CN105595633B - 一种档案管理系统 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种档案管理系统，包括档案储存模块、档案查询模块、通讯模块和档案调取装置；所述档案查询模块设置处理器、信息录入装置、信息存储装置、信息检索装置和条形码生成装置，所述处理器连接并控制通讯模块；所述档案储存模块包括若干个档案柜，所述档案柜上设置第一编号，每个所述单元柜上设置柜门，所述柜门上设置第二编号、探测器和电磁锁，所述档案柜上设置与电磁锁相互配合的控制装置，所述单元柜与柜门相对的侧壁上设置第一支撑杆、第二支撑杆，所述档案柜的下部设置活动箱体。本发明的有益效果在于：有效减少档案柜占据档案室的空间，避免档案发生损坏，而且能帮助工作人员快速、准确和高效的拿取特定的档案。
Description
技术领域
本发明主要涉及档案管理领域，具体是一种档案管理系统。
背景技术
现在仍然大量的需要纸质档案，而且纸质档案的用量仍然有很大幅度的增长，为了方便档案的管理，人们设立的专门的档案室并制定档案管理系统，大大提高了档案管理的效率，但是现在的档案管理系统在使用的过程中还存在一些问题：
1、现有的档案室为了方便工作人员存放和拿取档案，档案柜之间会留有比较大的空间，不仅过多的占用档案室内的空间，也不方便寻找，工作人员无法快速、准确和高效的拿取特定的档案。
2、现有的档案管理系统虽然可以帮助工作人员找到所需档案所在的档案柜，但是档案柜内的档案紧密的排在档案柜内，不容易区分和辨认，而且当单元柜内的档案较少时档案容易发生弯折而损坏档案。
发明内容
为解决现有技术中的不足，本发明提供一种档案管理系统有效减少档案柜占据档案室的空间，避免档案发生损坏，而且能帮助工作人员快速、准确和高效的拿取特定的档案。
本发明为实现上述目的，通过以下技术方案实现：
一种档案管理系统，包括档案储存模块、档案查询模块、通讯模块和档案调取装置；
所述档案查询模块设置处理器、信息录入装置、信息存储装置、信息检索装置和条形码生成装置，所述处理器连接并控制通讯模块；
所述档案储存模块包括若干个档案柜，所述档案柜密集设置且排成若干列，所述档案柜上设置第一编号和安装槽，所述安装槽内设置卷筒，所述卷筒内设置卷簧，所述卷筒上设置分类标签，所述安装槽设置与分类标签相配合的开口，所述分类标签的一端与卷筒连接，另一端伸出开口外侧，所述档案柜内横向设置若干个第一隔板，所述第一隔板上竖直设置若干个第二隔板，所述第一隔板、第二隔板将储物柜分割成若干个独立的单元柜，每个所述单元柜上设置柜门，所述柜门上设置第二编号、探测器和电磁锁，所述档案柜上设置与电磁锁相互配合的控制装置，所述控制装置包括控制器、显示屏、条形码识别装置和按键，所述控制器连接并控制显示屏、探测器、电磁锁和条形码识别装置；所述单元柜与柜门相对的侧壁上竖直设置第二滑槽，所述第二滑槽内设置支撑板，所述支撑板上设置第三滑槽，所述第三滑槽内设置若干个第二滑块，所述第二滑块上设置距离调节装置和第一支撑杆，所述第二滑块通过距离调节装置依次连接，所述距离调节装置包括套管，所述套管内设置内杆，所述内杆与套管滑动连接，所述内杆上设置第一弹簧，所述第一弹簧的一端与套管连接，另一端与内杆连接，所述第一支撑杆向外延伸并设置第四滑槽，所述第四滑槽内设置第二支撑杆，所述第二支撑杆与第一支撑杆转动连接；所述档案柜的下部设置第一凹槽，所述第一凹槽内设置活动箱体，所述活动箱体的底端设置第一滑块，所述第一凹槽内设置与第一滑块相配合的第一滑槽，所述活动箱体通过第一滑槽、第一滑块与档案柜滑动连接；
