DE10052390A1

DE10052390A1 - Multi-register for documents in folder has all registration numbers or at least next one of documents above and below visible when file is open

Info

Publication number: DE10052390A1
Application number: DE2000152390
Authority: DE
Inventors: Friedrich Lauerer
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2000-10-21
Filing date: 2000-10-21
Publication date: 2002-05-02

Abstract

The multi-register includes tabs (TA) indicating the contents of documents by a registration symbol or combination of symbols. When the folder is opened, regardless of the point at which it is opened. all, or at least the nearest registration symbols of the documents above and below it are visible.

Description

Die Erfindung betrifft ein Ordner-Register, mit dessen Hilfe eine relativ hohe Anzahl von Registerpositionen erstellt werden kann mit der Folge, daß Dokumente in einem einzigen Ordner auch nach zwei oder mehr Klassifikationen eingeordnet und wieder herausgesucht werden können.The invention relates to a folder register, with the help of which a relatively high number of register positions are created can result in documents in a single folder too classified according to two or more classifications and again can be selected.

Ein wesentlicher Nachteil der Archivierung von Dokumenten in Aktenordnern ist die Tatsache, daß die Einordnung der Dokumente nur nach einer einzigen Klassifikation möglich ist, z. B. nach dem Namen oder nach dem Sachgebiet, obwohl beide Klassifikatio nen untrennbar verbunden sind. Die Folge ist, daß z. B. neben dem Sachgebiet-Ordner auch ein Kunden- (bzw. Autor-) Ordner an gelegt werden muß, was meist mit zusätzlichen Kopierarbeiten verbunden ist. Eine solche Mehrfach-Ablage ist in vielen Fällen deshalb notwendig, weil neue Informationen oft nur in Bruch stücken, d. h. ohne die notwendigen Querverweise angeboten auf Bearbeiter zukommen.A major disadvantage of archiving documents in File folders is the fact that the classification of documents is only possible according to a single classification, e.g. B. after by name or subject, although both classifications NEN are inseparable. The result is that z. B. next to the subject area folder also a customer (or author) folder must be placed, which usually with additional copying connected is. Such a multiple filing is in many cases necessary because new information is often broken pieces, d. H. offered without the necessary cross references To send agents.

Die Forderung der Praxis, nach der Dokumente in einem einzigen Ordner mehreren Klassifikationen incl. ihrer einzelnen Positio nen zugeordnet werden können, so wie dies mit Hilfe des Compu ters möglich ist, läßt sich derzeit mit dem Papier-Register kaum zufriedenstellend realisieren. The practice call for documents in one Folders of several classifications including their individual positions can be assigned, as is done with the help of the Compu ters is currently possible with the paper register can hardly be implemented satisfactorily.

Es sind zwar zahlreiche Patente, Anmeldungen und Gebrauchs muster bekannt, die eine Lösung dieser Probleme aufzeigen (z. B. DE 410 246; DE 417 055; DE 853 900; DE 853 901; DE 855 839; DE 25 14 849; DE G 19 68 639; DE 25 53 320; DE 26 49 929; DE 33 15 874; DE 34 03 572; DE 36 40 560; DE 36 40 714; DE 38 32 610; DE 89 03 604 G; DE 43 13 777; DE 44 16 309; DE 195 06 785 und DE 196 47 267), doch die praktische Anwendung ist meist schwierig und aufwendig.Although there are numerous patents, applications and uses known patterns that show a solution to these problems (e.g. DE 410 246; DE 417 055; DE 853 900; DE 853 901; DE 855 839; DE 25 14 849; DE G 19 68 639; DE 25 53 320; DE 26 49 929; DE 33 15 874; DE 34 03 572; DE 36 40 560; DE 36 40 714; DE 38 32 610; DE 89 03 604 G; DE 43 13 777; DE 44 16 309; DE 195 06 785 and DE 196 47 267), but the practical application is usually difficult and expensive.

Grundsätzlich ist die oft angewandte Positionierung von auf klebbaren Fahnen (z. B. "Post-it Index") an den Rand von Doku menten ein wesentlicher Fortschritt; doch bleibt diese Methode, wie die Praxis zeigt, auf wenige Einzel-Hervorhebungen von Do kumenten beschränkt. Die Realisierung eines eigenständigen "Fahnen-Registers", zusätzlich zum konventionellen Register (nachfolgend als "Blatt-Register" bezeichnet) ist deshalb er schwert, weil sich die Registerzeichen beider Register gegen seitig zudecken, so daß sie bei der Draufsicht nicht eingesehen werden können.Basically, the often used positioning is from on sticky flags (e.g. "Post-it Index") on the edge of the documentary significant progress; but this method remains as practice shows, on a few individual highlights of Do documents limited. The realization of an independent "Flag register", in addition to the conventional register (hereinafter referred to as "sheet register") is therefore it sword because the register characters of both registers against each other cover each other so that they are not seen from the top view can be.

