CN113743891A - 一种智能化的函证安全管理方法与管理平台 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种智能化的函证安全管理方法与管理平台，包括用户登录模块、项目管理系统、函证费用结算系统，项目管理系统包括数据录入单元、数据分析单元与数据存储单元；数据录入单元用于录入询证函模板、生成询证函的源数据信息以及被审计单位基本信息，并存储在数据存储单元；数据分析单元包括询证函编号生成模块、二维码标签生成模块、地址匹配模块与文件归集模块。本发明中对被审计单位建立独立的项目管理系统，并根据询证函模板生成相对应的电子版询证函，通过对询证函的分类编号、二维码信息对相应的函证材料进行系统化的管理，并基于二维码对纸质版询证函的邮寄过程进行全程物流跟踪，安全性更高。

Description

一种智能化的函证安全管理方法与管理平台
技术领域
本发明涉及计算机技术领域，具体涉及一种智能化的函证安全管理方法与管理平台。
背景技术
在会计师事务所对企业提供审计服务的过程中，经常需要向银行或往来单位以询证函的方式核实企业资金及相关业务情况。现有的方式是会计师事务所制定纸质询证函文件后，现场或邮寄方式送到被审计企业。企业盖章后，直接发给银行或返回事务所后再由会计师事务所再寄送银行。银行审核会计师事务所资质以及被审计企业盖章后，核实询证函信息并反馈给会计师事务所。
询证函主要的功用在于为审计单位即会计师事务所获取充分的认定层次及适当的审计证据，以降低审计风险至可接受的水平。
目前的纸质询证函在以邮寄的方式在三方流转时容易发生混乱，邮寄过程无法跟踪，不便于监控管理，且对于审计单位对于不同企业的审计业务处理过程中，生成的纸质证据文件较多，不便于统一管理。
发明内容
针对上述技术背景中的问题，本发明的目的在于提供一种智能化的函证安全管理方法，可以解决审计询证业务中函证证据无法统一管理、过程不可控、安全性差的问题。
为了实现以上目的，本发明采用的技术方案为：
一种智能化的函证安全管理方法，包括以下步骤：
步骤S1、录入普遍使用的询证函模板、被审计单位基本信息，针对被审计单位建立独立的项目管理系统，从被审计单位原始账套信息获取用于生成询证函的源数据信息，并存储在相应的项目管理系统的数据库内；
步骤S2、依据源数据信息，根据被询证单位生成相应的电子版询证函，并生成相对应的询证函编号，以及与询证函编号生成相对应的二维码标签，同时进行电子签章；
步骤S3、获取纸质版询证函并寄出至被审计单位，获得被审计单位的授权盖章后，接收寄回的询证函，再寄出至被询证单位，接收函证回函，全程物流跟踪；
步骤S4、获取发回函地址，并与工商税务登记地址进行比对，确认地址一致后，扫描函证获取电子文件，并根据二维码标签将函证归于相对应的项目管理系统的数据库内；
步骤S5、完成函证过程，进入函证费用结算系统；录入被询证单位账户，自动进行函证费用结算。
进一步地，步骤S1中所述询证函模板包括银行询证函、进出口贸易询证函、企业往来询证函、律师询证函。
更进一步地，所述银行询证函的函证格式应支持财会〔2016〕13号规定的通用格式/备选格式以及财会〔2020〕12号规定的函证格式一和函证格式二；其中，所述通用格式和函证格式一指发函时会计师事务所填写对应的数据并由银行进行核对，所述备选格式和函证格式二指发函不填写数据并由银行回函时进行填写。
进一步地，步骤S1中所述被审计单位基本信息包括企业名称、企业注册地址、企业类型、经营状况。
进一步地，步骤S3中全程物流跟踪基于对应的二维码标签。
进一步地，步骤S4中发回函地址比对，通过地图上两者地址距离与距离阈值进行比对分析，地址距离小于距离阈值则认定发回函地址与工商税务登记地址一致。
进一步地，步骤S5中在接收到用户输入的费用结算申请时，自动生成结算费用账单，并根据结算申请向结算方发送账单确认申请，使结算方对账单进行确认并进行费用结算。
本发明的另一目的在于，提供一种智能化的函证安全管理平台，包括用户登录模块、项目管理系统、函证费用结算系统，所述项目管理系统包括数据录入单元、数据分析单元与数据存储单元；
所述数据录入单元用于录入询证函模板、生成询证函的源数据信息以及被审计单位基本信息，并存储在数据存储单元；
所述数据分析单元包括询证函编号生成模块、二维码标签生成模块、地址匹配模块与文件归集模块；
