CN112258307A - 一种应用于工程项目的智能费用控制系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种应用于工程项目的智能费用控制系统，包括预算编制子系统，根据企业费用预算控制要求，针对工程项目制定项目费用预算，确定项目人员申请借款或报销费用的额度；费用申请子系统，用于项目人员对所需要进行处理的费用进行申请形成借款单或还款单；费用报销子系统，用于项目人员的报销申清、发票识别和形成报销单；审批子系统对项目费用预算、借款单、还款单或者报销单进行审批管理；结算子系统根据审批后的借款单、和/或还款单、和/或报销单进行结算，生成结算单，执行结算。减少了报销人员的工作量，提高了报销效率，让报销变得比较快捷，填报不再繁琐，不用担心票据丢失、破损的问题；报销单是受到预算控制和差旅标准控制的，不会出现失控的问题，减少财务逐单逐人审批的工作。

Description

一种应用于工程项目的智能费用控制系统

技术领域

本发明涉及工程项目的费用管理技术领域，尤其涉及一种应用于工程项目的智能费用控制系统。

背景技术

在现有的工程项目中，传统的报销方法是员工拿着各种发票进行人工报销，市面现有报销系统报销方法还存在以下缺点：

(1)工程项目费用报销过程会到各处领导处进行审批签字，报销过程繁琐，而且现有的报销系统并没有对发票的管理功能，费用报销和发票管理分别进行，通常发票较多，纸质发票很难保管，时间一久，就容易丢失；

(2)目前工程项目费用报销过程是手工填单，差旅明细多，手工填写效率不高，而且报销票据的类型很多，产生的费用类型也难以分类；

(3)财务在对工程项目费用审核时，发现不符合企业报销制度的发票，需要打回，重新进行报账处理，导致报账效率低；

(4)现有的工程项目费用报销系统难以自动进行发票的真伪辨别，不具备自动智能树审核能力，而且报销需要依据企业报销制度进行人工逐单审核，财务审核工作量巨大，难度高，风险高；目前现有的费用报销系统缺少发票合规验证、发票异常等风险管控能力。

(5)目前现有的工程项目费用报销系统报销单无法自动价税分离，财务凭证无法自动生成，无法实现业财一体化；

(6)由于工程项目费用报销过程是人工进行审核，人工核对后对归档工作量大。

(7)目前现有的工程项目费用报销系统票据影像仅是图片甚至没有相应的影像图片，更没有票据详细信息，无法关联辅助决策分析；

(8)目前现有的工程项目费用报销系统没有考虑项目预算成本、部门费用数据分析能力弱，随着费用体量越来越大，费用结构不知，费用管控没有头绪；

(9)目前现有工程项目费用报销系统未做到从预算到借款报销到相关票据到财务凭证全证据链打通，预算和借款报销、借款报销与发票票据影像、借款报销与财务凭证全链条打通；

现有费用控制系统无法满足工程项目成本管理的具体需要，无法满足预算控制、费用报销、发票信息、财务凭证全链条打通的要求，现有费用控制系统功能相对独立不够全面、不够智能化，无法满足智能化录入的需求，缺少发票合规验证、发票异常等风险管控能力；无法做到从预算到凭证的全链条打通，对企业项目预算成本、部门费用预算数据分析能力弱，费用管控难度大。

