CN105303321A - 一种档案管理方法及装置 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种档案管理方法及装置，可以获取纸质档案的电子档案，并生成电子档案的第一关键信息和第二关键信息，然后将电子档案、第一关键信息和第二关键信息同步存储到云存储系统中，实现纸质形态的档案的电子管理，而电子档案的存储不会受到存储环境温度和湿度的影响，从而可以提高电子档案的存储时长，并且由于电子档案的存储数量主要由硬盘等电子存储设备的存储空间决定，而电子存储设备的存储空间的存储费用明显小于场地的存储费用，进而可以降低存储费用。

Description

一种档案管理方法及装置

技术领域

本发明属于电子档案技术领域，更具体的说，尤其涉及一种档案管理方法及装置。

背景技术

计算机技术的高速发展，为我们创造各种技术的解决方案奠定了基础，但当前大部分的档案存储管理还是以纸质形态进行存储管理。纸质文档不仅难以永久保存和备份，容易受到存储环境温度、湿度的影响，而且随着时间的推移，文档数量的扩增，对场地的存储空间也有显著需求，从而导致存储费用与管理成本逐日递增。

发明内容

有鉴于此，本发明提供一种档案管理方法及装置，用于将纸质形态的档案转换为电子档案进行管理，以提高文档的存储时长并降低存储费用。

本发明提供一种档案管理方法，所述方法包括：

获取纸质档案的电子档案，其中所述电子档案是以电子版本形式存储的档案，且所述电子档案中文档内容与所述纸质档案中文档内容一致；

生成所述电子档案的第一关键信息和第二关键信息，所述第二关键信息是提供给用户进行搜索的关键信息，所述第一关键信息是基于所述第二关键信息查找到的关键信息，且每个所述第二关键信息对应至少一个第一关键信息，每个第一关键信息对应一个电子档案；

将所述电子档案、所述第一关键信息和所述第二关键信息同步存储到云存储系统中。

优选地，在将所述电子档案、所述第一关键信息和所述第二关键信息同步存储到云存储系统中之后，所述方法还包括：

接收用户输入的搜索信息；

触发所述云存储系统基于所述搜索信息查找到与所述搜索信息匹配的所述第二关键信息，并基于所述第二关键信息，查找到与所述第二关键信息匹配的所述第一关键信息；

预览与匹配到的所述第一关键信息相对应的电子档案，以从匹配到的至少一个第一关键信息中查找到用户实际查找的电子档案。

优选地，每次预览与匹配到的所述第一关键信息相对应的电子档案之后，所述方法还包括：

判断是否接收到下载指令；

在接收到下载指令后，判断当前网络环境是否满足下载需求；

当所述当前网络环境满足下载需求时，下载当前预览的电子档案；

当所述当前网络环境不满足下载需求时，下载当前预览的电子档案的第一关键信息，以在网络环境满足下载需求时重新启动下载过程来下载所述第一关键信息对应的电子档案。

优选地，每次预览与匹配到的所述第一关键信息相对应的电子档案之后，所述方法还包括：

判断是否接收到电子设备发送的同步指令；

当接收到电子设备发送的同步指令后，确定当前预览的档案内容；

将当前预览的档案内容同步到所述电子设备中。

优选地，所述第一关键信息为二维码；

或者所述第一关键信息为档案标题和建档时间。

本发明还提供一种档案管理装置，所述装置包括：

获取单元，用于获取纸质档案的电子档案，其中所述电子档案是以电子版本形式存储的档案，且所述电子档案中文档内容与所述纸质档案中文档内容一致；

生成单元，用于生成所述电子档案的第一关键信息和第二关键信息，所述第二关键信息是提供给用户进行搜索的关键信息，所述第一关键信息是基于所述第二关键信息查找到的关键信息，且每个所述第二关键信息对应至少一个第一关键信息，每个第一关键信息对应一个电子档案；

