CN105224678B - 一种电子文档管理的方法及装置 - Google Patents
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Abstract
本发明提供一种电子文档管理的方法及装置，该方法包括：根据组织结构，将组织划分为至少一层，每层至少包括一个子组织；根据所述子组织的级别，对各层所述子组织进行排序，其中每个上层子组织至少对应一个下层子组织；在各个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜；根据各个电子文档所属的子组织，分别将各个所述电子文档存储到相应最底层子组织对应的所述电子文件柜内；分别对各个所述电子文件柜中的各个所述电子文档设置访问权限。该装置包括：组织管理单元、文件柜管理单元、文档管理单元及权限管理单元。本方案能够提高对电子文档管理的力度。
Description
技术领域
本发明涉及计算机技术领域，特别涉及一种电子文档管理的方法及装置。
背景技术
知识管理是企业管理的一项重要内容，随着科学技术的进步及企业间竞争的日益激烈，企业所拥有知识的质量在企业的发展过程中的作用日益凸显，企业所拥有的知识能够为企业创造对应的竞争优势，所以知识管理对于企业的发展显得尤为重要。知识管理就是在企业的组织中构建一个知识系统，通过知识系统实现知识的累积、知识的共享及知识的交流，通过合理的对知识进行管理，使企业的知识成为管理与应用中的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。
企业的知识一般都以电子文档的形式存在，所以合理的对电子文档进行管理，对企业的发展至关重要。
目前，在企业中，承载企业知识的文档分布于各个员工手中，每个员工负责管理与自己相关的文档。
通过这种文档管理的方式，每个员工分别管理自身的文档，不利于企业知识的更新、共享及整合，并且由于员工离职等原因，会造成企业知识的流失，因而，针对于现有技术的文档管理方法，对文档的管理力度较低。
发明内容
本发明提供一种档子文档管理的方法及装置，能够提高对电子文档管理的力度。
本发明实施例提供了一种电子文档管理的方法，包括：
根据组织结构，将组织划分为至少一层，每层至少包括一个子组织；
根据所述子组织的级别，对各层所述子组织进行排序，其中每个上层子组织至少对应一个下层子组织；
在各个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜；
根据各个电子文档所属的子组织，分别将各个所述电子文档存储到相应最底层子组织对应的所述电子文件柜内；
分别对各个所述电子文件柜中的各个所述电子文档设置访问权限。
优选地，该方法进一步包括：根据各个所述电子文档所属的领域，对所述电子文件柜中的各个电子文档进行分类，根据分类结果，为每个所述电子文档添加对应的分类标签。
优选地，所述分别对各个所述电子文件柜中的各个所述电子文档设置访问权限包括：
为每一个所述电子文档分别设置访问权限，或者，为每一个所述电子文件柜分别设置访问权限；
所述访问权限包括：全部子组织共享、任意一个子组织共享、任意多个子组织共享和指定用户共享中的任意一种。
优选地，该方法进一步包括：接收到第一子组织中的第一用户对任意一个第一电子文档的访问请求，根据第一电子文档对应的权限或者第一电子文档所在电子文件柜对应的权限，判断是否允许第一子组织中的第一用户访问第一电子文档，如果是，允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问，否则不允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问。
优选地，该方法进一步包括：接收到任意一个顶层子组织中的第二用户对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行更改的请求指令后，判断所述第二用户是否具有对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行管理的组织管理员权限，如果是，允许所述第二用户执行请求的操作，否则不允许所述第二用户执行 请求的操作。
优选地，该方法进一步包括：接收到任意一个非最底层子组织中的第三用户对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文档进行审核的请求指令后，判断所述第三用户是否具有对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第三用户执行请求的操作，否则不允许所述第三用于执行请求的操作。
