CN103927606B - 一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种使文件易于被标识、区分和管理，且能极大地提高纸质和电子文件综合管理效率的文件管理方法，包括创建文件电子版和记录文件电子版信息的文件表述表、根据文件电子版的内容计算其特征码并将其写入对应的文件电子版、将特征码转换成二维码后写入对应的文件电子版、通过网络上传至文件服务器、将特征码和二维码打印在纸质文件的合适位置上、用户手持式二维码扫描设备扫描、文件服务器根据二维码信息寻找对应文件电子版和文件表述表寻找对应文件电子版等步骤。本发明可大大提高了高纸质和电子文件综合管理的效率。

Description

一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法

技术领域

该发明属于文件管理技术领域，具体涉及一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法。

背景技术

在工程设计过程中，会形成大量的设计成品文件和设计过程文件。成品文件将包括初步设计阶段、施工设计阶段、竣工阶段的各个版本的文件。设计过程文件将包括诸如编制阶段文件、校核阶段文件、审核阶段文件和最终版文件。将这些情况综合考虑，一份工程文件在其整个生命周期内可能会形成上百个版本。用户往往通过以下特性来判断电子文件的版本：

●文件标题（如：数据显示和处理系统说明书）

●文件编号（如：DDS-SSD-001）

●文件完成日期（如：2012年10月25日）

●文件上标识的阶段、版本（如：初步设计阶段、A版）

●文件名中的其他后缀（如：20121009_校核反馈、20121025_Final）

这些特征均由用户自行填写修改。如果用户将文件的内容作了修改，而忘记修改这些特性，会引起版本识别的困难。尤其是将文件打印成纸质版之后，通常标题、编码、出版日期、阶段和版本能够与多个电子文件对应，为纸质文件和电子文件的综合管理带来了较多麻烦。因此，需要为每份文件提供一个与文件内容相关的特征码，并将其标注在文件上，以便于用户能够快速、准确地识别文件的对应关系。

发明内容

本发明的目的是克服现有技术的不足，提供一种使文件易于被标识、区分和管理，且能极大地提高纸质和电子文件综合管理效率的文件管理方法。

为了实现上述目的，本发明的技术方案为，一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法，包括以下步骤：

步骤1，通过文件创建终端，创建文件电子版和记录文件电子版信息的文件表述表；

步骤2，文件创建终端的特征码生成模块根据文件电子版的内容计算其特征码，并将其写入对应的文件电子版；

步骤3，文件创建终端的二维码生成模块将步骤2生成的特征码转换成二维码后写入对应的文件电子版；

步骤4，文件创建终端将包含二维码信息的文件电子版通过网络上传至文件服务器；

步骤5，打印设备通过网络读取写入二维码的文件电子版，将特征码和二维码打印在纸质文件的合适位置上；

步骤6，在用户需要纸质文件的电子版信息时，通过手持式二维码扫描设备扫描打印设备输出纸质文件上的二维码信息，并将信息通过网络发至文件服务器；

步骤7，文件服务器根据二维码信息寻找对应文件电子版和文件表述表，寻找对应文件电子版，并通过网络显示在计算机终端上。

所述步骤1中文件表述表包括文件电子版的文件标题、文件编号、文件完成日期、文件版本、文件备注信息。

所述步骤2中特征码生成模块采用基于文件内容的散列函数，为每份电子文件产生一个基于文件内容的唯一的特征码。

所述步骤2中特征码生成模块采用的散列函数为64位十六进制数的MD5算法。

所述步骤3中，文件创建终端的二维码生成模块将文件表述表与特征码相关联后，一起转换成二维码后写入对应的文件电子版。

本发明的有益效果如下：将发明应用于纸质和电子文件的综合管理，用户只需要使用手持式二维码扫描设备，即可迅速获取文件的信息，并找到对应电子文件的存储位置；用户还可以通过肉眼比对特征码字符即可了解两份文件的内容是否相同，或者散落的两页文件是否属于同一份文件；因此，可大大提高了高纸质和电子文件综合管理的效率。

具体实施方式

下面结合实施例对本发明进行进一步描述。

一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法，包括以下步骤：

步骤1，通过文件创建终端，创建文件电子版和记录文件电子版信息的文件表述表，文件表述表包括文件电子版的文件标题、文件编号、文件完成日期、文件版本、文件备注信息；

步骤2，文件创建终端的特征码生成模块根据文件电子版的内容计算其特征码，并将其写入对应的文件电子版，特征码用于区别不同文件，便于用户通过肉眼比对；特征码生成模块采用的散列函数为64位十六进制数的MD5算法，为每份电子文件产生一个基于文件内容的唯一的特征码。

步骤3，文件创建终端的二维码生成模块将步骤2生成的特征码转换成二维码后写入对应的文件电子版；在需要时文件创建终端的二维码生成模块也可将文件表述表与特征码相关联后，一起转换成二维码后写入对应的文件电子版；

步骤4，文件创建终端将包含二维码信息的文件电子版通过网络上传至文件服务器；

步骤5，打印设备通过网络读取写入二维码的文件电子版，将特征码和二维码打印在纸质文件的合适位置上，比如首页、页眉、页脚等位置，用户通过肉眼比对特征码即可区分文件；

步骤6，在用户需要纸质文件的电子版信息时，通过手持式二维码扫描设备扫描打印设备输出纸质文件上的二维码信息，并将信息通过网络发至文件服务器；

步骤7，文件服务器根据二维码信息寻找对应文件电子版和文件表述表，寻找对应文件电子版，并通过网络显示在计算机终端上。

上面对本发明的实施例作了详细说明，上述实施方式仅为本发明的最优实施例，但是本发明并不限于上述实施例，在本领域普通技术人员所具备的知识范围内，还可以在不脱离本发明宗旨的前提下作出各种变化。

Claims (5)

1.一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法，其特征在于包括以下步骤：

步骤1，通过文件创建终端，创建文件电子版和记录文件电子版信息的文件表述表；

步骤2，文件创建终端的特征码生成模块根据文件电子版的内容计算其特征码，并将其写入对应的文件电子版；

步骤3，文件创建终端的二维码生成模块将步骤2生成的特征码转换成二维码后写入对应的文件电子版；

步骤4，文件创建终端将包含二维码信息的文件电子版通过网络上传至文件服务器；

步骤5，打印设备通过网络读取写入二维码的文件电子版，将特征码和二维码打印在纸质文件的合适位置上；

步骤6，在用户需要纸质文件的电子版信息时，通过手持式二维码扫描设备扫描打印设备输出纸质文件上的二维码信息，并将信息通过网络发至文件服务器；

步骤7，文件服务器根据二维码信息寻找对应文件电子版和文件表述表，寻找对应文件电子版，并通过网络显示在计算机终端上。

2.如权利要求1所述的一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法，其特征在于步骤1中文件表述表包括文件电子版的文件标题、文件编号、文件完成日期、文件版本、文件备注信息。

3.如权利要求1所述的一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法，其特征在于步骤2中特征码生成模块采用基于文件内容的散列函数，为每份电子文件产生一个基于文件内容的唯一的特征码。

4.如权利要求1所述的一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法，其特征在于步骤2中特征码生成模块采用的散列函数为64位十六进制数的MD5算法。

5.如权利要求1所述的一种基于特征码的纸质和电子文件管理方法，其特征在于步骤3中，文件创建终端的二维码生成模块将文件表述表与特征码相关联后，一起转换成二维码后写入对应的文件电子版。