CN112184172A - 电子档案在线移交、接收方法及移交接收系统 - Google Patents

Abstract

本申请涉及电子档案在线移交、接收方法及移交接收系统，属于电子政务技术领域，本申请中的电子档案在线移交方法，应用于立档单位侧，该方法包括：基于预设表格引导第一用户录入移交登记信息，以形成第一新增登记表；根据第一新增登记表中的移交登记信息，对第一用户提交的移交信息包进行初次预设检测项验证并根据验证结果对第一新增登记表数据进行更新，形成待人工审核的第二新增登记表；接收第二用户审核第二新增登记表后录入的指令信息，根据审核通过指令将移交信息包在线移交给档案馆侧，或根据驳回指令将移交信息包退回给第一用户。本申请可实现电子档案的在线移交接收，相较人工移交接收，提高了工作效率。

Description

电子档案在线移交、接收方法及移交接收系统

技术领域

本申请属于电子政务技术领域，具体涉及一种电子档案在线移交、接收方法及移交接收系统。

背景技术

目前，随着电子政务工程的推进，海量的电子文件不断产生，随之而来就是电子文件的归档、电子档案的移交和保存工作的处理。市场上的档案平台大多数注重电子文件的归档，即立档单位内部业务部门向档案部门提交电子档案的过程，其中，也有不少档案平台参照长期保存的要求，提供形成EEP(Electronic records EncapsulationPackage，一种国家档案局推荐使用的电子文件封装方式形成的数据单元)文件包的方法。

但对于文件的移交，即立档单位向档案馆提交电子档案的过程，却鲜有涉及。经申请人调查发现，现有的立档单位向档案馆移交电子档案的方式主要有如下三种：第一，有部分的立档单位采取纸质方式移交档案，移交后由档案馆档案员根据纸质内容录入到电子档案库中。第二，有部分的立档单位会采取档案条目excel导出，电子原文附件下载的方式进行档案导出，存储在光盘或硬盘等载体，再进行档案条目excel导入，电子原文附件挂接的方式移交到档案馆库中。第三，大部分的立档单位会采取离线数据包的方式将档案整体导出，存储在光盘或硬盘等载体，档案馆再进行数据包的整体导入。

上述第一种的移交方式较为传统，需耗费的人力成本较高，且效率最低，在纸质移交的过程中，还需耗费运输成本，档案的安全性也是难以保障。现在较少单位使用此方式。第二种方式相对第一种方式有较大的进步，有了质的提升，进入了档案信息化的较为初级的阶段，利用导出导入的方式完成移交过程，但缺点也是显著的，首先，档案条目的导入导出和电子原文的下载挂接，缺少了元数据的存储机制，难以保持档案的统一性；其次，利用此方式易造成案卷和文件结构和数据的分离性，增大了档案出错机率；最后，该方式难以保障档案的安全性，易丢失性较高。第三种方式是对第二种方式的改善，解决了条目与附件分离、案卷与文件分类的问题。但档案的移交仍需通过一定的载体，档案的安全仍有风险。再者，导出-移交-导入的过程在时间和空间上无法体现信息化的便利性。

鉴于此，本申请将关注点聚焦在电子档案移交过程，针对现有技术中缺陷，提供一种具有规范化流程和标准化技术的电子档案移交方法，通过在线移交的方式完成电子档案的权属转移工作。

上述内容仅用于辅助理解本发明的技术方案，并不代表承认上述内容是现有技术。

发明内容

为至少在一定程度上克服相关技术中存在的问题，本申请提供一种电子档案在线移交、接收方法及移交接收系统，有助于更好地实现电子政务工程中电子档案的移交接收。

为实现以上目的，本申请采用如下技术方案：

第一方面，

本申请提供一种电子档案在线移交方法，其应用于立档单位侧，该方法包括：

基于预设表格引导第一用户录入移交登记信息，以形成第一新增登记表；

根据所述第一新增登记表中的移交登记信息，对第一用户提交的移交信息包进行初次预设检测项验证并根据验证结果对所述第一新增登记表数据进行更新，形成待人工审核的第二新增登记表；

