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DISPOSITIF POUR L'AFFRANCHISSEMENT ET LA VERIFICATION DES ENVOIS DE LA POSTE POUVANT AUSSI FACILITER LE TRI
POSTAL La présente invention concerne un dispositif d'ensemble de sous-systèmes, liés entre-eux par une voie de communication du type communication à distance comme par example communication téléphonique, qui peuvent faciliter la procédure de 1'affranchissement postal à la fois pour 1'utilisateur des services postaux mais aussi pour les services de vérification de 1'affranchissement de la poste elle-même. Comme résultat secondaire de la vérification de 1'affranchissement, le dispositif permet aussi la facilitation de 1'automatisation du tri postal qui s'effectue à la poste.
La vérification de 1'affranchissement correcte de chaque envoi postal est une procédure qui demande beaucoup de temps et d'effort de la part de la poste. Alors que plusieurs inventions ont été déjà proposées pour 1' automatisation du tri postal, basées sur la lecture automatique de code postaux, ou sur la combinaison de l' intervention d'un opérateur humain qui puisse lire le code de chaque envoi présenté à lui par la machine trieuse et qu'il doit taper ce code sur un clavier, pour que la machine puisse après remettre la lettre au sac correspondant, 1'automatisation de la vérification de l'affranchissement correct des envois est beaucoup moins développée.
En effet, ladite procédure est tellement compliquée qu' elle necessiterait une lecture à la fois de la destination de l'envoi, du type de timbre ou cachet standard de timbreuse et du poids de la lettre pour conclure si celle-ci était correctement affranchie.
La présente invention propose un dispositif, composé d'
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un ensemble de deux sous-systèmes, pouvant simplifier cette procédure d'affranchissement et de vérification de l'affranchissement. Au delà de la simplification, le dispositif permet l'augmentation de la sécurité vis-àvis des fraudes d'affranchissement, qui sont à la source de pertes d'exploitation considérables pour les services de la poste de chaque pays.
Pour les gros utilisateurs de service postaux, tels que sociétés de vente par correspondance ou sociétés de promotion publicitaire par correspondance, le dispositif proposé permettrait de plus facilement gérer l' affranchissement selon la destination des envois, le poids des envois et l'importance du courrier (rapide, normal etc) sans devoir utiliser des machines d' affranchissement couteuses et sophistiquées.
Enfin, le dispositif proposé permettrait à tout
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utilisateur des services postaux d'effectuer un envoi de tout type (normal, urgent, recommandé) sans devoir faire la file aux guichets de la poste, ce qui represente un gain de temps considérable pour tout le monde.
L'invention est présentée ci-après à l'aide des schémas représentant à titre d'exemple, un mode d'exécution.
La figure 1 représente l'ensemble de deux sous-systèmes 1 et 2 qui constituent le dispositif, objet de la présente, liés entre-eux par l'intermédiaire d'une liaison à distance, par example une liaison téléphonique 3.
Le sous-système 1 est la partie du dispositif installée chez l'utilisateur des services postaux, par exemple une société de promotion publicitaire par correspondance, composé d'un ordinateur 5 de type PC compatible ou autre équivalent, d'une balance de precision (0.5 g) 4 et une imprimante compatible 6, avec une résolution acceptable du type 300 points par 2.54mm. Un modem de type classique 7 lie l'ordinateur 5 avec le sous-système 2.
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Le sous-système 2 est la partie du dispositif installée au bureau de la poste auprès duquel le tri et la vérification de l'affranchissement du courrier dudit utilisateur est effectué.
Il est composé d'un modem 8 similaire au modem 7, lié à l'ordinateur 9 de type PC compatible ou autre équivalent, lequel il est lié à une balance 10 de précision (0.5g), qui, selon les besoins peut aussi être une balance intégrée dans un système d' avancement du courrier automatisé, capable d'amener automatiquement les lettres une par une sur la balance et d'effectuer le pesage automatiquement. Au dessus du
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plateau de ladite balance, une caméra 11 de lecture de codes-barre avec source lumineuse est fixée, caméra bien connue dans l'état de la technique et utilisée pour tout prelevement d'étiquette à code-barre. Ladite caméra est lié aussi à l'ordinateur 9 du sous-système.
