CN103309879B - 一种管理word文档中的标记的方法及装置 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种管理WORD文档中的标记的方法和装置，该方法包括以下步骤：接收用户发送的查找WORD文档中的标记的请求消息，其中，所述请求消息中包含查找条件，根据所述查找条件对所述文档进行查找；在所述文档中逐条查找每一符合该查找条件的标记并获取相应的标记信息；将获取到的标记信息写入标记文件保存。采用本实施例中的管理WORD文档中的标记的方法及装置，用户可以根据需要设定查找标记时的查找条件，从而自动获取到符合条件的标记，大大简化了用户的操作，节约了查阅时间。

Description

一种管理WORD文档中的标记的方法及装置

技术领域

本发明涉及信息显示与管理领域，特别涉及一种管理WORD文档中的标记的方法及装置。

背景技术

用户对WORD文档进行审阅或修改时，通常需要对WORD文档加入一些标记，如批注、修订等。然而，加入的批注或修订仅显示在文档的相应位置上，用户只有翻阅整篇文档才能全面浏览批注或修订。因此，即使一篇文档中只有一条批注或修订，用户也只能逐页地查阅整篇文档才能够看到该条批注或修订。例如，如果该文档有上百页，而这条批注添加在了第98页，这样，阅读该文档的用户必须逐页地翻阅到第98页才能看到该批注，随后，用户还必须将剩下的页数全部查阅一遍才能知道是否还有其他的批注。

由此可见，采用现有的阅读软件查阅文档中的批注或修订时，必须从文档的开始逐页查阅到末尾才能找到所有的批注或修订，即使目前的电子阅读器显示或翻页速度较快，对于较长的文档也需要耗费很长的时间及精力。另外，由于现有技术中的批注或修订只能依附于原文档，因此，如果用户想单独对批注或修订进行导出或者阅读、保存、打印等，也无法实现。

发明内容

本发明提供了一种管理WORD文档中的标记的方法及装置，用以解决现有技术中用户查阅文档的标记时必须对整篇文档进行逐页查找，操作繁琐且耗时较长的问题。

一种管理WORD文档中的标记的方法，包括以下步骤：

接收用户发送的查找WORD文档中的标记的请求消息，其中，所述请求消息中包含查找条件，根据所述查找条件对所述文档进行查找；

在所述文档中逐条查找每一符合该查找条件的标记并获取相应的标记信息；

将获取到的标记信息写入标记文件保存。

一种管理WORD文档中的标记的装置，包括：

接收单元，用于接收用户发送的查找WORD文档中的标记的请求消息，其中，所述请求消息中包含查找条件，根据所述查找条件对所述文档进行查找；

标记信息获取单元，用于在所述文档中逐条查找每一符合该查找条件的标记并获取相应的标记信息；

保存单元，用于将获取到的标记信息写入标记文件保存。

采用本实施例中的管理WORD文档中的标记的方法及装置，用户可以根据需要设定查找标记时的查找条件，从而自动获取到符合条件的标记，大大简化了用户的操作，节约了查阅时间。

附图说明

图1为本发明实施例中管理WORD文档中的标记的方法流程图；

图2为本发明实施例中包含批注的文档示意图；

图3为通过本实施例中的方式查找到的批注的标记信息的示意图；

图4为本发明实施例中包含修订的文档示意图；

图5为通过本实施例中的方式查找到的修订的标记信息的示意图；

图6为本发明实施例中管理WORD文档中的标记的装置结构图。

具体实施方式

本发明实施例提供了一种管理WORD文档中的标记的方法及装置，可以解决现有技术中用户查阅文档的标记时必须对整篇文档进行逐页查找，操作繁琐且耗时较长的问题。

本发明实施例提供的一种管理WORD文档中的标记的方法，如图1所示，包括以下步骤：

S101：接收用户发送的查找WORD文档中的标记的请求消息，其中，所述请求消息中包含查找条件，根据所述查找条件对所述文档进行查找。

具体地，标记包括：批注和/或修订。当所述标记为批注时，该标记的标记信息包括：批注类型标识、批注ID标识、批注作者、批注时间、批注内容和被批注内容；当所述标记为修订时，该标记的标记信息包括：修订类型标识、修订ID标识、修订作者、修订时间和修订内容。而且，为了便于用户理解，当所述标记为批注时，该标记的标记信息还包括：被批注内容的上下文；当所述标记为修订时，该标记的标记信息还包括：修订内容的上下文。

