CN110897370A

CN110897370A - 一种纸质化档案智能管理装置和管理方法

Info

Publication number: CN110897370A
Application number: CN201911134320.5A
Authority: CN
Inventors: 仇亚非
Original assignee: North China University of Water Resources and Electric Power
Current assignee: North China University of Water Resources and Electric Power
Priority date: 2019-11-19
Filing date: 2019-11-19
Publication date: 2020-03-24

Abstract

本发明公开了一种纸质化档案智能管理装置，包括至少一个密集架，中控机；所述密集架包括柜体、至少一个导轨、多个文件盒、电机、交互装置、处理器；还公开了一种纸质化档案智能管理方法，本发明采用了与现有密集架不同的机械结构，克服了现有密集架存取效率低下、易损坏的缺点，同时提供了一种纸质化档案智能管理方法，能够系统化的为使用人员提供使用服务，同时其中的密级验证确保了安全性。

Description

一种纸质化档案智能管理装置和管理方法

技术领域

本发明涉及密集架技术领域，具体涉及一种纸质化档案智能管理装置和管理方法。

背景技术

在纸质化档案的存放过程中，密集架(又称密集柜)具有保密封闭、空间利用率高、存取方便等优点。随着密集架的发展，其用途已不仅仅局限于档案资料的储存，更多的适用于法院、检察院、银行、大型商场，学校，企业单位资料室、样品室等存放图书资料、档案资料、档案财务凭证、货物的新型储物设备。现有技术中多个密集架一般通过导轨紧密排列，在对其中1个密集架进行使用时，需要开启其他密集架，使密集架依次打开，进而暴露出目标密集架的文件存放处，进行存取。虽然这种设置方式具有一定的优点，但仍然具有以下不足：(1)需要预留出一定的空间供密集架移动过程中的放置，无法最大化的利用档案室的存储空间；(2)当需要对中间的某个密集架进行存取时，必须从外向内依次移动一系列密集架，才能进行存取，存取效率非常低下，而且移动过程中资料受到扰动或者损坏的可能性增加；(3)对于密集架一般整体较重，由于存取效率低下容易造成机械传动件的损坏，寿命较低；(4)在密集架的开合过程中，从房顶或柜顶掉落的灰尘容易造成污染。

中国发明CN201910532061.5公开了一种密集架及其顶板，其中，所述密集架，包括多个密集架架体；以及，导轨，其中，所述多个密集架可移动地安装于所述导轨；其中，每一密集架架体包括设于所述密集架架体顶部的顶板，其中，所述顶板包括向上拱起的顶板主体以沿着所述顶板主体形成导引坡，以及，形成于所述顶板主体边缘并向上弯折的翻起部，其中，在所述顶板主体和所述翻起部过渡处形成连通于导引坡的收容槽，以使得当污染物落于所述顶板时，受重力作用污染物能沿着所述导引坡往下滑动并收容于所述收容槽。虽然该密集架可以防尘、防水、利于照明元件安装并利于其提供照明，但是仍然具有传统密集架的一系列缺点。

发明内容

本发明的目的在于克服上述现有技术的缺点，提供一种纸质化档案智能管理装置及管理方法，采用了与现有密集架不同的机械结构，克服了现有密集架存取效率低下、易损坏的缺点，同时提供了一种纸质化档案智能管理方法，可以一体化对纸质化档案的存取进行管理。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：

一种纸质化档案智能管理装置，包括至少一个密集架，中控机；

所述密集架包括柜体、至少一个导轨、多个文件盒、电机、处理器；此处，导轨一般从上到下安装在密集架中，对于不同高度的密集架，导轨的数量可以相应的进行设置；

所述柜体表面设置交互装置和柜门，所述交互装置可以使触摸屏、或者显示屏和手摇柄等，主要用于当文件盒处于转角处，使用者可以进行操作使移动轨进行移动；所述柜门可以对应每个导轨设置，也可多个导轨共同对应一个柜门，所述柜门设置电子锁；

