CN108876189A - 纸面文件管理审计方法、装置及系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种纸面文件管理审计方法、装置及系统，涉及文件管理的技术领域，该方法包括：获取纸面文件对应的图片，图片由图片采集装置对纸面文件采集获得；获取数字文件；根据数字文件的用户属性信息和等级信息，选择预设的比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果；保存图片、数字文件和比对结果。本发明实施例提供的纸面文件管理审计方法、装置及系统，通过获取纸面文件对应的图片和数字文件，选择比对算法比对图片和数字文件并保存图片、数字文件和比对结果，可以实现纸面合同的数字化并对纸面合同数字化过程进行审计，降低纸面文件风险并实现完整的风险控制。

Description

纸面文件管理审计方法、装置及系统

技术领域

本发明涉及文件管理技术领域，尤其是涉及一种纸面文件管理审计方法、装置及系统。

背景技术

伴随着经济发展，经济活动中用纸面文件进行经济行为约束的场所越来越多，纸面文件条款越来越完善，内容越来越复杂，页数随之增加，纸面文件管理难度越来越大。对纸面文件的数字化管理主要有两种方案，一是采用完全无纸化电子签章的形式，这种方案受到很多限制，企业需要获得数字签章，并且每年需要购买数字证书，而一旦数字证书过期就不能保证有效性，并且很多文件及合同需要纸面形式，无法做到完全无纸化；另一种方案是把纸面文件用数字化的方式保存，比如照相，扫描，然后企业使用管理软件实现存档。

一旦合同生命周期内出现纸面文件，需要从数字化到纸面化，而在合同打印，盖章，以及对方先行打印盖章再传回的环节中，有企业不同人员或企业外部人员接触文件合同，任何一个环节都有可能产生风险，只进行最后一步的合同存档，不能降低企业的合同风险，只是一种文件保存方式。这些方法都不能实现降低纸面文件风险并实现完整的风险控制。

针对上述现有技术中不能降低纸面文件风险并实现完整的风险控制的问题，目前尚未提出有效解决方案。

发明内容

有鉴于此，本发明的目的在于提供一种纸面文件管理审计方法、装置及系统，以降低纸面文件风险并实现完整的风险控制。

第一方面，本发明实施例提供了一种纸面文件管理审计方法，包括：获取纸面文件对应的图片，图片由图片采集装置对纸面文件采集获得；获取数字文件；根据数字文件的用户属性信息和等级信息，选择预设的比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果；保存图片、数字文件和比对结果。

结合第一方面，本发明实施例提供了第一方面的第一种可能的实施方式，其中，根据数字文件的用户属性信息和等级信息，选择比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果的步骤，包括：读取数字文件的用户属性信息和等级信息；从预设的比对算法库中选择目标比对算法；使用目标比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果。

结合第一方面或第一方面的第一种可能的实施方式，本发明实施例提供了第一方面的第二种可能的实施方式，其中，图片的格式为便携式文档格式。

结合第一方面或第一方面的第一种可能的实施方式，本发明实施例提供了第一方面的第三种可能的实施方式，其中，还包括：当接收到用户输入的盖印指令时，将盖章控制信号发送至印控仪，以使印控仪在指定位置盖印。

结合第一方面的第三种可能的实施方式，本发明实施例提供了第一方面的第四种可能的实施方式，其中，还包括：接收并保存盖印后的图片；盖印后的图片由印控仪的摄像头采集。

结合第一方面或第一方面的第一种可能的实施方式，本发明实施例提供了第一方面的第五种可能的实施方式，其中，还包括：输出图片和比对结果至显示装置。

结合第一方面或第一方面的第一种可能的实施方式，本发明实施例提供了第一方面的第六种可能的实施方式，其中，还包括：接收被用户修改后的数字文件，并保存为不同版本。

第二方面，本发明实施例还提供一种纸面文件管理审计装置，包括：图片采集模块，用于获取纸面文件对应的图片，图片由图片采集装置对纸面文件采集获得；数字文件获取模块，用于获取数字文件；比对模块，用于根据数字文件的用户属性信息和等级信息，选择比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果；保存模块，用于保存图片、数字文件和比对结果。

结合第二方面，本发明实施例提供了第二方面的第一种可能的实施方式，其中，还包括：信息读取模块，用于读取数字文件的用户属性信息和等级信息；目标比对算法选取模块，用于从预设的比对算法库中选择目标比对算法；目标比对算法比对模块，用于，用于使用目标比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果。

