CN110991144A

CN110991144A - 固定格式文档的维护方法及维护系统

Info

Publication number: CN110991144A
Application number: CN201911221461.0A
Authority: CN
Inventors: 黄娴婷; 刘小龙; 顾祥洪
Original assignee: Centec Networks Suzhou Co Ltd
Current assignee: Centec Networks Suzhou Co Ltd
Priority date: 2019-12-03
Filing date: 2019-12-03
Publication date: 2020-04-10

Abstract

本发明揭示了一种固定格式文档的维护方法及维护系统，所述方法包括：S1、创建若干行或若干列的表格；S2、将不同段落的文档信息写入表格内不同行或不同列的单元格中；S3、选取表格中全部或部分单元格的内容，导出固定格式文档。本发明中固定格式文档的维护方法及维护系统可以显著减少文档维护的工作量；能够保证文档的一致性，避免个人喜好导致的文档字体、格式不统一；能够提高文档维护效率，避免不同产品线共享部分的重复撰写和修改。

Description

固定格式文档的维护方法及维护系统

技术领域

本发明属于计算机技术领域，具体涉及一种固定格式文档的维护方法及维护系统。

背景技术

目前固定格式文档(如产品配套说明)的撰写，一般前期会利用微软的word等工具，正式对外发布会使用pdf格式。然而，采用word撰写文档时，需要多人参与维护文档时，字体、格式等容易不一致；不同产品线的文档有相似内容时，需要互相拷贝，如果有一处有bug，修改时要同步修改多份文档。

现有技术中也有部分大企业使用自己专有的软件，但这些软件技术不透明或有版权保护，对小型企业开发成本太大。

因此，针对上述技术问题，有必要提供一种固定格式文档的维护方法及维护系统。

发明内容

有鉴于此，本发明的目的在于提供一种固定格式文档的维护方法及维护系统，以实现文档的轻量级开发。

为了实现上述目的，本发明一实施例提供的技术方案如下：

一种固定格式文档的维护方法，所述方法包括：

S1、创建若干行或若干列的表格；

S2、将不同段落的文档信息写入表格内不同行或不同列的单元格中；

S3、选取表格中全部或部分单元格的内容，导出固定格式文档。

一实施例中，所述表格上的段落包括中英文有区别的段落及中英文无区别的段落。

一实施例中，所述步骤S2包括：

对于中英文有区别的段落，将中文文档信息和英文文档信息写入表格内不同行或不同列的单元格中；

对于中英文无区别的段落，将文档信息写入表格内同一行或同一列的单元格中。

一实施例中，所述步骤S2还包括：

将同一段落中不同属性的文档信息写入表格内不同列或不同行的单元格中。

一实施例中，所述单元格全部或部分为下拉框式单元格，用于写入范围固定的文档信息。

一实施例中，所述步骤S3中导出的固定格式文档包括中文文档和英文文档。

一实施例中，所述步骤S1还包括：

将历史版本固定格式文档转换为若干行或若干列的表格。

本发明另一实施例提供的技术方案如下：

一种固定格式文档的维护系统，所述系统包括：

表格创建单元，用于创建若干行或若干列的表格；

信息写入单元，用于将不同段落的文档信息写入表格内不同行或不同列的单元格中；

文档导出单元，用于选取表格中全部或部分单元格的内容，导出固定格式文档。

一实施例中，所述信息写入单元还用于：

本发明具有以下有益效果：

固定格式文档的维护方法及维护系统可以显著减少文档维护的工作量；

能够保证文档的一致性，避免个人喜好导致的文档字体、格式不统一；

能够提高文档维护效率，避免不同产品线共享部分的重复撰写和修改。

附图说明

为了更清楚地说明本申请实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本申请中记载的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明中固定格式文档维护方法的流程示意图；

图2为本发明中固定格式文档维护系统的模块示意图；

图3为本发明一具体实施例中写入文档信息后表格的示意图；

图4为本发明一具体实施例中固定格式文档导出种类的示意图。

具体实施方式

为了使本技术领域的人员更好地理解本发明中的技术方案，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都应当属于本发明保护的范围。

参图1所示，本发明公开了一种固定格式文档的维护方法，包括：

S1、创建若干行或若干列的表格；

参图2所示，本发明还公开了一种固定格式文档的维护系统，包括：

表格创建单元，用于创建若干行或若干列的表格；

以下结合具体实施例对本发明作进一步说明。

本发明一具体实施例中固定格式文档的维护方法，包括创建表格、信息写入及文档导出三个步骤，以下针对各步骤进行详细说明。

1、创建若干列的表格。

2、将不同段落的文档信息写入表格内不同列的单元格中，不同的列定义为不同的段落。

本实施例中的实际产品文档以命令行参考手册为例进行说明，其格式非常固定，主要包括了以下段落：

1)、命令行本身的语法；

2)、命令行的说明；

3)、参数的用法；

4)、注意事项；

5)、使用举例；

6)、与本命令行管理的命令。

具体地，本实施例中对于中英文有区别的段落(例如：命令行的说明)，将中文文档信息和英文文档信息写入表格内不同行或不同列的单元格中；对于中英文无区别的段落(例如：命令行本身的语法、使用举例等)，将文档信息写入表格内同一行或同一列的单元格中。

