mitgliedsstaaten festgelegt – so berechtigen beispielsweise in Deutschland nur sogenannte qualifizierte elektronische Signaturen entsprechend dem Signaturgesetz zum Vorsteuerabzug.

Unter einer elektronischen Signatur werden dabei elektronische Daten verstanden, die die Authentizität und Integrität des signierten Dokuments sowie die Identität des Signierenden sicherstellen sollen. Sie wird erzeugt, indem zu dem zu signierenden Dokument mit einem Hash-Algorithmus, beispielsweise Sha-1, ein Hashwert erzeugt und der Hashwert mit einem kryptographischen Schlüssel verschlüsselt wird. Der kryptographische Schlüssel kann grundsätzlich ein geheimer, symmetrischer Schlüssel sein, mit dem zu einem späteren Zeitpunkt auch die Authentizität und Integrität des elektronisch signierten Telefax nachgewiesen werden kann. Bevorzugt wird jedoch ein asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren verwendet, bei dem zur Verschlüsselung des Hashwertes ein geheimer Schlüssel (private key) und zu einer späteren Entschlüsselung zur Überprüfung der Authentizität und Integrität der durch die elektronische Signatur signierten Daten ein öffentlicher Schlüssel (public key) verwendet wird, da die Überprüfung aufgrund der Bekanntheit des öffentlichen Schlüssels nicht nur auf wenige Personen beschränkt ist.

Insbesondere nach deutschem Recht werden allerdings elektronisch per Telefax übermittelte Rechnungen nur dann als vorsteuerabzugsberechtigt anerkannt, wenn sie von einem Endgerätefaxgerät zu einem Endgerätefaxgerät übermittelt worden sind, wenn also auf Absenderseite dem Rechnungsversand eine Papierrechnung zugrunde gelegen hat und auf Empfängerseite durch das Faxempfangsgerät unmittelbar eine Telefaxkopie auf Papier erzeugt wird.

Dies ist insbesondere dann problematisch, wenn eine automatisierte und insbesondere papierlose Verarbeitung von Rechnungen angestrebt wird, da Telefaxe, obwohl sie elektronisch übermittelt worden sind, genauso wie in Papierform per Post übermittelte Rechnungen zu handhaben sind, die in Papierform archiviert werden müssen und nur dann elektronisch bearbeitet werden können, wenn sie zur Bearbeitung beim Empfänger eingescannt werden.

Die Aufgabe der vorliegenden Erfindung besteht darin, ein Verfahren zur Übermittlung von Dokumenten sowie eine Einrichtung zur Durchführung eines solchen Verfahrens bereitzustellen, bei dem die beschriebenen Nachteile einer Telefaxübermittlung nicht mehr bestehen.

Diese Aufgabe wird mit einem Verfahren mit den Merkmalen des Anspruchs 1 sowie mit einer Einrichtung mit den Merkmalen des Anspruchs 14 gelöst.

Der Kerngedanke der vorliegenden Erfindung besteht darin, dass zwischen einem Telefaxgerät auf Seite des Absenders und dem Empfänger ein automatisierter Dienst mit einem Faxserver vorgesehen ist, an den der Absender das Telefax sendet und der das Telefax in eine über ein Netzwerk an den Empfänger übertragbare elektronische Datei umwandelt und dafür Sorge trägt, dass die für das erzeugte elektronische Dokument, nämlich das Telefaxabbild, die notwendige elektronische Signatur erzeugt wird. Durch einen solchen Dienst wird erreicht, dass beispielsweise eine Rechnung an den Empfänger als elektronische Rechnung übermittelt wird, obwohl der Absender die Rechnung zunächst per Telefax abgesandt hat, da der zwischengeschaltete elektronische Dienst als Absender der elektronischen Rechnung zu werten ist und das Telefax lediglich als Basis zur Erzeugung der elektronischen Rechnung dient.

Hieraus ergeben sich eine Vielzahl von erheblichen Vorteilen.

So kann auf Seite des Rechnungsempfängers der Aufwand zur Bearbeitung von Rechnungen oder auch anderen Dokumenten wesentlich stärker als bislang automatisiert werden, da keine Telefaxe mehr als Papierdokumente verarbeitet werden müssen. Dabei muss nicht einmal das Telefaxabbild vollständig beim Empfänger eingehen, solange sichergestellt ist, dass er die darin enthaltenen Informationen erhält und der Empfänger das Telefaxabbild jederzeit von einem Speicher abrufen kann.

