CN114065239A - 一种电子档案建档方法、系统、计算机设备和存储介质 - Google Patents

Abstract

本发明涉及电子档案建档技术领域，公开了一种电子档案建档方法、系统、计算机设备和存储介质。所述方法包括：对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案；对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储；根据加密使用的不同所述密级，对每个所述密级设置对应的权限。本发明能够将具有不同模板格式传统的纸质档案转换成标准统一的电子档案，并且对电子档案进行密级加密和权限操作，从而提高了电子档案系统的建档效率，增加了电子档案管理的安全性和稳定性。

Description

一种电子档案建档方法、系统、计算机设备和存储介质

技术领域

本发明涉及电子档案建档技术领域，特别是涉及一种电子档案建档方法、系统、计算机设备和存储介质。

背景技术

目前，随着信息化的发展，现代社会逐步向无纸化的目标发展，越来越多的行业和单位加入了无纸化办公的行列，对于校园的无纸化进程，档案管理是非常具有代表意义的。学校的档案管理随着时间跨度的拉长，以及人员的增加，档案数量增长巨大。过往的档案通常都以纸质形式保存，年代越久的档案越难以存储，并且过多的档案数量，对于档案的管理，如查询、分类、修正等都更加的困难。对于现在的电子档案管理系统来说，由于之前的纸质档案，内容格式并没有一个标准规范，将纸质档案转换电子档案具有一定的难度。

发明内容

为了解决上述技术问题，本发明的目的是提供一种将纸质档案转换成符合现有的电子档案模板要求，并且对生成的电子档案进行加密存储，能够提高电子档案的建档效率和安全管理的电子档案建档方法、系统、计算机设备和存储介质。

第一方面，本发明提供了一种电子档案建档方法，所述方法包括：

对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案；

对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储；

根据加密使用的不同所述密级，对每个所述密级设置对应的权限。

进一步地，按照所述电子档案预先设定的模板，直接录入生成电子档案；

对非设定模板的电子档案进行识别，并将识别内容按照所述设定的模板进行录入，生成对应的电子档案。

进一步地，所述对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案的步骤包括：

将纸质档案进行扫描，生成档案的扫描图像；

对所述扫描图像进行内容识别，并将识别结果与电子档案预先设定的模板进行比对，将与所述模板相匹配的内容生成所述纸质档案对应的电子档案。

进一步地，所述对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案的步骤还包括：

将扫描图像的识别结果与所述模板不匹配的内容录入成电子文档；

将所述电子文档与所述纸质档案对应的电子档案合并存储。

进一步地，所述对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储的步骤包括：

根据电子档案的类型，对不同类型的所述电子档案设置相对应的密级并进行加密；

根据电子档案的内容，对所述电子档案中不同类型的内容设置相对应的密级并进行加密。

进一步地，记录对电子档案的所有操作，生成所述电子档案对应的日志记录；

所述日志记录进行加密存储，并且设置对应的权限；

对所述日志记录进行备份，并使用区块链对所述备份进行存储。

进一步地，根据预定的时长，对所有电子档案进行备份，并对备份档案进行加密存储；

对所述备份档案设置对应的权限。

第二方面，本发明提供了一种电子档案建档系统，所述系统包括：

档案建立模块，用于对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案；

加密存储模块，用于对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储；

权限设置模块，用于根据加密使用的不同所述密级，对每个所述密级设置对应的权限。

第三方面，本发明实施例还提供了一种计算机设备，包括存储器、处理器及存储在存储器上并可在处理器上运行的计算机程序，所述处理器执行所述计算机程序时实现上述方法的步骤。

第四方面，本发明实施例还提供一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，所述计算机程序被处理器执行时实现上述方法的步骤。

上述本发明提供了一种电子档案建档方法、系统、计算机设备和存储介质。通过所述方法，能够将具有不同模板格式传统的纸质档案转换成标准统一的电子档案，并且对电子档案进行密级加密和权限操作，从而提高了电子档案系统的建档效率，增加了电子档案管理的安全性和稳定性。

