JP5660100B2 - 文書管理サーバ、文書管理サーバの制御方法、およびそのプログラム、文書管理システム、文書管理システムの制御方法、およびそのプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書を紙媒体で所有しているユーザが、その文書を画像形成装置において複写する際に、そのユーザの権限に応じて可能な最新の文書を印刷する文書管理システムの技術に関する。

従来から、ユーザが紙媒体の文書を複写しようとする際に、ユーザの紙媒体が最新か否かを判断し、最新でない場合には複写するのではなく、最新版の文書を文書管理システムから取得して印刷する技術がある。また、ユーザが複写しようとする文書が最新であっても、通常は、複写よりも印刷の方が綺麗な出力を得ることができるため、複写するのではなく印刷する技術がある。

特許文献１では、原稿画像に埋め込まれた文書ＩＤを利用して、ユーザが文書を複写しようとした場合に新しいバージョンの文書があれば差し替える文書管理システムを提供している。

特開２００２−１９７１０１号公報

特許文献１における文書管理システムでは、ユーザが複写を許された者である場合には、新しいバージョンの文書があれば、常に差し替えられる。

しかしながら、現実には、常に最新バージョンの文書に差し替えることが適切とは言えない。例えば、文書の広範囲なバージョンアップ中であって、一部の文章と他の関連する図の整合性がない場合や、一部の文章がまだ推敲されておらず最新バージョンとして差し替えられるのに不適切である場合、などである。

本発明は、同一の文書ＩＤで複数のバージョンを管理している文書において、印刷可能な最新バージョンをユーザごとに異ならせ、印刷するユーザに応じて、適切なバージョンの文書を印刷させる技術を提供する。

本発明は、画像形成装置とネットワークを介して通信可能な文書管理サーバであって、前記画像形成装置より送信された、印刷するユーザに対応するユーザ特定情報と、印刷する文書を特定する文書ＩＤを含む文書特定情報と、を受信する受信手段と、同一の文書ＩＤに対して、内容が更新された文書を登録する場合に、最新のバージョンを付与して、前記内容が更新された文書と当該文書のバージョンを管理し、ユーザ特定情報ごとに前記文書ＩＤの文書のバージョンのうち印刷可能とする最新バージョンを定義する文書情報を記憶する文書情報記憶手段と、前記受信手段で受信した前記文書ＩＤと、前記文書情報記憶手段に記憶された前記文書情報に基づいて、当該文書ＩＤで管理される文書のバージョンのうち、前記受信手段で受信した当該ユーザ特定情報に対応するユーザが印刷可能な最新バージョンを特定する最新バージョン特定手段と、前記最新バージョン特定手段によって特定した最新バージョンに対応する文書を、前記文書情報記憶手段から取得する文書取得手段と、前記文書取得手段により特定した最新バージョンの文書を、前記画像形成装置に印刷させるべく送信する文書データ送信手段を備えることを特徴とする。

本発明により、同一の文書ＩＤで複数のバージョンを管理している文書において、印刷可能な最新バージョンをユーザごとに異ならせ、印刷するユーザに応じて、適切なバージョンの文書を印刷させることが可能となる。

本発明の実施形態に係わるシステム構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わる文書管理サーバ、クライアント装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係わる複合機のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係わる複合機、文書管理サーバにおけるソフトウェア構成の一例を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係わる文書識別子を印刷された紙媒体としての文書の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わる文書データベース（文書情報記憶部）のデータ構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わるユーザ定義データベース（ユーザ情報記憶部）のデータ構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わるコピーするユーザ、タイミング、コピー可能な文書の対応の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わる複合機の表示部に表示されるメッセージとユーザ操作の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わる文書コピーまたは印刷の処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係わる文書コピーまたは印刷の処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係わる文書が更新された際に差分情報をメールで関係者に通知する処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係わるスキャンした文書と最新版の文書の差分を複合機の表示部に表示する画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係わるスキャンした文書と最新版の文書の差分を複合機の表示部に表示する処理の一例を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の実施形態に係わるシステム構成の一例を示す図である。

