JP5967152B2

JP5967152B2 - 伝言メール送信機能を有する電話装置

Info

Publication number: JP5967152B2
Application number: JP2014158299A
Authority: JP
Inventors: 齋藤　隆; 隆齋藤; 吉田　達夫; 達夫吉田
Original assignee: 株式会社ナカヨ
Priority date: 2014-08-04
Filing date: 2014-08-04
Publication date: 2016-08-10
Anticipated expiration: 2028-12-09
Also published as: JP2014212576A

Description

本発明は、着信があった場合に、連絡先やスケジュール等に係る、ＵＲＬ（ＵｎｉｆｏｒｍＲｅｓｏｕｒｃｅＬｏｃａｔｏｒ）または電子メールアドレスまたは電話番号を含む伝言情報を電子メールで所定の宛先に通知する電話装置に関する。

従来の電話装置は、着信に自動応答して所定の音声メッセージを再生したり、着信呼を所定の転送先に自動転送したり、相手音声を録音する程度であって、電子メールや特定サイトと連携した情報伝達ができない。

これを改善する技術として、不在時に転送先アドレスを発信元に通知し、発信側の意思で通知された転送先に電子メールを送信し得るようにする技術がある（特許文献１）。
しかしながら、特許文献１に記載された技術は、メールアドレスをＩＳＤＮ（ＩｎｔｅｇｒａｔｅｄＳｅｒｖｉｃｅｓＤｉｇｉｔａｌＮｅｔｗｏｒｋ）を介して、ＩＳＤＮの呼制御情報要素を使用して伝達するものであり、伝達する側と伝達される側の電話装置が特定の機種に限定される等、汎用性に欠けると共に、伝達できる情報量が乏しいという欠点があった。
特開２００１−１１９４７１号公報

本発明の課題は、上記欠点を解決するために、通信相手側へスケジュール等の詳細が掲載されている特定サイトのＵＲＬや連絡先に係る電子メールアドレスや電話番号を電子メールで通信相手側へ効率的に通知できる電話装置を提供することにある。

上記課題を解決するために、本願発明は、電子メール送信機能を具備する電話装置であって、１以上の通知先と対応付けられた伝言文を１以上登録する伝言文登録手段と、ＵＲＬまたは電子メールアドレスまたは電話番号を含む通知データを前記伝言文と対応付けて登録する通知データ登録手段と、前記伝言文登録手段に登録された伝言文と前記通知データ登録手段に登録された通知データとから伝言情報を生成する伝言情報生成手段と、通知先の電子メールアドレスを電話番号と対応付けて登録する通知先登録手段と、前記伝言情報生成手段が生成した伝言情報を含む電子メールを伝言メールとして送信する伝言メール送信手段と、相手の音声を録音する音声録音手段と、を有し、自電話装置が前記伝言文登録手段に登録された１以上の伝言文を指定する留守番モードに設定されている状態で着信があった場合に、当該着信の発信元電話番号を抽出し、前記抽出した発信元電話番号に対応する伝言文が前記伝言文登録手段に登録されているか否かを判定し、前記抽出した発信元電話番号に対応する伝言文が前記伝言文登録手段に登録されていると判定したならば、伝言メールの受信または用件の録音の選択を促す音声メッセージを当該着信の発信元へ送出し、前記抽出した発信元電話番号に対応する伝言文が前記伝言文登録手段に登録されていないならば、または当該着信の発信元から録音を要求する所定のコマンドを受信したならば、用件の録音を促す音声メッセージを当該着信の発信元へ送出し、前記音声録音手段は当該着信の発信元からの音声を録音し、当該着信の発信元電話番号に対応する電子メールアドレスが前記通知先登録手段に登録されていて、当該着信の発信元から録音を要求する前記コマンドを受信しないならば、前記伝言情報生成手段は、前記通知先登録手段を参照して当該着信の発信元電話番号と一致する電話番号の通知先を特定し、前記特定した通知先に対応した伝言文と、前記伝言文に対応付けられた通知データとから伝言情報を生成し、前記伝言メール送信手段は、前記特定した通知先に対応付けられた電子メールアドレスを送信先とし、前記伝言情報生成手段が生成した伝言情報を含む電子メールを送信することを特徴とする。

