CN1624699A - 供应商选择系统及方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种供应商选择系统及方法。该供应商选择系统包括一数据库、一应用服务器及多个客户端计算机和多个供应商计算机。该数据库用于存储供应商资料、产品资料、请购单资料、异常请购单资料及订购单资料。该应用服务器用于接收用户通过客户端计算机输入之请购单并根据请购单自动生成询价单，用于发送询价单至相应供应商，接收供应商之报价单，用于根据供应商资料及报价和交货日期选择最佳供应商，自动生成并发送订购单至最佳供应商。利用本发明，可根据供应商资料和产品报价及其它属性选择最佳供应商，极大限度降低企业生产成本，降低供应商风险，提升企业竞争力。

Description

供应商选择系统及方法

【技术领域】

本发明是关于一种供应商选择系统及方法，特别是关于一种可根据客户提出的请购单资料自动生成询价单，及根据多个供应商报价及交货日期、交货日期履行记录选择最佳供应商的供应商选择系统及方法。

【背景技术】

采购物流位于生产企业生产活动的开始，其基本作用在于将资源从资源市场的供应商手中转移到用户手中。采购环节是企业生产和销售的基本前提条件，且占企业成本之极可观的比例。就拿一辆汽车来说，消耗在采购环节的成本，占了整个汽车生产成本的2/3以上。显然，如果采用科学采购方法，则采购环节中购买费用的降低、订货费用的降低、进货费用的降低等，存在着巨大利润空间，可以大大降低企业生产成本，给企业带来很大的经济效益和利润。

一般来说，企业开始时的每个职能部门都是相对独立地发挥作用。例如生产部门通过大量生产来使单位成本核算降到最低，不考虑成品的库存积压，也不会注意到因库存积压而使库存容量和流动资金减少。当库存的积压问题和流动资金短缺问题已经影响了企业的正常经营时，企业才认识到至少在生产、流通以及财务部门间需要有一定程度的合作。在初期物流系统中，企业的物流与市场营销、生产、管理等各职能部门相互配合，共同保证企业总目标的实现。因此，最初的物流系统主要是针对企业内部的各职能部门的协调。它是对实物配送、生产支持和采购业务的资源计划、分配和控制过程进行系统管理。在建立一种高效的内部职能协调机制后，企业间的流通和交易费用就显得非常突出了，于是出现了一体化物流的概念。

一体化物流(Integrated Logistics)是20世纪末最有影响的物流趋势之一，其基本含义是指不同职能部门之间或不同企业之间通过物流上的合作，达到提高物流效率、降低物流成本的效果。一体化物流或物流的一体化包括三种形式：垂直一体化物流、水平一体化物流和物流网络。

垂直一体化物流要求企业将提供产品或运输服务等之供应商和用户纳入管理范围，并作为物流管理的一项中心内容。垂直一体化物流要求企业在从原材料到用户的每个过程都实现对物流的管理；要求企业利用企业自身条件建立和发展与供应商和用户的合作关系，形成联合力量，赢得竞争优势。随着垂直一体化物流的深入发展，对物流研究范围的不断扩大，在企业经营集团化和国际化的背景下，美国人Michael Porter首先提出了“价值链”的概念，并在此基础上，形成了比较完整的供应链理论。供应链是指涉及将产品或服务提供给最终消费者的所有环节的企业所构成的上、下游产业一体化体系。供应链管理强调核心企业与相关企业的协作关系，通过信息共享、技术交流与合作、资源优化配置和有效的价值链激励机制等方法体现经营一体化。供应链是对垂直一体化物流的延伸，其关注商品的流动而不是传统观念的功能分割或局部效率，它通过对从原料、半成品和成品的生产、供应、销售直到最终消费者的整个过程中物流与资金流、信息流的协调，以此来满足顾客的需要。

伴随准时化(Just-In-Time，JIT)和全面质量管理(Total QualityManagement，TQM)理念在供应链中的广泛采用，供应商选择问题变得日益重要。许多企业已经提高了对战略供应商挑选的注意力，以努力减少供应商带来的风险。如果企业要想在供应链环境下推行全面质量管理，企业必须细察商务活动的所有方面，特别是对供应商的考查。另外，它还是全球制造和全球竞争的需要。因此，在供应链管理环境下，谁抓住了作为“中间产业”的供应商，谁就有可能在全球化的竞争中占据主动，对供应商的选择问题也就成为今天所有企业不容忽视的战略性决策。

综上所述，须提供一种供应商选择系统及方法，其可用于根据供应商资料及其产品品质和其它属性选择最佳供应商。

【发明内容】

本发明的主要目的之一在于提供一种供应商选择系统及方法，其可根据客户提出的请购单资料自动生成询价单并发送询价单至各供应商，接收供应商回执的报价单，并根据供应商资料及其报价、交货日期、交货日期履行记录选择最佳供应商。

