CN101452515A - 文件处理装置、系统及方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种文件处理装置、系统及方法。本发明的文件处理装置可根据一输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记，并且将所述组匹配标记传送至一客户端，其中所述客户端能根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象，将所述辨识对象加入一文件中，并且输出所述文件。

Description

文件处理装置、系统及方法

技术领域

本发明涉及一种文件处理装置、系统及方法，并且特别地，本发明的文件处理装置、系统及方法能有效管理文件的输出。

背景技术

现代企业以及组织的运作都脱离不了计算机，举凡文章、公文、报告等文件几乎都已经电子化，而由计算机打字取代手写或打字机打字。然而，电子化文件虽然具有快速、方便的优点，却也容易被复制或打印，甚至进而被任意散布。因此，著作权，版权、个人隐私、商业或军事机密等议题也受到重视。此外，具有安全性考虑的文件包含有价证券、身分证明文件、机密文件等更需要审慎处理。

目前常用的安全维护措施，如图像防伪科技(Anti-counterfeiting)、安全印刷(Security printing)、文件认证(Document authentication)等，常在文件中藏入肉眼不易察觉的信息，如文字、号码、图样等，这些信息可借助辅助工具或机器判读，以达到真伪辨识、文件控管以及文件追溯(Document tracking)等目的。

此外，于某些安全文件，如前述的有价证券、身分证明文件等之中，常使用如荧光丝、凹版印刷、微小字、窗式安全线等特殊材料或特殊印制方式以达到防伪的目的。然而，特殊材料通常不易取得或价格高昂，而特殊印制方式需要耗费较多时间以及成本，因此不易被用于商业性文件的防伪，也不易用于企业或组织的安全文件的控管。

针对商业性文件或企业、组织的安全文件，数字水印技术(Digitalwatermarking technology)是目前最常被使用的防伪技术，其是将文字、号码、图样等信息隐藏在文件之中，除了可用侦测出的隐藏信息来判断文件的真假外，甚至可以追溯文件的来源。此外，数字水印技术通常不需要特殊材料或印制方式即可达成，因此可降低制作成本。

举例而言，美术馆或博物馆所发售的照片或图画中，经常通过数字水印技术加入发售单位名称、图样以及序号等信息于照片或图画中。并且，这些信息通常会依照背景颜色、样式、形状等特性隐藏于适当的位置，以使肉眼不易察觉。

然而，应用前述数字水印技术的文件大多不需考虑时效性，并且主要用于保护文件的商业价值。换言之，前述数字水印技术对于企业或组织内部有时效性的机密文件保护并不实用。

发明内容

因此，本发明的一目的在于提供一种文件处理装置、系统及方法，并且特别地，本发明的文件处理装置、系统及方法能将关于输出文件的实时性信息隐藏在文件中，以妥善保护机密文件。此外，本发明的文件处理装置、系统及方法还能由一输出文件所包含的辨识对象获得所述输出文件的相关输出信息。

根据本发明的第一较佳实施例，本发明的文件处理装置用以根据一输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记，并且将所述组匹配标记传送至一客户端。特别地，所述客户端能根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象，将所述辨识对象加入一文件中，并且输出所述文件。

根据本发明的第二较佳实施例，本发明的文件处理系统包含一客户端、一处理装置以及一输出装置。所述客户端用以执行一输出指令以输出一文件，并且所述客户端产生关于所述输出指令及/或所述文件的一输出信息。所述处理装置连接所述客户端，用以根据所述输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记，并且将所述组匹配标记传送至所述客户端。特别地，所述客户端能根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象，将所述辨识对象加入一文件中。此外，所述输出装置连接所述客户端，用以接收包含所述辨识对象的文件，并且通过一输出媒体输出包含所述辨识对象的文件。

