DE102004048425A1

DE102004048425A1 - Verfahren zum Versenden von E-Mail

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Publication number: DE102004048425A1
Application number: DE102004048425A
Authority: DE
Inventors: Martin W Puscher; Mathias Craig
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2004-10-05
Filing date: 2004-10-05
Publication date: 2006-05-24

Abstract

Um ein Verfahren zum Versenden von geschäftlicher elektronischer Post (E-Mail (7, 13)) in Unternehmen, insbesondere an externe, unternehmensfremde Empfänger, von einem E-Mail-Client (2) über einen SMTP-Server (simple mail transfer protocol) (9) oder ähnliches, wobei die Verbindung zu dem SMTP-Server (9) direkt oder über einen POP-Server hergestellt werden kann, dahingehend zu verbessern, daß die uneinheitliche Formatierung geschäftlicher elektronischer Post im Unternehmen ohne Mehraufwand für den Versender behoben wird sowie zur Verbesserung des wirtschaftlichen Nutzens von geschäftlicher elektronischer Post im Unternehmen wird vorgeschlagen, daß die E-Mail (7) von dem E-Mail-Client (2) zunächst an einen E-Mail-Formatierungs-Server (10) gesendet wird, innerhalb dessen die E-Mail (7) formatiert und/oder ergänzt wird, und anschließend die formatierte und/oder ergänzte E-Mail (13) zum Versenden an den SMTP-Server (9) übergeben wird.

Description

Die vorliegende Erfindung betrifft ein Verfahren zum Versenden von geschäftlicher elektronischer Post (E-Mail) in Unternehmen, insbesondere an externe, unternehmensfremde Empfänger von einem E-Mail Client über einen SMTP-Server (simple mail transfer protocol) oder ähnliches, wobei die Verbindung zu dem SMTP-Server direkt oder über einen POP-Server hergestellt werden kann.

Das Versenden von E-Mails ist seit einiger Zeit die weltweit am meisten verwendete Kommunikationsform für Unternehmen. Zu der außerordentlich großen Verbreitung der geschäftlichen Kommunikation mittels E-Mail dürfte unter anderem beigetragen haben, dass E-Mails von den Versendern schnell und einfach selbst dezentral am Arbeitsplatz verfasst und umgehend weltweit versendet werden können.

Insbesondere diese Möglichkeit der dezentralen Abwicklung von schriftlicher Korrespondenz durch E-Mail hat jedoch zu einer Reihe von Nachteilen besonders für größere Unternehmen geführt. Beispielsweise ist es häufig nicht oder nur sehr schwierig möglich sicher zu steilen, dass bei dem E-Mail-Verkehr durch die Versender ein einheitliches äußeres Erscheinungsbild bezüglich der Formatierung eingehalten wird. So haben sich häufig die einzelnen Mitarbeiter eines Unternehmens eigenmächtig Kopf- bzw. Fußzeilen zu ihren E-Mails entworfen, welche lokal durch den verwendeten E-Mail Client an den eigentlichen Korrespondenztext angefügt werden. Dies hat den großen Nachteil, dass ein einheitliches Corporate-Design, wie es bei Abwicklung der Korrespondenz mittels herkömmlicher Post durch entsprechende vorgedruckte Briefköpfe stets sichergestellt war, nicht mehr gewährleistet ist.

Ein weiterer Nachteil ist, dass auch beispielsweise aus rechtlichen Gründen an jede nach extern zu versendende Korrespondenz anzufügende Zusatzhinweise – beispielsweise rechtliche Haftungsausschlüsse oder Hinweise auf die Vertraulichkeit der übermittelten Daten – der Kontrolle und dem Einfluss der zuständigen Stabsabteilungen, wie etwa der Rechtsabteilung, entzogen sind.

Schließlich ist bei der herkömmlichen Versendungsart von geschäftlicher elektronischer Post in Unternehmen auch problematisch, dass die Unterschriften bzw. Signaturen der Mitarbeiter von diesen selbst dezentral an die E-Mails angefügt werden. Hierbei kann nicht ausgeschlossen werden, dass unzutreffende oder veraltete Abteilungsbezeichnungen oder Hierarchiebezeichnungen verwendet werden.

