CN104881731A - 一种会议室文件监控方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种会议室文件监控方法及系统，该方法包括：获取用户输入的当前会议使用的会议文件数量，根据文件数量从1开始依次为每一份会议文件生成一个文件编码，并将所述文件编码存储在预设数据库中；将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机，以使打印机将文件编码打印在相应的会议文件上，得到每份会议文件的文件标签；对当前会议使用的会议文件进行监测，当监测到文件标签为所述文件编码的会议文件被带出会议室时，向监控终端发送报警信息，以使监控终端发出警报。本发明能够保证会议文件可监控、可追溯。

Description

一种会议室文件监控方法及系统

技术领域

本发明涉及通信设备测试技术领域，尤其涉及一种会议室文件监控方法及系统。

背景技术

近年来，随着重要会议的增多，重要会议文件的监控管理成为了急需解决的问题。重要会议室，对会议相关重要文件的管理有待进一步加强。

传统的会议文件监控系统并没有进行流程上的细化，一般通过对文件粘贴标签，使其通过出入口时能被监控系统发现并发出警报。传统的方式下采用的标签一般是条形码，条形码是由条形与间距构成的平行布局的二进制码。它们是根据预定的模式布置，并代表指向某些相关符号的数据元素。这些由宽窄的条形和间距构成的序列可以用数字和数字与字母的组合来解释。传统会议文件监控系统没有在流程上进行细化，会导致一些人为的漏洞问题，比如说，文件在非会议期间被带出，就不存在报警这一提示，如果没有本发明文件回收和审计模式，相关人员是不会得知文件已被带出，在传统的模式下，即使文件被追回，也存在着文件归档的问题，因为存在不知道文件所属的会议。传统模式也存在追溯问题不完善的情况，即在会议结束后，对当日会议文件进行审计的问题。

可见，传统的文件监控系统是采用条形码，这种条形码的缺陷在于非相关用户也可以轻易地读取条形码上的内容，而且相同长度的输入可能会输出不同长度的一维条码，使得排版非常困难，打印结果也不美观的问题。

发明内容

鉴于上述问题，提出了本发明以便提供一种克服上述问题或者至少部分地解决或者减缓上述问题的会议室文件监控方法及系统，以保证会议文件可监控、可追溯。

根据本发明的一个方面，提供了一种会议室文件监控方法，该方法包括：

获取用户输入的当前会议使用的会议文件数量，根据文件数量从1开始依次为每一份会议文件生成一个文件编码，并将所述文件编码存储在预设数据库中；

将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机，以使打印机将文件编码打印在相应的会议文件上，得到每份会议文件的文件标签；

对当前会议使用的会议文件进行监测，当监测到文件标签为所述文件编码的会议文件被带出会议室时，向监控终端发送报警信息，以使监控终端发出警报，所述报警信息中携带有该会议文件对应的文件编码。

可选的，在所述将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机之前，所述方法还包括：

采用序列密码算法对所述文件编码进行数据加密。

可选的，所述方法还包括：

会议结束后，分别获取采用RFID检测设备扫描会议文件的文件标签得到的编码数据；

将编码数据与所述预设数据库中存储的文件编码进行匹配，查找预设数据库中是否有未被匹配的文件编码，并记录所述未被匹配的文件编码；

解析所述未被匹配的文件编码，确定与该文件编码对应的会议文件，确认该会议文件被带出。

可选的，所述方法还包括：

将当前会议的报警信息以及被带出的会议文件进行记录，生成会议日志。

根据本发明的另一个方面，提供了一种会议室文件监控系统，该系统包括：

文件编码生成单元，获取用户输入的当前会议使用的会议文件数量，根据文件数量从1开始依次为每一份会议文件生成一个文件编码，并将所述文件编码存储在预设数据库中；

发送单元，用于将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机，以使打印机将文件编码打印在相应的会议文件上，得到每份会议文件的文件标签；

监测单元，用于对当前会议使用的会议文件进行监测；

报警单元，用于当所述监测单元监测到文件标签为所述文件编码的会议文件被带出会议室时，向监控终端发送报警信息，以使监控终端发出警报，所述报警信息中携带有该会议文件对应的文件编码。

