JPH06259485A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 〔目的〕 探索に利用したキーワードなどが文書中のど
こに存在するかを容易に認識でき、またキー操作を行わ
なくても文書ファイルの登録が可能な利便性の高い電子
ファイリングシステムを提供する。 〔構成〕作成中や保存中の文書ファイルに含まれる文字
や図形を指定されたタイトルやキーワードなどの属性と
して登録し、指令に応じて一覧表示する属性登録・表示
手段と、文書ファイルの表示に際しては、登録中の属性
を他の文字や図形とは異なる着色や態様で表示する手段
を備える。好適な実施例においては、文書ファイルの表
示画面上でポインティングデバイスを利用して指定され
た文字や図形、あるいは読取り対象の文書上でマーキン
グにより指定された文字や図形を属性として自動的に登
録する手段を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、事務所用や家庭用など
として利用される電子ファイリングシステムに関するも
のであり、特に、文書の探索の便宜を図ると共にキー操
作が不得手な人でも手軽に利用できるようにした電子フ
ァイリングシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、事業所などで利用されてきた電子
ファイリングシステムは、コンピュータにイメージスキ
ャナを付加した構成となっており、文字や絵などが描か
れた原稿をイメージセンサで読取らせ、このイメージデ
ータに識別子を付して文書ファイルとしてフロッピーデ
ィスクなどに登録させ、登録中の文書ファイルをＣＲＴ
などに表示させたり、印刷出力させたりする機能を備え
ている。読取ったイメージデータのファイル化は、キー
ボードからタイトル、作成年月日、キーワードなどの検
索コードをコードデータとして入力させることにより行
われる。

【０００３】このような電子ファイリングシステムで
は、検索能率の向上を目的として、検索コードの他に特
徴のあるイメージデータを縮小したものを検索イメージ
として登録しておき、検索コードの組合せによってある
程度絞り込んだ文書ファイルに含まれる検索イメージを
複数表示させ、この検索イメージを表示画面上で指定す
ることより目的の文書ファイルを検索する手法が特開昭
６３ー７９１７８号公報などに開示されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記電子ファイリング
システムでは、文書中に含まれるキーワードを文書の検
索に利用する場合が多いが、このキーワードを指定して
検索し、表示させた文書中のどこにそのキーワードが存
在するのかを探索するのに手間どるという問題がある。
文書中に含まれるキーワードの探索は、この文書が確か
にそのキーワードによって検索された文書であることを
確認する上からも必要である。従って、本発明の一つの
目的は、表示させた文書中でキーワードなどを容易に探
索できる電子ファイルシステムを提供することにある。

【０００５】また、上記従来の電子ファイルシステムを
小規模な事務所や家庭などに普及させようとした場合、
キーボードの操作が不得手な利用者も多いため、ファイ
ル化に必要なタイトルやキーワードなどの検索コードを
キー入力させる構成のみでは利便性に欠けるという問題
もある。従って、本発明の一つの目的は、タイトルやキ
ーワードなどの検索コードをキー入力しなくてもファイ
ル化が可能な電子ファイリングシステムを提供すること
にある。

【０００６】

【発明の構成】上記従来技術の問題点を解決する本発明
の電子ファイリングシステムは、作成中又は保存中の文
書ファイルに含まれる文字や図形を指定された属性とし
て登録し、指令に応じて一覧表示する属性登録・表示手
段を備え、作成中又は作成済みの文書ファイルの表示に
際しては、登録中の属性を他の文字又は図形とは異なる
着色又は態様で表示する手段を備えている。本発明の好
適な実施例によれば、上記属性登録・表示手段は、表示
中の文書ファイルの表示画面上でポインティングデバイ
スによって指定されたり、読取り対象の文書上でマーキ
ングの付加によって指定されたりする文字や図形を属性
として抽出し、イメージデータなどの適宜な形態で登録
する手段を備えている。

【０００７】本発明の電子ファイリングシステムによれ
ば、作成中又は作成済みの文書ファイルを表示し、印刷
する場合には、属性として登録中の文字や図形が他の文
字や図形とは異なる着色や、網かけなどの異なる態様で
表示され、あるいは印刷される。例えば、属性として登
録中のキーワードを利用して作成済みの文書ファイルを
探索して表示させると、この探索に利用されたキーワー
ドが文書中の他の部分とは異なる着色で表示されるた
め、探索した文書中のどこにそのキーワードが存在する
のかを直ちに確認できる。

