CN105068979B - 一种文档管理方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种文档管理方法及系统，应用于具有多个章节的文档的管理中，所述文档管理方法包括：定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节；保存所述文档时，将所述文档按照所选章节的章节序号保存，并生成名称与所述所选章节的所述章节序号对应的章节文档；添加所述章节文档，根据所述章节文档的所述章节序号将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。本发明可以减少文档维护的工作量，提高文档管理的工作效率的同时又可以降低文档维护出错率。

Description

一种文档管理方法及系统

技术领域

本发明涉及办公自动化技术领域，特别是涉及文档处理技术领域，具体为一种文档管理方法及系统。

背景技术

文档处理软件(常用的如Microsoft office word、WPS文字等)是日常办公、写作、文案编辑等必不可少的工具，在平时的工作中可能会遇到这样的场景：几个同事合作完成一篇篇幅较长、章节较多的文档，如用户手册、数据字典说明书等，可能会有一个同事作为总撰写人，来维护文档整体结构，其他人只关注某一章节的撰写及修改工作。当内容非常多的时候，对于维护文章整体架构的人来说无疑工作量是很大的，因为要做很多复制粘贴和调格式的工作。

目前，急需一种在文档整体结构下可针对文档某一部分独立进行撰写和修改的技术方案。

发明内容

鉴于以上所述现有技术的缺点，本发明的目的在于提供一种文档管理方法及系统，用于解决现有技术中文档管理中存在的需要维护由于撰写不同章节产生的文档结构差异的问题。

为实现上述目的及其他相关目的，本发明提供一种文档管理方法，应用于具有多个章节的文档的管理中，所述文档管理方法包括：定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节；保存所述文档时，将所述文档按照所选章节的章节序号保存，并生成名称与所述所选章节的所述章节序号对应的章节文档；添加所述章节文档，根据所述章节文档的所述章节序号将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。

作为本发明的一种优选方案，所述章节文档的名称中若有多个所述章节序号，各所述章节序号之间以标点符号分隔。

作为本发明的一种优选方案，保存所述文档时，当所选章节的数量至少为两个时，所述章节文档的数量与所述所选章节的数量相同或所述章节文档的数量为一个。

作为本发明的一种优选方案，在添加所述章节文档时，根据所述章节文档的名称中的所述章节序号检索所述文档中的章节序号以将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。

为实现上述目的，本发明还提供一种文档管理系统，应用于具有多个章节的文档的管理中，所述文档管理系统包括：定义模块，用于定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节；章节文档保存模块，与所述定义模块相连，在保存所述文档时，用于将所述文档按照所选章节的章节序号保存，并生成名称与所述所选章节的所述章节序号对应的章节文档；填充模块，与所述定义模块和所述章节文档保存模块相连，在于添加所述章节文档时，用于根据所述章节文档的所述章节序号将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。

作为本发明的一种优选方案，所述章节文档的名称中若有多个所述章节序号，各所述章节序号之间以标点符号分隔。

作为本发明的一种优选方案，保存所述文档时，当所选章节的数量至少为两个时，所述章节文档的数量与所述所选章节的数量相同或所述章节文档的数量为一个。

作为本发明的一种优选方案，所述文档管理系统还包括：检索确定模块，与所述填充模块相连，在添加所述章节文档时，用于根据所述章节文档的名称中的所述章节序号检索所述文档中的章节序号以将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。

如上所述，本发明的一种文档管理方法及系统，具有以下有益效果：

1、本发明通过定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节；保存所述文档时，将所述文档按照所选章节的章节序号保存，并生成名称与所述所选章节的所述章节序号对应的章节文档；添加所述章节文档，根据所述章节文档的所述章节序号将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中，可以减少文档维护的工作量，提高文档管理的工作效率的同时又可以降低文档维护出错率。所以本发明可以有效解决文档管理中存在的需要维护由于撰写不同章节产生的文档结构差异的问题。

2、本发明实施简单，具有较强的实用性和通用性。

附图说明

图1显示为本发明的文档管理方法的流程示意图。

图2显示为本发明的文档管理中文档的结构示意图。

图3显示为本发明的文档管理中章节文档另存时的对话框示意图。

图4显示为本发明的文档管理中选取所要保存的章节的对话框示意图。

图5显示为本发明的文档管理中章节文档的名称示意图。

图6显示为本发明的文档管理中在主菜单中添加填充文件选项示意图。

图7显示为本发明的文档管理中添加填充文件的示意图。

图8显示为本发明的文档管理中确定填充的对话框示意图。

图9显示为本发明的文档管理系统的结构示意图。

元件标号说明

1 文档管理系统

11 定义模块

12 章节文档保存模块

13 填充模块

14 检索确定模块

S11～S13 步骤

具体实施方式

以下通过特定的具体实例说明本发明的实施方式，本领域技术人员可由本说明书所揭露的内容轻易地了解本发明的其他优点与功效。本发明还可以通过另外不同的具体实施方式加以实施或应用，本说明书中的各项细节也可以基于不同观点与应用，在没有背离本发明的精神下进行各种修饰或改变。

