CN109785101A - 一种自动结算系统及结算方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种自动结算系统及结算方法，实收管理单元，用于生成账单列表，自动获取到款信息并进行自动核销；应收管理单元，其用于管理未出账单及已出账单中未进行核销的账单，并形成账单列表进行标准化管理；开票管理单元，其包括开票申请单元和财务审核单元，所述开票申请单元用于发起发票开具申请并记录所有开票申请记录及发票信息，所述财务审核单元包括开票审核，所述开票审核包括财务审核及其他部门的审核；辅助管理单元，其包括手动结算管理单元及结算日志单元，所述手动结算管理单元用于不能自动结算的账单管理，所述日志单元用于管理系统内所有的结算记录。该系统功能简洁，可实现自动化结算结合手动辅助管理。

Description

一种自动结算系统及结算方法

技术领域

本发明涉及一种财务结算系统及结算方法，具体涉及一种自动结算系统及结算方法。

背景技术

企业的快速成长带来了财务人员工作量的激增，财务账单整理、收支款的记录及核销，其工作量繁杂、数据量巨大，很难进行人工整理，目前财务管理系统五花八门，根据行业及客户的不同，财务数据也不一样，所需配置的财务管理模块也不同，企业的收支，如薪资、福利、设备采购等，收款大多为客户间的结算，这样的系统较为复杂，不够简洁。

发明内容

基于此，针对企业财务结算痛点，提供一种实现双收双付功能的财务结算系统及结算方法，其具体内容如下：

一种自动结算系统，其特征在于，其包括：

实收管理单元，用于生成账单列表，自动获取到款信息并进行自动核销；

应收管理单元，其用于管理未出账单及已出账单中未进行核销的账单，并形成账单列表进行标准化管理；

开票管理单元，其包括开票申请单元和财务审核单元，所述开票申请单元用于发起发票开具申请并记录所有开票申请记录及发票信息，所述财务审核单元包括开票审核，所述开票审核包括财务审核及其他部门的审核；

辅助管理单元，其包括手动结算管理单元及结算日志单元，所述手动结算管理单元用于不能自动结算的账单管理，所述日志单元用于管理系统内所有的结算记录。

优选的，所述实收管理单元包括账单单元、到款管理单元、核销单元、退款管理单元，所述账单单元用于生成结算账单，所述到款管理单元用于获取到款信息并生成到款账单，所述核销单元用于对到款账单及结算账单进行匹配，并进行自动核销、记录核销信息，所述退款单元用于发起退款，并记录退款信息。

优选的，所述应收管理单元包括未出账单管理单元、非标准收费管理单元，所述未出账单管理单元用于记录当前结算周期的结算单中未纳入的账单，所述非标准收费管理单元用于生成非标准收费的结算账单并进行审核。

优选的，所述开票管理单元还包括地址管理单元，所述地址管理单元包括寄件地址、寄件信息汇总及收件地址管理，用于发票的寄出及收件信息的线上管理。

一种自动结算方法，其特征在于，包括：

登录步骤，登录预定的账号；

结算步骤，自动获取最新结算信息，并生成结算账单；

获取到款账单步骤，自动获取最新实收款信息并形成到款单；

自动核销步骤，匹配所述到款单及所述账单信息，同一客户的到款与账单金额差额的在限定范围内，则进行自动核销，并生成核销记录。

优选的，在所述自动核销步骤之后还包括申请开票步骤及开票审核步骤，核销完成的客户可申请开具发票，并进行开票审核，所述开票审核步骤步骤包括对应管理者审核、财务审核。

优选的，在所述自动核销步骤之后及所述申请开票步骤之前，还包括手动核销步骤，所述手动核销步骤为处理无法自动核销的账单。

优选的，在所述自动核销步骤之后及所述手动核销步骤之前，还包括取消核销步骤，因特殊原因暂时不进行核销的账单在已经核销之后，还可以进行取消核销步骤，在需要时再进行手动核销。

优选的，在所述开票审核步骤之后还包括票据寄送步骤，所述票据寄送的方式为邮件发送或快递寄送，所述邮件发送为系统自动发送邮件，所述快递寄送为系统自动填写快递寄送信息。

优选的，在所述自动核销步骤或所述取消核销步骤之后还包括退款步骤，使需退款的账单在核销之后依然可以退款。

本发明发有益效果为：

1. 所述的结算系统用于收款管理，其包括实收管理单元、应收管理单元、开票管理单元及辅助管理单元，其结构简单，其可根据到款账单及结算账单进行自动核销，只需匹配客户的到款金额及结算金额之间的差额是否在设定范围之内即可进行自动核销，对于不匹配的款项再进行手动核销，且在核销后未开发票的阶段，可依据客户要求或其他特殊情况进行退款，不影响财务结算的准确性。

