CN113435830A - 邮件信息汇总方法、系统、电子装置及存储介质 - Google Patents
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Abstract
本发明揭露了一种邮件信息汇总方法，该方法包括：通过预先设置的基于Web技术的Outlook加载项插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容；将所述用户信息和邮件内容存入Redis数据库；监听来自所述Redis数据库的Redis消息并解析所述Redis消息；将解析得到的信息更新至目标工作记录文档。本发明还提供一种邮件信息汇总系统、电子装置及计算机可读存储介质。本发明能够自动根据员工工作邮件中的有用信息生成工作周报或项目开发跟踪记录等目标工作文档，提高员工工作效率，避免遗漏，并方便管理者掌控员工工作状态，或者管理者、新人及各团队开发人员全面了解项目开发进展及细节。
Description
技术领域
本发明涉及数据分析与处理技术领域，尤其涉及一种邮件信息汇总方法、系统、电子装置及计算机可读存储介质。
背景技术
在IT公司，工作邮箱中的邮件可以包含很多有用信息，例如工作记录、开发项目沟通记录等。但是，这些信息在大多时候没有得到有效利用。
举例而言，公司员工日常都需要对每周的工作状况做一些记录，称为周报，需每周更新并上传，为月度汇报或年度汇报提供素材。周报中记录的信息有很多都在员工平时的工作邮件中有所体现，但目前却无法自动生成周报。一般情况下，周报系统只能用公司内网访问，需要员工自主登录，在繁忙的工作中抽出时间即时更新自己每周的记录，浪费了员工的工作时间。并且，在日常管理时，上级领导需要经常检查每个人的周报，员工若忘记更新很可能受到领导批评，也影响领导对员工工作情况的掌控。
又例如，程序员在项目开发中需要经历需求评审、接口设计、接口评审、项目开发、联调、提测、修复bug、发布、验收等多个环节，各个环节中确认的信息经常会在邮件中记录，但却没有集中汇总，团队负责人、上层领导或是新人想要快速全方位了解项目开发状况时经常遇到困难。目前很多项目为跨团队协作，需要进行团队成员之间、团队与团队之间的沟通，沟通后确认的信息没有进行统一风格的收集整理，可能会被部分成员遗漏。并且，当项目因为需求调整等问题延期时，若成员不反馈问题，领导无法快速知晓项目进展和延期原因。另外，新人接手该项目时，也没有有效的途径了解核心代码、代码的调用关系、业务逻辑中的问题等状况，上手困难，容易出错。
针对上述问题，如何将邮件中的信息进行汇总分析，整理出所需的目标文档，已经成为一个亟待解决的技术问题。
发明内容
有鉴于此，本发明提出一种邮件信息汇总方法、系统、电子装置及计算机可读存储介质，以解决至少一个上述技术问题。
首先，为实现上述目的，本发明提出一种邮件信息汇总方法，该方法包括步骤：
通过预先设置的基于Web技术的Outlook加载项插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容；
将所述用户信息和邮件内容存入Redis数据库；
监听来自所述Redis数据库的Redis消息并解析所述Redis消息；及
将解析得到的信息更新至目标工作记录文档。
可选地，该方法还包括步骤：
根据所述工作记录文档和预设规则对每个用户进行工作评分，定期汇总排名，所述预设规则包括评分维度、每个所述评分维度的权重、评分依据和具体分值。
可选地，所述通过预先设置的基于Web技术的Outlook加载项插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容包括：
采用script标签引入与Outlook交互的API库；
根据预先设置的需要获取的用户信息和邮件内容对应的Office变量，从所述API库中找到对应的API接口；
根据所述API接口从所述Outlook邮件中解析所述Office变量对应的数据，得到所述用户信息和邮件内容。
可选地，所述将解析得到的信息更新至目标工作记录文档包括：
与所述目标工作记录文档对应的工具进行对接；
根据所述解析得到的信息获取所述目标工作记录文档中对应的已有内容；
整合所述已有内容和所述解析得到的信息中的新增内容，得到更新信息，并将所述更新信息写入所述目标工作记录文档。
可选地，所述目标工作记录文档包括工作周报或项目开发跟踪记录；
当所述目标工作记录文档为工作周报时，所述邮件内容包括邮件主题和邮件中确认的沟通结果，所述对应的工具为团队协同与知识管理工具Confluence；
当所述目标工作记录文档为项目开发跟踪记录时，所述邮件内容包括纪要信息、需求变更信息、URL地址信息，所述对应的工具为事务跟踪工具JIRA。
可选地，所述与所述目标工作记录文档对应的工具进行对接包括：
通过Node.job服务解析出所述Redis消息中的用户信息；
调用Confluence工具或JIRA工具提供的API接口，根据所述用户信息获取在所述Confluence工具中的登录态或所述JIRA工具中的身份令牌，以模拟将所述解析得到的信息写入所述Confluence工具或所述JIRA工具的操作。
可选地，所述根据所述工作记录文档和预设规则对每个用户进行工作评分，定期汇总排名包括：
根据所述工作记录文档和所述评分维度，统计每个用户在每个所述评分维度下的工作信息；
根据每个所述评分维度的评分依据和具体分值，按照所统计的工作信息为每个用户针对每个所述评分维度进行评分，并根据每个所述评分维度的权重计算得到每个用户的总分；
定期汇总每个用户的总分并进行排名。
此外，为实现上述目的，本发明还提供一种邮件信息汇总系统，所述系统包括：
获取模块，用于通过预先设置的基于Web技术的Outlook加载项插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容；
保存模块，用于将所述用户信息和邮件内容存入Redis数据库；
解析模块，用于监听来自所述Redis数据库的Redis消息并解析所述Redis消息；及
更新模块，用于将解析得到的信息更新至目标工作记录文档。
进一步地，为实现上述目的，本发明还提供一种电子装置，包括存储器、处理器，所述存储器上存储有可在所述处理器上运行的邮件信息汇总系统，所述邮件信息汇总系统被所述处理器执行时实现如上述的邮件信息汇总方法的步骤。
