CN109508966A - 一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法及系统 - Google Patents
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Abstract
本发明提供了市政工程领域的一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法，包括步骤S10、在云服务器上创建档案库，并定义档案文件的收集格式；步骤S20、各建设单位以及档案收集人员申请档案库的账号，并利用账号登录档案库；步骤S30、各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给档案收集人员，档案收集人员依据档案文件的收集格式对档案进行管理；步骤S40、城建档案馆通过档案库对各建设单位的档案进行验收；本发明还提供了一种基于互联网的城建档案业务一体化管理系统。本发明的优点在于：提高了城建档案管理的效率、质量，降低了管理成本。
Description
技术领域
本发明涉及市政工程领域，特别指一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法及系统。
背景技术
随着我国经济的飞速发展以及城市化进程的加快，存储在城建档案馆的档案的利用率逐年上升。然而市政工程的建设项目存在建设周期长、参建单位多以及工程资料复杂等特点，导致城建档案管理工作存在一定的难度。
针对城建档案管理，传统的做法是通过人工的方式对纸质的档案进行查找、翻阅以及归档整理。传统的做法存在有如下缺点：
1、通过人工的方式，由于城建档案的数量巨大、种类繁多，使得档案的各类数据的统计存在效率低下、容易错算、漏算的情况，进而影响统计数据的准确性和实效性，影响了统计工作的质量；2、信息化程度低下，未充分有效的利用互联网，使得城建档案不能物尽其用，不便于检索；3、工作人员流动性大，存在交接工作未做到位导致城建档案丢失的情况；4、由于大多数的城建档案收集归档人员为技术人员，没有接受过专业的档案管理培训，导致收集归档的城建档案存在诸多问题；5、无法形成一个系统的监管机制，导致存在档案归档率不高、文件损毁遗失以及未按归定进行归档移交的现象。
因此，如何对城建档案的管理方法进行优化，进而提升城建档案的价值，成为一个叩待解决的问题。
发明内容
本发明要解决的技术问题之一，在于提供一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法，用于提高城建档案管理的效率、质量，降低管理成本。
本发明是这样实现技术问题之一的：一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法，所述方法包括如下步骤：
步骤S10、在云服务器上创建档案库，并定义档案文件的收集格式；
步骤S20、各建设单位以及档案收集人员申请档案库的账号，并利用账号登录档案库；
步骤S30、各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给档案收集人员，档案收集人员依据档案文件的收集格式对档案进行管理；
步骤S40、城建档案馆通过档案库对各建设单位的档案进行验收。
进一步地，所述步骤S10具体为：
在云服务器上创建用于收集档案的档案库，并定义档案文件的文件名命名规则、文件类型以及内容格式。
进一步地，所述步骤S20具体包括：
步骤S21、各建设单位在档案库的注册页面填写单位账号密码、单位资料、上传附件，并向城建档案馆提交注册申请；
步骤S22、城建档案馆的管理员对各建设单位填写的单位资料以及附件进行审核，若单位资料与附件的内容一致，则审核通过，分配单位密码给建设单位，并进入步骤S23；若单位资料以及附件的内容不一致，则审核不通过，并结束流程；
步骤S23、档案收集人员在档案库的注册页面选择自己工作的建设单位、填写个人账号密码、个人资料、上传档案工作资格证，并向建设单位提交注册申请；
步骤S24、建设单位对档案收集人员填写的个人资料以及档案工作资格证进行审核，若个人资料与建设单位的人员档案一致且档案工作资格证有效，则审核通过，并进入步骤S30；若个人资料与建设单位的人员档案不一致或者档案工作资格证无效，则审核不通过，并结束流程。
进一步地，所述步骤S30具体包括：
步骤S31、各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给本单位的档案收集人员，向城建档案馆申请对档案收集人员进行业务指导；
步骤S32、档案收集人员获得业务指导后，依据档案文件的收集格式对档案进行收集、整理、著录以及组卷，并上传档案库。