2. 本系统适用于标准收费较多的结算管理，标准收费自动生成结算单，非标准收费，如客户优惠、滞纳金、定制化申报需求导致的线上标准化结算的金额与实际应收不符的，单独列出非标准收费账单，对特殊账单的管理一目了然。

3. 本系统还可对核销玩的账单自动发起开发票申请，只需经审核后，发票自动通过电子邮件的方式发送至客户方，需要寄送快递的客户，系统可自动填写快递信息，自动化程度高。

附图说明

图1为本发明所述的系统示意图；

图2为本发明所述的一个实施例的方法流程图；

图3为本发明所述的一个实施例的方法流程图；

图4为本发明所述的一个实施例的方法流程图。

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及说明来具体描述本发明的技术方案。

实施例1

如图1所示，本发明所述的系统包括员实收管理单元，应收管理单元、开票管理单元及辅助管理单元。

实收管理单元，用于生成账单列表，自动获取到款信息并进行自动核销，其中，实收管理单元包括账单单元、到款管理单元、核销单元、退款管理单元，账单单元用于生成结算账单，到款管理单元用于获取到款信息并生成到款账单，核销单元用于对到款账单及结算账单进行匹配，并进行自动核销、记录核销信息，退款单元用于发起退款，并记录退款信息，即，在每月结算日，系统自动生成当月结算账单，通过系统将账单信息发送给客户，客户确认后进行付款，系统并获取到到款信息后，生成到款账单，自动匹配客户的到款账单金额与结算账单金额，对到款账单金额与结算账单金额差额在1元以内的客户进行自动核销，并生成核销记录，若自动核销异常，可以进行取消核销，并再次进行核销操作。本实施例所述的差额为1元，在其他实施例中可以为其他金额。

应收管理单元，其用于管理未出账单及已出账单中未进行核销的账单，并形成账单列表进行标准化管理，应收管理单元包括未出账单管理单元、非标准收费管理单元，未出账单管理单元用于记录当前结算周期的结算单中未纳入的账单，非标准收费管理单元用于生成非标准收费的结算账单并进行审核。未出账单通常为因特殊原因在当前结算周期内未能完成结算的客户，但其结算账单日期为本结算周期，需单独列出，以在下移结算周期中进行结算。本系统多应用于客户购买的项目为标准收费项目，结算时根据客户购买的项目自动生成标准结算单，但根据实际需求，针对客户优惠、滞纳金、定制化申报需求所导致的标准化结算的金额与实际应收金额不符，需通过非标准收费进行实际金额变动，从而改动最终结算金额，因而通过非标准账单来管理。标准收费账单获取简单，非标准账单针对个案单独管理，以保障工作效率，且利于个项目监控。

开票管理单元，包括开票申请单元、财务审核单元和地址管理单元，开票申请单元用于发起发票开具申请并记录所有开票申请记录及发票信息，财务审核单元包括开票审核，开票审核包括财务审核及其他部门的审核，地址管理单元包括寄件地址、寄件信息汇总及收件地址管理，用于发票的寄出及收件信息的线上管理。自动核销完成后可发起发票的申请流程，发票申请需要审核，审核可以包括上级审核及财务审核，审核通过后，进行开票并寄送（电子票以邮件发送）。发起开票是根据签约时约定的抬头、明细以及票据要求的字段填写票据，系统校验字段的准确性后完成的。上级审核为部门经理审核，可根据实际情况进行审核，并进行备注。财务审核为财务部门根据票据要求及开票准测，确认无误便能通过审核，并填写发票号，进行开票。寄送时发票开设完毕，电子票通过邮件的形式发送给客户，纸质票将通过邮件的方式寄送，邮件可以通过系统自动发送，纸质票需寄送时，也可通过系统已有信息自动填写快递信息单，最大限度减少人力。若审核不通过，则可修改后再次发起开票申请。

辅助管理单元，其包括手动结算管理单元及结算日志单元，手动结算管理单元用于不能自动结算的账单管理，如结算账单差额与到款账单差额超过1元的，或者自动核销完成后，因特殊原因取消核销后，此时需进行手动核销。日志单元用于管理系统内所有的结算记录，以便查阅和核对。

实施例2

如图2所示，一种自动结算方法，其包括：

登录步骤，登录预定的账号；

在本实施例中，在系统上登录预定账号，进入到管理界面，没个账户对应不同的账户信息及财务信息。

结算步骤，自动获取最新结算信息，并生成结算账单；

系统根据客户已签的合同获取最新结算单，结算单包括标准费用的结算单，此类结算单根据合同类型可以直接获得，结算单还包括非标准收费结算单，主要针对客户优惠、滞纳金、定制化申报需求所导致的线上标准化结算的金额与实际应收不符，通过非标准收费进行实际需求形成的金额变动，从而改动最终结算金额，并形成非标准收费结算单，获取结算单后将其发送给客户确认。

