CN1395176A

CN1395176A - 虚拟图书馆管理系统及方法

Info

Publication number: CN1395176A
Application number: CN01122436A
Authority: CN
Inventors: 林辉全
Original assignee: Mitac International Corp
Current assignee: Mitac International Corp
Priority date: 2001-07-06
Filing date: 2001-07-06
Publication date: 2003-02-05

Abstract

一种虚拟图书馆管理系统及方法，可有效地管理虚拟图书馆内的数据并增加知识分享传播的速度；本发明根据一公司所属不同的事业群、不同的部门、不同的专案、不同的员工及不同的议题等条件，设立不同层级及属性的虚拟图书馆，并依照设立虚拟图书馆的阶层性关系给予不同使用者不同的虚拟图书馆的权限范围，再利用知识数据的权限等级提供使用者不同的知识内容，如此，利用阶层性的管理，将虚拟图书馆内的数据作有效地管理及传播。

Description

虚拟图书馆管理系统及方法

技术领域

一种数据管理的系统与方法，系应用于管理虚拟图书馆，特别是一种利用阶层性管理的虚拟图书馆管理系统与方法。

背景技术

互联网的风行彻底改变了整个企业的竞争型态，知识的运用是下一世纪的竞争武器，也是决定一个企业是否能发展的根本。在日趋竞争的企业环境下，为求永续发展，重点即在于做好知识管理(Knowledge Management，KM)，将企业所拥有的经验与知识，即隐含的知识保存下来，并延续使之成长扩大，尤其是与现行不可或缺且日益蓬勃发展的网络结合，更能有效管理并延续知识，企业才能够适应变化万千的环境，并脱颖而出。

过去企业中，往往员工的离职前，并不会将其所累积的知识经验传承，或甚至将所建立的信息带离，造成下一个接手的人需要一段过渡期方能进入工作状况，或是有些知识有可能因此失传。因此，将人累积的无形资产转换成格式化的信息，并将其分类整理后形成知识资产将以保存下来，可避免错误的再发生以及信息的重新累积，而可有效提升企业的竞争力。

所以说，知识管理中的虚拟图书馆最主要的目的在于对数据进行最有效的分享以及传递，使得知识数据能做最佳的应用，快速取得前人长久时间所累积下来的知识；然而一般的知识分享、传递与管理上，往往浪费过多时间在知识的散播与传递，不能有效地让需要信息的人能及时获得所需的知识或数据；而且在一些系统上，虽然其所保存的知识相当充分，但是因为管理上的缺失，使得其没有办法有效地设定哪些人能看见哪些知识内容，造成不必要的知识外流；为了避免此一情况，有些系统管理者甚至将知识内容作最小的开放，使得一般使用者根本无法使用到其建立的知识内容，造成空有知识管理之名。

发明内容

本发明乃为解决上述问题而提供一种虚拟图书馆的管理系统及方法，可有效地管理虚拟图书馆内的数据并增加知识传播的速度。

根据本发明所揭露的虚拟图书馆的管理系统与方法，根据一公司所属不同的专业群、不同的部门、不同的专案、不同的员工及不同的议题等条件，设立不同层级及属性的虚拟图书馆，并依照设立虚拟图书馆的阶层性关系，去开放不同的使用者不同的虚拟图书馆的权限范围，再根据虚拟图书馆内数据的权限等级，比对使用者的权限等级而给予不同使用者不同的知识内容，利用此一种阶层性的管理，将虚拟图书馆内的数据作有效地管理、分享及传播。

附图说明

图1为本发明系统的示意图；

图2为本发明虚拟图书馆的架构示意图；

图3为本发明虚拟图书馆细部架构的示意图；

图4为本发明知识数据的权限等级示意图；

图5为本发明的流程步骤示意图。

具体实施方式

为使对本发明的目的、构造特征及其功能有进一步的了解，兹配合图示详细说明如下：

根据本发明所揭露的虚拟图书馆管理系统10，通过一互联网(Internet)60架构于一网页(Web)上，如图1所示，包含有控管库11、知识数据库12以及组织设立数据库13；控管库11用来判定进入虚拟图书馆管理系统10内的使用者70是否有可以进入以及其所开放的权限范围以及权限等级，知识数据库12则储存所有虚拟图书馆的知识数据，且所有的知识数据都具有权限等级；组织设立数据库13则包含虚拟图书馆所有使用者的使用权限范围以及权限等级，用以提供给控管库11作为判断使用者70权限范围及权限等级的依据。

