CN102024207A - 一种与办公软件无缝结合的知识管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，包括知识文档库模块、知识门户模块、工作流模块、知识搜索模块、系统管理模块。通过各模块之间的协作，实现了办公软件与知识管理系统的无缝结合，提高用户使用体验，帮助企业创建良好的知识产生和应用环境。

Description

一种与办公软件无缝结合的知识管理系统

技术领域

本发明涉及企业应用的知识管理系统，特别是涉及一种面向企业的能够与办公软件无缝结合的知识管理系统。

技术背景

知识管理系统(KMS)是企业实现知识管理的平台，它是一个以人的智能为主导，以信息技术为手段的人机结合的管理系统，其总体目标是通过将企业中的各种知识资源，包括显性知识和隐性知识，整合为动态的知识体系，以促进知识创新，通过知识创新能力的不断提高带动劳动生产率的提高，从而最终提高企业的核心竞争力。

现在企业应用的知识管理系统一般都具有以下功能：知识门户、知识文档库、知识搜索引擎、知识流程、系统管理等。总的来说，各种知识管理系统的功能大同小异，相差不大。从用户使用体验来说，这些系统基本都是提供网页版的编辑器供用户创建新的知识和更新旧的知识，或者提供上载功能，把用户本地计算机里的文档上传到知识库中去。在目前的知识管理系统中，如果用户需要创建新的知识文档，通常都要现在系统把知识文档模块下载到本地，然后在本地编辑好后，再上传到知识库中去。同样，如果用户需要更新某个知识文档的时候，也要先把知识文档下载到本地，然后在本地打开，编辑修改好后保存，再上传到知识库相同的地方覆盖原来的知识文件。整个过程是比较繁琐的，这样会严重影响用户的使用积极性，导致系统部署好后应用推广复杂。

对此，需要一种简便、高质量的知识管理系统方案。

发明内容

本发明要解决的目的在于克服现有知识管理系统的不足，提供一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，通过办公软件与知识管理系统的无缝结合，提高用户使用体验，帮助企业创建良好的知识产生和应用环境。

本发明提供了一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，设置有如下模块：

负责创建、采集、管理知识文档的知识文档库模块；

负责对知识文档库的知识文档进行索引，并提供搜索界面给用户对知识文档进行搜索的知识搜索模块；

负责从知识文档库读取数据，将知识文档展示给用户浏览和评分的知识门户模块；

提供工作流引擎和流程自定义功能，通过与知识文档库的知识文档关联起来，使知识通过流程“流动起来”，从而促进知识共享和更新的工作流模块；

用于用户管理、角色管理、组织结构管理、权限管理的系统管理模块。

本发明由于采用了上述技术方案，具有以下的有益效果：

1、操作方便，用户体验良好

整个知识管理系统与用户本地的办公软件无缝结合起来，让用户在应用系统进行操作时感觉到本机的办公软件和知识管理系统是在“同一个系统”里面，操作简单、方便，使得用户“更愿意使用”本知识管理系统，从而更加有利于系统在企业的推广和应用。

2、提供统一的企业文档结构和模板

通过在知识文档库模块中提供统一格式的文档模板，使员工在创建知识时不再各自为战，导致知识库中的知识文档五花八门。同时让员工可以高效、标准地创建知识文档，提高知识文档制作效率。

3、自动保存知识文档修订版本记录。

4、知识文档编辑锁定机制，保证知识文档的完整性。

附图说明

图1为本发明知识管理系统优选实施例的结构框图；

图2为本发明知识管理系统知识文档库模块的结构示意图；

图3为本发明知识管理系统知识门户模块的结构示意图；

图4为本发明知识管理系统工作流模块的结构示意图；

图5为本发明知识管理系统知识搜索模块的结构示意图；

图6为本发明知识管理系统系统管理模块的结构示意图；

图7为本发明知识管理系统实现企业知识流转过程的示例的示意图。

具体实施方式

下面结合附图对本发明做进一步的说明。

如图1所示，本发明所述知识管理系统包括以下几个模块：知识文档库模块1010、知识门户模块1020、工作流模块1030、知识搜索模块1040、系统管理模块1050。

所述知识文档库模块1010负责提供知识文档给知识门户模块1020展示和应用，知识搜索模块1040的索引和搜索结果也由该模块负责，另外该模块还负责和工作流模块1030结合起来，使知识文档能够随着流程“流动”。