所述导轨整体呈闭合环形，比如椭圆形，或者半圆+长方形+半圆形，包括固定安装在柜体上的固定轨、安装在固定轨下端的滑动轨、设置在滑动轨下端的多个锁扣a，所述滑动轨与电机传动连接，且电机能够控制滑动轨在固定轨上的相对滑动，所述锁扣a用于固定文件盒，锁扣a可以采用多种形式，如扣合滑道等，但是无论采用什么形式，当锁扣a实现锁定时，文件盒与滑动轨处于相对不动或者可活动范围较小的状态，避免当滑动轨在固定轨上移动时，文件盒过度晃动；

每个所述文件盒为具有唯一编码的中空盒体，该编码用于储存时对于每个文件盒的定位，所述文件盒供使用者开启的位置设置锁定件，其上端设置与锁扣a相应的锁扣b，所述文件盒的外壳上贯通的设置通风孔，所述通风孔可设置为多个，最好成对的设置在文件盒相对于导轨内侧和外侧面上；

所述电机、交互装置均通讯连接至处理器，所述处理器能够根据交互装置所接受到的使用者的指令开启/停止电机，即使用者通过交互装置发出指令后，处理器启动电机，使得滑动轨相对于固定轨移动，使不同区域的文件盒位于柜门处，实现文件存取；

所述中控机与密集架通讯连接，所述中控机用于对密集架存放的资料进行统一管理，所述中控机用于对多个密集架构成的档案系统进行统一的管理，搭载一体化管理软件。

说明：本发明所采用的密集架通过在其内部设置导轨，彻底改变了密集架的使用方式；使用时，不需要将密集架架体的本身进行整体移动，而是通过电机移动导轨，进而使不同的文件盒处于柜门区域，供使用者进行整理或者取放。

优选地，所述文件盒在滑动轨以轴向的方向设置。

说明，轴向放置能够增加每个导轨上放置的文件盒的数量，最大化的利用密集架内部的储存空间。

优选地，还包括有通风装置。

说明：对于纸质档案，长期潮湿容易导致文件损坏，所以在其中设有通风装置。

更优选地，所述通风装置的数量与导轨的数量相同，所述通风装置包通风管和风机，所述通风管至少有部分位于多个文件盒构成的内部空间。

说明：整体导致围城闭合的曲线型，使通风管伸入曲线型的中央，可以高效的对多个文件盒进行通风。

优选地，所述柜门所对应的的导轨长度为L，所述导轨划分为长为L的多段，且每段相对于所在的导轨具有唯一编号，所述编号用于表示每一段导轨，这样可以通过选定编号的形式使得预定的改段滑动轨位于柜门处，方便直接存取；所述电机采用步进电机，且步距角为使滑动轨移动L的角度。

说明：将导轨进行分段编号，在存取特定资料时，可以预先智能调整导轨位置，使目标区域位于柜门位置，提高查找效率；同时，使用者也可通过交互装置对导轨进行手动调整。

优选地，还包括湿度感应器、温度感应器、红外线感应器，所述湿度感应器、温度感应器、红外线感应器均通讯连接至中控机。

说明：所述湿度感应器、温度感应器、红外线感应器均属于环境监测用具，防止纸质化材料受到环境的影响而损坏，其中湿度感应器用于监测环境的湿度，在夏季降雨后或者梅雨天气及时提醒管理者或者智能化进行通风，其中温度反应器主要防止火灾，在温度上升的初期实现警报，其中红外线感应器用于对鼠类生物体、人体等进行监测。

优选地，所述管理软件包括储存模块、调用模块、权限模块、安全模块、环境模块；

所述储存模块包括密集架预设单元、信息录入单元，所述密集架预设单元用于录入、修改、删除密集架以及每一密集架中导轨、文件盒的编号；所述信息录入单元用于录入、修改、删除纸质化档案的著录项目信息和存放位置；