发明内容

基于现有技术中人工报销存在的诸多问题，本发明提供一种智能费用控制系统，旨在解决现有技术中报销耗时耗力、风险高、费用无法追溯、项目费用难以管控的技术问题。

一种应用于工程项目的智能费用控制系统，包括：

预算编制子系统，用于根据企业费用预算控制要求，针对工程项目制定项目费用预算，确定项目人员申请借款或报销费用的额度；

费用申请子系统，用于项目人员对所需要进行用途的费用进行申请形成借款单或还款单；

费用报销子系统，用于项目人员的报销申清、发票识别和形成报销单；

审批子系统，分别连接预算编制子系统、费用申请子系统和费用报销子系统，用于对项目费用预算、借款单、还款单或者报销单进行审批管理；

结算子系统，连接审批子系统，用于根据审批后的借款单、和/或还款单、和/或报销单进行结算，生成结算单，执行结算。

进一步的，费用申请子系统包括：

出差申请模块，用于项目人员进行出差申请；

借款申请模块，连接出差申请模块，用于项目人员进行出差借款或者非出差借款的申请，并形成借款单；

还款申请模块，连接借款申请模块，用于项目人员对通过借款申请模块获得的借款进行还款申请，并形成还款单。

进一步的，费用报销子系统包括：

报销申请模块，用于项目人员进行费用的报销申请，同时上传发票

发票识别模块，连接报销申请模块，用于对发票进行识别，获得发票信息，并生成电子化、结构化的发票信息数据；

报销单形成模块，连接发票识别模块，用于根据项目费用预算和发票信息形成报销单。

进一步的，发票包括电子发票和经过扫描或者拍照获得的纸质发票图片；

智能费用控制系统还包括存储子系统，连接费用报销子系统，存储子系统包括：第一数据库，用于同时存储发票信息以及对应的电子发票或纸质发票图片；

第二数据库，用于存储报销单；

关联模块，分别连接第一数据库和第二数据库，用于将报销单与发票信息以及与发票信息对应的电子发票或纸质发票图片进行关联。

进一步的，费用报销子系统还包括：

验真模块，与发票识别模块连接，用于将发票信息发送至外部的验真平台进行真伪验证；

第一标识模块，连接验真模块，用于对验证为真的发票进行验证状态标识；

报销单形成模块，连接第一标识模块，用于根据项目费用预算、验证为真的发票信息形成报销单。

进一步的，费用报销子系统还包括：

判断模块，连接第一标识模块，用于判断发票是否重复和是否经过报销，输出判断结果；

第二标识模块，连接判断模块，用于在判断结果表示发票重复且已经被报销时，对发票进行禁止报销标识，在判断结果表示发票重复但未被报销时，对发票进行重复报销标识；

提示模块，连接第二标识模块，用于当判断结果表示发票重复但未被报销时，发出提示信息，提示信息为当前发票是否覆盖之前的重复的发票；

报销单形成模块，分别连接判断模块和提示模块，用于在判断结果表示发票不重复且未被报销时形成报销单，或者在判断结果表示发票重复但未被报销，且外部根据提示信息选择覆盖之前的重复的发票时形成报销单。

进一步的，智能费用控制系统还包括管理子系统，分别连接预算编制子系统、费用申请子系统、费用报销子系统、存储子系统和结算子系统，用于对项目费用预算、借款单、还款单、报销单、发票和结算单进行查询和管理。

进一步的，管理子系统包括：

报销查询模块，用于对报销单进行查询；

显示模块，连接报销查询模块，用于显示报销单的同时显示与报销单关联的发票信息以及对应的电子发票或纸质发票图片。

进一步的，管理子系统还包括：

记账模块，用于对借款单、还款单、报销单以及结算单进行记账并生成相应的财务凭证。

本发明的有益技术效果是：在工程项目中，从项目人员的费用申请、费用报销再到财务结算以及财务记账，每一个环节进行关联，报销单智能识别、智能填报、智能审核，报销单与发票信息管理进行关联，报销单能一键查询发票信息，减少了报销人员的工作量，提高了报销效率，让报销变得比较快捷，填报不再繁琐，不用担心票据丢失、破损的问题；报销单是受到预算控制和差旅标准控制的，不会出现失控的问题，减少财务逐单逐人审批的工作。

附图说明

图1为本发明一种应用于工程项目的智能费用控制系统整体模块示意图；

图2为本发明一种应用于工程项目的智能费用控制系统的费用申请子系统的模块示意图；

图3为本发明一种应用于工程项目的智能费用控制系统的费用报销子系统的模块示意图；

图4为本发明一种应用于工程项目的智能费用控制系统的结算子系统的模块示意图；

图5为本发明一种应用于工程项目的智能费用控制系统的存储子系统的模块示意图；

图6为本发明一种应用于工程项目的智能费用控制系统的费用报销子系统的另一种模块示意图；

图7为本发明一种应用于工程项目的智能费用控制系统的费用报销子系统的另一种模块示意图；

图8为本发明一种应用于工程项目的智能费用控制系统的管理子系统的模块示意图；

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动的前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