Es ist Aufgabe der Erfindung, die erwähnten Probleme einer Lö sung näher zu bringen.It is an object of the invention to solve the problems mentioned Lö solution.

Die Erfindung löst die gestellte Aufgabe durch die Merkmale der Ansprüches 1 und 2. Die folgenden Unteransprüche enthalten vor teilhafte Weiterentwicklungen.The invention solves this problem by the features of Claims 1 and 2. The following sub-claims contain partial further developments.

In der Zeichnung sind Ausführungsbeispiele des erfindungsgemä ßen Multi-Registers wiedergegeben. In den Fig. 1 bis 3 ist eine Lösung angeführt, bei der in be kannter Weise einzelne mit einer Haftschicht (HF) versehenen Registerfahnen (RF, Fig. 2) am Rande eines Dokumentes aufge setzt werden. Doch im Unterschied zur üblichen Anwendung wer den die Fahnen bei der erfindungsgemäßen Lösung beim Dokument eindeutig festgelegten Randstellen zugeordnet, siehe Register zeichen a, b, cd, e. . . w, x-z in Fig. 3.Exemplary embodiments of the multi-register according to the invention are shown in the drawing. In Figs. 1 to 3, a solution is given in the individual in a known manner be provided with an adhesive layer (HF) flags register (RF, Fig. 2) positioned on the edge of a document is to be. But in contrast to the usual application, who assigned the flags in the solution according to the invention in the document clearly defined marginal points, see register characters a, b, cd, e. , , w, xz in Fig. 3.

Der Einordvorgang von Dokumenten geschieht wie folgt: Zunächst wird das erfindungsgemäße "Blatt-Register" (BR, in Fig. 1 ist nur der obere Teil dargestellt) in den leeren Ordner eingelegt <Es fällt sofort auf, daß bei den Taben (TA) der linke Teil durchsichtig (DU) ist und dort zunächst keine Registerzeichen zu sehen sind<.Documents are sorted as follows: First, the "sheet register" according to the invention (BR, only the upper part is shown in FIG. 1) is placed in the empty folder. <It is immediately noticeable that the (TA) of the the left part is transparent (DU) and there are initially no register characters <.

Im folgenden Beispiel liegt ein Stapel von Dokumenten vor, bei denen es sich um Personalbögen handelt. Diese sollen sowohl nach dem Namen, wie auch nach dem Beruf alphabethisch eingeord net werden. Zunächst werden die Bögen in gewohnter Weise nach Namen (im Blatt-Register A. . .Z) eingeordnet. Anschließend wird nacheinander bei jedem Bogen eine vorher mit dem betreffenden Anfangsbuchstaben (des Berufes) versehene Registerfahne (RF) bei der zutreffenden Randstelle des Bogens aufgesetzt. Aus mne motechnischen Gründen ist es zweckmäßig für die beiden Register unterschiedliche Buchstabenarten zu verwenden, so wie es hier der Fall ist.In the following example there is a stack of documents which are personal forms. These are supposed to be both sorted alphabetically by name and by profession be net. First, the arches are made in the usual way Names (in the sheet register A... Z) classified. Then will one after the other with each sheet, one with the sheet concerned Initial letters (of the profession) provided with a register flag (RF) placed at the correct edge of the arch. From mne For technical reasons, it is appropriate for the two registers to use different types of letters, like here the case is.

Wenn nach Abschluß der Einordnungen die Anfangsbuchstaben der angegebenen Berufe bei allen Buchstaben des Alphabethes vertreten sind, entsteht ein vollständiges Doppel-Register, so wie es bei Fig. 3 zu sehen ist. Würden hier Buchstaben fehlen, z. B. die Buchstaben m und w, dann würde das heißen, daß bei den Per sonalbögen keine Berufe mit den Anfangsbuchstaben M und W dabei sind.If, after completing the classifications, the initial letters of the professions indicated are represented in all letters of the alphabet, a complete double register is created, as can be seen in FIG. 3. Would letters be missing here, e.g. B. the letters m and w, that would mean that there are no professions with the initial letters M and W in the per sonal sheets.