优选地，该方法进一步包括：接收到任意一个最底层子组织中的第四用户对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的请求指令后，判断所述第四用户是否具有对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第四用户执行请求的操作，否则不允许所述第四用户执行请求的操作。
优选地，所述电子文档包括：电子文件和/或文件夹；
其中每一个文件夹中包括至少一个电子文件和/或其他文件夹。
本发明实施例还提供了一种电子文档管理的装置，包括：组织管理单元、文件柜管理单元、文档管理单元及权限管理单元；
所述组织管理单元，用于根据组织结构，将组织划分为至少一层，每层至少包括一个子组织，并根据所述子组织的级别，对各层所述子组织进行排序，其中每个上层子组织至少对应一个下层子组织；
所述文件柜管理单元，用于在所述组织管理单元划分出的各个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜；
所述文档管理单元，用于根据各个电子文档所属的子组织，分别将各个电子文档存储到所述文件柜管理单元在相应最底层子组织上创建的电子文件柜内；
所述权限管理单元，用于分别对所述文档管理单元存储到各个所述电子文件柜中的各个电子文档设置访问权限。
优选地，所述文档管理单元，进一步用于根据电子文档所属的领域，对所述电子文件柜中的各个电子文档进行分类，并根据分类结果，为每个所述电子文档添加对应的分类标签。
优选地，所述权限管理单元，用于为每一个所述电子文档分别设置访问权限，或者，为每一个所述电子文件柜分别设置访问权限，其中设置的访问权限为全部子组织共享、任意一个子组织共享、任意多个子组织共享和指定用户共享中的任意一种。
优选地，该装置进一步包括：权限判断单元；
所述权限判断单元，用于接收到第一子组织中的第一用户对任意一个第一电子文档的访问请求，根据第一电子文档对应的权限或者第一电子文档所在电子文件柜对应的权限，判断是否允许第一子组织中的第一用户访问第一电子文档，如果是，允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问，否则不允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问。
优选地，所述权限判断单元，用于接收到任意一个顶层子组织中的第二用户对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行更改的指令后，判断所述第二用户是否具有对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行管理的组织管理员权限，如果是，允许所述第二用户执行请求的操作，否则不允许所述第二用户执行请求的操作。
优选地，所述权限判断单元，用于接收到任意一个非最底层子组织中的第三用户对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文 档进行审核的指令后，判断所述第三用户是否具有对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第三用户执行请求的操作，否则不允许所述第三用于执行请求的操作。
优选地，所述权限判断单元，用于接收到任意一个最底层子组织中的第四用户对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的指令后，判断所述第四用户是否具有对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第四用户执行请求的操作，否则不允许所述第四用户执行请求的操作。
本发明实施例提供了一种电子文档管理的方法及装置，根据组织结构，将整个组织划分多层，每一层至少一个子组织，根据各个子组织在组织中的级别，对各层子组织进行排序，排序完毕后每个上层子组织至少对应一个下层子组织，根据子组织排序结果，在每一个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜，根据电子文档所属的子组织，将各个电子文档分别存储到对应的最底层子组织上的电子文件柜中，并对各个电子文件柜中的各个电子文档设置访问权限，通过这种电子文档的管理方法，根据组织结构将组织划分为多层，上层子组织包括下层子组织，在最底层子组织上创建电子文件柜，在电子文件柜内存储该电子文件柜所在子组织及对应上层子组织拥有的电子文档，实现电子文档的统一存放，通过对电子文件柜中电子文档设置访问权限，实现对电子文档的共享及保护，提高了对电子文档管理的力度。