Ferner ist durch die fortschreitende Ablösung von konventioneller, brieflicher Korrespondenz mit Geschäftspartnern bzw. Kunden durch elektronische Korrespondenz ein wichtiges Medium für Marketingaktionen in den Hintergrund gedrängt worden. So konnten der brieflichen Korrespondenz beispielsweise in einer zentralen Poststelle des Unternehmens Werbebroschüren oder ähnliches beigefügt werden. Diese Möglichkeit ist zwar im Prinzip dem Versender von E-Mails an externe Empfänger auch gegeben, jedoch müsste wiederum zur Sicherstellung eines einheitlichen Auftretens nach außen beispielsweise eine Anweisung an alle Nutzer von E-Mail-Korrespondenz durch die Firmenleitung ergehen, in der geregelt wird, welche Broschüren an welchen Empfängerkreis wann gesendet werden müssten. Dies ist in der Praxis kaum möglich.

Der vorliegenden Erfindung liegt daher die Aufgabe zu Grunde, die uneinheitliche Formatierung geschäftlicher elektronischer Post im Unternehmen ohne Mehraufwand für den Versender zu beheben sowie den wirtschaftlichen Nutzen von geschäftlicher elektronischer Post im Unternehmen zu verbessern.

Erfindungsgemäß wird diese Aufgabe gelöst durch ein gattungsgemäßes Verfahren zum Versenden von geschäftlicher elektronischer Post (E-Mail), bei dem die E-Mail von dem E-Mail Client zunächst an einen E-Mail Formatierungsserver gesendet wird, innerhalb dessen die E-Mail formatiert und/oder ergänzt wird, und anschließend die formatierte und/oder ergänzte E-Mail zum Versenden an den SMTP-Server übergeben wird. Hierdurch lässt sich mit Vorteil eine zentralisierte Formatierung aller innerhalb eines Unternehmens nach außen versendeter E-Mail-Korrespondenz auf für den Versender äußerst bequeme Weise erreichen. Der Versender kann wie gewohnt den Text seiner E-Mail verfassen und die E-Mail anschließend in gewohnter Weise über seinen E-Mail Client, also sein E-Mail Versendungsprogramm, absenden. Besonders vorteilhaft ist für den Versender, dass dieser seinem Schreiben keinerlei Unterschrift oder sonstige Formatierungsmerkmale hinzufügen muss. Der zentralisiert angeordnete Formatierungsserver kann durch entsprechend Konfiguration eine Formatierung aller ausgehenden E-Mails automatisiert durchführen. Somit ist mit Vorteil unter Aufwendung nur sehr geringer Kosten für die Einrichtung und Pflege des E-Mail Formatierungsservers die einheitliche Behandlung aller ausgehenden elektronischen Post durchführbar. Ebenfalls können etwaige zusätzliche Inhalte den E-Mails angefügt werden, ohne dass sich der Versender darum kümmern muss.

Besonders einfach in vorhandene Infrastruktur zum Versand von E-Mails kann das erfindungsgemäße E-Mail Versendeverfahren eingeführt werden, wenn in Ausgestaltung der Erfindung der E-Mail Formatierungsserver als Proxy-Server, an Port 25, zwischen dem E-Mail Client und dem SMTP-Server betrieben wird. Hierdurch kann der E-Mail Client unverändert belassen werden. Dieser sendet die E-Mail wie gewohnt über den für den E-Mail Verkehr über das Internet allgemein gebräuchlichen Port 25 ab. Anstatt jedoch auf diesem Wege direkt an den SMTP-Server in das Internet zu gelangen, wird die E-Mail zunächst an den E-Mail Formatierungsserver gesendet, der sich erfindungsgemäß an demselben Port 25 befindet. Weiterhin ist vorteilhaft, dass der Betrieb als Proxy-Server auf etablierte Netzwerkarchitekturen gemäß dem Client-Server-Model zurückgreifen kann, wodurch eine Implementierung besonders problemlos möglich ist.