存储单元，用于将所述电子档案、所述第一关键信息和所述第二关键信息同步存储到云存储系统中。

优选地，所述装置还包括：

接收单元，用于接收用户输入的搜索信息；

触发单元，用于触发所述云存储系统基于所述搜索信息查找到与所述搜索信息匹配的所述第二关键信息，并基于所述第二关键信息，查找到与所述第二关键信息匹配的所述第一关键信息；

预览单元，用于预览与匹配到的所述第一关键信息相对应的电子档案，以从匹配到的至少一个第一关键信息中查找到用户实际查找的电子档案。

优选地，所述装置还包括：

第一判断单元，用于判断是否接收到下载指令；

第二判断单元，用于在接收到下载指令后，判断当前网络环境是否满足下载需求；

下载单元，用于当所述当前网络环境满足下载需求时，下载当前预览的电子档案，以及用于当所述当前网络环境不满足下载需求时，下载当前预览的电子档案的第一关键信息，以在网络环境满足下载需求时重新启动下载过程来下载所述第一关键信息对应的电子档案。

优选地，所述装置还包括：

第三判断单元，用于判断是否接收到电子设备发送的同步指令；

同步单元，用于当接收到电子设备发送的同步指令后，确定当前预览的档案内容，并将当前预览的档案内容同步到所述电子设备中。

优选地，所述第一关键信息为二维码；

或者所述第一关键信息为档案标题和建档时间。

与现有技术相比，本发明提供的上述技术方案具有如下优点：

本发明提供的上述技术方案可以获取纸质档案的电子档案，并生成电子档案的第一关键信息和第二关键信息，然后将电子档案、第一关键信息和第二关键信息同步存储到云存储系统中，实现纸质形态的档案的电子管理，而电子档案的存储不会受到存储环境温度和湿度的影响，从而可以提高电子档案的存储时长，并且由于电子档案的存储数量主要由硬盘等电子存储设备的存储空间决定，而电子存储设备的存储空间的存储费用明显小于场地的存储费用，进而可以降低存储费用。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1是本发明实施例提供的档案管理方法的一种流程图；

图2是本发明实施例提供的档案管理方法的另一种流程图；

图3是本发明实施例提供的档案管理方法的再一种流程图；

图4是本发明实施例提供的档案管理装置的一种结构示意图；

图5是本发明实施例提供的档案管理装置的另一种结构示意图；

图6是本发明实施例提供的档案管理装置的再一种结构示意图。

具体实施方式

为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

请参阅图1，其示出了本发明实施例提供的档案管理方法的一种流程图，可以包括以下步骤：

101：获取纸质档案的电子档案，其中电子档案是以电子版本形式存储的档案，且电子档案中文档内容与纸质档案中文档内容一致。在本发明实施例中可以通过影像扫描器的扫描功能，将纸质档案转换为电子档案，并将电子档案上传到与影像扫面器相连接的电子设备中，以使电子设备能够获取到纸质档案的电子档案。并且因为电子档案是通过影响扫描器对纸质档案进行逐页扫描得到，所以电子档案中文档内容与纸质档案中文档内容一致。

102：生成电子档案的第一关键信息和第二关键信息，其中第二关键信息是提供给用户进行搜索的关键信息，也就是说用户在通过电子设备搜索任意一份电子档案时，在电子设备的显示区域中可以显示第二关键信息，这样用户可以直接点击显示的第二关键信息来搜索电子档案。

相应的，第一关键信息是基于第二关键信息查找到的关键信息，之所以基于第二关键信息查找第一关键信息是因为每个第二关键信息对应至少一个第一关键信息，每个第一关键信息对应一个电子档案，所以需要通过第二关键信息来查找与每个电子档案对应的第一关键信息，这样才能够通过第一关键信息查找到其唯一对应的电子档案。

比如对于细胞治疗方面的电子档案来说，多名医生会将各自对细胞治疗的观点发表到医学文章中，这个医学文章可以视为纸质档案的一种，因此在生成医学文章的电子档案后，对于细胞治疗方面的电子档案，其对应的第二关键信息可以是：细胞治疗，使得第二关键信息对应有多个电子档案，这样用户则需要从多个电子档案中查找到其想要的电子档案，为此本发明实施例为每个电子档案对应有唯一的第一关键信息，使得用户可以首先查看第一关键信息，然后再决定是否预览第一关键信息对应的电子档案。