附图说明
图1是本发明一个实施例提供的一种电子文档管理的方法流程图；
图2是本发明另一个实施例提供的一种电子文档管理的方法流程图；
图3是本发明一个实施例提供的一种组织分层排序示意图；
图4是本发明一个实施例提供的一种电子文档管理的装置示意图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述。显然，所描述的实施例仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
如图1所示，本发明一个实施例提供了一种电子文档管理的方法，包括：
步骤101：根据组织结构，将组织划分为至少一层，每层至少包括一个子组织；
步骤102：根据所述子组织的级别，对各层所述子组织进行排序，其中每个上层子组织至少对应一个下层子组织；
步骤103：在各个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜；
步骤104根据各个电子文档所属的子组织，分别将各个所述电子文档存储到相应最底层子组织对应的所述电子文件柜内；
步骤105：分别对各个所述电子文件柜中的各个所述电子文档设置访问权限。
本发明实施例提供了一种电子文档管理的方法，根据组织结构，将整个组织划分多层，每一层至少一个子组织，根据各个子组织在组织中的级别，对各层子组织进行排序，排序完毕后每个上层子组织至少对应一个下层子组织，根据子组织排序结果，在每一个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜，根据电子文档所属的子组织，将各个电子文档分别存储到对应的最底层 子组织上的电子文件柜中，并对各个电子文件柜中的各个电子文档设置访问权限，通过这种电子文档的管理方法，根据组织结构将组织划分为多层，上层子组织包括下层子组织，在最底层子组织上创建电子文件柜，在电子文件柜内存储该电子文件柜所在子组织及对应上层子组织拥有的电子文档，实现电子文档的统一存放，通过对电子文件柜中电子文档设置访问权限，实现对电子文档的共享及保护，提高了对电子文档管理的力度。
在本发明一个实施例中，针对于存储在电子文件柜中的电子文档，根据电子文档所属的领域，对各个电子文件柜中的电子文档进行分类，根据各个电子文档的分类结果，为每个电子文档添加对应的分类标签，这样，当需要获取电子文档时，通过搜索对应的领域，可以快速获得该领域包括的所有电子文档，提高查找电子文档的速率。
在本发明一个实施例中，在对电子文件柜中的电子文档设置访问权限时，可以分别对每一个电子文档设置访问权限，也可以分别对每一个电子文件柜设置访问权限，如果对电子文件柜设置访问权限，那么同一个电子文件柜中的各个电子文档具有与所在电子文件柜相同的访问权限，访问权限包括全部子组织都可以访问、指定的一个或多个子组织可以访问或指定的一个或多个用户可以访问，这样，根据电子文档的重要性及相关性，对电子文档的访问权限进行灵活的设置，实现对电子文档的灵活管控，在保证电子文档的安全下对其进行共享，使电子文档发挥最大作用，提高了电子文档的利用率。
在本发明一个实施例中，子组织中的用户对电子文档进行访问时，首先判断该用户是否具有访问该电子文档或该电子文档所在电子文件柜的权利，如果有，则允许其对该电子文档进行访问，没有没有，则阻止其对该电子文档进行访问，通过这种权限确认的方式，管控电子文档的共享范围，对于没有权限的人员不能查看或修改对应的电子文档，提高了电子文档的安全性。
在本发明一个实施例中，在各个顶层子组织中具有组织管理员权限的用户，可以对其所在顶层子组织及与所在顶层子组织对应的各个下层子组织的组织结构进行更改，通过具有权限的用户对相应的组织结构进行管理，一方 面可以保证组织分层结构的安全，另一方面可以根据组织结构的调整对组织分层结构进行相应的修改，以使各个子组织中的用户的访问权限的得到及时更新，保证用户能够正常对相应的电子文档进行访问。
在本发明一个实施例中，每个非最底层子组织中具有知识管理员权限的用户，可以对其所在非最底层子组织中的其他用户设置访问权限，并对其所在非最底层子组织中的其他用户上传至对应电子文件柜中的电子文档进行审核，通过这种方式，实现用户访问权限的分层分配，由每个子组织中的具有管理员权限的用户根据本子组织需求合理对本子组织中各个用户的访问权限进行分配，提高权限分配的合理性，并对本子组织中用户上传至对应电子文件柜中的电子文档进行审核，保证电子文件柜的安全。