根据本发明的第三较佳实施例，本发明的文件处理方法包含下列步骤：首先，执行一输出指令以输出一文件，并且产生关于所述输出指令及/或所述文件的一输出信息。随后，根据所述输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记。接着，根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象。最后，将所述辨识对象加入一文件中，并且通过一输出媒体输出包含所述辨识对象的文件。

附图说明

为了让本发明的上述和其它目的、特征和优点能更明显易懂，下面将结合附图对本发明的较佳实施例详细说明：

图1是本发明的一较佳实施例的文件处理系统的功能方块图。

图2A是本发明的一较佳实施例的数组预设标记示意图。

图2B是本发明的一较佳实施例的辨识对象示意图。

图2C是本发明的一较佳实施例的包含图2B中的辨识对象的文件示意图。

图3是本发明的一较佳实施例的文件处理方法的步骤流程图。

图4是本发明的一较佳实施例的文件处理方法的步骤流程图。

具体实施方式

本发明提供了一种文件处理装置、系统及方法。根据本发明的数个较佳实施例揭示如下。

请参阅图1，图1是本发明的一较佳实施例的文件处理系统的功能方块图。如图1所示，所述文件处理系统1包含一客户端12、一处理装置14以及一输出装置(output device)16。

所述客户端12可执行一输出指令以输出一文件。在实际应用中，所述客户端12可以是，但不受限于，如计算机、行动通信装置或手持式电子装置等。在实际应用中，所述文件可以是，但不受限于，例如文件文件、图像文件、影像文件、影音文件或其它类型的文件。并且，所述文件可包含任何适当的内容，例如书信、公文、稿件等，并且所述文件可包含文字数据，如说明、数据等，以及图像数据，如统计图表、照片、插图等。此外，客户端12可产生关于所述输出指令及/或所述文件的输出信息。

在实际应用中，输出信息可包含，但不受限于，如文件相关信息、输出媒体相关信息、输出装置相关信息、客户端相关信息或其它适当的信息。

在实务中，文件相关信息可包含，但不受限于，如文件建立时间、文件修改时间、文件输出时间、文件名称、文件内容或其它适当的文件相关信息。

在实务中，输出媒体相关信息可包含，但不受限于，如输出媒体的种类(如纸张、光盘片、USB储存单元等)、输出媒体的性质(如纸张的材质、颜色、成分等)、输出媒体的制造商(如生产厂商或经销商)、输出媒体的重量(如纸张的磅数)、输出媒体的面积(如A4、B4、B5等尺寸的纸张)或其它适当的输出媒体相关信息。

在实务中，输出装置相关信息可包含，但不受限于，如输出装置的种类(如彩色喷墨打印机、黑白激光打印机等)、输出装置的制造商(如A公司所制造生产的彩色喷墨打印机)、输出装置的型号(如型号为AA-1234的彩色激光打印机)、输出装置的输出方式(如喷墨打印、碳粉打印、雷射刻印等)或其它适当的输出装置相关信息。

在实务中，客户端相关信息可包含，但不受限于，如使用者名称、使用者代号、使用者识别码、使用者职级、使用者性别、客户端地址或其它适当的客户端相关信息。

所述处理装置14则电连接至所述客户端12，用以根据所述输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记，并且将所述组匹配标记传送至所述客户端12。所述客户端12接着根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象，将所述辨识对象加入一文件中，并且输出包含所述辨识对象的文件。

请参见图2A至图2C，图2A是本发明的一较佳实施例的数组预设标记20、22、24示意图；图2B是本发明的一较佳实施例的辨识对象示意图；图2C则是本发明的一较佳实施例的包含图2B中的辨识对象的文件示意图。