本発明によれば、伝達すべき情報が掲載された特定サイトのＵＲＬや連絡先の電子メールアドレスを所定の宛先または着信の発信元に、簡単な操作で、または自動的に、一般的な電子メールで送信できる。このため、前記電子メールを受信する側は、例えば電子メール通信機能を有する一般的な携帯電話でよく、しかもＵＲＬや電子メールアドレス等を電子データで受信できるので、ＵＲＬ等のデータを打ち込むことなく、簡単な操作で当該サイトや連絡先へアクセスできる利点がある。

例えば、特定サイトとして自分のホームページを指定し、移動先の地図やメッセージ,スケジュール等を公開しておけば、電話を掛けてきて、そのＵＲＬを電子メールで受信した通信相手は、必要に応じて当該サイトをアクセスすれば、相手の行き先やスケジュールの詳細が分かると共に、書き込み可能なサイトであれば、当該サイトにメッセージを書き込むことも可能である。そして、そのＵＲＬを通知した側は、書き込まれたメッセージを別の場所から読むことも出来る。

以下、本発明の実施形態について、図面を用いて説明する。
図１は、本発明による伝言メール送信機能を有する電話装置１（以下、本装置と略す）のブロック構成図の例である。
本装置１は、電話網４とＩＰ（ＩｎｔｅｒｎｅｔＰｒｏｔｏｃｏｌ）網５と接続され、電話網４またはＩＰ網５と携帯電話網３を介して携帯電話機２と繋がる。特定サイト６は例えば自宅または会社のホームページの特定のページであり、本装置１に電話を掛けてきた相手等へ伝えるべき情報が掲載されている。
以下、携帯電話機２へＵＲＬまたは電子メールアドレスまたは電話番号を含む電子メール（以下、伝言メールと称すこともある）を送信する場合を例に説明する。なお、携帯電話機２は、携帯電話網３とＩＰ網５を介して、電子メール通信が可能であると共に、特定サイト６へもアクセス可能とする。

本装置１において、１０は電話発着信やメール送受信に係る端末制御部、１１は通知すべき電子メールアドレス，特定サイトのＵＲＬ，電話番号等の通知データを登録する通知データ登録部１１１と、定型的な伝言文を登録する伝言文登録部１１２を含む伝言情報登録部、１２は通知先の電子メールアドレスと電話番号が対応付けて登録されている通知先登録部、１３は伝言情報を生成する伝言情報生成部、１４は伝言メールの送信または一般的な電子メールを送受信する電子メール送受信部、１５は電話番号抽出部１５１を含む電話回線対応部、１６は音声を録音する録音部、１７は音声メッセージ）送出部、１８は送受話に係る通話部１８１，表示部１８２，操作部１８３を含む電話機部である。

本装置１は、電話網４に繋がる固定電話機として図示しているが、携帯電話網３に繋がる携帯電話機であってもよい。その場合は電話回線対応部１５を携帯電話網に繋がるための無線通信部に変更すればよい（詳細な説明は省略する）。
また、本装置１は、電話網４の複数の電話回線を収容するボタン電話主装置や構内交換機（ＰＢＸ）またはＳＩＰ（ＳｅｓｓｉｏｎＩｎｉｔｉａｔｉｏｎＰｒｏｔｏｃｏｌ）等の呼制御サーバやゲートウェイであってもよい。その場合は電話機部１８を複数の内線電話機として分離すればよい。
また、電話網４とＩＰ網５との接続を別回線として図示しているが、例えば、電話音声をＩＰパケット化して（ＶｏＩＰ）、光ファイバやＸＤＳＬ等の広帯域なＩＰ回線で統合してもよい。