在本发明一个实施例中，每个最底层子组织中具有知识管理员权限的用户，可以对其所在最底层子组织中的其他用户设置访问权限，具有知识管理员权限的用户还可以在其所在的最底层子组织上创建新的电子文件柜，并对其所在的最底层子组织中的其他用户上传至其所在最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核，通过这种方式，对最底层子组织中用户的访问权限进行设置，对上传的电子文档进行审核，并根据需求创建新的电子文件柜，以保证用户正常对电子文件柜中的电子文档进行访问及电子文件柜正常存储电子文档。
为使本发明的目的、技术方案和优点更加清楚，下面结合附图及具体实施例对本发明作进一步地详细描述。
如图2所示，本发明一个实施例提供了一种电子文档管理的方法，包括：
步骤201：根据组织结构，将组织划分为至少一层，每层至少包括一个子组织。
在本发明一个实施例中，针对一个组织，根据该组织的组织结构，将该组织划分为多个层级，每个层级包括至少一个子组织。例如，一个企业集团，该企业集团旗下包括2家公司，分别为公司A和公司B，其中公司A包括2个部门，分别为部门A1和部门A2，公司B包括2个部门，分别为部门B1 和部门B2，部门A1包括科室A11、科室A12、科室A13共3个科室，部门A2包括科室A21、科室A22、科室A23共3个科室，部门B1包括科室B11、科室B12、科室B13共3个科室，部门B2包括科室B21、科室B22、科室B23共3个科室，根据单位级别，将该企业集团划分为三层，2家公司为一层，4个部门为一层，12个科室为一层。
步骤202：根据各层子组织的级别，对不同子组织层级进行排序，其中每个上层子组织至少对应一个下层子组织。
在本发明一个实施例中，根据各层级子组织级别的高低，对划分出的各个层级进行排序，排序后保证每个上层子组织至少对应一个下层子组织。例如，如图3所示，根据单位的归属关系，将2个公司组成的层级排序为第一层，4个部门组成的层级排序为第二层，12个科室组成的层级排序为第三层，其中，公司A对应部门A1和部门A2，公司B对应部门B1和部门B2，部门A1对应科室A11、科室A12及科室A13，部门A2对应科室A21、科室A22及科室A23，部门B1对应科室B11、科室B12及科室B13，部门B2对应科室B21、科室B22及科室B23。
步骤203：在每个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜。
在本发明一个实施例中，根据子组织层级的排序结果，在最底层的各个子组织上创建电子文件柜，每个最底层子组织上至少创建一个电子文件柜。例如，在第三层的每个科室上创建一个电子文件柜，科室A11对应电子文件柜A11，科室A12对应电子文件柜A12，科室A13对应电子文件柜A13，科室A21对应电子文件柜A21，科室A22对应电子文件柜A22，科室|A23对应电子文件柜A23，科室B11对应电子文件柜B11，科室B12对应电子文件柜B12，科室B13对应电子文件柜B13，科室B21对应电子文件柜B21，科室B22对应电子文件柜B22，科室|B23对应电子文件柜B23。
步骤204：根据各个电子文档所属的子组织，分别将各个电子文档存储到相应最底层子组织对应的电子文件柜内。
在本发明一个实施例中，针对于每一个最底层子组织，将该最底层子组 织的电子文档，及与该最底层子组织相关的上层子组织的电子文档，均存储到该最底层子组织上的电子文件柜内，其中电子文档包括电子文件及文件夹，文件夹中又包括电子文件或其他的文件夹。例如，将科室A11中各个员工的电子文档存储到电子文件柜A11中，并将归属于公司A或部门A1但与科室A11相关的电子文档也存储到电子文件柜A11中，相应的，针对于其他各个科室，将本科室员工的电子文档及归属于对应上级部门但与本科室相关的电子文档存储到本科室对应的电子文件柜中。
步骤205：分别对各个电子文件柜中的各个电子文档设置访问权限。