第三方面，本发明实施例还提供一种纸面文件管理审计系统，包括：依次通信连接的扫描模块，文档存储模块和显示模块；扫描模块，用于获取纸面文件对应的图片；文档存储模块，包括：对象存储单元、比对算法单元、存档备份单元、账户单元、访问控制单元、查询单元和数据同步单元；对象存储单元，用于存储图片；比对算法单元，用于根据数字文件的用户属性信息和等级信息，选择预设的比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果；存档备份单元，用于保存数字文件和比对结果；账户单元，用于管理用户的账户信息；访问控制单元，用于配置用户的权限；查询单元，用于查询图片、数字文件和比对结果；数据同步单元，用于接收被用户修改后的数字文件，并保存为不同版本；显示模块，用于接收并显示图片和比对结果。

本发明实施例带来了以下有益效果：

本发明实施例提供的纸面文件管理审计方法、装置及系统，通过获取纸面文件对应的图片和数字文件，选择比对算法比对图片和数字文件并保存图片、数字文件和比对结果，可以实现纸面合同的数字化并对纸面合同数字化过程进行审计，降低纸面文件风险并实现完整的风险控制。

本公开的其他特征和优点将在随后的说明书中阐述，或者，部分特征和优点可以从说明书推知或毫无疑义地确定，或者通过实施本公开的上述技术即可得知。

为使本公开的上述目的、特征和优点能更明显易懂，下文特举较佳实施例，并配合所附附图，作详细说明如下。

附图说明

为了更清楚地说明本发明具体实施方式或现有技术中的技术方案，下面将对具体实施方式或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图是本发明的一些实施方式，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明实施例提供的一种纸面文件管理审计方法的流程图；

图2为本发明实施例提供的一种纸面文件管理审计装置的结构示意图；

图3为本发明实施例提供的另一种纸面文件管理审计装置的结构示意图；

图4为本发明实施例提供的一种纸面文件管理审计系统的结构示意图。

具体实施方式

为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合附图对本发明的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

目前，经济活动中用纸面文件进行经济行为约束的场所越来越多，纸面文件条款越来越完善，内容越来越复杂，页数随之增加，纸面文件管理难度越来越大。对纸面文件的数字化管理主要有两种方案，一是采用完全无纸化电子签章的形式，这种方案受到很多限制，企业需要获得数字签章，并且每年需要购买数字证书，而一旦数字证书过期就不能保证有效性，并且很多文件及合同需要纸面形式，无法做到完全无纸化；另一种方案是把纸面文件用数字化的方式保存，比如照相，扫描，然后企业使用管理软件实现存档。

一旦合同生命周期内出现纸面文件，需要从数字化到纸面化，而在合同打印，盖章，以及对方先行打印盖章再传回的环节中，有企业不同人员或企业外部人员接触文件合同，任何一个环节都有可能产生风险，只进行最后一步的合同存档，不能降低企业的合同风险，只是一种文件保存方式。同时这些方法都不能把数字文件和纸面文件无缝连接起来并降低纸面文件风险。基于此，本发明实施例提供的一种纸面文件管理审计方法、装置及系统，可以将数字文件和纸面文件无缝连接起来并降低纸面文件风险。

为便于对本实施例进行理解，首先对本发明实施例所公开的一种纸面文件管理审计方法进行详细介绍。

实施例1

本发明实施例提供了一种纸面文件管理审计方法，参见图1所示的一种纸面文件管理审计方法的流程图，包括如下步骤：

步骤S102，获取纸面文件对应的图片。

纸面文件包括纸面文本、合同或条款等由数字文件导出的纸制文件。图片是由图片采集装置对纸面文件采集获得。图片采集装置包括照相机、摄像机或扫描仪等具有摄像、扫描或采集功能的装置。

为了保证图片颜色的准确，上述方法还包括：图片的格式为便携式文档格式。

便携式文档格式文件是指PDF(Portable Document Format，便携式文档格式)文件。PDF文件具有阅读方便、颜色准确、传输方便、适合浏览和放大到800％依旧保持清晰的优点。

步骤S104，获取数字文件。

数字文件指的是导出的纸面文件的源文件。数字文件可以通过内部审批、电子邮件、自动化办公电子化流程或人工审批的流程获得。

步骤S106，根据数字文件的用户属性信息和等级信息，选择预设的比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果。

数字文件包含用户属性信息和等级信息。其中，用户是创建数字文件的作者；属性信息包括访问历史和使用习惯，访问历史是上述用户访问预设比对算法的历史，使用习惯是上述用户使用预设比对算法的习惯；等级信息是指上述用户的安全等级信息。根据用户属性信息和等级信息确定使用的比对算法，例如，可以按照以下步骤执行：

(1)读取数字文件的用户属性信息和等级信息。

用户属性信息和等级信息包含在数字文件中，可以被读取。属性信息包括访问历史和使用习惯，等级信息指的是上述用户的安全等级信息。

(2)从预设的比对算法库中选择目标比对算法。

根据用户属性信息和等级信息，运用大数据分析和机器学习，在预设的比对算法库中，选择合适的目标比对算法比对图片和数字文件。目标比对算法是比对算法库预设的比对算法。例如，对于不同安全等级的文件，采用不同的预设比对算法，例如安全等级越高的文件采用比对敏感度越高的预设比对算法。

