CN114548921A - 一种档案的借阅管理方法与系统 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种档案的借阅管理方法与系统，所述档案包括纸质档案和电子档案，所述方法包括：当所述用户的用户类型为档案功能操作人员时，所述系统根据所述用户账号识别所述用户的用户身份，根据所述用户身份向所述用户展示其可借阅的档案信息；所述系统接收所述用户的档案借阅请求，将所述档案借阅请求发送给档案系统操作人员进行审批，当所述系统接收到审批结果时，所述系统根据所述审批结果处理所述档案借阅请求，若审批通过，则将借阅的电子档案发送给所述用户，或者将允许借阅纸质档案的通知发送给所述用户，若所述用户若审批不通过，则发送审批失败的原因给所述用户。通过本发明，能够提高档案管理效率。

Description

一种档案的借阅管理方法与系统

技术领域

本发明涉及信息化技术领域，具体涉及一种档案的借阅管理方法与系统。

背景技术

随着当今互联网信息技术的高速发展，在档案管理这一领域，信息化的电子档案取代传统纸质档案已经成为必然趋势，加强档案信息化管理建设，实现纸质档案电子化管理，现阶段在档案管理领域正面临以下问题：

(1)纸质档案和电子档案处于分离管理状态，无法兼顾统一管理；(2)越来越多的纸质档案累积，时间较长的档案存在一定程度的损坏或者丢失；(3)经常需要花很多的时间去查询几年前的档案，年代越久越难找；(4)档案管理流程存在各种障碍，同时也存在日常电子文件协作利用共享效率低下等。

发明内容

本发明的目的在于提出一种档案的借阅管理方法与系统，以解决上述问题，提高档案管理效率。

为实现上述目的，本发明的实施例提出一种档案的借阅管理方法，其基于档案的借阅管理系统实现，所述档案包括纸质档案和电子档案，所述方法包括：

所述系统接收用户的登录请求，所述登录请求至少包括已注册的用户账号和密码；

所述系统根据所述登录请求对用户进行验证，在验证通过之后，用户登录系统成功；

所述系统根据所述用户账号识别所述用户的用户类型，根据所述用户类型向所述用户展示对应的系统页面内容；其中所述用户类型至少包括档案系统操作人员和档案功能操作人员，所述档案系统操作人员和所述档案功能操作人员分别被赋予不同的系统访问权限；

当所述用户的用户类型为档案功能操作人员时，所述系统根据所述用户账号识别所述用户的用户身份，根据所述用户身份向所述用户展示其可借阅的档案信息；

所述系统接收所述用户的档案借阅请求，将所述档案借阅请求发送给档案系统操作人员进行审批，当所述系统接收到审批结果时，所述系统根据所述审批结果处理所述档案借阅请求，若审批通过，则将借阅的档案发送给所述用户，或者将允许借阅纸质档案的通知发送给所述用户，若审批不通过，则发送审批失败的原因给所述用户。

优选地，所述方法还包括：

所述系统接收所述用户输入的检索条件，根据所述检索条件以及所述用户的用户身份对档案数据库进行检索，并将查询结果展示给所述用户。

优选地，所述方法还包括：

所述系统实时获取档案归档信息和所有用户的档案借阅信息，对所述档案归档信息和所有用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给档案系统操作人员；其中，所述所有用户的档案借阅信息包括所有用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息，所述档案归档信息包括待归档审批信息和待整理档案信息。

优选地，所述方法还包括：

所述系统根据该统计分析结果确定超出纸质档案借阅期限的一个或多个用户行为，并根据该一个或多个用户行为生成借阅预警信息，发送给档案系统操作人员；其中，纸质档案借阅设置有借阅期限。

优选地，所述方法还包括：

所述系统实时获取所述用户的档案借阅信息，对所述用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给所述用户；其中，所述用户的档案借阅信息包括用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息。

优选地，所述方法还包括：

所述系统根据该统计分析结果确定超出纸质档案借阅期限的一个或多个用户行为，并根据该一个或多个用户行为生成个人借阅预警信息，发送给所述用户；其中，纸质档案借阅设置有借阅期限。