A l'opération, un utilisateur se trouvant près du sous-système 1 dépose initialement l'envoi (lettre, petit colis etc) qu'il desire envoyer sur la balance 4 du sous-système, et lance le logiciel spécifique de gestion du dispositif. Au menu d'utilisation dudit logiciel il est interrogé sur la destination dudit envoi spécifique qu'il desire envoyer et les dimensions de l' envoi, en cas où elles dépassent les dimensions standard.
Apres que l'utilisateur ait entré le nom et l'adresse du destinataire du courrier, ainsi que la classe de standardisation des dimensions de l'envoi, l'ordinateur enregistre le poids dudit envoi fournit par la balance 4 et calcule le prix nécessaire de l'affranchissement. La méthode du calcul utilisée est basée sur la réglementation imposé par la poste, mise à jour par un moyen décrit ci-après. L'ordinateur ensuite affiche le prix de l'affranchissement calculé et demande à l' utilisateur de l'approuver, par une touche spécifique de son clavier.
Si l'utilisateur l'approuve, l'ordinateur entre en communication téléphonique avec l'ordinateur de la poste 9, transmet les coordonnés de l'utilisateur, du
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type de l'envoi et les coordonnés y compris le pays et le code postal du destinataire, et interroge l' ordinateur 9 sur le crédit financier auprès de la poste de l'utilisateur. Si le crédit est suffisant, l' ordinateur 9 accepte 1'affranchissement de l'envoi et signale à l'ordinateur 5 qu'il peut imprimer le code d' affranchissement.
La communication s'interrompe alors que l'imprimante 6 imprime une étiquette comportant un code bar contenant : un numéro attribué à l'utilisateur (maximum 5 chiffres), un numéro pour le pays du destinataire (maximum 3 chiffres), un numéro pour le code postal du pays du destinataire (maximum 5 chiffres), un numéro pour le poids de l'envoi (maximum 4 chiffres), un numéro pour le type de l'envoi désiré (normal rapide etc, maximum 2 chiffres) et un dernier numéro qui represente le numéro du fichier de vérification (maximum 7 chiffres), attribué à l'envoi spécifique par l' ordinateur de la poste 9, sur base duquel la vérification de l'affranchissement s'effectuera par après. En cas d envoi recommandé, ledit ordinateur 9 de la poste conservera aussi en sa mémoire les coordonnés complets du destinataire.
Ladite étiquette doit aussi contenir en lettres au moins les initiales et l'adresse du destinataire, faisant office d'indicateur de comparaison avec le nom et l'adresse imprimé sur l'enveloppe de l' envoi, ceci afin d'éviter les fautes lors du collage des étiquettes et pour pouvoir détecter directement une fraude au niveau de l'affranchissement. Une autre possibilité serait d'employer ladite étiquette à codebars et texte associé comme seule indication de la destination du courrier, contenant dans ce cas les coordonnés complets du destinataire.
L'utilisateur peut ensuite retirer l'étiquette de l'imprimante et la poser ou la coller sur l'envoi, ou avoir la possibilité d' pre-imprimer les étiquettes directement sur les enveloppes, en cas d'envois multiples, gérés d'une manière décrite ci-après.
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Ensuite, l'utilisateur peut remplacer l'envoi par un autre et recommencer l'opération. Si plusieurs envois ont le même poids, (envois multiples) 1'utilisateur peut spécifier ce poids pour accélérer la procédure, en evitant ainsi de devoir peser chaque envoi. Si l' utilisateur conserve des fichiers de correspondants sous forme de bases de données, il peut rappeler ces correspondants un par un et générer le calcul de l' affranchissement de leur envois par l'ordinateur.
Afin d'éviter un appel téléphonique de la part de l' ordinateur 5 vers 1'ordinateur 9 pour chaque envoi, le logiciel peut grouper dans un fichier les coordonnées de destinataires et les spécifications des envois qui leur sont destinés, et appeler l'ordinateur 9 de la poste seulement une fois que un certain montant est atteint. Ceci permettrai d'éviter la surcharge du réseau téléphonique et les dépenses pour les communications.