在本发明实施例中，第一关键信息可以是比第二关键信息更加详细的用于描述电子档案的信息，比如第二关键信息可以是上述细胞治疗，那么第一关键信息则可以是每个电子档案的档案标题和建档时间，比如是医学文章的文章名称和文章发表时间，或者是文章摘要和文章发表时间，这样第一关键信息呈现给用户更多关于电子档案实际记载内容的信息，用户则可以通过预览第一关键信息有选择性的去预览电子档案。

当然第一关键信息还可以是二维码，用户则可以使用电子设备中的二维码扫描功能直接调取到相对应的电子档案，以加快对电子档案的搜索过程。并且在本发明实施例中，电子档案的存储数量会随时间增加而不断扩增，单纯的通过上述“细胞治疗”这种专业名词作为第二关键信息无法准确搜索相应的电子档案，为此在本发明实施例中第二关键信息还可以采用专业名词和档案建档时间，如果电子档案为发表的文章的话，则档案建档时间为文章发表时间。而有些医生在实际应用中会采用专业名词的别名来搜索，因此第二关键信息还可以是专业名词的别名和档案建档时间的结合。

103：将电子档案、第一关键信息和第二关键信息同步存储到云存储系统中。在本发明实施例中，云存储系统采用的架构是并行扩容方式，当用户需要增加云存储系统的容量时，可按照需求采购服务器，然后在采购的服务器上安装操作系统及云存储软件后，打开服务器的电源接上网络，云存储系统便能自动识别，自动把服务器的容量加入存储池中完成扩展。

并且在以往的存储系统管理中，管理人员需要面对不同的存储设备，不同厂商的设备均有不同的管理界面，使得管理人员要了解每个存储的使用状况，如存储容量和存储负载等，导致管理人员的工作复杂而繁重。而且，传统的存储系统管理中在硬盘或是存储服务器损坏时，可能会造成数据丢失，而云存储系统中硬盘坏掉后，数据会自动迁移到别的硬盘，大大减轻了管理人员的工作负担。对云存储系统来说，再多的存储服务器，在管理人员眼中也只是一台存储器，每台存储服务器的使用状况，通过一个统一管理界面监控，使得维护变得简单和易操作。

从上述技术方案可知，本发明提供的档案管理方法可以获取纸质档案的电子档案，并生成电子档案的第一关键信息和第二关键信息，然后将电子档案、第一关键信息和第二关键信息同步存储到云存储系统中，实现纸质形态的档案的电子管理，而电子档案的存储不会受到存储环境温度和湿度的影响，从而可以提高电子档案的存储时长，并且由于电子档案的存储数量主要由硬盘等电子存储设备的存储空间决定，而电子存储设备的存储空间的存储费用明显小于场地的存储费用，进而可以降低存储费用。

请参阅图2，其示出了本发明实施例提供的档案管理方法的另一种流程图，在图1基础上还可以包括电子档案的搜索过程，具体可以包括以下步骤：

104：接收用户输入的搜索信息，其中用户输入的搜索信息可以是在电子设备的显示区域中显示的第二关键信息，又或者搜索信息可以是用户手动输入的一些搜索词。

比如电子设备的显示区域中显示有多个第二关键信息，当显示的多个第二关键信息中含有用户想输入的搜索信息时，用户可以直接点击其中的一个第二关键信息，此时电子设备则会确定用户点击的第二关键信息为搜索信息，当显示的多个第二关键信息中不含有用户想输入的搜索信息时，用户还可以直接在电子设备中输入搜索信息。当然显示区域中含有用户想输入的搜索信时，用户也可以手动输入。

105：触发云存储系统基于搜索信息查找到与搜索信息匹配的第二关键信息，并基于第二关键信息，查找到与第二关键信息匹配的第一关键信息。在本发明实施例中，用户输入的搜索信息一般是至少一个关键词，如细胞，这样云存储系统基于这个搜索信息可以查找到与其匹配的多个第二关键信息，如细胞治疗、细胞培植等等。然后再基于第二关键信息来匹配对应的第一关键信息。