図１において、ワークフローシステムは、少なくとも１つの複合機１０３（画像形成装置）と文書管理サーバ１０２がネットワーク１０４を介して接続されている。更にクライアント装置１０１もシステム構成に含まれ、ネットワーク１０４を介して複合機１０３と文書管理サーバ１０２に接続されていてもよい。クライアント装置１０１からは、不図示の文書管理、例えば、文書の詳細のバージョン設定、後述のプロジェクトに対するユーザ設定と各ユーザ権限設定、など図６および図７で説明するデータベースの情報、文書管理サーバ１０２で管理する文書データの登録ができるようにシステムを構成してもよい。また、文書データの登録は、複合機１０３からスキャンしたデータを文書管理サーバ１０２に送信して処理するようにシステムが構成されていてもよい。

文書管理サーバ１０２は、複合機１０３からの要求に応じた文書データベースに対する処理、管理をおこない、必要があれば文書管理サーバ１０２に対して結果などを送信する。また、前述の通り、クライアント装置１０１からの要求に対応し、その結果をクライアント装置１０１に送信してもよい。

文書管理サーバ１０２、クライアント装置１０１、複合機１０３の間の通信は、通常のＨＴＴＰのリクエストでもよいし、ＳＯＡＰなどを利用したウェブサービスのリクエストでもよい。

文書管理サーバ１０２、クライアント装置１０１、複合機１０３は、それぞれＬＡＮにおいて接続されてもよい。また、それぞれインターネット上において構成されてもよい。前述の構成が混在するものであってもよい。

図２は、本発明の実施形態に係わる文書管理サーバ、クライアント装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図２に示すように、文書管理サーバ１０２、クライアント装置１０１は、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８等が接続された構成を採る。 ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や、各サーバあるいは各ＰＣが実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。また、本発明を実施するために必要な情報が記憶されている。なお外部メモリはデータベースであってもよい。

ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。

また、入力コントローラ２０５は、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。

ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。尚、表示器は液晶ディスプレイ等の表示器でもよい。これらは、必要に応じて管理者が使用する。

メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、あるいは、ＰＣＭＣＩＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｍｅｍｏｒｙ Ｃａｒｄ Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク１０４を介して外部機器と接続・通信し、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いた通信等が可能である。

尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上に表示することが可能である。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上のマウスカーソル（図示しない）等によるユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイルおよび各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明についても後述する。

図３は、本発明の実施形態に係わる複合機のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。すなわち、図１に示した複合機１０３のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、図１に示したネットワーク１０４、例えばＬＡＮや公衆回線（ＷＡＮ：例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。

３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。

３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（キーボード）３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。

３０５はネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）６００に接続し、データの入出力を行う。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９による携帯端末のＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。

３２０はイメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ ＢＵＳ Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。

画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。

３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ部３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。

スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ部３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。

プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。

操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

尚、表示部は複合機によって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできる複合機、単に液晶画面を備え、ハードキーで操作できる複合機によって本発明は構成されている。

ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。

カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、携帯端末内に備えられたＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。

以上のような構成によって、複合機１０３は、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをネットワーク１０４上に送信したり、ネットワーク１０４から受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力したりすることができる。

また、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にファクシミリ（ＦＡＸ）送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力したりすることできる。

図４は、本発明の実施形態に係わる複合機、文書管理サーバにおけるソフトウェア構成の一例を示すブロック図である。

ユーザ情報受付部４０１は、複合機１０３の操作部３０８またはカードリーダ３１９から入力され、認証されたユーザのアカウントを受け付ける。このユーザアカウントにより、本発明の実施形態に係わるユーザ情報を特定するために用いる。ユーザ情報（スキャンされた文書のいずれのバージョンを印刷する権限があるか否かを含む）は、ユーザ情報記憶部４２２に登録されている。

文書画像受付部４０２は、複合機１０３のスキャナ部にてスキャンされた文書画像を受け付ける。すなわち、本発明の実施形態に係わる印刷済みの紙媒体をスキャンして得られる画像である。

文書情報抽出部４０３は、文書画像受付部４０２にて受け付けた画像から、文書ＩＤ（文書識別子）とバージョン情報を抽出する。ただし、本発明の文書管理サーバ１０２で管理されていない文書をスキャンした場合など、文書ＩＤが付与されていない場合もある。文書情報抽出部４０３で抽出した文書ＩＤとバージョン情報は文書管理サーバ１０２に送られる。このうち文書ＩＤは、バージョン一覧取得部４１１において、文書情報記憶部４２１に記憶されている文書情報の中から文書ＩＤに対応するバージョン一覧を取得するために用いられる。