进一步地，为实现上述目的，本发明还提供一种计算机可读存储介质，所述计算机可读存储介质存储有邮件信息汇总系统，所述邮件信息汇总系统可被至少一个处理器执行，以使所述至少一个处理器执行如上述的邮件信息汇总方法的步骤。
相较于现有技术，本发明所提出的邮件信息汇总方法、系统、电子装置及计算机可读存储介质，可以自动根据员工工作邮件中的有用信息生成工作周报或项目开发跟踪记录等目标工作文档，提高员工工作效率，避免遗漏，并方便管理者掌控员工工作状态，或者管理者、新人及各团队开发人员全面了解项目开发进展及细节。
附图说明
图1是本发明电子装置一可选的硬件架构的示意图；
图2是本发明邮件信息汇总系统第一实施例的程序模块示意图；
图3是本发明邮件信息汇总系统第二实施例的程序模块示意图；
图4是本发明邮件信息汇总方法第一实施例的流程示意图；
图5是图4中步骤S406的细化流程示意图；
图6是本发明邮件信息汇总方法第二实施例的流程示意图；
本发明目的的实现、功能特点及优点将结合实施例，参照附图做进一步说明。
具体实施方式
为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
需要说明的是，在本发明中涉及“第一”、“第二”等的描述仅用于描述目的，而不能理解为指示或暗示其相对重要性或者隐含指明所指示的技术特征的数量。由此，限定有“第一”、“第二”的特征可以明示或者隐含地包括至少一个该特征。另外，各个实施例之间的技术方案可以相互结合，但是必须是以本领域普通技术人员能够实现为基础，当技术方案的结合出现相互矛盾或无法实现时应当认为这种技术方案的结合不存在，也不在本发明要求的保护范围之内。
参阅图1所示，是本发明电子装置2一可选的硬件架构的示意图。
本实施例中，所述电子装置2可包括，但不仅限于，可通过系统总线相互通信连接存储器11、处理器12、网络接口13。需要指出的是，图1仅示出了具有组件11-13的电子装置2，但是应理解的是，并不要求实施所有示出的组件，可以替代的实施更多或者更少的组件。
其中，所述电子装置2可以是服务器，也可以是PC(Personal Computer，个人电脑)，也可以是智能手机、平板电脑、掌上电脑、便携计算机等终端设备。所述服务器可以是机架式服务器、刀片式服务器、塔式服务器或机柜式服务器等计算设备，并且可以是独立的服务器，也可以是多个服务器所组成的服务器集群。
所述存储器11至少包括一种类型的可读存储介质，所述可读存储介质包括闪存、硬盘、多媒体卡、卡型存储器(例如，SD或DX存储器等)、随机访问存储器(RAM)、静态随机访问存储器(SRAM)、只读存储器(ROM)、电可擦除可编程只读存储器(EEPROM)、可编程只读存储器(PROM)、磁性存储器、磁盘、光盘等。在一些实施例中，所述存储器11可以是所述电子装置2的内部存储单元，例如该电子装置2的硬盘或内存。在另一些实施例中，所述存储器11也可以是所述电子装置2的外部存储设备，例如该电子装置2上配备的插接式硬盘，智能存储卡(Smart Media Card,SMC)，安全数字(Secure Digital,SD)卡，闪存卡(Flash Card)等。当然，所述存储器11还可以既包括所述电子装置2的内部存储单元也包括其外部存储设备。本实施例中，所述存储器11通常用于存储安装于所述电子装置2的操作系统和各类应用软件，例如邮件信息汇总系统200的程序代码等。此外，所述存储器11还可以用于暂时地存储已经输出或者将要输出的各类数据。
所述处理器12在一些实施例中可以是中央处理器(Central Processing Unit，CPU)、控制器、微控制器、微处理器、或其他数据处理芯片。该处理器12通常用于控制所述电子装置2的总体操作。本实施例中，所述处理器12用于运行所述存储器11中存储的程序代码或者处理数据，例如运行所述的邮件信息汇总系统200等。
所述网络接口13可包括无线网络接口或有线网络接口，该网络接口13通常用于在所述电子装置2与其他电子设备之间建立通信连接。
至此，己经详细介绍了本发明相关设备的硬件结构和功能。下面，将基于上述介绍提出本发明的各个实施例。
首先，本发明提出一种邮件信息汇总系统200。
参阅图2所示，是本发明邮件信息汇总系统200第一实施例的程序模块图。
本实施例中，所述邮件信息汇总系统200包括一系列的存储于存储器11上的计算机程序指令，当该计算机程序指令被处理器12执行时，可以实现本发明各实施例的邮件信息汇总操作。在一些实施例中，基于该计算机程序指令各部分所实现的特定的操作，邮件信息汇总系统200可以被划分为一个或多个模块。例如，在图2中，所述邮件信息汇总系统200可以被分割成获取模块201、保存模块202、解析模块203、更新模块204。其中：
所述获取模块201，用于通过预先设置的基于Web技术的Outlook add-ins(Outlook加载项)插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容。
具体地，所述Outlook add-ins插件是基于Web实现，通过html、css、javascript构建。该插件内置全局对象Office变量，Office变量具有属性Office.context.mailbox.item，通过在邮件浏览器中设置该插件，可以自动获取到邮件对应的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容。员工只需将自己的用户信息(例如用户ID)更新到白名单中，安装所述Outlook add-ins插件，即可定时根据邮件信息自动生成目标文档。
根据具体应用场景的不同，可以预先设置需要获取哪些邮件信息。在本实施例中，以根据邮件信息生成工作周报和生成项目开发跟踪记录两种场景为例进行说明。
当需要根据邮件信息生成工作周报时，由于周报的来源主要是日常邮件的沟通，而一般邮件都有主题，该主题其实就是日常工作的重点。另外，当团队成员之间或团队与团队之间进行沟通时，一般会通过邮件确认沟通结果，因此邮件的沟通基本覆盖了日常工作的全部场景。所以通过获取沟通邮件的主题、邮件中所确认的沟通结果等信息，即可汇总输出为每个员工的工作周报所需的内容。