所述地址匹配模块用于分析发回函地址与工商税务登记地址的比对；
所述文件归集模块用于识别二维码信息并根据对应的询证函编号，将回函函证归集至相对应的项目管理系统的数据存储单元。
进一步地，所述项目管理系统还包括项目进度状态模块，所述进度状态包括询证函待发送、已发送、获得授权、已发送、待回函、已撤回、已回函、待复核、复核被驳和、复合通过、费用待结算与费用已结算。
与现有技术相比，本发明具有以下优点：
本发明中对被审计单位建立独立的项目管理系统，并根据询证函模板生成相对应的电子版询证函，通过对询证函的分类编号、二维码信息对相应的函证材料进行系统化的管理，并基于二维码对纸质版询证函的邮寄过程进行全程物流跟踪，安全性更高。本发明中还包括费用结算系统，函证过程结束后通过费用结算系统自动进行费用结算。
附图说明
图1为本发明函证安全管理方法的流程结构示意图；
图2为本发明中函证安全管理平台的结构框图。
具体实施方式
以下结合附图对本发明的具体实施方式进行详细说明。应当理解的是，此处所描述的具体实施方式仅用于说明和解释本发明，并不用于限制本发明。
实施例1
如图1所示，一种智能化的函证安全管理方法，包括以下步骤：
步骤S1、录入普遍使用的询证函模板、被审计单位基本信息，针对被审计单位建立独立的项目管理系统，从被审计单位原始账套信息获取用于生成询证函的源数据信息，并存储在相应的项目管理系统的数据库内；
在本发明的技术方案中：所述询证函模板包括银行询证函、进出口贸易询证函、企业往来询证函、律师询证函。
针对不同被询证的单位，录入相应的询证函模板。例如，在本发明的一实施例中，所述银行询证函的函证格式应支持财会〔2016〕13号规定的通用格式/备选格式以及财会〔2020〕12号规定的函证格式一和函证格式二；其中，所述通用格式和函证格式一指发函时会计师事务所填写对应的数据并由银行进行核对，所述备选格式和函证格式二指发函不填写数据并由银行回函时进行填写。
在本实施例中，生成的电子函证文件为可编辑的，可以根据需求对函证进行修改。
另外，在本发明的技术方案中：
所述被审计单位基本信息包括企业名称、企业注册地址、企业类型、经营状况
步骤S2、依据源数据信息，根据被询证单位生成相应的电子版询证函，并生成相对应的询证函编号，以及与询证函编号生成相对应的二维码标签，同时进行电子签章；
步骤S3、获取纸质版询证函并寄出至被审计单位，获得被审计单位的授权盖章后，接收寄回的询证函，再寄出至被询证单位，接收函证回函；
基于对应的二维码标签进行全程物流跟踪。
比如，在寄出纸质版询证函时，将询证函相应的二维码标签同时贴在寄件包装外部，物流公司扫描二维码进行录入物流信息，用户即可通过二维码信息进行物流跟踪。
步骤S4、获取发回函地址，并与工商税务登记地址进行比对，确认地址一致后，扫描函证获取电子文件，并根据二维码标签将函证归于相对应的项目管理系统的数据库内；
进行发回函地址比对时，通过地图上两者地址距离与距离阈值进行比对分析，地址距离小于距离阈值则认定发回函地址与工商税务登记地址一致。
比如，设定距离阈值在100m，将发回函地址、工商税务登记地址录入，在地图上显示两者地址距离，若地址距离小于100m，则认为地址一致，复核通过。
当复核通过后，扫描函证获取电子文件，并根据二维码标签将函证归于相对应的项目管理系统的数据库内，实现对函证证据的统一化管理。
步骤S5、完成函证过程，进入函证费用结算系统；录入被询证单位账户，自动进行函证费用结算。
在本实施例中，在接收到用户输入的费用结算申请时，自动生成结算费用账单，并根据结算申请向结算方发送账单确认申请，使结算方对账单进行确认并进行费用结算。
实施例2
一种智能化的函证安全管理平台，包括用户登录模块、项目管理系统、函证费用结算系统，所述项目管理系统包括数据录入单元、数据分析单元与数据存储单元；
所述数据录入单元用于录入询证函模板、生成询证函的源数据信息以及被审计单位基本信息，并存储在数据存储单元；
所述数据分析单元包括询证函编号生成模块、二维码标签生成模块、地址匹配模块与文件归集模块；
所述地址匹配模块用于分析发回函地址与工商税务登记地址的比对；
所述文件归集模块用于识别二维码信息并根据对应的询证函编号，将回函函证归集至相对应的项目管理系统的数据存储单元。
如图2所示，在本实施例中：
