CN1036092A - 一种计算机自动制表方法及其系统 - Google Patents

Abstract

一种计算机自动制表方法及其系统，把数据管理 与表格处理有机地结合起来，用户只需按系统的提 示，回答系统表格的数据所在数据库的名称，表格的 各数据项目、表标题行数、表头行数、每页表体行数、 维数和开式或闭式表格，是否要行间隔线字体等简单 的参数，系统即自动设计和确定用户所需的内容和格 式的表格，并能把生成的各部分给用户校对和修改， 还可以把最后形成的格式储存起来反复使用。

Description

本发明属于计算机制表技术。

在日常生活中，人们经常要编制各种各样的表格，例如：一个机构人员基本情况表、通讯录、各种统计汇总表、会计报表、工资表、项目进度表、施工项目预算计划表等。因此，表格与文字一样是人们表达和记录信息的一个重要手段，在现代生活中发挥着越来越重要作用。

传统的表格处理方法是：根据表格内容和用途确定表格格式、标题、表头、尾注并逐个填入内容。这样方法即使是简单的表格在制作过程中也颇费功夫，如果是比较复杂的表格，往往需要反复多次，有时由于考虑不周、需要增加或减少项目，或者格子尺寸设计少了，容纳不下所要填写的内容，或者数据填写错了，或者设计错误等，都需要重新处理。在抄写、写格、整理、计算及校对上也花费大量人力和物力，因此，工作效率低，准确性差。

随着计算机技术的发展，人们已考虑和应用了计算机来处理表格，直接在计算机屏幕上完成表格的设计，处理和制作的全部或部分操作。并且可储存起来反复使用。现在已应用的有下三种类型的表格处理方法。

1.利用计算机设计表格的格式并打印出空白表格，然后用户逐项填入所需的内容，本方法制出的表格通用性好，适用于处理各种类型的表格，处理表格不用专门编制和修改程序，应用范围较广，但表格格式设计颇为麻烦，往往需要一些编制技巧才能设计出较理想的表格。

2.表格处理与数据库结合的通用表格的软件，如：SUPZRCALC、商用表格处理软件（中国深圳海天出版社《微电脑》P255至282）Lotus1-2-3软件，（IBMPC丛书第13册LOTUS及其应用），用户需从键盘发出一系列的命令才能启动和运行软件，系统会自动设计一张空白表格（电子表格），每个表格单元都有各自的坐标位置，通过屏幕显示，用户可通过系统规定的命令进行控制和给每个单元进行定义单元属性、格式、逐项处理表格的各部分。用户可通过按键在屏幕上绘制横线、竖线、单框、双框以及一些基本几何图形，这对设计表格格式很方便，可随意增加，删除、修改表格的行和列。表格设计好后也可以使用按键向表中填入数据、信息或按一定公式计算后的结果，并且可以修改和储存反复使用。但必须熟悉各种操作命令，操作繁琐，设计格式也颇费功夫和需要一些特殊设计技巧。若是比较复杂的表格，往往由于考虑不周到，或设计错误等仍需反复多次才能完成，加上一些软件或硬件等方面的故障等原因，非一般办公人员所能胜任。不易广泛使用。

3.特定表格的自动编制打印软件，例如：电子工业出版社《汉字dBASEⅢ原理与应用》第163至167页和第175至215页，西安交通大学计算机系软件教研室，科研成果与专利科《XSDⅡ高等学校科技成果与专利管理系统技术说明书》等。这类软件是利用数据库管理技术结合建立表头栏名的通用程序，每一特定类型的表格预先编制好一个程序来实现。用户可直接在屏幕上进行编辑各种表格的表头然后系统根据已预先设计好的程序自动从有关数据库的某些项目中把内容逐个自动填入表格中并打印出来。它可应用于不熟悉计算语言的用户，操作简便，但只能打印预定格式的表格，当需要修改某一项目，增加或减少一个项目，甚至修改表格的任何一点地方，都必须修改程序或重新设计程序，并且这种程序的设计颇费功夫和需要特殊的编程技巧，有时由于表头与表体内容长度不符合，就要反复多次才能完成。表格的格式变化无穷，一个中小型单位一年要打印表格有几百种，甚至几千种，那么程序员就要预先设计几百或几千个程序，由于情况的不断变化，某些程序很快被淘汰而重新设计新的程序，即使是最优秀的程序员也难以应付当今信息时代的发展要求。目前，虽然已开发了不少这样类型的应用系统，但这类软件出笼快，淘汰也快。难以广泛应用。