本实施例的目的在于提供一种文档管理方法及系统，用于解决现有技术中文档管理中存在的需要维护由于撰写不同章节产生的文档结构差异的问题。以下将详细阐述本实施例的一种文档管理方法及系统的原理及实施方式，使本领域技术人员不需要创造性劳动即可理解本实施例的一种文档管理方法及系统。

本实施例的关键点在于利用字处理软件自带的大纲级别标签及文字检索功能，创造性地设计出一种按章节保存合并文档的方法，本实施例适用于某些需要多人协作的多章节长篇幅文档的场景。

本实施例提供一种文档管理方法，具体地，如图1所示，所述文档管理方法包括以下步骤。

步骤S11，定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节。其中，所述文档可以为常用的文字处理软件(Microsoft office word、WPS)中的文档。

更进一步地，在本实施例中，所述文档可以为包含多个章节的用户手册、说明书、教科书等。此时，所述文档的不同章节可能由不同的人来撰写，所以需要定义所述文档的文档结构和文档格式。

具体地，在本实施例中，首先将应将文档结构定义好，如图2所示，例如将每个章节的标题的大纲级别设置为1级。具体可以利用文字处理软件自带的大纲级别标签进行文档结构定义。

在定义好定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节后，接着执行步骤S12。

在步骤S12中，如图3所示，保存所述文档时，将所述文档按照所选章节的章节序号保存，并生成名称与所述所选章节的所述章节序号对应的章节文档。

具体地，保存所述文档时，当所选章节的数量至少为两个时，所述章节文档的数量与所述所选章节的数量相同或所述章节文档的数量为一个。

也就是说，所述章节文档的数量可以为一个，也可以在所选章节的数量至少为两个的情况下，所述章节文档的数量与所述所选章节的数量相同。

具体地，在本实施例中，可在所述文档所在的文字处理软件点击另存为选项弹出的菜单栏选项中增加一项按章节保存选项。

如图4所示，显示为选取所要保存的章节的对话框示意图。具体地，在本实施例中，在点击按章节保存选项后，弹出图4所示的对话框。

其中，在本实施例中，如图5所示，为使保存的章节与所述文档中定义的章节对应，在保存章节时，所述章节文档的名称包含所有所选章节的章节序号。

在本实施例中，所述所选章节至少为一个，所述章节文档的数量为一个，也就是说可以同时选取几个章节同时保存在一个章节文档中。

此外，所述章节文档的名称中若有多个所述章节序号，各所述章节序号之间以标点符号分隔。

更进一步地，所述章节文档的名称中若有多个序号，则各序号之间以逗号，顿号，点号或其他连接号等标点符合分隔。

此外，在本实施例中，在保存章节时，所述章节文档的名称还可以包含用于自定义的文字，例如“标题”，“章节”“时间日期”等。

在保存完章节文档后，可独立对所述章节文档进行编辑等操作。接着执行步骤S13。

在步骤S13中，如图6所示，添加所述章节文档，根据所述章节文档的所述章节序号将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。

具体地，在本实施例中，可在所述文档所在的文字处理软件的菜单栏中增加一项填充文件的选项，例如在WPS的包含有保存选项、另存为选项、打开选项、关闭选项的菜单栏中增加一个填充文件选项。点击填充文件选项，如图7所示，可将所述章节文档填充到所述文档中。

此外，在本实施例中，在添加所述章节文档时，根据所述章节文档的名称中的所述章节序号检索所述文档中的章节序号以将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。具体可以利用文字处理软件自带的文字检索功能检索所述文档中的章节的序号。