最新バージョン判定部４１２は、印刷権限ルール記憶部４２３に登録されている印刷権限ルールと、前述のユーザ情報記憶部４２２に登録されているユーザの印刷権限に基づいて、印刷する権限のあるバージョン一覧から、いずれのバージョンが最新バージョンであるか判定する。後述するとおり、同じ文書であってもユーザの権限によって印刷可能な最新バージョンが異なる。

バージョン一覧取得部４１１において文書ＩＤに対応する文書がない場合や印刷権限のあるバージョンがない場合には、文書が存在しない旨、印刷権限のあるバージョンがある場合にはその旨およびユーザがスキャンした文書が最新版か否かを、文書情報取得結果通知部４１３により複合機１０３に通知する。複合機１０３において、取得結果受付部４０４は、文書情報取得結果通知部４１３により通知された結果を受け付ける。本発明の実施形態においては、“文書が存在しない”または“登録されていない”とは、物理的に文書が削除されている場合、また実際には存在しても、（例えば特定のユーザの権限において、あるいは削除フラグなどが設定されていて）確認できない場合、のいずれの場合をも含む。

表示制御部４０５は、取得結果受付部４０４において受け付けた通知に基づき、文書管理サーバ１０２における文書ＩＤに対応する文書データの有無、最新版か否かをユーザが識別可能に表示し、ユーザが指定する処理を指示受付部４０６において受け付ける。ユーザの指示は、コピーまたは印刷処理のキャンセル、あるいは印刷する文書のバージョンなどである。

文書要求部４０７は、前述のユーザ指示に基づき、文書管理サーバ１０２に要求を通知する。文書取得部４１４は、前記要求に基づき文書管理サーバ１０２から対応する文書の対応するバージョンの文書データを取得する。

文書データ送信部４１５は、前記取得した文書データを複合機１０３に送信し、複合機１０３においては、文書データ受付部４０８が前記文書データを受け付ける。印刷部４０９において、前記受け付けた文書データを印刷する。

図５は、本発明の実施形態に係わる文書識別子（文書ＩＤ）を印刷された紙媒体としての文書の一例を示す図である。

５０１の文書は、過去に前記ユーザまたは他のユーザにより印刷された紙媒体である。そのタイトルは「顧客管理システム 詳細設計書」、バージョンは「２．２」（メジャーバージョン２、マイナーバージョン２）、改訂日は「２０１２年８月１９日」である。

また、５０２は文書識別子（文書ＩＤ）、バージョンを含むイメージの印刷結果であり、スキャンされた画像から、複合機１０３または文書管理サーバ１０２で５０２に対応するイメージを抽出し、さらに該イメージから、文書識別子、バージョンを抽出する。本実施形態の図５の例ではＱＲコード（登録商標）を用いたが、その他、バーコードなど文書識別子、バージョンを記憶できればよい。以下、ＱＲコード、バーコード、その他を総称してバーコードと呼ぶ。また、必ずしもバーコードである必要はない。例えば、ＯＣＲ（文字認識）を行って、表紙の文書名（図５の例では“顧客管理システム 詳細設計書”）、バージョン（図５では“２．２”）を読み取ってもよい。これらを総称して、以下、文書特定情報またはバーコードのいずれの文言も用いる。

以上で、図４の説明を完了する。図４の構成はあくまで一例であり、例えば文書情報抽出部４０３は、複合機１０３に記載しているが、紙媒体をスキャンした画像データを文書管理サーバ１０２に送信して、文書管理サーバ１０２にて文書のイメージデータからバーコード（文書特定情報）部分を抽出し、さらにそこから文書識別子、バージョンを抽出するようにしてもよい。また、最新バージョン判定部４１２は、複合機１０３にあって、バージョン一覧取得部４１１が取得したバージョン一覧を、文書管理サーバ１０２から複合機１０３に送信して、複合機側で処理をしてもよい。