需要说明的是，在不冲突的情况下，本发明中的实施例及实施例中的特征可以相互组合。

下面结合附图和具体实施例对本发明作进一步说明，但不作为本发明的限定。

参见图1-8，本发明提供一种应用于工程项目的智能费用控制系统，，包括预算编制子系统(1)、费用申请子系统(2)、费用报销子系统(3)、审批子系统(4)和结算子系统(5)，预算编制子系统、费用申请子系统(2)、费用报销子系统(3)、审批子系统(4)和结算子系统(5)彼此之间通信连接；

预算编制子系统(1)，用于根据企业费用预算控制要求，针对工程项目制定项目费用预算，确定项目人员申请借款或报销费用的额度。

费用申请子系统(2)，用于项目人员对所需要进行处理的费用进行申请形成借款单或还款单。

费用申请子系统(2)包括：

出差申请模块(23)，用于项目人员进行出差申请；

借款申请模块(21)，连接出差申请模块(23)，用于项目人员进行出差借款或者非出差借款的申请，并形成借款单；

还款申请模块(22)，连接借款申请模块(21)，用于项目人员对通过借款申请模块获得的借款进行还款申请，并形成还款单；

费用报销子系统(3)，用于项目人员的报销申清、发票识别和形成报销单。发票包括电子发票和经过扫描或者拍照获得的纸质发票图片；

费用报销子系统包括：

报销申请模块(31)，用于项目人员进行费用的报销申请，同时上传电子发票以及经过扫描或者拍照获得的纸质发票图片；

发票识别模块(32)，连接报销申请模块(31)，用于对发票进行识别，获得发票信息，并生成电子化、结构化的发票信息数据；

报销单形成模块(33)，连接发票识别模块(32)，用于根据项目费用预算和发票信息形成报销单；

审批子系统(4)，分别连接预算编制子系统(1)、费用申请子系统(2)和费用报销子系统(3)，用于对项目费用预算、借款单、还款单或者报销单进行审批管理。

结算子系统(5)，连接审批子系统(4)，用于根据审批后的借款单、和/或还款单、和/或报销单进行结算，生成结算结算单，执行结算。

结算子系统包括：

结算单生成模块(51)，用于根据审批后的借款单、和/或还款单、和/或报销单进行结算，生成结算单；

结算模块(52)，连接结算生成模块(51)，用于针对结算结算单上的结算信息，进行结算。

结算包括付款和还款，结算单包括付款结算单和还款结算单。

具体的，工程项目的费用预算编制，根据企业费用预算要求，针对建筑企业具体工程项目制定具体的项目费用预算，通过审批子系统(4)进行审批，由此控制项目发生的所有费用，包括但不限于项目人员的借款额度和报销额度。

具体的，借款可以是差旅借款，当建筑工程的项目人员有出差需要时，出行之前向项目预先借钱用于差旅花费，出差结束之后根据实际花费进行差旅报销，项目人员的可借额度可以根据项目费用预算以及借款人的信用额度控制。

具体的，生成的报销单主要有三种类型，一种是建筑工程的项目人员的个人非出差费用报销单，根据实际票据和项目费用预算进行报销，另外一种是差旅报销，用于项目人员出差费用报销单，根据实际票据和项目费用预算进行报销，还有一种是对公报销单，用于项目人员对公费用报销，根据实际票据和项目费用预算进行报销。三种报销单报销性质不同，更便于项目费用控制和精细化管理。

具体的，需要进行工程项目费用报销的项目人员只要上传电子发票或者纸质发票，发票识别模块(32)对发票进行智能识别，报销单形成模块(33)自动生成报销单，便捷且准确。报销单有根据费用预算项目中的差旅标准进行自动化控制，避免了传统的报销单需要财务人员逐单逐人审批，提高财务工作效率。