La réglementation en vigueur concernant les tarifs d'affranchissement peut être introduite par 1' utilisateur dans l'ordinateur au moment de l' introduction dudit logiciel de gestion du dispositif. En cas de changement des tarifs, l'utilisateur peut modifier le calcul des affranchissements en introduisant la nouvelle version dudit logiciel.
Au cas où le crédit financier de l'utilisateur auprès de la poste ne serait pas suffisant, l'ordinateur 9 de la poste n'accepterait pas d'emmètre ledit numéro de fichier de vérification et emmetrait un avis destiné à l' utilisateur par l'intermédiaire de l'ordinateur 5 que le compte dudit utilisateur auprès de la poste devrait être alimenter.
L'utilisateur alors pourrait effectuer un versement sur un compte de la poste réservé à lui, destiné aux opérations d'affranchissement. Il pourrait utiliser aussi comme compte débiteur, après accord préalable avec la poste, un compte postal courant ouvert à son nom.
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Après affranchissement de tout le courrier, l'utilisateur achemine le courrier vers une boite postale dépendante du bureau de poste avec lequel il est lié téléphoniquement, et les services postaux acheminent ledit courrier pour vérification et tri.
Au bureau de la poste, le courrier est manuellement ou mécaniquement amené correctement orienté, d'une manière bien connue dans l'état de la technique, avec la face affranchie de l'envoi vers la caméra et le coin affranchie en tant que coin supérieur droit sur la balance 10 dudit sous-système de vérification, ou le poids de l'envoi est calculé par ladite balance et transmit à 1'ordinateur 9 et où la caméra 11 detecte et enregistre le code-bar de l'envoi et communique le numéro correspondant à 1'ordinateur 9.
L'ordinateur alors vérifie que le numéro de code-bar correspond bien à un numéro de fichier de vérification qu'il a en mémoire, et que les autres informations coïncident, et que le poids de l'envoi enregistré sur le code-bare correspond avec une précision acceptable, (+/-2 gr, en raison de 1'humidité), au poids mesuré par la balance 10 et communiqué audit ordinateur 9. A la suite de la vérification, l'ordinateur émet un signal d'acceptation (sous forme de lumière vert dans 1'écran) et efface de sa mémoire le fichier de vérification concernant l'envoi spécifique, (sauf pour les envois recommandés, où il conserve les coordonés du destinataire en mémoire), de manière qu'un deuxième envoi avec le même code-bar et les mêmes coordonnés sur le code bar et le même poids ne saurait plus être accepté.
Si le fichier de vérification n'est pas trouvé, l'ordinateur émet un signal de refus (sous forme de lumière rouge dans l'écran accompagné d'un signal sonore) et l'envoi est refusé. En cas de manipulation mécanique du courrier et d'acheminement mécanique vers la balance, un signal de refus serait équivalent de l'éjection de l'envoi du circuit de tri et son acheminement vers un sac de"retour à l'expéditeur",
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accompagné d'un tamponnage mécanique du courrier avec 1' indication"erreur d'affranchissement", alors que dans le cas d'acceptation de 1'affranchissement ledit système de manipulation mécanique pourrait tamponner le courrier avec 1*'équivalent d'un tamponneur-dateur actuel.
Il est clair que le sous-système installé au bureau de la poste, serait accessible à tout utilisateur muni d'un système similaire du sous-système utilisateur décrit plus haut, avec une liaison téléphonique avec le bureau de la poste comme décrite.
La sécurité contre la fraude du dispositif décrit est garantie d'une manière double. Si un utilisateur fraude en photocopiant les étiquettes à code-bar et en utilisant un seul numéro de fichier de vérification pour plusieurs envois, 1'ordinateur de la poste acceptera le premier envoi vérifié, si le poids correspond, et refusera tous les autres.
Si un utilisateur fraude en introduisant des mauvais coordonnés sur le pays et le code postal du destinataire, afin d'obtenir un affranchissement moins cher, le courrier sera accepté comme affranchi mais a) si il est trié mécaniquement se trouvera dans un sac erroné (puisque le tri est dirigé par la lecture du code-bar indiquant le pays et le code postal) ou b) si il est trié manuellement l'opérateur pourra voir que le code postal et le nom du pays imprimé en chiffres et lettres ensemble avec le code-bar ne correspond pas à 1'adresse du destinataire imprimée aussi sur l'enveloppe de l' envoi.