目前人们仍在上述通用性和自动化两大类软件之间迂回，两者不得兼得。

本发明是在总结现有软件的特点的基础上，对表格的一般规律，人们进行表格处理的原则、经验和方法进行研究，本发明把格式和内容繁多的各种表格划分为母霾糠郑喝绫?所示，表标题（简称表题）、表头、表体和表尾标注（简称尾注）。表题是一个表格的总名称，并可以包括如范围、时间、单位等附加说明，是由一行表名行和若干行附加说明行组成，是表格的主题的简称。表头是表格各个项目的标识和归纳，它由若干行组成。表体是表格的实体，也即实质性内容，它由若干行和若干列组成。尾注是表格的注脚，它由若干行组成。这些部分既互相独立又互相联系，并且有其各自的规律，如：表题、尾注的每一行的宽度不超过表体的宽度;表名总是在表的总宽度的中间，并且往往用大于表体的字体;表题的说明行和尾注各行可任意选择;表头行尽管有若干行，但是下面一行的内容和宽度必定与表体项目相一致，并且各行宽度总是与表体宽度相一致;表体的宽度是各个项目的宽度和分隔线的宽度的总和。表格的格式关键决定于表体，即由表体的各项目的内容按不同的规律排列即产生不同的格式，例如：我们把只按照打印项目行一个轴排列的表格，即每一个表头只有一行内容的表格称为一维表格，如：工资发放表（如表3所示），它便于各人校对自己的工资项目等，这类表格比较少见，把打印项目行为一个轴，把各项内容为另一个轴进行排列的表格称为二维表格。（如表1所示），把二维表格的第一个项目的内容，也即第一列作为一个轴，再按一定规律重新排列各项内容的表格称为三维表格，余此类推可以产生四维表格（如表2所示）以及更多维的表格，并且一个表格能生成的格式的最大维数是由维轴自由度决定的，维轴自由度：是由项目行和内容列这两个自由度以外还有项目数减1个自由度，即一个表格的最大维数等于项目数加1。按照制表习惯，本发明把表格两个端边是否密封的表格称为闭式或开式表格，所以本发明把各种各样格式的表格归纳为不同维数的闭式或开式表格。并且各种格式的表格的画格也都有其本身的客观规律，（如表1至3所示）。

尽管组成表格的因素很多，但必然有一些是决定性的关键因素，本发明把这些关键因素归纳为：表格的数据所在数据库的名称，表格的各数据项目，表题行数，表头行数、表体各项目及其数据的类型、长度、内容和排列顺序，维数和开式或闭式，尾注行数、每页表体行数、是否要行间隔线、字体等（如表4所示），这些因素的改变，其表格的格式和内容也就随之变化，并且任何格式都可以用这些因素来描述和表达。

因此，本发明采用不同部分分别处理的方法，把以上规律、处理原则、经验和方法等，以计算机语言例如：DBASEⅢ语言或DBASEⅢ兼容的语言的形式表达于系统中，通过控制各部分的上述各关键因素参数，例如把数据库管理与表格处理有机地结合起来，利用数据库管理技术管理和控制处理表格的各项目的数据类型、长度、内容和排列顺序，并预先存于数据库中及以人机对话的方式提示用户回答和选择或由系统自己设定制表的数据所在的数据库的名称和表格的各关键因素参数，系统即可根据一定的规律自动制出用户所需的各种不同格式和内容的表格，并且制各种不同内容和格式的表格都不需修改系统的程序。

本系统可以在制表前预先把表格的各项目的数据内容建立在一个数据库中，也可以把多个经常要制表及内容相近的表格的内容建立在同一个数据库中。制表时系统以菜单的形式显示数据库中的所有项目，用户可任意挑选其中或全部项目进行组合制表条件和制表项目，这些组合过程由系统自动完成，也可以把形成的最后组合结果提供用户核对和修改，挑选的项目可以是一个或若干个，甚至可以重复挑选，还可以按任意顺序挑选，组合的制表条件是用.AND.（并且）逻辑关系连接起来的。

表格格式的选择，是由系统自动提示用户可以选择1至项目数减1个维数范围的闭式或开式格式。

表格项目、格式决定后系统还会进一步提示选择输入其他各项关键因素参数，系统即根据用户选定的制表项目和格式自动确定制表项目的数据内容及其排列顺序，并生成各部分的画线，还根据用户指定的表题行数，表头行数、表尾标注行数及各部分的字体等自动提供相应行数的表标题、表头、表尾标注给用户编辑和修改，还可以提供：如F₂至F₁₀等┌、┐、─、┬、├、┼、┴、┤、└、┘、等若干个画线功能键帮助画线。还可以把三维及三维以上的表格的维轴项目的数据供给用户进行修改。