进一步地，所述步骤S40具体包括：
步骤S41、项目施工结束且档案文件已上传档案库，建设单位向城建档案馆申请档案验收；
步骤S42、城建档案馆对存储在档案库的档案文件进行审核，若档案文件种类齐全并且收集格式正确，则验收通过，并进入步骤S43；若档案文件种类不齐全或者收集格式不正确，则验收不通过，建设单位进行整改后，进入步骤S41；
步骤S43、建设单位将验收通过的档案文件，从档案库中通过互联网移交给城建档案馆。
本发明要解决的技术问题之二，在于提供一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法，用于提高城建档案管理的效率、质量，降低管理成本。
本发明是这样实现技术问题之二的：一种基于互联网的城建档案业务一体化管理系统，所述系统包括如下模块：
档案库创建模块、用于在云服务器上创建档案库，并定义档案文件的收集格式；
账号申请模块、用于各建设单位以及档案收集人员申请档案库的账号，并利用账号登录档案库；
档案管理模块、用于各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给档案收集人员，档案收集人员依据档案文件的收集格式对档案进行管理；
档案验收模块、用于城建档案馆通过档案库对各建设单位的档案进行验收。
进一步地，所述档案库创建模块具体为：
在云服务器上创建用于收集档案的档案库，并定义档案文件的文件名命名规则、文件类型以及内容格式。
进一步地，所述账号申请模块具体包括：
单位账号申请单元、用于各建设单位在档案库的注册页面填写单位账号密码、单位资料、上传附件，并向城建档案馆提交注册申请；
单位账号审核单元、用于城建档案馆的管理员对各建设单位填写的单位资料以及附件进行审核，若单位资料与附件的内容一致，则审核通过，分配单位密码给建设单位，并进入个人账号申请单元；若单位资料以及附件的内容不一致，则审核不通过，并结束流程；
个人账号申请单元、用于档案收集人员在档案库的注册页面选择自己工作的建设单位、填写个人账号密码、个人资料、上传档案工作资格证，并向建设单位提交注册申请；
个人账号审核单元、用于建设单位对档案收集人员填写的个人资料以及档案工作资格证进行审核，若个人资料与建设单位的人员档案一致且档案工作资格证有效，则审核通过，并进入档案管理模块；若个人资料与建设单位的人员档案不一致或者档案工作资格证无效，则审核不通过，并结束流程。
进一步地，所述档案管理模块具体包括：
项目新建单元、用于各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给本单位的档案收集人员，向城建档案馆申请对档案收集人员进行业务指导；
业务指导单元、用于档案收集人员获得业务指导后，依据档案文件的收集格式对档案进行收集、整理、著录以及组卷，并上传档案库。
进一步地，所述档案验收模块具体包括：
档案验收申请单元、用于项目施工结束且档案文件已上传档案库，建设单位向城建档案馆申请档案验收；
档案文件审核单元、用于城建档案馆对存储在档案库的档案文件进行审核，若档案文件种类齐全并且收集格式正确，则验收通过，并进入档案文件移交单元；若档案文件种类不齐全或者收集格式不正确，则验收不通过，建设单位进行整改后，进入档案验收申请单元；
档案文件移交单元、用于建设单位将验收通过的档案文件，从档案库中通过互联网移交给城建档案馆。
本发明的优点在于：
1、通过在云服务器上创建档案库对档案文件进行收集，并定义档案文件统一的收集格式，提高了城建档案管理的效率、质量，降低了档案文件的管理成本。
2、通过持有档案工作资格证的档案收集人员对项目上的档案文件进行管理，提升了档案文件的管理质量，做到责任具体到个人，便于监管。
3、通过签订指导协议，建设单位可向城建档案馆申请指导培训，进一步提升了档案文件的管理质量。
4、通过互联网移交档案文件，提高了档案文件移交的工作效率，使得城建档案馆的工作人员有更多的时间用于对档案文件进行全面的检查，有效避免档案文件接收不全。
5、通过在云服务器上创建档案库对档案文件进行收集，便于对档案文件进行检索，对于对档案文件进行统计分析生成报表，避免了人工统计而导致的错算、漏算、统计数据不完整等问题。
附图说明
下面参照附图结合实施例对本发明作进一步的说明。
图1是本发明一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法的流程图。
具体实施方式
请参照图1所示，本发明一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法的较佳实施例，包括如下步骤：
步骤S10、在云服务器上创建档案库，并定义档案文件的收集格式；通过在云服务器上创建档案库对档案文件进行收集，并定义档案文件统一的收集格式，提高了城建档案管理的效率、质量，降低了档案文件的管理成本；并且打破了各建设单位各自为政的情况。