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POSTAGE AND VERIFICATION DEVICE OF POSTAL ITEMS WHICH CAN ALSO FACILITATE SORTING
POSTAL The present invention relates to a device for a set of subsystems, linked together by a communication channel of the remote communication type such as for example telephone communication, which can facilitate the postage procedure both for 1 user of the postal services but also for the verification services of the postage itself. As a secondary result of postage verification, the device also facilitates the automation of postal sorting which takes place at the post office.
Verifying the correct postage of each mail item is a procedure that requires a great deal of time and effort on the part of the Post. While several inventions have already been proposed for the automation of postal sorting, based on the automatic reading of postal codes, or on the combination of the intervention of a human operator who can read the code of each item presented to him by the sorting machine and that he has to type this code on a keyboard, so that the machine can after delivering the letter to the corresponding bag, the automation of the verification of the correct postage of the items is much less developed.
In fact, the said procedure is so complicated that it would require a reading of both the destination of the item, the type of standard stamp or stamp and the weight of the letter to conclude whether it was properly franked.
The present invention provides a device, composed of
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a set of two subsystems, which can simplify this postage and postage verification procedure. Beyond the simplification, the device allows the increase of security vis-à-vis franking of postage, which are the source of considerable operating losses for the postal services of each country.
For heavy users of postal services, such as mail-order companies or mail-order advertising promotion companies, the proposed system would make it easier to manage postage depending on the destination of the items, the weight of the items and the size of the mail. (fast, normal etc) without having to use expensive and sophisticated franking machines.
Finally, the proposed device would allow any
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postal service user to send any type of item (normal, urgent, recommended) without having to queue at the post office counters, which represents a considerable time saving for everyone.
The invention is presented below using the diagrams showing by way of example, an embodiment.
FIG. 1 represents the set of two subsystems 1 and 2 which constitute the device, object of the present, linked to each other by means of a remote link, for example a telephone link 3.
The subsystem 1 is the part of the device installed at the user of the postal services, for example a promotional advertising company by correspondence, composed of a computer 5 of compatible PC type or other equivalent, of a precision balance ( 0.5 g) 4 and a compatible printer 6, with an acceptable resolution of the type 300 dots by 2.54mm. A conventional type modem 7 links computer 5 with subsystem 2.
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The subsystem 2 is the part of the device installed at the post office with which the sorting and verification of the franking of the mail of said user is carried out.
It is composed of a modem 8 similar to modem 7, linked to computer 9 of compatible PC type or other equivalent, which it is linked to a precision balance 10 (0.5g), which, depending on requirements, can also be a scale integrated in an automated mail advancement system, capable of automatically bringing letters one by one to the scale and performing weighing automatically. Above
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platform of said scale, a bar code reading camera 11 with light source is fixed, camera well known in the state of the art and used for any barcode label removal. Said camera is also linked to the computer 9 of the subsystem.
During the operation, a user near the subsystem 1 initially deposits the shipment (letter, small parcel, etc.) that he wishes to send to the balance 4 of the subsystem, and launches the specific software for managing the device. . In the menu for using said software, it is asked about the destination of said specific shipment that it wishes to send and the dimensions of the shipment, in case they exceed the standard dimensions.
After the user has entered the name and address of the recipient of the mail, as well as the class for standardizing the dimensions of the item, the computer records the weight of said item provided by the balance 4 and calculates the necessary price for postage. The calculation method used is based on the regulations imposed by the post, updated by a means described below. The computer then displays the calculated postage price and asks the user to approve it with a specific key on their keyboard.
If the user approves it, the computer enters into telephone communication with the computer of the post office 9, transmits the coordinates of the user,
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type of shipment and contact details including the country and postal code of the recipient, and queries computer 9 on the financial credit from the user's post office. If there is sufficient credit, computer 9 accepts the postage of the item and signals to computer 5 that it can print the postage code.
The communication is interrupted while the printer 6 prints a label comprising a bar code containing: a number assigned to the user (maximum 5 digits), a number for the country of the recipient (maximum 3 digits), a number for the postal code of the recipient's country (maximum 5 digits), a number for the weight of the consignment (maximum 4 digits), a number for the type of consignment desired (normal fast etc, maximum 2 digits) and a last number which represents the number of the verification file (maximum 7 digits), assigned to the specific shipment by the post office computer 9, on the basis of which the postage verification will be carried out afterwards. In the event of registered delivery, said computer 9 of the post office will also keep in its memory the complete contact details of the recipient.