知识数据库12储存所有的知识数据，其架构如图2所示，其与公司的人事组织架构结合，可分为公司层级图书馆21(Company Library)、事业群层级图书馆22(BU Library)、部门层级图书馆23(Department Library)、个人层级图书馆24(Personal Library)(不限定为此四个层级)，各图书馆所开放的数据，依照使用者70的不同，各有其不同的权限范围，权限范围大致上与其层级相同，也就是说主管可以向下得到其所管辖的范围内的所有图书馆，譬如说部门主管除了可以看到其部门层级图书馆23外，更可以向下看到其管辖的个人层级图书馆24，换句话说，公司的老总就可以看到公司层级图书馆21以下所有的图书馆的数据，如此可按照设立虚拟图书馆的阶层性关系给予不同使用者70不同的虚拟图书馆的使用权限范围。

知识数据上传(Uploading)至各虚拟图书馆后，由专人负责整理及管理，譬如为一管理者，将认可过的知识数据根据数据的属性及架构存放在其所该归属的虚拟图书馆内。举例来说，部门主管限定部门底下所有的员工必须根据其工作内容建立个人层级图书馆24，而上传的知识数据经由部门主管认可过后，由专人负责存放到虚拟图书馆内所属的位置。

各部门储存的数据如：人力资源(Human Resource)部门的虚拟图书馆可提供新进人员如何设立个人虚拟图书馆及一般教学课程等、市场行销(Marketing)部门的虚拟图书馆可提供给员工其他同业生产商品或市场分析及查询公司过去产品等，所以此一部分的知识内容是以公司相关事务的数据为主的。

另一方面，专案类图书馆25(Project Library)其层级有如一个部门，专案负责人可以看到专案类图书馆25内的所有数据，也可以向下看到此一专案下，各议题类图书馆26(Topic Library)内的数据；当然，议题类图书馆26也不一定是挂在专案类图书馆25之下的，系统允许个人依照其不同兴趣(不限定为何种数据)供个人设立各种专案类图书馆25，此一部分的开放权限则依照其对此一议题有兴趣者向建立虚拟图书馆的人去申请而有不同的权限，所以此一部分的虚拟图书馆的权限范围以及权限等级依照申请而有所不同，而不同于前述的人事组织架构。

另外，同一层级的虚拟图书馆，也可以再加以分级，请参阅图3，部门层级图书馆23又可以分为部门第一层级图书馆31、部门第二层级图书馆32、部门第三层级图书馆33(当然不限定为三个层级，此仅以三个层级为例来说明)，各层级的图书馆存放有这一部门内不同等级的数据，同样的，部门底下有个人层级图书馆24，也分为个人第一层级图书馆34、个人第二层级图书馆35、个人第三层级图书馆36，存放个人不同等级的数据。

而知识数据本身设有权限等级，请参阅图4，以一议题类图书馆26为例，其中存放的知识数据可分为第一级数据37、第二级数据38、第三级数据39以及第四级数据40；举例来说，当一个具有可进入此一议题类图书馆26的权限范围的使用者70进入时，根据控管库11的判断，此一使用者70具有进入议题类图书馆26的权限，所以可以顺利进入此一议题类图书馆26，但是不见得此一议题类图书馆26中所有的知识数据他都能读取，还得根据使用者70所被授与读取知识数据等级的权限来做比对判断，如果其权限等级只能读取第三级数据39，则使用者70仅能读取第三级数据39以及第四级数据40的知识内容，而不能读取第一级数据37以及第二级数据38的知识内容。而知识数据的权限等级的设定，于知识数据载入虚拟图书馆时，由提供知识数据者所设定。

组织设立数据库13由一管理者根据不同的公司、不同的部门及不同专案中的员工组合而成，从小型的专案团队组织到中型的部门团队组织进而扩大至公司整体团队，均通过组织设立数据库13将企业内员工整合，故当有员工加入、离职；公司部门间合并、分散或即时成立特别工作群组时都可以将所设立过的组织数据进行有效率的统合整理。然后通过与虚拟图书馆互相结合，依照不同工作群组及属性使员工分别加入其从属的虚拟图书馆(同前所述)，决定各员工的权限范围；另外，组织设立数据库13也存放有各员工的相对于各虚拟图书馆的权限等级，用以提供控管库11判断的依据。