S102：在所述文档中逐条查找每一符合该查找条件的标记并获取相应的标记信息。

其中，查找条件可以包括：批注/修订类型标识和/或作者。

具体地，当标记为批注时，所述WORD文档包括主文件和批注文件，其中，主文件中存储有被批注内容和批注ID标识，批注文件中存储有批注作者、批注时间、批注内容和批注ID标识，则查找符合查找条件的标记并获取相应的标记信息时，具体包括：在主文件中查找被批注内容以及批注ID标识，根据该ID标识在批注文件中查找对应的批注作者、批注时间和批注内容；或者，在批注文件中查找批注作者、批注时间、批注内容以及批注ID标识，根据该ID标识在主文件中查找对应的被批注内容。优选地，在查找符合条件的标记并获取相应的标记信息时，还包括：在主文件中查找并获取被批注内容的上下文。

S103：将获取到的标记信息写入标记文件保存。

优选地，所述将获取到的标记信息写入标记文件保存的步骤之后，进一步包括：将所述标记文件中的标记信息进行显示或打印。

为了方便用户查阅，所述将所述标记文件中的标记信息进行显示或打印的步骤之前，进一步包括：按类型标识分类、按作者分类、按时间排序或按ID标识排序。

其中，可以将所述标记文件保存为word文件或xml文件等。

采用本实施例中的管理WORD文档中的标记的方法，用户可以根据需要设定查找标记时的查找条件，从而自动获取到符合条件的标记的标记信息，大大简化了用户的操作，节约了查阅时间。

下面以一个优选实施例详细描述一下本发明提供的管理WORD文档中的标记的方法。在本实施例中，主要以标记为批注为例进行说明，当标记为修订时，具体的管理流程与之类似，此处不再赘述。

首先，以word2007生成的docx文档为例，简单介绍一下文档及其批注的存储方式。一个docx文档对应一个word文件夹，在该word文件夹中存储了一系列的xml文件。其中，一个带有批注的docx文档的word文件夹内主要存储有：用于存储文档具体内容的主文件(\word\document.xml)以及用于存储批注的批注文件(\word\comments.xml)。另外，通常还会存储一些用于设置文档的布局、样式、字体、页眉页脚等信息的xml文件。

具体地，以图2所示的docx文档为例进行说明。从图2中可以看出，该文档添加有两处批注，其中，批注1的批注内容为abcd，对应的被批注内容为ABCD；批注2的批注内容为defg，对应的被批注内容为DEFG。

为了存储上述信息，在主文件中，除了存储除批注内容之外的文档具体内容外，还在每一处添加批注的地方单独存储了一些用于识别批注的标识，例如，每处批注都对应有三个节点作为标识，以批注1对应的被批注内容“ABCD”为例，在文本“ABCD”之前存储有用于表示该被批注内容的起始位置的节点commentRangeStart，在文本“ABCD”之后存储有用于表示该被批注内容的结束位置的节点commentRangeEnd，另外，还包含一个用于唯一标识该被批注内容的节点commentReference，在该节点中存储了该被批注内容的ID标识，即ID号，该ID号可以反映该被批注内容在文档中出现的次序，从而起到索引作用，以便于查找。

相应的，在批注文件中，逐条记录了每一条批注的完整信息，具体包括：每条批注的ID号，该ID号与主文件中的commentReference节点内的ID号一一对应，从而将批注文件中存储的批注的完整信息与主文件中存储的关于该批注的被批注内容关联起来。批注的完整信息还包括：该条批注的批注内容(以图2中的批注1为例，该批注内容即为“abcd”)、进行批注的时间、批注的作者等。

接下来，结合上述docx文档的存储方式介绍一下本发明实施例提供的管理批注的方法，该方法主要包括以下步骤：

步骤一、接收用户发送的包含查找条件的查找批注的请求消息。例如，该查找条件可以是指定的作者名称等。

步骤二、根据该请求消息在上述docx文档中查找符合条件的批注。

具体地，在查找时，需要先对docx文档进行解压缩，得到对应的word文件夹，从而在主文件和批注文件中分别进行查找。在主文件中需要根据用于识别批注的标识，如commentRangeStart节点和commentRangeEnd节点确定被批注内容，然后，再根据commentReference节点中存储的ID号确定该处批注的次序，进而根据该ID号在批注文件中找到与该被批注内容相关的批注的完整信息，如批注内容、作者、时间等。或者，也可以先在批注文件中查找批注的完整信息，然后根据ID号在主文件中查找被批注内容。最后，可以根据查找条件在所有批注中进行删选，选出符合条件的批注。

