CN114676229A - 一种技改大修工程档案管理系统及管理方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种技改大修工程档案管理系统与管理方法，通过基础获取单元获取到所有的技改档案，并借助初经略单元结合制式文库进行制式分析，具体对档案中一些制式的内容进行自动检查，并提醒更正，若无任何错误则自动将技改档案标记为初通档案；之后借助二次筛选单元自动结合存储库对初通档案进行二次筛选，得到满足条件之后的核实档案；最后借助属性分析单元接收二次筛选单元传输的核实档案，并对其进行属性分析，根据属性分析构建得到核实档案的快检信息，根据快检信息能够便于用户及时检索；本发明简单有效，且易于实用。
Description
技术领域
本发明属于技改档案管理技术领域，涉及档案管理技术，具体是一种技改大修工程档案管理系统。
背景技术
公开号为CN102737046A的专利公开了一种商业化档案存储条形码管理系统包括：一数据库后台，它用来进行档案信息、档案存储信息、档案管理权限和档案管理流程的管理；一手持操作终端，它用来进行数据采集录入并通过无线网络数据传输至档案管理服务器；以及一服务器操作终端，它用来进行定义的条形码、使用数据采集器对条形码数据进行录入以及按预设定的数据与实际输入数据进行对比，用于减少数据录入出错几率。本发明提供的商业化档案存储条形码管理系统由于它用来进行定义的条形码、使用数据采集器对条形码数据进行录入以及按预设定的数据与实际输入数据进行对比，用于减少数据录入出错几率，从而可以将档案用条形码进行管理，真正实现档案库房进行无序存放而达到有序管理。
但是，其无法对档案的错误进行检查，同时还能验证是否存在重复传输的问题，并且能够自动归纳内容，便于用户检索，基于此，提供一种解决方案。
发明内容
针对现有技术存在的不足，本发明目的是提供一种技改大修工程档案管理系统。
本发明的目的可以通过以下技术方案实现：
一种技改大修工程档案管理系统，包括
基础获取单元，用于获取到所有的技改档案，基础获取单元用于将技改档案传输到初经略单元；
制式文库内存储有所有的技改档案的标准模板，初经略单元接收基础获取单元传输的技改档案，并结合制式文库进行制式分析，具体分析过程如下：
S1：获取到技改档案，首先将其与标准模板进行比对，得到属性一致的对应框架，将该标准模板标记为参照模板；
S2：之后将技改档案与确定好的参照模板进行一对一进行比对，自动挑选出错误处，将其标记为错误信息，并自动将错误信息经由二次筛选单元、属性分析单元、处理器传输到显示单元进行实时显示；同时将技改档案重新打回；当无错误时，自动将技改档案标记为初通档案，并将初通档案传输到二次筛选单元；
二次筛选单元自动结合存储库对初通档案进行二次筛选，得到满足条件之后的核实档案；
二次筛选单元用于将核实档案传输到属性分析单元，属性分析单元接收二次筛选单元传输的核实档案，并对其进行属性分析，根据属性分析构建得到核实档案的快检信息；
属性分析单元还用于将快检信息传输到处理器进行存储。
进一步地，步骤S1中的框架匹配具体方式如下：
S101：获取到技改档案，对其进行分词处理，之后得到若干个技改分词；
S102：同步对所有的标准模板进行分词处理，得到每一个标准模板的标准分词组；
S103：任选一个标准模板的标准分词组，将标准分词组与技改分词进行比对，依次将选中的标准分词与技改分词中的词汇进行比较，当比较到一致词语后，则将对应技改分词删去后，选择下一标准分词来进行与剩余的所有技改分词比较；
S104：当未比较到一致的词语时，则自动选到下一标准分词来与所有的技改分词比较，并重复上述步骤S013-S014的比对过程，得到与技改分词一致的标准分词个数，将该个数除以标准分词的总个数，得到的值标记为相似比；
S105：选中下一标准模板的标准分词组，重复步骤S013-S015，得到所有标准模板的标准分词组与技改分词的相似比，将相似比排名第一，且相似比不小于X1的对应标准模板标记为参照模板。
进一步地，步骤S105中的X1为预设数值，其具体数值通过下述方式确定：