当需要根据邮件信息生成项目开发跟踪记录时，需要对如下几种类型的邮件设置定制格式：
纪要类型：主要分为需求评审的会议纪要和接口评审的接口会议纪要等。这类邮件基本是由开发者自己发出，可以将邮件的主题设置为“会议纪要”和“接口纪要”。Outlookadd-ins插件通过邮件主题中的上述关键字，可以找到相应邮件，获取邮件主体中的纪要信息。
需求变更类型：这类邮件一般都不是开发者主动发起，但每新增一个需求或者需求变更时，都需要进行评审，确认对现有项目是否有风险。可以通过新增一个确认邮件环节，在确认邮件中记录确定后的需求变更信息，邮件主题可以设置为“需求变更纪要”。Outlook add-ins插件通过邮件主题中的上述关键字，可以找到相应邮件，获取邮件主体中确认的需求变更信息。
URL类型：例如可以包括fisheye(一个源代码库深度查看软件，可以挖掘源代码库中的有用信息，呈现在Web浏览器界面上，主要用于代码审查，地址前缀：http://fisheye-stock.paic.com.cn:8080)、蓝狐(视觉图，由设计团队提供，地址前缀：https://lanhuapp.com/web)、doclever(接口文档地址，地址前缀：http://console)、conf(项目相关文档地址，接口地址：http://conf-stock.paic.com.cn:8080)等。Outlook add-ins插件解析邮件内容，若发现邮件主体中存在上述字符串，则进行正则匹配，解析出相应的URL地址信息。
在本实施例中，需要先设置需要获取的用户信息和邮件内容对应的Office变量，并在邮件浏览器中创建所述Outlook add-ins插件。
所述获取模块201通过预先设置的基于Web技术的Outlook add-ins插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容的具体过程包括：
(1)采用script标签引入与Outlook交互的API库。
Outlook add-ins插件提供一个与Outlook交互的js API库，所述API库中提供了很多Outlook对象和方法。在本实施例中，采用script标签引入所述API库。
(2)根据预先设置的需要获取的用户信息和邮件内容对应的Office变量，从所述API库中找到对应的API接口。
所述API库中提供了各种Office变量对应的API接口，并包含相应的获取信息的方法。例如，当所述Office变量为约会组织者时，获取所述Office变量(约会组织者)的方法为：
(3)根据所述API接口从所述Outlook邮件中解析所述Office变量对应的数据，得到所述用户信息和邮件内容。
按照所述API接口所提供的获取信息的方法，可以从每一封所述Outlook邮件的标题、正文或收发信息等部分解析到所述Office变量对应的数据，从而即可得到所需要获取的所述用户信息和邮件内容。
可选地，当用户编写完邮件后，点击插件对应的保存按钮(例如作为工作周报保存到团队协同与知识管理工具Confluence或作为项目开发跟踪记录保存到项目与事务跟踪工具JIRA)，即可启动该Outlook add-ins插件，获取该邮件对应的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容后，发送给Node服务。
所述保存模块202，用于将所获取的用户信息和邮件内容存入Redis。
具体地，Node服务针对Outlook add-ins插件提供REST API接口，接收Outlookadd-ins插件获取的所述邮件的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容，然后将用户信息和邮件内容存入Redis。
Redis(Remote Dictionary Server，远程字典服务)是一个开源的使用ANSI C语言编写、支持网络、可基于内存亦可持久化的日志型、Key-Value数据库，并提供多种语言的API。当Outlook add-ins插件获取到所述邮件的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容后，通过REST API接口将这些信息发送至Node服务，并由Node服务将这些信息按照Key-Value的格式存入Redis。其中，当需要根据邮件信息生成工作周报时，所述Key(关键字)为用户信息，所述Value(值)为该用户对应的邮件中与预先设置的邮件信息对应的内容。当需要根据邮件信息生成项目开发跟踪记录时，所述Key为项目名称或编号等项目标识，所述Value为该项目对应的邮件中与预先设置的邮件信息对应的内容。
所述解析模块203，用于监听来自Redis的消息并解析所述Redis消息。
具体地，提供一个Node.job服务注册监听来自Redis的消息，Redis将接收到的消息推送给Node.job服务。Node.job服务从所述Redis消息中可以解析出所述用户信息和邮件信息对应的内容。
所述更新模块204，用于将解析得到的信息更新至目标工作记录文档。
具体地，所述更新可以实时进行也可以根据用户设置定期进行，例如每周定时更新工作周报。在本实施例中，该过程具体包括：
(1)Node.job服务与目标工作记录文档对应的工具进行对接。
具体地，当需要根据邮件信息生成工作周报时，所述工作周报上传在Confluence工具中。Node.job服务解析出所述Redis消息中的用户信息，调用Confluence REST API获取可以操作Confluence的key(登录态)。当需要根据邮件信息生成项目开发跟踪记录时，所述项目开发跟踪记录保存在JIRA工具中。Node.job服务解析出所述Redis消息中的用户信息，调用JIRA REST API获取可以操作JIRA的token(身份令牌)。