另外，为了方便用户理解，还可以进一步查找commentRangeStart节点之前和commentRangeEnd节点之后的内容，即被批注内容的上下文信息。

步骤三、对查找到的符合条件的批注的标记信息进行整理并显示。

将在主文件中查找到的被批注内容及其上下文信息以及在批注文件中查找到的相关的批注内容、作者、时间等信息作为一个条目进行显示。例如，以图2中的文档内容为例，整理后显示的批注的标记信息如图3所示。

由此可见，假设图2中的两条批注分别在第6页和第16页，如果用户通过传统方式查找这两条批注需要从第1页开始一直浏览到第16页才可以看到，而且，用户还无法知晓后续页数上是否存在批注。采用本发明实施例中的方法，将文档中所有批注的标记信息都集中显示在如图3所示的标记文件中，从而一目了然，而且，该标记文件是独立存在的，不依附于原始docx文档，可单独存储、打印，大大方便了用户的使用。

在图2和图3中，只有一个作者，因此，会将两条批注都显示出来，如果实际情况中有多个作者分别进行了不同的批注，按照上述的查找方式则可以仅查找一位作者的批注。或者，也可以根据设定条件，对批注进行排序，如按照时间顺序等进行排序，以方便用户查看。

其中，批注内容可以是表格、段落、文字、图片等多种表现形式。对于段落、文字、表格形式的批注而言，在查找时只需遍历批注文件即可获取相应的内容。对于图片形式的批注而言，由于图片是另外单独存储的，因此，除遍历批注文件外，还需要根据批注文件中存储的图片节点(drawing)，获取图片的大小以及图片位置，从而在相应位置获取该图片的具体内容。

另外，在步骤三中，还可以进一步对查找到的批注的标记信息进行保存、打印等操作，具体保存时，可以存储为word格式或xml格式等。

上面结合具体实施例介绍了批注的管理方式，修订的管理方式与之类似，此处不再详细描述，在图4和图5中分别给出了包含修订的文档以及通过本实施例中的方式查找到的修订的标记信息。

在上述描述中是以单独查找批注或修订为例进行说明的，具体实现时，还可以同时查找批注和修订，这时，在显示查找到的批注的标记信息和修订的标记信息时，还需要显示出该标记的类型标识，如果类型标识为批注类型标识则表明该标记为批注类型，如果类型标识为修订类型标识则表明该标记为修订类型，从而将批注和修订区分出来。

而且，本实施例中还可以将查找到的批注的标记信息或修订的标记信息重新导入相同的文档内，具体的导入过程即为上述查找过程的逆过程。通过这样的方式，如果用户进行批注或修订后的文档信息被破坏，但是电脑上还存储有尚未进行批注或修订的原始文档，则可以将保存的批注的标记信息或修订的标记信息导入到原始文档中，从而还原出批注或修订后的文档。

通过本发明实施例提供的管理标记的方法，可以根据用户的需要显示标记信息，还可以将标记信息单独进行保存及打印，从而方便了用户的使用。而且，本实施例中可以快速查找到标记信息，无需用户逐页查阅整篇文档，节约了用户的时间和精力。

本发明实施例还提供了一种管理WORD文档中的标记的装置，如图6所示，包括：

接收单元61，用于接收用户发送的查找WORD文档中的标记的请求消息，其中，所述请求消息中包含查找条件，根据所述查找条件对所述文档进行查找；

标记信息获取单元62，用于在所述文档中逐条查找每一符合该查找条件的标记并获取相应的标记信息；

保存单元63，用于将获取到的标记信息写入标记文件保存。

较佳的，所述标记包括：批注和/或修订。

通过本发明实施例提供的管理标记的装置，可以根据用户的需要显示标记信息，还可以将标记信息单独进行保存及打印，从而方便了用户的使用。而且，本实施例中可以快速查找到标记信息，无需用户逐页查阅整篇文档，节约了用户的时间和精力。

本领域技术人员可以理解，虽然上述说明中，为便于理解，对方法的步骤采用了顺序性描述，但是应当指出，对于上述步骤的顺序并不作严格限制。

本领域普通技术人员可以理解实现上述实施例方法中的全部或部分步骤是可以通过程序来指令相关的硬件来完成，该程序可以存储于一计算机可读取存储介质中，如：ROM/RAM、磁碟、光盘等。