如图2A所示，在本较佳实施例中，处理装置预存数组预设标记20、22、24，其中预设标记20包含一花朵图样201；预设标记22包含一树木图样221；而预设标记24包含一草丛图样241。而处理装置还预存若干准则，其中一准则可以是，例如「来自行政部门的文件使用预设标记20、来自研发部门的文件使用预设标记22、来自会计部门的文件使用预设标记24」。因此，当客户端发送文件输出请求至处理装置时，处理装置可根据客户端的IP地址、使用者姓名、使用者代码或其它适当的信息判断客户端所属的部门，以自所述这些预设标记20、22、24选择适当的匹配标记。于此，吾人假设客户端属于研发部门，因此处理装置决定包含树木图样221的预设标记22为匹配标记。

接着，如图2B所示，客户端将一组识别码26加入所述匹配标记的适当位置(如椭圆虚线处)，并且对所述组识别码26进行适当处理(如模糊化、淡化或其它处理)，以产生一辨识对象28。最后，如图2C所示，客户端将辨识对象28以水印方式加入欲输出的文件(例如图2C所示的文件3)中，完成对所述文件的处理。

请注意，本发明的匹配标记、识别码以及辨识对象皆可以是或包含任何适当的图像或文字，并不受限于以上所举的实施例。此外，在实务中，辨识对象可以其它适当的方式加入文件中，而不受限于前述的水印方式。

在实际应用中，识别码以及辨识对象可由处理装置或客户端两者之一产生。举例而言，当客户端与处理装置联机时(例如第一次联机时)，处理装置进一步将所述准则及/或所述数组预设标记传送至所述客户端。因此，当所述客户端与所述处理装置的连接中断时，客户端中的预设执行程序可根据准则以及输出信息自数组预设标记中决定匹配标记，并且根据匹配标记以及识别码产生辨识对象。借此，客户端输出的文件中仍会包含适当的辨识对象，以方便日后的管理。

所述输出装置16则电连接至所述客户端12，用以接收包含所述辨识对象的文件，并且通过一输出媒体输出包含所述辨识对象的文件。在实际应用中，输出装置16可以是，但不受限于，如打印机、复印机、传真机、多功能事务机、光学储存装置、磁盘储存装置等。此外，所述输出媒体可以是，但不受限于，如纸张、光盘片或磁盘驱动器。

在实务中，输出装置16可分别直接连接至客户端12以及处理装置14，或单独直接连接客户端12，或单独直接连接处理装置14。当输出装置16单独直接连接处理装置14，并通过处理装置14连接客户端12时，输出装置16可根据处理装置14所提供的认证信号输出包含所述辨识对象的文件。

例如，当客户端连接至处理装置时，会自动传送注册信息至处理装置，并且在处理装置记录注册信息后，处理装置产生认证信号，客户端才能通过输出装置进行文件输出。而每次有客户端欲通过处理装置连接至输出装置进行文件输出时，处理装置会先确认客户端是否已注册，若无的话，便不提供认证信号，致使客户端无法进行文件输出。

在一较佳实施例中，处理装置可储存所述输出信息、所述准则、所述这些预设标记、所述识别码、所述辨识对象以及所述文件。在实务中，所述这些信息、准则、标记、识别码、识别对象以及文件等数据可加密后储存在处理装置。

此外，在一较佳实施例中，本发明的文件处理系统可进一步包含一查询装置(例如所述客户端本身、计算机或其它适当的电子装置)，连接处理装置。所述查询装置可根据一查询文件(例如一先前通过本发明的文件处理系统所打印的文件)中的一现存辨识对象(如图2B所示的辨识对象28)自所述处理装置获得关于所述查询文件的现存输出信息。例如，通过辨识对象所包含的识别码以及匹配标记来获得所述文件的相关输出信息。

在一较佳实施例中，本发明的文件处理系统可以为一公司的文件处理系统，并且，所述客户端可以是各个公司员工的个人计算机；所述处理装置可以是公司的文件处理服务器；而所述输出装置可以是公司内部的打印机或其它输出装置。

