JPS59197924A

JPS59197924A - 文書作成装置

Info

Publication number: JPS59197924A
Application number: JP58072111A
Authority: JP
Inventors: Motoi Kurihara; 栗原　基; Isamu Iwai; 岩井　勇
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1983-04-26
Filing date: 1983-04-26
Publication date: 1984-11-09

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】〔発明の技術分野〕本発明は、帳票などを含む文書を作成する際、あらかじ
め決められた定形の帳票の各項目をどのように記載した
ら良いかを示す、操作ガイド情報を表示するヘルプ機能
を備えた文書作成装置に関する。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

日本語ワードプロセッサの普及、更にＯＡ時代の到来に
よυ、日本語ワードプロセッサのような文書作成装置も
ネットワークに接続され、各装置で作成された文書を他
の人に送る言わゆる′電子メールなどが開発され使用さ
れだした。従って、現在オフィスでは、文書や帳票など
は紙で処理されているが、電子メールの普及により近い
将来紙で処理されているものが電〜子的に処理されるこ
とになる。この時、現状の紙の帳票では、＠票の省き方
や、記載方法を帳票用紙の一部（通常は下や上の部分）
に小さな文字で書かれてお９、記載者は先ずこの記載方
法を熟読してから記載する。一方この様な事を電子的に
行う場合、文書作成装置の出力部すなわち、表示画面に
前述の帳票用紙の全てを表示するのは表示文字数に制限
があるため問題である。従って、前述のような記載方法
までも帳票と同時に表示することは得策でない。又、記
載し習れた帳票では、このような記載方法を記載者は読
む必要もない。更に電子的に行う場合は、記載方法を現
状のように文字で表わすのではなく、オペレータの操作
性の向上を図るため、動的に表示する方が優れている。

すなわち、記載者が記載しようとしている帳票と同じも
のを表示画面上の片端に表示してや９、その帳票の各項
目に順次データが入シ記載されて行く様子を示しガイド
することである。このように帳票を含む文書を電子的に
作成する場合は、従来の紙処理の方法をそのまま適用す
ることには多くの問題がある。

〔発明の目的〕

本発明は前述のような事情を考慮し、帳票を含む文書作
成装置において、該帳票の記載方法を動的に表示し、ガ
イドすることを目的とした文書作成装置を提供すること
にある。

〔発明の概要〕

一般にオフィスで扱う文書は定型様式の文書が多い。従
って、定型文書を文書ファイルより検索し、表示させ、
該空白項目を入力して埋め文書を作成する場合が多い。

しかし帳票等を含む文書では、該帳票にどのように記載
して良いか、分からない場合が多く、紙で処理している
場合は、記載方法などが添付されている。ここでは、作
成する文書に対応し、記載方法を動的に示したガイド情
報をガイドファイルに持ち、オペレータが文書作成中に
該記載方法を知りたい場合、ヘルプキーを押すことによ
り、作成中の文書に対応するガイド情報がガイドファイ
ルより読出され、表示される。

しかも、このガイドは、オペレータが現在記載しようと
している文書と同じものを表示し、その文嘗内の各項目
に順次データが入り、記載されて行く様子を動的に表示
するものである。従って、ガイド情報には、このような
オペレータの操作手順の情報が格納されている。

〔発明の効果〕

本発明により、以下のような効果がある。

■　文書作成装置の表示画面上に記載方法のような記載
と直接関係しないものを表示しないですむため、表示画
面を有効利用できる。

■　ヘルプキーを設けることによシ、記載方法の分から
ない人のみ、その記載方法を知ることが出来る。従って
必要時にのみ記載方法が表示されるので、表示画面を有
効に利用でき、操作性の向上になる。

■　従来のように記載方法を文章で示すのではなく、記
載すべき帳票と同一のものを表示し、そこにどのように
記載するのかを実例で具体的に示すため、オペレータに
理解されやすい。

〔発明の実施例〕

以下、図面を用い、本発明を具体的に説明する。

第１図は、実施例装置の概略構成図である。入力部１０
は具体的にはタブレットやキーボードであシ、文字やフ
ァンクシ百ンが入力される。又、この入力部１０には、
操作方法の分からなくなったオペレータを助けるだめの
ヘルプキーが有る。又、ガイド情報として音声説明の人
力を可能とする音声入力部も有るこの入力部１０より文
字やファンクションコードが入力され、処理部２０にあ
る編集処理部２１で処理される。この時、処理結果は文
書データバッファ２２に格納される。又この結果は、出
力部３０に出力される。出力部３０は具体的には表示装
置であり、編集された文書が表示はれる。又、出力部に
は、音声出力部も含まれておシ、ガイド情報内にある音
声情報を出力する。