本发明的实施例还提出一种档案的借阅管理系统，所述档案包括纸质档案和电子档案，包括：

登录请求接收单元，用于接收用户的登录请求，所述登录请求至少包括已注册的用户账号和密码；

登录管理单元，用于根据所述登录请求对用户进行验证，在验证通过之后，用户登录系统成功；

用户类型识别单元，用于根据所述用户账号识别所述用户的用户类型，根据所述用户类型向所述用户展示对应的系统页面内容；其中所述用户类型至少包括档案系统操作人员和档案功能操作人员，所述档案系统操作人员和所述档案功能操作人员分别被赋予不同的系统访问权限；

用户身份识别单元，用于当所述用户的用户类型为档案功能操作人员时，根据所述用户账号识别所述用户的用户身份，根据所述用户身份向所述用户展示其可借阅的档案信息；

借阅管理单元，用于接收所述用户的档案借阅请求，将所述档案借阅请求发送给档案系统操作人员进行审批，当所述系统接收到审批结果时，所述系统根据所述审批结果处理所述档案借阅请求，若审批通过，则将借阅的档案发送给所述用户，或者将允许借阅纸质档案的通知发送给所述用户，若审批不通过，则发送审批失败的原因给所述用户。

优选地，所述系统还包括：

检索单元，用于接收所述用户输入的检索条件，根据所述检索条件以及所述用户的用户身份对档案数据库进行检索，并将查询结果展示给所述用户。

优选地，所述系统还包括：

统计分析单元，用于实时获取档案归档信息和所有用户的档案借阅信息，对所述档案归档信息和所有用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给档案系统操作人员；其中，所述所有用户的档案借阅信息包括所有用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息，所述档案归档信息包括待归档审批信息和待整理档案信息。

优选地，所述系统还包括：

统计分析单元，用于实时获取所述用户的档案借阅信息，对所述用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给所述用户；其中，所述用户的档案借阅信息包括用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息。

本发明实施例的一种档案的借阅管理方法与系统，基于一个系统，能够对纸质档案和电子档案进行统一管理；对所有的纸质档案都进行电子化归档，同时保留纸质档案，对于未及时进行电子化归档的纸质档案依旧可以借阅，避免越来越多的纸质档案累积，时间较长的档案存在一定程度的损坏或者丢失；建立索引，基于用户输入的检索条件能够快速地查询相关档案；系统设置不同权限的档案系统操作人员用户和档案功能操作人员用户，建立借阅请求、借阅审批、借阅统计等，使得档案管理电子流程化，提高日常电子文件协作利用共享效率。

本发明的实施例的其它特征和优点将在随后的说明书中阐述。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明实施例中一种档案的借阅管理方法的流程图。

图2为本发明实施例中一种档案的借阅管理系统的示意图。

具体实施方式

以下将参考附图详细说明本公开的各种示例性实施例、特征和方面。另外，为了更好的说明本发明，在下文的具体实施例中给出了众多的具体细节。本领域技术人员应当理解，没有某些具体细节，本发明同样可以实施。在一些实例中，对于本领域技术人员熟知的手段未作详细描述，以便于凸显本发明的主旨。

参阅图1，本发明的实施例提出一种档案的借阅管理方法，其基于档案的借阅管理系统实现，所述档案包括纸质档案和电子档案，每一档案具有名称、档案号、档案类型，档案类型例如是招标项目档案、盘点档案、部门项目档案等，所述方法包括：

步骤S100、所述系统接收用户的登录请求，所述登录请求至少包括已注册的用户账号和密码；

具体而言，每一用户在应用本实施例的系统进行档案借阅/管理时，需要先进行注册，以规范用户访问系统流程，对每一用户的借阅进行跟踪和管理；

步骤S200、所述系统根据所述登录请求对用户进行验证，在验证通过之后，用户登录系统成功；

步骤S300、所述系统根据所述用户账号识别所述用户的用户类型，根据所述用户类型向所述用户展示对应的系统页面内容；其中所述用户类型至少包括档案系统操作人员和档案功能操作人员，所述档案系统操作人员和所述档案功能操作人员分别被赋予不同的系统访问权限；

具体而言，通过系统的授权，可控制不同用户类型的用户访问档案资源的范围防止非授权访问，保证系统的信息安全；所述所述档案系统操作人员可以理解为是系统的管理员，对档案的借阅具有管理权限；所述档案功能操作人员可以理解为是系统的用户，即请求借阅档案的一方；

步骤S400、当所述用户的用户类型为档案功能操作人员时，所述系统根据所述用户账号识别所述用户的用户身份，根据所述用户身份向所述用户展示其可借阅的档案信息；

具体而言，步骤中如果用户是请求借阅档案的一方，还需要识别其用户身份，即借阅人是谁，用户账号与用户身份绑定存储于系统数据库中，不同的用户身份可以借阅的档案权限不同，确保档案的分级管理；