本发明的一较佳实施例揭露了一种文件处理装置(file processingapparatus)，用以根据一输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记，并且将所述组匹配标记传送至一客户端(client)。特别地，所述客户端能根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象，将所述辨识对象加入一文件中，并且输出所述文件。此外，在实际应用中，所述文件处理装置可包含一储存单元，用以储存所述输出信息、所述准则、所述这些预设标记、所述识别码、所述辨识对象以及所述文件。在实际应用中，本发明的文件处理装置可以为一组织内部的文件管理服务器。

本发明的另一较佳实施例揭露了一种文件处理装置。所述文件处理装置可根据一输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记，并且根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象，将所述辨识对象加入一文件中，并且输出所述文件。在实际应用中，本发明的文件处理装置可以为一个人计算机或一个人操作的电子装置。

请参阅图3，图3是本发明的一较佳实施例的文件处理方法的步骤流程图。如图3所示，本发明的文件处理方法包含下列步骤：

首先，在步骤S51，执行一输出指令以输出一文件。随后，在步骤S53，产生关于所述输出指令及/或所述文件的一输出信息。接着，在步骤S55，根据所述输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记。进一步，在步骤S57，根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象。最后，在步骤S59，将所述辨识对象加入一文件中，并且通过一输出媒体输出包含所述辨识对象的文件。在实际应用中，步骤S59可根据一认证信号输出包含所述辨识对象的文件。

进一步请参见图4，图4是本发明的另一较佳实施例的文件处理方法的步骤流程图。如图4所示，本发明的文件处理方法可进一步包含下列步骤：步骤S61，储存所述输出信息、所述准则、所述这些预设标记、所述识别码、所述辨识对象以及所述文件。以及步骤S63，根据一查询文件中的一现存辨识对象获得关于所述查询文件的现存输出信息。

请注意，本发明的文件处理方法的实际流程可参考前述的实施例便可明白，在此不作赘述。另外，本发明的文件处理方法的各个步骤可进行适当的调整以及交换，并不受限于这里所举的顺序。

请注意，在本较佳实施例中的输出信息可包含如前述的文件相关信息、输出媒体相关信息、输出装置相关信息、客户端相关信息以及其它适当的信息。并且，各所述这些信息与先前所叙述的信息的种类、属性以及内容皆相同，在此不作赘述。

综上所述，本发明的文件处理装置、系统及方法能根据各种输出信息以及匹配标记产生辨识对象，并且将所述辨识对象加入输出文件中，借此，吾人可通过机器判读文件中的辨识对象，再根据辨识对象找出所述文件的来源(使用者是谁、使用者的单位、什么时候输出的、输出几份、通过哪个输出装置等)，以达到回溯的目的。此外，由于本发明的辨识码会随着文件的建立或修改时间以及输出时间等时间信息而改变，因此具有时效性。因此，本发明的文件处理装置、系统及方法能适用于企业、组织中的机密文件处理，以确保所述这些文件的安全。

以上已对本发明的较佳实施例进行了具体说明，但本发明并不限于所述实施例，熟悉本领域的技术人员在不违背本发明精神的前提下还可作出种种的等同的变型或替换，这些等同的变型或替换均包含在本申请权利要求所限定的范围内。

Claims (40)

1、一种文件处理系统，其特征在于，包含：

一客户端，用以执行一输出指令以输出一文件，并且所述客户端产生关于所述输出指令及/或所述文件的一输出信息；

一处理装置，连接所述客户端，用以根据所述输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记，并且将所述组匹配标记传送至所述客户端，其中所述客户端能根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象，将所述辨识对象加入一文件中，并且输出包含所述辨识对象的文件；以及

一输出装置，连接所述客户端，用以接收包含所述辨识对象的文件，并且通过一输出媒体输出包含所述辨识对象的文件。

2、如权利要求1所述的文件处理系统，其特征在于：所述输出装置通过所述处理装置连接所述客户端，并且所述输出装置根据所述处理装置所提供的一认证信号通过所述输出媒体输出包含所述辨识对象的文件。