步骤S20、各建设单位以及档案收集人员申请档案库的账号，并利用账号登录档案库；档案收集人员的账号属于对应建设单位的下属账号；
步骤S30、各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给档案收集人员，档案收集人员依据档案文件的收集格式对档案进行管理；
步骤S40、城建档案馆通过档案库对各建设单位的档案进行验收。
所述步骤S10具体为：
在云服务器上创建用于收集档案的档案库，并定义档案文件的文件名命名规则、文件类型以及内容格式。通过在云服务器上创建档案库对档案文件进行收集，便于对档案文件进行检索，对于对档案文件进行统计分析生成报表，避免了人工统计而导致的错算、漏算、统计数据不完整等问题。
所述步骤S20具体包括：
步骤S21、各建设单位在档案库的注册页面填写单位账号密码、单位资料、上传附件，并向城建档案馆提交注册申请；签订责任协议有助于落实档案文件的管理工作；通过签订指导协议，建设单位可向城建档案馆申请指导培训，进一步提升了档案文件的管理质量。
步骤S22、城建档案馆的管理员对各建设单位填写的单位资料以及附件进行审核，若单位资料与附件的内容一致，则审核通过，并进入步骤S23；若单位资料以及附件的内容不一致，则审核不通过，并结束流程；
步骤S23、档案收集人员在档案库的注册页面选择自己工作的建设单位、填写个人账号密码、个人资料、上传档案工作资格证，并向建设单位提交注册申请；
步骤S24、建设单位对档案收集人员填写的个人资料以及档案工作资格证进行审核，若个人资料与建设单位的人员档案一致且档案工作资格证有效，则审核通过，并进入步骤S30；若个人资料与建设单位的人员档案不一致或者档案工作资格证无效，则审核不通过，并结束流程。通过持有档案工作资格证的档案收集人员对项目上的档案文件进行管理，提升了档案文件的管理质量，做到责任具体到个人，便于监管。
所述步骤S30具体包括：
步骤S31、各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给本单位的档案收集人员，依据签订的指导协议向城建档案馆申请对档案收集人员进行业务指导；
步骤S32、档案收集人员获得业务指导后，依据档案文件的收集格式对档案进行收集、整理、著录以及组卷，并上传档案库。业务指导人员可以定期对各项目的档案文件的收集、整理以及组卷质量进行在线检阅，若发现问题直接向项目对应的账号下发检查指导意见，使得档案文件的归档过程也处于监管之下，避免出现项目结束之后，档案移交出现各种问题。
所述步骤S40具体包括：
步骤S41、项目施工结束且档案文件已上传档案库，建设单位向城建档案馆申请档案验收；
步骤S42、城建档案馆对存储在档案库的档案文件进行审核，若档案文件种类齐全并且收集格式正确，则验收通过，并进入步骤S43；若档案文件种类不齐全或者收集格式不正确，则验收不通过，建设单位进行整改后，进入步骤S41；
步骤S43、建设单位将验收通过的档案文件，从档案库中通过互联网移交给城建档案馆。公众可向城建档案馆申请在线查阅档案文件。通过互联网移交档案文件，提高了档案文件移交的工作效率，使得城建档案馆的工作人员有更多的时间用于对档案文件进行全面的检查，有效避免档案文件接收不全。
本发明一种基于互联网的城建档案业务一体化管理系统的较佳实施例，包括如下模块：
档案库创建模块、用于在云服务器上创建档案库，并定义档案文件的收集格式；通过在云服务器上创建档案库对档案文件进行收集，并定义档案文件统一的收集格式，提高了城建档案管理的效率、质量，降低了档案文件的管理成本；并且打破了各建设单位各自为政的情况。
账号申请模块、用于各建设单位以及档案收集人员申请档案库的账号，并利用账号登录档案库；档案收集人员的账号属于对应建设单位的下属账号；
档案管理模块、用于各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给档案收集人员，档案收集人员依据档案文件的收集格式对档案进行管理；
档案验收模块、用于城建档案馆通过档案库对各建设单位的档案进行验收。
所述档案库创建模块具体为：
在云服务器上创建用于收集档案的档案库，并定义档案文件的文件名命名规则、文件类型以及内容格式。通过在云服务器上创建档案库对档案文件进行收集，便于对档案文件进行检索，对于对档案文件进行统计分析生成报表，避免了人工统计而导致的错算、漏算、统计数据不完整等问题。
所述账号申请模块具体包括：
单位账号申请单元、用于各建设单位在档案库的注册页面填写单位账号密码、单位资料、上传附件，并向城建档案馆提交注册申请；签订责任协议有助于落实档案文件的管理工作；通过签订指导协议，建设单位可向城建档案馆申请指导培训，进一步提升了档案文件的管理质量。