为使本领域技术人员进一步理解本实施例中的文档管理方法，以下以具体实例进一步说明本实施例中的文档管理方法的实施过程。

本实施例中文档管理方法的出发点在于文档按章节保存与合并，为了表述方便，这里以一个虚拟场景作为例子。

假设一本书共20章，分别由1个主编和8个作者共同完成，其中第一个作者负责1、2、8章，第二个作者负责3、4章，第三个作者负责5、6、7章……主编负责整体把关，首先将文档结构定义好，将每章标题的大纲级别设置为1级，如图2所示。当文档结构及格式均定义好后，点击“另存为…”，如图3所示，跳出文档保存对话框，在这里增加一个“按章节…”按钮；点击图3中的“按章节…”按钮进入图4中的对话框，可以选择当前文档想要保存的章节。然后点击图4中的保存按钮，如图5所示，将生成一份以代表第几章节的数字+当前文档标题命名的章节文档文件。经过这样方式保存的文件，相关作者只需在章节下面添加相应内容即可。当文档内容填充完成需要整合时，首先打开文档(即最初主编设计架构的那一份)，如图6所示，点击文件菜单中的“填充文件”，如图7所示，选择相应文件，点击“填充”后，如图8所示，可以弹出一个确认的对话框，例如：“所选的文档内容将被填充至当前文档，确定执行此操作？”，点击“确定”，所选文档即被填充至相应章节。

需要注意的是，本实施例的文档管理方法可以被正确执行的前提是章节顺序及章节名按上述定义好后未被改动过。为了不因修改章节名称及顺序造成功能失败或者出错，可以考虑设置一种权限锁，让内容填写者没有修改章节名称的权限。

为实现上述文档管理方法，本实施例对应提供提供一种文档管理系统，应用于具有多个章节的文档的管理中，如图9所示，所述文档管理系统1包括：定义模块11、章节文档保存模块12、填充模块13以及检索确定模块14。

所述定义模块11用于用于定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节；其中，所述文档可以为常用的文字处理软件(Microsoft office word、WPS)中的文档。

更进一步地，在本实施例中，所述文档可以为包含多个章节的用户手册、说明书、教科书等。此时，所述文档的不同章节可能由不同的人来撰写，所以需要定义所述文档的文档结构和文档格式。

具体地，在本实施例中，首先将应将文档结构定义好，如图2所示，例如将每个章节的标题的大纲级别设置为1级。具体可以利用文字处理软件自带的大纲级别标签进行文档结构定义。

章节文档保存模块12与所述定义模块11相连，在保存所述文档时，用于将所述文档按照所选章节的章节序号保存，并生成名称与所述所选章节的所述章节序号对应的章节文档。

具体地，在本实施例中，如图3所示，章节文档保存模块12的实现方式为：可在所述文档所在的文字处理软件点击另存为选项弹出的菜单栏选项中增加一项按章节保存选项。

如图4所示，在所述章节文档保存模块12中，显示有为选取所要保存的章节的对话框。具体地，在本实施例中，在点击所述章节文档保存模块12中按章节保存选项后，弹出图4所示的对话框。

其中，在本实施例中，如图5所示，为使保存的章节与所述文档中定义的章节对应，在保存章节时，所述章节文档的名称包含所有所选章节的章节序号。

在本实施例中，所述所选章节至少为一个，所述章节文档的数量为一个，也就是说可以同时选取几个章节同时保存在一个章节文档中。此外，所述章节文档的名称中若有多个所述章节序号，各所述章节序号之间以标点符号分隔。

更进一步地，所述章节文档的名称中若有多个序号，则各序号之间以逗号，顿号，点号或其他连接号等标点符合分隔。

此外，在本实施例中，在保存章节时，所述章节文档的名称还可以包含用于自定义的文字，例如“标题”，“章节”“时间日期”等。

在保存完章节文档后，可独立对所述章节文档进行编辑等操作。

填充模块13与所述定义模块11和所述章节文档保存模块12相连，在于添加所述章节文档时，用于根据所述章节文档的所述章节序号将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。

具体地，在本实施例中，所述填充模块13的一种实现方式为：可在所述文档所在的文字处理软件的菜单栏中增加一项填充文件的选项，例如在WPS的包含有保存选项、另存为选项、打开选项、关闭选项的菜单栏中增加一个填充文件选项。点击填充文件选项，如图7所示，可将所述章节文档填充到所述文档中。

检索确定模块14与所述填充模块13相连，在添加所述章节文档时，用于根据所述章节文档的名称中的所述章节序号检索所述文档中的章节序号以将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。具体可以利用文字处理软件自带的文字检索功能检索所述文档中的章节的序号。