其中，Confluence是一个专业的团队协同与知识管理工具，具有强大的编辑和站点管理特征，能够帮助团队成员之间共享信息、文档协作、集体讨论，信息推送。JIRA是Atlassian公司出品的项目与事务跟踪工具，被广泛应用于缺陷跟踪、客户服务、需求收集、流程审批、任务跟踪、项目跟踪和敏捷管理等工作领域。在当前应用中，一般是用户手动将编辑好的工作周报上传至Confluence工具，或者是根据项目开发过程中的沟通内容协助在JIRA工具上进行手动记录。而本实施例可以根据从所述Redis消息中解析得到的信息自动更新至Confluence工具或JIRA工具中，从而自动生成员工的工作周报或项目开发跟踪记录。
由于Confluence工具和JIRA工具需要公司用户通过用户ID登录，如果只是通过用户ID是没有办法直接发送请求的，所以有一个授权的操作。Confluence工具中的在线文档有提供API，根据用户ID和密码获取key，这个key是该用户ID登录Confluence工具的登录态，拥有了登录态，就可以调用接口以模拟用户的实际操作，例如将解析得到的信息写入Confluence工具，只要调用写入的API就能实现模拟真实用户手动写入的操作。同理，获取JIRA工具中的token后，也可以模拟将解析得到的信息写入JIRA工具。
(2)根据解析出的信息获取所述目标工作记录文档中对应的已有内容。
具体地，根据所述用户信息或者项目标识等关键字，可以从所述模板工作记录文档对应的工具中获取已有内容。例如，根据用户信息获取该员工已有的工作周报中记录的内容，或者根据项目标识(或JiraID)获取该项目已有的项目开发跟踪记录中记录的内容。
(3)整合已有内容和解析出的信息中的新增内容，得到更新信息，并将所述更新信息写入所述目标工作记录文档。
具体地，Node.job服务将读取到的已有内容与解析出的信息中新增的内容进行整合，得到更新信息，然后调用Confluence REST API或JIRA REST API，将更新信息写入Confluence工具中的工作周报或JIRA工具中的项目开发跟踪记录。
优选地，写入JIRA工具中项目开发跟踪记录的格式顺序如下：会议纪要、Doclever地址、接口纪要、需求变更纪要、蓝狐地址、Conf地址。
不管是管理者还是新人，只要知道该项目对应的JiraID，就能很轻易的查到与项目相关的code review(代码审查)信息，以及相关的评审记录、接口记录、甚至是中途需求的变更等。
本实施例提供的邮件信息汇总系统，可以通过Outlook add-ins插件获取各个邮件对应的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容，经由Node服务将所获取的用户信息和邮件内容存入Redis，通过Node.job服务监听来自Redis的消息并解析所述Redis消息，将解析得到的信息更新至目标工作记录文档对应的工具上，从而实现员工工作周报或项目开发跟踪记录等目标工作记录文档的自动生成。本实施例可以对邮件信息进行汇总整理，并根据汇总出的邮件信息对接到工作周报或项目开发跟踪记录对应的工具中，自动更新每个员工的工作周报或者每个项目相关的开发信息，能够将邮件信息与其他工具联系起来，对邮件信息进行有效利用，不需要用户手动编辑工作周报或项目开发跟踪记录，提高员工工作效率，避免遗漏，并方便管理者掌控员工工作状态，或者管理者、新人及各团队开发人员全面了解项目开发进展及细节。
参阅图3所示，是本发明邮件信息汇总系统200第二实施例的程序模块图。本实施例中，所述的邮件信息汇总系统200除了包括第一实施例中的所述获取模块201、保存模块202、解析模块203、更新模块204之外，还包括评分模块205。
所述评分模块205，用于根据所述工作记录文档和预设规则对每个用户进行工作评分，定期汇总排名。
具体地，所述预设规则包括评分维度、每个维度的权重、评分依据和具体分值等。例如，可以根据员工的工作周报中每周的工作量、工作难度、完成情况等对该员工进行自动评分，或者可以根据项目开发跟踪记录中的项目开发进度、是否延期、需求问题是否及时解决等对相应员工进行自动评分。
在本实施例中，所述评分模块205根据所述工作记录文档和预设规则对每个用户进行工作评分，定期汇总排名的具体过程包括：
(1)根据所述工作记录文档和所述评分维度，统计每个用户在每个所述评分维度下的工作信息。
例如，JIRA工具中有项目开始时间、联调时间、提测时间和上线时间，可以根据开发人员自己制定的开发时间进行对比，判断出相关开发人员是否按时完成、有几次没有按时完成，以及每次没有按时完成是否更新风险提示、有多少次没有更新等工作信息，将这些工作信息结合用户信息进行统计，建立关于组内员工的工作信息表格。当然还可以有其他评分维度，例如项目的相关信息是否做更新、需求文档是否上传、会议纪要是否填写、个数是否满足要求、视觉图地址是否上传、接口评审是否完成、code review是否完成等，这些流程化的工作信息都可以进行统计。
(2)根据每个所述评分维度的评分依据和具体分值，按照所统计的工作信息为每个用户针对每个所述评分维度进行评分，并根据每个所述评分维度的权重计算得到每个用户的总分。
例如，按照上述评分维度设计各个维度的评分依据和具体分值，再根据组内员工的工作信息表格为每个员工评分，最后加上权重得到每个员工的总分。这样就可以梳理出组内每个员工的贡献值，协助管理者在管理好项目的同时，能够很好的观察手下员工，发现他们在工作上的不足，以做及时提升。
(3)定期汇总每个用户的总分并进行排名。例如，每周或每月进行一次汇总排名。该排名可以反映出员工为项目所作出的贡献程度，为员工绩效考核、晋升或是学习培训等提供依据。
由于所述工作记录文档是根据邮件信息自动生成的，且评分和排名也是根据所述工作记录文档和预设规则自动进行，可以保证客观公正，以工作中的实操结果为评价依据，并帮助管理者快速知道团队成员在哪些地方存在潜在问题。
本实施例提供的邮件信息汇总系统，可以自动根据员工工作邮件中的有用信息生成工作周报或项目开发跟踪记录等目标工作文档，提高员工工作效率，避免遗漏，并方便管理者掌控员工工作状态，或者管理者、新人及各团队开发人员全面了解项目开发进展及细节。本实施例还可以根据自动更新的所述工作记录文档对每个员工进行工作评分和定期汇总排名，保证客观公正，并帮助管理者快速知道团队成员在哪些地方存在潜在问题。
此外，本发明还提出一种邮件信息汇总方法。
参阅图4所示，是本发明邮件信息汇总方法第一实施例的流程示意图。在本实施例中，根据不同的需求，图4所示的流程图中的步骤的执行顺序可以改变，某些步骤可以省略。该方法包括：