Said label must also contain in letters at least the initials and address of the recipient, serving as a comparison indicator with the name and address printed on the envelope of the item, this in order to avoid mistakes during sticking labels and to be able to directly detect postage fraud. Another possibility would be to use said code bar tag and associated text as the only indication of the destination of the mail, in this case containing the complete coordinates of the recipient.
The user can then remove the label from the printer and place or paste it on the shipment, or have the option of pre-printing the labels directly on the envelopes, in the case of multiple shipments, managed by a manner described below.
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Then the user can replace the shipment with another and start the operation again. If several consignments have the same weight, (multiple consignments) the user can specify this weight to speed up the procedure, thus avoiding having to weigh each consignment. If the user keeps files of correspondents in the form of databases, he can recall these correspondents one by one and generate the calculation of the postage of their shipments by the computer.
In order to avoid a telephone call from computer 5 to computer 9 for each shipment, the software can group in a file the coordinates of recipients and the specifications of the shipments intended for them, and call the computer 9 post only after a certain amount is reached. This will avoid overloading the telephone network and spending on communications.
The regulations in force concerning postage rates can be introduced by the user into the computer at the time of the introduction of said device management software. In the event of a change in prices, the user can modify the calculation of postage by introducing the new version of said software.
In the event that the user's financial credit with the post office is not sufficient, the post office computer 9 will not accept sending said verification file number and issue a notice to the user via the 'computer 5 that said user account with the post office should be fed.
The user could then make a payment into a post office account reserved for him, intended for postage operations. He could also use as a debtor account, after prior agreement with the post office, a current postal account opened in his name.
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After franking all the mail, the user routes the mail to a post office box depending on the post office with which it is linked by telephone, and the postal services forward said mail for verification and sorting.
At the post office, the mail is manually or mechanically brought correctly oriented, in a manner well known in the prior art, with the franked side of the item towards the camera and the franked corner as the upper corner. right on the scale 10 of said verification subsystem, where the weight of the shipment is calculated by said scale and transmitted to the computer 9 and where the camera 11 detects and records the barcode of the shipment and communicates the computer number 9.
The computer then verifies that the barcode number corresponds to a verification file number that it has in memory, and that the other information coincides, and that the weight of the shipment recorded on the barecode corresponds with acceptable precision, (+/- 2 gr, due to humidity), at the weight measured by the balance 10 and communicated to said computer 9. Following the verification, the computer emits an acceptance signal ( in the form of green light on the screen) and erases from its memory the verification file concerning the specific shipment ((except for registered shipments, where it keeps the recipient's coordinates in memory), so that a second shipment with the same barcode and the same coordinates on the barcode and the same weight can no longer be accepted.
If the verification file is not found, the computer emits a refusal signal (in the form of a red light on the screen accompanied by an audible signal) and the sending is refused. In the event of mechanical handling of the mail and mechanical routing to the scale, a refusal signal would be equivalent to the ejection of the shipment from the sorting circuit and its routing to a "return to sender" bag,
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accompanied by a mechanical stamping of the mail with the indication "franking error", whereas in the case of acceptance of the franking said mechanical handling system could stamp the mail with the equivalent of a stamper current date.
It is clear that the subsystem installed at the post office, would be accessible to any user equipped with a system similar to the user subsystem described above, with a telephone connection to the post office as described.
The security against fraud of the device described is guaranteed in two ways. If a user defrauds by photocopying barcode labels and using a single verification file number for multiple shipments, the post office computer will accept the first verified shipment, if the weight matches, and reject all others.
If a user cheats by entering the wrong coordinates on the country and the postal code of the recipient, in order to obtain a cheaper postage, the mail will be accepted as prepaid but a) if it is sorted mechanically will be in an incorrect bag (since the sorting is directed by reading the barcode indicating the country and the postal code) or b) if it is sorted manually the operator will be able to see that the postal code and the name of the country printed in numbers and letters together with the code -bar does not correspond to the recipient's address also printed on the envelope of the item.