106：预览与匹配到的第一关键信息相对应的电子档案。云存储系统在查找到电子档案后，用户可以通过电子设备来预览电子档案。当第一关键信息为档案标题和建档时间时，用户可以通过预览第一关键信息来初步确定与第一关键信息相对应的电子档案是否为用户实际查找(即用户想要)的电子档案，如果是则会进一步预览电子档案，如果不是则预览其他第一关键信息。

当第一关键信息为二维码时，则可以通过电子设备的二维码扫描功能来调取对应的电子档案进行预览，以从匹配到的至少一个第一关键信息中查找到用户实际查找的电子档案。当然第一关键信息还可以是二维码与上述档案标题的结合，这样既能够通过档案标题来为初步确定与第一关键信息相对应的电子档案是否为用户实际查找(即用户想要)的电子档案，如果是则可以通过二维码调取二维码对应的电子档案进行预览。

从上述技术方案，在将纸质档案转换为电子档案存储到云存储系统中后，本发明实施例还可以进一步基于用户输入的搜索信息实现对电子档案的预览。此外在本发明实施例中还可以为电子档案进行加密，并为访问电子档案的用户配置相应的等级，且为相应等级的用户设置访问权项，使得加密后的电子档案仅能由具有一定等级的用户访问或修改，如等级较高的用户可以访问或修改加密后的电子档案。

当用户访问电子档案时，云存储系统可以将用户的用户名和密码记录在日志库中，并在日志库中记录用户对电子档案的操作，这样在发生档案丢失或泄密的情况下，通过对日志库的查询则可以查找到相应的用户。

请参阅图3，其示出了本发明实施例提供的档案管理方法的再一种流程图，在图2基础上还可以包括以下步骤：

107：判断是否接收到下载指令。其中下载指令用于指示用户需要下载对应的电子档案，在本发明实施例中每次预览一份电子档案，则会判断是否接收到下载指令，以指示电子设备是否从云存储系统中下载电子档案到电子设备中。

108：在接收到下载指令后，判断当前网络环境是否满足下载需求。所谓当前网络环境是否满足下载需求至少包括：判断当前网络环境是否通畅和/或指示当前可用网络流量是否满足所下载电子档案的大小要求。

如果当前网络环境为一无线网络环境，表示电子设备当前正使用一无线网络预览，则表示当前网络环境满足下载要求；如果当前网络环境为一移动网络环境，表示电子设备当前正在使用自身的网络流量包预览，此时则需要判断当前网络环境是否通畅，如果是则需要进一步判断当前可用网络流量是否满足所下载电子档案的大小要求，如果不满足所下载电子档案的大小要求，则表示当前网络环境不满足下载要求，此时不执行下载过程，如果满足所下载电子档案的大小要求，则表示当前网络环境满足下载要求。

109：当所述当前网络环境满足下载需求时，下载当前预览的电子档案。

110：当所述当前网络环境不满足下载需求时，下载当前预览的电子档案的第一关键信息。在下载电子档案的第一关键信息后，可以继续判断网络环境是否满足下载需求，以在网络环境满足下载需求时重新启动下载过程来下载第一关键信息对应的电子档案。

其中继续判断网络环境是否满足下载需求可以是在下载第一关键信息后周期性判断，当然也可以是在接收到触发所下载的第一关键信息后判断。在本发明实施例中，触发所下载的第一关键信息表示用户希望下载第一关键信息对应的电子档案，此时则可以继续判断网络环境是否满足下载需求。又或者在通常情况下，用户可以自主判断自身是否从不满足下载要求的网络环境中移动到满足下载要求的网络环境中，这样用户则可以触发所下载的第一关键信息，使得电子设备可以判断出当前网络环境满足下载要求，以下载电子档案。