所述项目管理系统还包括项目进度状态模块，所述进度状态包括询证函待发送、已发送、获得授权、已发送、待回函、已撤回、已回函、待复核、复核被驳和、复合通过、费用待结算与费用已结算。
根据项目进展显示进度状态，方便发函方了解当期函证进度。
本发明中对被审计单位建立独立的项目管理系统，并根据询证函模板生成相对应的电子版询证函，通过对询证函的分类编号、二维码信息对相应的函证材料进行系统化的管理，并基于二维码对纸质版询证函的邮寄过程进行全程物流跟踪，安全性更高。本发明中还包括费用结算系统，函证过程结束后通过费用结算系统自动进行费用结算。
以上显示和描述了本发明的基本原理、主要特征和本发明的优点。本行业的技术人员应该了解，本发明不受上述实施例的限制，上述实施例和说明书中描述的只是本发明的原理，在不脱离本发明精神和范围的前提下本发明还会有各种变化和改进，这些变化和改进都落入要求保护的本发明的范围内。本发明要求的保护范围由所附的权利要求书及其等同物界定。

Claims (9)

1.一种智能化的函证安全管理方法，其特征在于，包括以下步骤：
步骤S1、录入普遍使用的询证函模板、被审计单位基本信息，针对被审计单位建立独立的项目管理系统，从被审计单位原始账套信息获取用于生成询证函的源数据信息，并存储在相应的项目管理系统的数据库内；
步骤S2、依据源数据信息，根据被询证单位生成相应的电子版询证函，并生成相对应的询证函编号，以及与询证函编号生成相对应的二维码标签，同时进行电子签章；
步骤S3、获取纸质版询证函并寄出至被审计单位，获得被审计单位的授权盖章后，接收寄回的询证函，再寄出至被询证单位，接收函证回函，全程物流跟踪；
步骤S4、获取发回函地址，并与工商税务登记地址进行比对，确认地址一致后，扫描函证获取电子文件，并根据二维码标签将函证归于相对应的项目管理系统的数据库内；
步骤S5、完成函证过程，进入函证费用结算系统；录入被询证单位账户，自动进行函证费用结算。
2.根据权利要求1所述的一种智能化的函证安全管理方法，其特征在于，步骤S1中所述询证函模板包括银行询证函、进出口贸易询证函、企业往来询证函、律师询证函。
3.根据权利要求2所述的一种智能化的函证安全管理方法，其特征在于，所述银行询证函的函证格式应支持财会〔2016〕13号规定的通用格式/备选格式以及财会〔2020〕12号规定的函证格式一和函证格式二；其中，所述通用格式和函证格式一指发函时会计师事务所填写对应的数据并由银行进行核对，所述备选格式和函证格式二指发函不填写数据并由银行回函时进行填写。
4.根据权利要求1所述的一种智智能化的函证安全管理方法，其特征在于，步骤S1中所述被审计单位基本信息包括企业名称、企业注册地址、企业类型、经营状况。
5.根据权利要求1所述的一种智能化的函证安全管理方法，其特征在于，步骤S3中全程物流跟踪基于对应的二维码标签。
6.根据权利要求1所述的一种智能化的函证安全管理方法，其特征在于，步骤S4中发回函地址比对，通过地图上两者地址距离与距离阈值进行比对分析，地址距离小于距离阈值则认定发回函地址与工商税务登记地址一致。
7.根据权利要求1所述的一种智能化的函证安全管理方法，其特征在于，步骤S5中在接收到用户输入的费用结算申请时，自动生成结算费用账单，并根据结算申请向结算方发送账单确认申请，使结算方对账单进行确认并进行费用结算。
8.一种智能化的函证安全管理平台，包括用户登录模块、项目管理系统、函证费用结算系统，其特征在于，所述项目管理系统包括数据录入单元、数据分析单元与数据存储单元；
所述数据录入单元用于录入询证函模板、生成询证函的源数据信息以及被审计单位基本信息，并存储在数据存储单元；
所述数据分析单元包括询证函编号生成模块、二维码标签生成模块、地址匹配模块与文件归集模块；
所述地址匹配模块用于分析发回函地址与工商税务登记地址的比对；
所述文件归集模块用于识别二维码信息并根据对应的询证函编号，将回函函证归集至相对应的项目管理系统的数据存储单元。
9.根据权利要求8所述的一种智能化的函证安全管理平台，其特征在于，所述项目管理系统还包括项目进度状态模块，所述进度状态包括询证函待发送、已发送、获得授权、已发送、待回函、已撤回、已回函、待复核、复核被驳和、复合通过、费用待结算与费用已结算。
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