所述档案调取装置包括电机，所述电机上设置连接套，所述连接套上设置丝杠，所述丝杠设置若干个丝母，所述丝母与档案柜的底板固定连接。
所述单元柜内设置照明灯，所述照明灯与控制器连接。
所述第二支撑杆上设置限位槽，所述第一支撑杆和第四滑槽内设置与限位槽相配合的限位杆，所述限位槽旋转至水平状态和竖直状态时限位槽均与限位杆相卡接，所述限位杆靠近第二支撑杆的一端设置第二凹槽，所述第二凹槽内设置滚球，所述滚球上设置第二弹簧，所述第二弹簧的一端与滚球连接，另一端与第二凹槽连接。
所述分类标签伸出安装槽的一端设置拉环。
对比与现有技术，本发明有益效果在于：
1、本发明档案柜密集排列减少占据档案室的空间，第一支撑杆、第二支撑杆相互配合避免档案发生弯折而造成损坏，而且档案调取装置能帮助工作人员无法快速、准确和高效的拿取特定的档案。
2、本发明单元柜内设置照明灯，所述照明灯与控制装置连接，方便工作人员查看、放置和和拿取档案。
3、本发明限位槽和限位杆相互配合能够很好的对第二支撑杆进行限位。
4、本发明分类标签伸出安装槽的一端设置拉环，方便工作员查看档案的分类信息。
附图说明
附图1是本发明的结构框图：
附图2是本发明档案查询模块的结构框图；
附图3档案调取装置的结构示意图；
附图4是档案柜的结构示意图；
附图5是卷筒的结构示意图；
附图6是附图4的I处放大图；
附图7第一支撑杆的结构示意图；
附图8是距离调节装置的结构示意图；
附图9是限位杆的结构示意图。
附图中所示标号：1、档案查询模块；11、处理器；12、信息录入装置；13、信息存储装置；14、信息检索装置；15、条形码生成装置；2、通讯模块；3、档案调取装置；31、电机；32、丝杠；33、丝母；4、档案柜；41、卷筒；42、卷簧；43、分类标签；44、开口；45、第一隔板；46、第二隔板；47、柜门；5、控制器；51、探测器；52、电磁锁；53、显示屏；54、条形码识别装置；55、按键；56、照明灯；6、支撑板；61、第二滑块；62、第一支撑杆；63、套管；64、内杆；65、第一弹簧；66、第二支撑杆；7、活动箱体；71、第一滑槽；72、第一滑块；8、限位杆；81、限位槽；82、滚球；83、第二弹簧。
具体实施方式
结合附图和具体实施例，对本发明作进一步说明。应理解，这些实施例仅用于说明本发明而不用于设置本发明的范围。此外应理解，在阅读了本发明讲授的内容之后，本领域技术人员可以对本发明作各种改动或修改，这些等价形式同样落于本申请所附权利要求书所限定的范围。
一种档案管理系统，包括档案储存模块、档案查询模块1、通讯模块2和档案调取装置3。
如图2，所述档案查询模块1设置处理器11、信息录入装置12、信息存储装置13、信息检索装置14和条形码生成装置15，所述处理器11连接并控制通讯模块2。
所述档案储存模块包括若干个档案柜4，所述档案柜4密集设置，且根据档案室的宽度排成若干列，每一列之间设置用于打开柜门的空隙。所述档案柜4上设置第一编号和安装槽，所述安装槽内设置卷筒41。如图6，所述卷筒41内设置卷簧42，所述卷筒41上设置分类标签43，所述安装槽设置与分类标签43相配合的开口44，所述分类标签43的一端与卷筒41连接，另一端伸出开口44外侧，分类标签43缠绕在卷筒41上可以记录详细的分类信息和信息分类备注，需要查看时将分类标签43从安装槽内抽来出来，既可以方便工作人员查找档案，还能够防止分类标签43被损坏。