具体的，审批子系统(4)对各个单据进行审批，不同单据不同的审批流程的审批节点可以配置，使各个单据审批方便，流程流转方便，流程发起和驳回方便。

具体的，符合工程项目费用报销条件的，报销单形成模块(33)自动生成报销单之外。

进一步的，智能费用控制系统还包括存储子系统(6)，存储子系统(6)包括：

第一数据库(61)，用于同时存储发票信息以及对应的电子发票或纸质发票图片；

第二数据库(62)，用于存储报销单；

关联模块(63)，分别连接第一数据库(61)和第二数据库(62)，用于将报销单与发票信息以及与发票信息对应的电子发票或纸质发票图片进行关联。

具体的，将发票信息和发票相关的电子档或者图片同步，并且报销单关联，可追溯和可关联性很强，随时可查，不会出现票据丢失、破损等问题。

进一步的，费用报销子系统(3)还包括：

验真模块(34)，与发票识别模块(32)连接，用于将发票信息发送至外部的验真平台进行真伪验证；

第一标识模块(35)，连接验真模块(34)，用于对验证为真的发票进行验证状态标识；

报销单形成模块(33)，连接第一标识模块(35)，用于根据项目费用预算、验证为真的发票信息形成报销单。

具体的，发票自动通过国税验真平台进行验真，避免发票问题风险，减少财务人工核对工作量。

进一步的，费用报销子系统(3)还包括：

判断模块(36)，连接第一标识模块(35)，用于判断发票是否重复和是否经过报销，输出判断结果；

第二标识模块(37)，连接判断模块(36)，用于在判断结果表示发票重复且已经被报销时，对发票进行禁止报销标识，在判断结果表示发票重复但未被报销时，对发票进行重复报销标识；

提示模块(38)，连接第二标识模块(37)，用于当判断结果表示发票重复但未被报销时，发出提示信息，提示信息为当前发票是否覆盖之前的重复的发票；

报销单形成模块(33)，分别连接判断模块(36)和提示模块(38)，用于在判断结果表示发票不重复且未被报销时形成报销单，或者在判断结果表示发票重复但未被报销，且外部根据提示信息选择覆盖之前的重复的发票时形成报销单。

具体的，出差申请模块(23)用于项目人员出差时填写出差申请，并形成出差申请表。

具体的，建筑工程的项目人员出差时填写出差申请单，申请信息自动带入单据，主要是填写出发事由、出发地、目的地、交通工具等必要信息，用于出行审批和差旅借款、差旅报销使用。填写的出差申请单由审批子系统(4)进行审批。

进一步的，智能费用控制系统还包括管理子系统(7)，分别连接预算编制子系统、费用申请子系统(2)、费用报销子系统(3)、存储子系统(6)和结算子系统(5)，用于对项目费用预算、借款单、还款单、报销单、发票和结算单进行查询和管理。

管理子系统(7)包括：

报销查询模块(71)，用于对报销单进行查询；

显示模块(72)，连接报销查询模块(71)，用于显示报销单的同时显示与报销单关联的发票信息以及对应的电子发票或纸质发票图片。

进一步的，管理子系统(7)还包括：

记账模块(73)，用于对借款单、还款单、报销单以及结算单进行记账并生成相应的财务凭证。

进一步的，结算模块(52)直接通过网银系统进行结算。通过网银付款和还款。

具体的，结算方式还包括：支票、现金、转账。

本发明从建筑工程的项目人员的费用申请、费用报销再到财务结算以及财务记账，每一个环节进行关联，报销单智能识别、智能填报、智能审核，报销单与发票信息管理进行关联，报销单能一键查询发票信息，减少了报销人员的工作量，提高了报销效率，让报销变得比较快捷，填报不再繁琐，不用担心票据丢失、破损的问题；报销单是受到预算控制和差旅标准控制的，不会出现失控的问题，减少财务逐单逐人审批的工作；报销单的发票是经过验真系统进行验真通过的，将假票和违规的发票排除在系统之外，减少了企业的票据风险，也减少了财务的发票审核工作；且本系统上下游单据及票据是关联相同的，便于票据追溯和企业进行相关的关联辅助分析决策；提高工程项目预算成本、部门费用数据分析能力，增加企业费用管控能力。

