CN105279638A - 一种通过电子邮件完成网上文件审核的实现方法 - Google Patents
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Abstract
本发明提供一种通过电子邮件完成网上文件审核的实现方法，涉及电子办公技术领域。文件提交人登入工程网站通过本功能模块将需要审核的文件提交到网站，而后系统即会给相关的审核人发送邮件；审核人通过查看此邮件的内容完成审核，此外为了提高审核效率，本模块功提交电子文件让审核人在不登入网站的情况下，只需点击邮件中的链接即可完成审核。文件的相关审核人只要有电脑，只要可以上网就可以在不登入到网站的情况下，点击邮件中的链接完成网上文件的审核，而不受地域的限制。
Description
技术领域
本发明涉及电子办公技术领域，尤其涉及一种通过电子邮件完成网上文件审核的实现方法。
背景技术
随着计算机信息技术和网络技术的飞速发展，电子办公越来越成为信息化社会发展的需要。企事业单位等在信息的传递方面尤其是在文件的审核方面对效率的要求越来越高，而目前的办公采用纸质文档完成审核严重受限于地域，这显然已经成为阻碍企事业单位发展的瓶颈。电子邮件完成网上审核方法的应运而生，有效地解决了此类问题。一方面文件审核人出差或者因为其他事宜不在办公地，按照往常的纸质审批形式则需要等待审核人回来，少则1-2天，多则数10天，在经济发展如此迅速的今天，时间就是生命，时间就是效益，通过电子邮件完成网上审核的方法，显然可以大大缩短审核周期。
发明内容
本发明提出了一种通过电子邮件完成网上文件审核的实现方法。审核人无需在打开纸质的文件查看、亦无需登入到文件上传的网站，只需要查看一下邮件，然后点击邮件中的链接即可完成网上审核大大增加了审核人的审核效率。
本发明技术方案是：
一种通过电子邮件完成网上文件审核的实现方法，包括：（1）系统自动发送审核邮件模块；（2）邮件审核操作模块；
文件提交人登入工程网站通过系统自动发送审核邮件模块（1）将需要审核的文件提交到网站，而后系统自动发送审核邮件模块（1）即会给相关的审核人发送邮件，审核人通过查看此邮件的内容完成审核；此外为了提高审核效率，邮件审核操作模块（2）提交电子文件让审核人在不登入网站的情况下，只需点击邮件中的链接即可完成审核。
具体步骤为：
1）文件的提交；
2）完成文件提交之后，系统会给相关审核人发送带有审核链接的邮件；
附件即是提交人提交的需要审核的文件，审核人通过查看附件及邮件内容即可进行审核；
审核人在不登入到网站的情况下，最后点击邮件下方的链接，即可进入到审核界面进行审核；
3）在审核界面完成最终的电子审核
审核通过：
点击同意按钮即可，若对此次提交的文件内容有自己的建议，则可以写在图中所示的文本框中；
审核通过后，系统会自动给提交人发送邮件，告知其已经完成审核；
审核不通过：
需要且必须先在文本框中写入驳回的原因，然后再点击驳回按钮，即可完成驳回的审核操作；
审核不通过后，系统会自动发送邮件给所有的审核人，告知此次提交的文件已经被驳回，无需也不可以再进行审核同时邮件告知文件提交人根据驳回意见将文件内容作出改正后再重新提交。
4）审核情况查看
提交人在提交了文件之后，除了通过审核人完成审核后，系统发送的告知邮件获知自己提交的文件的审核情况以外，还可以登入到工程网站查看文件的审核情况。
本发明架构设计是基于现行的纸质审核流程，通过ASP网页程序语言，配合相应的算法实现在网上提交电子版文件，而后系统给审核人发送带有审核链接的电子邮件，审核人通过邮件内容对提交的文件进行审核，审核完成后只需要点击邮件中的链接即可完成文件的审核而无需登入到网站。
本发明的有益效果是：文件的相关审核人论在何时无论在何地只要有电脑，只要可以上网即可接收此审核邮件，就可以在不登入到网站的情况下，点击邮件中的链接完成网上文件的审核，而不受地域的限制。
解决了纸质审核受地域的限制的不足和网上审核时需要先登入到网站再查找相应文件再查看再审核的繁琐问题，采用电子邮件完成网上审核，大大提高了工作效率，隐性中提高了效益，因此在电子办公领域具有广阔的发展前景，具有很高的技术价值。
具体实施方式
下面对本发明的内容进行更加详细的阐述：
●文件的提交；