步骤S400，通过预先设置的基于Web技术的Outlook add-ins插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容。
具体地，所述Outlook add-ins插件是基于Web实现，通过html、css、javascript构建。该插件内置全局对象Office变量，Office变量具有属性Office.context.mailbox.item，通过在邮件浏览器中设置该插件，可以自动获取到邮件对应的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容。员工只需将自己的用户信息(例如用户ID)更新到白名单中，安装所述Outlook add-ins插件，即可定时根据邮件信息自动生成目标文档。
根据具体应用场景的不同，可以预先设置需要获取哪些邮件信息。在本实施例中，以根据邮件信息生成工作周报和生成项目开发跟踪记录两种场景为例进行说明。
当需要根据邮件信息生成工作周报时，由于周报的来源主要是日常邮件的沟通，而一般邮件都有主题，该主题其实就是日常工作的重点。另外，当团队成员之间或团队与团队之间进行沟通时，一般会通过邮件确认沟通结果，因此邮件的沟通基本覆盖了日常工作的全部场景。所以通过获取沟通邮件的主题、邮件中所确认的沟通结果等信息，即可汇总输出为每个员工的工作周报所需的内容。
当需要根据邮件信息生成项目开发跟踪记录时，需要对如下几种类型的邮件设置定制格式：
纪要类型：主要分为需求评审的会议纪要和接口评审的接口会议纪要等。这类邮件基本是由开发者自己发出，可以将邮件的主题设置为“会议纪要”和“接口纪要”。Outlookadd-ins插件通过邮件主题中的上述关键字，可以找到相应邮件，获取邮件主体中的纪要信息。
需求变更类型：这类邮件一般都不是开发者主动发起，但每新增一个需求或者需求变更时，都需要进行评审，确认对现有项目是否有风险。可以通过新增一个确认邮件环节，在确认邮件中记录确定后的需求变更信息，邮件主题可以设置为“需求变更纪要”。Outlook add-ins插件通过邮件主题中的上述关键字，可以找到相应邮件，获取邮件主体中确认的需求变更信息。
URL类型：例如可以包括fisheye、蓝狐、doclever、conf地址等。Outlook add-ins插件解析邮件内容，若发现邮件主体中存在上述字符串，则进行正则匹配，解析出相应的URL地址信息。
在本实施例中，需要先设置需要获取的用户信息和邮件内容对应的Office变量，并在邮件浏览器中创建所述Outlook add-ins插件。
上述步骤S400的具体过程包括：
(1)采用script标签引入与Outlook交互的API库。
Outlook add-ins插件提供一个与Outlook交互的js API库，所述API库中提供了很多Outlook对象和方法。在本实施例中，采用script标签引入所述API库。
(2)根据预先设置的需要获取的用户信息和邮件内容对应的Office变量，从所述API库中找到对应的API接口。
所述API库中提供了各种Office变量对应的API接口，并包含相应的获取信息的方法。例如，当所述Office变量为约会组织者时，获取所述Office变量(约会组织者)的方法为：
(3)根据所述API接口从所述Outlook邮件中解析所述Office变量对应的数据，得到所述用户信息和邮件内容。
按照所述API接口所提供的获取信息的方法，可以从每一封所述Outlook邮件的标题、正文或收发信息等部分解析到所述Office变量对应的数据，从而即可得到所需要获取的所述用户信息和邮件内容。
可选地，当用户编写完邮件后，点击插件对应的保存按钮(例如作为工作周报保存到团队协同与知识管理工具Confluence或作为项目开发跟踪记录保存到项目与事务跟踪工具JIRA)，即可启动该Outlook add-ins插件，获取该邮件对应的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容后，发送给Node服务。
步骤S402，将所获取的用户信息和邮件内容存入Redis。
具体地，Node服务针对Outlook add-ins插件提供REST API接口，接收Outlookadd-ins插件获取的所述邮件的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容，然后将用户信息和邮件内容存入Redis。
Redis是一个开源的使用ANSI C语言编写、支持网络、可基于内存亦可持久化的日志型、Key-Value数据库，并提供多种语言的API。当Outlook add-ins插件获取到所述邮件的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容后，通过REST API接口将这些信息发送至Node服务，并由Node服务将这些信息按照Key-Value的格式存入Redis。其中，当需要根据邮件信息生成工作周报时，所述Key(关键字)为用户信息，所述Value(值)为该用户对应的邮件中与预先设置的邮件信息对应的内容。当需要根据邮件信息生成项目开发跟踪记录时，所述Key为项目名称或编号等项目标识，所述Value为该项目对应的邮件中与预先设置的邮件信息对应的内容。
步骤S404，监听来自Redis的消息并解析所述Redis消息。
具体地，提供一个Node.job服务注册监听来自Redis的消息，Redis将接收到的消息推送给Node.job服务。Node.job服务从所述Redis消息中可以解析出所述用户信息和邮件信息对应的内容。
步骤S406，将解析得到的信息更新至目标工作记录文档。
具体地，所述更新可以实时进行也可以根据用户设置定期进行，例如每周定时更新工作周报。
进一步参阅图5，为所述步骤S406的细化流程示意图。在本实施例中，所述步骤S406具体包括：
S4060，Node.job服务与目标工作记录文档对应的工具进行对接。