如图2所示，知识文档库模块1010还包括：知识创建模块1011、知识审批模块1012、知识库模块1013、回收站模块1014、知识采集模块1015。

(1)知识创建模块1011提供两种采集方式，一种是直接上传本地计算机上面的知识文档，另一种是根据知识文档模块创建知识文档。该模块提供文件上传功能，用户可以在自己的计算机中编辑好用户文档，然后利用文件上传功能把一个或多个文件一次性上传到知识库中。另外，用户可以把知识模板事先制作好，这些知识文档格式可以是office文档，例如word、excel、等，也可以是文本文件，上传到知识库，设置为知识模板，那么用户在创建知识时就可以选择相应的知识模板来进行创建。用户选择了模板，那么系统就会自动调用本地的办公软件来打开模板文件，用户只要填写好新的知识文档，点击办公软件的保存按钮，知识文档就会自动保存到知识库1013，这时候知识的审批状态是未批准的。整个过程操作非常简单，用户体验非常良好，正常达到了知识管理系统与本地的办公软件无缝结合的理想效果。

(2)知识审批模块1012，为了保证知识的严谨性和规范性，用户创建的知识必须经过知识管理员的审批才能进入到知识库中。知识收集模块1011中的知识文档通过流程库1043中的审批流程流转到知识管理员那里，知识管理员点击需要审批的知识文档，系统调用本地办公软件打开，知识管理员直接就可以在打开的文档里审批，审核通过后，知识文档就流转到知识库1013。这时候该知识文档状态是审批通过的。

(3)知识库模块1013模块，主要提供知识存储、编辑、删除等功能，知识库中的知识文档提供给知识搜索模块进行索引和搜索，同时提供给知识门户进行展示。

(4)回收站模块1014，在知识库模块1013中删除的知识文档将会转移到该模块中。用户可以使用回收站来将知识文档恢复到知识库模块1013。系统支持两个阶段的回收站：第一阶段回收站和第二阶段回收站。在用户从系统中删除某个知识后，会将此知识发送到第一阶段回收站。知识保留在系统中的第一阶段回收站之中，直到达到指定的时间长度(默认设置为30天)。第二阶段回收站位于系统管理员级别。第二阶段回收站分为两个视图：第一阶段回收站中的对象以及第二阶段回收站中的对象。从第一阶段回收站中删除知识后，该知识只能由系统管理员从第二阶段回收站进行恢复。知识保留在第二阶段回收站中，直到达到指定的时间长度(默认设置为30天)，或者直到第二阶段回收站达到其大小限制，那时将删除最旧的知识。

(5)知识采集模块1015，除了在知识创建模块1011建立知识外，系统还提供了采集功能，支持从不同的内容源来采集知识。内容源包括：

Exchange Server文件夹Microsoft Exchange 2000 Server文件夹中的邮件、讨论和协作内容。

共享文件夹(如\\myserver\shareddocs\或file://myserver/shareddocs/)的内容。

网页或网站互联网上的任何一个可以访问的网站，从一个网页到整个网站的任何Web内容，包括其HTML内容、文档和图片。

Lotus Notes数据库任何Lotus Notes数据库。若要创建Lotus Notes内容源，则必须首先配置带有Lotus Notes客户端的索引管理服务器，然后再配置Lotus Notes协议处理程序。

某些内容源类型(如Exchange公用文件夹和Lotus Notes数据库)不能包括在“网站目录”中。可以为没有包括在网站目录或需要特殊更新计划的内容定义内容源。

当系统从上述内容源把各种不同的信息采集回来后，可以提供知识搜索模块1030进行索引，用户可以在知识搜索模块1030中根据关键字、文件的相关属性来搜索相关知识。

所述知识门户模块1020，从知识文档库模块中读取知识类别和知识文档，其中知识类别已树形结构展示出来。在展示知识文档时，会根据系统管理模块中提供的用户、角色、权限关系进行权限过滤，用户只能浏览到本人有权限浏览的知识文档。

如图3所示，知识门户模块1020还包括：知识展示模块1021、知识评价模块1022。

(1)知识展示模块1021，知识的类别和维度用树形结构来展示，方便用户浏览和查找。用户点击树结点，就列出该结点对应知识类别下的知识属性，包括标题、创建时间、创建人等。