为达成上述发明目的，本发明提供一种供应商选择系统。该供应商选择系统包括一数据库、一应用服务器及多个客户端计算机和多个供应商计算机。该数据库用于存储供应商资料、产品资料、请购单资料、异常请购单资料及订购单资料。该应用服务器用于接收用户通过客户端计算机输入的请购单并根据请购单自动生成询价单，用于发送询价单至各供应商，接收供应商回执的报价单，用于根据供应商资料及其报价和交货日期、交货日期履行记录选择最佳供应商，自动生成并发送订购单至最佳供应商。每一客户端计算机提供一交互式用户界面，以便于用户执行相应操作，包括接收客户输入的请购单、供应商回执的报价单。每一供应商计算机用于接收询价单和订购单，发送订购单至请购单位，实现供应商选择之协同作业。

该应用服务器包括一基本资料维护模块用于接收请购单，发送请购单至相应主管进行签核，记录未通过主管签核的请购单为异常请购单并存储于数据库中；一查询模块用于查询异常请购单资料，查询请购单资料以判断请购产品是否指定产品，用于查询报价单资料以判断请购产品是否有供应商报价；一询价模块用于根据签核后的请购单资料自动生成询价单，并发送询价单至各供应商；一产品规格比对模块用于接收询价单，查询数据库中的供应商资料和产品资料，并与询价单中的产品规格进行比对以判断请购产品的产品规格和数量是否正确；一报价模块用于根据询价单中的产品名称、产品规格和数量生成报价单，并发送报价单至请购单位；及一供应商选择模块用于根据供应商资料及其报价和交货日期、交货日期履行记录选择最佳供应商。

本发明还提供一种供应商选择方法。该方法包括如下步骤：接收请购单并发送请购单至相应主管进行签核；查询数据库中的异常请购单资料以判断该请购单是否通过主管审核；根据请购单资料自动生成询价单；发送询价单至各供应商；接收询价单，查询数据库中的供应商资料和产品资料，并与询价单中的产品规格进行比对以判断产品规格和数量是否正确；根据接收的询价单资料生成报价单，并发送报价单至请购单位；查询报价单资料以判断请购产品是否指定产品；若报价单中的请购产品不是指定产品，查询报价单资料以判断请购产品是否有供应商报价；若该请购产品有供应商报价，根据各供应商的报价和交货日期、交货日期履行记录选择最佳供应商，并与该供应商进行议价；根据最后议价所确定的请购价格和产品规格及数量生成订购单，并发送签核后的订购单至最佳供应商。

利用本发明，可根据供应商资料和产品报价及其它属性选择最佳供应商，极大限度降低企业生产成本，降低供应商风险，提升企业竞争力。

【附图说明】

图1是本发明一种供应商选择系统的硬件架构图。

图2是本发明一种供应商选择系统的应用服务器的软件功能模块图。

图3是本发明一种供应商选择方法的供应商选择流程图。

【具体实施方式】

如图1所示，是本发明供应商选择系统的硬件架构图。该供应商选择系统包括一数据库1、一应用服务器2、多个客户端计算机3、多个供应商计算机4、一连接5及一网络6。数据库1通过连接5与应用服务器2相连接，每一客户端计算机3和供应商计算机4通过网络6与应用服务器2相连接。连接5是一种数据库连接，如开放式数据库连接(Open DatabaseConnectivity，ODBC)，或者Java数据库连接(Java Database Connectivity，JDBC)等。网络6其可以为企业内部网(Intranet)、国际互联网(Internet)或其它类型得通讯网路。

数据库1用于存储供应商资料、产品资料、请购单资料、异常请购单资料及订购单资料。所述的供应商资料包括：公司代码、公司简称、公司全称、提供产品的产品名称及规格、品质状况、公司税率、交货日期履行记录、公司主管和主要业务员姓名及联系电话、公司地址、邮编及公司传真。所述的公司简称是由公司所在地址和公司名称组成，如联想科技有限公司之公司简称为北京联想。所述的交货日期履行记录是指该供应商是否按照约定时间进行交货，固定输入为“是”或“否”。所述的产品资料包括产品名称、产品类型、该产品的替代产品、产品规格、计量单位及相应供应商名称。所述的请购单资料包括请购单号、案号、请购日期、请购单位名称及费用代码、请购产品名称、品牌、类型、产品规格、计量单位(如“一台计算机”中的“台”为计算机的计量单位)及其请购数量、预计到货日期。所述的案号由供应商选择系统自动生成，其编码规则为承办人的个人标识+234A+承办日期+下划线+序列码。如一为CG234A031007 01的案号，其中的CG为承办人的个人标识，031007为承办日期，01为序列码。所述的异常请购单是指未通过主管审核的请购单。所述的订购单资料包括请购产品的产品名称、产品规格及其计量单位、请购数量、请购价格及交货日期。所述的请购价格是指与供应商议定的最终购买价格。