【０００８】本発明の好適な実施例によれば、文書ファ
イルの表示画面上でポインティングデバイスを利用して
指定したり、読取り対象の文書上にマーキングを施すこ
とにより指定した文字や図形がタイトルやキーワードな
どの属性として自動的に文書中から抽出され、イメージ
データの形態で登録される。すなわち、ポインティング
デバイスを操作したり、原稿にマーキングを施すなどの
キー操作を必要としない簡単な作業によって所望の属性
の登録が可能となる。以下、本発明の具体的な一例を実
施例によって説明する。

【０００９】

【実施例】図２は本発明の一実施例の電子ファイリング
システムの構成を示すブロック図であり、１はＣＰＵ、
２はイメージスキャナ、３は表示制御部、４は入力イン
タフェース部、５はデータＲＡＭ、６は二次記憶装置、
７は上記各部を相互接続するバス、８はＣＲＴ、９はマ
ウス、１０はプリンタ、１１はキーボード、１２は割込
みコントローラである。

【００１０】図形混じりの文書が記載された原稿がイメ
ージスキャナ２で読取られ、イメージデータとしてデー
タＲＡＭ５やフレキシブルディスク装置などから成る二
次記憶装置６に格納される。ＣＰＵ１は、この新たに読
取ったイメージデータに連番を付加することによりこの
連番を識別子とする文書ファイルを作成する。ワークＲ
ＡＭ５や二次記憶装置６内に格納された新たな文書ファ
イルのイメージデータは、ＣＰＵ１を介して表示制御部
３内のフレームメモリ３ａに書込まれ、表示読出し部３
ｂを経てＣＲＴ８上に表示される。

【００１１】ＣＲＴ８上に表示される文書は、図１に例
示するようなものであったとする。ＣＰＵ１は、属性１
である「タイトル」の指定が可能である旨のメッセージ
を、表示画面の余白に表示する。ユーザは、このメッセ
ージに対して、マウス９を操作することにより、表示画
面上でタイトルとして登録しようとする文字や図形を指
定する。図１は、文書冒頭の文字列「電子ファイリング
システム」がタイトルとして指定される場合を例示して
いる。ＣＰＵ１は、このタイトルとして指定された「電
子ファイリングシステム」のイメージデータをフレーム
メモリ３ａ内のイメージデータから抽出（複写）し、こ
れを二次記憶装置６から読出してデータＲＡＭ５上に展
開中の属性管理テーブル内にイメージデータの形態で登
録する。

【００１２】この属性管理テーブルは、図３に例示する
ように、文書ファイルのタイトル，登録日，文書内に含
まれる適宜な個数のキーワード１，２，３・・・などか
ら構成される複数の属性１，２，３，４，５・・・と、
この文書ファイルの作成に際し識別子として付加された
文書ファイル番号との対応関係を管理するためのもので
ある。この属性管理テーブルには、「タイトル」などと
してイメージデータから抽出された文字や図形のイメー
ジデータと、その文書内の配置が、最小記録単位のレコ
ードの番号や、フレームメモリのアドレスや、文書内の
行・列番号などの適宜な形態で登録される。

【００１３】ＣＰＵ１は、属性１の登録が終了すると、
属性２である「登録日」の指定が可能である旨のメッセ
ージを表示画面の余白に表示する。ユーザがＣＲＴ８に
表示されている文書上で「登録日」として登録したい文
字列をマウス９を操作して指定すると、ＣＰＵ１はこの
文字列のイメージデータを抽出し、そのまま図３に例示
する属性管理テーブル内に属性２として登録する。図１
の例では、「９３．２．１」が属性管理テーブル内に
「登録日」として登録される。

【００１４】続いて、ＣＰＵ１は、第３の属性である
「キーワード１」の指定が可能である旨のメッセージを
余白に表示し、ユーザがＣＲＴ８の表示画面上でこれを
指定すると、ＣＰＵ１はこの指定箇所のイメージデータ
を抽出し、これを属性管理テーブル内に属性３として登
録する。図１の例では、文書中の文字列「属性」がイメ
ージデータの形態でキーワード１として登録される。以
下同様にして、属性４であるキーワード２や属性５であ
るキーワード３などが必要な個数だけイメージデータの
形態で登録される。図１に例示した文書については、キ
ーワード２として「イメージデータ」が登録され、キー
ワード３として「着色」が登録される。