随机选出若干份标准模板和对应的实时上传到技改档案，按照上述方式计算相似比，选择若干份中相似比最小的值标记为X1。
进一步地，二次筛选具体方式为：
SS1：获取到初通档案的档案特征值；
SS2：将上传的联合办公用档案的档案特征值与服务器中存储档案的档案特征值进行比对，具体比对过程如下：
SS21：将上传档案的档案特征值作为第一字符串，将服务器中存储档案的档案特征值均作为第二字符串；
SS22：若第二字符串由第一个字符串经过N次添加、N次删除或者N次修改后完全一样，那么两个字符串的变换次数为N，N＝1，……，n；例如：第一字符串abcdef和第二字符串abcdefg，第一字符串abcdef经过一次添加后与第二字符串abcdefg完全一样，则第一字符串和第二字符串的变换次数为1；
SS23：变换次数N取倒数后作为第一字符串和第二字符串的相似度；
SS3：若相似度1/N未超过预设相似阈值，判定该档案为第一次上传；
若相似度1/N超过预设相似阈值，判定该档案为重复上传；
SS4：将第一次上传到初通档案标记为核实档案；
否则将重复上传的档案经由属性分析单元、处理器传输到显示单元，提醒用户择一选择并进行保存。
进一步地，步骤SS1中的档案特征值具体获取过程如下：
获取到对应档案的档案编号，档案编号具体包括档案的城市码/公司码/部门码/档案级别码/版次码/修改次数；其中城市码、公司码和部门码均采用两个英文字母的简称；档案级别码划分为一级档案～N级档案，一级档案～N级档案依次采用A～Z的顺序依次进行表示；版次码采用英文字母A～Z的顺序依次进行表示；修改次数采用两位数00～09的顺序依次进行表示，若档案修订超过9次版次码就上升一位，依次类推。
进一步地，属性分析具体方式为：
S001：提取到对应核实档案的全文，对其进行分词处理，得到所有的核实分词；
S002：之后将核实分词中的常见词语去除，常见词语为管理人员预设词语；
S003：之后任选一核实分词，在去除常见词语之后，自动获取到该核实分词在所有的核实分词中出现的次数，将该次数除以剩余常见词语之后核实分词的个数，得到的数值标记为占出比例；
S004：得到去除常见词语之后核实分词中每一个核实分词的占出比例；
S005：按照占出比例，进行从大到小的方式进行排序，获取到排序第五的占出比例的数值，将其标记为节点比例；将节点比例与X2进行比较，根据比较结果确认内核词语；此处X2为预设值，且小于1；
S006：获取到核实档案的作者，标题和内核词语，形成检索分列信息；
S007：之后借助处理器将核实档案传输到存储库中存储，并自动获取到该核实档案在存储库中的存储位置，建立直连路劲，将该直连路径与检索分列信息联合形成快检信息；
S008：得到所有录入的核实档案的快检信息之后，将核实档案存储的步骤完成。
进一步地，步骤SS5中的根据比较结果确认内核词语具体方式为：当节点比例不小于X2时，将排名前五的占出比例对应的核实分词标记为内核词语；
当节点比例小于X2时，且此时X2小于等于最大的占出比例，则将占出比例大于等于X2的对应核实分词全部标记为内核词语；
否则，则自动获取排名前三的占出比例对应的核实分词，并将其标记为内核词语；得到所有的内核词语。
进一步地，还包括管理单元，与处理器通信连接，用于录入所有的预设数值。
一种技改大修工程档案管理方法，该方法即为借助如权利要求1-8任一项所述的技改大修工程档案管理系统来对工程档案进行管理。
与现有技术相比，本发明的有益效果是：
本发明通过基础获取单元获取到所有的技改档案，并借助初经略单元结合制式文库进行制式分析，具体对档案中一些制式的内容进行自动检查，并提醒更正，若无任何错误则自动将技改档案标记为初通档案；
之后借助二次筛选单元自动结合存储库对初通档案进行二次筛选，得到满足条件之后的核实档案；最后借助属性分析单元接收二次筛选单元传输的核实档案，并对其进行属性分析，根据属性分析构建得到核实档案的快检信息，根据快检信息能够便于用户及时检索；本发明简单有效，且易于实用。
附图说明
为了便于本领域技术人员理解，下面结合附图对本发明作进一步的说明。
