BG4724U1 - Интелигентна система за управление на заявки - Google Patents

Abstract

Полезният модел се отнася до интелигентна система за управление на заявки, която ще намери приложение в областта на търговията, бизнеса, дистрибуцията, информационните технологии, логистиката и други, като по-специално ще намери приложение за ефективната дигитална комуникация между клиент и доставчик при ежедневната дистрибуция на стоки. Интелигентна система за управление на заявки включва модул продажби (1), който има двупосочна връзка към мениджмънт модул (3). Мениджмънт модулът (3) е свързан двупосочно съответно към модул за заявки (2), към модул финанси (5) и към модул склад (4). Модулът склад (4) има връзка към модула продажби (1). Облачен сървър с база данни за контрагенти (6) е свързан съответно към модула продажби (1) и към модула заявки (2). Към споменатите модул продажби (1) и модул заявки (2) е свързан и облачен сървър с база данни за артикули (7).

Description

Област на техниката

Полезният модел се отнася до интелигентна система за управление на заявки, която ще намери приложение в областта на търговията, бизнеса, дистрибуцията, информационните технологии, логистиката и други, като по-специално ще намери приложение за ефективната дигитална комуникация между клиент и доставчик при ежедневната дистрибуция на стоки.

Предшестващо състояние на техниката

В практиката, най-често отговорен служител на клиента заявява стоките, от които има необходимост, по стандартните канали на комуникация като телефон, имейл или приложения за текстови съобщения, но не е известно да се използват системи за управление на заявки между доставчик и клиент. Начинът на заявяване по комуникационните канали не остава проследима следа от мениджмънта на двете дружества, което води до чести пропуски, неточности и липси при доставените стоки, в следствие на недобрата комуникация между заявяващия служител на клиента и обработващия служител на доставчика, което причинява пропуснати ползи и за двете страни, както за клиента, който не получава навреме очакваната от него стока, следователно това бави производствения и търговския му процес, за който е разчитал на тази стока, така и на доставчика, който трябва да транспортира обратно сгрешената стока, което генерира разходи, които се явяват чиста загуба както за клиента, така и за доставчика.

Техническа същност на полезния модел

Задачата на настоящия полезен модел е да се създаде подобрена система, чрез която да бъде дигитализиран, стандартизиран и автоматизиран процесът по заявяване и обработка на заявки.

Задачата е решена като е създадена интелигентна система за управление на заявки, която съгласно настоящия полезния модел, включва модул продажби, който има двупосочна връзка към мениджмънт модул. Мениджмънт модулът е свързан двупосочно съответно към модул за заявки, към модул финанси и към модул склад. Модулът склад има връзка към модула продажби. Облачен сървър с база данни за контрагенти е свързан съответно към модула продажби и към модула заявки. Към споменатите модул продажби и модул заявки е свързан и облачен сървър с база данни за артикули.

Интелигентната система за управление на заявки, съгласно настоящия полезен модел, спомага за дигитализиране, стандартизиране и автоматизиране на процеса, свързан с обработката на заявки. Автоматизацията освобождава време на служителите, позволявайки им да се фокусират върху мониторинга, докато системата се грижи за изпълнението на оперативните детайлни действия. Настоящият полезен модел предлага техническо решение, което предоставя възможност на клиентите и доставчиците да намалят грешките в стокооборота, като по този начин повишат ефективността на бизнеса си, редуцират загубите и подобрят финансовите си резултати.

Пояснение на приложената фигура

Интелигентната система за управление на заявки, съгласно настоящия полезен модел, е разкрита на приложената фигура 1, на която е разкрито едно изпълнение, което има само примерен характер и няма за цел да ограничава настоящото техническо решение, неговото приложение или използване.

Примери за изпълнение и приложение на полезния модел

Интелигентната система за управление на заявки се отнася до техническо решение, което служи за ефективни мониторинг и управление в реално време на ресурсите на поне едно дружество при изпълнение на задачи по заявяване и доставка на стоки. Полезният модел се стреми да минимизира човешката намеса, а оттам грешките, пропуските и загубите от неефективен стокооборот, които се дължат на тях. Настоящият полезен модел, който в един конкретен вариант на изпълнение, показан на фигура 1, представлява модулна система, която има модел за оптимизация със свободна (отворена) структура, който може да бъде надграждан. Интелигентната система за управление на заявки включва модул продажби 1, който има двупосочна връзка към мениджмънт модул 3. Мениджмънт модулът 3 е свързан двупосочно съответно към модул за заявки 2, към модул финанси 5 и към модул склад 4. Модулът склад 4 има връзка към модула продажби 1. Облачен сървър с база данни за контрагенти 6 е свързан съответно към модула продажби 1 и към модула заявки 2. Към споменатите модул продажби 1 и модул заявки 2 е свързан и облачен сървър с база данни за артикули 7.