可选的，所述系统还包括：

加密单元，用于在所述发送单元将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机之前，采用序列密码算法对所述文件编码进行数据加密。

可选的，所述系统还包括：

获取单元，用于在会议结束后，分别获取采用RFID检测设备扫描会议文件的文件标签得到的编码数据；

查找单元，用于将编码数据与所述预设数据库中存储的文件编码进行匹配，查找预设数据库中是否有未被匹配的文件编码，并记录所述未被匹配的文件编码；

解析单元，用于解析所述未被匹配的文件编码，确定与该文件编码对应的会议文件，确认该会议文件被带出。

可选的，所述系统还包括：

日志生成单元，用于将当前会议的报警信息以及确认被带出的会议文件进行记录，生成会议日志。

本发明的有益效果为：

本发明提供的会议室文件监控方法及系统，将文件编码采用文件与会议相绑定的模式，通过文件上的文件标签，使其通过出入口时能被监控系统发现并发出警报。而且，本发明通过权限设置使得具有预设权限的人员能够进入对预设时间内的会议及其会议文件的相关信息进行查询，确保会议文件的可追溯性。

上述说明仅是本发明技术方案的概述，为了能够更清楚了解本发明的技术手段，而可依照说明书的内容予以实施，并且为了让本发明的上述和其它目的、特征和优点能够更明显易懂，以下特举本发明的具体实施方式。

附图说明

通过阅读下文优选实施方式的详细描述，各种其他的优点和益处对于本领域普通技术人员将变得清楚明了。附图仅用于示出优选实施方式的目的，而并不认为是对本发明的限制。而且在整个附图中，用相同的参考符号表示相同的部件。在附图中：

图1为本发明实施例提供的一种会议室文件监控方法的流程图；

图2为本发明实施例提供的一种会议室文件监控系统的结构框图；

图3为本发明实施例提供的一种会议室文件监控系统的功能结构图。

具体实施方式

下面详细描述本发明的实施例，所述实施例的示例在附图中示出，其中自始至终相同或类似的标号表示相同或类似的元件或具有相同或类似功能的元件。下面通过参考附图描述的实施例是示例性的，仅用于解释本发明，而不能解释为对本发明的限制。

本技术领域技术人员可以理解，除非特意声明，这里使用的单数形式“一”、“一个”、“所述”和“该”也可包括复数形式。应该进一步理解的是，本发明的说明书中使用的措辞“包括”是指存在所述特征、整数、步骤、操作、元件和/或组件，但是并不排除存在或添加一个或多个其他特征、整数、步骤、操作、元件、组件和/或它们的组。

本技术领域技术人员可以理解，除非另外定义，这里使用的所有术语(包括技术术语和科学术语)，具有与本发明所属领域中的普通技术人员的一般理解相同的意义。还应该理解的是，诸如通用字典中定义的那些术语，应该被理解为具有与现有技术的上下文中的意义一致的意义，并且除非被特定定义，否则不会用理想化或过于正式的含义来解释。

本发明的目的在于对会议文件进行系统化的管理，要求能够做到重要会议文件的在位可管、外出可控、内容可审，必须研发使用切实可靠的技术手段，针对重要会议准备、进行、结束各环节进行了流程规划，通过关键系统研究，加强对重要会议文件的全流程管理，消除重要会议期间文件丢失隐患，提高对重要会议室重要文件的监控能力，加强涉密单位的会议文件的科技管理支撑能力。

图1为本发明实施例提供的一种会议室文件监控方法的流程图，如图1所示，本发明提出的会议室文件监控方法包括以下步骤：

S11、获取用户输入的当前会议使用的会议文件数量，根据文件数量从1开始依次为每一份会议文件生成一个文件编码，并将所述文件编码存储在预设数据库中；

本发明在对文件进行编码时，根据录入的会议使用的文件数量，顺序生成文件编码，为每一份文件分配一个编码，形成能够唯一地表示该文件的编码。生成的编码顺序的从1开始编码，每次会议的文件编码都是从1开始编码。这样以来，无需其他辅助，单纯地从编码就可以获取该文件以及该文件所属会议的详细信息。