Anwendung in der Praxis: Will z. B. der Chef eines Großbetriebes die Eintragungen seines Mitarbeiters Winter einsehen, so findet er den Personalbogen wie gewohnt bei dem Buchstaben w. Sucht er unter seinen Mitarbeitern z. B. Philosophie-Sachbearbeiter, so findet er einen solchen, z. B. Herrn Zimmerli, beim linken Regi ster (d. h. beim Fahnen-Register FR) unter p, wobei der Perso nalbogen selbst bei Z eingeordnet ist.Application in practice: Will z. B. the boss of a large company view the entries of his employee Winter as usual with the letter w. He is looking for among its employees e.g. B. Philosophy clerk, see above if he finds one, e.g. B. Mr. Zimmerli, at the left-hand director ster (i.e. at the flag register FR) under p, the personal nalbogen is classified even at Z.

In Fig. 4 ist das erfindungsgemäße Sichtblatt-Register bzw. das äußerlich gleich aussehende Sichthüllen-Register angegeben. Es hat das übliche DIN A4-Format, ist aber hier aus Darstellungs gründen vergrößert und mittels Abbrechungslinien angegeben. Dieses Register (wegen der größeren Registerzeichenanzahl wur den zweistellige Registerzeichen gewählt) hat zwei Vorteile: Erstens brauchen die betreffenden Registerzeichen nur markiert werden, d. h. die Verwendung von Register-Fahnen entfällt. Zweitens können wesentlich mehr Registerzeichen Anwendung fin den, beim Beispiel Fig. 4 sind es 104 (statt 40 bei Fig. 3). Nachteilig ist der Umstand, daß für jedes Dokument ein eigenes Sichtblatt-Register angelegt werden muß. Dieser Nachteil wird bei Anwendung des Sichthüllen-Registers weitgehend behoben, wenn je Hülle mehrere zusammenhängende Dokumente (z. B. ein gan zes Fachzeitschriftenheft) untergebracht wird. Der erwähnte Nachteil wird stark reduziert bzw. erweist sich sogar als ein Vorteil, wenn Blätter (Stapelhöhe je 80 g-Blatt rd. 0,1 mm) mit Heftklammern (Stapelhöhe je Klammer rd. 1 mm) verbunden sind. Der Registerteil ragt in Fig. 4 2 cm über den rechten DIN A4- Rand hinaus. Wenn in einem Sichthüllen-Register gemäß Fig. 4 ein oder mehrere Dokumente enthalten sind und am Rande z. B. die Registerzeichen 1K, 2C, 2L, 3H und 4J markiert sind, wie hier bei Fig. 4, dann sind bei den innliegenden Dokumenten jene, und nur jene Registerinhalte gegeben, welche die Bedeutung dieser Registerzeichen haben.In FIG. 4, the Sheet tab according to the invention or the external look the same sleeves register is specified. It has the usual A4 format, but is enlarged here for the sake of illustration and indicated by means of break lines. This register (because of the larger number of register characters, the two-digit register characters were chosen) has two advantages: First, the relevant register characters only need to be marked, ie the use of register flags is omitted. Second, significantly more register characters can be used, in the example in FIG. 4 it is 104 (instead of 40 in FIG. 3). The disadvantage is the fact that a separate view sheet register must be created for each document. This disadvantage is largely remedied when using the transparent cover register if several related documents (e.g. a complete magazine journal) are accommodated per cover. The disadvantage mentioned is greatly reduced or even proves to be an advantage if sheets (stack height per 80 g sheet approx. 0.1 mm) are connected with staples (stack height per clip approx. 1 mm). The register part in Fig. 4 protrudes 2 cm beyond the right A4 margin. If one or more documents are contained in a transparent envelope register according to FIG. 4 and z. B. the register characters 1 K, 2 C, 2 L, 3 H and 4 J are marked, as here in Fig. 4, then those are in the internal documents, and only those register contents are given which have the meaning of these register characters.