在本发明一个实施例中，根据各个电子文档的重要性，及子组织与电子文档的相关性，对各个电子文档设置访问权限，可以单独设置每一个电子文档的访问权限，也可以对电子文件柜设置访问权限，文件柜中的所有电子文档共享所在电子文件柜的访问权限，访问权限可以是所有子组织共享、任意一个子组织共享、任意多个子组织共享或指定用户共享。例如，科室A11的职能为资料收集，为其他各个部门提供资料，那么就将科室A11对应的电子文件柜A11的权限设置为全集团共享，集团内的所有员工都可以对电子文件柜A11内的电子文档进行访问；科室A12的职能为市场调研，规划未来市场，由于涉及到公司未来发展方面，其文件都具有机密性，只能部门内及上层领导查看，那么就将科室A12对应的电子文件柜A12设置为科室A12、部门A1及公司A共享，其他公司、部门及科室不能访问；科室B11对应的电子文件柜B11内除了存放有科室B11的电子文档外，还存储有公司B领导层存储的与科室B11相关的电子文档，那么将领导存储的电子文档的设置为只有公司B的制定领导能够访问，科室B11员工的电子文档的访问权限设置为科室B11、科室B12及科室B13共享，相应地，对其他电子文件柜中的电子文档设置对应的访问权限。
步骤206：根据电子文档所属的领域，对各个电子文件柜中的电子文档进行分类。
在本发明一个实施例中，将电子文档存储到对应的电子文件柜中之后， 根据电子文档所属的领域，对各个电子文件柜中的电子文档进行分类。例如，电子文件柜A13中共存储有100个电子文档，这100个电子文档涉及销售、管理、生产、研发四个领域，那么根据电子文档涉及的领域，就将电子文件柜A13中所有的电子文档划分为销售、管理、生产及研发四类，其中销售类20个，管理类30个，生产类10个，研发类40个，相应的对其他各个电子文件柜中包括的电子文档进行分类。
步骤207：根据分类结果，为每个电子文档添加对应的分类标签。
在本发明一个实施例中，根据各个电子文档的分类结果，为每一个电子文档添加对应的分类标签。例如，在电子文件柜A13中，对20个销售类电子文档添加销售标签，对30个管理类电子文档添加管理标签，对10个生产类电子文档添加生产标签，对40个研发类电子文档添加研发标签，相应地，对其他各个电子文件柜中的各个电子文档添加对应的分类标签。
在本发明一个实施例中，在每一个顶层子组织上设置有一个组织管理员，组织管理员具有组织管理员权限，负责对其所在子组织及所在子组织下层的各个子组织的组织结构进行管理，当接收到顶层子组织的用户发送的对组织结构进行调整的指令后，判断发送指令的用户是否具有组织管理员权限，如果有，允许其对相应的组织结构进行管理，否则不允许。例如，在公司A和公司B上分别设置有组织管理员A和组织管理员B，当接收到在部门A1下再创建一个科室的指令后，首先判断发送该指令的用户有没有组织管理员权限，如果有，说明发送该指令的是组织管理员A，则在部门A1下创建一个新的科室A14，如果没有，说明发送该指令的不是组织管理员A，忽略该指令。
在本发明一个实施例中，在每一个子组织上设置有一个知识管理员，知识管理员具有所在子组织知识管理员权限，负责对所在子组织的用户设置访问权限及对所在子组织的用户上传至对应电子文件柜中的电子文档进行审核，当接收到设置用户权访问限或进行电子文档审核的指令后，首先判断发送该指令的用户是否具有本子单位知识管理员权限，如果有，根据指令对用户的 访问权限进行设置或对电子文档进行审核，否则忽略该指令。例如，将每个公司、部门及科室中的一个员工设置其所在公司、部门或科室的知识管理员，当接收到将科室A11中各个员工的访问权限设置为禁止访问电子文件柜A12时，首先判断发送该指令的用户是否具有科室A11的知识管理员权限，如果有，说明发送该指令的用户就是科室A11的知识管理员，相应的将科室A11中各个员工的访问权限设置为禁止访问电子文件柜A12，如果没有，说明发送该指令的用户不是科室A11的知识管理员，将该指令忽略。
在本发明一个实施例中，最底层子组织上的知识管理员还负责创建及修改所在子组织对应的电子文件柜，当接收到创建或修改电子文件柜的指令后，首先判断发送该指令的用户是否具有本子组织的知识管理员权限，如果有，根据该指令创建或修改对应的电子文件柜，如果没有则忽略该指令。例如，接收到在科室A12下在创建一个电子文件柜的指令后，判断发送该指令的用户是否具有科室A12知识管理员权限，如果有，说明发送该指令的用户就是科室A12的知识管理员，相应的在科室A12下再创建一个电子文件柜A121，如果没有，说明发送该指令的用户不是科室A12的知识管理员，忽略该指令。
在本发明一个实施例中，当用户要从一个电子文件柜中查找一个电子文档时，其输入所要查找的电子文档的分类标签，根据其输入的分类标签，提供该分类标签下的所有电子文档供用户进行筛选。例如，科室A13中的一个员工1要在电子文件柜A13中查找生产类的电子文档，其输入生产后，将电子文件柜A13中10个具有生成标签的电子文档提供给员工1，由员工1从这10个电子文档中选择其所需的电子文档。