Модулът продажби 1 е достъпен от доставчиците и отговаря за ценовите листи и продажбените политики към всеки отделен клиент, като за целта модулът продажби 1 съдържа официалната ценова листа за всички предлагани артикули, както и нейно копие с ценовите отстъпки за всеки конкретен клиент. Това, от своя страна, позволява на доставчика да реализира много по-динамична и адекватна маркетингова стратегия, знаейки, че може с един клик да промени цена, която в същия момент ще се актуализира за всички заинтересовани негови клиенти и ще се приложи веднага за техните бъдещи заявки.

Модулът заявки 2 е достъпен от клиента и предоставя коректна информация за актуални наличности на артикули, цени и отстъпки, които клиентът получава от доставчика. Допълнително, модулът заявки 2 гарантира проследяването на данни за направените заявки от клиента, които дават информация за поръчалия служител, за да може същият да носи персонална отговорност, а това спомага за по -лесното решаване на казуси и конфликти между клиента и доставчика. Освен това, модулът заявки 2 носи информация за поръчаните артикули от клиента към всеки отделен доставчик, което гарантира, че ще се запази актуална история за извършваните поръчки, независимо от отговорния служител. Модулът заявки 2 има още възможност за свързване към допълнителна складова система на клиента (непоказана на фигурата), като чрез въвеждане на минимални и номинални количества за всеки артикул, може да следи, ако наличностите в даден склад са паднали под минимума и да генерира автоматични заявки към доставчика за запасяване до номиналното количество, което автоматизира заявяването, намалява грешките от човешки фактор, ускорява процеса по завяване и гарантира навременно изпращане на заявките. Всичко това е полезно както за клиента, чието производство няма да остане без суровини, така и за доставчика, който получавайки на време заявката има време да реагира, за да осигури стоката, която междувременно е свършила, както и има информация, за да планира на време своите доставки.

Модулът склад 4 следи количествата на наличните артикули на склад, като подава актуална информацията за тях към мениджмънт модула 3, за да не бъдат изписани стоки, които не са налични.

Допълнително, модулът склад 4 подава актуална информацията за наличните на склад артикули и към модул продажби 1, който съпоставя себестойността на всеки артикул и продажната му цена след приспадане на отстъпката, ако има такава, за да дава отчет за маржът на продажната цена. Освен това, модулът продажби 1 съдържа информацията за рейтинга на клиентите и следи за наличностите в модула склад 4, като се грижи при недостиг на дадена стока да се разпредели автоматично останалото количество към клиентите, спрямо споменатия рейтинг.

Мениджмънт модулът 3 е достъпен за доставчиците и се грижи за автоматичното изписване и разпределение на стоки по заявки и коректното изписване на стоки от склада спрямо заявеното количество от модула заявки 2, съобразно наличностите в модула склад 4 и съгласно определената за конкретния контрагент ценова политика от модула продажби 1. Споменатото автоматично изписване и разпределение на стоки по заявки от мениджмънт модула 3 дава възможност информацията в модула склад 4 да бъде актуална в реално време, което е много ценно за стоковедите, чиято задача е постоянното поддържане на коректни наличности и недопускането на презапасяване от една страна или липсата на стоки за удовлетворяване на заявките от друга страна, където и двете влияят отрицателно на финансовия резултат на дружеството.

Модулът финанси 5 отговаря за издаването на фактури, кредитни и дебитни известия на база обработените заявки. Той следи и за плащанията по издадените фактури, като по този начин свърза счетоводството с процеса по обработване на заявки в мениджмънт модула 3. Модулът финанси 5 може да бъде свързан със счетоводния софтуер (непоказан на фигурите), който се използва от дружеството и с който да обменят дигитално данните за фактурите и плащанията, за да не се налага счетоводителите да превеждат на ръка в счетоводния софтуер отново данните, които вече са налични в интелигентната система за управление на заявки. Това спестява огромен труд и време на счетоводния отдел, които могат да бъдат инвестирани в повишаване на мониторинга и събираемостта на дружеството, а води до повишаване на финансовия резултат.