步骤S500、所述系统接收所述用户的档案借阅请求，将所述档案借阅请求发送给档案系统操作人员进行审批，当所述系统接收到审批结果时，所述系统根据所述审批结果处理所述档案借阅请求，若审批通过，则将借阅的档案发送给所述用户，或者将允许借阅纸质档案的通知发送给所述用户，若审批不通过，则发送审批失败的原因给所述用户；

具体而言，系统有多个管理账号，即有多个档案系统操作人员，以便于及时对用户的借阅请求进行处理，当档案系统操作人员登录其账号时，接收到所述档案借阅请求，则根据所述用户的用户身份所对应的运行借阅的档案范围与其申请借阅的档案进行对比，根据比对结果确定是否审批通过；档案系统操作人员输入审批结果，并将审批结果发送给系统，所述系统根据所述审批结果处理所述档案借阅请求，若审批通过，则将借阅的档案发送给所述用户，或者将允许借阅纸质档案的通知发送给所述用户，若审批不通过，则发送审批失败的原因给所述用户；所述用户在接收到该通知之后，可以前往档案中心通过其用户身份借阅纸质档案，同时，档案系统操作人员将纸质档案借阅情况记录输入系统进行统计管理，实现纸质档案和电子档案的统一管理；

需说明的是，原则上，所有纸质档案都进行电子化归档，但仍不能避免部分纸质档案未及时电子化归档，有些则是需要借阅纸件原件，因此，需要提供纸质档案的借阅服务；

其中，所述系统为服务器，所述档案系统操作人员和档案功能操作人员通过客户端登录所述服务器。

具体地，所述方法还包括：

步骤S600、所述系统接收所述用户输入的检索条件，根据所述检索条件以及所述用户的用户身份对档案数据库进行检索，并将查询结果展示给所述用户；所述检索条件可以是关键字和索引；

具体而言，本实施例系统提供强大的档案检索功能模块，设置直接检索、组合检索、定制检索、归档检索多种检索方式，通过建立索引，对档案目录数据及其全文实现多多条件的检索，从用户自身应用出发，提供了定制检索功能，该功能可根据用户常用检索习惯进行自定义定制优化了检索流程，提高了工作效率。

具体地，所述方法还包括：

步骤S700、所述系统实时获取档案归档信息和所有用户的档案借阅信息，对所述档案归档信息和所有用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给档案系统操作人员；

其中，所述所有用户的档案借阅信息包括所有用户的已借阅档案信息(包括借阅的时间信息和借阅的档案信息)、档案待归还信息(包括待归还的期限信息和借阅的档案信息)、档案已归还信息(包括归还的时间信息和归还的档案信息)、借阅申请待审批信息(包括申请借阅的时间信息和申请借阅的档案信息)，所述档案归档信息包括待归档审批信息和待整理档案信息。

具体地，所述步骤S700还包括：

所述系统根据该统计分析结果确定超出纸质档案借阅期限的一个或多个用户行为，并根据该一个或多个用户行为生成借阅预警信息，发送给档案系统操作人员，以提示管理人员需要提醒用户及时归还纸质档案，避免纸质档案遗失或损坏；其中，纸质档案借阅设置有借阅期限。

具体地，所述方法还包括：

步骤S800、所述系统实时获取所述用户的档案借阅信息，对所述用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给所述用户；其中，所述用户的档案借阅信息包括用户的已借阅档案信息(包括借阅的时间信息和借阅的档案信息)、档案待归还信息(包括待归还的期限信息和借阅的档案信息)、档案已归还信息(包括归还的时间信息和归还的档案信息)、借阅申请待审批信息(包括申请借阅的时间信息和申请借阅的档案信息)。

具体地，所述步骤S800还包括：

所述系统根据该统计分析结果确定超出纸质档案借阅期限的一个或多个用户行为，并根据该一个或多个用户行为生成个人借阅预警信息，发送给所述用户以提醒用户及时归还纸质档案，避免纸质档案遗失或损坏；其中，纸质档案借阅设置有借阅期限。