此外，在本发明实施例中，每次预览一份电子档案还可以判断是否接收到电子设备发送的同步指令；当接收到电子设备发送的同步指令后，确定当前预览的档案内容，并将当前预览的档案内容同步到电子设备中。比如用户在电子设备A中预览一份电子档案，电子设备A可以判断是否接收到其他电子设备，如电子设备B发送的同步指令，当接收到电子设备B发送的同步指令后，确定当前预览的档案内容，即确定当前正在预览电子档案的哪页，然后将当前预览的档案内容同步到电子设备B中，实现电子档案在电子设备A和电子设备B中的同步预览。若未接收到电子设备发送的同步指令，则只在当前显示的电子设备中预览。

对于前述的各方法实施例，为了简单描述，故将其都表述为一系列的动作组合，但是本领域技术人员应该知悉，本发明并不受所描述的动作顺序的限制，因为依据本发明，某些步骤可以采用其他顺序或者同时进行。其次，本领域技术人员也应该知悉，说明书中所描述的实施例均属于优选实施例，所涉及的动作和模块并不一定是本发明所必须的。

与上述方法实施例相对应，本发明实施例还提供一种档案管理装置，其结构示意图如图4所示，可以包括：获取单元11、生成单元12和存储单元13。

获取单元11，用于获取纸质档案的电子档案，其中电子档案是以电子版本形式存储的档案，且电子档案中文档内容与纸质档案中文档内容一致。在本发明实施例中可以通过影像扫描器的扫描功能，将纸质档案转换为电子档案，并将电子档案上传到与影像扫面器相连接的电子设备中，以使电子设备能够获取到纸质档案的电子档案。并且因为电子档案是通过影响扫描器对纸质档案进行逐页扫描得到，所以电子档案中文档内容与纸质档案中文档内容一致。

生成单元12，用于生成电子档案的第一关键信息和第二关键信息，第二关键信息是提供给用户进行搜索的关键信息，第一关键信息是基于第二关键信息查找到的关键信息，也就是说用户在通过电子设备搜索任意一份电子档案时，在电子设备的显示区域中可以显示第二关键信息，这样用户可以直接点击显示的第二关键信息来搜索电子档案。

相应的，第一关键信息是基于第二关键信息查找到的关键信息，之所以基于第二关键信息查找第一关键信息是因为每个第二关键信息对应至少一个第一关键信息，每个第一关键信息对应一个电子档案，所以需要通过第二关键信息来查找与每个电子档案对应的第一关键信息，这样才能够通过第一关键信息查找到其唯一对应的电子档案。

比如对于细胞治疗方面的电子档案来说，多名医生会将各自对细胞治疗的观点发表到医学文章中，这个医学文章可以视为纸质档案的一种，因此在生成医学文章的电子档案后，对于细胞治疗方面的电子档案，其对应的第二关键信息可以是：细胞治疗，使得第二关键信息对应有多个电子档案，这样用户则需要从多个电子档案中查找到其想要的电子档案，为此本发明实施例为每个电子档案对应有唯一的第一关键信息，使得用户可以首先查看第一关键信息，然后再决定是否预览第一关键信息对应的电子档案。

在本发明实施例中，第一关键信息可以是比第二关键信息更加详细的用于描述电子档案的信息，比如第二关键信息可以是上述细胞治疗，那么第一关键信息则可以是每个电子档案的档案标题和建档时间，比如是医学文章的文章名称和文章发表时间，或者是文章摘要和文章发表时间，这样第一关键信息呈现给用户更多关于电子档案实际记载内容的信息，用户则可以通过预览第一关键信息有选择性的去预览电子档案。

当然第一关键信息还可以是二维码，用户则可以使用电子设备中的二维码扫描功能直接调取到相对应的电子档案，以加快对电子档案的搜索过程。并且在本发明实施例中，电子档案的存储数量会随时间增加而不断扩增，单纯的通过上述“细胞治疗”这种专业名词作为第二关键信息无法准确搜索相应的电子档案，为此在本发明实施例中第二关键信息还可以采用专业名词和档案建档时间，如果电子档案为发表的文章的话，则档案建档时间为文章发表时间。而有些医生在实际应用中会采用专业名词的别名来搜索，因此第二关键信息还可以是专业名词的别名和档案建档时间的结合。