图1为本发明的整体系统框图。
具体实施方式
下面将结合实施例对本发明的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其它实施例，都属于本发明保护的范围。
请参阅图1所示，一种技改大修工程档案管理系统，包括基础获取单元、初经略单元、二次筛选单元、属性分析单元、制式文库、处理器、显示单元、管理单元和存储库；
所述基础获取单元用于获取到所有的技改档案，技改档案即为所需的技术改进所形成的档案文件，基础获取单元用于将技改档案传输到初经略单元；
制式文库内存储有所有的技改档案的标准模板，初经略单元接收基础获取单元传输的技改档案，并结合制式文库进行制式分析，具体分析过程如下：
S1：获取到技改档案，首先将其与标准模板进行比对，得到属性一致的对应框架，具体框架匹配方式如下：
S101：获取到技改档案，对其进行分词处理，此为现有技术中的常规技术，故此处不做具体赘述；之后得到若干个技改分词；
S102：同步对所有的标准模板进行分词处理，得到每一个标准模板的标准分词组；
S103：任选一个标准模板的标准分词组，将标准分词组与技改分词进行比对，依次将选中的标准分词与技改分词中的词汇进行比较，当比较到一致词语后，则将对应技改分词删去后，选择下一标准分词来进行与剩余的所有技改分词比较；
S104：当未比较到一致的词语时，则自动选到下一标准分词来与所有的技改分词比较，并重复上述步骤S013-S014的比对过程，得到与技改分词一致的标准分词个数，将该个数除以标准分词的总个数，得到的值标记为相似比；
S105：选中下一标准模板的标准分词组，重复步骤S013-S015，得到所有标准模板的标准分词组与技改分词的相似比，将相似比排名第一，且相似比不小于X1的对应标准模板标记为参照模板；
此处X1为预设数值，其具体数值可以通过下述方式确定，随机选出若干份标准模板和对应的实时上传到技改档案，按照上述方式计算相似比，选择若干份中相似比最小的值标记为X1；
S2：之后将技改档案与确定好的参照模板进行一对一进行比对，参照模板内设置有若干需要用户自助录入的内容，并在对应内容处设定必填或选填，同步设定好证明材料设定处，此处证明材料一般为公章或者其他内容；
当存在必填项或者公章未录入的情况时，自动挑选出错误处，将其标记为错误信息，并自动将错误信息经由二次筛选单元、属性分析单元、处理器传输到显示单元进行实时显示；同时将技改档案重新打回；当无错误时，自动将技改档案标记为初通档案，并将初通档案传输到二次筛选单元，二次筛选单元自动结合存储库对初通档案进行二次筛选，二次筛选具体方式为：
SS1：获取到初通档案的档案特征值，其具体获取过程如下：
获取到对应档案的档案编号，档案编号具体包括档案的城市码/公司码/部门码/档案级别码/版次码/修改次数；其中城市码、公司码和部门码均采用两个英文字母的简称；档案级别码划分为一级档案～N级档案，一级档案～N级档案依次采用A～Z的顺序依次进行表示；版次码采用英文字母A～Z的顺序依次进行表示；修改次数采用两位数00～09的顺序依次进行表示，若档案修订超过9次版次码就上升一位，依次类推；
SS2：将上传的联合办公用档案的档案特征值与服务器中存储档案的档案特征值进行比对，具体比对过程如下：
SS21：将上传档案的档案特征值作为第一字符串，将服务器中存储档案的档案特征值均作为第二字符串；
SS22：若第二字符串由第一个字符串经过N次添加、N次删除或者N次修改后完全一样，那么两个字符串的变换次数为N，N＝1，……，n；例如：第一字符串abcdef和第二字符串abcdefg，第一字符串abcdef经过一次添加后与第二字符串abcdefg完全一样，则第一字符串和第二字符串的变换次数为1；
SS23：变换次数N取倒数后作为第一字符串和第二字符串的相似度；
SS3：若相似度1/N未超过预设相似阈值，判定该档案为第一次上传；
若相似度1/N超过预设相似阈值，判定该档案为重复上传；
SS4：将第一次上传到初通档案标记为核实档案；
否则将重复上传的档案经由属性分析单元、处理器传输到显示单元，提醒用户择一选择并进行保存；