S12、将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机，以使打印机将文件编码打印在相应的会议文件上，得到每份会议文件的文件标签；

本发明根据生成的文件编码，在生成文件编码的同时，将文件编码存入系统数据库，使用专用的标签打印机进行打印，并且打印的标签满足人机可读，以使打印机将文件编码打印在相应的会议文件上，得到每份会议文件的文件标签。本发明另一实施例中，还可以通过粘贴标签的方式，完成编码与会议文件的绑定。

S13、对当前会议使用的会议文件进行监测，当监测到文件标签为所述文件编码的会议文件被带出会议室时，向监控终端发送报警信息，以使监控终端发出警报，所述报警信息中携带有该会议文件对应的文件编码。

在会议期间，对本次会议的文件所需进行监控追踪，监控终端检测到有文件被违规带出会议室时，将会把相关信息传输到监控端，由监控端发出警报，提示有文件被违规带出。

进一步地，在所述将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机之前，所述方法还包括：采用序列密码算法对所述文件编码进行数据加密。

进一步地，所述方法还包括：

会议结束后，分别采用RFID检测设备扫描会议文件的文件标签，获取采用RFID检测设备扫描会议文件的文件标签得到的编码数据；

将编码数据与所述预设数据库中存储的文件编码进行匹配，查找预设数据库中是否有未被匹配的文件编码，并记录所述未被匹配的文件编码；

解析所述未被匹配的文件编码，确定与该文件编码对应的会议文件，确认该会议文件被带出。

更进一步地，所述方法还包括：

将当前会议的报警信息以及被带出的会议文件进行记录，生成会议日志。

为了方便日后对会议文件进行追溯，本发明解析所述未被匹配的文件编码信息，获取与该文件编码信息对应的会议文件，确认出被违规带出的会议文件，将之前生成的当前会议的报警信息以及被带出的会议文件进行记录，生成会议日志。对所述日志进行审计，相当于一次数据库查询，而且本发明对于能够进行审计的人员进行了管控，要求必须是具有一定权限的人员才可以进行审计。审计模式的意图在于追溯往期的会议的具体信息，同时可以查看会议当天文件的报警记录以及回收情况，做到了可以满足会议文件可溯化的需求，同时也将最长可溯时长定为三个月。

下面通过具体实施例对本发明技术方案进行详细清楚的说明。

本发明主要完成针对会议室文件全流程监控的功能，防止会议期间，文件被非授权带出，保证会议文件可监控、可追溯。从整个会议室文件监控流程来看，主要分为三个阶段：会议准备阶段、会议文件监控阶段、会议文件回收阶段，除此之外，还有会议的审计功能。

会议准备阶段

会议准备阶段主要是为会议文件监控做准备工作，包括生成会议编号、录入会议的起止时间、录入会议责任人、确定会议文件的数量、生成编码、打印标签、粘贴标签。

步骤一：根据录入的会议信息生成会议编号；

新建会议时，需要录入会议的责任人、会议开始时间和结束时间、会议使用的文件份数。除此之外，为该会议生成一个唯一的编号，便于后期的审计等。会议的编号由会议开始的时间、会议室的位置来确定(比如时间为2014年10月15日上午9:30，地点为2101会议室，则组成的编号为2014101509302101)，会议的编号由系统自动生成，因此，在系统部署初始化时，要配置好会议室的位置信息，便于生成会议编号。

步骤二：根据文件数量从1开始依次为每一份会议文件生成一个文件编码；

根据录入的会议使用的文件数量，顺序生成文件的编码，为每一份文件分配一个编码，形成能够唯一地表示该文件的编码。编码包含物品的地理位置、单位、序列号等属性信息。生成的编码顺序的从1开始编码，每次会议的文件编码都是从1开始编码。