如图4所示，本发明一个实施例提供了一种电子文档管理的装置，包括：组织管理单元401、文件柜管理单元402、文档管理单元403及权限管理单元404；
所述组织管理单元401，用于根据组织结构，将组织划分为至少一层，每层至少包括一个子组织，并根据所述子组织的级别，对各层所述子组织进行排序，其中每个上层子组织至少对应一个下层子组织；
所述文件柜管理单元402，用于在所述组织管理单元401划分出的各个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜；
所述文档管理单元403，用于根据各个电子文档所属的子组织，分别将各个电子文档存储到所述文件柜管理单元402在相应最底层子组织上创建的电子文件柜内；
所述权限管理单元404，用于分别对所述文档管理单元403存储到各个所述电子文件柜中的各个电子文档设置访问权限。
在本发明一个实施例中，所述文档管理单元403，进一步用于根据电子文档所属的领域，对所述电子文件柜中的各个电子文档进行分类，并根据分类结果，为每个所述电子文档添加对应的分类标签。
在本发明一个实施例中，所述权限管理单元404，用于为每一个所述电子文档分别设置访问权限，或者，为每一个所述电子文件柜分别设置访问权限，其中设置的访问权限为全部子组织共享、任意一个子组织共享、任意多个子组织共享和指定用户共享中的任意一种。
在本发明一个实施例中，该装置进一步包括：权限判断单元；
所述权限判断单元，用于接收到第一子组织中的第一用户对任意一个第一电子文档的访问请求，根据第一电子文档对应的权限或者第一电子文档所在电子文件柜对应的权限，判断是否允许第一子组织中的第一用户访问第一电子文档，如果是，允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问，否则不允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问。
在本发明一个实施例中，所述权限判断单元，用于接收到任意一个顶层子组织中的第二用户对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行更改的指令后，判断所述第二用户是否具有对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行管理的组织管理员权限，如果是，允许所述第二用户执行请求的操作，否则不允许所述第二用户执行请求的操作。
在本发明一个实施例中，所述权限判断单元，用于接收到任意一个非最 底层子组织中的第三用户对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文档进行审核的指令后，判断所述第三用户是否具有对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第三用户执行请求的操作，否则不允许所述第三用于执行请求的操作。
在本发明一个实施例中，所述权限判断单元，用于接收到任意一个最底层子组织中的第四用户对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的指令后，判断所述第四用户是否具有对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第四用户执行请求的操作，否则不允许所述第四用户执行请求的操作。
上述设备内的各单元之间的信息交互、执行过程等内容，由于与本发明方法实施例基于同一构思，具体内容可参见本发明方法实施例中的叙述，此处不再赘述。
根据上述方案，本发明的实施例所提供的一种电子文档管理的方法及装置，至少具有如下有益效果：
1、本发明实施例中，根据组织结构，将整个组织划分多层，每一层至少一个子组织，根据各个子组织在组织中的级别，对各层子组织进行排序，排序完毕后每个上层子组织至少对应一个下层子组织，根据子组织排序结果，在每一个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜，根据电子文档所属的子组织，将各个电子文档分别存储到对应的最底层子组织上的电子文件柜中，并对各个电子文件柜中的各个电子文档设置访问权限，通过这种电子文档的 管理方法，根据组织结构将组织划分为多层，上层子组织包括下层子组织，在最底层子组织上创建电子文件柜，在电子文件柜内存储该电子文件柜所在子组织及对应上层子组织拥有的电子文档，实现电子文档的统一存放，通过对电子文件柜中电子文档设置访问权限，实现对电子文档的共享及保护，提高了对电子文档管理的力度。