●完成文件提交之后，系统会给相关审核人发送带有审核链接的邮件。
附件即是提交人提交的需要审核的文件，审核人通过查看附件及邮件的其他内容即可进行审核；
为了提高审核人的审核效率，本功能模块允许审核人在不登入到网站的情况下，只需要最后点击邮件下方的链接，即可进入到审核界面。进行审核
●在审核界面完成最终的电子审核。
审核通过：
点击【同意】按钮即可，若对此次提交的文件内容有自己的建议，则可以写在图中所示的文本框中（此处的建议的填写可填写也可不填写）；
审核通过后，系统会自动给提交人发送邮件，告知其已经完成审核。
审核不通过：
需要且必须先在文本框中写入驳回的原因，然后再点击【驳回】按钮，即可完成驳回的审核操作。
审核不通过后，系统会自动发送邮件给所有的审核人，告知此次提交的文件已经被驳回，无需也不可以再进行审核同时邮件告知文件提交人根据驳回意见将文件内容作出改正后再重新提交。
●审核情况查看
提交人在提交了文件之后，除了通过审核人完成审核后，系统发送的告知邮件获知自己提交的文件的审核情况以外，还可以登入到工程网站查看文件的审核情况。
传统的通过登入网站审核，需要输入用户名、密码等确认信息以及还需要一步步找到文件，比较繁琐。而此种发明则可以让审核/审批人直接通过邮件即可以完成审核/审批工作，大大节省了时间，提高了工作效率。
Claims (3)
1.一种通过电子邮件完成网上文件审核的实现方法，其特征在于，包括：（1）系统自动发送审核邮件模块；（2）邮件审核操作模块；
文件提交人登入工程网站通过系统自动发送审核邮件模块（1）将需要审核的文件提交到网站，而后系统自动发送审核邮件模块（1）即会给相关的审核人发送邮件，审核人通过查看此邮件的内容完成审核；邮件审核操作模块（2）提交电子文件让审核人在不登入网站的情况下，只需点击邮件中的链接即可完成审核。
2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，具体步骤为：
1）文件的提交；
2）完成文件提交之后，系统会给相关审核人发送带有审核链接的邮件；
附件即是提交人提交的需要审核的文件，审核人通过查看附件及邮件内容即可进行审核；
审核人在不登入到网站的情况下，最后点击邮件下方的链接，即可进入到审核界面进行审核；
3）在审核界面完成最终的电子审核
审核通过：
点击同意按钮即可，若对此次提交的文件内容有自己的建议，则可以写在图中所示的文本框中；
审核通过后，系统会自动给提交人发送邮件，告知其已经完成审核；
审核不通过：
需要且必须先在文本框中写入驳回的原因，然后再点击驳回按钮，即可完成驳回的审核操作；
4）审核情况查看
提交人在提交了文件之后，除了通过审核人完成审核后，系统发送的告知邮件获知自己提交的文件的审核情况以外，还可以登入到工程网站查看文件的审核情况。
3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，审核不通过后，系统会自动发送邮件给所有的审核人，告知此次提交的文件已经被驳回，无需也不可以再进行审核同时邮件告知文件提交人根据驳回意见将文件内容作出改正后再重新提交。
Priority Applications (1)
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|---|---|---|---|
| CN201510635747.9A CN105279638A (zh) | 2015-09-30 | 2015-09-30 | 一种通过电子邮件完成网上文件审核的实现方法 |
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Publications (1)
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| CN201510635747.9A Pending CN105279638A (zh) | 2015-09-30 | 2015-09-30 | 一种通过电子邮件完成网上文件审核的实现方法 |
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