(3)使用目标比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果。

通过选取的目标比对算法比对图片和数字文件，并得到比对结果。

步骤S108，保存图片、数字文件和比对结果。

将图片、数字文件和比对结果保存，以方便查阅。

本发明实施例提供的上述方法，通过获取纸面文件对应的图片和数字文件，选择比对算法比对图片和数字文件并保存图片、数字文件和比对结果。因此可以实现纸面合同的数字化并对纸面合同数字化过程进行审计，降低纸面文件风险并实现完整的风险控制。

在比对完后为经过比对的纸面文件进行人工盖印比较费时。因此，在上述方法的基础上还包括在比对完后盖印的步骤，上述方法还包括：当接收到用户输入的盖印指令时，将盖章控制信号发送至印控仪，以使印控仪在指定位置盖印。

盖印指令由用户输入。根据用户输入的盖印指令，得到盖印的指定位置，并将盖章控制信号发送至印控仪。由印控仪根据接收的盖章控制信号在指定位置盖印。印控仪可以控制印章在纸面文件的指定位置盖印。

在完成盖印工作后，还可以采集得到盖印后的图片并保存，上述方法还包括：接收并保存盖印后的图片。

盖印后的图片由印控仪的摄像头采集。接收并保存由印控仪发送的盖印后的图片，以便于用户的查阅。

本发明实施例提供的上述方法，通过印控仪实现了在纸面文件的指定位置盖印，之后接收并保存盖印后的图片，节约了人工盖印的时间成本。

为了方便用户进行查阅，可以将图片和对比结果输出，上述方法还包括：输出图片和比对结果至显示装置。

显示装置用来接收并显示图片和比对结果。显示装置包括手机、平板电脑和电脑等具有显示功能的装置。

本发明实施例提供的上述方法，可以将图片和比对结果发送到显示装置，方便用户进行查阅。

如果用户修改了数字文件，可以接收修改后的数字文件并保存，上述方法还包括：接收被用户修改后的数字文件，并保存为不同版本。

在接收修改后的数字文件后，保存为不同版本，以方便用户进行查阅。

本发明实施例提供的上述方法，可以在用户修改数字文件后，保存修改后的数字文件为不同版本，方便用户进行查阅，完成数字文件的自动同步和更新。

本实施例提供的一种纸面文件管理审计方法，通过获取纸面文件对应的图片和数字文件，选择比对算法比对图片和数字文件并保存图片、数字文件和比对结果，通过印控仪在指定位置盖印并保存盖印后的图片，将图片和比对结果至显示装置，并且可以接收被用户修改后的数字文件，并保存为不同版本。因此可以实现纸面合同的数字化并对纸面合同数字化过程进行审计，降低纸面文件风险并实现完整的风险控制，减少盖印时间，方便用户进行查阅，完成数字文件的自动同步和更新。

实施例2

本发明实施例2提供一种纸面文件管理审计装置，参见图2所示的一种纸面文件管理审计装置的结构示意图，包括图片采集模块21、数字文件获取模块22、比对模块23、保存模块24，上述各模块的功能如下：

图片采集模块21，用于获取纸面文件对应的图片，图片由图片采集装置对纸面文件采集获得；

数字文件获取模块22，用于获取数字文件；

比对模块23，用于根据数字文件的用户属性信息和等级信息，选择比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果；

保存模块24，用于保存图片、数字文件和比对结果。

参见图3所示的另一种纸面文件管理审计装置的结构示意图，上述审计装置的结构还包括：

信息读取模块31，用于读取数字文件的用户属性信息和等级信息；

目标比对算法选取模块32，用于从预设的比对算法库中选择目标比对算法；

目标比对算法比对模块33，用于，用于使用目标比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果。

所属领域的技术人员可以清楚地了解到，为描述的方便和简洁，上述描述的纸面文件管理审计装置的具体工作过程，可以参考前述方法实施例中的对应过程，在此不再赘述。

本发明实施例提供的纸面文件管理审计装置，与上述实施例提供的纸面文件管理审计方法具有相同的技术特征，所以也能解决相同的技术问题，达到相同的技术效果。

实施例3

本发明实施例3提供一种纸面文件管理审计系统，参见图4所示的一种纸面文件管理审计系统的结构示意图，包括依次通信连接的扫描模块401，文档存储模块402和显示模块403，上述各模块的功能如下：