Eine konsequente Weiterentwicklung des Sichtblatt-Registers ist das hier als Groß-Register bezeichnete Register gemäß Anspruch 10, bei dem die ganze Blattfläche zur Darstellung von zweistel ligen Registerzeichen Verwendung findet. Dieses Register ist insbesondere geeignet für die Inhaltsanzeige von großen Infor mationsmengen, wie sie z. B. bei Büchern gegeben sind. Mit Hilfe des Gitternetzes können die betreffenden Registerzeichen als Kreuzungsstellen von zwei unterschiedlich gefärbten Geraden sehr schnell geortet und markiert werden. Bei diesem Beispiel sind 480 Registerzeichen möglich. In einem DIN A4-Ordner kann ohne Probleme ein Groß-Register mit den Maßen 23 cm Breite mal 31 cm Höhe untergebracht werden. Wählt man für die waagrechten Geraden einen Kreuzungsabstand von je 3,77 mm und für die senk rechten Geraden von je 5 mm, so sind 3 721 Registerzeichen dar stellbar. Dies ist genau jene Registerzeichenanzahl, die mit Hilfe der Zahlen und Buchstaben (große und kleine) dargestellt werden kann. Mit Hilfe der Groß-Register (z. B. für jedes ausgewertete Buch ein Groß-Register, ist es möglich, in einem einzigen Ordner (Groß-Ordner) eine große Menge dieser Groß- Register (-Blätter) einzuordnen. Auf diese Weise kann z. B. der Besitzer einer Privat-Bibliothek ein nach seinen individuellen Interessen ausgerichtetes Gesamtverzeichnis der Bücherinhalte erstellen, oder z. B. auch seines Tagebuches. Wenn die Register stellen ca 1000 nicht überschreiten, können gesuchte Register stellen im allg. mit dem Auge geortet werden, wobei u. U., wenn die Markierungspunkte nicht oder nur mehr ungenau zu erkennen sind, stapelweise gesucht werden muß. Unter Umständen ist auch die Anwendung von Hilfsmitteln notwendig (Ansprüche 16 bis 19).A consistent further development of the view sheet register is the register referred to here as a large register according to claim 10, in which the entire leaf surface to represent two-digit current register character is used. This register is especially suitable for the content display of large information Mation quantities, such as. B. are given in books. With help of the grid can be the relevant register characters as Crossing points of two differently colored straight lines be located and marked very quickly. In this example 480 register characters are possible. Can in a A4 folder without problems a large register with the dimensions 23 cm wide times 31 cm high. You choose for the horizontal Straight a crossing distance of 3.77 mm each and for the vertical right straight lines of 5 mm each, so there are 3 721 register characters adjustable. This is exactly the number of register characters that begin with Help shown the numbers and letters (large and small) can be. With the help of the large register (e.g. for each evaluated Book a wholesale register, it is possible in one single folder (bulk folder) a large amount of these bulk Classify tabs. In this way, e.g. B. the Owners of a private library according to their individual General index of book contents geared towards interests create, or z. B. also his diary. If the register registers do not exceed approx places are generally located with the eye, where u. If so the marking points cannot be recognized or can only be recognized inaccurately are, must be searched in batches. Maybe is too the use of aids is necessary (claims 16 to 19).

In Fig. 5 ist das Muster eines Groß-Registers angeführt. Auf einer durchsichtigen Hartfolie sind waagrechte und dazu senk rechte Geraden mit ihren Registerzeichen angegeben. Die Kreu zungsstellen sind nicht angeführt, damit sich Markierungspunkte besser abheben können. Fig. 5 shows the pattern of a large register. Horizontal and perpendicular lines are given on a transparent hard film with their register characters. The crossing points are not listed so that marking points can stand out better.

Will man z. B. die Registerstelle Mr auf dieser Hartfolie, d. h. auf diesem Groß-Register (-Blatt) markieren, so ist der Mar kierungspunkt an der Kreuzungsstelle der Linien von M und r zu setzen. Umgekehrt, will man feststellen, ob Mr vorhanden ist oder nicht, so sucht man beim aufgeschlagenen Groß-Ordner an der Stelle Mr und findet dort den Markierungspunkt, der bei einem darunterliegenden Groß-Register vorhanden ist und durch die darüberliegenden durchsichtigen Groß-Ordner hindurchzusehen ist. In Fig. 5 sind weitere 4 Markierungspunkte (La; Ma; Dc und Fe) eingetragen.Do you want z. B. mark the registration point Mr on this hard film, ie on this large register (sheet), the marking point at the crossing point of the lines of M and r is to be set. Conversely, if you want to find out whether Mr is present or not, you look for Mr at the opened large folder at the location and find the marking point there, which is available in an underlying large register and can be seen through the transparent large folder above , In FIG. 5 are an additional 4 marker points (La, Ma, Dc and Fe) was added.

Claims

1. Multi-register, with the help of the same In on the tab holding parts of documents with their own register characters or Register character combinations are shown, the Representation in a single folder and differentiated classifications is possible, characterized that when the folder is open, regardless of the open field, all or the closest register characters of the documents below and above are visible.