図２は、伝言情報登録部１１に登録される内容の例であって、１１２０は伝言文のインデックス、１１２１は具体的な伝言文、１１２２は通知先の属性であり、これらは伝言文登録部１１２に登録されている。
１１１０は各伝言文の＜＞の部分に挿入される通知データの例であり、通知データの実体（ＵＲＬ，電子メールアドレス，電話番号）は通知データ登録部１１１に登録されている。

通知先登録部１２は電話発信用の電話帳と兼用可能であり、電子メールアドレスの他に、電話番号をアドレスとする簡易なメールであるＳＭＳ（ＳｈｏｒｔＭｅｓｓａｇｅＳｅｒｖｉｃｅ）メールの通信の可否も登録されている（図示せず）。
さらに、この通知先登録部１２には、前述の通知先の属性１１２２に対応する情報も登録されている（図示せず）。

伝言情報登録部１１や通知先登録部１２へのデータ登録は、操作部１８３のテンキーやファンクションキーを操作してデータ入力してもよいし、パソコン等の外部入力機器から入力してもよいし、特定の電子メール受信によるリモート登録であってもよい（図示せず）。

図３は本装置１の伝言メール送信に関わる動作フローチャートである。以下、図１，図２を併用しながら、本装置１の動作フローを説明する。

本フローは、伝言情報登録部１１と通知先登録部１２に所定のデータが登録されている状態でスタートする（Ｓ３０１）。なお、一般的な電話機能に係る動作フローは省略している。
本装置の使用者が操作部１８３を操作して、伝言情報の送信を指示する特定操作が為されると（Ｓ３０２，ＹＥＳ）、当該特定操作に含まれる伝言文を指定する情報を抽出して、通知すべき伝言文を特定する（Ｓ３１５）。特定される伝言文は、例えば図２の伝言文１１２１のいずれかである。そして、特定された伝言文に対応する通知先属性１１２２を検索し、当該属性に対応する具体的な通知先を通知先登録部１２から検索し（Ｓ３１６）、Ｓ３３０に進む。Ｓ３３０以降については後述する。

伝言情報の送信を指示する特定操作が為されず（Ｓ３０２，ＮＯ）、本装置１が留守番モードにセットされている状態で（Ｓ３０３，ＹＥＳ）、電話回線対応部１５が電話網４からの電話着信を検出すると（Ｓ３０４，ＹＥＳ）、電話番号抽出部１５１は当該着信の発信元電話番号を抽出し（Ｓ３０５）、抽出した発信元電話番号と一致する電話番号の通知先への伝言情報の有無をチェックする（Ｓ３０６）。
具体的には、抽出した発信元電話番号を検索キーとして通知先登録部１２に登録されている通知先を検索し、検索した通知先の属性を抽出し、その属性に対応した伝言文が伝言文登録部１１２の１１２２のフィールドに登録されているか否かをチェックする。例えば、通知先登録部１２を参照した結果、社員からの電話着信であることが判明した場合、図２の社員宛であるインデックスＡの伝言文が検索される。

もし、相手側が発信元電話番号の通知を拒否していた場合は、相手を特定できないので伝言情報無し（Ｓ３０６，ＮＯ）として扱う。

発信元電話番号に対応する伝言文が伝言文登録部１１２に登録されていれば（Ｓ３０６，ＹＥＳ）、音声メッセージ送出部１７から音声メッセージ１を送出する（Ｓ３１０）。音声メッセージ１は、例えば、「ただ今、留守にしております。伝言メールを受信したい方は、暗証番号を入力して下さい。用件を録音したい方は○○を押して下さい」のような音声メッセージであり、○○の部分は特定のＤＴＭＦ（ＤｉａｌＴｏｎｅＭｕｌｔｉＦｒｅｑｕｅｎｃｙ）信号に対応する数字キーである。
ただし、暗証番号を知っている特定少数のみを通知対象にする場合は、「ただ今、留守にしております。」のような単純なメッセージとして、伝言メールの送信が可能なことを開示せずに、暗証番号を知っている特定の者が、前記メッセージが流れている間に暗証番号を送出するようにしてもよい。