应用服务器2用于接收请购单并根据请购单自动生成询价单，用于发送询价单至相应供应商，接收供应商回执的报价单，并用于根据供应商资料及其报价和交货日期、交货日期履行记录选择最佳供应商，自动生成并发送订购单至最佳供应商。所述的询价单资料包括所有请购产品名称、产品规格及其计量单位、请购数量、交货日期等。所述的报价单包括所有请购产品的产品名称、产品规格、计量单位、请购数量及相应请购产品的报价、交货日期。每一客户端计算机3分散于不同地域，用于提供一交互式用户界面，以便于用户执行相应操作，包括接收客户输入的请购单、供应商回执的报价单。每一供应商计算机4分散于不同地域，用于接收询价单和订购单，发送订购单至请购单位，实现供应商选择协同作业。

如图2所示，是本发明供应商选择系统的应用服务器的软件功能模块图。该应用服务器2包括一基本资料维护模块20、一查询模块21、一询价模块22、一产品规格比对模块23、一报价模块24及一供应商选择模块25。基本数据维护模块20用于接收请购单，发送请购单至相应主管进行签核，若请购单未通过主管签核，则记录该请购单为异常请购单并存储于数据库1中，并可用于添加、删除及修改供应商资料、产品资料、请购单资料、异常请购单资料及订购单资料。查询模块21用于查询异常请购单资料，查询报价单资料以判断请购产品是否指定产品及请购产品是否有供应商报价。若该请购产品无供应商报价，则查询产品资料以判断该请购产品是否有替代产品。所述的指定产品是指请购单位在提出请购单时明确指出请购指定供应商提供的产品。询价模块22用于根据请购单资料自动生成询价单，发送询价单至相应供应商。产品规格比对模块23用于接收询价单，查询数据库1中的供应商资料和产品资料，并与询价单中的产品规格进行比对以判断请购产品的产品规格和数量是否正确。若产品规格和数量不正确，则须与请购单位重新确认产品规格和数量。报价模块24用于根据询价单中的产品名称、产品规格和数量生成报价单，并发送报价单至请购单位。供应商选择模块25用于根据供应商资料及其报价、交货日期、交货日期履行记录选择最佳供应商，提供一选定的议价模式用于与最佳供应商进行议价，并根据议价确定的请购价格和产品规格及数量、交货日期生成订购单，发送订购单至相应主管签核，并发送签核后的订购单至最佳供应商。在本发明具体实施方式中，供应商选择原则可以是相同请购产品的报价最低、交货日期与预计交货日期最接近、交货日期履行记录良好或根据产品品质状况、报价、交货日期履行记录和交货日期综合选择供应商。

如图3所示，是本发明供应商选择方法的供应商选择流程图。基本资料维护模块20接收客户通过客户端计算机3输入的请购单并发送请购单至相应主管进行签核(步骤S310)。查询模块21通过查询数据库1中的异常请购单资料以判断该请购单是否通过主管审核(步骤S315)。若该请购单未通过主管审核，则基本资料维护模块20记录该请购单为异常请购单并存储该异常请购单于数据库1中(步骤S320)。若该请购单通过主管签核，询价模块22根据请购单资料自动生成询价单(步骤S325)。询价模块22发送询价单至相应供应商(步骤S330)。产品规格比对模块23查询数据库1中的供应商资料和产品资料，并与询价单中的产品规格进行比对以判断产品规格和数量是否正确(步骤S335)。若产品规格和数量不正确，则产品规格比对模块23与请购单位重新确认产品规格和数量，并发送确认后的询价单至相应供应商(步骤S340)。若产品规格和数量正确，则报价模块24根据接收的询价单资料生成报价单，发送报价单至请购单位(步骤S345)。查询模块21查询报价单资料以判断请购产品是否指定产品(步骤S350)。若报价单中的请购产品是指定产品，则供应商选择模块25直接根据报价单生成订购单并发送订购单至该供应商(步骤S375)。若报价单中的请购产品不是指定产品，则查询模块21查询报价单以判断请购产品是否有供应商报价(步骤S355)。若该请购产品无供应商进行报价，查询模块21查询数据库1中的产品资料以判断该请购产品是否有其替代产品(步骤S360)。若该请购产品有替代产品，则基本资料维护模块20重新接收替代产品的请购单，并发送至相应主管进行签核(步骤S310)。若该请购产品无替代产品，则基本资料维护模块20添加一可提供该请购产品的供应商及其供应商资料(步骤S365)。供应商资料添加完成后，询价模块21重新发送询价单至该供应商进行询价(步骤S330)。若该请购产品有供应商进行报价，则供应商选择模块25根据各供应商资料及所提供的报价和交货日期、交货日期履行记录选择最佳供应商，并根据提供的选定议价模式与该供应商进行议价(步骤S370)。供应商选择模块25根据最后议价所确定的请购价格和产品规格及数量、交货日期生成订购单，发送至相应主管签核，并发送签核后的订购单至供应商进行订购作业(步骤S375)。

