CN101510292A - 财务会计系统的记录生成方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种财务会计系统的记录生成方法，通过录入原始凭证生成会计记录；对应于原始凭证种类设置复数个输入模块，通过设置借贷科目连结点，在输入界面中输入原始凭证的信息，并选择对应的借贷科目连结点，输入模块根据借贷科目连结点记录生成借贷科目资料，与原始凭证数据及图像一起保存形成资料库记录；并进而自动生成记账凭证及帐本。本发明实现了通过直接输入原始凭证自动生成记账凭证及帐本，简化了审批流程；原始凭证数据及图像和记账凭证自动连接，无需重复检索；增强各种会计数据分析，整合功能，满足企业管理的需求；简化了人工输入的复杂性，降低了错误的发生概率；能够有效提升会计人员的工作效率，完成更专业的财务分析及应用。

Description

财务会计系统的记录生成方法

技术领域

本发明涉及一种数据记录的生成方法，具体涉及一种财务会计系统中，直接从原始凭证生成数据记录及自动生成记账凭证及帐本的方法。

背景技术

在现有的财务会计系统中，通过初始化数据建账后，是由财务人员根据原始凭证，确定借方科目和贷方科目，在输入界面中输入记账凭证，生成相应的数据记录的。

上述方法存在的问题：一是需要录入人员熟悉会计科目的选择，在输入过程中，首先确定借方科目和贷方科目，容易发生科目选择错误等问题；二是原始凭证和记账凭证分别需要进行审核，同一笔交易重复审核，流程复杂；三是由于只输入记账凭证数据，原始凭证中的其它数据不能自动检索，因而在需要查询数据里，要先通过财务会计系统检索记账凭证，再根据记录翻找原始凭证，甚至有时无法自动检索，只能人工翻阅原始凭证进行查找，工作效率低下。

如何能直接录入原始凭证数据及图像，由系统自动生成记账凭证及帐本，是解决上述问题的关键。

发明内容

本发明目的是提供一种财务会计系统的记录生成方法，能够通过直接录入原始凭证生成数据记录，进而生成记账凭证。

为达到上述目的，本发明采用的技术方案是：一种财务会计系统的记录生成方法，通过录入原始凭证生成会计记录；对应于原始凭证种类，设置复数个输入模块，在每个输入模块的输入界面中，包括至少二个借贷科目连结点，所述借贷科目连结点选自会计科目初始化、税金初始化、固定资产初始化、客户初始化、项目初始化(商品，服务)、供应商初始化、员工初始化、公司财务金融账户初始化、网上销售初始化的输入资料；由这些联结点生成对应商业行为之借贷科目连结点记录，该记录包括与该商业行为会计记录相关之借方科目、贷方科目中的一种或其组合；或由这些联结点生成对应金融财务行为之借贷科目连结点记录，该记录包括与该金融财务行为会计记录相关之借方科目、贷方科目中的一种或其组合；录入时，根据待录入的原始凭证种类选择输入模块，在输入界面中输入原始凭证的信息，输入模块根据借贷科目连结点记录生成借贷科目，与原始凭证数据一起保存形成资料库记录。

进一步的技术方案，提取所述资料库记录，根据借贷科目及原始凭证数据，自动生成记账凭证及帐本。

例如收到帐单时，将收到的供应商帐单输入系统。输入购买之商品及其金额，完成输入及储存，系统将会自动生成会计记录及记帐凭证：借记商品库存、贷记应付帐款。

上述技术方案中，所述原始凭证种类包括各类订单、各类销售单、各类采购单、各类支票、各类发票、各类收款单、各类付款单、各类收货单、各类出货单、各类帐单、各类银行单据、各类员工薪资单、各类员工报销单、各类税单。