所述调用模块用于根据著录项目信息查找纸质化档案的存放位置；

所述权限模块包括用户权限单元和档案权限单元，所述用户权限单元用于对使用者的进行账户建立、权限设定和修改；所述档案权限单元用于对存放的档案进行权限的设定和修改；

所述安全模块包括操作备份单元、可疑操作监测单元、应急处理单元，所述操作备份单元用于对所有用户的所有操作进行备份储存；所述可疑操作检测单元用于自动识别是否为可疑操作，如果判定为可疑操作将激活应急处理单元；所述应急处理单元根据可疑操作单元的信息进行对应的应急处理行为；

所述环境模块包括湿度监测单元、应急维护单元，所述湿度监测单元用于在湿度感应器超过第一设定值时启动通风装置，所述应急维护单元用于在湿度感应器、温度感应器、红外线感应器达到预设警报标准时进行报警和应急处理。

说明：利用该方法可以智能化、一体化对纸质化档案进行统一管理，提高档案管理效率。

更优选地，还包括电子文档模块，所述电子文档模块用于存放纸质化档案的电子化储存文件。

说明：对于有条件将纸质化档案电子化的使用者，提供电子文档模块，用于存放对应的电子化储存文件。

一种纸质化档案的智能化管理方法，包括：

第一步:由后台管理员通过管理系统录入纸质化档案和使用者的相关信息；其中，纸质化档案的相关信息包括著录项目信息、存放位置和密级；使用者的相关信息包括身份标识、权限等级；

第二步：管理系统利用身份标识对使用者识别后进入使用状态，提供存入、调用、取出三种功能；

第三步：管理系统根据使用者选择的相应功能进行对应操作，具体如下；

当使用者选择“存入”时，管理系统进行以下操作：

S101：获取需要存入的档案的密级；

S102：验证使用者是否具有该密级的权限等级，如果没有通知后台管理员；如果有进行下一步；

S103：获取需要存入的档案的著录项目信息；

S103:检索能够存放相应密级档案的文件盒，并为使用者显示其具体位置；

S104：远程开启S103中文件盒所在的密集柜，并使所述文件盒位于柜门处；

S105：当检测到S104中所述密集柜的柜门关闭后，完成存入；

当使用者选择“调用”时，管理系统进行以下操作：

S201：获取检索信息并进行检索，所述检索信息由使用者输入，可以是目标文件的任一著录项目信息、编号或存放位置编号；当检索不到文件则要求使用者再次输入或退出；当检索到目标文件，获取目标文件的相关信息并进行下一步；

S202：验证使用者是否具有该密级的权限等级，如果没有通知后台管理员；如果有则显示目标文件的存放位置；

S203：远程开启目标文件所在文件盒所在的密集柜，并使所述文件盒位于柜门处；

S204：当检测到S203中所述密集柜的柜门关闭后，完成调用；

当使用者选择“取出”时，进行以下操作：

S301：获取检索信息并进行检索，所述检索信息由使用者输入，可以是目标文件的任一著录项目信息、编号或存放位置编号；当检索不到文件则要求使用者再次输入或退出；当检索到目标文件，获取目标文件的相关信息并进行下一步；

S302：验证使用者是否具有该密级的权限等级，如果没有通知后台管理员；如果有则显示目标文件的存放位置；

S303：远程开启目标文件所在文件盒所在的密集柜，并使所述文件盒位于柜门处；

S304：当检测到S303中所述密集柜的柜门关闭后，将S203中所述文件盒的状态重置为空，完成取出。

与现有技术相比，本发明的有益效果是：

(1)更改了密集架的机械原理，利用内部导轨的相对移动实现不同文件盒的暴露从而实现存取，相比较于移动式密集架无需预留出开合的空间，可以最大化利用档案室的存取空间；

(2)对于任意密集架的存取均可通过该密集架上的柜门进行，存取文件过程简单、用时少、存取效率高；同时高效率的存取方式避免密集架过多的不必要移动，可以延长整体机械结构的寿命；