本发明解决工程项目为单位的费用报销管控，从预算到报销到结算全部在本系统中管控，最终归集到整个企业资金体系中，项目部的费用不再游离于企业管控之外。

以下是根据本发明的一种应用于工程项目的智能费用控制系统的具体实施例的举例说明。

实施例一，工程项目部的借款和还款。

1.预算编制子系统(1)编制项目费用预算，审批子系统(4)审批通过后执行。

2.项目部在费用申请子系统(2)申请借款，根据项目费用预算控制可借额度，填写借款单，经过相关领导在审批子系统(4)审批。

3.借款单审批通过后，财务人员在所述结算子系统(5)根据借款单生成付款结算单，经过相关领导在审批子系统(4)审批。

4.付款结算单审批通过后，出纳在所述结算子系统(5)中根据付款结算单中选择的结算方式进行采用相应的结算方式进行处理。

5.付款结算结束之后所述管理子系统(7)记账生成相应项目财务凭证，纳入财务账务管理体系；

6.项目部还款时在费用申请子系统(2)进行还款申请，填写还款单，经过审批子系统(4)审批。

7.还款单审批之后，在所述结算子系统(5)由财务人员根据还款单单生成还款结算单，经过审批子系统(4)相关领导审批；

8.在所述管理子系统(7)财务根据还款结算单记账生成还款的财务凭证，纳入账务管理体系；借款凭证与还款结算凭证在财务中冲平。

实施例二，工程项目部出差借款、报销。

1.预算编制子系统(1)编制项目费用预算，审批子系统(4)审批通过后执行。

2.工程项目人员出差到某项目支持或者项目人员出差到其他项目支持或者项目人员出差到其他；

3.出差人员在费用申请子系统(2)填制出差申请单，行程和出行方式填准确，在审批子系统(4)经过相关领导审批；

4.出差人员可根据此次出差预估金额费用申请子系统(2)填一笔出差的借款单，在审批子系统(4)经过相关领导审批；

5.借款单审批过之后，由财务人员根据借款单单生成付款结算单，在审批子系统(4)经过相关领导审批；

6.付款结算单审批完成之后，在结算子系统(5)出纳根据付款结算单中选择的结算方式进行采用相应的结算方式进行处理；

7.结算结束之后在管理子系统(7)记账生成相应项目财务凭证，纳入财务账务管理体系；

8.出差结束之后，根据实际发生费用在费用报销子系统(3)填制项目的差旅报销单，费用报销子系统(3)根据电子发票上传或者纸质发票拍照上传，通过系统识别之后，根据发票信息自动形成报销单；

此时报销单可自动冲抵前置该人员该项目的借款单金额，生成报销单中的冲销明细，在报销金额大于等于借款金额时，不必进行单独的填还款单，直接走报销流程，报销单通过在审批子系统(4)经过相关领导审批；

9.报销审批之后，财务人员在管理子系统(7)记账生成财务凭证；

如果报销金额小于借款金额，在费用申请子系统(2)填制还款单，在审批子系统(4)经过相关审批；

还款单审批之后，由财务人员在结算子系统(5)根据还款单单生成还款结算单，经过在审批子系统(4)相关领导审批；

财务在管理子系统(7)根据还款结算单记账生成还款的财务凭证，纳入账务管理体系；

借款凭证与报销、还款凭证在财务中冲平。

以上仅为本发明较佳的实施例，并非因此限制本发明的实施方式及保护范围，对于本领域技术人员而言，应当能够意识到凡运用本发明说明书及图示内容所作出的等同替换和显而易见的变化所得到的方案，均应当包含在本发明的保护范围内。

Claims (10)

1.一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，

预算编制子系统(1)，用于根据企业费用预算控制要求，针对工程项目制定项目费用预算，确定项目人员申请借款或报销费用的额度；

费用申请子系统(2)，用于项目人员对所需要用途的费用进行申请形成借款单或还款单；

费用报销子系统(3)，用于项目人员的报销申清、发票识别和形成报销单；

审批子系统(4)，分别连接所述预算编制子系统(1)、所述费用申请子系统(2)和所述费用报销子系统(3)，用于对所述项目费用预算、借款单、还款单或者报销单进行审批管理；