具体地，当需要根据邮件信息生成工作周报时，所述工作周报上传在Confluence工具中。Node.job服务解析出所述Redis消息中的用户信息，调用Confluence REST API获取可以操作Confluence的key(登录态)。当需要根据邮件信息生成项目开发跟踪记录时，所述项目开发跟踪记录保存在JIRA工具中。Node.job服务解析出所述Redis消息中的用户信息，调用JIRA REST API获取可以操作JIRA的token(身份令牌)。
其中，Confluence是一个专业的团队协同与知识管理工具，具有强大的编辑和站点管理特征，能够帮助团队成员之间共享信息、文档协作、集体讨论，信息推送。JIRA是Atlassian公司出品的项目与事务跟踪工具，被广泛应用于缺陷跟踪、客户服务、需求收集、流程审批、任务跟踪、项目跟踪和敏捷管理等工作领域。在当前应用中，一般是用户手动将编辑好的工作周报上传至Confluence工具，或者是根据项目开发过程中的沟通内容协助在JIRA工具上进行手动记录。而本实施例可以根据从所述Redis消息中解析得到的信息自动更新至Confluence工具或JIRA工具中，从而自动生成员工的工作周报或项目开发跟踪记录。
由于Confluence工具和JIRA工具需要公司用户通过用户ID登录，如果只是通过用户ID是没有办法直接发送请求的，所以有一个授权的操作。Confluence工具中的在线文档有提供API，根据用户ID和密码获取key，这个key是该用户ID登录Confluence工具的登录态，拥有了登录态，就可以调用接口以模拟用户的实际操作，例如将解析得到的信息写入Confluence工具，只要调用写入的API就能实现模拟真实用户手动写入的操作。同理，获取JIRA工具中的token后，也可以模拟将解析得到的信息写入JIRA工具。
S4062，根据解析出的信息获取所述目标工作记录文档中对应的已有内容。
具体地，根据所述用户信息或者项目标识等关键字，可以从所述模板工作记录文档对应的工具中获取已有内容。例如，根据用户信息获取该员工已有的工作周报中记录的内容，或者根据项目标识(或JiraID)获取该项目已有的项目开发跟踪记录中记录的内容。
S4064，整合已有内容和解析出的信息中的新增内容，得到更新信息，并将更新信息写入所述目标工作记录文档。
具体地，Node.job服务将读取到的已有内容与解析出的信息中新增的内容进行整合，得到更新信息，然后调用Confluence REST API或JIRA REST API，将更新信息写入Confluence工具中的工作周报或JIRA工具中的项目开发跟踪记录。
优选地，写入JIRA工具中项目开发跟踪记录的格式顺序如下：会议纪要、Doclever地址、接口纪要、需求变更纪要、蓝狐地址、Conf地址。
不管是管理者还是新人，只要知道该项目对应的JiraID，就能很轻易的查到与项目相关的codereview(代码审查)信息，以及相关的评审记录、接口记录、甚至是中途需求的变更等。
本实施例提供的邮件信息汇总方法，可以通过Outlook插件获取各个邮件对应的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容，经由Node服务将所获取的用户信息和邮件内容存入Redis，通过Node.job服务监听来自Redis的消息并解析所述Redis消息，将解析得到的信息更新至目标工作记录文档对应的工具上，从而实现员工工作周报或项目开发跟踪记录等目标工作记录文档的自动生成。本实施例可以对邮件信息进行汇总整理，并根据汇总出的邮件信息对接到工作周报或项目开发跟踪记录对应的工具中，自动更新每个员工的工作周报或者每个项目相关的开发信息，能够将邮件信息与其他工具联系起来，对邮件信息进行有效利用，不需要用户手动编辑工作周报或项目开发跟踪记录，提高员工工作效率，避免遗漏，并方便管理者掌控员工工作状态，或者管理者、新人及各团队开发人员全面了解项目开发进展及细节。
如图6所示，是本发明邮件信息汇总方法的第二实施例的流程示意图。本实施例中，所述邮件信息汇总方法的步骤S500-S506与第一实施例的步骤S400-S406相类似，区别在于该方法还包括步骤S508。
该方法包括以下步骤：
步骤S500，通过预先设置的基于Web技术的Outlook add-ins插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容。
具体地，所述Outlook add-ins插件是基于Web实现，通过html、css、javascript构建。该插件内置全局对象Office变量，Office变量具有属性Office.context.mailbox.item，通过在邮件浏览器中设置该插件，可以自动获取到邮件对应的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容。员工只需将自己的用户信息(例如用户ID)更新到白名单中，安装所述Outlook add-ins插件，即可定时根据邮件信息自动生成目标文档。
根据具体应用场景的不同，可以预先设置需要获取哪些邮件信息。在本实施例中，以根据邮件信息生成工作周报和生成项目开发跟踪记录两种场景为例进行说明。
当需要根据邮件信息生成工作周报时，由于周报的来源主要是日常邮件的沟通，而一般邮件都有主题，该主题其实就是日常工作的重点。另外，当团队成员之间或团队与团队之间进行沟通时，一般会通过邮件确认沟通结果，因此邮件的沟通基本覆盖了日常工作的全部场景。所以通过获取沟通邮件的主题、邮件中所确认的沟通结果等信息，即可汇总输出为每个员工的工作周报所需的内容。
当需要根据邮件信息生成项目开发跟踪记录时，需要对如下几种类型的邮件设置定制格式：
纪要类型：主要分为需求评审的会议纪要和接口评审的接口会议纪要等。这类邮件基本是由开发者自己发出，可以将邮件的主题设置为“会议纪要”和“接口纪要”。Outlookadd-ins插件通过邮件主题中的上述关键字，可以找到相应邮件，获取邮件主体中的纪要信息。
需求变更类型：这类邮件一般都不是开发者主动发起，但每新增一个需求或者需求变更时，都需要进行评审，确认对现有项目是否有风险。可以通过新增一个确认邮件环节，在确认邮件中记录确定后的需求变更信息，邮件主题可以设置为“需求变更纪要”。Outlook add-ins插件通过邮件主题中的上述关键字，可以找到相应邮件，获取邮件主体中确认的需求变更信息。