2. Multi-register according to claim 1, characterized in that those sheets which are provided with register marks or are intended for such places (DU) where overlying or / and underlying sheets with regi are provided with or are intended for such consist of transparent material (DU).

3. Multi-register according to claim 2, characterized in that one of the registers is a conventional, i.e. H. on off on zelblättern (BR) is the existing register (here as sheet register), the letters (TA) of each In contrast to the usual tabs, tabs entirely or partially made of transparent material (DU).

4. Multi-register according to claim 3, characterized in that the register characters (e.g. A, B, CD,.... .X-Z as names register) of the sheet register are on the outer edge and and that one or more knots towards the inside of the sheet lonnen of register characters are arranged, each Ko lonne assigned to its own classification (e.g. professions) can be.

5. Multi-register according to claim 4, characterized in that all register characters except those of the sheet register are written on adhesive flags (HF), which according to claim 2 if necessary in the middle area made of transparent material exist and which each at predetermined edge points of the documents are drawn up.

6. Multi-register according to claim 2, characterized in that on every document or documents in the folder stack a clear sheet (SR) (hereinafter referred to as View sheet register) is located, whose side Dimensions (here range SBO to SB2) above the standard dimension of the document (e.g. DIN A4, here route SBO to SB1) go out and the resulting edge to Inclusion of register marks. 1. , .1Z. , , .4Z) is used.

7. Multi-register according to claim 6, characterized in that all register marks are clearly marked and the Mar tion (here at 1K; 2L; 3H; 4J) by the user with the help an assignment list and a marker pen.

8. Multi-register according to claim 7, characterized in that the view sheet register on at least one straight line (Strec ke SR1 to SR3), which denote at the inner edge of the register character rich runs, with the edge of a see-through deck leaf is connected so that a cover (hereinafter referred to as a viewing envelope register), in which the Document or the stack of documents is housed.

9. Multi-register according to claim 8, characterized in that the perforation of the transparent cover register at that point which is the insertion of an unperforated document mentes or the perforation only before insertion of the document and together with the document,

10. Multi-register according to claim 2, characterized in that the sight register (see claim 6) in its entirety Surface serves to hold register characters and on them Way a one-leaf "large register" arises, which ins especially for displaying content of large amounts of information, as they e.g. B. exist in books.

11. Multi-register according to claim 10, characterized in that several large registers in a common folder (hereinafter referred to as bulk folder) and the associated documents outside the same, e.g. B. in other ord nern are accommodated.

12. Multi-register according to one of the preceding claims, there characterized in that at the beginning of the folder one in the Foldable view in the middle and foldable to the left outside is inserted, the dop in the unfolded state pelte format (e.g. DIN A3) of the underlying documents (A4), in which the current folder content ver drawing and behind it the outdated tables of contents (for later research on changes).

13. Multi-register according to claim 10, characterized in that the main register with a grid of horizontal and is provided with straight lines perpendicular to it Straight lines are marked at their ends (e.g. with A or a), and the markings at the intersection two straight lines (e.g. Mr).

14. Multi-register according to claim 13, characterized in that the straight lines ver for the purpose of easier assignment have different colors or special structures.

15. Multi-register according to claim 10, characterized in that predetermined positions are reserved on the large register, in the name or the abbreviation of the evaluated document tes and the associated storage location are entered.

16. Multi-register according to one of the preceding claims, since characterized by that for marking the register points use a pen (hereinafter referred to as a marker pen) det, whose writing radiation (e.g. electromagnetic table rays or infrared rays) absorbed or / and reflected, or contains magnetic particles.

17. Multi-register according to one of the preceding claims, there characterized by that at the bottom of the right folder-in nendeckels is a fluorescent layer and that with With the help of a light or infrared radiator Excitation can be pinpointed that the ge searched marker point is present.

18. Multi-register according to one of the preceding claims, there characterized in that for locating the register or Mar Kierzeichen a spotlight is used, the impulse emits and the strength of the reflected rays or measures and displays the strength of the magnetic fields.

19. Multi-register according to one of the preceding claims, there characterized in that marker and location pin in are housed in a single pen and attached to each the ends of the pin.

20. Multi-register according to one of the preceding claims, there characterized in that in the document (e.g. in the book) the marked document-capable locations and with the ent speaking register characters, these regi zodiac signs together with the corresponding page numbers in a list can be entered and this list to the doc ment is assigned or in the relevant document under brought.