(3)对于每个导轨上的文件盒，整体围城闭合曲线，曲线内部设有通风管，文件盒也舍友贯通的通风口，能够高效的实现通风，避免潮湿环境下长期存放导致损坏；

(4)管理软件以对纸质化资料进行一体化管理，可以设置权限分级进行档案监管，符合大型机构的使用需求，同时，还具有环境、可疑行为检测模块，增加纸质化档案的安全性；

(5)智能化管理方法能够系统化的为使用人员提供使用服务，同时其中的密级验证确保了安全性。

附图说明

图1为本发明实施1的结构示意图；

图2为本发明实施例1的密集架结构示意图；

图3为本发明锁扣a、锁扣b的配合示意图；

图4为本发明导轨和通风管的俯视示意图；

图5为本发明文件盒的结构示意图。

图中，1-中控机、2密集架、21-柜体、211-柜门、22-导轨、221-固定轨、222-滑动轨、223-锁扣a、224-锁扣b、23-文件盒、231-锁定件、232-通风孔、24-电机、25-交互装置、26-通风装置、261-通风管。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

请参见图1，一种纸质化档案智能管理装置，包括5个密集架2和中控机1；

请参见图2-图4，所述密集架2包括柜体21、5个导轨22、多个文件盒23、电机24、通风装置26、处理器；

所述柜体21表面设置交互装置25和柜门211，所述交互装置25使触摸屏；所述柜门211设置为五个，分别对应五个不同高度的导轨22，且使用者无法通过柜门211存取相邻导轨221上的文件盒23，所述柜门211设置电子锁，通过IC卡进行开启，且该IC卡分权限等级，可以更好地进行档案室的管控。

导轨22从上到下依次安装在柜体31中，将柜体整体分为五层；所述导轨22整体呈闭合环形，比如椭圆形，或者半圆+长方形+半圆形，包括固定安装在柜体21上的固定轨221、安装在固定轨221下端的滑动轨222、设置在滑动轨222下端的多个锁扣a223，所述滑动轨222与电机24传动连接，且电机24能够控制滑动轨222在固定轨221上的相对滑动，请参见图3，所述锁扣a223用于固定文件盒23，锁扣a223采用扣合滑道形式，且该扣合滑道上具有自锁件，当锁扣a223实现锁定时，文件盒23与滑动轨222处于相对不动的状态，避免当滑动轨222在固定轨223上移动时，文件盒23过度晃动；所述文件盒23在滑动轨222以轴向的方向设置，以便最大程度的利用密集架2的内部空间；所述柜门211所对应的的导轨长度为L，所述导轨22划分为长为L的多段，且每段相对于所在的导轨22具有唯一编号，所述编号用于表示每一段导轨22，这样可以通过选定编号的形式使得预定的改段滑动轨222位于柜门211处，方便直接存取；所述电机24采用步进电机，且步距角为使滑动轨222移动L的角度。

每个所述文件盒23为具有唯一编码的中空盒体，该编码用于储存时对于每个文件盒23的定位，所述文件盒23供使用者开启的位置设置锁定件231，所述锁定件231为机械锁扣，施力即可开启，仅起到防止内部文件掉落的作用，其上端设置与锁扣a223相应的锁扣b224，所述文件盒23的外壳上贯通的设置三对通风孔232，成对的设置在文件盒23相对于导轨22内侧和外侧面上。

所述电机24、交互装置25均通讯连接至处理器，所述处理器能够根据交互装置25所接受到的使用者的指令开启/停止电机24，即使用者通过交互装置25发出指令后，处理器启动电机24，使得滑动轨222相对于固定轨221移动，使不同区域的文件盒23位于柜门处，实现文件存取；

请参见图4，所述通风装置26的数量与导轨22的数量相同，所述通风装置26包通风管261和风机，所述通风管261伸入多个文件盒23构成的内部空间，此时通风管261的气体可直接透过文件盒23内侧面的通风孔232，并从外侧面的通风孔232吹出。

