CN104346415B - 图像文档命名的方法 - Google Patents

Abstract

一种图像文档命名的方法，包括下列步骤：寻找初始扫描图像数据中的关键词字符串，以及辨认排序在关键词字符串之后的编码字符串。建立对应于初始扫描图像数据的初始文档，若在其中寻找到关键词字符串，自动按编码字符串命名初始文档的文件名。

Description

图像文档命名的方法

技术领域

本发明涉及一种图像文档命名的方法，特别是一种依据图像文档的内容自动命名该图像文档的方法。

背景技术

在电子化的时代，文档管理的作业采用图像数据来储存是不可避免的趋势，以减少纸本的库存量及纸本容易损毁的风险。将纸本的数据电子化之后，可以保存文稿来往的记录、建立电子文档，以利于文稿归档及查询。但是，为了将大量的文稿输进计算机并分类、归档命名，常常耗掉相当大的人力与成本。传统的扫描仪扫描多个文稿，可以将每页扫描图像数据各自建立一个文档，或是将所有图像数据合并成一个文档。无论是哪一种，对使用者而言都并不方便。前者须检查文档后重新命名，后者须自行分割文档。其手续既繁琐又没有效率。

为了解决这个问题，就有自动归档的概念出现。例如，当有一叠文稿准备扫描时，先在文稿中预定分档的地方安插空白页、特定颜色页、或贴上条形码（barcode）等。当扫描仪扫到空白页、特定颜色页、或条形码，则将已扫描的复数图像数据合并成一个独立的文档。然而，这样的归档方式只是为了快速进行分档，并无法根据文稿上的文字为文档命名，也无法判断哪些图像数据为彼此相关。因此还是需要逐一检查图像数据的内容并重新给予一个新的文件名。

发明内容

本发明是有关于一种图像文档命名的方法，其通过寻找扫描图像数据中的关键词字符串以及辨认排序在关键词字符串之后的编码字符串，以建立文档，并且自动按编码字符串为该文档命名。

根据本发明的一个方面，提出一种图像文档命名的方法，包括下列步骤：寻找初始扫描图像数据中的关键词字符串，以及辨认排序在关键词字符串之后的编码字符串。建立对应于初始扫描图像数据的初始文档，若在其中寻找到关键词字符串，自动按编码字符串命名初始文档的文件名。

为了对本发明的上述及其他方面有更佳的了解，下文特举较佳实施例，并结合附图，作详细说明如下。

附图说明

图1为依照本发明第一实施例的图像文档命名的方法中各个步骤的方法流程图；

图2为依照本发明第二实施例的图像文档命名的方法中各个步骤的方法流程图；

图3为依照本发明第三实施例的图像文档命名的方法中各个步骤的方法流程图；

图4为依照本发明第四实施例的图像文档命名的方法中各个步骤的方法流程图；

图5A～5E为应用上述图像文档命名的方法的图像数据的示意图。

符号说明

101～103、201～208、301～308、401～403：各个步骤

D1～D4：扫描图像数据

001、002：编码字符串

具体实施方式

本发明的图像文档命名的方法，是用于图像数据的归档及管理。当一叠文稿扫描后，在扫描图像数据中寻找关键词字符串，并以关键词字符串之后的编码字符串建立文档，自动以该编码字符串为该文档命名。例如：有一叠文稿依序带有以下字符串：报价单编号001、报价单编号002、报价单编号003，则指定“报价单编号”为关键词字符串，而这叠文稿对应的扫描图像数据所建立的文档会被自动命名为001、002、003。但是，依据编码字符串来命名，不限于只完全依照编码字符串，也可以以该编码字符串为基础而有其他变化。例如：编码字符串为001，文件名可以为001-1、PR-001、报价单001等等诸多变化。

寻找关键词字符串并依据其后的编码字符串的优点是，用户可以很容易了解这些文档的内容，并且不需要额外花费时间重新命名。例如有一叠性质类似但是分属不同案件的纸本报价单经扫描后形成扫描图像数据，这些报价单的扫描图像数据具有相同的关键词字符 串（例如：报价单编号），其关键词字符串后的编码字符串为案件编号，则使用本发明的方法即可快速建立一系列的文档并自动依据案件编号为每一份图像数据命名。

