CN105573973A - 一种将excel数据在ppt文件中进行数据关联的方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法，与现有技术相比解决了EXCEL和PPT两者无法实现数据关联的缺陷。本发明包括以下步骤：定义由若干个EXCEL文件所组成的EXCEL模板；定义PPT模板；生成EXCEL模板数据；对PPT文件进行基本信息录入。本发明利用PPT能够添加EXCEL对象文件并利用自动更新的原理来解决PPT需要频繁手动生成的弊端。

Description

一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法

技术领域

本发明涉及数据关联技术领域，具体来说是一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法。

背景技术

在日常工作和生活中，经常会遇到需要把EXCEL数据文档转换或嵌入到已有的PPT模板中。而EXCEL文档和PPT文档都是独立的，没有将两者进行有机关联，于是在演示这些文档的时候不仅非常不方便，还需要花费大量的人力时间和成本在中间的数据生成、数据转换和嵌入工作环节。

目前也有部分技术针对这一问题提出了一些解决方案，如专利名称为“一种EXCEL数据导入的方法和装置”，申请号为201110254532.4的专利文件中，公开了一种EXCEL数据导入的方法和装置，其方法包括：步骤1：用户向服务端导入EXCEL数据，服务端逐行判断EXCEL数据，若判断存在错误格式行，转至步骤2，否则，提示EXCEL数据导入成功；步骤2：建立一个新的EXCEL文件，并把格式行数据写入新的EXCEL文件并对错误格式行进行标注；步骤3：将标注错误格式行的EXCEL文件返回浏览器端，供用户下载；步骤4：用户根据标注对EXCEL数据进行修改并再次导入修改过的EXCEL数据。本发明使导入Excel数据的用户有了最直观的提示，不用再去原文件逐行查找后再修改，方便了返回的Excel文件中修改，提高了再导入的效率，改善了用户体验。

再如专利名称为“一种PPT文件的操作控制方法和装置”，申请号为201010514717.X的专利文件中，公开了一种PPT文件的操作控制方法和装置，其方法应用于移动终端，所述方法包括：加载PPT文件和插入文件，所述PPT文件包括演示内容及其备注内容；在所述PPT文件通过计算机和投影仪演示过程中，对所述演示内容对应的备注内容进行检测；根据检测到的所述备注内容的关键词，对所述PPT文件和/或所述插入文件和/或所述关键词对应的内容进行相应操作控制。通过本发明实施例提供的方法和装置，演讲者在利用移动终端，例如手机给PC上的PPT文件翻页的同时，就能够看到下一页的备注，并且能够根据备注里相关提示字样，对PPT文件演讲的内容进行相关操作，有利于提升演讲质量。

但这些方法和技术中，EXCEL和PPT文档均各自独立，无论在功能上还是实际应用中都没有联系起来，EXCEL与PPT同时作为演示、汇报时，其数据和演示工作无法达到协调运作，致使效率低下。如何将EXCEL和PPT两者结合在一起实现数据同步共享已经成为急需解决的技术问题。

发明内容

本发明的目的是为了解决现有技术中EXCEL和PPT两者无法实现数据关联的缺陷，提供一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法来解决上述问题。

为了实现上述目的，本发明的技术方案如下：

一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法，包括以下步骤：

定义由若干个EXCEL文件所组成的EXCEL模板，以MSEXCEL中数据、图形和图表功能为基础，以EXCEL模板配置参数为依据，利用VB脚本或JAVA应用程序生成EXCEL模板文件；

定义PPT模板，读取数据库中的模板配置参数，通过API给程序对MSPPT文档进行文档基本信息和数据写入功能，写入的信息包括模板基本样式和基本数据内容；

生成EXCEL模板数据，在EXCEL模板中进行数据录入，并将EXCEL模板中的数据写入EXCEL对象模板中；

对PPT文件进行基本信息录入，对最终PPT文件和EXCEL模板文件进行打包处理，生成含有EXCEL模板文件的最终PPT文件。

所述的定义PPT模板包括以下步骤：

定义PPT模板的基本数据、框架、样式和母板；

在PPT文件的适当位置插入若干个预先定义的EXCEL对象模板，

对EXCEL对象模板进行链接方式的设置，将EXCEL对象模板链接在当前PPT文件中。

所述的EXCEL文件和EXCEL对象模板均为表格、图表、图形或文档文件。

有益效果

本发明的一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法，与现有技术相比利用PPT能够添加EXCEL对象文件并利用自动更新的原理来解决PPT需要频繁手动生成的弊端。在本发明中，预先定义好EXCEL模板后，再根据这些EXCEL模板生成PPT模板，并准备EXCEL数据向EXCEL模板填充所需数据，且对PPT实际可能的基础数据进行写入后即可直接得出含有预定义文字、EXCEL表格、图形、图表、文档文件等数据的PPT正式文档。该文档可直接被用于工作汇报、数据演示等领域。本发明简单方便易用，减少了人工频繁干预PPT文档制作流程的时间、工作和复杂性，可以广泛应用于交通、银行、通讯等各大行业的PPT演示和汇报工作。具有以下优点：

1、将EXCEL模板和PPT模板有机结合起来，操作EXCEL等同操作PPT，操作模板等于操作文档，不仅方便省时省力，更简单易用，可广泛适用于任何需要频繁变更PPT中实际数据的演示和汇报工作中；