3、如权利要求1所述的文件处理系统，其特征在于：所述处理装置储存所述输出信息、所述准则、所述这些预设标记、所述识别码、所述辨识对象以及所述文件。

4、如权利要求3所述的文件处理系统，其特征在于，进一步包含：

一查询装置，连接所述处理装置，用以根据一查询文件中的一现存辨识对象自所述处理装置获得关于所述查询文件的现存输出信息。

5、如权利要求3所述的文件处理系统，其特征在于：所述文件进一步加密后储存于所述处理装置。

6、如权利要求1所述的文件处理系统，其特征在于：所述处理装置进一步将所述准则及/或所述数组预设标记传送至所述客户端，并且当所述客户端与所述处理装置的连接中断时，所述客户端能根据所述准则以及所述输出信息自所述数组预设标记中决定所述组匹配标记，并且根据所述组匹配标记以及所述识别码产生所述辨识对象。

7、如权利要求1所述的文件处理系统，其特征在于：所述辨识对象以水印方式加入所述文件中。

8、如权利要求1所述的文件处理系统，其特征在于：所述输出信息包含选自由一文件相关信息、一输出媒体相关信息、一输出装置相关信息以及一客户端相关信息所组成的群组中的至少一个。

9、如权利要求8所述的文件处理系统，其特征在于：所述文件相关信息包含选自由建立时间、修改时间、输出时间、文件名称以及文件内容所组成的群组中的至少一个。

10、如权利要求8所述的文件处理系统，其特征在于：所述输出媒体相关信息包含选自由输出媒体的种类、输出媒体的制造商、输出媒体的重量以及输出媒体的面积所组成的群组中的至少一个。

11、如权利要求8所述的文件处理系统，其特征在于：所述输出装置相关信息包含选自由输出装置的种类、输出装置的制造商、输出装置的型号以及输出装置的输出方式所组成的群组中的至少一个。

12、如权利要求8所述的文件处理系统，其特征在于：所述客户端相关信息包含选自由使用者名称、使用者代号、使用者识别码、使用者职级、使用者性别以及客户端地址所组成的群组中的至少一个。

13、如权利要求1所述的文件处理系统，其特征在于：所述识别码由所述处理装置或所述客户端产生。

14、一种文件处理方法，其特征在于，包含下列步骤：

(a)执行一输出指令以输出一文件；

(b)产生关于所述输出指令及/或所述文件的一输出信息；

(c)根据所述输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记；

(d)根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象；以及

(e)将所述辨识对象加入一文件中，并且通过一输出媒体输出包含所述辨识对象的文件。

15、如权利要求14所述的文件处理方法，其特征在于：步骤(e)根据一认证信号输出包含所述辨识对象的文件。

16、如权利要求14所述的文件处理方法，其特征在于，进一步包含下列步骤：

(f)储存所述输出信息、所述准则、所述这些预设标记、所述识别码、所述辨识对象以及所述文件。

17、如权利要求16所述的文件处理方法，其特征在于，进一步包含下列步骤：

(g)根据一查询文件中的一现存辨识对象获得关于所述查询文件的现存输出信息。

18、如权利要求16所述的文件处理方法，其特征在于：所述文件进一步加密后储存于所述处理装置。

19、如权利要求14所述的文件处理方法，其特征在于：所述辨识对象以水印方式加入所述文件中。

20、如权利要求14所述的文件处理方法，其特征在于：所述输出信息包含选自由一文件相关信息、一输出媒体相关信息、一输出装置相关信息以及一客户端相关信息所组成的群组中的至少一个。

21、如权利要求20所述的文件处理方法，其特征在于：所述文件相关信息包含选自由建立时间、修改时间、输出时间、文件名称以及文件内容所组成的群组中的至少一个。

22、如权利要求20所述的文件处理方法，其特征在于：所述输出媒体相关信息包含选自由输出媒体的种类、输出媒体的制造商、输出媒体的重量以及输出媒体的面积所组成的群组中的至少一个。

