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Préservation améliorée des données pour la production de documents
La présente invention concerne la mise en mémoire des données et la production ultérieure de documents en utilisant celles-ci. L'invention concerne plus particulièrement la réception et le traitement des données, leur mise en mémoire et leur utilisation pour la production de documents.
Dans les systèmes de ce genre, la préservation des données présente une importance essentielle, vu qu'un élément incorrect de données peut provoquer la production de nombreux documents incorrects. Ceci peut avoir des conséquences très graves. Par exemple, dans le cas de la production de documents officiels, tels ceux concernant les propriétés, il est absolument essentiel que toutes les données soient correctes car il n'existe absolument aucune marge d'erreur admissible pour les documents de ce genre.
Dans ces systèmes, la préservation des données se présente sous deux aspects différents. Un de ces aspects est la prévention des erreurs des machines et l'autre aspect est la prévention des erreurs humaines.
Pour prévenir les erreurs des machines, on utilise des méthodes et des systèmes comme ceux décrits dans le brevet européen n 221275 (IBM). Dans ce système, il existe un certain nombre de dispositifs logiques alternatifs qui
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créent une redondance dans le traitement de données afin d'assurer la préservation des données en cas d'apparition d'un défaut matériel. D'autres systèmes tolérant les défauts et disponibles actuellement, comprennent l'utilisation de la redondance dans les banques de mémoire.
Bien que ces approches visant à permettre une certaine tolérance pour les défauts présentent sans aucun doute une certaine utilité, la réalisation de circuits redondants, de banques et de circuits de contrôle correspondants augmente considérablement le coût de l'installation et de l'entretien des systèmes informatiques. Dans de nombreux cas, ces coûts sont prohibitifs.
Pour ce qui concerne l'autre aspect de la préservation des données, c'est-à-dire le problème des erreurs humaines, la solution utilisée jusqu'à présent a consisté en ce que les spécialistes consacrent un temps considérable à vérifier les documents produits, à vérifier les données, à obtenir des documents imprimés avec les données mises en mémoire pour enregistrement et à vérifier ceux-ci, tandis que d'autres personnes effectuent des vérifications croisées. Cette approche est efficace sans aucun doute, quoiqu'elle implique évidemment des dépenses importantes sous forme de main d'oeuvre.
Dans les situations où les contraintes industrielles habituelles, telles que des ressources limitées pour effectuer les tâches professionnelles impliquant la production de documents, cette approche de la préservation des données a simplement pour effet de la rendre irréalisable.
La présente invention vise à proposer un procédé pour enregistrer des données et produire des documents en assurant la préservation des données et sans nécessiter plus d'appareillage que ce qui est normalement requis pour produire des documents, tout en permettant de réduire considérablement le temps consacré à cet effet par les
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personnes devant effectuer le travail.
Conformément à la présente invention, il est prévu un procédé pour enregistrer des données et produire des documents qui assurent la préservation des données, ce procédé étant mis en oeuvre par une unité de contrôle d'un système informatique comprenant également une interface d'opérateur, un circuit de mémoire non rémanente, un appareil de traitement de texte, un dispositif de mise en mémoire permanente, contenant des bases de données relationnelles avec des informations prédéterminées en vue de la production de documents et une base de données primaire ayant une capacité d'enregistrement disponible de dimension fixe qui est d'au moins 2 kbytes, le procédé comprenant les étapes suivantes : production d'un dispositif de mémoire vierge dans le circuit de mémoire non rémanente ;
réalisation d'un processus d'interface pour recevoir et traiter les données provenant d'un opérateur, ce processus comprenant les étapes suivantes : réglage d'un compteur avec un nombre représentant un circuit d'affichage actif ; accès à un circuit d'affichage et réalisation d'opérations d'affichage et de réception de données uniquement si le numéro de circuit correspondant au numéro de compteur ; réception des données dans le dispositif de mémoire ; affichage d'un message pour l'entrée de l'opérateur pour la vérification des données affichées pour chaque circuit d'affichage successivement ; répétition des opérations de traitement de réception des données si un signal indiquant la présence de données incorrectes est reçu ;
augmentation du numéro du compteur si un
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signal de vérification est reçu et répétition des opérations de vérification et de réception de données si les numéros de compteur et de circuit correspondent successivement pour chaque circuit d'affichage ; enregistrement du dispositif en mémoire dans la base de données primaires ; en parallèle, production d'instructions d'impression et combinaison de celles-ci avec les données provenant du dispositif en mémoire et enregistrement dans une base de données temporaire du dispositif de mise en mémoire ; transmission de l'enregistrement de base de données temporaire à l'appareil de traitement de textes ; impression de documents en utilisant l'enregistrement ; surveillance en temps réel ;
et retranscription de l'enregistrement dans la base de données temporaire lorsqu'une période de temps prédéterminée s'est écoulée.