Darüber hinaus besteht auf Absenderseite bei der Erstellung von Rechnungen der aus rechtlicher Sicht erhebliche Vorteil, dass diese elektronisch erstellt werden kann, da das übermit telte Dokument nicht mehr als per Telefax übermitteltes elektronisches Dokument angesehen wird. Somit können die Rechnungen elektronisch erzeugt werden, ohne dass der Absender elektronische Mittel zum elektronischen Signieren solcher Rechnungen bereitstellen muss.

Nachdem eine insbesondere dem deutschen Signaturgesetz entsprechende qualifizierte Signatur notwendig ist, damit die Rechnung zum Vorsteuerabzug verwendet werden kann, ist es von Vorteil, wenn die elektronische Signatur eine qualifizierte elektronische Signatur ist.

Da auf Empfängerseite sichergestellt sein muss, dass die elektronische Signatur auf ihre Gültigkeit überprüft worden ist, ist es des weiteren von Vorteil, wenn die zu einem Telefaxabbild erzeugte elektronische Signatur auf ihre Gültigkeit überprüft, die Prüfung protokolliert und das Prüfungsprotokoll in einer Datei abgelegt wird.

Grundsätzlich bevorzugt wird das Telefaxabbild an den bestimmungsgemäßen Empfänger des Dokuments weitergeleitet, so dass ihm das Telefaxabbild als elektronisches Dokument unmittelbar zur Verfügung steht. Zusammen mit dem Telefaxabbild kann bevorzugt auch die elektronische Signatur an den Empfänger übermittelt werden, ebenso wie das Prüfprotokoll zur elektronischen Signatur.

Darüber hinaus können durch eine Texterkennung Daten aus dem Telefaxabbild ausgelesen und in einer Datendatei abgelegt werden, die dann alternativ oder in Ergänzung zu den vorgenannten elektronischen Dokumenten und Dateien an den Empfänger übermittelt werden kann.

Die Übermittlung des Telefaxabbilds, der elektronischen Signatur, des Prüfprotokolls und/oder der Datendatei an den Empfänger erfolgt vorzugsweise über ein elektronisches Netzwerk, insbesondere über das Internet, beispielsweise über eine oder mehrere E-Mails.

In einer weiteren bevorzugten Ausgestaltung des Verfahrens wird das Telefaxabbild gegebenenfalls zusammen mit der elektronischen Signatur, dem Prüfprotokoll und/oder der DAtendatei in einem Archivserver des zwischen dem Absender und dem Empfänger zwischengeschalteten Dienstes gespeichert. Neben dem Vorteil, dass auf Seite des Empfängers der Archivierungsaufwand entfällt, besteht ein weiterer Vorteil darin, dass es ausreicht, wenn dem Empfänger zunächst nur die in der Datendatei abgelegten Informationen aus dem Tele faxabbild übermittelt werden, sofern sichergestellt ist, dass der Empfänger auf den Archivserver bei Bedarf zugreifen kann, um die darin für ihn gespeicherten Daten herunterzuladen. Auch kann der Absender in diesem Fall auf eine Archivierung der von ihm per Telefax versandten Dokumente grundsätzlich verzichten.

Um mit dem Verfahren gleichzeitig mehrere Empfänger mit elektronischen Dokumenten versorgen zu können, ist es sinnvoll, wenn im Faxserver Telefaxe über mehr als eine Rufnummer empfangen werden können, wobei dann jeder Rufnummer genau ein Empfänger zugeordnet ist und jedem Telefaxabbild eine Information zugeordnet wird, mit der der Empfänger des Telefax entsprechend der Rufnummer identifiziert wird. Die Zuordnung der Empfängerinformation zum Telefaxabbild kann beispielsweise durch eine den Empfänger identifizierende Ziffernfolge im Dateinamen einer das Telefaxabbild beinhaltenden Daten oder durch Zuordnung des Telefaxabbilds zu einem dem Empfänger zugeordneten Bereich einer Datenbank erfolgen.

