CN106803165A - 利用任务树模式协同办公的方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种利用任务树模式协同办公的方法,包括：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；将总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述，将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者；各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A。实现管理者实时监控工作进度、实施者及时接受工作任务并反馈工作情况，方便工作进度、任务分配的更改。
Description
技术领域
本发明涉及计算机技术及办公领域，具体涉及利用任务树模式协同办公的方法。
背景技术
在重大事务或大型项目中，经常会涉及到上级给下级布置任务，以及跨部门协作中的任务分配，这种多人多部门多任务的管理，如果缺乏互联网的数据化管理，会极大制约工作效率和效果。现有大型项目管理多利用excel或手绘工作进度表来进行管理，但是由于任务实施过程中会有很多不确定的因素，不可能完全按照预定的计划实施，上级无法方便的确定下级实施的进度，下级接受上级任务也会有延迟，极大地影响了工作的效率，由于实施者和管理者不能有效地沟通，还可能导致一些工作重复实施的情况；由于上下级之间不能有效沟通，进度表的更改也变得特别繁琐和复杂，降低效率，因此一种快速、有效的连接各级管理者和实施者的办公方法能够极大的方便管理者和实施者，提高工作效率，避免因工期表或分配情况变动却没能有效沟通造成的任务的重复实施，浪费人力物力。
发明内容
本发明的目的在于提供一种利用任务树模式协同办公的方法，解决管理者不能实时监控工作进行情况、实施者不能及时接受工作任务以及反馈工作进度造成的工作效率的降低以及工作进度、任务分配更改不方便的问题。
为解决上述的技术问题，本发明采用以下技术方案。
一种利用任务树模式协同办公的方法,包括以下步骤：
建立任务表：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；
人员表和关联表的建立：将任务表中的总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述；建立人员表，通过将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者，将人员表和任务表相互关联；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者，从而完善关联表；
任务的提交与考核：各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者和项目管理者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A，备注到关联表。
作为优选的，所述具体描述包括任务名称、任务内容、任务要求、任务时限和评审标准。
作为优选的，任务评审者根据任务实施者的突出表现给予浮动分数y作为奖励，无浮动分数则y=0。
作为优选的，最终分数A由x、y和z加权后得到。
作为优选的，所述任务时限包括催办时限和任务绝限，任务到达催办时限后系统自动隔日、每日两次或根据管理员设置的频率提醒任务实施者，直至任务绝限。
作为优选的，各级子任务实施者提交任务时设定任务开始实施和实施结束的实际时间，系统以计划完成时间与实际完成时间为依据并参考任务分配时间或任务开始实施时间确定效率分数z。
作为优选的，所述具体描述更改后，系统会自动将其推送给任务实施者和任务评审者。
作为优选的，催办时限到达后，管理员根据具体情况直接向任务实施者发送催办。
本发明利用任务树模式协同办公的方法实施过程中以一个重大项目或事务为总任务，总任务可分解为多个层级的子任务，在每一个子任务之下还可分解出多个下一级子任务，以此类推，由此各级任务构成一个发散型的树状结构，故名“任务树”。首先，使用者在创建任务时，可在软件系统中填写或设置任务要求，如任务实施者、任务表述说明、计划完成时间、完成质量要求、完成结果评审方等信息，这些信息将自动推送给任务实施者和任务评审者。其次，接收到任务的任务实施者，可以对该任务进行分解，创建下一级子任务及相关任务要求，指定下级成为该子任务的实施者，以此类推，形成多人多级共同创建、共同参与的任务树架构。
任务计划完成时间临近而任务实施者未提交完成报告的，系统将自动对任务实施者发送提醒，也可由后台管理员发送催办；在任务接收者完成任务后，可在软件系统上提交完成情况的图文报告，并设定实际的工作起始时间。系统将自动根据计划完成时间与实际完成时间，按照特定算法对该任务的时间效率进行打分；上级或特别设定的结果评审者可对该任务的质量效果进行打分。时间效率分和质量效果分按一定公式加权后，得到该任务的最终得分。为适应一些特殊情况，例如超额完成任务、表现极佳等，还可以设置一定的浮动分数作为奖励，则最终分数可根据公式A=ax+by+cz计算，其中a、b和c分别是质量分数、浮动分数和效率分数z所占比重。这些工作完成情况的得分，将计入任务接收者的绩效考评体系中，为组织成员的工作考评提供科学的数据依据。
与现有技术相比，本发明的有益效果至少是如下之一：
1）基于互联网软件的任务树管理，可以避免口头任务交待带来的信息零碎和事后遗忘，也可以避免通过纸本文件分派任务带来的繁琐复杂，能够实现任务的分类分级管理，任务参与者可随时随地通过电脑或手机创建、查阅、编辑任务。
2）针对参与人和参与事极多的重大事务或大型项目，任务树管理模式将发挥极其巨大和至关重要的作用。首先，它能够替代工作进度表（工期表），并实现工作进度表实现不了的细节管理和动态管理。比如，它能够呈现比工作进度表更多的任务要求内容；可随时修改任务细节信息，或随时添加新的下一级子任务，并将这些信息实时发送给任务参与者，无需重新制作工期表重新发送或打印。此种模式快速、有效的连接各级管理者和实施者，极大的方便管理者和实施者，提高工作效率，避免因工期表或分配情况变动却没能有效沟通造成的任务重复实施，浪费人力物力。
3）任务树中各项任务的完成情况及完成时间，将被任务实施者实时提交和呈现在系统中，这将便于管理者对整个项目的实际展开进度进行宏观把控和提醒催办。同时，通过对任务的考评打分并计入绩效考核，将有效组织机构的数字化科学管理，提升组织的整体工作效率。
具体实施方式
为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。
实施例1：
一种利用任务树模式协同办公的方法,包括以下步骤：
建立任务表：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；
人员表和关联表的建立：将任务表中的总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述；建立人员表，通过将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者，将人员表和任务表相互关联；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者，从而完善关联表；
任务的提交与考核：各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者和项目管理者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A，备注到关联表。
实施例2：
一种利用任务树模式协同办公的方法,包括以下步骤：
建立任务表：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；
人员表和关联表的建立：将任务表中的总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述；建立人员表，通过将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者，将人员表和任务表相互关联；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者，从而完善关联表；
任务的提交与考核：各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者和项目管理者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A，备注到关联表；
所述具体描述包括任务名称、任务内容、任务要求、任务时限和评审标准。
实施例3：
一种利用任务树模式协同办公的方法,包括以下步骤：