如图1、图4，所述档案柜4内横向设置若干个第一隔板45，所述第一隔板45上竖直设置若干个第二隔板46，所述第一隔板45、第二隔板46将储物柜分割成若干个独立的单元柜，每个所述单元柜上设置柜门47，所述柜门47上设置第二编号、探测器51和电磁锁52，第一编号是档案分类的一级目录，第二编号是档案分类的二级目录，所述档案柜4上设置与电磁锁52相互配合的控制装置，所述控制装置包括控制器5、显示屏53、条形码识别装置54和按键55，所述控制器5连接并控制显示屏53、探测器51、电磁锁52和条形码识别装置54，工作人员需要拿取或放置特定的档案时，可以从信息检索装置14查找档案的具体位置，然后通过按键55选择所要寻找的单元柜，控制装置得到命令后触发电路，电路连接电磁锁52，当电路被触发时，电磁锁52释放，同时工作人员也可以在信息检索完成后通过条形码生成装置15生成条形码，然后通过条形码识别装置54触发电路，电路连接电磁锁52，当电路被触发时，电磁锁52释放，电磁锁52释放后打开单元柜柜门47，帮助工作人员快速、准确和高效的拿取特定的档案；拿取或放置档案后，通过人工关闭柜门47。所述单元柜与柜门47相对的侧壁上竖直设置第二滑槽，所述第二滑槽内设置支撑板6，所述支撑板6上设置第三滑槽。
如图8，所述第三滑槽内设置若干个第二滑块61，所述第二滑块61上设置距离调节装置和第一支撑杆62，所述第二滑块61通过距离调节装置依次连接，工作人员可以将同一单元柜内具有关联信息的档案进一步分类，将分类后的档案放置在第一支撑杆62之间，第一支撑杆62之间的距离可以调节以适应档案不同的分类中档案是数量不同，调节第二滑块61的上下位置以适应不同高度的档案。所述距离调节装置包括套管63，所述套管63内设置内杆64，所述内杆64与套管63滑动连接，所述内杆64上设置第一弹簧65，所述第一弹簧65的一端与套管63连接，另一端与内杆64连接，通过內杆相对套管63的滑动改变第一支撑杆62之间的距离。
如图7，所述第一支撑杆62向外延伸并设置第四滑槽，所述第四滑槽内设置第二支撑杆66，所述第二支撑杆66与第一支撑杆62转动连接，当单元柜内的档案数量较少时旋转第二支撑杆66，使第二支撑杆66竖直放置与第一撑杆垂直，用于支撑档案，放置档案发生弯折而造成损坏。
如图4、图5，所述档案柜4的下部设置第一凹槽，所述第一凹槽内设置活动箱体7，所述活动箱体7的底端设置第一滑块72，所述第一凹槽内设置与第一滑块72相配合的第一滑槽71，所述活动箱体7通过第一滑槽71、第一滑块72与档案柜4滑动连接，当需要拿取盒放置的特定档案位于档案柜4的上层时将活动箱体7抽拉出来，工作人员可以踩在活动箱体7上，方便工作人员拿取和放置档案，活动箱体7捏同样设置单元柜用于放置档案。为方便档案管理工作人员对档案进行管理，可以首先对档案柜4和单元柜进行编号，然后进行档案信息录入工作使其与档案柜4和单元柜上的编号相一致，然后再将档案存放入指定的档案柜4内。
如图3，所述档案调取装置3包括电机31，所述电机31上设置连接套，所述连接套上设置丝杠32，所述丝杠32设置若干个丝母33，所述丝母33与档案柜4的底板固定连接，当控制器5接收到命令后会控制电机31工作，通过丝杠32和丝母33将所需的特定档案柜4从密集排列的档案柜4中推出来，单元柜柜门47上的探测器51探测到柜门47的前方没有障碍物时，控制器5触发电路打开柜门47，拿取或放置档案后控制器5控制电机31工作，使档案柜4回到原来的位置。