URL类型：例如可以包括fisheye、蓝狐、doclever、conf地址等。Outlook add-ins插件解析邮件内容，若发现邮件主体中存在上述字符串，则进行正则匹配，解析出相应的URL地址信息。
在本实施例中，需要先设置需要获取的用户信息和邮件内容对应的Office变量，并在邮件浏览器中创建所述Outlook add-ins插件。
上述步骤S500的具体过程包括：
(1)采用script标签引入与Outlook交互的API库。
Outlook add-ins插件提供一个与Outlook交互的js API库，所述API库中提供了很多Outlook对象和方法。在本实施例中，采用script标签引入所述API库。
(2)根据预先设置的需要获取的用户信息和邮件内容对应的Office变量，从所述API库中找到对应的API接口。
所述API库中提供了各种Office变量对应的API接口，并包含相应的获取信息的方法。例如，当所述Office变量为约会组织者时，获取所述Office变量(约会组织者)的方法为：
(3)根据所述API接口从所述Outlook邮件中解析所述Office变量对应的数据，得到所述用户信息和邮件内容。
按照所述API接口所提供的获取信息的方法，可以从每一封所述Outlook邮件的标题、正文或收发信息等部分解析到所述Office变量对应的数据，从而即可得到所需要获取的所述用户信息和邮件内容。
可选地，当用户编写完邮件后，点击插件对应的保存按钮(例如作为工作周报保存到团队协同与知识管理工具Confluence或作为项目开发跟踪记录保存到项目与事务跟踪工具JIRA)，即可启动该Outlook add-ins插件，获取该邮件对应的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容后，发送给Node服务。
步骤S502，将所获取的用户信息和邮件内容存入Redis。
具体地，Node服务针对Outlook add-ins插件提供REST API接口，接收Outlookadd-ins插件获取的所述邮件的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容，然后将用户信息和邮件内容存入Redis。
Redis是一个开源的使用ANSI C语言编写、支持网络、可基于内存亦可持久化的日志型、Key-Value数据库，并提供多种语言的API。当Outlook add-ins插件获取到所述邮件的用户信息和预先设置的邮件信息对应的内容后，通过REST API接口将这些信息发送至Node服务，并由Node服务将这些信息按照Key-Value的格式存入Redis。其中，当需要根据邮件信息生成工作周报时，所述Key(关键字)为用户信息，所述Value(值)为该用户对应的邮件中与预先设置的邮件信息对应的内容。当需要根据邮件信息生成项目开发跟踪记录时，所述Key为项目名称或编号等项目标识，所述Value为该项目对应的邮件中与预先设置的邮件信息对应的内容。
步骤S504，监听来自Redis的消息并解析所述Redis消息。
具体地，提供一个Node.job服务注册监听来自Redis的消息，Redis将接收到的消息推送给Node.job服务。Node.job服务从所述Redis消息中可以解析出所述用户信息和邮件信息对应的内容。
步骤S506，将解析得到的信息更新至目标工作记录文档。
具体地，所述更新可以实时进行也可以根据用户设置定期进行，例如每周定时更新工作周报。
此部分的具体实现过程参见图5及对应说明，在此不再赘述。
步骤S508，根据所述工作记录文档和预设规则对每个用户进行工作评分，定期汇总排名。
具体地，所述预设规则包括评分维度、每个维度的权重、评分依据和具体分值等。例如，可以根据员工的工作周报中每周的工作量、工作难度、完成情况等对该员工进行自动评分，或者可以根据项目开发跟踪记录中的项目开发进度、是否延期、需求问题是否及时解决等对相应员工进行自动评分。
在本实施例中，上述步骤S508的具体过程包括：
(1)根据所述工作记录文档和所述评分维度，统计每个用户在每个所述评分维度下的工作信息。
例如，JIRA工具中有项目开始时间、联调时间、提测时间和上线时间，可以根据开发人员自己制定的开发时间进行对比，判断出相关开发人员是否按时完成、有几次没有按时完成，以及每次没有按时完成是否更新风险提示、有多少次没有更新等工作信息，将这些工作信息结合用户信息进行统计，建立关于组内员工的工作信息表格。当然还可以有其他评分维度，例如项目的相关信息是否做更新、需求文档是否上传、会议纪要是否填写、个数是否满足要求、视觉图地址是否上传、接口评审是否完成、code review是否完成等，这些流程化的工作信息都可以进行统计。
(2)根据每个所述评分维度的评分依据和具体分值，按照所统计的工作信息为每个用户针对每个所述评分维度进行评分，并根据每个所述评分维度的权重计算得到每个用户的总分。
例如，按照上述评分维度设计各个维度的评分依据和具体分值，再根据组内员工的工作信息表格为每个员工评分，最后加上权重得到每个员工的总分。这样就可以梳理出组内每个员工的贡献值，协助管理者在管理好项目的同时，能够很好的观察手下员工，发现他们在工作上的不足，以做及时提升。
(3)定期汇总每个用户的总分并进行排名。例如，每周或每月进行一次汇总排名。该排名可以反映出员工为项目所作出的贡献程度，为员工绩效考核、晋升或是学习培训等提供依据。
由于所述工作记录文档是根据邮件信息自动生成的，且评分和排名也是根据所述工作记录文档和预设规则自动进行，可以保证客观公正，以工作中的实操结果为评价依据，并帮助管理者快速知道团队成员在哪些地方存在潜在问题。
本实施例提供的邮件信息汇总方法，可以自动根据员工工作邮件中的有用信息生成工作周报或项目开发跟踪记录等目标工作文档，提高员工工作效率，避免遗漏，并方便管理者掌控员工工作状态，或者管理者、新人及各团队开发人员全面了解项目开发进展及细节。本实施例还可以根据自动更新的所述工作记录文档对每个员工进行工作评分和定期汇总排名，保证客观公正，并帮助管理者快速知道团队成员在哪些地方存在潜在问题。
本发明还提供了另一种实施方式，即提供一种计算机可读存储介质，所述计算机可读存储介质存储有邮件信息汇总程序，所述邮件信息汇总程序可被至少一个处理器执行，以使所述至少一个处理器执行如上述的邮件信息汇总方法的步骤。