Dans un mode de réalisation, le procédé d'interface comprend les sous-étapes supplémentaires suivantes : envoi à l'entrée de l'opérateur d'un signal indiquant que des données incorrectes ont été reçues par un autre circuit d'affichage ; diminution du numéro du compteur jusqu'à un numéro d'identification du circuit d'affichage correspondant si un signal de ce genre a été reçu ; accès successivement à chaque circuit d'affichage jusqu'à ce que les numéros de compteurs et de circuit correspondent l'un à l'autre ; réalisation des opérations d'affichage et de traitement pour le circuit d'affichage correspondant ; et retranscription des nouvelles données sur les
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données initiales dans le dispositif en mémoire produit par ce circuit d'affichage.
Dans un autre mode de réalisation, le procédé comprend l'étape supplémentaire de rechercher initialement un enregistrement dans la base de données primaire et de transcrire les données de l'enregistrement dans le dispositif en mémoire.
Les étapes consistant à effectuer des opérations de réception de données pour chaque circuit d'affichage comprennent, de préférence, l'affichage des données correspondant à d'autres circuits d'affichage.
L'invention sera mieux comprise grâce à la description ci-après de certains modes de réalisation préférés donnés à titre d'exemples uniquement et en se référant aux figures en annexe, qui sont respectivement : la figure 1, un diagramme synoptique représentant un procédé de l'invention pour enregistrer des données et produire des documents ; et la figure 2, un diagramme synoptique représentant plus en détail une partie du procédé de la figure 1.
Si l'on examine les figures et tout d'abord la figure 1, on peut y voir un procédé selon la présente invention, qui est utilisé dans ce mode de réalisation pour enregistrer des données, effectuer des travaux de traitement sur certaines des données et pour produire des documents. Dans ce nombreuses situations, il est absolument essentiel de veiller à ce que toutes les données soient correctes, si bien que les documents ainsi produits avec ces données soient également corrects. Le procédé de la présente invention est mis en oeuvre grâce à un appareil informatisé qui comprend un unité de contrôle, laquelle est connectée à des interfaces de sorties, c'est- à-dire à l'écran vidéo et une imprimante et à une interface d'entrée, c'est-à-dire un clavier.
Pour
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contrôler l'écran vidéo, l'unité de contrôle est connectée, en outre, à un certain nombre de circuits d'affichage, le nombre de circuits étant désignés généralement par la lettre"n". Chaque circuit d'affichage est connecté à l'écran vidéo pour produire un panneau d'affichage dans un format particulier, qui assure l'introduction par un opérateur de données au moyen du clavier et qui affiche également des données qui ont déjà été introduites. L'unité de contrôle est connectée également à un circuit de mémoire non rémanente en vue de la mise en mémoire temporaire des données, qui sont traitées et à un dispositif de mémoire permanente, telle qu'une banque de disques fixes.
Pour mettre en oeuvre le procédé, le dispositif de mise en mémoire met initialement en mémoire des bases de données relationnelles d'informations prédéterminées telles que les noms et les adresses de tous les agents tels qu'avoués, commissaires-priseurs et autorités locales en rapport avec les données comme, par exemple, ceux qui peuvent être impliqués éventuellement dans les tractations relatives aux propriétés.
Le dispositif de mise en mémoire met également en mémoire une base de données primaire comportant un certain nombre d'enregistrements de dimensions fixes dans une structure rigide, chaque enregistrement comportant 128 zones et ayant une mémoire de 2Kbytes. L'unité de contrôle est connectée également à un appareil de traitement de textes par l'intermédiaire d'un bus de données.