另外，对于同一段落中不同属性的文档信息则写入表格内不同行的单元格中。

参图3所示，本实施例中的各列对应的段落为：

1)、第1列为段落1，对应命令行本身的语法；

2)、第2列为段落2中文，对应命令行的中文说明；

3)、第3列为段落2英文，对应命令行的英文说明；

4)、第4列为段落3，对应使用举例；

5)、第5列为段落4中文，对应中文注意事项；

6)、第6列为段落4英文，对应英文注意事项；

7)、第7列为产品1。

8)、第8列为产品2。

优选地，对于写入范围固定的文档信息，单元格设置为下拉框式单元格，直接通过下拉选择即可实现信息写入。

3、选取表格中全部或部分单元格的内容，导出固定格式文档。

参图4所示，本实施例中最终能够导出4个文档，通过选择对应的单元格，即可对应导出产品1的中文版文档和英文版文档、及产品2的中文版文档和英文版文档。

本实施例中创建表格和信息写入均在EXCEL表格中进行，具体的导出步骤可以采用EXCEL表格中VBA脚本实现，此处不再进行详细说明。

在本发明的另一实施例中，第一步还可以直接将历史版本固定格式文档转换为若干行或若干列的表格，通过在原有表格上进行文档信息的修改，再最终导出新的文档。

相应地，本实施例对应的固定格式文档的维护系统，具体包括：

表格创建单元，用于创建若干行或若干列的表格；

三个单元对应的内容已经在维护方法中进行详细说明，此处不再进行赘述。

应当理解的是，本实施例中将不同列定义为不同的段落，在其他实施例中也可以将不同行定义为不同的段落，而将同一段落中不同属性的文档信息则写入表格内不同列的单元格中，即将图3中的行和列进行调换，同样可以实现固定格式文档的维护，具体原理与上述实施例相同，此处不再进行详细说明。

由以上技术方案可以看出，本发明具有以下优点：

上述实施例阐明的系统、装置、模块或单元，具体可以由计算机芯片或实体实现，或者由具有某种功能的产品来实现。

为了描述的方便，描述以上装置时以功能分为各种模块分别描述。当然，在实施本说明书一个或多个实施例时可以把各模块的功能在同一个或多个软件和/或硬件中实现。

还需要说明的是，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系列要素的过程、方法、商品或者设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、商品或者设备所固有的要素。在没有更多限制的情况下，由语句“包括一个……”限定的要素，并不排除在包括所述要素的过程、方法、商品或者设备中还存在另外的相同要素。

本领域技术人员应明白，本说明书一个或多个实施例的实施例可提供为方法、系统或计算机程序产品。因此，本说明书一个或多个实施例可采用完全硬件实施例、完全软件实施例或结合软件和硬件方面的实施例的形式。而且，本说明书一个或多个实施例可采用在一个或多个其中包含有计算机可用程序代码的计算机可用存储介质(包括但不限于磁盘存储器、CD-ROM、光学存储器等)上实施的计算机程序产品的形式。

本说明书一个或多个实施例可以在由计算机执行的计算机可执行指令的一般上下文中描述，例如程序模块。一般地，程序模块包括执行特定任务或实现特定抽象数据类型的例程、程序、对象、组件、数据结构等等。也可以在分布式计算环境中实践本说明书一个或多个实施例，在这些分布式计算环境中，由通过通信网络而被连接的远程处理设备来执行任务。在分布式计算环境中，程序模块可以位于包括存储设备在内的本地和远程计算机存储介质中。

对于本领域技术人员而言，显然本发明不限于上述示范性实施例的细节，而且在不背离本发明的精神或基本特征的情况下，能够以其他的具体形式实现本发明。因此，无论从哪一点来看，均应将实施例看作是示范性的，而且是非限制性的，本发明的范围由所附权利要求而不是上述说明限定，因此旨在将落在权利要求的等同要件的含义和范围内的所有变化囊括在本发明内。不应将权利要求中的任何附图标记视为限制所涉及的权利要求。

此外，应当理解，虽然本说明书按照实施方式加以描述，但并非每个实施方式仅包含一个独立的技术方案，说明书的这种叙述方式仅仅是为清楚起见，本领域技术人员应当将说明书作为一个整体，各实施例中的技术方案也可以经适当组合，形成本领域技术人员可以理解的其他实施方式。

Claims

1.一种固定格式文档的维护方法，其特征在于，所述方法包括：

S1、创建若干行或若干列的表格；

2.根据权利要求1所述的固定格式文档的维护方法，其特征在于，所述表格上的段落包括中英文有区别的段落及中英文无区别的段落。

3.根据权利要求2所述的固定格式文档的维护方法，其特征在于，所述步骤S2包括：

4.根据权利要求1或2或3中任一项所述的固定格式文档的维护方法，其特征在于，所述步骤S2还包括：

5.根据权利要求1或2或3中任一项所述的固定格式文档的维护方法，其特征在于，所述单元格全部或部分为下拉框式单元格，用于写入范围固定的文档信息。

6.根据权利要求3所述的固定格式文档的维护方法，其特征在于，所述步骤S3中导出的固定格式文档包括中文文档和英文文档。

7.根据权利要求1所述的固定格式文档的维护方法，其特征在于，所述步骤S1还包括：

将历史版本固定格式文档转换为若干行或若干列的表格。

8.一种固定格式文档的维护系统，其特征在于，所述系统包括：

表格创建单元，用于创建若干行或若干列的表格；

9.根据权利要求8所述的固定格式文档的维护系统，其特征在于，所述表格上的段落包括中英文有区别的段落及中英文无区别的段落。

10.根据权利要求8所述的固定格式文档的维护系统，其特征在于，所述信息写入单元还用于：