建立任务表：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；
人员表和关联表的建立：将任务表中的总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述；建立人员表，通过将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者，将人员表和任务表相互关联；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者，从而完善关联表；
任务的提交与考核：各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者和项目管理者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A，备注到关联表；
任务评审者根据任务实施者的突出表现给予浮动分数y作为奖励，无浮动分数则y=0；
最终分数A由x、y和z加权后得到。
实施例4：
一种利用任务树模式协同办公的方法,包括以下步骤：
建立任务表：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；
人员表和关联表的建立：将任务表中的总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述；建立人员表，通过将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者，将人员表和任务表相互关联；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者，从而完善关联表；
任务的提交与考核：各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者和项目管理者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A，备注到关联表；
所述任务时限包括催办时限和任务绝限，任务到达催办时限后系统自动隔日、每日两次或根据管理员设置的频率提醒任务实施者，直至任务绝限。
实施例5：
一种利用任务树模式协同办公的方法,包括以下步骤：
建立任务表：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；
人员表和关联表的建立：将任务表中的总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述；建立人员表，通过将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者，将人员表和任务表相互关联；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者，从而完善关联表；
任务的提交与考核：各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者和项目管理者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A，备注到关联表；
各级子任务实施者提交任务时设定任务开始实施和实施结束的实际时间，系统以计划完成时间与实际完成时间为依据并参考任务分配时间或任务开始实施时间确定效率分数z；
催办时限到达后，管理员根据具体情况直接向任务实施者发送催办。
实施例6：
一种利用任务树模式协同办公的方法,包括以下步骤：
建立任务表：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；
人员表和关联表的建立：将任务表中的总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述；建立人员表，通过将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者，将人员表和任务表相互关联；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者，从而完善关联表；
任务的提交与考核：各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者和项目管理者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A，备注到关联表；
所述具体描述包括任务名称、任务内容、任务要求、任务时限和评审标准；
任务评审者根据任务实施者的突出表现给予浮动分数y作为奖励，无浮动分数则y=0；
最终分数A由x、y和z加权后得到；
所述任务时限包括催办时限和任务绝限，任务到达催办时限后系统自动隔日、每日两次或根据管理员设置的频率提醒任务实施者，直至任务绝限；
各级子任务实施者提交任务时设定任务开始实施和实施结束的实际时间，系统以计划完成时间与实际完成时间为依据并参考任务分配时间或任务开始实施时间确定效率分数z；
所述具体描述更改后，系统会自动将其推送给任务实施者和任务评审者；
催办时限到达后，管理员根据具体情况直接向任务实施者发送催办。
尽管这里参照本发明的多个解释性实施例对本发明进行了描述，但是，应该理解，本领域技术人员可以设计出很多其他的修改和实施方式，这些修改和实施方式将落在本申请公开的原则范围和精神之内。更具体地说，在本申请公开权利要求的范围内，可以对主题组合布局的组成部件和/或布局进行多种变型和改进。除了对组成部件和/或布局进行的变形和改进外，对于本领域技术人员来说，其他的用途也将是明显的。
Claims (8)
1.一种利用任务树模式协同办公的方法,其特征在于包括以下步骤：
建立任务表：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；
人员表和关联表的建立：将任务表中的总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述；建立人员表，通过将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者，将人员表和任务表相互关联；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者，从而完善关联表；
任务的提交与考核：各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者和项目管理者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A，备注到关联表。
2.根据权利要求1所述的利用任务树模式协同办公的方法，其特征在于，所述具体描述包括任务名称、任务内容、任务要求、任务时限和评审标准。
3.根据权利要求1所述的利用任务树模式协同办公的方法，其特征在于，任务评审者根据任务实施者的突出表现给予浮动分数y作为奖励，无浮动分数则y=0。
4.根据权利要求2和3所述的利用任务树模式协同办公的方法，其特征在于，最终分数A由x、y和z加权后得到。
5.根据权利要求1所述的利用任务树模式协同办公的方法，其特征在于，所述任务时限包括催办时限和任务绝限，任务到达催办时限后系统自动隔日、每日两次或根据管理员设置的频率提醒任务实施者，直至任务绝限。
6.根据权利要求1所述的利用任务树模式协同办公的方法，其特征在于，各级子任务实施者提交任务时设定任务开始实施和实施结束的实际时间，系统以计划完成时间与实际完成时间为依据并参考任务分配时间或任务开始实施时间确定效率分数z。
7.根据权利要求1所述的利用任务树模式协同办公的方法，其特征在于，所述具体描述更改后，系统会自动将其推送给任务实施者和任务评审者。
8.根据权利要求5所述的利用任务树模式协同办公的方法，其特征在于，催办时限到达后，管理员根据具体情况直接向任务实施者发送催办。
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| PB01 | Publication | ||
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| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| RJ01 | Rejection of invention patent application after publication |
Application publication date: 20170606 |
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| RJ01 | Rejection of invention patent application after publication |