Mittel, um in Korrespondenzen- und Pendenzenmappen eingeordnete Schriftstücke überwachen zu können. In jedem Geschäft oder Verwaltung meh ren sich täglich die Fälle, dass Aufträge in folge verschiedenster Verordnungen, Devisen vorschriften, Abwesenheit der betreffenden Persönlichkeiten, mangelhafter Postverbin dungen usw. nicht sofort erledigt werden können, sondern während kürzerer oder län gerer Zeit pendent bleiben müssen.
Während in jedem gut organisierten Ge schäft das Zahlenmässige durch Buchhaltung, Statistik, Warenkontrolle usw. lückenlos festgehalten wird, bieten die laufenden. Kor respondenzen oft nur ein unvollständiges und unzuderlässiges Bild über den Geschäftsver kehr mit Kunden, Banken, Behörden usw. Der Grund dafür ist, dass zur Anlegung von Pendenzenmappen wichtige Schriftstücke aus der gorrespondenzenmappe entnommen bezw. direkt in die Pendenzenmappe gelegt werden.
Wenn auch bisweilen eine Abschrift oder eine entsprechende Notiz in die laufende Korrespondenzenmappe eingereiht wird, so entbehrt dieses Vorgehen oft sogar in ein und demselben Geschäft einer einheitlichen konsequent lückenlosen Durchführung. In den meisten Fällen ist zeitraubendes Suchen und Verdruss die Folge dieser Doppelspurig- keit.
Zweck der vorliegenden Erfindung ist, Mittel zu schaffen, um mit geringem Zeit aufwand durch eine billige Arbeitskraft Schriftstücke, die in Korrespondenzen- und Pendenzenmappen eingeordnet sind, über wachen können.
Gemäss der Erfindung kennzeichnen sich diese Mittel durch Vermerkkarten mit Vor drucken, passend für Vermerke zur Kor respondenzmasse, und Vermerkkarten mit Vordrucken, passend für Vermerke zur Pen- denzenmappe, und Festhaltevorrichtungen zur Aufnahme der Vermerkkarten in beiden Mappen. _ Als Mappen können Ordner aller Art mit oder ohne -Einhafteinrichtüngen Verwendung finden..
Die Mappen können auf der Innenseite mit Einfassungen versehen sein, in welche die Vermerkkarten leicht ein- und ausgescho- ben, jedoch nicht von selbst aus diesen her ausfallen können.
Für die Korrespondenzenmappen werden zweckmässig Korrespondenzenmappen mit Einheftorganen verwendet, während für die Pendenzenmappen Sammelmappen ohne Ein heftorgane zweckmässiger sind.
In beiliegender Zeichnung sind beispiels weise Ausführungsformen des Erfindungs gegenstandes veranschaulicht; es zeigen: Fig. 1 eine Korrespondenzenmappe ge öffnet, Fig. 2 eine Pendenzenmappe geöffnet, Fig. 3 und 4 Details dieser Mappen, Fig. 5 bis 9 Vermerkkarten.
Die Korrespondenzenmappe 1 ist auf der Innenseite des Deckels 2 mit Festhalte organen 3 versehen, welche ein Einschieben von beispielsweise drei Vermerkkarten er möglichen. Die Festhalteorgane können ver schiedener Art sein. Sie können, wie beim Ausführungsbeispiel nach Fig. 3, durch Stege 4 mit Übergriffstreifen 5 gebildet wer den, oder es können im Deckel, wie in Fig. 4 gezeigt, Ausschnitte 6 vorhanden sein, welche zum Festhalten der Karten dienen. Die Ver merkkarten sind mit verschiedenen Vordruk- ken versehen.
Die Karten nach Fig. 5 und 6 sind für die Korrespondenzenmappe bestimmt. Die Karte nach Fig. 7 ist sowohl für die Korrespondenzen- als auch für die Penden- zenmappe verwendbar, während die Karten nach Fig. 8 und 9 für die Pendenzenmappe vorgesehen sind.
Auf der Karte nach Fig. 5 sind Rubriken mit Vordrucken vorgesehen, in welchen Datum und Stichwort (Betreff) des aus der Korrespondenzenmappe entnom menen Briefes einzutragen sind, und eine Rubrik, in welcher anzugeben ist, wohin das Schriftstück gelangt ist.
Die Karte nach Fig. 6 ist mit Rubriken zur Eintragung besonders wichtiger Schrift stücke versehen. Sie trägt eine Rubrik mit Vordruck für das Datum und dessen Betreff, sowie eine Rubrik für wichtige Bemerkun- gen über wichtige in der Mappe enthaltene Schriftstücke.
In die Korrespondenzenmappe als auch in die Pendenzenmappe kann zweckmässig auch eine Karte nach Fig. 7 eingeschoben werden, welche Rubriken aufweist, in welche Datum, Ort und Zeit wichtiger Publikationen und Verordnungen einzutragen sind, beispiels weise Devisenverordnungen, Gerichtsent scheide, Konkurs, Bilanz, siehe Handelsamts blatt Nr. 12, 1941 usw.
Beim Offnen der Korrespondenzenmappe ist auf der Vermerkkarte nach Fig. 5 so fort zu ersehen, ob das gewünschte Schrift stück der Mappe entnommen ist; auf der Vermerkkarte nach Fig. 6 ist sofort zu er sehen, ob irgendwelche besonders wichtige Schriftstücke in der Mappe enthalten sind.