図６は、本発明の実施形態に係わる文書データベース（文書情報記憶部）のデータ構成の一例を示す図である。

文書データベースＡ−６００は、文書のファイルの格納位置、及びファイルを特定するための項目を含む。文書ＩＤ６０１に対応して、その文書が管理されるプロジェクト６０２が設定される。これは、文書が何らかの目的を持ったグループ（例えば、開発プロジェクトであれば異なるプロジェクト毎、あるいは部門単位など）に分類するための名称であり、分類する必要がなければ本項目は必須ではない。

サーバ６０３、文書管理種別６０４、フォルダ名６０５、ファイル名６０６は、ファイルの格納場所を示している。サーバ６０３でその文書が格納されている物理的（または仮想的、論理的）なサーバを指定し、文書管理種別６０４（文書管理製品や、技術的な方式の種別を記載し）その方式に基づき、フォルダ名６０５と、ファイル名６０６を用いて、文書データにアクセスする。ここでも、文書管理種別６０４が１パターンであれば、文書管理種別６０４の項目は必須ではない。論理的にはファイル名が同一であっても、文書データベースＢ−６１０で後述するバージョン６１１を物理的なファイル名に付与する、などにより上書きされないように全てのバージョンが保存されている。この方法はあくまで例であり、他の方法で、同一ファイル名の複数バージョンを管理してもよい。

次に、文書データベースＢ−６１０について説明する。本データベースは、各文書のバージョンと、各バージョンの印刷権限を管理するものである。文書ＩＤ６０１は、文書データベースＡ−６００に登録されている文書の文書ＩＤと対応付けられており、本データベースに登録されているバージョン情報（１つまたは複数）が、いずれの文書に対応するかを特定するものである。バージョン６１１は、文書ＩＤ６０１に対応するバージョンを１つ登録する。バージョンが複数ある場合には、複数のレコードが登録される。さらに、対応するバージョンの最終更新日付６１２が登録されてもよいが、本発明の実施形態においては特に必要はない。あくまで例である。

ステータス６１３は、上記例では設計者が作成した「詳細設計書」が、プロジェクトマネージャや管理職により承認されたことを示す。例えば、承認されたときにメジャーバージョンが１つあがるように文書が管理されていることが考えられる。すなわち、バージョン１．２は、編集中であり、マイナーバージョン（少数以下の２の部分）は、設計者同士の都合で付与されるものであり、承認された場合、バージョン２（メジャーバージョン１が２にあがり、マイナーバージョンは０となる）となることが考えられる。このバージョン設定基準も１つの例であり、何らかの方法で上記設計者が印刷権限を持つバージョンであるにもかかわらず、それ以外のものが印刷権限を持たないバージョンを区別できればよい。

印刷権限６１４は、実際に印刷権限を持つユーザに関連付けられる。詳細には、後述する図７において文書の閲覧権限を持つユーザ（本例では設計者）は印刷権限を持つため、全てのバージョンを印刷することができる。また、メジャーバージョン（１．０、２．０）などは、プロジェクト全員が印刷できるよう設定されている。

次に文書データベースＣ−６２０（印刷権限ルール記憶部４２３）について説明する。文書データベースＢ−６１０の説明では、各文書のバージョン毎に印刷権限を登録する例を示していた（印刷権限６１４）。しかしながら、印刷権限６１４を登録するのではなく、文書ＩＤに対応して、そのバージョンをどのように解釈するか、すなわちバージョンの記載がどのような場合に、例えば設計者のみが印刷でき、その他のユーザは印刷できないようにするか、などを「ルール」として定義してもよい。前述で「文書ＩＤに対応して」と述べたが、「プロジェクトに対応して」、「文書管理種別に対応して」、「サーバに対応して」、あるいは「システムの全てを通して」ルールが定義されていてもよい。いずれの場合も本発明の実施形態に含む。またルールは、如何なる方法で記載してもよい。

例えば、本実施形態においては、正規表現などを用いて、バージョンの文字列を解析し、マイナーバージョンがある場合には、後述する図７の閲覧権限７０２において、閲覧権限があるユーザに印刷権限もある、と定義するようにしてもよい。