Claims (13)

1.一种供应商选择系统，其特征在于，包括：

一数据库用于存储供应商资料、产品资料、请购单资料、异常请购单资料及订购单资料；

一应用服务器，包括：

一基本数据维护模块用于接收请购单，发送请购单至相应主管进行签核，并记录未通过主管签核的请购单为异常请购单并存储于数据库中；

一查询模块用于查询异常请购单资料，查询报价单资料以判断请购产品是否指定产品及请购产品是否有供应商报价；

一询价模块用于根据签核后的请购单资料自动生成询价单，发送询价单至供应商；

一产品规格比对模块用于接收询价单，查询数据库中的供应商资料和产品资料，并与询价单中的产品规格进行比对以判断请购产品的产品规格和数量是否正确；

一报价模块用于根据询价单中的产品名称、产品规格和数量进行报价并生成报价单，并发送报价单至请购单位；

一供应商选择模块用于根据供应商资料及其报价和交货日期选择最佳供应商；

多个客户端计算机用于接收客户输入的请购单、供应商回执的报价单，实现供应商选择的协同作业。

2.如权利要求1所述的供应商选择系统，其特征在于，还包括多个供应商计算机用于接收询价单和订购单，发送报价单至请购单位。

3.如权利要求1所述的供应商选择系统，其特征在于，所述的基本资料维护模块还可用于添加、删除及修改供应商资料、产品资料、请购单资料、异常请购单资料及订购单资料。

4.如权利要求1所述的供应商选择系统，其特征在于，所述的查询模块还可用于若该请购产品无供应商报价，查询产品资料以判断该请购产品是否有替代产品。

5.如权利要求1所述的供应商选择系统，其特征在于，所述的产品规格比对模块还可用于若产品规格和数量不正确，则与请购单位重新确认产品规格和数量。

6.如权利要求1所述的供应商选择系统，其特征在于，所述的供应商选择模块还可提供一选定议价模式用于与最佳供应商进行议价，根据议价确定之请购价格和产品规格及数量生成订购单，并发送订购单至最佳供应商。

7.一种供应商选择方法，其特征在于，该方法包括如下步骤：

接收请购单并发送请购单至相应主管进行签核；

查询数据库中的异常请购单资料以判断该请购单是否通过主管审核；

根据请购单资料自动生成询价单；

发送询价单至相应供应商；

接收询价单，查询数据库中的供应商资料和产品资料，并与询价单中的产品规格进行比对以判断产品规格和数量是否正确；

根据接收的询价单资料生成报价单，并发送报价单至请购单位；

查询报价单资料以判断请购产品是否指定产品；

若报价单中的请购产品不是指定产品，查询报价单资料以判断该请购产品是否有供应商报价；

若请购产品有供应商报价，根据供应商资料及其报价、交货日期、交货日期履行记录选择最佳供应商，并与该供应商进行议价；

根据最后议价所确定的请购价格和产品规格及数量生成订购单，并发送签核后的订购单至最佳供应商。

8.如权利要求7所述的供应商选择方法，其特征在于，还包括：若该请购单未通过主管审核，则记录该请购单为异常请购单并存储该异常请购单于数据库中。

9.如权利要求7所述的供应商选择方法，其特征在于，还包括：若产品规格和数量不正确，则与请购单位重新确认产品规格和数量，并发送确认后的询价单至相应供应商。

10.如权利要求7所述的供应商选择方法，其特征在于，还包括：若报价单中的请购产品是指定产品，根据报价单生成指定产品的订购单并发送订购单至相应供应商。

11.如权利要求7所述的供应商选择方法，其特征在于，还包括：若该请购产品无供应商进行报价，查询数据库中的产品资料以判断该请购产品是否有替代产品。

12.如权利要求11所述的供应商选择方法，还包括：若该请购产品有替代产品，则重新接收替代产品的请购单，并发送至相应主管进行签核。

13.如权利要求11所述的供应商选择方法，其特征在于，还包括：若该产品无替代产品，则添加一可提供该请购产品的供应商之供应商资料并重新发送询价单至该供应商进行询价。

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