接收第二用户审核所述第二新增登记表后录入的指令信息，根据审核通过指令将移交信息包在线移交给档案馆侧，或根据驳回指令将移交信息包退回给第一用户。

可选地，所述将移交信息包在线移交给档案馆侧，包括：

向档案馆侧发送在线移交申请；

当接收到档案馆侧反馈回的通过信息时，根据所述通过信息中包含的移交目录信息将所述移交信息包上传至对应服务器目录；

当接收到档案馆侧反馈回的申请不通过信息时，向立档单位侧用户展示申请不通过的相关信息。

可选地，所述申请不通过信息具体包括：

账号验证不通过信息或入库验证不通过信息。

可选地，所述初次预设检测项验证包括：真实性验证、完整性验证、可用性验证和安全性验证。

可选地，所述移交信息包中包括目录文件、电子档案和其他文件；

所述目录文件用于存放有关档案的目录信息；所述电子档案采用层次设置文件夹，包含档案元数据和电子原文；所述其他文件用于存放各种存入载体的信息。

第二方面，

本申请提供一种电子档案在线接收方法，其应用于档案馆侧，用于接收立档单位侧在线移交的移交信息包，该方法包括：

接收立档单位侧发送来的在线移交申请；

基于所述在线移交申请中包含的用户账号信息进行校验，在校验通过情况下在文件服务器创建移交目录，并将移交目录信息发送给立档单位侧，

在校验不通过情况下，向立档单位侧发送账号验证不通过信息。

可选地，该方法还包括，

在立档单位将移交信息包上传完毕后，基于所述在线移交申请中包含的参数信息对所述移交信息包进行二次预设检测项验证、以及进行人工审核，当验证及审核都通过时将移交信息包进行入库操作，否则向立档单位返回入库验证不通过信息。

第三方面，

本申请提供一种电子档案在线移交接收系统，该系统包括立档单位档案管理客户端和档案馆数据集成服务端；

所述立档单位档案管理客户端和档案馆数据集成服务端相互交互，实现上述方法。

可选地，所述档案馆数据集成服务端设置有数据集成FTP服务器；

所述数据集成FTP服务器，用于保存立档单位档案管理客户端上传的移交信息包，来实现对移交信息包入库前的临时存储；

所述立档单位档案管理客户端调用所述档案馆数据集成服务端提供的数据交换接口实现移交信息包的在线移交。

可选地，所述立档单位档案管理客户端和档案馆数据集成服务端被配置为，基于移交环节的不同，向用户展示不同的移交信息包状态、以及给予用户不同的控制菜单权限。

本申请采用以上技术方案，至少具备以下有益效果：

本申请技术方案，可实现电子档案的在线移交，相较人工移交，提高了移交效率；而在电子档案移交接收过程中，采用预设检测项验证并引入人工审核环节，确保了档案的真实、完整、可用及安全性。并且提供了在线退回的处理机制，提高了档案信息化管理水平。

本发明的其他优点、目标，和特征在某种程度上将在随后的说明书中进行阐述，并且在某种程度上，基于对下文的考察研究对本领域技术人员而言将是显而易见的，或者可以从本发明的实践中得到教导。本发明的目标和其他优点可以通过下面的说明书，权利要求书，以及附图中所特别指出的结构来实现和获得。

附图说明

附图用来提供对本申请的技术方案或现有技术的进一步理解，并且构成说明书的一部分。其中，表达本申请实施例的附图与本申请的实施例一起用于解释本申请的技术方案，但并不构成对本申请技术方案的限制。

图1为本申请一个实施例提供的电子档案在线移交方法的流程环节示意图；

图2为本申请一个实施例中立档单位侧的登记表格示意说明图；

图3为本申请一个实施例中立档单位侧的预设检测项的检测结果示意说明图；

图4为本申请一个实施例中移交信息包的结构示意说明图；

图5为本申请一个实施例中提供的电子档案在线接收方法的流程环节示意图；

图6为本申请一个实施例中档案馆侧的四性检测的过程信息示意图；

图7为本申请一个实施例中提供的电子档案在线移交接收系统的应用示意图。

具体实施方式

为使本申请的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将对本申请的技术方案进行详细的描述。显然，所描述的实施例仅仅是本申请一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本申请中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动的前提下所得到的所有其它实施方式，都属于本申请所保护的范围。

如背景技术中所述，本申请针对电子档案移交接收场景，提出了一种在线移交接收电子档案的方法。本申请提供的技术方案主要涉及两个过程：立档单位电子档案的移交过程和档案馆接收立档单位的电子档案过程。下面结合实施例对此分别进行介绍。

在一实施例中，立档单位电子档案的移交过程，如图1所示，从流程环节角度看，主要包括新增登记表、预设检测项验证、人工审核、在线移交几个环节；

而从后台技术实现角度看，本申请技术方案中电子档案在线移交的方法(应用于立档单位侧)，包括如下步骤：

首先，基于预设表格引导第一用户(如立档单位的相关操作人员)录入移交登记信息，以形成第一新增登记表；举例而言，图2所示为该实施例中一具体的预设引导表格，登记表中表项具体内容如下表所示，

表1、登记表说明

之后，根据第一新增登记表中的移交登记信息，对第一用户提交的移交信息包进行初次预设检测项验证并根据验证结果对第一新增登记表数据进行更新，形成待人工审核的第二新增登记表；

其中，初次预设检测项验证对应于图1中的“预设检测项验证”，举例而言，进行的初次预设检测项验证包括真实性验证、完整性验证、可用性验证和安全性验证(为叙述方便，本申请中对此称之为“四性检测”)，四性检测的具体检测验证内容如下表所示，