单位账号审核单元、用于城建档案馆的管理员对各建设单位填写的单位资料以及附件进行审核，若单位资料与附件的内容一致，则审核通过，并进入个人账号申请单元；若单位资料以及附件的内容不一致，则审核不通过，并结束流程；
个人账号申请单元、用于档案收集人员在档案库的注册页面选择自己工作的建设单位、填写个人账号密码、个人资料、上传档案工作资格证，并向建设单位提交注册申请；
个人账号审核单元、用于建设单位对档案收集人员填写的个人资料以及档案工作资格证进行审核，若个人资料与建设单位的人员档案一致且档案工作资格证有效，则审核通过，并进入档案管理模块；若个人资料与建设单位的人员档案不一致或者档案工作资格证无效，则审核不通过，并结束流程。通过持有档案工作资格证的档案收集人员对项目上的档案文件进行管理，提升了档案文件的管理质量，做到责任具体到个人，便于监管。
所述档案管理模块具体包括：
项目新建单元、用于各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给本单位的档案收集人员，依据签订的指导协议向城建档案馆申请对档案收集人员进行业务指导；
业务指导单元、用于档案收集人员获得业务指导后，依据档案文件的收集格式对档案进行收集、整理、著录以及组卷，并上传档案库。业务指导人员可以定期对各项目的档案文件的收集、整理以及组卷质量进行在线检阅，若发现问题直接向项目对应的账号下发检查指导意见，使得档案文件的归档过程也处于监管之下，避免出现项目结束之后，档案移交出现各种问题。
所述档案验收模块具体包括：
档案验收申请单元、用于项目施工结束且档案文件已上传档案库，建设单位向城建档案馆申请档案验收；
档案文件审核单元、用于城建档案馆对存储在档案库的档案文件进行审核，若档案文件种类齐全并且收集格式正确，则验收通过，并进入档案文件移交单元；若档案文件种类不齐全或者收集格式不正确，则验收不通过，建设单位进行整改后，进入档案验收申请单元；
档案文件移交单元、用于建设单位将验收通过的档案文件，从档案库中通过互联网移交给城建档案馆。公众可向城建档案馆申请在线查阅档案文件。通过互联网移交档案文件，提高了档案文件移交的工作效率，使得城建档案馆的工作人员有更多的时间用于对档案文件进行全面的检查，有效避免档案文件接收不全。
综上所述，本发明的优点在于：
1、通过在云服务器上创建档案库对档案文件进行收集，并定义档案文件统一的收集格式，提高了城建档案管理的效率、质量，降低了档案文件的管理成本。
2、通过持有档案工作资格证的档案收集人员对项目上的档案文件进行管理，提升了档案文件的管理质量，做到责任具体到个人，便于监管。
3、通过签订指导协议，建设单位可向城建档案馆申请指导培训，进一步提升了档案文件的管理质量。
4、通过互联网移交档案文件，提高了档案文件移交的工作效率，使得城建档案馆的工作人员有更多的时间用于对档案文件进行全面的检查，有效避免档案文件接收不全。
5、通过在云服务器上创建档案库对档案文件进行收集，便于对档案文件进行检索，对于对档案文件进行统计分析生成报表，避免了人工统计而导致的错算、漏算、统计数据不完整等问题。
虽然以上描述了本发明的具体实施方式，但是熟悉本技术领域的技术人员应当理解，我们所描述的具体的实施例只是说明性的，而不是用于对本发明的范围的限定，熟悉本领域的技术人员在依照本发明的精神所作的等效的修饰以及变化，都应当涵盖在本发明的权利要求所保护的范围内。
Claims (10)
1.一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法，其特征在于：所述方法包括如下步骤：
步骤S10、在云服务器上创建档案库，并定义档案文件的收集格式；
步骤S20、各建设单位以及档案收集人员申请档案库的账号，并利用账号登录档案库；
步骤S30、各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给档案收集人员，档案收集人员依据档案文件的收集格式对档案进行管理；
步骤S40、城建档案馆通过档案库对各建设单位的档案进行验收。
2.如权利要求1所述的一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法，其特征在于：所述步骤S10具体为：
在云服务器上创建用于收集档案的档案库，并定义档案文件的文件名命名规则、文件类型以及内容格式。
3.如权利要求1所述的一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法，其特征在于：所述步骤S20具体包括：
步骤S21、各建设单位在档案库的注册页面填写单位账号密码、单位资料、上传附件，并向城建档案馆提交注册申请；