二次筛选单元用于将核实档案传输到属性分析单元，属性分析单元接收二次筛选单元传输的核实档案，并对其进行属性分析，属性分析具体方式为：
S001：提取到对应核实档案的全文，对其进行分词处理，得到所有的核实分词；
S002：之后将核实分词中的常见词语去除，常见词语为管理人员预设词语；
S003：之后任选一核实分词，在去除常见词语之后，自动获取到该核实分词在所有的核实分词中出现的次数，将该次数除以剩余常见词语之后核实分词的个数，得到的数值标记为占出比例；
S004：得到去除常见词语之后核实分词中每一个核实分词的占出比例；
S005：按照占出比例，进行从大到小的方式进行排序，获取到排序第五的占出比例的数值，将其标记为节点比例；将节点比例与X2进行比较，X2为预设值，且小于1；当节点比例不小于X2时，将排名前五的占出比例对应的核实分词标记为内核词语；
当节点比例小于X2时，且此时X2小于等于最大的占出比例，则将占出比例大于等于X2的对应核实分词全部标记为内核词语；
否则，则自动获取排名前三的占出比例对应的核实分词，并将其标记为内核词语；得到所有的内核词语；
S006：获取到核实档案的作者，标题和内核词语，形成检索分列信息；
S007：之后借助处理器将核实档案传输到存储库中存储，并自动获取到该核实档案在存储库中的存储位置，建立直连路劲，将该直连路径与检索分列信息联合形成快检信息；
S008：得到所有录入的核实档案的快检信息之后，将核实档案存储的步骤完成；
属性分析单元还用于将快检信息传输到处理器进行存储，便于后续用户的快速检索，及时响应的实现。
管理单元与处理器通信连接，用于录入所有的预设数值。
一种技改大修工程档案管理方法，该方法即为借助前述的技改大修工程档案管理系统来对工程档案进行管理。
以上公开的本发明优选实施例只是用于帮助阐述本发明。优选实施例并没有详尽叙述所有的细节，也不限制该发明仅为的具体实施方式。显然，根据本说明书的内容，可作很多的修改和变化。本说明书选取并具体描述这些实施例，是为了更好地解释本发明的原理和实际应用，从而使所属技术领域技术人员能很好地理解和利用本发明。本发明仅受权利要求书及其全部范围和等效物的限制。
Claims (9)
1.一种技改大修工程档案管理系统，其特征在于，包括：
基础获取单元，用于获取到所有的技改档案并输到初经略单元；
制式文库内存储有所有的技改档案的标准模板，初经略单元接收基础获取单元传输的技改档案，并结合制式文库进行制式分析，具体分析过程如下：
S1：获取到技改档案，首先将其与标准模板进行比对，得到属性一致的对应框架，将该标准模板标记为参照模板；
S2：之后将技改档案与确定好的参照模板进行一对一进行比对，自动挑选出错误处，将其标记为错误信息，并自动将错误信息经由二次筛选单元、属性分析单元、处理器传输到显示单元进行实时显示；同时将技改档案重新打回；当无错误时，自动将技改档案标记为初通档案，并将初通档案传输到二次筛选单元；
二次筛选单元自动结合存储库对初通档案进行二次筛选，得到满足条件之后的核实档案；
二次筛选单元用于将核实档案传输到属性分析单元，属性分析单元接收二次筛选单元传输的核实档案，并对其进行属性分析，根据属性分析构建得到核实档案的快检信息；
属性分析单元还用于将快检信息传输到处理器进行存储。
2.根据权利要求1所述的一种技改大修工程档案管理系统，其特征在于，步骤S1中的框架匹配具体方式如下：
S101：获取到技改档案，对其进行分词处理，之后得到若干个技改分词；
S102：同步对所有的标准模板进行分词处理，得到每一个标准模板的标准分词组；
S103：任选一个标准模板的标准分词组，将标准分词组与技改分词进行比对，依次将选中的标准分词与技改分词中的词汇进行比较，当比较到一致词语后，则将对应技改分词删去后，选择下一标准分词来进行与剩余的所有技改分词比较；
S104：当未比较到一致的词语时，则自动选到下一标准分词来与所有的技改分词比较，并重复上述步骤S013-S014的比对过程，得到与技改分词一致的标准分词个数，将该个数除以标准分词的总个数，得到的值标记为相似比；