2、本发明实施例中，针对于存储在同一个电子文件柜中的各个电子文档，根据各个电子文档所属的领域，对各个电子文档进行分类，根据分类结果，在各个电子文档上添加对应于所处分类的分类标签，当需要需电子文件柜中查阅电子文档时，输入相应的分类名称，就可以获取该分类下所有的电子文档，从该分类对应的所有电子文档中选取所需的电子文档，这样可以实现快速查找电子文档。
3、本发明实施例中，可以单独设置每一个电子文档的访问权限，也可以设置电子文件柜的访问权限，设置电子文件柜的访问权限后，该电子文件柜中的所有电子文档与其具有相同的访问权限，通过这种方式可以合理有效的对电子文档的访问权限进行设置，在共享的前提下保证电子文档的安全性及保密性。
4、本发明实施例中，电子文档的访问权限可以为所有子组织共享、任意一个子组织共享、任意多个子组织共享及指定用户共享，通过多种形式访问权限的设置，实现电子文档的共享及保护，提高电子文档的利用率。
5、本发明实施例中，设置有组织管理员及知识管理员，分别负责组织结构管理及用户访问权限管理，通过分层次对用户访问权限进行设置，保证用户权限设置的合理性，通过组织管理员实时对组织结构进行调整，保证组织结构符合整体组织的发展及规划，提高电子文档管理的实用性。
需要说明的是，在本文中，诸如第一和第二之类的关系术语仅仅用来将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系 列要素的过程、方法、物品或者设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者设备所固有的要素。在没有更多限制的情况下，由语句“包括一个………”限定的要素，并不排除在包括所述要素的过程、方法、物品或者设备中还存在另外的相同因素。
本领域普通技术人员可以理解：实现上述方法实施例的全部或部分步骤可以通过程序指令相关的硬件来完成，前述的程序可以存储在计算机可读取的存储介质中，该程序在执行时，执行包括上述方法实施例的步骤；而前述的存储介质包括：ROM、RAM、磁碟或者光盘等各种可以存储程序代码的介质中。
最后需要说明的是：以上所述仅为本发明的较佳实施例，仅用于说明本发明的技术方案，并非用于限定本发明的保护范围。凡在本发明的精神和原则之内所做的任何修改、等同替换、改进等，均包含在本发明的保护范围内。
Claims (3)
1.一种电子文档管理的方法，其特征在于，包括：
根据组织结构，将组织划分为至少一层，每层至少包括一个子组织；
根据所述子组织的级别，对各层所述子组织进行排序，其中每个上层子组织至少对应一个下层子组织；
在各个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜；
根据各个电子文档所属的子组织，分别将各个所述电子文档存储到相应最底层子组织对应的所述电子文件柜内；
分别对各个所述电子文件柜中的各个所述电子文档设置访问权限；
进一步包括：
根据各个所述电子文档所属的领域，对所述电子文件柜中的各个电子文档进行分类，根据分类结果，为每个所述电子文档添加对应的分类标签；
所述分别对各个所述电子文件柜中的各个所述电子文档设置访问权限包括：
为每一个所述电子文档分别设置访问权限，或者，为每一个所述电子文件柜分别设置访问权限；
所述访问权限包括：全部子组织共享、任意一个子组织共享、任意多个子组织共享和指定用户共享中的任意一种；
进一步包括：
接收到第一子组织中的第一用户对任意一个第一电子文档的访问请求，根据第一电子文档对应的权限或者第一电子文档所在电子文件柜对应的权限，判断是否允许第一子组织中的第一用户访问第一电子文档，如果是，允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问，否则不允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问；
进一步包括：
接收到任意一个顶层子组织中的第二用户对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行更改的请求指令后，判断所述第二用户是否具有对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行管理的组织管理员权限，如果是，允许所述第二用户执行请求的操作，否则不允许所述第二用户执行请求的操作；
和/或，