存储单元13，用于将电子档案、第一关键信息和第二关键信息同步存储到云存储系统中。在本发明实施例中，云存储系统采用的架构是并行扩容方式，当用户需要增加云存储系统的容量时，可按照需求采购服务器，然后在采购的服务器上安装操作系统及云存储软件后，打开服务器的电源接上网络，云存储系统便能自动识别，自动把服务器的容量加入存储池中完成扩展。

并且在以往的存储系统管理中，管理人员需要面对不同的存储设备，不同厂商的设备均有不同的管理界面，使得管理人员要了解每个存储的使用状况，如存储容量和存储负载等，导致管理人员的工作复杂而繁重。而且，传统的存储系统管理中在硬盘或是存储服务器损坏时，可能会造成数据丢失，而云存储系统中硬盘坏掉后，数据会自动迁移到别的硬盘，大大减轻了管理人员的工作负担。对云存储系统来说，再多的存储服务器，在管理人员眼中也只是一台存储器，每台存储服务器的使用状况，通过一个统一管理界面监控，使得维护变得简单和易操作。

从上述技术方案可知，本发明提供的档案管理装置可以获取纸质档案的电子档案，并生成电子档案的第一关键信息和第二关键信息，然后将电子档案、第一关键信息和第二关键信息同步存储到云存储系统中，实现纸质形态的档案的电子管理，而电子档案的存储不会受到存储环境温度和湿度的影响，从而可以提高电子档案的存储时长，并且由于电子档案的存储数量主要由硬盘等电子存储设备的存储空间决定，而电子存储设备的存储空间的存储费用明显小于场地的存储费用，进而可以降低存储费用。

请参阅图5，其示出了本发明实施例提供的档案管理装置的另一种结构示意图，在图4基础上还可以包括：接收单元14、触发单元15和预览单元16。

接收单元14，用于接收用户输入的搜索信息，其中用户输入的搜索信息可以是在电子设备的显示区域中显示的第二关键信息，又或者搜索信息可以是用户手动输入的一些搜索词。

比如电子设备的显示区域中显示有多个第二关键信息，当显示的多个第二关键信息中含有用户想输入的搜索信息时，用户可以直接点击其中的一个第二关键信息，此时电子设备则会确定用户点击的第二关键信息为搜索信息，当显示的多个第二关键信息中不含有用户想输入的搜索信息时，用户还可以直接在电子设备中输入搜索信息。当然显示区域中含有用户想输入的搜索信时，用户也可以手动输入。

触发单元15，用于触发云存储系统基于搜索信息查找到与搜索信息匹配的第二关键信息，并基于第二关键信息，查找到与第二关键信息匹配的第一关键信息。在本发明实施例中，用户输入的搜索信息一般是至少一个关键词，如细胞，这样云存储系统基于这个搜索信息可以查找到与其匹配的多个第二关键信息，如细胞治疗、细胞培植等等。然后再基于第二关键信息来匹配对应的第一关键信息。

预览单元16，用于预览与匹配到的第一关键信息相对应的电子档案，以从匹配到的至少一个第一关键信息中查找到用户实际查找的电子档案。

从上述技术方案，在将纸质档案转换为电子档案存储到云存储系统中后，本发明实施例还可以进一步基于用户输入的搜索信息实现对电子档案的预览。此外在本发明实施例中还可以为电子档案进行加密，并为访问电子档案的用户配置相应的等级，且为相应等级的用户设置访问权项，使得加密后的电子档案仅能由具有一定等级的用户访问或修改，如等级较高的用户可以访问或修改加密后的电子档案。

当用户访问电子档案时，云存储系统可以将用户的用户名和密码记录在日志库中，并在日志库中记录用户对电子档案的操作，这样在发生档案丢失或泄密的情况下，通过对日志库的查询则可以查找到相应的用户。

请参阅图6，其示出了本发明实施例提供的档案管理装置的再一种结构示意图，在图5基础上，还可以包括：第一判断单元17、第二判断单元18和下载单元19。

第一判断单元17，用于判断是否接收到下载指令。其中下载指令用于指示用户需要下载对应的电子档案，在本发明实施例中每次预览一份电子档案，则会判断是否接收到下载指令，以指示电子设备是否从云存储系统中下载电子档案到电子设备中。