为更方便检索和核对，进一步的技术方案，在所述资料库记录中，包括有扫描的原始凭证图像。

由于上述技术方案运用，本发明与现有技术相比具有下列优点：

本发明通过设置借贷科目连结点，实现了通过直接输入原始凭证而自动生成记账凭证，由此，简化了审批流程，无需重复审核同一笔交易；原始凭证数据及图像和记账凭证自动连接，无需重复检索；简化了记账流程；增强各种会计数据分析，整合功能，满足企业管理的需求；简化了人工输入的复杂性，降低了错误的发生概率；能够有效提升会计人员的工作效率，完成更专业的财务分析及应用。

附图说明

图1是实施例一中的方法流程示意图；

图2是实施例一中企业客户初始化示意图；

图3是实施例一中企业项目初始化示意图；

图4是实施例一中输入发票界面的示意图；

图5是实施例一中自动生成的记帐凭证示意图；

图6是实施例二中输入采购单界面的示意图；

图7是实施例二中自动生成的记帐凭证示意图。

具体实施方式

下面结合附图及实施例对本发明作进一步描述，实施例仅用于帮助理解本发明的技术方案，并不限制本发明的保护范围：

实施例一：参见附图1所示，一种财务会计系统的记录生成方法，使用该方法的财务会计系统的输入系统中分别设置了公司、客户、供应商、员工、银行和报表六个大模块，在每个大模块下分别设置有多个输入模块，包括用于建立借贷科目连结点的模块，以及根据原始凭证种类分别设置的输入模块。一种输入模块的菜单结构如下所示：

1.公司模块

会计科目初始化

输入日记账

税目、税率、税金初始化

固定资产初始化

自动生成记帐凭证

网上销售初始化

2.客户模块

客户初始化

项目初始化(商品，服务)

输入原始销售订单

输入原始发票

输入原始收款单

输入原始信用记录及退款单

自动生成记账凭证

3.供应商模块

供应商初始化

项目初始化(商品，服务)

输入原始购货订单

输入原始信用备忘录

输入原始收货单

输入原始账单

输入原始付款单

自动生成记账凭证

4.员工模块

员工初始化

输入原始工时记录

输入原始薪水

输入原始员工报销单

自动生成记账凭证

5.银行模块

公司财务金融账户初始化

输入原始支票

输入原始存款单

输入原始转账记录

输入原始对账记录

自动生成记账凭证

6.报表模块

账本生成

自动生成记账凭证及帐本生成

在录入用于生成记录的原始凭证之前，首先要对财务会计系统进行初始化设置，根据使用该系统的公司情况，输入公司的基本信息，输入预设的会计科目信息。

附图2是企业2009年3月11日进行客户初始化的示意图。

附图3是企业2009年3月11日进行项目初始化的示意图。

通过录入原始凭证生成会计记录；其中，对应于原始凭证种类设置的每个输入模块的输入界面中，包括至少二个借贷科目连结点，所述借贷科目连结点选自产品项、服务项、银行账户、现金账户等。

例如，在给客户开具发票时，在客户模块中的输入原始发票模块中操作，如果该客户是首次出现，则先在客户初始化模块中输入客户基本信息，系统自动标识客户为往来客户。根据企业提供的是产品或服务，对应的借贷科目连结点可能是产品项或服务项，可以把产品项与服务项同样作为项目处理，为简化处理，对同一项目，项目记录中同时包括销售和购入两项，在录入时系统根据对应模块进行选择，或者由人工指定。此时，对于新项目，可以选择客户模块中的项目初始化模块，输入该项目(产品或服务)的对应信息，并分别对应于销售商品选择收入科目及相应的税金科目，对应购入商品从资产类科目中选择借方科目，从费用类、成本类科目中选择贷方科目，完成新项目的初始化。新客户和新项目的设置均只需要进行一次，可以在系统初始化时进行，也可以在首次发生时进行。在进行过新客户和新项目初始化后，对于该发票这一原始凭证，进行输入时，选择客户模块中的输入原始发票模块，进入发票输入界面，参见附图4所示，在该界面中，使用者只需选择客户名称，产品或服务名称，输入发票日期，系统可自动出现单价，增值税项等内容，使用者也可以人工输入或修改，另外，根据需要可以同时输入原始凭证上的其它内容，例如付款期限、运输方式等内容。在上述选项中，产品或服务名称就是借贷科目连结点。在确认后，系统根据输入的内容记录原始凭证信息，同时，由于本原始凭证为发票，系统会自动根据产品项(借贷科目连结点)购入商品的对应科目确定其借方科目和贷方科目，并根据增值税情况分别确定对应的借方科目和贷目科目。