Die Karte nach Fig. 8 ist für die Pen- denzenmappe bestimmt, sie hat vorgedruckte Rubriken für Daten und Betreff der der Kor respondenzenmappe entnommenen Schrift stücke, sowie eine Rubrik mit Vordruck, in welche einzutragen ist, aus welcher Kor respondenzenmappe das Schriftstück entnom men wurde oder zugehörig ist. Eine weitere Karte nach Fig. 9 enthält Termine für die in der Pendenzenmappe zu erledigenden Schrift stücke, z. B. das Datum vereinbarter münd licher Besprechungen, 1Hahntermine, Rück ruf usw.
Die Vermerkkarten können selbstver ständlich je nach Art des Betriebes verschie denartige Vordrucke und Einteilungen auf weisen, so dass die vorliegend erwähnten Aus führungen lediglich Beispiele darstellen. Wenn nach Erledigung der Geschäfte die Korrespondenzenmappe entleert und deren Inhalt als Altakten aufbewahrt werden müs sen, werden auch die Vermerkkarten der Mappe entnommen und den betreffenden Aktenpaketen oben auf zugeordnet, so dass die Vermerkkarten bei späteren Nachfor schungen oder vor dem Einstampfen der Akten eine rasche Orientierung ermöglichen, ohne dass die ganzen Akten durchgesehen werden müssen, so dass wichtige Schriftstücke der Vernichtung entzogen werden können.
Means of being able to monitor documents filed in correspondence and pending folders. In every business or administration, there are more and more cases every day in which orders due to a wide variety of ordinances, foreign exchange regulations, absence of the relevant personalities, poor postal connections, etc.
While in every well-organized business the numerical figures are recorded in full by accounting, statistics, goods control, etc., the current. Correspondence often only provides an incomplete and inadmissible picture of business dealings with customers, banks, authorities, etc. The reason for this is that important documents are taken from the correspondence folder for the creation of pending folders. can be placed directly in the pending folder.
Even if a copy or a corresponding note is sometimes included in the current correspondence folder, this procedure often lacks a uniform, consistent implementation even in one and the same business. In most cases, time-consuming searches and annoyance are the result of this duplication.
The purpose of the present invention is to provide a means to monitor documents that are classified in correspondence and pending folders with a low expenditure of time by a cheap worker.
According to the invention, these means are characterized by note cards with pre-print, suitable for notes on the correspondence mass, and note cards with pre-printed forms, suitable for notes on the pen folder, and retaining devices for receiving the note cards in both folders. _ Folders of all kinds with or without detention facilities can be used as folders.
The folders can be provided with borders on the inside into which the note cards can easily be pushed in and out, but cannot fall out of their own accord.
For the correspondence folders it is advisable to use correspondence folders with binding organs, while for the pending folders collection folders without binding organs are more useful.
In the accompanying drawings, exemplary embodiments of the subject invention are illustrated; They show: Fig. 1 opens a correspondence folder, Fig. 2 opens a pending folder, Fig. 3 and 4 details of these folders, Fig. 5 to 9 memo cards.
The correspondence folder 1 is provided on the inside of the lid 2 with retaining organs 3, which he possible insertion of, for example, three note cards. The retaining organs can be of different types. You can, as in the embodiment of Fig. 3, formed by webs 4 with overlap strips 5 who the, or there can be cutouts 6 in the lid, as shown in Fig. 4, which are used to hold the cards. The memo cards are provided with various forms.
The cards according to FIGS. 5 and 6 are intended for the correspondence folder. The card according to FIG. 7 can be used both for the correspondence folder and for the pending folder, while the cards according to FIGS. 8 and 9 are intended for the pending folder.
On the card according to FIG. 5, headings with forms are provided in which the date and keyword (subject) of the letter taken from the correspondence folder are to be entered, and a heading in which it is to be indicated where the document has ended up.
The card of Fig. 6 is provided with sections for entering particularly important documents. It has a rubric with a form for the date and its subject, as well as a rubric for important comments about important documents contained in the folder.
In the correspondence folder as well as in the pending folder, a card according to Fig. 7 can expediently be inserted, which has categories, in which date, place and time of important publications and regulations are to be entered, for example currency regulations, court decisions, bankruptcy, balance sheet, see Commercial Gazette No. 12, 1941 etc.
When the correspondence folder is opened, the note card according to FIG. 5 immediately shows whether the desired piece of writing has been removed from the folder; on the note card according to FIG. 6 it can be seen immediately whether any particularly important documents are contained in the folder.
The card according to Fig. 8 is intended for the correspondence folder, it has preprinted headings for the data and subject of the documents removed from the correspondence folder, as well as a heading with a pre-printed form in which the correspondence folder from which the document was taken must be entered or is associated. Another card according to Fig. 9 contains dates for the documents to be done in the pending folder, z. B. the date of agreed oral meetings, 1 faucet appointments, callback etc.
The note cards can of course have different types of forms and classifications depending on the type of business, so that the statements mentioned here are only examples. If the correspondence folder has to be emptied after the business has been dealt with and its contents have to be kept as old files, the note cards are also removed from the folder and assigned to the relevant file packages at the top, so that the note cards can be used for quick orientation during later research or before the files are crushed without having to go through the entire files, so that important documents can be withdrawn from destruction.