图1是实施本发明的一个程序框图，它是利用DBASEⅢ语言在IBMPC/XT机上实现，它可以利用DBASEⅢ及其兼容的语言在IBMPC及其兼容机上运行。

本发明还可以用其它语言在计算机上实现。

本发明不仅可以进行表格处理，还可以应用于开发具有表格处理功能的各种系统应用软件、硬件、终端机、计算机等。

本发明的实施不仅可满足人们迅速处理大量各种不同表格的迫切需要，还可为发展新的表格处理系统及理论和实践发挥积极的作用。

实施例：图1是本发明已经实施的一个系统程序框图，它是利用DBASEⅢ语言在IBMPC/XT微机上实现。

使用步骤：

一、使用前的要求：

1、硬件要求：主机：IBmPC/XT（AT）及其100%兼容机，内存640K以上。

2、操作系统：CCDOS（系统已配有）

3、支持系统：C-DBASEⅢ（系统已配有）

4、驱动程序：可调整行距为零的驱动程序如FX-100打印机的hn9p等驱动程序，若不能调整行距为零的打印程序即打印的表格行间不密封。

二、操作步骤：

系统共有2张盘，把＃1号盘插入A盘，把＃2号盘插入B盘打入A＞START即可进入本系统，显示完系统说明后即进入系统主控菜单：

1…数据库管理子系统

2…表格处理子系统

0…退出

请输入：0至2

当输入1即进入数据库管理子系统：它具有数据库的建立、修改、查询、整理、统计、汇总等功能。假设利用这个子系统建立了JIGOU.DBF的数据库，其数据结构表4所示。

完成数据管理操作后输入0即返回主控菜单，输入2即可进入表格处理子系统。

显示：请输入需打印的数据库的名称：

这时您可输入一个数据库的名称（不用输扩展名），若您输入错误，系统中没法找到该名称的话，系统即提示您输入错误，并且显示系统中所有可以把印的数据库的名称供你重新输入正确的数据库名。

例如输入JIGOU，系统则寻找并打开这个数据库。

显示：打印全部记录或按一定条件打印（S＝条件，A＝全部）？

若输入A即设置打印条件为：条件＝全部记录

若输入S即进一步建立打印条件：系统即以菜单的形式显示全部项目：

1…编号    2…机构名称    3…审批单位    4…批文号

5…成立日期    6…主管单位    7…归属学科    8…涉及学科

9…主任    10…主任职称    11…主任年龄    12…副主任

13…副主任职称    14…副主任年龄    15…研究课题数

16…推广情况    17…开课总数    18…开新课数

19…毕业生    20…在校生    21…成果数    22…学术活动

23…论文数    24…专著数    25…教材数    26…专职人数

27…专职职称    28…专职学位    29…兼职人数

30…兼职职称    31…兼职学位    32…建筑面积    33…设备数

38…上年节余    39…课题费收入    40…事业费收入

41…开发费收入    42…其他收入    43…总收入

44…当年支出    45…当年结余

请输入条件编号（1至45    例如：01，11，09，等）：

例如：输入1即显示：

请输入编号范围：

至：

例如：000027

若输入00001至00008即生成打印条件并显示出来让你校对：

请校对打印条件

条件：编号＞＝00001.AND.编号＜＝00008

（修改后输入回车确认，或输入R重新设置条件）

当输入回车即确认打印条件，输入R即放弃这个条件重新设置。

当条件建立完后，系统进一步提示：

建立新格式的表格吗（y＝新格式，其他＝NOT）？

若不是输入“y”即提示你输入表格文件名，调出旧格式。

若输入“y”系统即再次以菜单的形式显示数据库的所有项目，供你选择打印项目。

例如输入了：01，02，06，09，03，04，05

系统即会根据你的选择生成打印项目行，并进一步提示您输入表格的格示：

显示：打印几（1至8）维的格式？

开式或闭式（K＝开，B＝闭）？

这时打印维数可选择1至8维的表格，并指定是开式或闭式，

例如：输入2和B即告诉系统您要求打印2维闭式表格。系统按您的要求进行组织打印项目和格式，并进一步提示您输入表格各部分行数和是否要行间隔线等参数：

表格各部分定义：例如：

表体是否要行间隔线（y或其他）？

例如以上参数分别输入3，1，30，1和y等。

输入以上参数后即提问：是否要重新设置打印字体，若回答y即逐个提问：表题各行、尾注各行字体和表体字体。若回答不是y即默认系统设定的字体：表名为B型字体、其他为A字体。例如只按下回车，默认系统的字体。

系统根据前面所确定的各项问杀砀竦母鞑糠植⑻峁└没６院托薷模?