接收到任意一个非最底层子组织中的第三用户对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文档进行审核的请求指令后，判断所述第三用户是否具有对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第三用户执行请求的操作，否则不允许所述第三用户执行请求的操作；
和/或，
接收到任意一个最底层子组织中的第四用户对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的请求指令后，判断所述第四用户是否具有对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第四用户执行请求的操作，否则不允许所述第四用户执行请求的操作。
2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，
所述电子文档包括：电子文件和/或文件夹；
其中每一个文件夹中包括至少一个电子文件和/或其他文件夹。
3.一种电子文档管理的装置，其特征在于，包括：组织管理单元、文件柜管理单元、文档管理单元及权限管理单元；
所述组织管理单元，用于根据组织结构，将组织划分为至少一层，每层至少包括一个子组织，并根据所述子组织的级别，对各层所述子组织进行排序，其中每个上层子组织至少对应一个下层子组织；
所述文件柜管理单元，用于在所述组织管理单元划分出的各个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜；
所述文档管理单元，用于根据各个电子文档所属的子组织，分别将各个电子文档存储到所述文件柜管理单元在相应最底层子组织上创建的电子文件柜内；
所述权限管理单元，用于分别对所述文档管理单元存储到各个所述电子文件柜中的各个电子文档设置访问权限；
所述文档管理单元，进一步用于根据电子文档所属的领域，对所述电子文件柜中的各个电子文档进行分类，并根据分类结果，为每个所述电子文档添加对应的分类标签；
所述权限管理单元，用于为每一个所述电子文档分别设置访问权限，或者，为每一个所述电子文件柜分别设置访问权限，其中设置的访问权限为全部子组织共享、任意一个子组织共享、任意多个子组织共享和指定用户共享中的任意一种；
进一步包括：权限判断单元；
所述权限判断单元，用于接收到第一子组织中的第一用户对任意一个第一电子文档的访问请求，根据第一电子文档对应的权限或者第一电子文档所在电子文件柜对应的权限，判断是否允许第一子组织中的第一用户访问第一电子文档，如果是，允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问，否则不允许所述第一用户对所述第一电子文档进行访问；
和/或，
所述权限判断单元，用于接收到任意一个顶层子组织中的第二用户对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行更改的指令后，判断所述第二用户是否具有对所述顶层子组织及与该顶层子组织相对应的各个下层子组织的组织结构进行管理的组织管理员权限，如果是，允许所述第二用户执行请求的操作，否则不允许所述第二用户执行请求的操作；
和/或，
所述权限判断单元，用于接收到任意一个非最底层子组织中的第三用户对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文档进行审核的指令后，判断所述第三用户是否具有对所述非最底层子组织中的其他用户设置访问权限或对所述非最底层子组织中的其他用户上传至所述非最底层子组织对应的文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第三用户执行请求的操作，否则不允许所述第三用户执行请求的操作；
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所述权限判断单元，用于接收到任意一个最底层子组织中的第四用户对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的指令后，判断所述第四用户是否具有对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限，如果是，允许所述第四用户执行请求的操作，否则不允许所述第四用户执行请求的操作。
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