表2、四性检测具体内容

在四性检测之后，形成如图3所示形式的检测报告，并以此对第一新增登记表数据进行更新，形成待人工审核的第二新增登记表。

再之后，进入图1中所示的人工审核环节，第二用户(例如立档单位侧的审核领导)根据第二新增登记表对移交信息包进行审核，并发出审核相关指令；

后台系统接收第二用户审核第二新增登记表后录入的指令信息，根据审核通过指令将移交信息包在线移交给档案馆侧，或根据驳回指令将移交信息包退回给第一用户；

其中具体的，将移交信息包在线移交给档案馆侧，包括：

向档案馆侧发送在线移交申请；当接收到档案馆侧反馈回的通过信息时，根据通过信息中包含的移交目录信息将移交信息包上传至对应服务器目录；当接收到档案馆侧反馈回的申请不通过信息时，向立档单位侧用户展示申请不通过的相关信息。

在该实施例中，申请不通过信息具体包括：账号验证不通过信息或入库验证不通过信息。这里的账号验证不通过，是指在立档单位的在线移交申请中包含自身的用户账号信息，档案馆侧基于该账号信息进行校验不通过时(如进行移交的立档单位没有相关账户权限)而反馈回的信息；入库验证不通过信息指账号验证通过后，档案馆侧进行入库验证不通过而反馈的信息，该过程具体情况在后文进行介绍。

此外，还需说明的是，上述实施例中移交信息包指立档单位对移交数据进行打包而形成的信息包，该实施例中，移交信息包中主要包括目录文件、电子档案和其他文件，移交信息包的结构如图4所示；

具体而言，目录文件用于存放有关档案的目录信息，举例而言，根据档案层级分为“文件目录.xml”、“案卷目录.xml”和“项目目录.xml”，存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行文件级描述、案卷级描述和项目级描述；

电子档案采用层次设置文件夹，包含档案元数据和电子原文，一般而言按项目、案卷和文件的层次设置文件夹，“项目”、“案卷”或“文件”文件夹中包含每档案的元数据和电子原文；

其他文件用于存放各种存入载体的信息，主要包括：所采用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件命名规则、XML模式及交接信息(包含交接、迁移、转换、保存等元数据和《电子档案移交与接收登记表》的扫描件或电子签名件)等等，这些文件应采用TXT、XML和符合长期保存要求的格式。

下面再对档案馆接收立档单位的电子档案过程的进行介绍：

在一实施例中，如图5所示，从流程环节角度看，其主要包括接收信息包、四性检测、领导审核、入库几个环节；

而从后台技术实现角度看，本申请技术方案中的电子档案在线接收方法(应用于档案馆侧)，用于接收立档单位侧在线移交的移交信息包，其包括：

接收立档单位侧发送来的在线移交申请；基于在线移交申请中包含的用户账号信息进行校验，在校验通过情况下在文件服务器创建移交目录，并将移交目录信息发送给立档单位侧(包含在通过信息中)，在校验不通过情况下，向立档单位侧发送账号验证不通过信息，(这里与前文中立档单位在线移交过程相对应)；

该实施例中，该方法还包括，在立档单位将移交信息包上传完毕后，基于在线移交申请中包含的参数信息对移交信息包进行二次预设检测项验证(例如图5中的四性检测)、以及进行人工审核(例如图5中的领导审核)，

当验证及审核都通过时将移交信息包进行入库操作，具体的，“入库”指将已通过审核的信息包进行解析后，将电子档案配置进入档案馆的数据库里，进而可根据开放权限提供查询、借阅、下载等系统功能，

否则向立档单位返回入库验证不通过信息(对应于图5中退回立档单位，即四性检测或领导审核不通过是)，举例而言，如将退回信息的参数(如退回单位、退回原因、退回时间等)返回到相关立档单位。

需要说明的是，图5中的四性检测与立档单位移交过程的四性检测的标准和实现方法一致，如图6所示同样包括真实性、完整性、可用性和安全性的检测验证，这里不再进行详述了；而领导审核指档案馆侧的相关用户所进行的人工审核。

本申请中的电子档案在线移交、接收方法的优点如下：

(1)具体提供了一种电子档案在线移交接收的方法，提高移交效率，将移交的繁琐性由人工转向信息化，填补这部分的空白。

(2)电子档案移交接收过程中，均进行四性检测，确保档案的真实、完整、可用和安全，并生成结果报告，移交人能针对性处理报告问题。

(3)电子档案在线移交接收时，提供在线退回的处理方法，提高档案信息化管理水平。

在一实施例中，本申请还提供了一种电子档案在线移交接收系统，该系统包括立档单位档案管理客户端和档案馆数据集成服务端；

立档单位档案管理客户端和档案馆数据集成服务端相互交互，用于实现前文中立档单位电子档案的移交过程和档案馆接收立档单位的电子档案过程，该过程示意如图7所示。关于该系统，其中各个部分在移交及接收过程中所运行的具体方式已经在有关该方法的实施例中进行了详细描述，此处就不做详细阐述说明。

