JPH0721069A - 電子ファイル装置及びファイル管理方法 - Google Patents

電子ファイル装置及びファイル管理方法

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JPH0721069A
JPH0721069A JP5146640A JP14664093A JPH0721069A JP H0721069 A JPH0721069 A JP H0721069A JP 5146640 A JP5146640 A JP 5146640A JP 14664093 A JP14664093 A JP 14664093A JP H0721069 A JPH0721069 A JP H0721069A
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JP
Japan
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scanner
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JP5146640A
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English (en)
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Takeshi Okumura
健 奥村
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Toshiba Corp
Original Assignee
Toshiba Corp
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Publication date
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Abstract

(57)【要約】 【目的】 本発明は、ファイル名やキーワード等を用い
ることなくファイルを確実に管理することができると共
に、簡単な操作によって確実にファイルを検索すること
ができる電子ファイル装置及びファイル管理方法を提供
することを目的としている。 【構成】 本発明において、コントローラ1はスキャナ
2からファイル化する原稿を読み取ると、識別コードを
発番し、この識別コードに基づいて大容量記録装置3に
前記原稿を記録する。その後、コントローラ1は前記識
別コードを表示した管理タグをプリンタ5から出力す
る。利用者はこの管理タグを分類管理し、ファイル化し
た原稿を見たい場合、対応する管理タグを識別コードリ
ーダ6に読み込ませると、コントローラ1は読み込んだ
識別コードに対応する原稿を大容量記録装置3から読み
出し、これを表示装置4に表示する。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【産業上の利用分野】本発明は書類等を電子化して大容
量記録装置内にファイル化する電子ファイル装置に係
り、特に、ファイル化した原稿の管理方法に関する。
【0002】
【従来の技術】従来この種の電子ファイル装置にて、利
用者は書類等の原稿をスキャナに読み取らせて装置内に
入力すると共に、この原稿のファイル名とキーワードを
入力しなければならない。これにより、コントローラは
入力された原稿を前記ファイル名とキーワードに基づい
て大容量の記録装置に記録してファイル化する。従っ
て、従来のファイル管理方法は上記のように利用者によ
って入力されたファイル名とキーワードによってファイ
ル化した原稿を管理している。
【0003】従って、利用者がファイル化した原稿の検
索を行うには、前記原稿のファイル名を入力するか、或
いはキーワードを入力するかしなければならない。ファ
イル名を入力した場合、コントローラはこのファイル名
に1対1で対応する原稿を大容量記録装置から読み出し
て、表示装置に表示するか、或いはプリンタなどから印
刷して出力する。しかし、キーワードが入力された場
合、前記コントローラはこのキーワードで分類されるフ
ァイル名を大容量記憶装置から読み出して、これらファ
イル名を表示装置に一覧表示するため、利用者は表示さ
れたファイル名の中から目的のファイルを見つける操作
を行わなければならない。この場合、それらしいファイ
ル名を見つけると、このファイル名に対応する原稿を大
容量記憶装置から読み出して実際に表示装置上にその内
容を表示させて、最終的に目的のファイルであるかどう
かを利用者がチェックしなければならず、前記キーワー
ドによって検索されたファイル名が多い場合には、かな
りの手間と時間がかかってしまうことになる。
【0004】上記のように従来の電子ファイル装置にお
けるファイル管理は紙の書類を管理保管するように、書
類を単にラック等に格納する感覚とはほど遠く、利用者
が装置が許容する範囲内での適格な管理体系(例えばフ
ァイル名とキーワード等による管理等)を考慮して、原
稿をファイル化しなければならないと共に、装置の操作
に熟練していなければならないという不都合があった。
このため、電子ファイル装置によっては、装置を確実に
使いこなすための操作を熟知した専任のオペレータをつ
ける必要が生じ、人件費等が余計にかかるというような
不都合もあった。尚、原稿をファイル化する時などにフ
ァイル名やキーワードをつける必要がない装置もある
が、このような装置はファイル化した原稿を検索するの
が困難になるため、一般的ではない。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】上記のような従来の電
子ファイル装置におけるファイル管理方法は、書類等の
原稿を装置内に入力する際に、利用者は前記原稿に対応
するファイル名やキーワードを入力する等して、装置の
ファイル管理体系に従わなければならず、紙の書類を保
管するような感覚で書類をファイル化することができな
いという欠点があった。従って、利用者がファイル化し
た書類を検索するような場合、装置のファイル管理体系
に従った検索操作を行わなければならず、ファイル名や
キーワードを忘れてしまったような場合には検索が非常
に困難となり、紙の書類を検索するように気楽に行うこ
とができなかった。このため、電子ファイル装置を使用
した円滑なファイル管理を行うには、それなりに装置の
操作を熟練しておく必要があり、利用者にかなりの負担
がかかるという不都合があった。従って、ファイル管理
装置によっては装置の操作を熟知した専任のオペレータ
を置く必要が生じ、人件費等がかさむという欠点もあっ
た。
【0006】そこで本発明は上記の欠点を除去し、ファ
イル名やキーワード等を用いることなくファイルを確実
に管理することができると共に、簡単な操作によって確
実にファイルを検索することができる電子ファイル装置
及びファイル管理方法を提供することを目的としてい
る。
【0007】
【課題を解決するための手段】本発明はスキャナから入
力された原稿を記録装置に記録してファイル化する電子
ファイル装置において、原稿が前記スキャナより入力さ
れた時に、識別コードを発番する発番手段と、この発番
手段により発番された識別コードに基づいて前記スキャ
ナから入力された原稿を前記記録装置に記録する記録制
御手段と、前記識別コードを印刷した用紙を出力する印
刷手段と、この印刷手段により出力された用紙上の識別