Darüber hinaus kann es zur weiteren automatisierten, elektronischen Verarbeitung des elektronischen Dokuments von Vorteil sein, wenn dem Telefaxabbild Informationen aus der Telefaxkennung des Absenders zugeordnet werden.

Wie sich bereits aus dem Vorstehenden ergibt, eignet sich das Verfahren besonders zum Übermitteln von Rechnungen.

Die Einrichtung, die als Dienst zwischen dem Absender und dem Empfänger eines zu übermittelnden Dokuments zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens benötigt wird, weist mindestens einen Faxempfangsserver zum Empfangen eines Telefax eines Absenders und zum Zur Verfügung Stellen eines Telefaxabbilds, Mittel zum Erzeugen einer elektronischen Signatur zum Telefaxabbild sowie Mittel zum elektronischen Weiterleiten des Telefaxabbilds auf.

Unter einem Faxserver wird in diesem Zusammenhang insbesondere ein Computer verstanden, der Telefaxe empfangen und hierzu jeweils ein Abbild erzeugen kann. Wie ein solcher Faxserver ausgestaltet sein kann bzw. muss, ist dem Fachmann hinlänglich bekannt.

Ebenso hinlänglich bekannt sind dem Fachmann die zur Verfügung stehenden technischen Mittel zur Erzeugung einer elektronischen Signatur einschließlich der Mittel zum Erzeugen einer qualifizierten Signatur.

Unter Mitteln zum Weiterleiten des Telefaxabbilds an eine dieses verarbeitende Stelle werden insbesondere solche Mittel verstanden, die die Datei bzw. die Dateien, die ein Telefaxabbild enthalten, elektronisch an den Empfänger, einen Archivserver und/oder ein Texterkennungssystem weiterleiten.

Damit der Dienst effizient eingesetzt werden kann, ist der Faxserver so ausgestaltet, dass er Telefaxe über mehrere Rufnummern empfangen kann, wobei jeder Rufnummer genau ein Empfänger zugeordnet ist, und Mitteln zum Zuordnen einer Information zum Telefaxabbild, die den Empfänger des Telefax entsprechend der Rufnummer identifiziert. Hierzu kann der Faxserver beispielsweise über mehrere Modems mit verschiedenen Telefonanschlüssen verbunden sein.

Um die Funktionalität für die verschiedenen bevorzugten Ausgestaltungen des erfindungsgemäßen Verfahrens zur Verfügung stellen zu können, weist die Einrichtung bevorzugt eine Verbindungsschnittstelle zu einem Netzwerk, insbesondere zum Internet, auf, ebenso wie mindestens einen Massenspeicher zum Abspeichern bzw. Archivieren von Telefaxabbildern und elektronischen Signaturen sowie gegebenenfalls Prüfprotokollen zu elektronischen Signaturen und/oder Datendateien.

1 zeigt ein schematisches Blockdiagramm, in dem die Wege zur Übermittlung von Dokumenten dargestellt sind. Die Dokumente werden zunächst von verschiedenen Absendern 1 per Telefax über das Telefonnetz 2 an die Einrichtung 3 versand, in dem aus den Telefaxabbilden jeweils ein elektronisches Dokument erzeugt und das jeweilige elektronische Dokument elektronisch signiert wird. Je nach Ausgestaltung des Verfahrens wird wahlweise das das Telefaxabbild enthaltende elektronische Dokument, eine die Informationen des Telefaxabbildes enthaltende Datei oder beides zusammen sowie gegebenenfalls weitere damit zusammenhängende Daten wie Prüfprotokoll, Informationen zum Absender und/oder zur Rufnummer, über die das Telefax eingegangen ist, von der Einrichtung 3 über ein Netzwerk 4 an den jeweiligen Empfänger 5, insbesondere über das Internet, übermittelt. Je nach Ausstattung der Einrichtung können ein Teil oder sämtliche ein Telefaxabbild betreffende Daten und Dateien in einem als Archivserver dienenden Massenspeicher abgelegt werden.