図７は、本発明の実施形態に係わるユーザ定義データベース（ユーザ情報記憶部）のデータ構成の一例を示す図である。

ユーザ定義７００−Ａはユーザの権限（処理権限）を定義するデータベースである。文書ＩＤ６０１とプロジェクト６０２に対応して、ユーザ種別７０１および対応する閲覧権限７０２が登録されている。本構成はあくまで一例であり、ユーザ種別７０１は、文書ＩＤ６０１とプロジェクト６０２の両方に基づき定義されているが、例えば、いずれか一方にのみ対応していてもよい。その場合、他方のデータ項目は不要である。

ユーザ定義７１０−Ｂは、前述のプロジェクト６０２に所属している各担当者（ユーザ名（ユーザアカウント）７１１）が、いずれのユーザ種別７０１に対応しているかを定義するものである。プロジェクト毎に対応付けられているため、プロジェクト毎に異なるユーザ種別であってもよい。本例はあくまで一例である。例えば、同一の担当者であれば、プロジェクト毎にユーザ種別が変わらないのであればプロジェクト６０２のデータ項目は不要である。

図８は、本発明の実施形態に係わるコピーするユーザ、タイミング、コピー可能な文書の対応の一例を示す図である。この説明では、図６の文書データベースに登録されている「顧客管理システム 詳細設計」、マイナーバージョンを印刷できるのは設計者だけであり、それ以外のユーザは、メジャーバージョン（設計バージョンの小数点以下が０のもの）しか印刷する権限がない、と仮定している。

図８の中央の線は、文書「顧客管理システム 詳細設計書」のバージョンを上（古いバージョン）から下（新しいバージョン）に時系列に並べたものである。

左には、コピーするユーザとして「設計者」が記載されている。設計者は、８０１、８０２を除き、手元に最新版を持っていると仮定する（マイナーバージョンまで含め最新版）。設計者が文書をコピーしようとすると、複合機１０３は、文書管理サーバ１０２に問い合わせ、最新版を検索し、印刷される。８０１、８０２の場合、設計者は最新版と同じものを持ってないが、マイナーバージョンまで含め最新版を印刷する。

一方、右には、コピーするユーザとして「設計者以外」が記載されている。設計者以外であるユーザは、８０３、８０４を除き、手元に最新版を持っていると仮定する（ただしメジャーバージョンの最新版、すなわち１．０または２．０）。設計者以外のユーザが文書をコピーしようとすると、複合機１０３は、文書管理サーバ１０２に問い合わせ、最新版を検索し、印刷される。８０３、８０４の場合、ユーザは最新版と同じものを持ってないが、最新版としてバージョン１．０または２．０を印刷する。ここで、８０３の場合には、マイナーバージョンも含めると最新版２．０が印刷可能である。しかしながら、８０４においては、文書データベースにはバージョン２．３が存在するにもかかわらず、設計者以外のユーザの権限として、バージョン２．０の文書が最新版として印刷される。このように、ユーザの権限に応じて「最新版」の定義が異なる。

図９は、本発明の実施形態に係わる複合機の表示部に表示されるメッセージとユーザ操作の一例を示す図である。すなわち、複合機１０３においてユーザがスキャンした文書のデータを文書管理サーバ１０２に送信し、文書管理サーバ１０２において文書情報記憶部４２１から文書ＩＤに対応する文書のバージョン情報を取得した後、取得できたバージョンに応じてどのような処理を提供するかをユーザに問い合わせる際の表示画面（メッセージなど）である。

画面９０１〜９０３の例はタッチパネルであり、パネル上に前記問い合わせのメッセージの他に操作を指示するためのボタンが表示されている。しかしながら、画像形成装置の種類によってはパネルにはメッセージを含む画像の表示のみ可能であり、操作の指示はハード的なボタンから実行する機種もある。本発明の実施形態にはいずれの場合も含む。

９０１は、対応する紙媒体に対応する文書が文書管理サーバ１０２に存在しない場合に如何なる操作をするかの問い合わせ画面である。本例では、ユーザが所持している紙媒体をもとにして通常のコピーを行うか、印刷（コピー）をキャンセルするかを選択する。