コードを読み取る読取手段と、この読取手段により読み
取られた識別コードに基づいて前記記録装置から対応す
る原稿を検索する検索手段と、この検索手段により検索
された原稿を出力する出力装置とを具備した構成を有す
る。
【0008】
【作用】本発明の電子ファイル装置において、発番手段
は原稿がスキャナより入力された時に、識別コードを発
番する。記録制御手段は前記発番手段により発番された
識別コードに基づいて前記スキャナから入力された原稿
を前記記録装置に記録する。印刷手段は前記識別コード
を印刷した用紙を出力する。読取手段は前記印刷手段に
より出力された用紙上の識別コードを読み取る。検索手
段は前記読取手段により読み取られた識別コードに基づ
いて前記記録装置から対応する原稿を検索する。出力装
置は前記検索手段により検索された原稿を出力する。こ
れにより、利用者は、原稿入力時にキーワードやファイ
ル名を入力する必要がなく、又、検索時も識別コードが
印刷された用紙を装置に読み込ませるだけで目的の原稿
を検索することができるようになり、装置の操作に習熟
することなく簡単に書類などをファイル化することがで
きる。
【0009】
【実施例】以下、本発明の一実施例を図面を参照して説
明する。図1は本発明の電子ファイル装置の一実施例を
示したブロック図である。1はファイル管理や装置全体
の制御を行うコントローラ、2は書類等のファイル対象
となる原稿(画像データ)を読み取るスキャナ、3は原
稿(ファイル)及び制御データを記録する大容量記録装
置、4はファイル内容等を表示する表示装置、5は管理
タグを用紙に印刷して出力する管理タグプリンタ、6は
管理タグ上の識別コードを読み取る識別コードリーダ、
7は原稿入力指令、検索指令或いはキーワードや原稿名
などを利用者が入力する入力装置である。
【0010】次に本実施例の動作について説明する。利
用者は入力装置7を操作して装置を原稿入力モードにし
てから、ファイル化したい書類等の原稿をスキャナ2に
読み取らせる。これにより、コントローラ1は図2のス
テップ201にてスキャナ2からの原稿(画像データ)
の入力を開始する。この時、コントローラ1はステップ
202にて識別コードを発番し、これをファイル名にし
て、スキャナ2から入力した原稿を大容量記録装置3に
記録する。従って、大容量記録装置3には原稿と共にこ
の原稿の読み書き制御を行うための制御データとして、
図3に示すように識別コードと前記原稿が記録されてい
る記録装置内の場所を示すアドレス情報とが一対となっ
て制御データ領域に記録される。その後、ステップ20
3にて前記原稿のスキャナ2からの入力と大容量記録装
置3への記録が終了すると、コントローラ1はステップ
204へ進んで、入力した原稿の原稿名及びキーワード
を入力するか否かを利用者に判定させる画面を表示装置
4に表示する。これに応じて、利用者が入力装置7から
キーワードや原稿名などを入力した場合は、コントロー
ラ1はこれらデータも大容量記録装置3に記録されてい
る図3に示すような制御データに付随して記録した後、
ステップ205に進む。
【0011】又、キーワードや原稿名を付ける必要がな
い場合、利用者がそのことを入力装置7からコントロー
ラ1に知らせてやると、コントローラ1はステップ20
5へ直ちに進んで、管理タグプリンタ5から図4に示す
ような管理タグを印刷して出力する。この管理タグは図
4に示すように識別コード、この例では「1234」と
これに対応するバーコードが印刷されていると共に、メ
モ領域が印刷されている。ステップ206にて利用者は
この管理タグのメモ領域にファイル化した原稿に関する
情報、例えば標題であるとか、日付等を記載して、分
類、保管する。この利用者の管理タグの保管は、これを
このまま保管してもよいし、或いはファイル化した原稿
の表紙にこの管理タグを張って、この表紙と共に分類保
管してもよい。尚、図2のステップ204の処理は必ず
しも必要ではなく、ステップ203から直ちにステップ
205へ進むようにしてもよい。
【0012】次に、利用者が大容量記録装置3内にファ
イル化した書類を見たい場合、ステップ501にて利用
者はその書類の管理タグを探して、これをステップ50
2にて識別コードリーダ6に読ませる。この時、識別コ
ードリーダ6は管理タグ上のバーコードを読み取って、
これをコントローラ1に入力する。これにより、コント
ローラ1はステップ503にて識別コードリーダ6から
読み込まれた識別コードをキーとして大容量記録装置3
内の制御データにアクセスし、前記識別コードで特定さ
れる原稿が記録されている大容量記録装置3のアドレス
情報を読み出し、このアドレス情報で示される大容量記
録装置3の記録エリアから原稿を読み出して表示装置4
に表示する。これにより、利用者は所望のファイル化し
た書類等を表示装置4に表示させて見ることができる。
【0013】尚、コントローラ1は識別コードの分類一
覧表の表示指令が利用者により入力装置7から入力され
ると、大容量記録装置3の制御データ領域から識別コー
ドを読み出し、これを一覧として表示装置4に表示させ
ることもでき、又、この時、前記識別コードと共にキー
ワードなどが入力されていた場合には、このキーワード
に基づいて識別コードを分類した一覧表を作成して、こ
れを表示装置4に表示することもできる。又、利用者が
入力装置7を操作することにより、検索した原稿を表示
装置4上の画面にスクロールして表示させるなどの各種
機能をコントローラ1は備えているものとする。
【0014】本実施例によれば、ファイル化したい書類
等の原稿を入力する際に、利用者はファイル名やキーワ
ードなどを入力する必要がなく、ファイル管理体系を考
えずに簡単に原稿をファイル化することができ、管理タ
グプリンタ5から排出される管理タグを分類管理してお
くだけで、装置の操作に習熟する必要がなくなる。又、
ファイル化した原稿を検索する際も、別途管理しておい
た管理タグを識別コードリーダ6に読み込ませるだけ
で、目的のファイル化した原稿を表示装置4に表示させ
ることができ、ここでも装置の操作を習熟することな
く、簡単にファイル化した原稿を検索することができ
る。従って、初めて装置を使う利用者でも紙の書類をフ
ァイルするのと同様の感覚で原稿を容易にファイル化す
ることができると共に、検索も容易且つ迅速に行うこと
ができる。尚、管理タグプリンタ5は識別コードをスキ
ャナ2によって読み込まれる原稿上に直接印刷する構成
とし、利用者は前記識別コードが印刷された原稿を管理
分類するようにしてもよい。
【0015】
【発明の効果】以上記述した如く本発明の電子ファイル
装置及びファイル管理方法によれば、ファイル名やキー
ワード等を用いることなくファイルを確実に管理するこ
とができると共に、簡単な操作によって確実にファイル
を検索することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の電子ファイル装置の一実施例を示した
ブロック図。
【図2】図1に示した装置の原稿ファイル処理を示した
フローチャート。
【図3】図1の大容量記録装置に記録される制御データ
例を示した図。
【図4】図1に示した管理タグプリンタから排出される
管理タグの一例を示した図。
【図5】図1に示した装置のファイル原稿検索時の処理
を示したフローチャート。
【符号の説明】
1…コントローラ 2…スキャナ 3…大容量記録装置 4…表示装置 5…管理タグプリンタ 6…識別コード
リーダ 7…入力装置