Ｓ３１０で暗証番号を相手に求めるのは、当該発信元電話番号が登録された電話番号であっても、実際に電話を掛けてきた相手が伝言情報を送信してよい相手とは限らないためである。もし、伝言情報を送信すべき相手を特定する必要が無く、不特定多数に広く伝言情報の送信を許容したい場合は、音声メッセージ１で暗証番号の入力を求めず、Ｓ３１１とＳ３１２では全てＹＥＳと判定するようにすればよい。

発信元電話番号に対応する伝言情報が伝言情報登録部１１に登録されていない場合（Ｓ３０６，ＮＯ）、または用件録音を要求された場合（Ｓ３１１，ＹＥＳ）、または暗証番号を受信しない、または暗証番号が不一致の場合（Ｓ３１２，ＮＯ）、音声メッセージ送出部１７から、「ただ今、留守にしております。３０秒以内でご用件をお話し下さい。」のような音声メッセージ３を送出し（Ｓ３６０）、相手からの音声を録音し（Ｓ３６１）、回線切断（Ｓ３６２）後、Ｓ３０２に戻る。

暗証番号が一致した場合（Ｓ３１２，ＹＥＳ）、音声メッセージ２を送出する（Ｓ３１３）。音声メッセージ２は、例えば、「後ほど、伝言メールを送信致します。」のようなメッセージである。

音声メッセージ２を送出した後、通知先登録部１２を参照して、Ｓ３０５で抽出した発信元電話番号またはＳ３１６で検索した通知先に対応する電子メールアドレスの有無（Ｓ３３０）、またはＳＭＳメール通信の可否（Ｓ３４０）を検索する。

電子メールアドレスが通知先登録部１２に登録されておらず（Ｓ３３０，ＮＯ）、ＳＭＳメール通信も不可（Ｓ３４０，ＮＯ）であった場合は、伝言情報を音声に変換した音声メッセージ４を送出（Ｓ３４２）した後、回線切断し（Ｓ３６２）、Ｓ３０２に戻る。

音声メッセージ４は、例えば、「伝言情報を送信できませんので、伝言情報を読み上げます。＜伝言情報＞」のようなメッセージであり、所定の伝言文に対応する通知データが挿入された文字データを、音声に変換したものである。
なお、フローには示さないが、相手に応じて音声メッセージ４の送出を省略するようにしても良い。
また、音声メッセージ４の送出後、相手からの要求により音声メッセージ４の送出を繰返しても良い。

電子メールアドレスが登録されていれば（Ｓ３３０，ＹＥＳ）、端末制御部１０は、その電子メールアドレスを電子メール送受信部１４に通知し、電子メール送受信部１４は、該アドレスをＳ３５５で送信する伝言メールの送信先アドレスとしてセットする（Ｓ３３１）。電子メールアドレスが登録されてなく（Ｓ３３０，ＮＯ）、ＳＭＳメール通信が可能な場合は（Ｓ３４０，ＹＥＳ）、通知先の電話番号をそのままＳＭＳメールアドレスとしてセットする（Ｓ３４１）。

Ｓ３３１またはＳ３４１でアドレスがセットされると、端末制御部１０は電話回線対応部１５を制御して電話回線を切断する（Ｓ３５２）。

そして、伝言情報生成部１３は、通知先登録部１２を参照して通知先の属性を検索し、検索した属性に対応する伝言文を検索し、検索した伝言文に挿入されるべきＵＲＬ、電子メールアドレス、電話番号の具体的な通知データを通知データ登録部１１１から検索する（Ｓ３５３）。
さらに、伝言情報生成部１３は、検索した伝言文に検索した通知データを挿入して、伝言情報を生成する（Ｓ３５４）。
電子メール送受信部１４は、Ｓ３５４で生成した伝言情報を含む伝言メールを電子メールまたはＳＭＳメールにより送信する（Ｓ３５５）。送信後、Ｓ３０２に戻る。