步骤四：条码打印；

本发明采用了一种适用于标签打印机打印的编码信息，同时将编码信息写入RFID标签中

会议文件监控阶段

步骤一：部署监控设备；

在监控阶段，首先对会议室进行设备部署，门禁监控设备部署在会议室门的外侧，紧贴门框安装。计算机或者平板部署在会议室内部，安装在门的墙壁上。打印机放置在会议室内部，便于与平板连接。门禁监控设备、平板、打印机之间组成一个局域网，各个设备之间通过网络连接，平板能够控制门禁监控设备并接受门禁设备采集的数据，同时能够驱动打印机，完成专用标签的打印工作。

步骤二：监控；

在会议期间，系统对本次会议的文件所需进行监控追踪，当部署在门禁的RFID监控设备检测到有文件被违规带出会议室时，将会把相关信息传输到监控端，由监控端发出警报，提示有文件被违规带出。

步骤三：报警处理；

满足对报警信息的处理的需求，系统支持默认常用处理以及自定义处理方式。

会议文件回收阶段

会议结束后，需要对进行编码的会议使用的文件进行回收，防止会议文件被无意识带出或丢失。直至完成全部回收，会议才能正常结束，监控才停止。对于未回收的文件进行处理，备注说明文件未被回收的原因，便于文件以后的追溯和审计。

会议审计阶段

在会议结束后，若想对往期会议期间文件的流向进行追踪，即查看录入的会议信息、会议文件的报警记录以及文件的回收情况，可以使用系统的审计功能，查看三个月内的会议文件监控系统的所有操作情况。

本发明在流程方面进行了细化，确保监控文件在各个阶段能够被检测。会议准备阶段将会议信息进行录入实现会议文件与会议相绑定，使得会议文件能够达到可追溯的需求；会议结束后对会议文件进行回收，确保在会议进行期间没有文件被违规带出；同时本发明还具有审计的功能，对于三个月内的会议文件以及文件所属的会议的情况进行查询，即使在会议结束后，也可以对当日会议情况进行审计，使得会议文件监控无死角化。

图2为本发明实施例提供的一种会议室文件监控系统的结构框图，如图2所示，本发明实施例提出的会议室文件监控系统包括文件编码生成单元101、发送单元102、监测单元103以及报警单元104，其中：

所述的文件编码生成单元101，获取用户输入的当前会议使用的会议文件数量，根据文件数量从1开始依次为每一份会议文件生成一个文件编码，并将所述文件编码存储在预设数据库中；

所述的发送单元102，用于将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机，以使打印机将文件编码打印在相应的会议文件上，得到每份会议文件的文件标签；

所述的监测单元103，用于对当前会议使用的会议文件进行监测；

所述的报警单元104，用于当所述监测单元监测到文件标签为所述文件编码的会议文件被带出会议室时，向监控终端发送报警信息，以使监控终端发出警报，所述报警信息中携带有该会议文件对应的文件编码

本发明实施例提出会议室文件监控系统，主要完成针对会议室文件全流程监控的功能，防止会议期间，文件被非授权带出，保证会议文件可监控、可追溯。如图3所示，从整个会议室文件监控流程来看，主要分为三个阶段：会议准备阶段、会议文件监控阶段、会议文件回收阶段，除此之外，还有会议的审计功能。

进一步地，本发明实施例提出的会议室文件监控系统还包括：

加密单元，用于在所述发送单元将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机之前，采用序列密码算法对所述文件编码进行数据加密。

进一步地，本发明实施例提出的会议室文件监控系统还包括：

获取单元，用于在会议结束后，分别获取采用RFID检测设备扫描会议文件的文件标签得到的编码数据；

查找单元，用于将编码数据与所述预设数据库中存储的文件编码进行匹配，查找预设数据库中是否有未被匹配的文件编码，并记录所述未被匹配的文件编码；

解析单元，用于解析所述未被匹配的文件编码，确定与该文件编码对应的会议文件，确认该会议文件被带出。

更进一步地，本发明实施例提出的会议室文件监控系统还包括：

日志生成单元，用于将当前会议的报警信息以及确认被带出的会议文件进行记录，生成会议日志。

综上所述，本发明提供的会议室文件监控方法及系统，将条码编码采用文件与会议相绑定的模式，使得会议文件的条码信息涵盖了与其相对的会议的信息，通过粘贴在文件上的条码标签，使其通过出入口时能被监控系统发现并发出警报。而且，本发明通过权限设置使得具有预设权限的人员能够进入对预设时间内的会议及其会议文件的相关信息进行查询，确保会议文件的可追溯性。