参阅图2，本发明的实施例还提出一种档案的借阅管理系统，可以用于实现上述实施例的方法，所述档案包括纸质档案和电子档案，所述系统包括：

登录请求接收单元1，用于接收用户的登录请求，所述登录请求至少包括已注册的用户账号和密码；

登录管理单元2，用于根据所述登录请求对用户进行验证，在验证通过之后，用户登录系统成功；

用户类型识别单元3，用于根据所述用户账号识别所述用户的用户类型，根据所述用户类型向所述用户展示对应的系统页面内容；其中所述用户类型至少包括档案系统操作人员和档案功能操作人员，所述档案系统操作人员和所述档案功能操作人员分别被赋予不同的系统访问权限；

用户身份识别单元4，用于当所述用户的用户类型为档案功能操作人员时，根据所述用户账号识别所述用户的用户身份，根据所述用户身份向所述用户展示其可借阅的档案信息；

借阅管理单元5，用于接收所述用户的档案借阅请求，将所述档案借阅请求发送给档案系统操作人员进行审批，当所述系统接收到审批结果时，所述系统根据所述审批结果处理所述档案借阅请求，若审批通过，则将借阅的档案发送给所述用户，或者将允许借阅纸质档案的通知发送给所述用户，若审批不通过，则发送审批失败的原因给所述用户。

优选地，所述系统还包括：

检索单元6，用于接收所述用户输入的检索条件，根据所述检索条件以及所述用户的用户身份对档案数据库进行检索，并将查询结果展示给所述用户。

优选地，所述系统还包括：

统计分析单元7，用于实时获取档案归档信息和所有用户的档案借阅信息，对所述档案归档信息和所有用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给档案系统操作人员；其中，所述所有用户的档案借阅信息包括所有用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息，所述档案归档信息包括待归档审批信息和待整理档案信息；

其中，所述统计分析单元7用于根据该统计分析结果确定超出纸质档案借阅期限的一个或多个用户行为，并根据该一个或多个用户行为生成借阅预警信息，发送给档案系统操作人员，以提示管理人员需要提醒用户及时归还纸质档案，避免纸质档案遗失或损坏；其中，纸质档案借阅设置有借阅期限。

统计分析单元7，还用于实时获取所述用户的档案借阅信息，对所述用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给所述用户；其中，所述用户的档案借阅信息包括用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息；

其中，所述统计分析单元7用于根据该统计分析结果确定超出纸质档案借阅期限的一个或多个用户行为，并根据该一个或多个用户行为生成个人借阅预警信息，发送给所述用户以提醒用户及时归还纸质档案，避免纸质档案遗失或损坏；其中，纸质档案借阅设置有借阅期限。

以上所描述的系统实施例仅仅是示意性的，其中所述作为分离部件说明的单元可以是或者也可以不是物理上分开的，作为单元显示的部件可以是或者也可以不是物理单元，即可以位于一个地方，或者也可以分布到多个网络单元上。可以根据实际的需要选择其中的部分或者全部模块来实现本实施例方案的目的。

需说明的是，上述实施例所述系统与上述实施例所述方法对应，因此，上述实施例所述系统未详述部分可以参阅上述实施例所述方法的内容得到，即上述实施例方法记载的具体步骤内容可以理解为本实施例系统的所能够实现的功能，此处不再赘述。

并且，上述实施例所述系统若以软件功能单元的形式实现并作为独立的产品销售或使用时，可以存储在一个计算机可读取存储介质中。

本发明的各个实施例基于一个系统，能够对纸质档案和电子档案进行统一管理；对所有的纸质档案都进行电子化归档，同时保留纸质档案，对于未及时进行电子化归档的纸质档案依旧可以借阅，避免越来越多的纸质档案累积，时间较长的档案存在一定程度的损坏或者丢失；建立索引，基于用户输入的检索条件能够快速地查询相关档案；系统设置不同权限的档案系统操作人员用户和档案功能操作人员用户，建立借阅请求、借阅审批、借阅统计等，使得档案管理电子流程化，提高日常电子文件协作利用共享效率。

以上已经描述了本发明的各实施例，上述说明是示例性的，并非穷尽性的，并且也不限于所披露的各实施例。在不偏离所说明的各实施例的范围和精神的情况下，对于本技术领域的普通技术人员来说许多修改和变更都是显而易见的。本文中所用术语的选择，旨在最好地解释各实施例的原理、实际应用或对市场中的技术改进，或者使本技术领域的其它普通技术人员能理解本文披露的各实施例。

Claims (10)