(2)知识评价模块1022，包括知识浏览量统计模块和加权平均分统计模块。当用户点击某个知识时，系统会自动记录该次点击，并且计入该知识的总点击次数中去。从知识的点击次数可以分析出该知识的重要性和使用频率。另外系统提供了区间为1-5的评分功能，用于对知识条目进行评分，分数是用户每次评分累加的加权平均分。

如图4所示，所述工作流模块1030，由工作流引擎模块1031、工作流定义模块1032、流程库模块1033组成。

工作流引擎模块1031，工作流为可以产生某种结果的一系列任务。在本文发明的知识管理系统中，工作流的定义更为具体，即：根据与业务流程相关联的操作和任务的顺序所进行的文档或项目的自动转移。利用工作流，企业可以通过将业务逻辑附加到知识条目中来统一管理企业内的知识业务流程。通过管理和跟踪知识流程(如审批或审阅)中涉及的人工任务，工作流可以减少协调这些流程所需的成本和时间。例如，在知识管理系统中，用户可以将工作流添加到知识库中，从而使知识能够传送给一组人员进行审批。当知识作者针对该库中的知识启动该工作流时，该工作流会创建知识审批任务，并将其分配给工作流参与者，然后将带有任务说明和指向待审批知识的链接的电子邮件通知发送给这些参与者。在工作流执行过程中，工作流所有者或工作流参与者可以检查“工作流状态”，以查看哪些参与者已完成其工作流任务。当工作流参与者完成其工作流任务后，工作流随即结束，并自动通知工作流所有者工作流已完成。工作流引擎模块1031根据工作流定义模块1032定义的流程在系统自动执行，其主要功能包含流程启动、任务产生、任务控制等；监察、控制、管理运行中的业务(工作流)，例如任务、工作量与进度的检察、平衡等。

工作流定义模块1032提供让用户定义工作流的图形化流程编辑器，用户可以定义工作流各个节点、节点间的关系等，具体功能包括节点定义、节点关系定义、节点输入信息定义、节点输出信息管理、资源管理、日历和时间的设置；遵循定义创建和运行实际的工作流。自定义的流程可以提供给知识文档库模块1010应用，与知识文档结合起来，让知识文档在流程中“流动”。

流程库模块1033，用于存储工作流定义模块1032定义的工作流程，同时提供给知识文档库模块1010应用这些流程。

如图5所示，所述知识搜索模块1040，还包括：搜索引擎模块1041、全文检索模块1042、搜索RSS订阅模块1043、搜索报告模块1044。

搜索引擎模块1041每天定时(事先设定某个时间，为了不影响系统正常运行，一般设定的时间为凌晨)对知识库1013进行索引，索引保存在服务器的磁盘上，索引的主要目的是提高搜索速度。另外该模块提供了一个类似百度的搜索界面，该模块根据用户搜索的关键字返回符合条件的全文检索的搜索结果。

全文检索1042模块，用于对知识文档库1010和从不同内容源采集回来的知识1050进行全文检索，系统根据用户搜索的关键字返回符合条件的搜索结果。搜索结果是经过权限过滤的，用户只能搜索到用户本身能读到的知识。系统提供了一个类似google和百度的搜索界面，除了可以输入关键字进行搜索之外，还可以搜索某一特定类型的文件，例如图片、office文件、mp3等。

搜索RSS订阅模块1034，用户可以把搜索结果的RSS地址存放到RSS阅读器中，如果搜索结果有变动的话会自动更新订阅的RSS，采取这种主动推送的方式可以更加人性化，提高用户体验。

搜索报告模块1035，用于统计关键字的搜索频率、搜索页面的访问频率等，以图形界面展示。通过搜索报告可以了解哪些知识是被经常搜索，用户对哪方面的知识感兴趣，从而了解用户对知识库的知识需求。

所述系统管理模块1050，负责用户管理、组织机构管理、角色与权限管理等，在这里设置的用户、角色、权限等会应用到知识门户模块和知识文档库模块，以实现知识文档的安全保证。

如图6所示，该模块包括以下功能：用户管理模块1051、组织机构管理模块1052、角色管理模块1053、知识权限设置模块1054。

用户管理1051，包括用户和用户组的管理。本发明的知识管理系统同时支持Windows用户(例如，DOMAIN\User_Alias)和外部用户(通过可插入验证)。用户标识由标识管理系统(例如，Active Directory目录服务)维护。