使用方法：工作人员首先从档案查询模块1获取特定档案的具体信息和所在位置，有两种方法可以打开单元柜门47：1)根据第一编号、第二编号找到特定档案所在的档案柜4，通过控制装置的按键55打开特定档案所在的单元柜门47；2)直接通过条形码生成装置15生成条形码，然后通过条形码识别器54打开特定档案所在的单元柜门47。打开柜门47时控制装置先触发电路，电路连接电磁锁52，当电路被触发时，控制器5控制电机工作，在丝杠32的带动下档案柜4向档案柜所在列一侧的空隙移动，当柜门47上的探测器51探测到柜门47的前方没有障碍物时，电磁锁52释放，电磁锁52释放后单元柜柜门47打开，拿取或放置档案后控制器5控制电机31工作使档案柜4回到原来的位置，能帮助工作人员无法快速、准确和高效的拿取特定的档案。
为了方便工作人员查看、放置和和拿取档案，所述单元柜内设置照明灯56，所述照明灯56与控制器5连接，当单元柜柜门47打开时，照明灯56开始照明，方便使用，节约能源。
如图9，为了能够很好的对第二支撑杆66进行限位，所述第二支撑杆66上设置限位槽81，所述第一支撑杆62和第四滑槽内设置与限位槽81相配合的限位杆8，所述限位槽81旋转至水平状态和竖直状态时，限位槽81均与限位杆8相卡接，对第二支撑杆66进行限位，所述限位杆8靠近第二支撑杆66的一端设置第二凹槽，所述第二凹槽内设置滚球82，所述滚球82上设置第二弹簧83，所述第二弹簧83的一端与滚球82连接，另一端与第二凹槽连接，限位槽81优选为半球形凹槽，方便限位杆8与限位槽81进行卡接。
为了方便工作员查看档案的分类信息，所述分类标签43伸出安装槽的一端设置拉环。
实施例：
一种档案管理系统，包括档案储存模块、档案查询模块1、通讯模块2和档案调取装置3。
所述档案查询模块1设置处理器11、信息录入装置12、信息存储装置13、信息检索装置14和条形码生成装置15，所述处理器11连接并控制通讯模块2。
所述档案储存模块包括若干个档案柜4，所述档案柜4排成若干列且密集设置，所述档案柜4上设置第一编号和安装槽，所述安装槽内设置卷筒41，所述卷筒41内设置卷簧42，所述卷筒41上设置分类标签43，所述安装槽设置与分类标签43相配合的开口44，所述分类标签43的一端与卷筒41连接，另一端伸出开口44外侧，所述分类标签43伸出安装槽的一端设置拉环。分类标签43缠绕在卷筒41上可以记录详细的分类信息和信息分类备注，需要查看时将分类标签43从安装槽内抽来出来，既可以方便工作人员查找档案，还能够防止分类标签43被损坏。所述档案柜4内横向设置若干个第一隔板45，所述第一隔板45上竖直设置若干个第二隔板46，所述第一隔板45、第二隔板46将储物柜分割成若干个独立的单元柜，每个所述单元柜上设置柜门47，所述柜门47上设置第二编号、探测器51和电磁锁52，第一编号是档案分类的一级目录，第二编号是档案分类的二级目录，所述档案柜4上设置与电磁锁52相互配合的控制装置，所述控制装置包括控制器5、显示屏53、条形码识别装置54和按键55，所述控制器5连接并控制显示屏53、探测器51、电磁锁52和条形码识别装置54。