1.一种档案的借阅管理方法，其特征在于，其基于档案的借阅管理系统实现，所述档案包括纸质档案和电子档案，所述方法包括：

所述系统接收用户的登录请求，所述登录请求至少包括已注册的用户账号和密码；

所述系统根据所述登录请求对用户进行验证，在验证通过之后，用户登录系统成功；

所述系统根据所述用户账号识别所述用户的用户类型，根据所述用户类型向所述用户展示对应的系统页面内容；其中所述用户类型至少包括档案系统操作人员和档案功能操作人员，所述档案系统操作人员和所述档案功能操作人员分别被赋予不同的系统访问权限；

当所述用户的用户类型为档案功能操作人员时，所述系统根据所述用户账号识别所述用户的用户身份，根据所述用户身份向所述用户展示其可借阅的档案信息；

所述系统接收所述用户的档案借阅请求，将所述档案借阅请求发送给档案系统操作人员进行审批，当所述系统接收到审批结果时，所述系统根据所述审批结果处理所述档案借阅请求，若审批通过，则将借阅的电子档案发送给所述用户，或者将允许借阅纸质档案的通知发送给所述用户，若所述用户若审批不通过，则发送审批失败的原因给所述用户。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：

所述系统接收所述用户输入的检索条件，根据所述检索条件以及所述用户的用户身份对档案数据库进行检索，并将查询结果展示给所述用户。

3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：

所述系统实时获取档案归档信息和所有用户的档案借阅信息，对所述档案归档信息和所有用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给档案系统操作人员；其中，所述所有用户的档案借阅信息包括所有用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息，所述档案归档信息包括待归档审批信息和待整理档案信息。

4.根据权利要求3所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：

所述系统根据该统计分析结果确定超出纸质档案借阅期限的一个或多个用户行为，并根据该一个或多个用户行为生成借阅预警信息，发送给档案系统操作人员；其中，纸质档案借阅设置有借阅期限。

5.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：

所述系统实时获取所述用户的档案借阅信息，对所述用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给所述用户；其中，所述用户的档案借阅信息包括用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息。

6.根据权利要求5所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：

所述系统根据该统计分析结果确定超出纸质档案借阅期限的一个或多个用户行为，并根据该一个或多个用户行为生成个人借阅预警信息，发送给所述用户；其中，纸质档案借阅设置有借阅期限。

7.一种档案的借阅管理系统，其特征在于，所述档案包括纸质档案和电子档案，所述系统包括：

登录请求接收单元，用于接收用户的登录请求，所述登录请求至少包括已注册的用户账号和密码；

登录管理单元，用于根据所述登录请求对用户进行验证，在验证通过之后，用户登录系统成功；

用户类型识别单元，用于根据所述用户账号识别所述用户的用户类型，根据所述用户类型向所述用户展示对应的系统页面内容；其中所述用户类型至少包括档案系统操作人员和档案功能操作人员，所述档案系统操作人员和所述档案功能操作人员分别被赋予不同的系统访问权限；

用户身份识别单元，用于当所述用户的用户类型为档案功能操作人员时，根据所述用户账号识别所述用户的用户身份，根据所述用户身份向所述用户展示其可借阅的档案信息；

借阅管理单元，用于接收所述用户的档案借阅请求，将所述档案借阅请求发送给档案系统操作人员进行审批，当所述系统接收到审批结果时，所述系统根据所述审批结果处理所述档案借阅请求，若审批通过，则将借阅的档案发送给所述用户，或者将允许借阅纸质档案的通知发送给所述用户，若审批不通过，则发送审批失败的原因给所述用户。

8.根据权利要求7所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

检索单元，用于接收所述用户输入的检索条件，根据所述检索条件以及所述用户的用户身份对档案数据库进行检索，并将查询结果展示给所述用户。

9.根据权利要求7所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

统计分析单元，用于实时获取档案归档信息和所有用户的档案借阅信息，对所述档案归档信息和所有用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给档案系统操作人员；其中，所述所有用户的档案借阅信息包括所有用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息，所述档案归档信息包括待归档审批信息和待整理档案信息。

10.根据权利要求7所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

统计分析单元，用于实时获取所述用户的档案借阅信息，对所述用户的档案借阅信息进行统计分析，并根据统计分析结果生成档案借阅分析报告，将所述档案借阅分析报告展示给所述用户；其中，所述用户的档案借阅信息包括用户的已借阅档案信息、档案待归还信息、档案已归还信息、借阅申请待审批信息。

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