该实施例中，系统中还构建了操作日志功能，在电子档案移交接收过程中，均实行操作日志记录，进而有利于快速定位异常情况。

该实施例中，档案馆数据集成服务端设置有数据集成FTP服务器；立档单位档案管理客户端调用档案馆数据集成服务端提供的数据交换接口(Webservice接口)实现移交信息包的在线移交；

数据集成FTP服务器，用于保存立档单位档案管理客户端上传的移交信息包，来实现对移交信息包入库前的临时存储，设置专门的数据集成FTP服务器便于实现存储的扩展管理，有利于实现系统在多单位用户(立档单位)场景的推广应用。

该实施例中，立档单位档案管理客户端和档案馆数据集成服务端均被配置为，基于移交环节的不同，向用户展示不同的移交信息包状态、以及给予用户不同的控制菜单权限，从而保证用户操作的安全性及直观性。

具体的，在该实施例中，信息包状态和菜单权限控制情况具体如下两表所示：

表3、移交过程信息包状态和菜单控制情况

表4、在线接收过程信息包状态和菜单控制情况

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉该技术的人员在本发明所揭露的技术范围内，可轻易想到的变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。因此，本发明的保护范围应该以权利要求的保护范围为准。

Claims (10)

1.一种电子档案在线移交方法，其特征在于，应用于立档单位侧，该方法包括：

基于预设表格引导第一用户录入移交登记信息，以形成第一新增登记表；

根据所述第一新增登记表中的移交登记信息，对第一用户提交的移交信息包进行初次预设检测项验证并根据验证结果对所述第一新增登记表数据进行更新，形成待人工审核的第二新增登记表；

接收第二用户审核所述第二新增登记表后录入的指令信息，根据审核通过指令将移交信息包在线移交给档案馆侧，或根据驳回指令将移交信息包退回给第一用户。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述将移交信息包在线移交给档案馆侧，包括：

向档案馆侧发送在线移交申请；

当接收到档案馆侧反馈回的通过信息时，根据所述通过信息中包含的移交目录信息将所述移交信息包上传至对应服务器目录；

当接收到档案馆侧反馈回的申请不通过信息时，向立档单位侧用户展示申请不通过的相关信息。

3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述申请不通过信息具体包括：

账号验证不通过信息或入库验证不通过信息。

4.根据权利要求1至3中任一项所述的方法，其特征在于，所述初次预设检测项验证包括：真实性验证、完整性验证、可用性验证和安全性验证。

5.根据权利要求1至3中任一项所述的方法，其特征在于，所述移交信息包中包括目录文件、电子档案和其他文件；

所述目录文件用于存放有关档案的目录信息；所述电子档案采用层次设置文件夹，包含档案元数据和电子原文；所述其他文件用于存放各种存入载体的信息。

6.一种电子档案在线接收方法，其特征在于，应用于档案馆侧，用于接收立档单位侧在线移交的移交信息包，该方法包括：

接收立档单位侧发送来的在线移交申请；

基于所述在线移交申请中包含的用户账号信息进行校验，在校验通过情况下在文件服务器创建移交目录，并将移交目录信息发送给立档单位侧，

在校验不通过情况下，向立档单位侧发送账号验证不通过信息。

7.根据权利要求6所述的方法，其特征在于，还包括，

在立档单位将移交信息包上传完毕后，基于所述在线移交申请中包含的参数信息对所述移交信息包进行二次预设检测项验证、以及进行人工审核，当验证及审核都通过时将移交信息包进行入库操作，否则向立档单位返回入库验证不通过信息。

8.一种电子档案在线移交接收系统，其特征在于，包括立档单位档案管理客户端和档案馆数据集成服务端；

所述立档单位档案管理客户端和档案馆数据集成服务端相互交互，实现权利要求1至7中任一项所述的方法。

9.根据权利要求8所述的系统，其特征在于，所述档案馆数据集成服务端设置有数据集成FTP服务器；

所述数据集成FTP服务器，用于保存立档单位档案管理客户端上传的移交信息包，来实现对移交信息包入库前的临时存储

所述立档单位档案管理客户端调用所述档案馆数据集成服务端提供的数据交换接口实现移交信息包的在线移交。

10.根据权利要求8所述的系统，其特征在于，所述立档单位档案管理客户端和档案馆数据集成服务端均被配置为，基于移交环节的不同，向用户展示不同的移交信息包状态、以及给予用户不同的控制菜单权限。

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