第二判断单元18，用于在接收到下载指令后，判断当前网络环境是否满足下载需求。所谓当前网络环境是否满足下载需求至少包括：判断当前网络环境是否通畅和/或指示当前可用网络流量是否满足所下载电子档案的大小要求。

如果当前网络环境为一无线网络环境，表示电子设备当前正使用一无线网络预览，则表示当前网络环境满足下载要求；如果当前网络环境为一移动网络环境，表示电子设备当前正在使用自身的网络流量包预览，此时则需要判断当前网络环境是否通畅，如果是则需要进一步判断当前可用网络流量是否满足所下载电子档案的大小要求，如果不满足所下载电子档案的大小要求，则表示当前网络环境不满足下载要求，此时不执行下载过程，如果满足所下载电子档案的大小要求，则表示当前网络环境满足下载要求。

下载单元19，用于当所述当前网络环境满足下载需求时，下载当前预览的电子档案，以及用于当所述当前网络环境不满足下载需求时，下载当前预览的电子档案的第一关键信息，以在网络环境满足下载需求时重新启动下载过程来下载第一关键信息对应的电子档案。

其中继续判断网络环境是否满足下载需求可以是在下载第一关键信息后周期性判断，当然也可以是在接收到触发所下载的第一关键信息后判断。在本发明实施例中，触发所下载的第一关键信息表示用户希望下载第一关键信息对应的电子档案，此时则可以继续判断网络环境是否满足下载需求。又或者在通常情况下，用户可以自主判断自身是否从不满足下载要求的网络环境中移动到满足下载要求的网络环境中，这样用户则可以触发所下载的第一关键信息，使得电子设备可以判断出当前网络环境满足下载要求，以下载电子档案。

此外，本发明实施例提供的上述档案管理装置中还可以包括：第三判断单元和同步单元，其中第三判断单元，用于判断是否接收到电子设备发送的同步指令。同步单元，用于当接收到电子设备发送的同步指令后，确定当前预览的档案内容，并将当前预览的档案内容同步到电子设备中。比如用户在电子设备A中预览一份电子档案，电子设备A的第三判断单元可以判断是否接收到其他电子设备，如电子设备B发送的同步指令，当接收到电子设备B发送的同步指令后，同步单元确定当前预览的档案内容，即确定当前正在预览电子档案的哪页，然后将当前预览的档案内容同步到电子设备B中，实现电子档案在电子设备A和电子设备B中的同步预览。若未接收到电子设备发送的同步指令，则只在当前显示的电子设备中预览。

需要说明的是，本说明书中的各个实施例均采用递进的方式描述，每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处，各个实施例之间相同相似的部分互相参见即可。对于装置类实施例而言，由于其与方法实施例基本相似，所以描述的比较简单，相关之处参见方法实施例的部分说明即可。

最后，还需要说明的是，在本文中，诸如第一和第二等之类的关系术语仅仅用来将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系列要素的过程、方法、物品或者设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者设备所固有的要素。在没有更多限制的情况下，由语句“包括一个……”限定的要素，并不排除在包括所述要素的过程、方法、物品或者设备中还存在另外的相同要素。

对所公开的实施例的上述说明，使本领域技术人员能够实现或使用本发明。对这些实施例的多种修改对本领域技术人员来说将是显而易见的，本文中所定义的一般原理可以在不脱离本发明的精神或范围的情况下，在其它实施例中实现。因此，本发明将不会被限制于本文所示的这些实施例，而是要符合与本文所公开的原理和新颖特点相一致的最宽的范围。

以上所述仅是本发明的优选实施方式，应当指出，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理的前提下，还可以做出若干改进和润饰，这些改进和润饰也应视为本发明的保护范围。

Claims (10)