Claims

Verfahren zum Übermitteln von Dokumenten mit den folgenden Verfahrensschritten: a. Empfangen eines von einem Absender per Telefax versandten Dokuments an einem Faxempfangsserver; b. Zurverfügungstellen eines Abbilds des Telefax durch den Faxempfangsserver; c. Erzeugen einer elektronischen Signatur zum Telefaxabbild; und d. Weiterleiten des Telefaxabbilds an eine das Telefaxabbild verarbeitende Stelle.
Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die elektronische Signatur eine qualifizierte elektronische Signatur ist.
Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass die zu einem Telefaxabbild erzeugte elektronische Signatur auf ihre Gültigkeit überprüft, die Prüfung protokolliert und das Prüfungsprotokoll in einer Datei abgelegt wird.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, dass das Telefaxabbild an den bestimmungsgemäßen Empfänger des Dokuments weitergeleitet.
Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass die elektronische Signatur an den bestimmungsgemäßen Empfänger des Dokuments übermittelt wird.
Verfahren nach Anspruch 5, dadurch gekennzeichnet, dass das Prüfprotokoll zur elektronischen Signatur an den bestimmungsgemäßen Empfänger des Dokuments übermittelt wird.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, dass durch eine Texterkennung Daten aus dem Telefaxabbild ausgelesen und in einer Datendatei abgelegt werden.
Verfahren nach Anspruch 7, dadurch gekennzeichnet, dass die Datendatei an den bestimmungsgemäßen Empfänger des Dokuments übermittelt wird.
Verfahren nach einem der Ansprüche 4 bis 8, dadurch gekennzeichnet, dass das Telefaxabbild, die elektronische Signatur, das Prüfprotokoll und/oder die Datendatei an den Empfänger über ein elektronisches Netzwerk, insbesondere über das Internet übermittelt wird.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 9, dadurch gekennzeichnet, dass das Telefaxabbild gegebenenfalls zusammen mit der elektronischen Signatur, dem Prüfprotokoll und/oder der Datendatei in einem Archivserver gespeichert wird.
Verfahren nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, dass dem Empfänger und/oder dem Absender Zugriff auf das Archiv gewährt wird.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 11, dadurch gekennzeichnet, dass im Faxempfangsserver Telefaxe über mehr als eine Rufnummer empfangen werden, wobei jeder Rufnummer genau ein Empfänger zugeordnet ist und jedem Telefaxabbild eine Information zugeordnet wird, die den Empfänger des Telefax entsprechend der Rufnummer identifiziert.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 12, dadurch gekennzeichnet, dass dem Telefaxabbild Informationen aus der Telefaxkennung des Absenders zugeordnet werden.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 13, dadurch gekennzeichnet, dass die zu übermittelnden Dokumente Rechnungen sind.
Einrichtung zum Übermitteln von Dokumenten mit einem Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 14, gekennzeichnet durch – mindestens einen Faxempfangsserver zum Empfangen eines Telefax eines Absenders und zum Zur Verfügung Stellen eines Telefaxabbilds; – Mittel zum Erzeugen einer elektronischen Signatur zum Telefaxabbild; sowie – Mittel zum elektronischen Weiterleiten des Telefaxabbilds.
Einrichtung nach Anspruch 15, dadurch gekennzeichnet, dass die Mittel zum Erzeugen einer elektronischen Signatur Mittel zum Erzeugen einer qualifizierten elektronischen Signatur aufweisen.
Einrichtung nach Anspruch 15 oder 16, dadurch gekennzeichnet, dass der Faxempfangsserver Telefaxe über mehrere Rufnummern empfangen kann, wobei jeder Rufnummer genau ein Empfänger zugeordnet ist, und Mittel zum Zuordnen einer Information zum Telefaxabbild aufweist, die den Empfänger des Telefax entsprechend der Rufnummer identifiziert.
Einrichtung nach einem der Ansprüche 15 bis 17, gekennzeichnet durch Mittel zum Zuordnen von Daten zur Kennung des Absenders zum Telefaxabbild.
Einrichtung nach einem der Ansprüche 15 bis 18, gekennzeichnet durch eine Verbindungsschnittstelle zu einem Netzwerk, insbesondere zum Internet.
Einrichtung nach einem der Ansprüche 15 bis 19, gekennzeichnet durch mindestens einen Massenspeicher zum Abspeichern bzw. Archivieren von Telefaxabbildern und elektronischen Signaturen sowie gegebenenfalls Prüfprotokollen zu elektronischen Signaturen und/oder Datendateien.