用户组是知识管理系统用于管理安全性的用户集合。基于用户的管理对于简单系统而言简单明了，但随着唯一受保护资源数量的不断增加，这种管理日趋复杂。例如，用户可能对列表1具有Contribute角色，对列表2具有Read角色，同时对列表3具有Design角色。此模型在有50,000名用户(以此为例)的情况下不能正常扩展，因为这会导致每个唯一受保护对象上的访问控制列表(ACL)包含多达50,000个访问控制项(ACE)。而组却可以解决在进行基于用户的权限管理时出现的可管理性及缩放问题。基于组的管理可能更抽象或者更难以从概念上加以理解，但它可以更方便地管理包含众多唯一受保护对象的复杂系统，例如向已被授予系统中多个对象的适当角色的组中添加用户。组的权限检查可以更好地缩放，因为需要存储的组ACE要少得多。

角色管理模块1053，角色对应的是只读、编辑、删除等权限，每一种角色对应不同的权限。通常我们是以角色来区别不同的权限。

知识权限设置模块1054，可以对某一类的全部知识统一进行权限设置，也可以对某个知识单独进行权限设置。权限设置的时候，首先选择用户或者用户组，然后选择角色，或者直接选择要授予的权限，这样该用户或用户组就用户对该类别知识或该知识的权限。

如图7所示为本发明所述知识管理系统中实施例的示意图。下面就知识在本发明所述系统中流向作一个简要描述。

企业员工登录知识管理系统，在知识库模块1013中选择知识文档模板，系统调用员工计算机的办公软件word打开知识文档模板，员工编写好知识文档，点击保存按钮，然后点击工作流，在流程库模块1033中选择审批工作流，工作流是事先在工作流定义模块1032定义好的，启动工作流。员工完成了这些操作后，系统就会自动把文档保存到知识库模块1013中，工作流引擎模块1031启动了审批工作流，同时发送了一封请求审批知识文档的邮件给知识管理员。

在知识管理员的计算机，办公软件outlook提示知识管理员有新邮件到达，知识管理员打开邮件，点击链接，浏览器导航到知识管理系统的知识审批模块1012，知识管理员对该知识文档进行审批操作，这样，该知识文档在知识库1013中的状态变为批准状态。

经过批准的知识文档在知识门户1020中展示出来，企业的员工通过浏览或在知识搜索模块1040中进行搜索，点击该知识文档，系统调用该员工计算机的办公软件打开该知识文档，员工就可以看到该知识文档了。

Claims (8)

1.一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，其特征在于设置有如下模块：

负责创建、采集、管理知识文档的知识文档库模块；

负责对知识文档库的知识文档进行索引，并提供搜索界面给用户对知识文档进行搜索的知识搜索模块；

负责从知识文档库读取数据，将知识文档展示给用户浏览和评分的知识门户模块；

提供工作流引擎和流程自定义功能，通过与知识文档库的知识文档关联起来，使知识通过流程“流动起来”，从而促进知识共享和更新的工作流模块；

用于用户管理、角色管理、组织结构管理、权限管理的系统管理模块。

2.根据权利要求1所述的一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，其特征在于所述知识文档库模块还包括知识创建模块、知识审批模块、知识库模块、回收站模块、知识采集模块。

3.根据权利要求2所述的一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，其特征在于所述知识创建模块提供两种采集方式，一种是直接上传本地计算机上面的知识文档，另一种是根据知识文档模块创建知识文档。

4.根据权利要求1所述的一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，其特征在于所述知识门户模块还包括知识展示模块、知识评价模块。

5.根据权利要求4所述的一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，其特征在于所述知识展示模块的知识类别维度采用树形结构。

6.根据权利要求4所述的一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，其特征在于所述知识评价模块还包括知识浏览量统计模块和加权平均分统计模块。

7.根据权利要求1所述的一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，其特征在于所述工作流模块还包括工作流引擎模块、工作流定义模块、流程库模块。

8.根据权利要求1所述的一种与办公软件无缝结合的知识管理系统，其特征在于所述知识搜索模块还包括搜索引擎模块、全文检索模块、搜索RSS订阅模块、搜索报告模块。

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