所述结算子系统(5)，连接所述审批子系统(4)，用于根据审批后的借款单、和/或还款单、和/或报销单进行结算，生成结算单，执行结算或还款。

2.如权利要求1所述的一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，所述费用申请子系统(2)包括：

出差申请模块(23)，用于项目人员进行出差申请；

借款申请模块(21)，连接所述出差申请模块(23)，用于项目人员进行出差借款或者非出差借款的申请，并形成借款单；

还款申请模块(22)，连接所述借款申请模块(21)，用于项目人员对通过借款申请模块获得的借款进行还款申请，并形成还款单。

3.如权利要求2所述的一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，所述费用报销子系统包括：

报销申请模块(31)，用于项目人员进行费用的报销申请，同时上传发票；

发票识别模块(32)，连接所述报销申请模块(31)，用于对所述发票进行识别，获得发票信息，并生成电子化、结构化的发票信息数据；

报销单形成模块(33)，连接所述发票识别模块(32)，用于根据项目费用预算和所述发票信息形成报销单。

4.如权利要求3所述的一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，所述发票包括电子发票和经过扫描或者拍照获得的纸质发票图片。

5.如权利要求4所述的一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，

所述发票包括电子发票和经过扫描或者拍照获得的纸质发票图片；

所述智能费用控制系统还包括存储子系统(6)，连接所述费用报销子系统，所述存储子系统(6)包括：第一数据库(61)，用于同时存储发票信息以及对应的电子发票或纸质发票图片；

第二数据库(62)，用于存储所述报销单；

关联模块(63)，分别连接所述第一数据库(61)和所述第二数据库(62)，用于将所述报销单与发票信息以及与所述发票信息对应的电子发票或纸质发票图片进行关联。

6.如权利要求4所述的一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，所述费用报销子系统(3)还包括：

验真模块(34)，与所述发票识别模块(32)连接，用于将所述发票信息发送至外部的验真平台进行真伪验证；

第一标识模块(35)，连接所述验真模块(34)，用于对验证为真的所述发票进行验证状态标识；

所述报销单形成模块(33)，连接所述第一标识模块(35)，用于根据项目费用预算、验证为真的所述发票信息形成报销单。

7.如权利要求6所述的一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，所述费用报销子系统(3)还包括：

判断模块(36)，连接所述第一标识模块(35)，用于判断所述发票是否重复和是否经过报销，输出判断结果；

第二标识模块(37)，连接所述判断模块(36)，用于在所述判断结果表示发票重复且已经被报销时，对所述发票进行禁止报销标识，在所述判断结果表示发票重复但未被报销时，对所述发票进行重复报销标识；

提示模块(38)，连接所述第二标识模块(37)，用于当所述判断结果表示发票重复但未被报销时，发出提示信息，所述提示信息为当前发票是否覆盖之前的重复的发票；

所述报销单形成模块(33)，分别连接所述判断模块(36)和提示模块(38)，用于在所述判断结果表示发票不重复且未被报销时形成报销单，或者在所述判断结果表示发票重复但未被报销，且外部根据所述提示信息选择覆盖之前的重复的发票时形成报销单。

8.如权利要求5所述的一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，所述智能费用控制系统还包括管理子系统(7)，分别连接所述预算编制子系统、费用申请子系统(2)、费用报销子系统(3)、存储子系统(6)和结算子系统(5)，用于对所述项目费用预算、借款单、还款单、报销单、发票和结算单进行查询和管理。

9.如权利要求8所述的一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，所述管理子系统(7)包括：

报销查询模块(71)，用于对所述报销单进行查询；

显示模块(72)，连接所述报销查询模块(71)，用于显示报销单的同时显示与所述报销单关联的所述发票信息以及对应的电子发票或纸质发票图片。

10.如权利要求8所述的一种应用于工程项目的智能费用控制系统，其特征在于，所述管理子系统(7)还包括：

记账模块(73)，用于对所述借款单、还款单、报销单以及结算单进行记账并生成相应的财务凭证。

Images