扫描模块401，用于获取纸面文件对应的图片；

文档存储模块402，包括：对象存储单元404、比对算法单元405、存档备份单元406、账户单元407、访问控制单元408、查询单元409和数据同步单元410；

对象存储单元404，用于存储图片；

比对算法单元405，用于根据数字文件的用户属性信息和等级信息，选择预设的比对算法比对图片和数字文件，得到比对结果；

存档备份单元406，用于保存数字文件和比对结果；

账户单元407，用于管理用户的账户信息；

用户分为普通用户和管理员用户，普通用户和管理员用户拥有不同的权限。管理员用户具有全部权限，只有管理员用户具有修改数字文件的权限，并可以将修改后的数字文件保存为不同版本。

访问控制单元408，用于配置用户的权限；

根据不同的数字文件，配置对应的普通用户只读权限，授予只读权限的普通用户可以读取相应的图片、数字文件和比对结果。

查询单元409，用于查询图片、数字文件和比对结果；

数据同步单元410，用于接收被用户修改后的数字文件，并保存为不同版本；

显示模块403，用于接收并显示图片和比对结果。

所属领域的技术人员可以清楚地了解到，为描述的方便和简洁，上述描述的纸面文件管理审计系统的具体工作过程，可以参考前述方法实施例中的对应过程，在此不再赘述。

本发明实施例提供的纸面文件管理审计系统，与上述实施例提供的纸面文件管理审计方法具有相同的技术特征，所以也能解决相同的技术问题，达到相同的技术效果。

最后应说明的是：以上所述实施例，仅为本发明的具体实施方式，用以说明本发明的技术方案，而非对其限制，本发明的保护范围并不局限于此，尽管参照前述实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，其依然可以对前述实施例所记载的技术方案进行修改或可轻易想到变化，或者对其中部分技术特征进行等同替换；而这些修改、变化或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明实施例技术方案的精神和范围，都应涵盖在本发明的保护范围之内。因此，本发明的保护范围应以权利要求的保护范围为准。

Claims (10)

1.一种纸面文件管理审计方法，其特征在于，包括：

获取纸面文件对应的图片，所述图片由图片采集装置对所述纸面文件采集获得；

获取数字文件；

根据所述数字文件的用户属性信息和等级信息，选择预设的比对算法比对所述图片和所述数字文件，得到比对结果；

保存所述图片、所述数字文件和所述比对结果。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述根据所述数字文件的用户属性信息和等级信息，选择比对算法比对所述图片和所述数字文件，得到比对结果的步骤，包括：

读取所述数字文件的用户属性信息和等级信息；

从预设的比对算法库中选择目标比对算法；

使用所述目标比对算法比对所述图片和所述数字文件，得到比对结果。

3.根据权利要求1或2所述的方法，其特征在于，所述图片的格式为便携式文档格式。

4.根据权利要求1或2所述的方法，其特征在于，还包括：

当接收到用户输入的盖印指令时，将盖章控制信号发送至印控仪，以使所述印控仪在指定位置盖印。

5.根据权利要求4所述的方法，其特征在于，还包括：

接收并保存盖印后的所述图片；所述盖印后的所述图片由所述印控仪的摄像头采集。

6.根据权利要求1或2所述的方法，其特征在于，还包括：

输出所述图片和所述比对结果至显示装置。

7.根据权利要求1或2所述的方法，其特征在于，还包括：

接收被用户修改后的所述数字文件，并保存为不同版本。

8.一种纸面文件管理审计装置，其特征在于，包括：

图片采集模块，用于获取纸面文件对应的图片，所述图片由图片采集装置对所述纸面文件采集获得；

数字文件获取模块，用于获取数字文件；

比对模块，用于根据所述数字文件的用户属性信息和等级信息，选择比对算法比对所述图片和所述数字文件，得到比对结果；

保存模块，用于保存所述图片、所述数字文件和所述比对结果。

9.根据权利要求8所述的装置，其特征在于，还包括：

信息读取模块，用于读取所述数字文件的用户属性信息和等级信息；

目标比对算法选取模块，用于从预设的比对算法库中选择目标比对算法；

目标比对算法比对模块，用于，用于使用所述目标比对算法比对所述图片和所述数字文件，得到比对结果。

10.一种纸面文件管理审计系统，其特征在于，包括：依次通信连接的扫描模块，文档存储模块和显示模块；

所述扫描模块，用于获取纸面文件对应的图片；

所述文档存储模块，包括：对象存储单元、比对算法单元、存档备份单元、账户单元、访问控制单元、查询单元和数据同步单元；

所述对象存储单元，用于存储所述图片；

所述比对算法单元，用于根据数字文件的用户属性信息和等级信息，选择预设的比对算法比对所述图片和所述数字文件，得到比对结果；

所述存档备份单元，用于保存所述数字文件和所述比对结果；

所述账户单元，用于管理用户的账户信息；

所述访问控制单元，用于配置所述用户的权限；

所述查询单元，用于查询所述图片、所述数字文件和所述比对结果；

所述数据同步单元，用于接收被所述用户修改后的所述数字文件，并保存为不同版本；

所述显示模块，用于接收并显示所述图片和所述比对结果。