In spezieller Ausgestaltung des erfindungsgemäßen E-Mail Versendeverfahrens wird in dem E-Mail Formatierungsserver die Absenderadresse aus der E-Mail-Adresse ausgelesen. Dies ist zunächst technisch ohne weiteres machbar, da die von dem E-Mail Client an den E-Mail Formatierungsserver abgesendete E-Mail in jedem Fall die Absenderadresse enthält. Der Vorteil der erfindungsgemäßen Auslesung dieser Absenderadresse ist insbesondere, dass sich die E-Mail Formatierung auf das Profil des Versenders abstimmen lässt. Beispielsweise könnte für Angehörige unterschiedlicher Führungskreise innerhalb des Unternehmens jeweils eine unterschiedliche Formatierung vorgenommen werden. Denkbar ist auch, dass beispielsweise eine Kopfund/Fußzeile, die durch den E-Mail Formatierungsserver angefügt wird, je nach dem ermittelten Absender in unterschiedlichen Sprachen erzeugt wird. Dies ist besonders bei großen, weltweit operierenden Konzernen von großem Vorteil, wenn diese eine einheitliche und zentralisierte Abwicklung der elektronischen Post durchführen möchten.

In Ausgestaltung des erfindungsgemäßen E-Mail Versendeverfahrens wird der E-Mail Formatierungsserver durch einen Verwaltungs-Client gesteuert. Durch den Verwaltungs-Client kann mit Vorteil vor allem die Verwaltung der E-Mail Nutzer innerhalb des Unternehmens realisiert werden. Hierdurch lässt sich sicherstellen, dass die Formatierung nach bestimmten Kriterien an das Profil des jeweiligen Nutzers angepasst werden kann und dass diese Anpassung im Formatierungsserver automatisch abläuft. Auch lassen sich im Rahmen der Nutzerverwaltung z.B. Nutzergruppen etwa nach Märkten bilden, wobei die Art der Formatierung und die anzuhängenden zusätzlichen Informationen an die E-Mails jeweils gruppenspezifischen Profilen zugeordnet werden können.

Besonders günstig ist es, wenn gemäß einer weiteren Ausgestaltungsform der Erfindung der E-Mail Formatierungsserver über den Verwaltungs-Client mit Zugriffsdaten, insbesondere Kennwörtern, und/oder Daten zu Nutzergruppen konfiguriert wird. Die Vorsehung von Zugriffsdaten erlangt dabei angesichts steigender krimineller unberechtigter Zugriffe auf Inter- und Intranet zunehmend an Bedeutung.

In Weiterbildung des erfindungsgemäßen E-Mail Versendeverfahrens ist vorgesehen, dass über einen Marketing-Client Daten zur Formatierung an den E-Mail Formatierungsserver gesendet werden. Über den Marketing-Client lässt sich die im E-Mail Formatierungsserver durchzuführende Formatierung an Marketingzielsetzungen orientieren. Beispielsweise können spezielle Marketingkampagnen durchgeführt werden. Mit Vorteil würde eine solche Marketingkampagne durch die ohnehin erfolgenden elektronischen Kommunikationsvorgänge mit Kunden und Geschäftspartnern außerhalb des Unternehmens verbreitet werden. Angesichts der gerade bei größeren Unternehmen üblichen Datenvolumen-unabhängigen Zugriffskosten auf das Internet lässt sich hiermit mit minimalem Aufwand eine Werbemaßnahme durchführen. Mit Vorteil ist automatisch sicher gestellt, dass die Werbekampagne den Kreis der Geschäftspartner und Kunden erreicht, da mit dieser Personengruppe in der Regel ohnehin die meiste externe E-Mail-Korrespondenz abgewickelt wird.