所述单元柜内设置照明灯56，所述照明灯56与控制器5连接，工作人员需要拿取或放置特定的档案时，可以从信息检索装置14查找档案的具体位置，然后通过按键55选择所要寻找的单元柜，控制装置得到命令后触发电路，电路连接电磁锁52，当电路被触发时，电磁锁52释放，同时工作人员也可以在信息检索完成后通过条形码生成装置15生成条形码，然后通过条形码识别装置54触发电路，电路连接电磁锁52，当电路被触发时，电磁锁52释放，电磁锁52释放后打开单元柜柜门47，帮助工作人员快速、准确和高效的拿取特定的档案；拿取或放置档案后，通过人工关闭柜门47。所述单元柜与柜门47相对的侧壁上竖直设置第二滑槽，所述第二滑槽内设置支撑板6，所述支撑板6上设置第三滑槽，所述第三滑槽内设置若干个第二滑块61，所述第二滑块61上设置距离调节装置和第一支撑杆62，所述第二滑块61通过距离调节装置依次连接，工作人员可以将同一单元柜内具有关联信息的档案进一步分类，将分类后的档案放置在第一支撑杆62之间，第一支撑杆62之间的距离可以调节以适应档案不同的分类中档案是数量不同，调节第二滑块61的上下位置以适应不同高度的档案。所述距离调节装置包括套管63，所述套管63内设置内杆64，所述内杆64与套管63滑动连接，所述内杆64上设置第一弹簧65，所述第一弹簧65的一端与套管63连接，另一端与内杆64连接，通过內杆相对套管63的滑动改变第一支撑杆62之间的距离。所述第一支撑杆62向外延伸并设置第四滑槽，所述第四滑槽内设置第二支撑杆66，所述第二支撑杆66与第一支撑杆62转动连接，所述第二支撑杆66上设置限位槽81，所述第一支撑杆62和第四滑槽内设置与限位槽81相配合的限位杆8，所述限位槽81旋转至水平状态和竖直状态时，限位槽81均与限位杆8相卡接，所述限位杆8靠近第二支撑杆66的一端设置第二凹槽，所述第二凹槽内设置滚球82，所述滚球82上设置第二弹簧83，所述第二弹簧83的一端与滚球82连接，另一端与第二凹槽连接。当单元柜内的档案数量较少时旋转第二支撑杆66，使第二支撑杆66竖直放置与第一撑杆垂直，用于支撑档案，放置档案发生弯折而造成损坏。所述档案柜4的下部设置第一凹槽，所述第一凹槽内设置活动箱体7，所述活动箱体7的底端设置第一滑块72，所述第一凹槽内设置与第一滑块72相配合的第一滑槽71，所述活动箱体7通过第一滑槽71、第一滑块72与档案柜4滑动连接，当需要拿取盒放置的特定档案位于档案柜4的上层时将活动箱体7抽拉出来，工作人员可以踩在活动箱体7上，方便工作人员拿取和放置档案，活动箱体7捏同样设置单元柜用于放置档案。为方便档案管理工作人员对档案进行管理，可以首先对档案柜4和单元柜进行编号，然后进行档案信息录入工作使其与档案柜4和单元柜上的编号相一致，然后再将档案存放入指定的档案柜4内。所述档案调取装置3包括电机31，所述电机31上设置连接套，所述连接套上设置丝杠32，所述丝杠32设置若干个丝母33，所述丝母33与档案柜4的底板固定连接，当控制器5接收到命令后会控制电机31工作，通过丝杠32和丝母33将所需的特定档案柜4从密集排列的档案柜4中推出来，单元柜柜门47上的探测器51探测到柜门47的前方没有障碍物时，控制器5触发电路打开柜门47，拿取或放置档案后控制器5控制电机31工作使档案柜4回到原来的位置。本实施例的有益效果在于：单元柜内设置照明灯56，所述照明灯56与控制装置连接，方便工作人员查看、放置和和拿取档案；限位槽81和限位杆8相互配合能够很好的对第二支撑杆66进行限位；分类标签43伸出安装槽的一端设置拉环，方便工作员查看档案的分类信息。
Claims (4)
1.一种档案管理系统，其特征在于：包括档案储存模块、档案查询模块(1)、通讯模块(2)和档案调取装置(3)；