附图说明

图1是本发明实施例中电子档案建档方法的流程示意图；

图2是本发明实施例中电子档案建档方法的另一种流程示意图；

图3是图1中步骤S10的流程示意图；

图4是图1中步骤S10的另一种流程示意图；

图5是图1中步骤S20的流程示意图；

图6是本发明实施例中电子档案建档方法的第三种流程示意图；

图7是本发明实施例中电子档案建档方法的第四种流程示意图；

图8是本发明实施例中电子档案建档系统的结构示意图；

图9是本发明实施例中计算机设备的内部结构图。

具体实施方式

为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

请参阅图1，本发明第一实施例提出的一种电子档案建档方法，包括步骤S10～S30：

步骤S10，对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案。

对于原有的纸质档案，我们需要将其转换为电子档案进行存储，其具体的转换步骤如图3所示：

步骤S101，将纸质档案进行扫描，生成档案的扫描图像。

首先对待转换的纸质档案进行扫描，可以使用扫描仪或者扫描软件将其转为档案的扫描图像，并对图像进行预处理，包括设置统一尺寸，对图像灰度化、二值化等，为进一步的图像识别做准备。

步骤S102，对所述扫描图像进行内容识别，并将识别结果与电子档案预先设定的模板进行比对，将与所述模板相匹配的内容生成所述纸质档案对应的电子档案。

对经过预处理的扫描图像，可以使用OCR识别，将扫描图像中的文字进行识别，并且通过语义分类，对识别出的文字进行内容划分。我们预先对每种档案设定了标准模板，并且将识别出的文字语义与标准模板中各个部分的语义进行比对，如果是一致的话，那么将该部分文字转换到标准模板的对应位置中。例如，文字识别出的语义为教育经历，那么会将这段文字转换到模板的教育经历的位置处。这么做的好处是可以将纸质档案自动的转换成标准模板的电子档案，并且减少了人工的干预，提高转换的工作效率。在实际应用中，可以使用常用的OCR识别软件进行文字识别，在此不做过多限制。

实际上，由于纸质档案可能存在年代久远，档案格式不统一的问题，文字识别出的语义会有与标准模板无法匹配的情况，在这种情况下，可以通过如图4所示的步骤进行处理：

步骤S103，将扫描图像的识别结果与所述模板不匹配的内容转换成电子文档。

对于无法与标准模板匹配成功的识别部分，为了不使档案内容遗失，我们也需要对这部分内容进行处理，可以将这部分内容直接转换对应的电子文档。

步骤S104，将所述电子文档与所述纸质档案对应的电子档案合并存储。

为了后期对档案的管理和查询的方便，我们将转换的电子文档和纸质档案转换的电子档案进行合并存储，比如可以通过超链接将两个文档连接起来，或者将电子文档作为电子档案的附录，具体方式可以根据实际情况灵活应用。

步骤S20，对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储。

在将纸质档案转换成电子档案之后，还需要对电子档案进行存储，为了存储的安全性，我们将每个电子档案设置与其对应的密级，并且根据密级的不同，对档案进行不同的加密，具体加密步骤如图5所示：

步骤S201，根据电子档案的类型，对不同类型的所述电子档案设置相对应的密级并进行加密。

步骤S202，根据电子档案的内容，对所述电子档案中不同类型的内容设置相对应的密级并进行加密。

由于电子档案的类型有很多种，如学生成绩档案、心理档案等等，对于不同类型的电子档案，可以设置不同的加密密级，如成绩档案的密级为1，心理档案的密级为5。并且对于同一种类型的电子档案里，不同类型的内容也可以设置不同的密级，比如心理档案中的学生心理状态密级为5.1，心理评估过程为5.3等等，具体的密级可以根据电子档案的类型以及内容灵活设置，在此不做具体的限制。通过密级的加密存储，保证了电子档案的安全性。

步骤S30，根据加密使用的不同所述密级，对每个所述密级设置对应的权限。

根据电子档案的密级不同，对于电子档案的操作也需要对应不同的权限，比如心理档案的密级为5，对应的权限也可以设置为5，并且该权限只能授权给心理老师。通过密级设置对应权限，并且将权限可以授权给不同的用户，从而保证了电子档案存储的安全性和稳定性。

在实际情况中，由于电子档案的数量众多，随着存储系统的更新，也可能是使用了不同的电子档案管理系统管理电子档案，为了对电子档案进行统一的管理，对于现有的电子档案转换成标准模板的电子档案可以参阅如图2所示的步骤：