９０２は、ユーザが所持している紙媒体が最新版（ただし最新版となる文書データはユーザにより異なる）であるが、文書管理サーバ１０２が管理している文書データを複合機１０３に送信し印刷するか、ユーザが所有している文書をコピーするか、あるいは処理をキャンセルするか、から操作を選択する。ユーザが所有している文書が最新版であっても、汚れがあったり書き込みがあったりしてユーザは改めて印刷したい場合がある。一方、その時点でユーザの所有している文書が最新なら書き込み情報などをそのまま残したいため、通常コピーをする方を指示することもできる。いずれにしても、ユーザが所有する文書が最新であっても、ユーザは目的に応じて新たに印刷するか、通常コピーするかにより、適切な出力結果を得ることができるという効果がある。

９０３は、ユーザが所有している紙媒体が、文書管理サーバ１０２において最新ではない場合に、如何なる操作をするかをユーザに選択させるための画面である。ユーザから、最新版を印刷する（ただしユーザにより最新版は異なる）、ユーザが所有する文書のバージョンと同一の文書を印刷する、通常のコピーをする、キャンセルする、の操作の指示を受け付ける。同じバージョンであっても、新たに印刷するか、通常のコピーをするかの効果は前述と同じである。

また、最新のバージョンがあることを提示することにより、ユーザは最新版があることを認識していなかったり、あるいは認識していても入手方法が分からなかったりする場合に自動的に最新版を印刷できることになる効果がある。もちろん入手方法を知っていたとしても、クライアント装置１０１にて文書管理ソフト（クライアント側）を起動し、文書管理ソフト（サーバ側）にアクセスして文書を探し出して入手してから印刷するのではなく、本発明の実施形態における文書管理システムが自動的に対応するため、操作手順が簡易になるという効果が得られる。

以上で図９の説明を完了するが、画面の例はあくまで一例である。ユーザが操作を選択するために必要なメッセージを認識可能であり、バージョンの文書の出力（印刷またはコピー）の操作が簡易に実施できる構成であればよい。また、文書管理サーバ１０２から必ず印刷する前提で、通常コピーの選択肢はなくともよい。また、図９では、ユーザがスキャンした紙媒体と同一のバージョンか最新のバージョンからの指定となっていたが、ユーザに印刷権限がある全てのバージョンから指定できるようにしてもよい。

図１０は、本発明の実施形態に係わる文書コピーまたは印刷の処理の一例を示すフローチャートである。図１０のフローチャートのステップＳ１００１〜Ｓ１００９は、複合機１０３上のＣＰＵ２０１で、またステップＳ１０１１〜Ｓ１０１４は、文書管理サーバ１０２上のＣＰＵ２０１で実行される。

ステップＳ１００１においては、ユーザログイン情報を受け付ける（ユーザ特定情報）。具体的には、複合機１０３の操作部３０８またはカードリーダ３１９から入力され、認証されたユーザのアカウントを受け付ける。

ステップＳ１００２においては、スキャンした文書イメージを受け付ける（文書情報受付部）。具体的には、複合機１０３のスキャナ部にてユーザの操作によりスキャンされた文書をイメージデータに変換したものを文書イメージとして受け付ける。

ステップＳ１００３においては、前述の文書イメージから、バーコード（前述の通りＱＲコードなど情報を埋め込むイメージ）または文書特定情報を抽出する。さらに、そのバーコードまたは文書特定情報から文書ＩＤおよび文書ＩＤのバージョンを抽出する。

ステップＳ１００４においては、文書ＩＤおよびバージョンが抽出できたか否か判定する。具体的には、文書イメージにバーコード（または文書特定情報）がない場合、またはバーコードまたは文書特定情報がある場合でも正しい形式の文書ＩＤおよびバージョンが情報として格納されていない場合などがあり得る（いずれも本発明の実施形態に係わる文書管理システムで管理されていない紙媒体をスキャンしたイメージデータなど）。文書ＩＤおよびバージョンが抽出できない場合には、ステップＳ１００９に進む。抽出できた場合には、ステップＳ１００５に進む。