还包括湿度感应器、温度感应器、红外线感应器，均通讯连接至中控机，其中，所述湿度感应器和温度感应器采用集成式的AT-820BR的温湿度报警器捷创信威生产，所述红外线感应器采用CG-105s创高生产的红外线电子报警器，所述湿度感应器、温度感应器、红外线感应器均属于环境监测器，防止纸质化材料受到环境的影响而损坏，其中湿度感应器用于监测环境的湿度，在夏季降雨后或者梅雨天气及时提醒管理者或者智能化进行通风，其中温度反应器主要防止火灾，在温度上升的初期实现警报，其中红外线感应器用于对鼠类生物体、人体等进行监测。在部分区域，还可以设置生物驱除装置，防止鼠患或者虫灾。

所述中控机1与密集架2通讯连接，所述中控机1用于对密集架2存放的资料进行统一管理，所述中控机1用于对多个密集架2构成的档案系统进行统一的管理，搭载一体化管理软件。

所述中控机1中利用管理软件进行管理，包括储存模块、调用模块、权限模块、安全模块、环境模块；

所述储存模块包括密集架预设单元、信息录入单元，所述密集架预设单元用于录入、修改、删除密集架2以及每一密集架2中导轨22、文件盒23的编号；所述信息录入单元用于录入、修改、删除纸质化档案的著录项目信息和存放位置；

所述安全模块包括操作备份单元、可疑操作监测单元、应急处理单元，所述操作备份单元用于对所有用户的所有操作进行备份储存，便于后台监管对于操作历史的查看和人为监测；所述可疑操作检测单元用于自动识别是否为可疑操作，可疑操作的判定标准可以自行操作，如越级查询，或者查询权限范围内但是与自己职位不符合的资料等，如果判定为可疑操作将激活应急处理单元；所述应急处理单元根据可疑操作单元的信息进行对应的应急处理行为，如上报、锁定用户、锁定档案系统等；

所述环境模块包括湿度监测单元、应急维护单元，所述湿度监测单元用于在湿度感应器超过第一设定值时启动通风装置26，所述应急维护单元用于在湿度感应器、温度感应器、红外线感应器达到预设警报标准时进行报警和应急处理。

所述该装置对纸质化档案的管理方法如下：第一步:由后台管理员通过管理系统录入纸质化档案和使用者的相关信息；其中，纸质化档案的相关信息包括著录项目信息、存放位置和密级；使用者的相关信息包括身份标识、权限等级；

1当使用者选择“存入”时，管理系统进行以下操作：

S101：获取需要存入的档案的密级；

S103：获取需要存入的档案的著录项目信息；

S103:检索能够存放相应密级档案的文件盒23，并为使用者显示其具体位置；

S104：远程开启S103中文件盒23所在的密集柜1，并使所述文件盒23位于柜门211处；

S105：当检测到S104中所述密集柜1的柜门211关闭后，完成存入；

2当使用者选择“调用”时，管理系统进行以下操作：

S203：远程开启目标文件所在文件盒23所在的密集柜1，并使所述文件盒23位于柜门211处；

S204：当检测到S203中所述密集柜1的柜门211关闭后，完成调用；

3当使用者选择“取出”时，进行以下操作：

S303：远程开启目标文件所在文件盒23所在的密集柜1，并使所述文件盒23位于柜门211处；

S304：当检测到S303中所述密集柜1的柜门211关闭后，将S203中所述文件盒23的状态重置为空，完成取出。

Claims

1.一种纸质化档案智能管理装置，其特征在于：包括至少一个密集架(2)，中控机(1)；

所述密集架(2)包括柜体(21)、至少一个导轨(22)、多个文件盒(23)、电机(24)、处理器；

所述柜体(21)表面设置交互装置(25)和柜门(211)；

所述导轨(22)整体呈闭合环形，包括固定安装在柜体(21)上的固定轨(221)、安装在固定轨(221)下端的滑动轨(222)、设置在滑动轨(222)下端的多个锁扣a(223)，所述滑动轨(222)与电机(24)传动连接，且电机(24)能够控制滑动轨(222)在固定轨(221)上的相对滑动，所述锁扣a(223)用于固定文件盒(23)；