步骤S40，按照所述电子档案预先设定的模板，直接录入生成电子档案。

步骤S50，对非设定模板的电子档案进行识别，并将识别内容按照所述设定的模板进行转换，生成对应的电子档案。

对于近期需要建档的内容，可以直接将这些内容录入标准模板，生成电子档案即可，对于现有的非标准模板的电子档案，同样可以进行语义的识别，将其录入到与标准模板相匹配的位置，生成对应的标准模板的电子档案。对于无法匹配到模板的那些内容可以参考步骤S103和S104的部分，进行同样的处理即可，在此不做过多描述。

在对纸质档案转换成电子档案并加密存储之后，还可以进行如图6所示的步骤：

步骤S60，记录对电子档案的所有操作，生成所述电子档案对应的日志记录。

步骤S70，所述日志记录进行加密存储，并且设置对应的权限。

步骤S80，对所述日志记录进行备份，并使用区块链对所述备份进行存储。

我们对不同电子档案设置不同的权限，并且可以将权限授权给不同的用户进行操作，比如查询、修改、删除等等可以授权给不同的用户，为了保证电子档案的安全性和完整性，对电子档案的所有操作，都可以进行记录，并且生成电子档案对应的日志记录，以防后期追溯缺乏依据。同时，还可以将日志记录进行加密存储，并且还可以设置不同的权限，以供不同的用户查阅。并且为了使后期的对电子档案的操作可追溯，我们还可以将日志记录进行备份，并且防止日志记录被篡改，我们优选的使用了基于区块链的日志存储系统进行日志备份存储。应当理解的是，对于日志记录及其处理可以根据实际情况灵活进行设置，在此不再做过多的限制。

为了使电子档案系统具有更好的安全性和稳定性，我们还可以进行如图7所示的步骤：

步骤S90，根据预定的时长，对所有电子档案进行备份，并对备份档案进行加密存储。

步骤S100，对所述备份档案设置对应的权限。

在必要的情况下，可能会对电子档案进行修改或者删除，为了防止误改或误删等情况导致的电子档案内容缺失，我们会定期的对所有的电子档案进行备份，并且将备份文件单独加密存储，防止由于系统的原因造成备份遗失无法恢复的情况发送。同时，我们还对备份文件设定了对应的权限，之后获得授权的用户才可以对备份文件进行操作，如对电子档案进行备份恢复等，从而更加全面的对电子档案进行保护，保证整个电子档案管理的稳定性。

本实施例提供的一种电子档案建档方法，相比传统方法无法将纸质档案自动转换为标准模板电子档案，并且需要大量的人力资源进行转换的问题，本发明能够将纸质档案自动的转换为统一模板标准的电子档案，并且对电子档案进行分类分级加密存储，不仅提高了电子档案的建档效率，并且增加了电子档案管理的安全性和稳定性。

请参阅图8，基于同一发明构思，本发明第二实施例提出的一种电子档案建档系统，包括:

档案建立模块10，用于对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案；

加密存储模块20，用于对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储；

权限设置模块30，用于根据加密使用的不同所述密级，对每个所述密级设置对应的权限。

本发明实施例提出的电子档案建档系统的技术特征和技术效果与本发明实施例提出的方法相同，在此不予赘述。上述电子档案建档系统中的各个模块可全部或部分通过软件、硬件及其组合来实现。上述各模块可以硬件形式内嵌于或独立于计算机设备中的处理器中，也可以以软件形式存储于计算机设备中的存储器中，以便于处理器调用执行以上各个模块对应的操作。

请参阅图9，一个实施例中计算机设备的内部结构图，该计算机设备具体可以是终端或服务器。该计算机设备包括通过系统总线连接的处理器、存储器、网络接口、显示器和输入装置。其中，该计算机设备的处理器用于提供计算和控制能力。该计算机设备的存储器包括非易失性存储介质、内存储器。该非易失性存储介质存储有操作系统和计算机程序。该内存储器为非易失性存储介质中的操作系统和计算机程序的运行提供环境。该计算机设备的网络接口用于与外部的终端通过网络连接通信。该计算机程序被处理器执行时以实现电子档案建档方法。该计算机设备的显示屏可以是液晶显示屏或者电子墨水显示屏，该计算机设备的输入装置可以是显示屏上覆盖的触摸层，也可以是计算机设备外壳上设置的按键、轨迹球或触控板，还可以是外接的键盘、触控板或鼠标等。

本领域普通技术人员可以理解，图9中示出的结构，仅仅是与本申请方案相关的部分结构的框图，并不构成对本申请方案所应用于其上的计算机设备的限定，具体的计算设备可以包括比途中所示更多或更少的部件，或者组合某些部件，或者具有相同的部件布置。