以下对提出实施例进行详细说明，实施例仅用以作为范例说明，并非用以限缩本发明的保护范围。下列实施例虽主要以扫描仪产生的扫描图像数据为例，但不限定以扫描仪扫描文稿，任何文稿的图像数据只要能通过计算机软件辨识、编辑，就可利用本发明的图像数据的命名方法来进行，例如利用数码相机拍摄文稿。另外为方便理解，实施例提到的“文稿”指的是实体纸本文稿，“文档”指的是实体文稿经扫描后形成的电子文档。

请参照图1，为依照本发明第一实施例的图像文档命名的方法中各个步骤的方法流程图。在步骤101中，寻找初始扫描图像数据中的关键词字符串，以及辨认排序在关键词字符串之后的编码字符串。例如初始扫描图像数据中有一段文字为报价单编号001，若“报价单编号”为关键词，则001为其编码字符串。在步骤102中，建立对应于初始扫描图像数据的初始文档。初始文档可以例如是searchable PDF或.rtf等具有文字形式格式的电子文档，但并不局限于此。在步骤101中，若寻找到关键词字符串，则进行步骤103，自动按编码字符串命名初始文档的文件名。文件名不限于完全依照编码字符串，也可以以该编码字符串为基础而有其他变化。例如：编码字符串为001，文件名可以为001-1、PR-001、报价单001等等。

本发明又提出第二实施例。请参照图2，为依照本发明第二实施例的图像文档命名的方法中各个步骤的方法流程图，包括步骤201～208，其中步骤201、202与第一实施例的步骤101、102相同。在步骤203中，本发明还包括寻找第二扫描图像数据中的关键词字符串，以及辨认排序在关键词字符串之后的第二编码字符串。第二扫描图像数据为接续在初始扫描图像数据后的另一份扫描图像数据。在步骤204中，若在第二扫描图像数据中寻找到关键词字符串，且第二编码字符串经步骤206的辨认与步骤201中初始扫描图像数据的编码字符串不相同，则进行步骤207，建立对应于第二扫描图像数据的第二文档，并且自动按第二编码字符串命名第二文档的文件名。第二文档的文件名可依照初始文档的命名方法，以形成一系列的文档。举例来说，初始扫描图像数据与第二扫描图像数据的编码字符串分别为001、002，若初始文件名订为001-1，则第二文件名订为002-1；若初始文件名订为报价单001，则第二文件名订为报价单002。依照此方法，一叠具有关键词的多个文件经扫描后可依序自动地建立文档并命名。

请再参照图2，在步骤204中，若在第二扫描图像数据中寻找到关键词字符串，且第二编码字符串经步骤206的辨认与步骤201中初始扫描图像数据的编码字符串相同，则进行步骤208，附加第二扫描图像数据至初始文档，而不是产生独立的第二文档。例如，初始文档原为包含初始扫描图像数据的PDF格式文档，共一页；当第二扫描图像数据被附加至该初始文档后，初始扫描图像数据与第二扫描图像数据分别为该PDF的第一页与第二页。若在第二扫描图像数据后的第三扫描图像数据，也同样具有与初始扫描图像数据相同的关键词与编码字符串，则继续附加至初始文档，形成第三页，直到下一份扫描图像数据的编码字符串与初始扫描图像的编码字符串不同，而建立新的文档。

请继续参照图2，在步骤203中，寻找第二扫描图像数据中的关键词字符串，以及辨认排序在关键词字符串之后的第二编码字符串。在步骤204中，若在第二扫描图像数据中未寻找到关键词字符串，则进行步骤205，附加第二扫描图像数据至初始文档，而合并成同一文档。并且，此未包含关键词字符串的第二扫描图像数据，为接续初始扫描图像数据所产生的扫描图像数据。也就是说，初始扫描图像数据与第二扫描图像数据，是在一次扫描复数文稿的扫描过程中，分别为第一份文稿与接续的第二份文稿所产生的扫描图像数据。该扫描过程通常是在馈纸式扫描仪中执行。初始扫描图像数据具有关键词字符串而第二扫描图像数据没有，此情形例如发生在扫描主文稿与其未含关键词的附件。