获取到款账单步骤，自动获取最新实收款信息并形成到款单；

客户收到结算单后，确认账单金额后进行付款，系统自动获取付款信息，并形成到款单。

自动核销步骤，匹配所述到款单及所述账单信息，同一客户的到款与账单金额差额的在限定范围内，则进行自动核销，并生成核销记录。

系统获取到到款单后与结算单进行客户匹配，同时根据金额匹配相同金额的到款单，差额在一元以内的到款单和账单，便能进行自动核销，生成核销记录。若自动核销异常，可以进行取消核销，对应的到款单和账单便会取消绑定，可再次进行核销操作。本实施例中差额在一元以内可以自动核销，在其他实施方式中，可以为其他的预定差额。

申请开票步骤，核销完成的客户可申请开具发票，并进行开票审核；

系统上可以自动申请开票，如客户信息中可以设定好自动开票申请需求，也可以手动申请开票，即，在自动核销后，可以单个客户点击申请开票，本实施例中，开票流程包含发起开票、上级审核、财务审核、开票，发起开票是根据签约时约定的抬头、明细以及票据要求的字段填写票据，系统校验字段的准确性后完成的。上级审核为部门经理审核，可根据实际情况进行审核，并进行备注。财务审核为财务部门根据票据要求及开票准测，确认无误便能通过审核，并填写发票号，进行开票。

票据寄送步骤，票据寄送的方式为邮件发送或快递寄送，邮件发送为系统自动发送邮件，快递寄送则可以通过系统自动填写快递寄送信息。

实施例3

如图3所示，一种自动结算方法，其包括：

登录步骤，登录预定的账号。

结算步骤，自动获取最新结算信息，并生成结算账单。

获取到款账单步骤，自动获取最新实收款信息并形成到款单。

自动核销步骤，匹配所述到款单及所述账单信息，同一客户的到款与账单金额差额的在限定范围内，则进行自动核销，并生成核销记录。

以上步骤与实施例2无差别。

取消核销步骤，因特殊原因暂时不进行核销的账单在已经核销之后，还可以进行取消核销步骤，在需要时再进行手动核销。

手动核销步骤，当到款单和账单的差额不在一元以内或是其他预设差额，系统将无法进行自动核销，或者自动核销完成后，因特殊原因取消核销后，此时可进行手动核销，手动核销的方式有两个，一对多或多对一。

申请开票步骤，核销完成的客户可申请开具发票，并进行开票审核。

票据寄送步骤，票据寄送的方式为邮件发送或快递寄送，邮件发送为系统自动发送邮件，快递寄送则可以通过系统自动填写快递寄送信息。

本实施例与实施例2的区别在于，自动核销步骤之后及在申请开票之前，还包括取消核销步骤及手动核销步骤，是的因其他原因不能自动核销的账单，可以通过手动核销来完成。

实施例4

如图4所示，一种自动结算方法，其包括：

登录步骤，登录预定的账号。

结算步骤，自动获取最新结算信息，并生成结算账单。

获取到款账单步骤，自动获取最新实收款信息并形成到款单。

自动核销步骤，匹配所述到款单及所述账单信息，同一客户的到款与账单金额差额的在限定范围内，则进行自动核销，并生成核销记录。

退款步骤，在自动核销后，应客户要求取消合作，或是客户账单有变动，改变合作项目，需重新做账，则可以手动进行退款步骤，退款后，该客户的结算单与到款单自动解绑，系统做出相应标识，不再对此账单进行核销。

退款步骤可以在自动核销步骤之后，也可以是在取消核销步骤或是手动核销步骤之后。

本实施例所述的登录步骤、结算步骤、获取到款账单步骤及自动核销步骤与实施例2并无差别。

以上所述实施例的各技术特征可以进行任意的组合，为使描述简洁，未对上述实施例中的各个技术特征所有可能的组合都进行描述，然而，只要这些技术特征的组合不存在矛盾，都应当认为是本说明书记载的范围。

以上所述实施例仅表达了本发明的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对本发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本发明的保护范围。因此，本发明专利的保护范围应以所附权利要求为准。

以上结合具体实施例描述了本公开的基本原理，但是，需要指出的是，在本公开中提及的优点、优势、效果等仅是示例而非限制，不能认为这些优点、优势、效果等是本公开的各个实施例必须具备的。另外，上述公开的具体细节仅是为了示例的作用和便于理解的作用，而非限制，更不能代表各部件的大小比例关系，上述细节并不限制本公开为必须采用上述具体的细节来实现。