Ｓ３５４で生成する伝言情報のベースとなる伝言文は、図２のような通知先の属性毎だけではなく、特定の通知先に対応したきめ細かい登録をしても良い。例えば、重要顧客であるＡ氏宛に、「Ａ様、お電話有り難うございます。私は○時以降○○ホテルに居ます。急ぎの場合は携帯電話へご連絡下さい。携帯電話の番号は＊＊＊です。」のようなＡ氏宛専用の内容であり、前記文中の＊の部分が挿入される通知データの部位である。
さらに、動作フローには示さないが、前記のような特定の通知先に対しては、該通知先からの着信に対して、Ｓ３５４で生成する伝言情報を音声変換して、着信応答メッセージ（Ｓ３１０で送出する音声メッセージ１）として送出するようにしてもよい。これにより、重要顧客であるＡ氏へは、着信時にそのまま伝言情報を伝達できると共に、伝言メールをも送信するので、Ａ氏は電話を掛けた段階で伝言情報を知ることができ、しかも後から伝言メールも受け取れるので、音声メッセージを聞きながらメモを書く必要もない。

Ｓ３０４で電話着信でなく（ＮＯ）、録音メール送信要求または録音メールの送信タイミングであった場合（Ｓ３２０，ＹＥＳ）、録音部１６で録音および蓄積された音声情報を添付ファイルに変換して所定の宛先へ電子メール（録音メール）として送信する（Ｓ３２１）。Ｓ３２０でＮＯの場合は、Ｓ３０２に戻る。

Ｓ３２０で、録音メール送信要求か否かの判定は、例えば、予め登録された本装置１のユーザが所持する携帯電話機からの電話着信に応答し、録音メールの送信を要求する所定のＤＴＭＦ信号を受信した場合がＹＥＳである。または、電子メール送受信部１４が、前記ユーザが所持する携帯電話機からの電子メールまたはＳＭＳメールを受信し、そのメールから録音メールの送信を要求する所定のコマンドを抽出した場合がＹＥＳである。

録音メール送信タイミングか否かについては、定期的（例えば１時間程度）に録音メールを送信する設定になっていた場合、そのタイミングが到来する毎にＹＥＳと判定される。なお、動作フローチャートには示さないが、定期的に用件録音の有無または用件録音の日時，相手のみを電子メールで通知するようにしてもよい。その場合、その通知内容を見て、通常の留守番電話における遠隔操作による留守録再生と同じ手段で所望の用件録音をリモートで聞ける。
また、Ｓ３２１における所定の宛先としては、本装置１の使用者が所持する特定の携帯電話機に限定してもよいし、使用者が暗証番号付きで送信してきた電子メールへの返信であってもよい。

この録音メールはＳ３６１で録音された音声情報を所定のファイルに変換して、メールに添付して所定宛先へ送信するものであり、本装置１のユーザは、自分の連絡先を通知した相手からのメールや電話着信に加え、Ｓ３６１で録音部１６に録音された用件（音声）をメールで受信でき、いずれにしても、自分から電話する手間やメール発信する手間が省ける。

以上説明した通り、本発明によれば、本装置１のユーザが指定する所定の宛先や、本装置１が着信に自動応答した場合の発信元へ、相手に応じたＵＲＬ，電子メールアドレス，電話番号を含む伝言メールを自動的または効率よく送信できる。
例えば、発信元が図１に示す携帯電話機２であった場合、送信されたメールは、ＩＰ網５と携帯電話網３を介して携帯電話機２に届く。そして、そのメールを受信した携帯電話機２の使用者は表示されている着信メールを開封するだけで伝言情報の内容が分かる。

通常、電子メール通信機能を有する携帯電話機２はハイパーリンク機能を具備し、受信メールの本文中に電子メールアドレスがあれば、その表示された電子メールアドレスをポインティングすることにより、そのアドレス宛の電子メール作成画面に移行でき、伝えたい用件を電子メールで簡単に送信できる。これにより、電子メールアドレスを打ち直す必要が無く、効率的でミスも少ない。