Die Verwendung eines Marketing-Client zur Bereitstellung von Daten zur Formatierung an den E-Mail Formatierungsserver ermöglicht es außerdem mit Vorteil, derartige Marketingaufgaben oder ähnliches durch externe Agenturen durchführen zu lassen. Dabei treten keinerlei Zeitverluste oder zusätzliche Kosten durch den Datentransfer auf, da der Zugang zum Internet die Realisierung der Kommunikation zwischen dem Marketing-Client und dem E-Mail Formatierungsserver ohne weiteres ermöglicht.

Bei einer speziellen Variante des erfindungsgemäßen E-Mail Versendeverfahrens werden die Daten im XML (Extensible Markup Language)-Format in dem E-Mail Formatierungsserver gespeichert. Hierdurch lässt sich mit Vorteil der Bedarf an komplexen Datenbankkonfigurationen reduzieren. Außerdem können Lizenzkosten für Datenbankanwendungen eingespart werden.

Bei einer speziellen Ausgestaltung des erfindungsgemäßen E-Mail Versendeverfahrens betreffen die Daten eine Werbekampagne und/oder Kundenmitteilungen. So wie sich bei der Versendung herkömmlicher Post beispielsweise durch Beifügen von Werbebroschüren oder auch durch Stempeln des Briefumschlages mit beispielsweise dem Hinweis auf eine bevorstehende Messerepräsentanz zusätzliche Information für externe Empfänger der Post hinzufügen lassen, kann mit dieser Variante der Erfindung ebenfalls durch Anfügen von E-Mail Anhängen durch den E-Mail Formatierungsserver oder durch Anfügen von speziellen Kundeninformationen in einer E-Mail Fußzeile ebenfalls Kundeninformation an die ohnehin nach außen gehende geschäftliche E-Mail Korrespondenz angefügt werden. Da zumeist in Unternehmen die Gebühren für den Internetzugang sowie die Versendung von E-Mails unabhängig vom Datenvolumen sind, entstehen dabei außer den einmaligen Einrichtungskosten für den E-Mail Formatierungsserver praktisch keine zusätzlichen Kosten pro E-Mail.

In spezieller Ausgestaltung der Erfindung ist vorgesehen, dass der Marketing-Client außerhalb des Unternehmens, insbesondere bei einer externen, für Marketingaktivitäten zuständigen Agentur, implementiert ist. Im Sinne einer heutzutage in Unternehmen vielfach gewünschten Auslagerung von speziellen Aktivitäten, welche nicht zur Kernkompetenz des Unternehmens gezählt werden, kann hierdurch vorteilhaft der Bereich Außendarstellung und Durchführung von Werbekampagnen mit der alltäglichen geschäftlichen Post problemlos nach außen vergeben werden. Dort können Spezialisten die Gestaltung der nach außen gehenden E-Mails auf professionelle und sehr effiziente Weise vornehmen. Die Architektur eines Marketing-Client, der auf den E-Mail Formatierungsserver zugreift, erlaubt dabei diese erfindungsgemäße Verlagerung nach außerhalb des Unternehmens ohne jegliche Anpassungserfordernisse.

Eine besonders günstige Ausführungsform des erfindungsgemäßen E-Mail-Versendeverfahrens erhält man, wenn der E-Mail Formatierungsserver und/oder der Marketing-Client und/oder der Verwaltungs-Client in Java implementiert werden. Hierdurch ergibt sich der Vorteil, dass das Verfahren Plattform- bzw. Betriebssystem unabhängig angewandt werden kann. Dies ist für die Abwicklung von Internetapplikationen eine unabdingbare Voraussetzung für die Praktikabilität.

Bei einer sehr günstigen speziellen Ausführungsvariante des erfindungsgemäßen E-Mail Versendeverfahrens wird die formatierte E-Mail über Port 26 versendet. Bekanntlich gehört der Port 26 zur Gruppe der sogenannten „well-known-Ports", welche bekanntlich die Dezimaladressen von 0–1023 belegen. Dabei ist der Port 26 nicht fest mit einer Anwendung verknüpft. Die Abwicklung von abgehender E-Mail über Port 26 kann mit Vorteil zur effektiven Abwehr gegen den Empfang unerwünschter E-Mails („Spam") eingesetzt werden.