步骤S22、城建档案馆的管理员对各建设单位填写的单位资料以及附件进行审核，若单位资料与附件的内容一致，则审核通过，并进入步骤S23；若单位资料以及附件的内容不一致，则审核不通过，并结束流程；
步骤S23、档案收集人员在档案库的注册页面选择自己工作的建设单位、填写个人账号密码、个人资料、上传档案工作资格证，并向建设单位提交注册申请；
步骤S24、建设单位对档案收集人员填写的个人资料以及档案工作资格证进行审核，若个人资料与建设单位的人员档案一致且档案工作资格证有效，则审核通过，并进入步骤S30；若个人资料与建设单位的人员档案不一致或者档案工作资格证无效，则审核不通过，并结束流程。
4.如权利要求3所述的一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法，其特征在于：所述步骤S30具体包括：
步骤S31、各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给本单位的档案收集人员，向城建档案馆申请对档案收集人员进行业务指导；
步骤S32、档案收集人员获得业务指导后，依据档案文件的收集格式对档案进行收集、整理、著录以及组卷，并上传档案库。
5.如权利要求1所述的一种基于互联网的城建档案业务一体化管理方法，其特征在于：所述步骤S40具体包括：
步骤S41、项目施工结束且档案文件已上传档案库，建设单位向城建档案馆申请档案验收；
步骤S42、城建档案馆对存储在档案库的档案文件进行审核，若档案文件种类齐全并且收集格式正确，则验收通过，并进入步骤S43；若档案文件种类不齐全或者收集格式不正确，则验收不通过，建设单位进行整改后，进入步骤S41；
步骤S43、建设单位将验收通过的档案文件，从档案库中通过互联网移交给城建档案馆。
6.一种基于互联网的城建档案业务一体化管理系统，其特征在于：所述系统包括如下模块：
档案库创建模块、用于在云服务器上创建档案库，并定义档案文件的收集格式；
账号申请模块、用于各建设单位以及档案收集人员申请档案库的账号，并利用账号登录档案库；
档案管理模块、用于各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给档案收集人员，档案收集人员依据档案文件的收集格式对档案进行管理；
档案验收模块、用于城建档案馆通过档案库对各建设单位的档案进行验收。
7.如权利要求6所述的一种基于互联网的城建档案业务一体化管理系统，其特征在于：所述档案库创建模块具体为：
在云服务器上创建用于收集档案的档案库，并定义档案文件的文件名命名规则、文件类型以及内容格式。
8.如权利要求6所述的一种基于互联网的城建档案业务一体化管理系统，其特征在于：所述账号申请模块具体包括：
单位账号申请单元、用于各建设单位在档案库的注册页面填写单位账号密码、单位资料、上传附件，并向城建档案馆提交注册申请；
单位账号审核单元、用于城建档案馆的管理员对各建设单位填写的单位资料以及附件进行审核，若单位资料与附件的内容一致，则审核通过，并进入个人账号申请单元；若单位资料以及附件的内容不一致，则审核不通过，并结束流程；
个人账号申请单元、用于档案收集人员在档案库的注册页面选择自己工作的建设单位、填写个人账号密码、个人资料、上传档案工作资格证，并向建设单位提交注册申请；
个人账号审核单元、用于建设单位对档案收集人员填写的个人资料以及档案工作资格证进行审核，若个人资料与建设单位的人员档案一致且档案工作资格证有效，则审核通过，并进入档案管理模块；若个人资料与建设单位的人员档案不一致或者档案工作资格证无效，则审核不通过，并结束流程。
9.如权利要求8所述的一种基于互联网的城建档案业务一体化管理系统，其特征在于：所述档案管理模块具体包括：
项目新建单元、用于各建设单位在档案库上新建项目，并分配权限给本单位的档案收集人员，向城建档案馆申请对档案收集人员进行业务指导；
业务指导单元、用于档案收集人员获得业务指导后，依据档案文件的收集格式对档案进行收集、整理、著录以及组卷，并上传档案库。
10.如权利要求6所述的一种基于互联网的城建档案业务一体化管理系统，其特征在于：所述档案验收模块具体包括：
档案验收申请单元、用于项目施工结束且档案文件已上传档案库，建设单位向城建档案馆申请档案验收；
档案文件审核单元、用于城建档案馆对存储在档案库的档案文件进行审核，若档案文件种类齐全并且收集格式正确，则验收通过，并进入档案文件移交单元；若档案文件种类不齐全或者收集格式不正确，则验收不通过，建设单位进行整改后，进入档案验收申请单元；
档案文件移交单元、用于建设单位将验收通过的档案文件，从档案库中通过互联网移交给城建档案馆。
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