使本领域技术人员进一步理解本实施例中的文档管理系统1，以下以具体实例进一步说明本实施例中的文档管理系统1的实施过程。

本实施例中文档管理系统1的出发点在于文档按章节保存与合并，为了表述方便，这里以一个虚拟场景作为例子。

假设一本书共20章，分别由1个主编和8个作者共同完成，其中第一个作者负责1、2、8章，第二个作者负责3、4章，第三个作者负责5、6、7章……主编负责整体把关，首先通过定义模块11将文档结构定义好，将每章标题的大纲级别设置为1级，如图2所示。当文档结构及格式均定义好后，在章节文档保存模块12中，点击“另存为…”，如图3所示，跳出文档保存对话框，在章节文档保存模块12中增加一个“按章节…”按钮；点击图3中的“按章节…”按钮进入图4中的对话框，可以选择当前文档想要保存的章节。然后点击图4中的保存按钮，如图5所示，将生成一份以代表第几章节的数字+当前文档标题命名的章节文档文件。经过这样方式保存的文件，相关作者只需在章节下面添加相应内容即可。当文档内容填充完成需要整合时，首先打开所述文档(即最初主编设计架构的那一份)，如图6所示，在填充模块13中，点击文件菜单中的“填充文件”，如图7所示，选择相应文件，点击“填充”后，如图8所示，可以弹出一个确认的对话框，例如：“所选的文档内容将被填充至当前文档，确定执行此操作？”，点击“确定”，通过检索确定模块14确定所要填充的所述文档中的章节，所选文档即被填充至相应章节。

需要注意的是，本实施例的文档管理方法可以被正确执行的前提是章节顺序及章节名按上述定义好后未被改动过。为了不因修改章节名称及顺序造成功能失败或者出错，可以考虑在本实施例中设置一个加锁模块，用于设置一种权限锁，让内容填写者没有修改章节名称的权限。

综上所述，本发明通过定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节；保存所述文档时，将所述文档按照所选章节的章节序号保存，并生成名称与所述所选章节的所述章节序号对应的章节文档；添加所述章节文档，根据所述章节文档的所述章节序号将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中，可以减少文档维护的工作量，提高文档管理的工作效率的同时又可以降低文档维护出错率。所以本发明可以有效解决文档管理中存在的需要维护由于撰写不同章节产生的文档结构差异的问题。，可以减少文档维护的工作量，提高文档管理的工作效率的同时又可以降低文档维护出错率。所以本发明可以有效解决文档管理中存在的需要维护由于撰写不同章节产生的文档结构差异的问题；本发明实施简单，具有较强的实用性和通用性。所以，本发明有效克服了现有技术中的种种缺点而具高度产业利用价值。

上述实施例仅例示性说明本发明的原理及其功效，而非用于限制本发明。任何熟悉此技术的人士皆可在不违背本发明的精神及范畴下，对上述实施例进行修饰或改变。因此，举凡所属技术领域中具有通常知识者在未脱离本发明所揭示的精神与技术思想下所完成的一切等效修饰或改变，仍应由本发明的权利要求所涵盖。

Claims (4)

1.一种文档管理方法，应用于具有多个章节的文档的管理中，其特征在于：所述文档管理方法包括：

定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节；

保存所述文档时，将所述文档按照所选章节的章节序号保存，并生成名称与所述所选章节的所述章节序号对应的章节文档；所述章节文档的名称中若有多个所述章节序号，各所述章节序号之间以标点符号分隔；

添加所述章节文档，根据所述章节文档的名称中的所述章节序号检索所述文档中的章节序号以将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。

2.根据权利要求1所述的文档管理方法，其特征在于：保存所述文档时，当所选章节的数量至少为两个时，所述章节文档的数量与所述所选章节的数量相同或所述章节文档的数量为一个。

3.一种文档管理系统，应用于具有多个章节的文档的管理中，其特征在于：所述文档管理系统包括：

定义模块，用于定义所述文档的结构，其中，所述文档的结构包含至少一个章节；

章节文档保存模块，与所述定义模块相连，在保存所述文档时，用于将所述文档按照所选章节的章节序号保存，并生成名称与所述所选章节的所述章节序号对应的章节文档；所述章节文档的名称中若有多个所述章节序号，各所述章节序号之间以标点符号分隔；

填充模块，与所述定义模块和所述章节文档保存模块相连，在于添加所述章节文档时，用于根据所述章节文档的所述章节序号将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中；

检索确定模块，与所述填充模块相连，在添加所述章节文档时，用于根据所述章节文档的名称中的所述章节序号检索所述文档中的章节序号以将对应的所述章节文档的内容添加到所述文档中。

4.根据权利要求3所述的文档管理系统，其特征在于：保存所述文档时，当所选章节的数量至少为两个时，所述章节文档的数量与所述所选章节的数量相同或所述章节文档的数量为一个。