此外，本发明实施例还提出一种计算机设备，包括存储器、处理器及存储在存储器上并可在处理器上运行的计算机程序，处理器执行计算机程序时实现上述方法的步骤。

此外，本发明实施例还提出一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，计算机程序被处理器执行时实现上述方法的步骤。

综上，本发明实施例提出的一种电子档案建档方法、系统、计算机设备和存储介质，所述方法通过对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案；对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储；根据加密使用的不同所述密级，对每个所述密级设置对应的权限。该方法通过自动转换能够将具有不同模板格式传统的纸质档案转换成标准统一的电子档案，并且对电子档案进行密级加密和权限操作，从而提高了电子档案系统的建档效率，增加了电子档案管理的安全性和稳定性。

本说明书中的各个实施例均采用递进的方式描述，各个实施例直接相同或相似的部分互相参见即可，每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处。尤其，对于系统实施例而言，由于其基本相似于方法实施例，所以描述的比较简单，相关之处参见方法实施例的部分说明即可。需要说明的是，上述实施例的各技术特征可以进行任意的组合，为使描述简洁，未对上述实施例中的各个技术特征所有可能的组合都进行描述，然而，只要这些技术特征的组合不存在矛盾，都应当认为是本说明书记载的范围。

以上所述实施例仅表达了本申请的几种优选实施方式，其描述。较为具体和详细，但并不能因此而理解为对发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明技术原理的前提下，还可以做出若干改进和替换，这些改进和替换也应视为本申请的保护范围。因此，本申请专利的保护范围应以所述权利要求的保护范围为准。

Claims (10)

1.一种电子档案建档方法，其特征在于，所述方法包括：

对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案；

对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储；

根据加密使用的不同所述密级，对每个所述密级设置对应的权限。

2.根据权利要求1所述的电子档案管理方法，其特征在于，所述方法还包括：

按照所述电子档案预先设定的模板，直接录入生成电子档案；

对非设定模板的电子档案进行识别，并将识别内容按照所述设定的模板进行录入，生成对应的电子档案。

3.根据权利要求1所述的电子档案建档方法，其特征在于，所述对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案的步骤包括：

将纸质档案进行扫描，生成档案的扫描图像；

对所述扫描图像进行内容识别，并将识别结果与电子档案预先设定的模板进行比对，将与所述模板相匹配的内容生成所述纸质档案对应的电子档案。

4.根据权利要求3所述的电子档案建档方法，其特征在于，所述对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案的步骤还包括：

将扫描图像的识别结果与所述模板不匹配的内容录入成电子文档；

将所述电子文档与所述纸质档案对应的电子档案合并存储。

5.根据权利要求1所述的电子档案建档方法，其特征在于，所述对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储的步骤包括：

根据电子档案的类型，对不同类型的所述电子档案设置相对应的密级并进行加密；

根据电子档案的内容，对所述电子档案中不同类型的内容设置相对应的密级并进行加密。

6.根据权利要求1所述的电子档案建档方法，其特征在于，所述方法还包括：

记录对电子档案的所有操作，生成所述电子档案对应的日志记录；

所述日志记录进行加密存储，并且设置对应的权限；

对所述日志记录进行备份，并使用区块链对所述备份进行存储。

7.根据权利要求1所述的电子档案建档方法，其特征在于，所述方法还包括：

根据预定的时长，对所有电子档案进行备份，并对备份档案进行加密存储；

对所述备份档案设置对应的权限。

8.一种电子档案建档系统，其特征在于，所述系统包括：

档案建立模块，用于对纸质档案进行扫描识别，根据识别结果，将所述纸质档案转换成电子档案；

加密存储模块，用于对所述电子档案设置相对应的密级，根据所述密级，对所述电子档案进行加密存储；

权限设置模块，用于根据加密使用的不同所述密级，对每个所述密级设置对应的权限。

9.一种计算机设备，包括存储器、处理器及存储在存储器上并可在处理器上运行的计算机程序，其特征在于，所述处理器执行所述计算机程序时实现权利要求1至7中任一项所述方法的步骤。

10.一种计算机可读存储介质，其上存储有计算机程序，其特征在于，所述计算机程序被处理器执行时实现权利要求1至7中任一项所述的方法的步骤。

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