另一方面，对于公司以外的人员，譬如客户或是配合的厂商，申请加入某一层级的虚拟图书馆时，如经核准成为会员，组织设立数据库13内也会存放有其权限范围及相对应的权限等级。换句话说，组织设立数据库13中不仅存放有公司人事组织数据，以提供虚拟图书馆架构的根据，并且具有虚拟图书馆内所有会员的使用权限范围及权限等级，用以提供控管库11比对判断的依据。

此一次分层的架构可以供各图书馆的管理者方便设定所开放的权限，举例来说，依照公司人事组织的架构，平行层级的主管是没有办法互相看到其所管辖的图书馆数据，也就是说，部门主管无法取得其他部门主管管辖下的虚拟图书馆数据，而如果研发部门主管对制造部门的某些数据有兴趣，可以向制造部门主管申请，制造部门主管审核过后，觉得有其必要性，则可以将此一部分开放同时决定其在此一层级的虚拟图书馆的权限等级，也就是开放制造部门中的某一层级的某一个虚拟图书馆即可，不需将整个部门的虚拟图书馆都开放，并且可根据知识数据的权限等级，让研发部门主管读取所对其开放的某一层级的某一个虚拟图书馆中的相对应等级的数据。

所以，组织设立数据库13中主要就是储存各虚拟图书馆相对的使用者(也就是哪些虚拟图书馆具有哪些会员)及其所开放的权限等级(也就是使用者相对应的权限等级)，提供给控管库11来判定所登入的使用者70是否有权限以及其权限的范围；如此，可有效地管理虚拟图书馆内的数据并增加知识传播的速度。

本发明的虚拟图书馆管理方法，请参阅图5，先建立虚拟图书馆(步骤41)，建立的虚拟图书馆数目根据各公司的需求而有所不同，如前所述，可依据公司人员组织的架构去建立譬如公司层级图书馆21、事业群层级图书馆22、部门层级图书馆23、个人层级图书馆24(见图2)，或是以专案为主体的专案类图书馆25以及议题类图书馆26，当然，也可以将议题类图书馆26独立出来，供各使用者自行依照其兴趣建立。

接着设定各虚拟图书馆的阶层关系以及虚拟图书馆的数据的权限等级(步骤42)，当然，如以公司组织建立的虚拟图书馆，其阶层关系就是参照公司人事组织去建立，专案为主体的虚拟图书馆基本上也是按照这个逻辑去建立，而个人建立的各种议题类图书馆26则为建立者自行设立一套阶层关系以及相对应的权限范围；而数据的权限等级则可以由提供数据者自行设定。

当使用者登入时(步骤43)，想要进入其中一虚拟图书馆时，系统会先判断其是否为此一图书馆的会员，当然，以公司人事组织建立的虚拟图书馆来说，公司的员工理所当然的都是会员(但权限范围以及权限等级各有不同)，而专案类的虚拟图书馆，则以参与专案的人以及负责的主管为限，但是也可以允许其他人申请，获得同意后，也可以成为会员(如前所述，在此不再累述)，同样的，个人所建立的各种议题类图书馆，则需向建立者申请，或者是根据当初建立者设立的为主(譬如说设立一个女性话题为主的议题类图书馆，可设定只要是女性员工即为会员，不需再申请)。

在确认为会员后，比对由控管库11内的使用者的权限等级与虚拟图书馆知识数据的权限等级(步骤45)，根据比对权限等级，使其进入该图书馆后，显示出权限等级内所相对应的数据(步骤46)。如此，即可有效地管理虚拟图书馆，并可以让不同的使用者得到不同的数据，避免数据外露的可能，也让需要此数据的人，能快速地得到。