23、如权利要求20所述的文件处理方法，其特征在于：所述输出装置相关信息包含选自由输出装置的种类、输出装置的制造商、输出装置的型号以及输出装置的输出方式所组成的群组中的至少一个。

24、如权利要求20所述的文件处理方法，其特征在于：所述客户端相关信息包含选自由使用者名称、使用者代号、使用者识别码、使用者职级、使用者性别以及客户端地址所组成的群组中的至少一个。

25、一种文件处理装置，其特征在于：用以根据一输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记，并且将所述组匹配标记传送至一客户端，其中所述客户端能根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象，将所述辨识对象加入一文件中，并且输出所述文件。

26、如权利要求25所述的文件处理装置，其特征在于，进一步包含：

一储存单元，用以储存所述输出信息、所述准则、所述这些预设标记、所述识别码、所述辨识对象以及所述文件。

27、如权利要求26所述的文件处理装置，其特征在于：所述文件进一步加密后储存于所述储存单元。

28、如权利要求25所述的文件处理装置，其特征在于：所述辨识对象以水印方式加入所述文件中。

29、如权利要求25所述的文件处理装置，其特征在于：所述输出信息包含选自由一文件相关信息、一输出媒体相关信息、一输出装置相关信息以及一客户端相关信息所组成的群组中的至少一个。

30、如权利要求29所述的文件处理装置，其特征在于：所述文件相关信息包含选自由建立时间、修改时间、输出时间、文件名称以及文件内容所组成的群组中的至少一个。

31、如权利要求29所述的文件处理装置，其特征在于：所述输出媒体相关信息包含选自由输出媒体的种类、输出媒体的制造商、输出媒体的重量以及输出媒体的面积所组成的群组中的至少一个。

32、如权利要求29所述的文件处理装置，其特征在于：所述输出装置相关信息包含选自由输出装置的种类、输出装置的制造商、输出装置的型号以及输出装置的输出方式所组成的群组中的至少一个。

33、如权利要求29所述的文件处理装置，其特征在于：所述客户端相关信息包含选自由使用者名称、使用者代号、使用者识别码、使用者职级、使用者性别以及客户端地址所组成的群组中的至少一个。

34、如权利要求25所述的文件处理装置，其特征在于：所述识别码由所述文件处理装置或所述客户端产生。

35、一种文件处理装置，其特征在于：用以根据一输出信息以及一准则自数组预设标记中决定一组匹配标记，根据所述组匹配标记以及一识别码产生一辨识对象，将所述辨识对象加入一文件中，并且输出所述文件。

36、如权利要求35所述的文件处理装置，其特征在于，进一步包含：

一储存单元，用以储存所述输出信息、所述准则、所述这些预设标记、所述识别码、所述辨识对象以及所述文件。

37、如权利要求36所述的文件处理装置，其特征在于：所述文件进一步加密后储存于所述储存单元。

38、如权利要求35所述的文件处理装置，其特征在于：所述辨识对象以水印方式加入所述文件中。

39、如权利要求35所述的文件处理装置，其特征在于：所述输出信息包含选自由一文件相关信息、一输出媒体相关信息、一输出装置相关信息以及一客户端相关信息所组成的群组中的至少一个。

40、如权利要求39所述的文件处理装置，其特征在于，所述文件相关信息包含选自由建立时间、修改时间、输出时间、文件名称以及文件内容所组成的群组中的至少一个；所述输出媒体相关信息包含选自由输出媒体的种类、输出媒体的制造商、输出媒体的重量以及输出媒体的面积所组成的群组中的至少一个；所述输出装置相关信息包含选自由输出装置的种类、输出装置的制造商、输出装置的型号以及输出装置的输出方式所组成的群组中的至少一个；其中所述客户端相关信息包含选自由使用者名称、使用者代号、使用者识别码、使用者职级、使用者性别以及客户端地址所组成的群组中的至少一个。

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