1.一种档案管理方法，其特征在于，所述方法包括：

获取纸质档案的电子档案，其中所述电子档案是以电子版本形式存储的档案，且所述电子档案中文档内容与所述纸质档案中文档内容一致；

生成所述电子档案的第一关键信息和第二关键信息，所述第二关键信息是提供给用户进行搜索的关键信息，所述第一关键信息是基于所述第二关键信息查找到的关键信息，且每个所述第二关键信息对应至少一个第一关键信息，每个第一关键信息对应一个电子档案；

将所述电子档案、所述第一关键信息和所述第二关键信息同步存储到云存储系统中。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，在将所述电子档案、所述第一关键信息和所述第二关键信息同步存储到云存储系统中之后，所述方法还包括：

接收用户输入的搜索信息；

触发所述云存储系统基于所述搜索信息查找到与所述搜索信息匹配的所述第二关键信息，并基于所述第二关键信息，查找到与所述第二关键信息匹配的所述第一关键信息；

预览与匹配到的所述第一关键信息相对应的电子档案，以从匹配到的至少一个第一关键信息中查找到用户实际查找的电子档案。

3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，每次预览与匹配到的所述第一关键信息相对应的电子档案之后，所述方法还包括：

判断是否接收到下载指令；

在接收到下载指令后，判断当前网络环境是否满足下载需求；

当所述当前网络环境满足下载需求时，下载当前预览的电子档案；

当所述当前网络环境不满足下载需求时，下载当前预览的电子档案的第一关键信息，以在网络环境满足下载需求时重新启动下载过程来下载所述第一关键信息对应的电子档案。

4.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，每次预览与匹配到的所述第一关键信息相对应的电子档案之后，所述方法还包括：

判断是否接收到电子设备发送的同步指令；

当接收到电子设备发送的同步指令后，确定当前预览的档案内容；

将当前预览的档案内容同步到所述电子设备中。

5.根据权利要求1至4任意一项所述的方法，其特征在于，所述第一关键信息为二维码；

或者所述第一关键信息为档案标题和建档时间。

6.一种档案管理装置，其特征在于，所述装置包括：

获取单元，用于获取纸质档案的电子档案，其中所述电子档案是以电子版本形式存储的档案，且所述电子档案中文档内容与所述纸质档案中文档内容一致；

生成单元，用于生成所述电子档案的第一关键信息和第二关键信息，所述第二关键信息是提供给用户进行搜索的关键信息，所述第一关键信息是基于所述第二关键信息查找到的关键信息，且每个所述第二关键信息对应至少一个第一关键信息，每个第一关键信息对应一个电子档案；

存储单元，用于将所述电子档案、所述第一关键信息和所述第二关键信息同步存储到云存储系统中。

7.根据权利要求6所述的装置，其特征在于，所述装置还包括：

接收单元，用于接收用户输入的搜索信息；

触发单元，用于触发所述云存储系统基于所述搜索信息查找到与所述搜索信息匹配的所述第二关键信息，并基于所述第二关键信息，查找到与所述第二关键信息匹配的所述第一关键信息；

预览单元，用于预览与匹配到的所述第一关键信息相对应的电子档案，以从匹配到的至少一个第一关键信息中查找到用户实际查找的电子档案。

8.根据权利要求7所述的装置，其特征在于，所述装置还包括：

第一判断单元，用于判断是否接收到下载指令；

第二判断单元，用于在接收到下载指令后，判断当前网络环境是否满足下载需求；

下载单元，用于当所述当前网络环境满足下载需求时，下载当前预览的电子档案，以及用于当所述当前网络环境不满足下载需求时，下载当前预览的电子档案的第一关键信息，以在网络环境满足下载需求时重新启动下载过程来下载所述第一关键信息对应的电子档案。

9.根据权利要求7所述的装置，其特征在于，所述装置还包括：

第三判断单元，用于判断是否接收到电子设备发送的同步指令；

同步单元，用于当接收到电子设备发送的同步指令后，确定当前预览的档案内容，并将当前预览的档案内容同步到所述电子设备中。

10.根据权利要求6至9任意一项所述的装置，其特征在于，所述第一关键信息为二维码；

或者所述第一关键信息为档案标题和建档时间。