通过以上的实施方式的描述，本领域的技术人员可以清楚地了解到本发明可以通过硬件实现，也可以借助软件加必要的通用硬件平台的方式来实现。基于这样的理解，本发明的技术方案可以以软件产品的形式体现出来，该软件产品可以存储在一个非易失性存储介质(可以是CD-ROM，U盘，移动硬盘等)中，包括若干指令用以使得一台计算机设备(可以是个人计算机，服务器，或者网络设备等)执行本发明各个实施例所述的方法。

本领域技术人员可以理解附图只是一个优选实施例的示意图，附图中的模块或流程并不一定是实施本发明所必须的。

本领域技术人员可以理解实施例中的装置中的模块可以按照实施例描述进行分布于实施例的装置中，也可以进行相应变化位于不同于本实施例的一个或多个装置中。上述实施例的模块可以合并为一个模块，也可以进一步拆分成多个子模块。

以上公开的仅为本发明的几个具体实施例，但是，本发明并非局限于此，任何本领域的技术人员能思之的变化都应落入本发明的保护范围。

Claims (8)

1.一种会议室文件监控方法，其特征在于，该方法包括：

获取用户输入的当前会议使用的会议文件数量，根据文件数量从1开始依次为每一份会议文件生成一个文件编码，并将所述文件编码存储在预设数据库中；

将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机，以使打印机将文件编码打印在相应的会议文件上，得到每份会议文件的文件标签；

对当前会议使用的会议文件进行监测，当监测到文件标签为所述文件编码的会议文件被带出会议室时，向监控终端发送报警信息，以使监控终端发出警报，所述报警信息中携带有该会议文件对应的文件编码。

2.根据权利要求1所述方法，其特征在于，在所述将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机之前，所述方法还包括：

采用序列密码算法对所述文件编码进行数据加密。

3.根据权利要求1或2所述方法，其特征在于，所述方法还包括：

会议结束后，分别获取采用RFID检测设备扫描会议文件的文件标签得到的编码数据；

将编码数据与所述预设数据库中存储的文件编码进行匹配，查找预设数据库中是否有未被匹配的文件编码，并记录所述未被匹配的文件编码；

解析所述未被匹配的文件编码，确定与该文件编码对应的会议文件，确认该会议文件被带出。

4.根据权利要求3所述方法，其特征在于，所述方法还包括：

将当前会议的报警信息以及被带出的会议文件进行记录，生成会议日志。

5.一种会议室文件监控系统，其特征在于，该系统包括：

文件编码生成单元，获取用户输入的当前会议使用的会议文件数量，根据文件数量从1开始依次为每一份会议文件生成一个文件编码，并将所述文件编码存储在预设数据库中；

发送单元，用于将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机，以使打印机将文件编码打印在相应的会议文件上，得到每份会议文件的文件标签；

监测单元，用于对当前会议使用的会议文件进行监测；

报警单元，用于当所述监测单元监测到文件标签为所述文件编码的会议文件被带出会议室时，向监控终端发送报警信息，以使监控终端发出警报，所述报警信息中携带有该会议文件对应的文件编码。

6.根据权利要求5所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

加密单元，用于在所述发送单元将每份会议文件对应的文件编码发送给打印机之前，采用序列密码算法对所述文件编码进行数据加密。

7.根据权利要求5或6所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

获取单元，用于在会议结束后，分别获取采用RFID检测设备扫描会议文件的文件标签得到的编码数据；

查找单元，用于将编码数据与所述预设数据库中存储的文件编码进行匹配，查找预设数据库中是否有未被匹配的文件编码，并记录所述未被匹配的文件编码；

解析单元，用于解析所述未被匹配的文件编码，确定与该文件编码对应的会议文件，确认该会议文件被带出。

8.根据权利要求7所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

日志生成单元，用于将当前会议的报警信息以及确认被带出的会议文件进行记录，生成会议日志。