通知された内容が特定サイトのＵＲＬであれば、前記ハイパーリンク機能により、受信メールの本文中に表示された該ＵＲＬをポインティングするだけで、当該サイトに簡単にアクセスでき、そのサイトに掲示されている当該留守者の移動先やスケジュール等に係る詳細情報を閲覧できる。さらに当該サイトが書き込み可能なサイトであれば、用件やメッセージを書き残すことも可能である。

もし、前記サイトに用件やメッセージが書き残された場合、本装置１の利用者は所持している携帯電話機や移動先のパソコン等（図示せず）から前記の書き残された用件やメッセージを閲覧できる。また、当該サイトを定期的にアクセスして残された用件やメッセージを自動的にダウンロードするようにしてもよい。

なお、本装置１は、複数の内線電話機から成るボタン電話装置であってもよい。この場合、図１における、電話機部１８を内線電話機に対応させ、電話機部１８以外をボタン電話主装置に対応させればよい（図示せず）。

さらに、前記ボタン電話主装置において、代表着信の場合には、通知する情報を特定サイト（例えば会社のホームページ）のＵＲＬに限定したり、登録された伝言情報の通知先は電話帳または許可データベースに登録された電話番号の相手に限定したりすることも可能である。

本装置１のブロック構成図伝言情報登録部１１に登録される内容の例本装置１の動作フローチャート

１・・・本発明の電話装置
２・・・携帯電話機
３・・・携帯電話網
４・・・電話網
５・・・ＩＰ網
６・・・特定サイト
１０・・・端末制御部
１１・・・伝言情報登録部
１２・・・通知先登録部
１３・・・伝言情報生成部
１４・・・電子メール送受信部
１５・・・電話回線対応部
１６・・・録音部
１７・・・音声メッセージ送出部
１８・・・電話機部

Claims

電子メール送信機能を具備する電話装置であって、
１以上の通知先と対応付けられた伝言文を１以上登録する伝言文登録手段と、
ＵＲＬまたは電子メールアドレスまたは電話番号を含む通知データを前記伝言文と対応付けて登録する通知データ登録手段と、
前記伝言文登録手段に登録された伝言文と前記通知データ登録手段に登録された通知データとから伝言情報を生成する伝言情報生成手段と、
通知先の電子メールアドレスを電話番号と対応付けて登録する通知先登録手段と、
前記伝言情報生成手段が生成した伝言情報を含む電子メールを伝言メールとして送信する伝言メール送信手段と、
相手の音声を録音する音声録音手段と、を有し、
自電話装置が前記伝言文登録手段に登録された１以上の伝言文を指定する留守番モードに設定されている状態で着信があった場合に、当該着信の発信元電話番号を抽出し、前記抽出した発信元電話番号に対応する伝言文が前記伝言文登録手段に登録されているか否かを判定し、前記抽出した発信元電話番号に対応する伝言文が前記伝言文登録手段に登録されていると判定したならば、伝言メールの受信または用件の録音の選択を促す音声メッセージを当該着信の発信元へ送出し、
前記抽出した発信元電話番号に対応する伝言文が前記伝言文登録手段に登録されていないならば、または当該着信の発信元から録音を要求する所定のコマンドを受信したならば、用件の録音を促す音声メッセージを当該着信の発信元へ送出し、前記音声録音手段は当該着信の発信元からの音声を録音し、
当該着信の発信元電話番号に対応する電子メールアドレスが前記通知先登録手段に登録されていて、当該着信の発信元から録音を要求する前記コマンドを受信しないならば、前記伝言情報生成手段は、前記通知先登録手段を参照して当該着信の発信元電話番号と一致する電話番号の通知先を特定し、前記特定した通知先に対応した伝言文と、前記伝言文に対応付けられた通知データとから伝言情報を生成し、前記伝言メール送信手段は、前記特定した通知先に対応付けられた電子メールアドレスを送信先とし、前記伝言情報生成手段が生成した伝言情報を含む電子メールを送信することを特徴とする伝言メール送信機能を有する電話装置。