Claims (3)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 スキャナから入力された原稿を記録装置
    に記録してファイル化する電子ファイル装置において、
    原稿が前記スキャナより入力された時に、識別コードを
    発番する発番手段と、この発番手段により発番された識
    別コードに基づいて前記スキャナから入力された原稿を
    前記記録装置に記録する記録制御手段と、前記識別コー
    ドを印刷した用紙を出力する印刷手段と、この印刷手段
    により出力された用紙上の識別コードを読み取る読取手
    段と、この読取手段により読み取られた識別コードに基
    づいて前記記録装置から対応する原稿を検索する検索手
    段と、この検索手段により検索された原稿を出力する出
    力装置とを具備したことを特徴とする電子ファイル装
    置。
  2. 【請求項2】 前記印刷手段は識別コードをスキャナよ
    り入力した原稿上に印刷することを特徴とする請求項1
    記載の電子ファイル装置。
  3. 【請求項3】 スキャナから入力された原稿を記録装置
    に記録してファイル化し、このファイル化した原稿を管
    理するファイル管理方法にあって、前記原稿を前記スキ
    ャナより入力する時に、識別コードを発番し、この発番
    した識別コードに基づいて前記スキャナから入力された
    原稿を前記記録装置に記録すると共に前記識別コードを
    印刷した用紙を出力し、その後、前記用紙上の識別コー
    ドを読み取ると、この識別コードに基づいて前記記録装
    置から対応する原稿を検索して出力することを特徴とす
    るファイル管理方法。
JP5146640A 1993-06-18 1993-06-18 電子ファイル装置及びファイル管理方法 Pending JPH0721069A (ja)

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Cited By (5)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US6631397B1 (en) 1999-04-14 2003-10-07 Canon Kabushiki Kaisha Information registration method, information management method, information registration apparatus, information management apparatus, and storage medium
US6747755B1 (en) 1999-04-14 2004-06-08 Canon Kabushiki Kaisha Code generation method, terminal apparatus, code processing method, issuing apparatus, and code issuing method
US7330816B1 (en) 1999-04-14 2008-02-12 Canon Kabushiki Kaisha Information providing method and information providing system
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JP2012114880A (ja) * 2010-11-29 2012-06-14 Disco Abrasive Syst Ltd イメージスキャナ及び該イメージスキャナを利用した資料の情報の整理方法

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