S105：选中下一标准模板的标准分词组，重复步骤S013-S015，得到所有标准模板的标准分词组与技改分词的相似比，将相似比排名第一，且相似比不小于X1的对应标准模板标记为参照模板。
3.根据权利要求2所述的一种技改大修工程档案管理系统，其特征在于，
步骤S105中的X1为预设数值，其具体数值通过下述方式确定：
随机选出若干份标准模板和对应的实时上传到技改档案，按照上述方式计算相似比，选择若干份中相似比最小的值标记为X1。
4.根据权利要求1所述的一种技改大修工程档案管理系统，其特征在于，二次筛选具体方式为：
SS1：获取到初通档案的档案特征值；
SS2：将上传的联合办公用档案的档案特征值与服务器中存储档案的档案特征值进行比对，具体比对过程如下：
SS21：将上传档案的档案特征值作为第一字符串，将服务器中存储档案的档案特征值均作为第二字符串；
SS22：若第二字符串由第一个字符串经过N次添加、N次删除或者N次修改后完全一样，那么两个字符串的变换次数为N，N＝1，……，n；
SS23：变换次数N取倒数后作为第一字符串和第二字符串的相似度；
SS3：若相似度1/N未超过预设相似阈值，判定该档案为第一次上传；
若相似度1/N超过预设相似阈值，判定该档案为重复上传；
SS4：将第一次上传到初通档案标记为核实档案；
否则将重复上传的档案经由属性分析单元、处理器传输到显示单元，提醒用户择一选择并进行保存。
5.根据权利要求4所述的一种技改大修工程档案管理系统，其特征在于，步骤SS1中的档案特征值具体获取过程如下：
获取到对应档案的档案编号，档案编号具体包括档案的城市码/公司码/部门码/档案级别码/版次码/修改次数；其中城市码、公司码和部门码均采用两个英文字母的简称；档案级别码划分为一级档案～N级档案，一级档案～N级档案依次采用A～Z的顺序依次进行表示；版次码采用英文字母A～Z的顺序依次进行表示；修改次数采用两位数00～09的顺序依次进行表示，若档案修订超过9次版次码就上升一位，依次类推。
6.根据权利要求1所述的一种技改大修工程档案管理系统，其特征在于，属性分析具体方式为：
S001：提取到对应核实档案的全文，对其进行分词处理，得到所有的核实分词；
S002：之后将核实分词中的常见词语去除，常见词语为管理人员预设词语；
S003：之后任选一核实分词，在去除常见词语之后，自动获取到该核实分词在所有的核实分词中出现的次数，将该次数除以剩余常见词语之后核实分词的个数，得到的数值标记为占出比例；
S004：得到去除常见词语之后核实分词中每一个核实分词的占出比例；
S005：按照占出比例，进行从大到小的方式进行排序，获取到排序第五的占出比例的数值，将其标记为节点比例；将节点比例与X2进行比较，根据比较结果确认内核词语；此处X2为预设值，且小于1；
S006：获取到核实档案的作者，标题和内核词语，形成检索分列信息；
S007：之后借助处理器将核实档案传输到存储库中存储，并自动获取到该核实档案在存储库中的存储位置，建立直连路劲，将该直连路径与检索分列信息联合形成快检信息；
S008：得到所有录入的核实档案的快检信息之后，将核实档案存储的步骤完成。
7.根据权利要求6所述的一种技改大修工程档案管理系统，其特征在于，步骤SS5中的根据比较结果确认内核词语具体方式为：当节点比例不小于X2时，将排名前五的占出比例对应的核实分词标记为内核词语；
当节点比例小于X2时，且此时X2小于等于最大的占出比例，则将占出比例大于等于X2的对应核实分词全部标记为内核词语；
否则，则自动获取排名前三的占出比例对应的核实分词，并将其标记为内核词语；得到所有的内核词语。
8.根据权利要求1所述的一种技改大修工程档案管理系统，其特征在于，还包括管理单元，与处理器通信连接，用于录入所有的预设数值。
9.一种技改大修工程档案管理方法，其特征在于，该方法即为借助如权利要求1-8任一项所述的技改大修工程档案管理系统来对工程档案进行管理。
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