每个所述文件盒(23)为具有唯一编码的中空盒体，所述文件盒(23)供使用者开启的位置设置锁定件(231)，其上端设置与锁扣a(223)相应的锁扣b(224)，所述文件盒(23)的外壳上贯通的设置至少一个通风孔(232)；

所述电机(24)、交互装置(25)均通讯连接至处理器，所述处理器能够根据交互装置(25)所接受到的使用者的指令开启/停止电机(24)；

所述中控机(1)与密集架(2)通讯连接，所述中控机(1)用于对密集架(2)搭载管理软件对存放的资料进行统一管理。

2.根据权利要求1所述的纸质化档案智能管理装置，其特征在于:所述文件盒(23)在滑动轨(222)以轴向的方向设置。

3.根据权利要求1所述的纸质化档案智能管理装置，其特征在于:还包括有通风装置(26)。

4.根据权利要求3所述的纸质化档案智能管理装置，其特征在于:所述通风装置(26)的数量与导轨(22)的数量相同，所述通风装置(26)包通风管(261)和风机，所述通风管(261)至少有部分位于多个文件盒(23)构成的内部空间。

5.根据权利要求1所述的纸质化档案智能管理装置，其特征在于:所述柜门(211)所对应的的导轨长度为L，所述导轨(22)划分为长为L的多段，且每段相对于所在的导轨(22)具有唯一编号，所述电机(24)采用步进电机，且步距角为使滑动轨(222)移动L的角度。

6.根据权利要求1-5任一项所述的纸质化档案智能管理装置，其特征在于:还包括湿度感应器、温度感应器、红外线感应器，所述湿度感应器、温度感应器、红外线感应器均通讯连接至中控机(2)。

7.根据权利要求6所述的纸质化档案智能管理装置，其特征在于：所述管理软件包括储存模块、调用模块、权限模块、安全模块、环境模块；所述储存模块包括密集架预设单元、信息录入单元，所述密集架预设单元用于录入、修改、删除密集架(2)以及每一密集架(2)中导轨(22)、文件盒(23)的编号；所述信息录入单元用于录入、修改、删除纸质化档案的著录项目信息和存放位置；

所述权限模块包括用户权限单元和档案权限单元，所述用户权限单元用于管理者为使用者进行账户建立、权限设定和修改；所述档案权限单元用于对存放的档案进行权限的设定和修改；

所述环境模块包括湿度监测单元、应急维护单元，所述湿度监测单元用于在湿度感应器超过第一设定值时启动通风装置(26)，所述应急维护单元用于在湿度感应器、温度感应器、红外线感应器达到预设警报标准时进行报警和应急处理。

8.根据权利要求7所述的纸质化档案智能管理装置，其特征在于：还包括电子文档模块，所述电子文档模块用于存放纸质化档案的电子化储存文件。

9.根据权利要求8所述的纸质化档案智能管理装置的管理方法，其特征在于：包括如下步骤：

(1)当使用者选择“存入”时，管理系统进行以下操作：

S101：获取需要存入的档案的密级；

S103：获取需要存入的档案的著录项目信息；

S103:检索能够存放相应密级档案的文件盒(23)，并为使用者显示其具体位置；

S104：远程开启S103中文件盒(23)所在的密集柜(1)，并使所述文件盒(23)位于柜门(211)处；

S105：当检测到S104中所述密集柜(1)的柜门(211)关闭后，完成存入；

(2)当使用者选择“调用”时，管理系统进行以下操作：

S203：远程开启目标文件所在文件盒(23)所在的密集柜(1)，并使所述文件盒(23)位于柜门(211)处；

S204：当检测到S203中所述密集柜(1)的柜门(211)关闭后，完成调用；

(3)当使用者选择“取出”时，进行以下操作：

S303：远程开启目标文件所在文件盒(23)所在的密集柜(1)，并使所述文件盒(23)位于柜门(211)处；

S304：当检测到S303中所述密集柜(1)的柜门(211)关闭后，将S203中所述文件盒(23)的状态重置为空，完成取出。