【００１５】ＣＰＵ１は、上述した属性の登録処理と並
行して、データＲＡＭ５上の着色管理テーブルの指定に
従い、登録済みの属性のイメージデータを他のイメージ
データとは異なる着色や態様で表示する。この着色管理
テーブルは、図４に例示するように、属性管理テーブル
内に属性として登録済みのイメージデータをどのような
着色や態様で表示するかを予め指定するためのものであ
る。図３の例では、ＣＲＴ８がカラー表示機能を有する
場合には、属性１は「網みかけ」で、属性２は「白抜
き」で、属性３は「赤」の着色（前景色）で、属性４は
「緑」で、属性５は「青」でそれぞれ表示される。ま
た、ＣＲＴが白黒の表示機能しかない場合には、属性
３，４，５のそれぞれは「斜線バック」、「下線付き」
で表示される。

【００１６】更新済みの属性管理テーブルは、登録処理
の終了時に二次記憶装置６に保存される。ユーザは、上
述のようにして登録した文書ファイルを探索する場合、
必要に応じて、図３の属性管理テーブルの表示をＣＰＵ
１に指令する。この指令を受けたＣＰＵ１は、二次記憶
装置６から属性管理テーブルをデータＲＡＭ５に読出
し、これを表示制御部３を介してＣＲＴ８上に一覧表示
させる。ただし、ＣＲＴ８上の属性の一覧表示では、図
３に示した各属性の文書内の配置はユーザにとっては不
要な情報であるため、その表示は省略される。表示画面
のサイズの制約などから１画面上にこの一覧表示を行な
わせることが困難な場合には、キーボード１１によるカ
ーソルの移動などによって上下、左右へのスクロールが
行われる。ユーザは、表示された属性の一覧表示を参照
することにより表示させたい文書ファイルを探索し、マ
ウス９の操作によりその番号を指定して保存中の文書フ
ァイルの表示を指令する。

【００１７】この表示の指令を受けたＣＰＵは、二次記
憶装置６から指定された保存中の文書ファイルを読出し
てデータＲＡＭ５上に展開し、１画面分ずつ表示部に転
送することによりＣＲＴ８上に表示させる。この時、Ｃ
ＰＵ１は、属性管理テーブルの登録中の属性と着色管理
テーブルに登録中の着色などの指定に従って、各属性に
ついての着色の変更や、網かけなどの特殊な表示態様を
指令する。図１の例では、タイトルとして登録中の「電
子ファイルシステム」は網かけで表示され、登録日とし
て登録中の「９３．２．１」は白黒反転で表示される。
また、ＣＲＴ８がカラー表示機能を有する場合には、キ
ーワード１，２，３として登録中の「属性」、「イメー
ジデータ」及び「着色」のそれぞれは、「赤」、「緑」
及び「青」で表示される。ユーザは、この文書ファイル
の探索に利用したキーワードが周囲の文字列とは異なる
着色などで表示されるため、直ちにこれを判別できる。

【００１８】なお、文書ファイル中にキーワードとなる
文字や図形が複数個出現する場合には、それぞれを同一
のキーワードとして複数登録することも可能であり、異
なる番号のキーワードとして個別に複数登録することも
できる。

【００１９】本発明の他の実施例は、表示画面上でポイ
ンティングデバイスを利用して属性を指定する代わり
に、イメージスキャナ２で読取らせようとする原稿上で
タイトルやキーワードなどの属性として指定しようとす
る所望の文字や図形に異なる着色のマーキングを施すこ
とにより、このマーキングを施した文字や図形をそれぞ
れの着色によって指定された属性として自動的に属性管
理テーブルと着色管理テーブル内に自動的に登録させる
ものである。原稿上でマーキングが付された箇所を判別
してこの箇所のみを特殊な処理の対象とするという手法
については、特開平２ー２５３３７７号や、特開平２ー
２８５７６９号や、特開平２ー２９０３６６号などの各
公報などに既に開示されている。

【００２０】本発明の更に他の実施例は、作成中や保存
中の文書ファイルをプリンタ１０に印刷出力させる場合
にも、上述した画面表示の場合と同様に、属性として登
録中の文字や図形を他の文字や図形とは異なる着色や態
様で印刷出力させるものである。この異なる着色や態様
の一例は、図４に示すように、カラープリンタであるか
白黒のプリンタであるかに応じてＣＰＵ１が自動的に選
択する構成とすることができる。また、着色管理テーブ
ルを表示用と印刷用とに分けて別個に設けることもでき
る。