Die der Erfindung zu Grunde liegende Aufgabe wird gleichermaßen gelöst durch ein System zur Versendung von geschäftlicher elektronischer Post (E-Mail) in Unternehmen, insbesondere an externe, unternehmensfremde Empfänger, umfassend einen E-Mail Client und einen SMTP-Server (simple mail transferprotocol) oder ähnliches, wobei zwischen dem E-Mail Client und dem SMTP-Server ein POP-Server vorgesehen sein kann. Das erfindungsgemäße E-Mail Versendesystem ist dabei dadurch gekennzeichnet, dass es einen E-Mail Formatierungsserver zur Formatierung und/oder Ergänzung der E-Mail umfasst.

Weitere Ausgestaltungsformen des erfindungsgemäßen E-Mail Versendesystems sind in den Patentansprüchen 13–22 erwähnt.

Bezüglich der Vorteile der jeweiligen Ausgestaltungsform wird auf die Ausführungen weiter oben im Zusammenhang mit dem erfindungsgemäßen E-Mail Versendeverfahren verwiesen.

Die Erfindung wird in einer bevorzugten Ausführungsform unter Bezugnahme auf eine Zeichnung beispielhaft beschrieben, wobei weitere vorteilhafte Einzelheiten der Figur der Zeichnung zu entnehmen sind.
Funktionsmäßig gleiche Teile sind dabei mit denselben Bezugszeichen versehen.
Die einzige Figur der Zeichnung zeigt:
1: schematische Darstellung des erfindungsgemäßen E-Mail Versendeverfahrens
Wie in 1 zu erkennen, ist Ausgangspunkt des E-Mail Versendeverfahrens ein E-Mail Text 1, welcher mit dem E-Mail Client 2 durch den Versender erarbeitet bzw. erstellt wird. Der E-Mail Text 1 umfasst Angaben 3 über den oder die Empfänger, über den Betreff 4 sowie einen Textkörper 5. Der Versender aktiviert nach Fertigstellung des E-Mail Textes 1, enthaltend die Empfängerangaben 3, die Betreffsangaben 4 sowie den Textkörper 5, die E-Mail Versendeprozedur 6 des E-Mail Client 2. Hierdurch wird eine unformatierte E-Mail 7 erzeugt. Die unformatierte E-Mail 7 enthält insbesondere keine Unterschrift oder sonstige Fußzeile mit Daten über den Versender.
Die unformatierte E-Mail 7 wird nun durch den E-Mail Client 2 an Port 25 8 gesendet. Bei den herkömmlichen E-Mail Versendeverfahren gemäß dem Stand der Technik würde die unformatierte E-Mail 7 nun über Port 25 8 direkt an einen SMTP-Server 9 zum Versand nach außen geleitet werden.
In dem erfindungsgemäßen E-Mail-Versendeverfahren wird jedoch die unformatierte E-Mail 7 über den Port 25 8 an einen E-Mail Formatierungsserver 10 gesendet. Der E-Mail Formatierungsserver 10 wird dabei als Proxy-Server zwischen dem E-Mail Client 2 und dem SMTP-Server 9 betrieben. Innerhalb des Formatierungsservers 10 wird die unformatierte E-Mail 7 formatiert.
Zur Steuerung der im E-Mail Formatierungsserver 10 erfolgenden Formatierung der unformatierten E-Mail 7 greifen ein Verwaltungs-Client 11 und ein Marketing-Client 12 auf den E-Mail Formatierungsserver 10 zu. Der Formatierungsserver 10 empfängt also sämtliche E-Mails auf Port 25 8, dem Standardport für Ausgangs-E-Mails. Anschließend durchsucht der Formatierungsserver 10 die unformatierte E-Mail 7 nach der E-Mail-Adresse des Versenders und ermittelt den Umfang des Textkörpers 5. Anschließend wird in dem Formatierungsserver 10 anhand der ermittelten E-Mail-Adresse des Versenders ein in dem Formatierungsserver 10 in XML-Format abgelegtes Versenderprofil passend zu dem Versender ausgewählt. Anschließend erzeugt der Formatierungsserver 10 zusätzlichen Inhalt für die unformatierte E-Mail 7. Dabei umfasst der zusätzliche Inhalt Briefköpfe, Signaturen und rechtliche Haftungsausschlüsse u.ä. Außerdem fügt der Formatierungsserver 10 der E-Mail 7 zusätzliche Marketinginhalte an. Nach Abschluss dieser Formatierung wird durch den Formatierungsserver 10 die E-Mail an den SMTP-Server 9 übermittelt. Von dem SMTP-Server 9 wird die formatierte E-Mail 13 über den Port 26 14 an den Empfänger ausgeliefert.