显示：请输入表头内容：

继续显示：

请输入尾注内容

例如输入：

继续显示：请较对以下格式，若不修改按回车即可，或用利用如下功能功进行

匸2＝┌    F3＝    F4＝-F5＝┬    F6＝├    F7＝+

F8＝┴    F9＝┤    F10＝└

表名：科研机构分布表

表标题第2行：华南农业大学

表标题第3行：1988、12

尾注第一行：制表人：

若没有修改，只按回车即可，或利用画线功能键和汉字输入法进行修改。

当编辑完后系统再次提示您是否已符合要求：若回答y即已符合要求，系统进一步提示：把这个格式存入何文件：并输入8个字符以内的名字即可把其保存起来，以备后用，并把这个表格打印出来如表1所示。

若回答N则重新把表格各部分从头显示，给用户修改直至符合要求为止。

甚至较大的错误难以修改也可输入R，重新开始进行格式设置。

同以上原理和步骤，可制出如表2所示的4维表格，和如表3所示的一维表格。

附图1说明：

1：系统主控菜单，2：A：数据库管理，B：智能制表，3：打开有关数据库，4：定义F₂-Fe₁₀画线功能键，5：设定打印机宽度，6：新表格？，7：打印全部记录？，8：以菜单形式显示数据库全部项目，9：挑选打印条件项目编号，10：逐个项目提示数据类型长度并举例，11：逐个项目输入打印范围，12：生成打印条件，13：用.AND.把各个条件组合起来，14：全部完成？，15：校对打印条件，16：重新设置条件，17：设置打印几维表格，开式或闭式，18：以菜单形式显示数据库全部项目，19：挑选打印项目编号，20：生成打印项目行，各行画线，21：确定表宽，22：提示输入表题、表头、尾注、表体各页行数、字体及是否要行间隔线，22：生成表格格式，24：提示用户编辑和修改各部分格式，25：符合要求？，26：自动重新排列数据，27：提示输入文件名保存该表格格式，28：满足打印条件，29：打印表题、表头，30：打印该行内容行数+1，31：打印表尾封底线，32：打印尾注，33：数据库管理，34：数据库管理，35：打印上行封底线，36：条件＝全部记录，37：输入表格名。

Claims (5)

1、一种计算计自动制表方法及其系统，把数据库管理与表格处理有机地结合起来，其特征在于：利用数据库管理技术管理和控制处理表格的各项目的数据的类型、长度、内容和排列顺序，通过人机对话提示用户回答和选择或系统自动设定：表格的数据所在数据库的名称、表格的各数据项目、表格的表标题行数、表头行数、每页表体行数、维数及开式或闭式、是否要行间隔线、字体等若干个关键因素参数，系统则自动制出用户所需要的各种内容和格式的表格，并且可以把生成的各部分表格逐步提供给用户进行校对和修改，最后生成的表格格式还可以储存起来，反复使用，制各种不同内容和格式的表格都不需要修改程序。

2、根据权利要求1所说的方法及其系统，其特征在于：制表时先把表格的各项目的数据内容建立在一个数据库中，也可以把多个表格的内容建立在同一个数据库中，制表时系统以菜单的形式显示数据库中的所有项目，用户可任意挑选其中或全部项目进行组合制表条件和制表项目，这些组合过程由系统自动完成，也可以把形成的组合结果提供给用户校对修改，挑选的项目可以是一个或若干个，甚至可以重复挑选和按任意顺序挑选，还可以任意选择1至项目数加1个维数的闭式或开式表格格式，系统自动根据用户选择的数据项目和格式，自动确定制表项目的数据的排列顺序并生成各部分的画格线，还根据用户指定的表标题行数，表头行数、表尾标注行数及各部分字体等，自动提供相应行数的表标题、表头、表尾标注给用户编辑和修改，系统还可以提供若干个画线功能键，帮助修改画线。

3、根据权利要求1和2所说的方法及其系统其特征在于：不同格式的表格是指可以用维数和开式或闭式来表达的表格，并且最大的维数是所选项目数加1，不同维数表格的格式在系统中是这样实现的：一维表格：所有数据只以项目行为一个轴进行排列，即一个表头只有一行数据，二维表格：以项目行为一个轴，以各项内容为另一个轴进行排列，即一个表头有若干行数据依次排列，三维表格：把二维表格的第一个项目的内容，也即第一列作为一个轴，再按这一列内容的分类，按一定规律重新排列各项内容，依此类推可产生四维及项目数减1个维数的表格，系统也可以把三维及以上的表格的维轴项目的数据提供给用户进行修改。

4、根据权利要求1至3所述的方法及其系统，其特征在于：其系统所使用的语言是DBASEⅢ语言或其兼容的语言，其系统所使用的数据库是DBASEⅢ数据库或其兼容的数据库，制表时所用的数据库既可以是系统本身建立的数据库，也可以是系统以外的数据库，只要这个数据库是DBASEⅢ及其兼容的数据库，或系统能兼容的数据库，系统运行的计算机是IBMPC/XT或其兼容的一切计算机。

5、根据权利要求1至4所述的方法及其系统，其特征在于：其制表方法及其系统，不仅可以进行表格处理和数据库管理，还可应用于开发具有表格处理功能的各种系统应用软件、硬件、终端机、计算机等。