Всеки от модул заявки 2 и мениджмънт модул 3 разполага с удобен потребителски интерфейс, който е оптимизиран за работа с персонални електронни устройства, като мобилен телефон, таблет, лаптоп и всяко друго електронно устройство, което има връзка с интернет и може да зареди уеб браузър. Мениджмънт модулът 3 позволява на служителите да обработват заявките от всяка точка, чрез своето мобилно устройство, свързано към интернет, което значително улеснява и ускорява работния процес, като позволява служителят на доставчика да бъде физически в склада при стоката в момента на нейното изписване по дадена заявка. Споменатата възможност за работа с персонални електронни устройства значително намалява грешките, допускани от служителите на доставчика при обработка на заявките от разстояние, с което се намаляват и финансовите загуби на дружеството. Модулът заявки 2 дава възможност на клиентите да заявяват стоки към доставчика от своите мобилни устройства, а не както до сега чрез телефон, имейл или чат месинджър. По този начин, клиентът може да работи с модул заявки 2 от всяка точка, чрез своето мобилно устройство, стига да има връзка с интернет, което му дава възможността да генерира заявката си докато се намира в своя склад.

Облачният сървър с база данни за контрагенти 6 и облачният сървър с база данни за артикули 7 стандартизират записите на данни и спомагат за въвеждане на стандартизирани данни, които от една страна да са достъпни за клиентите през модула заявки 2, а от друга страна да бъдат достъпни през модула продажби 1 към мениджмънт модула 3 на доставчиците. По този начин се подсигурява стандартна комуникация между клиентите и доставчиците, така че имената на артикулите в сървъра с база данни за артикули 7, както и данните за контрагентите в сървъра с база данни за контрагенти 6, са въведени по един и същ начин, което предотвратява объркването при подаването на заявки и спомага за по-бързо и лесно ориентиране при нареждане и изпълнение на заявките.

Чрез своята уникална структура, интелигентната система за управление на заявки дава свързаност между клиента и доставчика, което улеснява, автоматизира и ускорява многократно процеса по обработване на заявки за стоки. Системата осигурява стандартизация, благодарение на общия достъп до облачния сървър с база данни за контрагенти 6 и облачния сървър с база данни за артикули 7, която редуцира грешките, ускорява комуникацията и остава запис на всяка заявка за всеки артикул от всеки клиент към всеки доставчик, а това от своя страна дава информация за бързо решаване на казуси преди да са прераснали в конфликт и да са повлияли негативно на добрите бизнес отношения между клиента и доставчика. Благодарение на постоянния мониторинг на наличностите при клиента, системата може да генерира автоматични заявки към доставчика, а постоянният мониторинг на наличностите при доставчика осигурява обезпечаването му със стоки и задоволяването на клиентските нужди, а оттам задържането на съществуващите клиенти и добрите референции от тях при развитието към нови клиенти. Удобните потребителски интерфейси на модула заявки 2 и мениджмънт модула 3, оптимизирани за работа с персонални електронни устройства, дигитализират изцяло процесите в онлайн среда, което дава на клиентите и доставчиците свободата да бъдат на найподходящото място при изписването и заприхождаването на стоките, избягвайки пренасянето на данни на хартия или да превеждат вече наличните данни, което значително намалява грешките, спестява стотици часове човешки труд и дава възможност на персонала да се фокусира в мониторинга и в повишаване на качеството на процесите, вместо в компенсиране на грешките чрез по-голямо количество обработени операции. Интелигентната система за управление на заявки дава сигурност чрез постоянен дигитален отпечатък на всяка дейност на системата от всеки потребител, което води до лесен мониторинг, проследяване на казуси и грешки в процеса на работа, редуциране на злоупотребите, а оттам и до по-добър финансов резултат. Възможността за надграждане, чрез отворената структура, позволява свързването със счетоводните софтуери на клиента и доставчика, където допълнително да бъде улеснен трансфера на информация, а допълнително чрез връзка със склада на клиента да даде възможност за автоматични, коректни и навременни заявки към доставчика, редуцирайки зависимостта от човешки фактор.

Claims (1)

1. Интелигентна система за управление на заявки, характеризираща се с това, че включва модул продажби (1), който има двупосочна връзка към мениджмънт модул (3), като мениджмънт модулът (3) е свързан двупосочно съответно към модул за заявки (2), към модул финанси (5) и към модул склад (4), а модулът склад (4) има връзка към модула продажби (1), при което облачен сървър с база данни за контрагенти (6) е свързан съответно към модула продажби (1) и към модула заявки (2), като към споменатите модул продажби (1) и модул заявки (2) е свързан и облачен сървър с база данни за артикули (7).