本发明又提出第三实施例，为依照本发明第三实施例的图像文档命名的方法中各个步骤的方法流程图。请参照图3，第三实施例的步骤301～307与第二实施例的步骤201～207完全相同，其差别为步骤308。在步骤304中，若在第二扫描图像数据中寻找到关键词字符串，且第二编码字符串经步骤306的辨认与初始扫描图像数据的编码字符串相同，则进行步骤308，建立对应于第二扫描图像数据的补充文档，该补充文档为对初始文档的补充，并且自动按初始文档的文件名命名补充文档的文件名。

较佳地，补充文档跟初始文档具有相似的文件名，并可以有一定的命名规则。例如：初始文档为“001”，补充文档可以为“001-1”、“001-a”。初始文档为“001-1”，补充文档可以为“001-2”等等诸多变化。若在第二扫描图像数据后的第三扫描图像数据，也同样具有与初始扫描图像数据相同的关键词字符串与编码字符串，则按照相同的命名规则继续建立补充文档，如001-3、001-c等等。这些与初始文档具有相似文件名的补充文档，除了可与其它文档并列存放，也可视为以初始文档为主的一个群组，而与初始文档一起被存放至另一个文件夹中，该文件夹可以以该编码字符串命名名称。

本发明又提出第四实施例。请参照图4，为依照本发明第四实施例的图像文档命名的 方法流程图，包括步骤401～403。在步骤401中，接收关键词设定指示。关键词设定例如显示在用户操作接口上，以供用户在该用户操作接口上设定寻找关键词的指示。用户操作接口可以是扫描仪或事务机上的显示屏幕与输入设备，或是一台连接到扫描仪的计算机，用户利用计算机上的软件操作、指示扫描仪。在步骤402中，依据关键词设定指示，寻找初始扫描图像数据中的关键词字符串。例如：利用光学字符识别（Optical characterrecognition，OCR）或智能字符识别（Intelligent character recognition，ICR）等方式寻找关键词字符串。在步骤402中，若寻找到关键词字符串，则进行步骤403，自动按编码字符串命名初始文档的文档名。

在步骤401中，关键词设定指示可以由用户输入要指定的关键词。也可以由扫描仪先产生初始扫描图像数据并显示在屏幕上，用户再经由屏幕触控或鼠标、光标等方式选择关键词。也可以在扫描仪产生最少两份扫描图像数据后，自动比对并提供选单以建议用户可选择的关键词。但本发明并不仅限于以上方法。

请参照图5A～5E，为应用上述图像文档命名的方法的图像数据的示意图。图中所示的建立的文档以PDF的格式为例，实际上本发明并不仅限于此。在图5A中，D1可做为初始扫描图像数据，其具有关键词字符串“报价单编号”以及位于关键词字符串之后的编码字符串001。依照第一实施例的命名方式，初始扫描图像数据D1建立的初始文件名可为001、PR-001、报价单001等等。在图5B中，D2为相对于D1的第二扫描图像数据，其具有关键词字符串“报价单编号”以及位于关键词字符串之后的编码字符串002。依照第二实施例（步骤207）的命名方式，第二扫描图像数据D2的编码字符串002与初始扫描图像数据D1的编码字符串001不相同，第二扫描图像数据D2建立的第二文件名可为002、PR-002、报价单002等等。

在图5C中，D3为相对于D1的第二扫描图像数据，例如为附属于报价单的请款单。因此此请款单也会记载关键词字符串“报价单编号”以及位于关键词字符串之后的编码字符串001。依照第二实施例（步骤208）的命名方式，第二扫描图像数据D3的编码字符串001与初始扫描图像数据D1的编码字符串001相同，第二扫描图像数据D3可附加至初始文档。或是，如图5D所示，依照第三实施例（步骤308）的命名方式，第二扫描图像数据D3的编码字符串001与初始扫描图像数据D1的编码字符串001相同，第二扫描图像数据D3可建立补充文档，其文件名可为001-1、001-a等等诸多变化。在图5D中，初始文档与补充文档可与其他文档并列存放，也可视为相关的群组而另存放在同一文件夹中，该文件 夹可以以编码字符串001命名名称。