2、无需使用复杂的流程和逻辑生成EXCEL模板，直接产生EXCEL模板的做法一目了然；

3、根据PPT模板生成最终所需的PPT文件，一次实现循环使用，模板建立后无需技术再参与流程，简单易行；

4、本方案配置简单，配置可选依赖数据库，也可以选择依赖文件，配置过程简单方便，可广泛用于各行业的应用和系统，无需复杂流程和成本。

附图说明

图1为本发明的方法流程图。

具体实施方式

为使对本发明的结构特征及所达成的功效有更进一步的了解与认识，用以较佳的实施例及附图配合详细的说明，说明如下：

如图1所示，本发明所述的一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法，提出利用PPT可以添加EXCEL对象文件并可以自动生成PPT结果文件的原理，预先定义EXCEL模板后，根据EXCEL模板生成PPT模板，并向EXCEL模板写入所需数据，再向PPT模板写入PPT基础信息，最终即可直接得出含有EXCEL表格和图形等数据的PPT演示正式文档。其包括以下步骤：

第一步，定义由若干个EXCEL文件所组成的EXCEL模板。EXCEL模板有多个EXCEL文件组成，EXCEL模板可以包含表格、图表、图形甚至文件等类型，EXCEL模板为后续工作提供了一个基本数据框架。以MSEXCEL中数据、图形和图表功能为基础，以软件定义的EXCEL模板配置参数为依据，利用VB脚本或JAVA应用程序（JXL接口、手动等方式）生成EXCEL模板文件，实际EXCEL模板个数、内容、数据格式等参数都依赖于软件的配置或者最终通过人为参与进行修改。

第二步，定义PPT模板。通过软件程序读取数据库中的模板配置参数，通过API给程序对MSPPT文档进行文档基本信息和数据写入功能，写入的信息包括模板基本样式和基本数据内容，例如文字类、图片类、音视频类、样式类等。其具体包括以下步骤：

（1）定义PPT模板的基本数据、框架、样式和母板，由于这些信息是PPT制作时的基本信息，其一般不会因为EXCEL文件的数据变化而变化，这部分信息不涉及将要引用的EXCEL数据和模板。

（2）在PPT文件的适当位置插入若干个预先定义的EXCEL对象模板，这些EXCEL对象模板可选择文字、图形和图表等多种格式形式存在。

（3）对EXCEL对象模板进行链接方式的设置，将EXCEL对象模板链接在当前PPT文件中。

第三步，生成EXCEL模板数据。在EXCEL模板中进行数据录入，并通过程序或手工方式将EXCEL模板中的数据写入EXCEL对象模板中。通过EXCEL数据生成技术将数据库文件或者内存中的数据写到EXCEL模板文件中，此时对于EXCEL文件来说就是一个完整的数据文件，这一步也可以让多个用户分工自行手动处理各个EXCEL文件数据或者手工加自动处理的方式，多个用户和程序的同步操作工作减少了对单个文件操作的依赖和等待。对EXCEL模板和PPT模板的信息读取可通过Cache技术，将模板信息缓存到程序的全局应用中，该模板总体结构一般不会改变。但也可以通过主动加载的方式，定时更新可能遇到的模板文件修改和变更。将由数据库、内存、文件和接口等方式产生的数据按照EXCEL模板配置格式和内容向EXCEL模板写入实际数据，此时若EXCEL文件个数或数据内容较多，则可选是否使用多线程并发操作，该步操作也可以单人工操作、多人工同步操作、程序与人工混合完成等。

第四步，对PPT文件进行基本信息录入，自动生成PPT目标文件。对最终PPT文件和EXCEL模板文件进行打包处理，生成含有EXCEL模板文件的最终PPT文件，此时的EXCEL模板文件为带有数据的EXCEL正式文件。该PPT文件则已形成了与EXCEL数据的关联，用户只需打开PPT模板文件并只执行一个操作即选择“更新所有链接文档”，则PPT就会刷新所有PPT模板中的EXCEL文件后从而最终获得可以正式用户演示的PPT文档。

以上显示和描述了本发明的基本原理、主要特征和本发明的优点。本行业的技术人员应该了解，本发明不受上述实施例的限制，上述实施例和说明书中描述的只是本发明的原理，在不脱离本发明精神和范围的前提下本发明还会有各种变化和改进，这些变化和改进都落入要求保护的本发明的范围内。本发明要求的保护范围由所附的权利要求书及其等同物界定。

Claims (3)

1.一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法，其特征在于，包括以下步骤：

11）定义由若干个EXCEL文件所组成的EXCEL模板，以MSEXCEL中数据、图形和图表功能为基础，以EXCEL模板配置参数为依据，利用VB脚本或JAVA应用程序生成EXCEL模板文件；

12）定义PPT模板，读取数据库中的模板配置参数，通过API给程序对MSPPT文档进行文档基本信息和数据写入功能，写入的信息包括模板基本样式和基本数据内容；

13）生成EXCEL模板数据，在EXCEL模板中进行数据录入，并将EXCEL模板中的数据写入EXCEL对象模板中；

14）对PPT文件进行基本信息录入，对最终PPT文件和EXCEL模板文件进行打包处理，生成含有EXCEL模板文件的最终PPT文件。

2.根据权利要求1所述的一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法，其特征在于，所述的定义PPT模板包括以下步骤：

21）定义PPT模板的基本数据、框架、样式和母板；

22）在PPT文件的适当位置插入若干个预先定义的EXCEL对象模板，

23）对EXCEL对象模板进行链接方式的设置，将EXCEL对象模板链接在当前PPT文件中。

3.根据权利要求1所述的一种将EXCEL数据在PPT文件中进行数据关联的方法，其特征在于：所述的EXCEL文件和EXCEL对象模板均为表格、图表、图形或文档文件。