上述本发明实施例序号仅仅为了描述，不代表实施例的优劣。
通过以上的实施方式的描述，本领域的技术人员可以清楚地了解到上述实施例方法可借助软件加必需的通用硬件平台的方式来实现，当然也可以通过硬件，但很多情况下前者是更佳的实施方式。基于这样的理解，本发明的技术方案本质上或者说对现有技术做出贡献的部分可以以软件产品的形式体现出来，该计算机软件产品存储在一个存储介质(如ROM/RAM、磁碟、光盘)中，包括若干指令用以使得一台终端设备(可以是手机，计算机，服务器，空调器，或者网络设备等)执行本发明各个实施例所述的方法。
以上仅为本发明的优选实施例，并非因此限制本发明的专利范围，凡是利用本发明说明书及附图内容所作的等效结构或等效流程变换，或直接或间接运用在其他相关的技术领域，均同理包括在本发明的专利保护范围内。
Claims (10)
1.一种邮件信息汇总方法，其特征在于，所述方法包括步骤：
通过预先设置的基于Web技术的Outlook加载项插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容；
将所述用户信息和邮件内容存入Redis数据库；
监听来自所述Redis数据库的Redis消息并解析所述Redis消息；及
将解析得到的信息更新至目标工作记录文档。
2.如权利要求1所述的邮件信息汇总方法，其特征在于，该方法还包括步骤：
根据所述工作记录文档和预设规则对每个用户进行工作评分，定期汇总排名，所述预设规则包括评分维度、每个所述评分维度的权重、评分依据和具体分值。
3.如权利要求1或2所述的邮件信息汇总方法，其特征在于，所述通过预先设置的基于Web技术的Outlook加载项插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容包括：
采用script标签引入与Outlook交互的API库；
根据预先设置的需要获取的用户信息和邮件内容对应的Office变量，从所述API库中找到对应的API接口；
根据所述API接口从所述Outlook邮件中解析所述Office变量对应的数据，得到所述用户信息和邮件内容。
4.如权利要求1或2所述的邮件信息汇总方法，其特征在于，所述将解析得到的信息更新至目标工作记录文档包括：
与所述目标工作记录文档对应的工具进行对接；
根据所述解析得到的信息获取所述目标工作记录文档中对应的已有内容；
整合所述已有内容和所述解析得到的信息中的新增内容，得到更新信息，并将所述更新信息写入所述目标工作记录文档。
5.如权利要求4所述的邮件信息汇总方法，其特征在于：所述目标工作记录文档包括工作周报或项目开发跟踪记录；
当所述目标工作记录文档为工作周报时，所述邮件内容包括邮件主题和邮件中确认的沟通结果，所述对应的工具为团队协同与知识管理工具Confluence；
当所述目标工作记录文档为项目开发跟踪记录时，所述邮件内容包括纪要信息、需求变更信息、URL地址信息，所述对应的工具为事务跟踪工具JIRA。
6.如权利要求5所述的邮件信息汇总方法，其特征在于，所述与所述目标工作记录文档对应的工具进行对接包括：
通过Node.job服务解析出所述Redis消息中的用户信息；
调用Confluence工具或JIRA工具提供的API接口，根据所述用户信息获取在所述Confluence工具中的登录态或所述JIRA工具中的身份令牌，以模拟将所述解析得到的信息写入所述Confluence工具或所述JIRA工具的操作。
7.如权利要求2所述的邮件信息汇总方法，其特征在于，所述根据所述工作记录文档和预设规则对每个用户进行工作评分，定期汇总排名包括：
根据所述工作记录文档和所述评分维度，统计每个用户在每个所述评分维度下的工作信息；
根据每个所述评分维度的评分依据和具体分值，按照所统计的工作信息为每个用户针对每个所述评分维度进行评分，并根据每个所述评分维度的权重计算得到每个用户的总分；
定期汇总每个用户的总分并进行排名。
8.一种邮件信息汇总系统，其特征在于，所述系统包括：
获取模块，用于通过预先设置的基于Web技术的Outlook加载项插件获取Outlook邮件对应的用户信息和邮件内容；
保存模块，用于将所述用户信息和邮件内容存入Redis数据库；
解析模块，用于监听来自所述Redis数据库的Redis消息并解析所述Redis消息；及
更新模块，用于将解析得到的信息更新至目标工作记录文档。
9.一种电子装置，其特征在于，所述电子装置包括存储器、处理器，所述存储器上存储有可在所述处理器上运行的邮件信息汇总系统，所述邮件信息汇总系统被所述处理器执行时实现如权利要求1-7中任一项所述的邮件信息汇总方法的步骤。
10.一种计算机可读存储介质，其特征在于，所述计算机可读存储介质存储有邮件信息汇总系统，所述邮件信息汇总系统可被至少一个处理器执行，以使所述至少一个处理器执行如权利要求1-7中任一项所述的邮件信息汇总方法的步骤。
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Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN115022276A (zh) * | 2022-06-29 | 2022-09-06 | 壹沓科技(上海)有限公司 | 基于rpa的imap协议邮件处理方法、装置及设备 |
Citations (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN109740133A (zh) * | 2018-12-10 | 2019-05-10 | 平安科技（深圳）有限公司 | 基于人工智能的汇总邮件方法、装置、设备及存储介质 |
| US20200409981A1 (en) * | 2019-06-26 | 2020-12-31 | American Express Travel Related Services Company, Inc. | Mail room intent analyzer |
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