D'une manière générale, les enregistrements de la base de données primaire mettront en mémoire les données mises en mémoire antérieurement dans celle-ci, comme par exemple le nom et l'adresse d'un client. Si un enregistrement de ce genre existe, il est situé à l'étape 1 du procédé et les données de l'enregistrement sont transmises au circuit de mémoire non rémanente, en vue de
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la mise en mémoire temporaire au cours de l'étape 2. A l'étape 3, l'unité de contrôle produit un dispositif de mémoire vierge et à l'étape 4, met en mémoire les données disponibles dans le circuit de mémoire non rémanente du dispositif à mémoire. Le dispositif à mémoire a une dimension analogue à celle de l'enregistrement de la base de données primaire, c'est-à-dire 2 Kbytes.
Sous le contrôle de l'unité de contrôle et des circuits d'affichage, on effectue ensuite un processus d'interface 5 entre l'appareil et l'opérateur, pendant lequel les données sont reçues au clavier en utilisant une rétroaction au moyen de l'écran vidéo et celles-ci sont mises en mémoire dans le dispositif à mémoire du circuit de mémoire non rémanente. Certaines des données ne sont pas mises en mémoire dans le dispositif en mémoire, parce que le traitement doit être effectué sur celui-ci en vue de la production de données convenant pour la mise en mémoire. Le procédé d'interface 5 est décrit en détail à la figure 2 et présente une importance considérable dans le cadre de la présente invention afin d'assurer la préservation des données.
A la fin du processus d'interface 5, le dispositif en mémoire contient toutes les données requises et, à l'étape 6, les données du dispositif à mémoire sont transcrites dans l'enregistrement de la base de données primaire. Comme déjà mentionné ci-dessus, cet enregistrement a une structure rigide d'une longueur de 128 zones, quoique beaucoup de celles-ci ne soient pas requises dans la plupart des cas. Ceci offre comme avantage considérable que l'appareil convient pour transcrire des informations supplémentaires dans l'enregistrement si celles-ci deviennent nécessaires à une étape ultérieure en vue de la production d'autres documents, sans devoir dissocier l'enregistrement dans différentes parties du dispositif en mémoire.
Ceci réduit fortement les risques que les données
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soient détériorées en étant transmises aux différentes parties du dispositif en mémoire et facilitent également la recherche, particulièrement en utilisant une bande de sauvegarde. L'étape de la transmission des données de la base de données primaire à une bande de sauvegarde est désignée par le numéro 7. On doit reconnaître que cette solution implique l'utilisation de plus de mémoire que ce qui est nécessaire jusqu'à présent, mais les avantages résultant de la préservation des données sont importants et le prix à payer à cet effet reste limité.
En parallèle avec la transcription des données dans la base de données primaire, l'unité de contrôle produit à l'étape 8 des instructions d'impression et des données pour faciliter l'impression des documents en utilisant les données dans le dispositif en mémoire. Ceci implique la recherche dans les bases de données relationnelles de données prédéterminées, telles que les adresses de correspondants. Les instructions d'impression sont insérées dans les 28 dernières zones du dispositif à mémoire, si bien qu'elles n'interfèrent pas avec les données mises en mémoire dans les 100 premières zones.
Ces nombres de zones sont choisis de façon à ce qu'il n'y ait aucun risque que les données mises en mémoire dans le dispositif à mémoire avant la production des instructions ne viennent déborder dans la partie du dispositif à mémoire requise pour les instructions d'impression.
L'étape de l'insertion des instructions d'impression dans les 28 zones auxiliaires est désignée par le numéro 9 et à l'étape 10 toutes les données provenant du dispositif à mémoire sont transmises à une base de données temporaire mise en mémoire dans le dispositif de mise en mémoire, qui a une structure semblable à celle de la base de données primaire. D'une manière générale, la base de données temporaire sera mise en mémoire sur un disque fixe différent de celui de la base de données primaire, quoique
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ceci ne constitue pas une condition essentielle. A l'étape 11, l'enregistrement dans la base de données temporaire est transmis à l'appareil de traitement de textes et les documents sont imprimés à l'étape 12 en utilisant les instructions d'impression qui sont comprises dans l'enregistrement.