【００２１】本発明の更に他の実施例として、属性とし
て指定された「タイトル」などのイメージデータそのも
のを属性管理テーブルに書込まずに、その文書内の配置
をこの文書ファイル番号に対応付けて属性管理テーブル
に登録しておき、文書ファイルの探索時には、属性管理
テーブルに登録中の各文書ファイル内の各属性の配置に
基づき各文書ファイル中から対応のイメージデータを抽
出して一覧表示データを作成し、これを各文書ファイル
の属性として一覧表示する構成を採用してもよい。

【００２２】以上、ポインティングデバイスとしてマウ
スを例示したが、ライトペンなど他の適宜なポインティ
ングデバイスや、キーボードによって操作されるカーソ
ルを利用して表示画面上の文字や図形を指定する構成を
採用することもできる。

【００２３】また、文書ファイル中の属性の指定を表示
画面上でポインティングデバイスを利用して行ったり、
読取り対象の文書にマーキングを付すことによって行う
構成を例示した。しかしながら、キー操作が得意なユー
ザにはキー操作による属性の登録を許容する構成を併用
することもできる。

【００２４】

【発明の効果】以上詳細に説明したように、本発明の電
子ファイリングシステムは、文書ファイルの表示や印刷
に際しては、属性として登録中の文字や図形を他の文字
や図形とは異なる着色や態様で表示、あるいは印刷され
る。このため、探索した文書中のどこに検索に利用した
キーワードが存在するかを直ちに確認することができ、
利便性が大幅に向上するという効果が奏される。

【００２５】また、本発明の好適な実施例によれば、文
書ファイルの表示画面上でポインティングデバイスを利
用して指定したり、読取り対象の文書上にマーキングを
施すことにより指定した文字や図形がタイトルやキーワ
ードなどの属性として自動的に文書中から抽出され、イ
メージデータの形態で登録される。このため、キ操作に
よることなく手軽にタイトルやキーワードなどの登録が
可能となり、キー操作が不得手なユーザにとって利便性
が大幅に向上するという効果が奏される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に従って画面表示される文書
とその中に含まれるタイトルやキーワードなどの属性を
例示する概念図である。

【図２】本発明の一実施例の電子ファイリングシステム
の構成を示すブロック図である。

【図３】上記実施例で使用される属性管理テーブルの構
成を例示する概念図である。

【図４】上記実施例で使用される着色管理テーブルの構
成を例示する概念図である。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ イメージスキャナ ３ 表示制御部 ８ ＣＲＴ ９ マウス 10 プリンタ 11 キーボード

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文字若しくは図形又はこれらの双方を含
   む文書をイメージセンサで読取って入力するイメージデ
   ータ入力手段と、このイメージデータに文書番号その他
   の識別子を付すことにより文書ファイルを作成する文書
   ファイル作成手段と、作成済みの文書ファイルを保存す
   る文書ファイル保存手段と、作成中又は作成済みの文書
   ファイルを表示する文書ファイル表示手段と、作成中又
   は作成済みの文書ファイルを指令に応じて印刷出力する
   文書ファイル印刷出力手段とを備えた電子ファイリング
   システムにおいて、 前記作成中又は保存中の文書ファイルに含まれる文字や
   図形を指定された属性として登録し、指令に応じて一覧
   表示する属性登録・表示手段を備え、 前記文書ファイル表示手段は、前記作成中又は作成済み
   の文書ファイルの表示に際しては、前記登録中の属性を
   他の文字又は図形とは異なる着色又は態様で表示する手
   段を備えたことを特徴とする電子ファイリングシステ
   ム。
2. 【請求項２】 請求項１において、 前記属性登録・表示手段は、前記表示手段により表示中
   の文書ファイルの表示画面上でポインティングデバイス
   によって指定された文字又は図形を、イメージデータの
   形態で抽出し属性として登録する手段を備えたことを示
   する電子ファイリングシステム。
3. 【請求項３】 請求項１において、 前記属性登録・表示手段は、所定のマーキングが付され
   た文字又は図形を、読取り対象の文書上でこのマーキン
   グの形態によって指定された属性としてイメージデータ
   の形態で抽出し登録する手段を備えたことを特徴とする
   電子ファイリングシステム。
4. 【請求項４】 請求項１乃至３において、 前記印刷出力手段は、前記文書ファイルの印刷出力に際
   しては、前記属性として登録中の文字又は図形を他の文
   字又は図形とは異なる着色又は態様で印刷出力する手段
   を備えたことを特徴とする電子ファイリングシステム。