此后，提取所述资料库记录，根据借贷科目及原始凭证数据，即可自动生成记账凭证，参见附图5所示。并进一步生成账本和报表。

实施例二：

另一种输入模块的菜单结构如下所示：

1.初始化模块

公司初始化

供应商初始化

客户初始化

员工初始化

银行初始化

固定资产初始化

税目、税率、税金初始化

会计科目初始化

网上销售初始化

自动生成记账凭证

2.供应商模块

输入原始采购订单

输入原始收货单

输入原始帐单

输入原始销项税单

自动生成记账凭证

3.客户模块

输入原始订货单

输入原始发票

输入原始收款单

输入原始退款单

自动生成记账凭证

4.员工模块

输入原始工时单

5.公司模块

输入原始公司会计帐

输入原始公司存货调整

输入原始网上销货

自动生成记账凭证及帐本生成

6.银行模块

输入原始支票

输入原始存款单

输入原始转账记录

输入原始对账记录

输入原始信用卡记录

自动生成记账凭证

向供应商采购时，在供应商之模块中选择输入原始采购订单之模块。若有新供应商或新项目，先到初始化模块中的供应商或项目模块建立新供应商或项目，其流程同实例一中建立新客户及项目之流程。参见附图6所示，在采购单上，仅需选择供货商名称并输入日期、购买之商品及进项税额。使用者可手工修改，根据需要，也可输入现金折扣或其它内容。系统依据输入内容，以商品、运费及进项税额为借贷科目联结点，自动生成对应借贷会计科目资料。借记：库存商品、销项税额，贷记：现金。在确认后，系统根据输入的内容记录原始凭证信息。

上述借贷科目信息与原始凭证数据及图像一起保存形成资料库记录。

此后，提取所述资料库记录，根据借贷科目及原始凭证数据，即可自动生成记账凭证，如附图7所示。并进一步生成报表和账本。

Claims (4)

1.一种财务会计系统的记录生成方法，其特征在于：通过录入原始凭证生成会计记录；对应于原始凭证种类，设置复数个输入模块，在每个输入模块的输入界面中，包括至少二个借贷科目连结点，所述借贷科目连结点选自会计科目初始化、税金初始化、固定资产初始化、客户初始化、项目初始化、供应商初始化、员工初始化、公司财务金融账户初始化、网上销售初始化的输入资料，由这些联结点生成对应商业行为之借贷科目连结点记录，该记录包括与该商业行为会计记录相关之借方科目、贷方科目中的一种或其组合，或由这些联结点生成对应金融财务行为之借贷科目连结点记录，该记录包括与该金融财务行为会计记录相关之借方科目、贷方科目中的一种或其组合；录入时，根据待录入的原始凭证种类选择输入模块，在输入界面中输入原始凭证的信息，输入模块根据借贷科目连结点记录生成借贷科目，与原始凭证数据一起保存形成资料库记录。

2.根据权利要求1所述的财务会计系统的记录生成方法，其特征在于：提取所述资料库记录，根据借贷科目及原始凭证数据，自动生成记账凭证及帐本。

3.根据权利要求1所述的财务会计系统的记录生成方法，其特征在于：所述原始凭证种类包括各类订单、各类销售单、各类采购单、各类支票、各类发票、各类收款单、各类付款单、各类收货单、各类出货单、各类帐单、各类银行单据、各类员工薪资单、各类员工报销单、各类税单。

4.根据权利要求1所述的财务会计系统的记录生成方法，其特征在于：所述资料库记录中，包括有扫描的原始凭证图像。

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