L'étape 14 constitue l'étape générale de la surveillance de l'appareil en temps réel et lorsqu'une période de temps telle qu'un jour ou une semaine s'est écoulée, l'unité de contrôle est autorisée à transcrire les enregistrements mis en mémoire dans la base de données temporaire. Ceci constitue un aspect important de l'invention, vu qu'il évite qu'une quantité excessive de données soit stockée alors qu'elles ne sont pas requises en réalité.
Si l'on examine maintenant la figure 2, on peut voir plus en détail le procédé d'interface 5. Ce procédé constitue un aspect important de l'invention, vu qu'il assure une interaction entre ce qui est affiché sur l'écran vidéo et ce qui est introduit par l'utilisateur, ainsi que la manière de traiter ces données afin de minimiser les erreurs humaines dans l'introduction des données. On doit reconnaître qu'il est impossible d'éliminer totalement les risques d'erreur humaine dans la production des données, quoique les étapes techniques faisant partie du procédé d'interface réduisent considérablement les risques que des erreurs de ce genre se produisent.
A l'étape 20, l'unité de contrôle a accès à un compteur faisant partie de l'appareil. Le compteur peut être un registre dans un microprocesseur ou peut être un dispositif séparé à semi-conducteur, qui est connecté à l'unité de contrôle. L'unité de contrôle met en mémoire dans le compteur le nombre total de circuits d'affichage de l'appareil.
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Le nombre total a été désigné généralement par la lettre"n"et celui-ci peut être, par exemple, égal à 5. A l'étape 21, l'unité de contrôle initialise le compteur avec un nombre qui identifie le circuit d'affichage actif et l'initialisation implique le réglage du compteur sur 1. A l'étape 22, l'unité de contrôle vérifie l'état du compteur et, à l'étape 23, elle a accès au premier circuit d'affichage. Chacun des circuits d'affichage reçoit un numéro d'identification, ces numéros étant, dans cet exemple, les numéros de 1 à 5 y compris.
Le premier circuit d'affichage auquel on a accès est le circuit d'affichage 1 et, à l'étape 24 l'unité de contrôle compare le numéro de compteur et le numéro de circuit. Si ceux-ci sont égaux (comme dans le présent cas parce que le compteur vient juste d'être initialisé et qu'il s'agit du circuit d'affichage 1), l'unité de contrôle passe à l'étape 25 en ordonnant au circuit d'affichage de produire le panneau d'affichage correspondant et d'insérer dans le panneau d'affichage toutes les données déjà mises en. mémoire dans le dispositif en mémoire pour cet enregistrement. A l'étape 26, des données supplémentaires sont introduites par l'opérateur qui utilise le clavier en réponse au message existant dans le panneau d'affichage.
Par conséquent, l'opérateur voit non seulement les messages en vue de l'introduction des données, mais également les données existantes des enregistrements, si bien qu'il ou elle peut identifier immédiatement les enregistrements d'une manière qui ressemble à l'ouverture d'un dossier pour un cas particulier, tel qu'un problème de traitement de propriété. Les données sont soit mises en mémoire directement dans le dispositif à mémoire de l'étape 28, soit traitées tout d'abord à l'étape 27, les données résultant de ce traitement étant mises en mémoire dans le dispositif à mémoire de l'étape 28. Il est inutile de dire que le circuit d'affichage affiche
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automatiquement toutes les données qui sont introduites et mises en mémoire dans le dispositif en mémoire en vue d'une vérification directe par l'opérateur.
Avant d'interrompre l'affichage du panneau d'affichage correspondant, le circuit d'affichage présente un message à l'utilisateur afin qu'il introduise l'une ou l'autre des instructions suivantes : "Non" "Oui" "Précédent"
L'introduction d'un"non"indique à l'unité de contrôle que l'utilisateur a détecté l'affichage de données incorrectes et donc leur mise en mémoire dans le dispositif à mémoire. En cas d'introduction d'un signal de
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ce genre, l'unité de contrôle 2 vérifie immédiatement le - le compteur à l'étape 22 et répète le processus. Il n'est pas essentiel que l'opérateur introduise toutes les données, vu que les données correctes nécessitent simplement l'introduction d'un signal indiquant que la zone en question est correcte.