还可以理解的是，附图或实施例中所示的装置结构仅仅是示意性的，表示逻辑结构。其中作为分离部件显示的模块可能是或者可能不是物理上分开的，作为模块显示的部件可能是或者可能不是物理模块。

显然，本领域的技术人员可以对本发明进行各种改动和变型而不脱离本发明的精神和范围。这样，倘若本发明的这些修改和变型属于本发明权利要求及其等同技术的范围之内，则本发明也意图包含这些改动和变型在内。

Claims (8)

1.一种管理WORD文档中的标记的方法，其特征在于，包括以下步骤：

接收用户发送的查找WORD文档中的标记的请求消息，其中，所述请求消息中包含查找条件，根据所述查找条件对所述文档进行查找；

在所述文档中逐条查找每一符合该查找条件的标记并获取相应的标记信息；

将获取到的标记信息写入标记文件保存；

其中，所述标记包括：批注和/或修订，并且，当所述标记为批注时，所述WORD文档包括主文件和批注文件，其中，所述主文件中存储有被批注内容和批注ID标识，所述批注文件中存储有批注作者、批注时间、批注内容和批注ID标识，则查找符合查找条件的标记并获取相应的标记信息包括：

在主文件中查找被批注内容以及批注ID标识，根据该ID标识在批注文件中查找对应的批注作者、批注时间和批注内容；或者，

在批注文件中查找批注作者、批注时间、批注内容以及批注ID标识，根据该ID标识在主文件中查找对应的被批注内容；

当所述标记为批注时，该标记的标记信息还包括：被批注内容的上下文；

当所述标记为修订时，该标记的标记信息还包括：修订内容的上下文；

所述方法进一步包括：将保存的批注的标记信息或修订的标记信息导入原始文档中，以还原出批注或修订后的文档。

2.如权利要求1所述的方法，其特征在于，当所述标记为批注时，该标记的标记信息包括：批注类型标识、批注ID标识、批注作者、批注时间、批注内容和被批注内容；

当所述标记为修订时，该标记的标记信息包括：修订类型标识、修订ID标识、修订作者、修订时间和修订内容。

3.如权利要求2所述的方法，其特征在于，所述查找条件包括：批注/修订类型标识和/或作者。

4.如权利要求3所述的方法，其特征在于，查找符合查找条件的标记并获取相应的标记信息还包括：在主文件中查找并获取被批注内容的上下文。

5.如权利要求1所述的方法，其特征在于，所述将获取到的标记信息写入标记文件保存的步骤之后，进一步包括：将所述标记文件中的标记信息进行显示或打印。

6.如权利要求5所述的方法，其特征在于，所述将所述标记文件中的标记信息进行显示或打印的步骤之前，进一步包括：按批注/修订类型标识分类、按作者分类或按时间排序。

7.如权利要求5所述的方法，其特征在于，将所述标记文件保存为word文件或xml文件。

8.一种管理WORD文档中的标记的装置，其特征在于，包括：

接收单元，用于接收用户发送的查找WORD文档中的标记的请求消息，其中，所述请求消息中包含查找条件，根据所述查找条件对所述文档进行查找；

标记信息获取单元，用于在所述文档中逐条查找每一符合该查找条件的标记并获取相应的标记信息；

保存单元，用于将获取到的标记信息写入标记文件保存；

其中，所述标记包括：批注和/或修订，并且，当所述标记为批注时，所述WORD文档包括主文件和批注文件，其中，所述主文件中存储有被批注内容和批注ID标识，所述批注文件中存储有批注作者、批注时间、批注内容和批注ID标识，则所述标记信息获取单元具体用于：

在主文件中查找被批注内容以及批注ID标识，根据该ID标识在批注文件中查找对应的批注作者、批注时间和批注内容；或者，

在批注文件中查找批注作者、批注时间、批注内容以及批注ID标识，根据该ID标识在主文件中查找对应的被批注内容；

当所述标记为批注时，该标记的标记信息还包括：被批注内容的上下文；

当所述标记为修订时，该标记的标记信息还包括：修订内容的上下文；

所述装置进一步用于：将保存的批注的标记信息或修订的标记信息导入原始文档中，以还原出批注或修订后的文档。