更に、編集処理された文書データバッファ２２の内容は
、文書ファイル４０に保存でれる。

以上のようにして、従来の文書作成装置で文書を作成す
るように文書ファイル４０内に複数の文書が作成される
。次に、この文書ファイル４０よシ１つの文書を検索し
、処理部２００文書文書データバッファに読込む。ここ
で読込まれた文書は定型フオームの空白項目のある又１
．である。ここで入力部１０よシガイド作成の旨を指示
し、空白項目にガイドデータを順次入力して行く。この
入力されたガイドデータは、処理部２０の編集処理部で
同様に処理されるが、入力部１０よ°り入力されたデー
タそのものがガイドデータバッファ２３に項目単位に順
次格納される。この時、入力部１０の音声入力装置よう
、項目毎の説明データも入力することが出来、これもガ
イドデータバッファ２３にコードデータと区別はれ格納
される。このガイドファイル５０には、文書データバッ
ファ２２の内容とガイドデータバッファ２３の内容が区
別され、ガイド情報として格納される。

以上の各部を制御する制御部６０で構成されている。次
に、具体的な処理の流れについて説明する。先ず、オペ
レータが、ある文書を作成しようとする時、該当する文
書名を入力部１０より入力し、文書ファイル４０より、
該当文書を検索し、処理部′２０の文書データバッファ
２２に書込まれる。同時にこの文書データバッファ２２
の内容が出力部３０に出力され表示される。この時の表
示画面を第２図に示す。又、文書ファイル４００１文書
の構造は第３図のようであり、文書の識別に用いる文書
ヘッダ１０１１文書ヲ栴成している複類頁の頁を識別す
る頁ヘッダ１０２２文書本体１０３、その文書に関連す
るガイドファイル情報１０４で構成されている。文書デ
ータファイル２２にはこの一文書のデータが刷込１れ、
処理する頁の文書本体１０３が出力部３０に表示されて
いる。

第２図りこの様子を示している。ここで表示されている
文書が定型フオームの文書であり、との文書：の空白項
目にデータを入力し文書を完成させる。

しかし、オペレータがこの文書の記載方法が分からない
時、オペレータは入力部１０のヘルプキーを押し、ヘル
プの旨を入力する。このヘルプキーの入力により処理部
２０の編集処理部２１では、交替データバッファ２２の
現在表示している頁情情の中から、ガイドファイル情報
１．０４　′ｆ：抽出し、これを用いて、ガイドファイ
ル５０より該当するガイド情報を検索し、ガイドデータ
バッファ２３に読込むこのガイドデータバッファ２３の
内部は、ディスプレイ上の一部に第４図のようにこのガ
イド情報は、第５のように定型フオームの文書を示す文
書情報２００と、その文書内の各項目毎に、項目識別情
報２０１．音声情報２０２．ガイドデータ２０３で構成
されている。音声情報２０２は、項目の入力を説明する
だめのもので、例えば、名前の項目の入力をうながす時
は［先ず名前を入れて下ざい。名前にはふりがなも忘れ
ずに」等という情報である。又、ガイドデータ２０３は
、入力部１０より入力てれた操作データであり、このデ
ータを一定の時間間隔で編集処理部２１が実行すると、
第６図のような具体的な名前が順次表示される。つまり
、あたかもオペレータがデータを入力しているがごとく
表示される。従ってオペレータはこのガイドを見ながら
容易に文書作成が可能になる。

以上のようにして作成された文書は、別の文書名を付与
し文書ファイル４０に保存でれ、電子メール等に使用さ
れる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、実施装置の概略構成図、第２図は、文書ファ
イルより読込まれた文書の１頁の表示例を示す図、第３
図は文書のデータ構造を示す図、第４図は、ガイド情報
の表示例を示す図、第５図はガイド情報のデータ構造を
示す図、第６図は、ガイド情報内にデータが入力部れて
行く様子を表示した画面例を示す図である。１０・・・入力・部、２０・・・処理部、２１・・・編
集処理部、２２・・・文書データバッファ、２３・・・
ガイドデータバッファ、３０・・・出力部、４０・・・
文書ファイル、４１．４２・・・文書データ、５０・・
・ガイドファイル、５１．５２・・・ガイドデータ、６
０・・・制御部、１０１・・・文書ヘッダ、１０２・・
・頁ヘッダ、１０３・・・文書本体、１０４・・・ガイ
ドファイル情報、２００・・・文書情報、２０１，２１
１・・・項目識別情報、２０２゜２１２・・・音声情報
、２Ｑ３，２１３・・・ガイドデータ、１１０・・・表
示画面、１１１・・・記載すべき帳票、１１２・・・ガ
イド情報。代理人　弁理士　　　則　近　惹　佑　（ほか１名）第
　　１　　図第２図第　　３　　図第６図

Claims

【特許請求の範囲】

（１）文字などを入力する入力部、入力された文字など
を編集する処理部、処理結果を出力する出力部文書デー
タを保存する文書ファイル、オペレータに操作手順を示
す、ガイド情報の保存されたガイド情報ファイル更に、
これらを制御する制御部で栴成され、入力部には、ガイ
ド情報を出力することを指示するキーを有し、該キーに
よりその時処理部で処理中の文書データに対応するガイ
ド情報をガイドファイルより検索し、処理部に読込み、
出力部に出力することを特徴とする文書作成装置。
（２）ガイド情報は入力すべき項目単位に区別されてお
り、項目毎に、該項目を操作する手順が格納されており
、該手順を順次ガイドとして出力することを特徴とする
特許請求の範囲第１項記載の文書作成装置。