本公开中涉及的器件、装置、设备、系统的方框图仅作为示例性的例子并且不意图要求或暗示必须按照方框图示出的方式进行连接、布置、配置。如本领域技术人员将认识到的，可以按任意方式连接、布置、配置这些器件、装置、设备、系统。诸如“包括”、“包含”、“具有”等等的词语是开放性词汇，指“包括但不限于”，且可与其互换使用。这里所使用的词汇“或”和“和”指词汇“和/或”，且可与其互换使用，除非上下文明确指示不是如此。这里所使用的词汇“诸如”指词组“诸如但不限于”，且可与其互换使用。

另外，如在此使用的，在以“至少一个”开始的项的列举中使用的“或”指示分离的列举，例如“A、B或C的至少一个”的列举意味着A或B或C，或AB或AC或BC，或ABC（即A和B和C）。此外，措辞“示例的”不意味着描述的例子是优选的或者比其他例子更好。

提供所公开的方面的以上描述以使本领域的任何技术人员能够做出或者使用本公开。对这些方面的各种修改对于本领域技术人员而言是非常显而易见的，并且在此定义的一般原理可以应用于其他方面而不脱离本公开的范围。因此，本公开不意图被限制到在此示出的方面，而是按照与在此公开的原理和新颖的特征一致的最宽范围。

为了示例和描述的目的已经给出了以上描述。此外，此描述不意图将本公开的实施例限制到在此公开的形式。尽管以上已经讨论了多个示例方面和实施例，但是本领域技术人员将认识到其某些变型、修改、改变、添加和子组合。

Claims (10)

1.一种自动结算系统，其特征在于，其包括：

实收管理单元，用于生成账单列表，自动获取到款信息并进行自动核销；

应收管理单元，其用于管理未出账单及已出账单中未进行核销的账单，并形成账单列表进行标准化管理；

开票管理单元，其包括开票申请单元和财务审核单元，所述开票申请单元用于发起发票开具申请并记录所有开票申请记录及发票信息，所述财务审核单元包括开票审核，所述开票审核包括财务审核及其他部门的审核；

辅助管理单元，其包括手动结算管理单元及结算日志单元，所述手动结算管理单元用于不能自动结算的账单管理，所述日志单元用于管理系统内所有的结算记录。

2.如权利要求1所述的自动结算系统，其特征在于，所述实收管理单元包括账单单元、到款管理单元、核销单元、退款管理单元，所述账单单元用于生成结算账单，所述到款管理单元用于获取到款信息并生成到款账单，所述核销单元用于对到款账单及结算账单进行匹配，并进行自动核销、记录核销信息，所述退款单元用于发起退款，并记录退款信息。

3.如权利要求1所述的自动结算系统，其特征在于，所述应收管理单元包括未出账单管理单元、非标准收费管理单元，所述未出账单管理单元用于记录当前结算周期的结算单中未纳入的账单，所述非标准收费管理单元用于生成非标准收费的结算账单并进行审核。

4.如权利要求1所述的自动结算系统，其特征在于，所述开票管理单元还包括地址管理单元，所述地址管理单元包括寄件地址、寄件信息汇总及收件地址管理，用于发票的寄出及收件信息的线上管理。

5.一种自动结算方法，其特征在于，包括：

登录步骤，登录预定的账号；

结算步骤，自动获取最新结算信息，并生成结算账单；

获取到款账单步骤，自动获取最新实收款信息并形成到款单；

自动核销步骤，匹配所述到款单及所述账单信息，同一客户的到款与账单金额差额的在限定范围内，则进行自动核销，并生成核销记录。

6.如权利要求5所述的自动结算方法，其特征在于，在所述自动核销步骤之后还包括申请开票步骤及开票审核步骤，核销完成的客户可申请开具发票，并进行开票审核，所述开票审核步骤步骤包括对应管理者审核、财务审核。

7.如权利要求6所述的自动结算方法，其特征在于，在所述自动核销步骤之后及所述申请开票步骤之前，还包括手动核销步骤，所述手动核销步骤为处理无法自动核销的账单。

8.如权利要求7所述的自动结算方法，其特征在于，在所述自动核销步骤之后及所述手动核销步骤之前，还包括取消核销步骤，因特殊原因暂时不进行核销的账单在已经核销之后，还可以进行取消核销步骤，在需要时再进行手动核销。

9.如权利要求6所述的自动结算方法，其特征在于，在所述开票审核步骤之后还包括票据寄送步骤，所述票据寄送的方式为邮件发送或快递寄送，所述邮件发送为系统自动发送邮件，所述快递寄送为系统自动填写快递寄送信息。

10.如权利要求5或8所述的自动结算方法，其特征在于，在所述自动核销步骤或所述取消核销步骤之后还包括退款步骤，使需退款的账单在核销之后依然可以退款。