在图5E中，D4为接续初始扫描图像数据产生的扫描图像数据，其未包含关键词字符串。若D4是在初始扫描图像数据D1之后接续扫描的下一份图像数据，依照第二实施例（步骤205）的命名方式，将扫描图像数据D4附加至初始文档，而合并成同一文档。若D4是在扫描图像数据D3之后接续扫描的下一份图像数据，因为扫描图像数据D3被并入初始扫描图像数据D1，或建立补充文档，因此扫描图像数据D4仍然附加至初始文档，而合并成同一文档。

若D4不是在扫描图像数据D1或D3之后接续扫描的下一份图像数据，而是在扫描图像数据D2之后，可将扫描图像数据D4附加至第二文档，而合并成同一文档。

本发明上述实施例所公开的图像文档命名的方法，是用于图像数据的归档及管理，可自动为具有关键词字符串的图像数据建立文档，且相关的文稿可并为同一个文档或建立补充文档，不需在文稿中安插空白页、特定颜色页或贴上条形码。且从文件名中可直接辨别该文档中所存放的图像数据内容，以利于后续文档的管理。

综上所述，虽然本发明例举了以上较佳实施例，然其并非用以限定本发明。本发明所属技术领域的技术人员，在不脱离本发明的宗旨和范围内，可作各种变化和修改。因此，本发明保护范围当以权利要求书要求保护的范围为准。

Claims (8)

1.一种图像文档命名的方法，其特征在于，包括：

寻找初始扫描图像数据中的关键词字符串，以及辨认排序在所述关键词字符串之后的编码字符串；以及

建立对应于该初始扫描图像数据的初始文档，若在其中寻找到所述关键词字符串，自动按所述编码字符串命名所述初始文档的文件名；

寻找第二扫描图像数据中的所述关键词字符串，以及辨认排序于所述关键词字符串之后的第二编码字符串；以及

若寻找到所述关键词字符串，且所述第二编码字符串经辨认与所述编码字符串相同，附加所述第二扫描图像数据至所述初始文档。

2.如权利要求1所述的图像文档命名的方法，其特征在于，还包括：

若寻找到所述关键词字符串，且所述第二编码字符串经辨认与所述编码字符串不相同，建立对应于所述第二扫描图像数据的第二文档，并且自动按所述第二编码字符串命名所述第二文档之文件名。

3.如权利要求1所述的图像文档命名的方法，其特征在于，还包括：

接收关键词设定指示；以及

依据该关键词设定指示，寻找所述初始扫描图像数据中的所述关键词字符串。

4.一种图像文档命名的方法，其特征在于，包括：

寻找初始扫描图像数据中的关键词字符串，以及辨认排序在所述关键词字符串之后的编码字符串；以及

建立对应于该初始扫描图像数据的初始文档，若在其中寻找到所述关键词字符串，自动按所述编码字符串命名所述初始文档的文件名；

寻找第二扫描图像数据中的所述关键词字符串，以及辨认排序于所述关键词字符串之后的第二编码字符串；以及

若寻找到所述关键词字符串，且所述第二编码字符串经辨认与所述编码字符串相同，建立对应于所述第二扫描图像数据的补充文档，并且自动按所述初始文档之文件名命名所述补充文档的文件名。

5.如权利要求4所述的图像文档命名的方法，其特征在于，还包括：

接收关键词设定指示；以及

依据该关键词设定指示，寻找所述初始扫描图像数据中的所述关键词字符串。

6.一种图像文档命名的方法，其特征在于，包括：

寻找初始扫描图像数据中的关键词字符串，以及辨认排序在所述关键词字符串之后的编码字符串；以及

建立对应于该初始扫描图像数据的初始文档，若在其中寻找到所述关键词字符串，自动按所述编码字符串命名所述初始文档的文件名；寻找第二扫描图像数据中的所述关键词字符串；以及

若未寻找到所述关键词字符串，附加所述第二扫描图像数据至所述初始文档。

7.如权利要求6所述的图像文档命名的方法，其特征在于，所述第二扫描图像数据为接续所述初始扫描图像数据产生的扫描图像数据。

8.如权利要求6所述的图像文档命名的方法，其特征在于，还包括：

接收关键词设定指示；以及

依据该关键词设定指示，寻找所述初始扫描图像数据中的所述关键词字符串。