Toutefois, il est essentiel pour l'opérateur de procéder à une action positive en introduisant un signal pour la vérification de chaque zone de données et évidemment pour l'introduction des données correctes qui remplacent les données incorrectes et qui sont transcrites dans le dispositif en mémoire.
Si une entrée avec"oui"est reçue, l'unité de contrôle augmente de 1 le numéro du compteur à l'étape 31 et les étapes 22 à 29 sont répétées pour le circuit d'affichage 2. Dans ce cas, toutefois, si un"non"est reçu à la fin de l'introduction des données pour le circuit d'affichage 2, lorsque l'unité de contrôle vérifie le compteur à l'étape 22, elle constatera que le niveau est égal à 2 et, par conséquent, à l'étape 24 l'unité de contrôle ne procédera pas à la production du panneau d'affichage avec le circuit d'affichage 1, mais évitera
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toutes les étapes 25 à 29 pour passer immédiatement à l'étape 31 en augmentant de 1 unité le numéro du compteur.
Quand le processus est répété pour le circuit d'affichage 2, les numéros de compteur et de circuit d'affichage seront en correspondance et l'interface sera réalisé pour le circuit d'affichage 2. Par conséquent, si l'utilisateur introduit des données incorrectes dans un panneau d'affichage précédent, l'unité de contrôle doit revenir en arrière dans chaque circuit d'affichage précédent, mais n'effectuera aucun traitement pour ces circuits d'affichage si les valeurs de compteur ne sont pas en correspondance. Une erreur de ce genre peut être détectée parce que chaque panneau d'affichage affiche à son tour, non seulement des informations qui ont été introduites pour ce panneau, mais également des informations qui ont déjà été introduites précédemment.
Si un signal"précédent"est reçu, l'unité de contrôle diminue à l'étape 30 le numéro du compteur, jusqu'au numéro d'identification du circuit d'affichage pour lequel la valeur incorrecte a été introduite. L'unité de contrôle effectue ensuite la vérification du compteur à l'étape 22 et, soit ignore le circuit d'affichage si les numéros ne sont pas en correspondance à l'étape 24, soit passe à l'étape 25 pour ce circuit d'affichage particulier, si bien que toutes les opérations d'interface pour ce circuit sont répétées exactement comme si l'utilisateur avait détecté l'erreur alors que le circuit d'affichage était encore en service.
Les processus sont répétés pour chaque circuit d'affichage à son tour jusqu'à ce que le circuit d'affichage"n"soit atteint et si, dans ce cas, un message "oui" est reçu, l'unité de contrôle effectue la transmission des données du dispositif en mémoire vers les bases de données au cours des étapes 6 et 8, comme le montre la figure 1.
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On comprendra que le procédé représenté par la figure 2 est extrêmement important, vu qu'il permet de réaliser une interface de manière très nette et très efficace entre l'opérateur et l'appareil, avec une très grande flexibilité dans la correction des erreurs et très peu de possibilité de détériorer par inadvertance les données déjà introduites. L'opérateur peut corriger les valeurs qui sont introduites pour le panneau affiché ou pour un panneau précédent, alors que l'unité de contrôle effectue des opérations qui peuvent être parfois longues et complexes, mais qui sont relativement simples à effectuer pour un microprocesseur et qui sont transpa- rentes pour l'utilisateur.
Le traitement requis pour effectuer toutes ces étapes nécessite relativement peu de capacité de traitement et ceci constitue à nouveau un prix limité à payer pour obtenir cette amélioration importante dans la réduction des erreurs humaines.
On comprendra que l'invention permet de minimiser les erreurs de machine et les erreurs humaines d'une manière simple, en utilisant des appareils informatisés relativement peu coûteux et disponibles actuellement, tout en évitant, dans de nombreux cas, la nécessité de systèmes spécialement conçus et ayant une tolérance aux erreurs. Ceci permet que l'opérateur produise des documents tels que des documents officiels avec très peu de risques d'erreurs. Ce résultat a été atteint en utilisant au maximum les capacités des circuits électroniques pour réaliser des opérations relativement longues qui sont transparentes pour l'utilisateur, mais qui sont très efficaces lorsque l'utilisateur doit intervenir de manière positive pour approuver les données de manière active plutôt que passive.
L'invention n'est pas limitée aux modes de réalisation décrits ci-dessus, mais peut subir des modifications de construction et de détail.