Die formatierte E-Mail 13 ist dabei zusammengesetzt aus der unformatierten E-Mail 7, den versenderspezifischen Angaben 15 zu Signatur, Briefkopf sowie rechtlichen Haftungsausschlüssen und aus dem Marketinginhalt 16.
Die formatierte E-Mail 13 wird anschließend vom Empfänger mit Hilfe eines empfangsseitigen E-Mail Client 17 in gewohnter Weise empfangen und gelesen. Dabei weist die formatierte E-Mail 13 auf Grund der im Formatierungsserver 10 erfolgten Formatierung ein für das Unternehmen, dem der Versender angehört, charakteristisches Erscheinungsbild im Sinne einer Corporate Identity auf. Außerdem enthält die E-Mail den Marketinginhalt 16, beispielsweise eine im PDF-Format übersendete Werbebroschüre.
Zur Steuerung des E-Mail Formatierungsservers 10 dienen wie erwähnt einerseits der Verwaltungs-Client 11 und andererseits der Marketing-Client 12.
Dabei dient der Verwaltungs-Client 11 der Konfigurierung des Formatierungsservers 10. Dazu übergibt der Verwaltungs-Client 11 sicherheitsrelevante Daten wie Kennwörter und Nutzergruppen an den Formatierungsserver 10. Außerdem stellt der Verwaltungs-Client 11 dem Formatierungsserver 10 Profile über den E-Mail-Versender, also den jeweiligen Mitarbeiter des Unternehmens, zur Verfügung. An Hand dieser Profile erfolgt im Formatierungsserver 10 die Auswahl des im XML-Format abgelegten zusätzlichen Inhalts, welcher an die unformatierte E-Mail 7 angehängt wird.
Der Marketing-Client 12 liefert dem Formatierungsserver 10 Daten über eine Werbekampagne, beispielsweise eine Broschüre über eine neue Produkteinführung. Der Marketing-Client 12 befindet sich dabei entweder in dem Unternehmen des Versenders oder er ist bei einer externen Marketingagentur implementiert. Durch das Client-Server-Kommunikationsmodell zwischen dem Formatierungsserver 10 und dem Marketing-Client 12 ist diese Verlagerung des Marketing-Client 12 nach außerhalb des Unternehmens ohne weitere Anpassungen möglich.
Über den Verwaltungs-Client 11 lassen sich problemlos Änderungen der Daten eines Versenders, wie zum Beispiel hierarchische Stellung innerhalb des Unternehmens zentral verwalten und in geeigneter Form in die E-Mail-Signatur bzw. E-Mail-Fußzeile umsetzen. Dabei muss sich der Versender selbst um diese Formatierung nicht kümmern.
Auf diese Weise ist ein sehr effizientes und einfach zu implementierendes Verfahren zum Versenden von geschäftlicher elektronischer Post in Unternehmen, insbesondere an externe, unternehmensfremde Empfänger vorgeschlagen, bei welchem durch die Verwendung des E-Mail Formatierungsservers 10 einerseits eine einheitliche Versendung der E-Mails für unternehmensfremde Empfänger sicher gestellt wird und bei welchem andererseits die per se geführte Kommunikation Nutzen optimiert wird, in dem zusätzliche Marketinginhalte mit der E-Mail versendet werden.