所述档案查询模块(1)设置处理器(11)、信息录入装置(12)、信息存储装置(13)、信息检索装置(14)和条形码生成装置(15)，所述处理器(11)连接并控制通讯模块(2)；
所述档案储存模块包括若干个档案柜(4)，所述档案柜(4)密集设置且排成若干列，所述档案柜(4)上设置第一编号和安装槽，所述安装槽内设置卷筒(41)，所述卷筒(41)内设置卷簧(42)，所述卷筒(41)上设置分类标签(43)，所述安装槽设置与分类标签(43)相配合的开口(44)，所述分类标签(43)的一端与卷筒(41)连接，另一端伸出开口(44)外侧，所述档案柜(4)内横向设置若干个第一隔板(45)，所述第一隔板(45)上竖直设置若干个第二隔板(46)，所述第一隔板(45)、第二隔板(46)将储物柜分割成若干个独立的单元柜，每个所述单元柜上设置柜门(47)，所述柜门(47)上设置第二编号、探测器(51)和电磁锁(52)，所述档案柜(4)上设置与电磁锁(52)相互配合的控制装置，所述控制装置包括控制器(5)、显示屏(53)、条形码识别装置(54)和按键(55)，所述控制器(5)连接并控制显示屏(53)、探测器(51)、电磁锁(52)和条形码识别装置(54)；所述单元柜与柜门(47)相对的侧壁上竖直设置第二滑槽，所述第二滑槽内设置支撑板(6)，所述支撑板(6)上设置第三滑槽，所述第三滑槽内设置若干个第二滑块(61)，所述第二滑块(61)上设置距离调节装置和第一支撑杆(62)，所述第二滑块(61)通过距离调节装置依次连接，所述距离调节装置包括套管(63)，所述套管(63)内设置内杆(64)，所述内杆(64)与套管(63)滑动连接，所述内杆(64)上设置第一弹簧(65)，所述第一弹簧(65)的一端与套管(63)连接，另一端与内杆(64)连接，所述第一支撑杆(62)向外延伸并设置第四滑槽，所述第四滑槽内设置第二支撑杆(66)，所述第二支撑杆(66)与第一支撑杆(62)转动连接；所述档案柜(4)的下部设置第一凹槽，所述第一凹槽内设置活动箱体(7)，所述活动箱体(7)的底端设置第一滑块(72)，所述第一凹槽内设置与第一滑块(72)相配合的第一滑槽(71)，所述活动箱体(7)通过第一滑槽(71)、第一滑块(72)与档案柜(4)滑动连接；
所述档案调取装置(3)包括电机(31)，所述电机(31)上设置连接套，所述连接套上设置丝杠(32)，所述丝杠(32)设置若干个丝母(33)，所述丝母(33)与档案柜(4)的底板固定连接。
2.根据权利要求1所述的一种档案管理系统，其特征在于：所述单元柜内设置照明灯(56)，所述照明灯(56)与控制器(5)连接。
3.根据权利要求1所述的一种档案管理系统，其特征在于：所述第二支撑杆(66)上设置限位槽(81)，所述第一支撑杆(62)和第四滑槽内设置与限位槽(81)相配合的限位杆(8)，所述限位槽(81)旋转至水平状态和竖直状态时限位槽(81)均与限位杆(8)相卡接，所述限位杆(8)靠近第二支撑杆(66)的一端设置第二凹槽，所述第二凹槽内设置滚球(82)，所述滚球(82)上设置第二弹簧(83)，所述第二弹簧(83)的一端与滚球(82)连接，另一端与第二凹槽连接。
4.根据权利要求1所述的一种档案管理系统，其特征在于：所述分类标签(43)伸出安装槽的一端设置拉环。
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