本发明可配合公司人事的组织架构建立出阶层关系的虚拟图书馆架构，有效地将公司内所有的知识数据加以整理并转换成格式化的信息，使得知识数据可以有效地分享、传递，且配合公司的人事架构，公司内的员工理所当然是虚拟图书馆的会员，不需花费额外的时间申请，且根据公司组织架构建立知识数据阶层关系，不会使较高层级的数据由较低层级员工手中流出；另一方面，知识数据本身具有权限等级更可有效管理同一层级内虚拟图书馆内的知识数据，配合比对会员的权限等级，而开放其相对应的知识内容。

并且，本发明提出个人依照不同的兴趣建立各种议题类图书馆，使得相同兴趣或是相同工作性质的员工可以将其知识数据快速地分享出来，减少无谓研究或查询的时间；如此，可有效地管理虚拟图书馆内的知识数据并增加知识传播、分享的速度。

以上所述仅为本发明其中的较佳实施例而已，并非用来限定本发明的实施范围；即凡依本发明申请专利范围所作的均等变化与修饰皆为本发明专利范围所涵盖。

Claims

1.一种虚拟图书馆管理系统，通过一互联网(Internet)架构于一网页(Web)上，该管理系统至少包含有：

知识数据库，存放有多个虚拟图书馆的知识数据，且该知识数据设有权限等级；

控管库，用以判定进入该虚拟图书馆系统的使用者的权限范围；以及

组织设立数据库，存放有根据公司人事架构所设立的使用者的权限范围，以及该虚拟图书馆会员的权限等级，以作为该控管库判断的依据；

当一使用者进入该虚拟图书馆管理系统时，该控管库通过该组织设立数据库内的使用者的权限范围，判断该使用者所能开启的虚拟图书馆的范围，当该使用者进入其中一个该虚拟图书馆时，再通过该虚拟图书馆数据的权限等级比对该使用者的权限范围，判断出该使用者所能读取的数据范围。

2.如权利要求1所述的虚拟图书馆管理系统，其中该多个虚拟图书馆包含有公司层级图书馆、事业群层级图书馆、部门层级图书馆以及个人层级图书馆。

3.如权利要求2所述的虚拟图书馆管理系统，其中该多个虚拟图书馆还包含有专案类图书馆以及议题类图书馆。

4.如权利要求3所述的虚拟图书馆管理系统，其中该议题类图书馆依照该专案类图书馆下各相关议题所建立。

5.如权利要求3所述的虚拟图书馆管理系统，其中该议题类图书馆为该系统架构下的个人依照其不同议题所设立。

6.如权利要求5所述的虚拟图书馆管理系统，其中该议题类图书馆由其建立者去建立各使用者的权限范围及权限等级。

7.如权利要求1所述的虚拟图书馆管理系统，其中该多个虚拟图书馆的各使用者的权限范围依照公司人事架构所设定。

8.如权利要求1所述的虚拟图书馆管理系统，其中该数据的权限等级由该数据的提供者所设立。

9.一种虚拟图书馆管理方法，该虚拟图书馆通过一互联网(Internet)架构一网页(Web)上，该管理方法至少包含下列步骤：

建立多个虚拟图书馆；

设定该多个虚拟图书馆的阶层关系以及该虚拟图书馆的数据的权限等级；

让使用者进入其中一个该虚拟图书馆；

判断该使用者的权限范围；

比对该数据的权限等级以及该使用者的权限等级；以及

使该使用者存取相对应的数据。

10.如权利要求9所述的虚拟图书馆管理方法，其中该多个虚拟图书馆的阶层关系依照公司人事架构建构而成。

11.如权利要求10所述的虚拟图书馆管理方法，其中该多个虚拟图书馆包含有公司层级图书馆、事业群层级图书馆、部门层级图书馆以及个人层级图书馆。

12.如权利要求11所述的虚拟图书馆管理方法，其中该多个虚拟图书馆还包含有专案类图书馆以及议题类图书馆。

13.如权利要求9所述的虚拟图书馆管理方法，其中该使用者的权限范围根据该公司人事架构设定而成。

14.如权利要求9所述的虚拟图书馆管理方法，其中该使用者的权限范围为该虚拟图书馆的建立者所依照各使用者申请而建立。

15.如权利要求9所述的虚拟图书馆管理方法，其中该数据的权限等级由该数据的提供者所设立。

16.如权利要求9所述的虚拟图书馆管理方法，其中该判断该使用者的权限范围的步骤，还包含有判断该使用者是否为该虚拟图书馆的会员的步骤。