1: E-Mail Text
2: E-Mail Client (Versender)
3: Empfängerangaben
4: Betreffsangabe
5: Textkörper
6: E-Mail Versendeprozedur
7: unformatierte E-Mail
8: Port 25
9: SMTP-Server
10: E-Mail Formatierungsserver
11: Verwaltungs-Client
12: Marketing-Client
13: formatierte E-Mail
14: Port 26
15: versenderspezifische Angaben
16: Marketinginhalt
17: E-Mail Client (Empfänger)

Glossar

E-Mail: jegliche Form von elektronischer Post
Server: Software-Programm oder Rechner, auf welchem dieses Softwareprogramm implementiert ist, welches als zentrale Datenquelle dient und Dienste an andere Software-Programme auf anderen Rechnern anbietet
Client: Software-Programm oder Rechner, auf welchem dieses Software-Programm implementiert ist, welches verwendet wird, um ein Server-Software-Programm auf einem anderen Rechner zu kontaktieren und Daten von dort zu erhalten
SMTP-Server: Rechenprogramm zur Übermittlung von E-Mail nach dem Standard simple mail transfer protocol
POP: Post Office Protocol: Standard zum Abholen von E-Mail von von einem SMTP-Server
Proxy Server: Server zwischen einer Client-Anwendung, wie zum Beispiel einem Web Browser, und einem physischen Server, welcher alle Anfragen an den physischen Server abfängt, um eventuell eine Vorverarbeitung vorzunehmen.
Port 25: Standardadresse zur Übertragung von E-Mail über das Internet mittels des SMTP-Standards (well-known port address)
Port 26: eine nicht mit einer festen Anwendung verknüpfte Internet Standardadresse (well-known port)
XML: Extensible Markup Language

Claims

Verfahren zum Versenden von geschäftlicher E-Mail (7, 13) in Unternehmen, insbesondere an externe, unternehmensfremde Empfänger, von einem E-Mail Client (2) über einen SMTP-Server (9) oder ähnliches, wobei die Verbindung zu dem SMTP-Server (9) direkt oder über einen POP-Server hergestellt werden kann, dadurch gekennzeichnet , daß die E-Mail (7) von dem E-Mail Client (2) zunächst an einen E-Mail-Formatierungs-Server (10) gesendet wird, innerhalb dessen die E-Mail (7) formatiert und/oder ergänzt wird, und anschließend die formatierte und/oder ergänzte E-Mail (13) zum Versenden an den SMTP-Server (9) übergeben wird.
Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der E-Mail-Formatierungs-Server (10) als Proxy-Server, vorzugsweise an Port 25 (8), zwischen dem E-Mail Client (2) und dem SMTP-Server (9) betrieben wird.
Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß in dem E-Mail-Formatierungs-Server (10) die Absenderadresse aus der E-Mail (7) zur Auswahl einer versenderspezifischen Formatierung und/oder Ergänzung ausgelesen wird.
Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß der E-Mail-Formatierungs-Server (10) über einen Verwaltungs-Client (11) mit Zugriffsdaten, insbesondere Kennwörtern, und/oder Daten zu Nutzergruppen konfiguriert wird.
Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß über einen Marketing-Client (12) Daten zur Formatierung an den E-Mail-Formatierungs-Server (10) gesendet werden.
Verfahren nach Anspruch 5, dadurch gekennzeichnet, daß die Daten im XML-Format in dem E-Mail-Formatierungs-Server (10) gespeichert werden.
Verfahren nach Anspruch 5 oder 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Daten eine Werbekampagne (16) und/oder Kundenmitteilungen betreffen.
Verfahren nach einem der Ansprüche 5 bis 7, dadurch gekennzeichnet, daß der Marketing-Client (12) außerhalb des Unternehmens, insbesondere bei einer externen, für Marketing-Aktivitäten zuständigen Agentur, implementiert ist.
Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß der E-Mail Formatierungs-Server (10) und/oder der Marketing-Client (12) und/oder der Verwaltungs-Client (11) in Java implementiert werden.
Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die formatierte E-Mail (13) über Port 26 (14) versendet wird.