ステップＳ１００５においては、抽出した文書ＩＤ、バージョン、ユーザアカウントを文書管理サーバ１０２に送信する。

ステップＳ１０１１においては、抽出した文書ＩＤ、バージョン、ユーザアカウントを複合機１０３から受信する（文書情報取得結果受付部）。

ステップＳ１０１２においては、文書ＩＤとユーザ情報に基づき文書を特定し、バージョン一覧を取得する。具体的には、文書ＩＤによって図６の文書データベースＢ−６１０を検索し、関連するバージョンの一覧を取得する。さらにユーザアカウントによって図７のユーザ定義７１０−Ｂを検索し、ユーザのユーザ種別を特定する。さらに、文書ＩＤと検索結果であるユーザ種別によってユーザ定義７００−Ａを検索し、閲覧権限７０２を取得する（本実施例では、閲覧権限によってマイナーバージョンが設定されている文書も印刷できるか否かも判断する）。前記取得したバージョン一覧から、現在のユーザの印刷可能なバージョンを取得する。例えば、設計者であればマイナーバージョンを含む全バージョンの一覧、それ以外のユーザであればメジャーバージョンのみの一覧である。前述の説明では、バージョン一覧を取得する際に、ユーザの権限に応じて印刷可能なバージョンのみを取得している。しかし、本ステップにおいては、ユーザ権限において印刷できないバージョンを含め、全てのバージョンによるバージョン一覧を作成しておき、後述する（該ユーザ権限にとって）“最新版であるか否か”を判定する際に印刷権限がないものを除いて判定してもよい。

ステップＳ１０１３においては、ステップＳ１０１２での検索結果、対応する文書の１または複数のバージョンが取得できたか否かを判断する。具体的には、文書が存在しないか、または例えば設計者以外のユーザで、バージョン“０．９”などのメジャーバージョンよりも前（例えば“１”よりも前）のバージョンを何らかの理由で所持しており、スキャンした場合である。この場合、当該ユーザが印刷できるバージョンはない。ここで“ＮＯ”の場合（対応する文書のバージョン一覧が取得できなかった場合）ステップＳ１０１４に進む。“ＹＥＳ”の場合（対応する文書のバージョン一覧が取得できた場合）「Ａ」（図１１のステップＳ１１１１）に進む。

ステップＳ１０１４においては、対応する文書のバージョン一覧が取得できない旨を、複合機１０３に通知する。

ステップＳ１００６においては、対応する文書のバージョン一覧が取得できない旨の通知を、文書管理サーバ１０２から受信する。

ステップＳ１００７においては、文書管理サーバ１０２から通知された“印刷できるバージョンがない旨”を複合機の表示部に表示する（表示画面制御部により表示される、例えば図９の９０１）。ユーザからは、表示された内容に基づいて、次の処理が指示として入力され、複合機１０３は受け付ける。“通常コピー”の指示を受け付けた場合には、ユーザがスキャンした紙媒体を、複合機１０３においてコピーする。“キャンセル”の指示を受けて受けた場合には、何もせずに処理を完了する。

図１１は、本発明の実施形態に係わる文書コピーまたは印刷の処理の一例を示すフローチャートである。図１１のフローチャートのステップＳ１１０１〜Ｓ１００８は、複合機１０３上のＣＰＵ２０１で、またステップＳ１１１１〜Ｓ１１１８は、文書管理サーバ１０２上のＣＰＵ２０１で実行される。前述の通り、図１０のフローチャートのステップＳ１０１３において、“ＹＥＳ”の場合（対応する文書のバージョン一覧が取得できた場合）「Ａ」（図１１のステップＳ１１１１）に進む。

ステップＳ１１１１においては、スキャンした文書のバージョンが最新であるか否かを判定する。具体的には、図１０のステップＳ１００３で抽出されたバーコード内（または文書特定情報）のバージョンであって、ステップＳ１０１１において文書管理サーバ１０２が受信したバージョンと、同じく図１０のステップＳ１０１２で取得した文書のバージョン一覧を比較する。ただし、前述同様、最新版の文書はユーザによって異なる。“ＹＥＳ”の場合（スキャンした文書のバージョンが最新版である場合）ステップＳ１１１２に進む。

“ＮＯ”の場合（最新版ではない場合）ステップＳ１１１３に進む。

ステップＳ１１１２においては、スキャンした文書のバージョンが最新版である旨を、複合機１０３に通知する。

ステップＳ１１１３においては、スキャンした文書のバージョンが最新版ではない旨を、複合機１０３に通知する。

ステップＳ１１０１においては、文書管理サーバ１０２がステップＳ１１１２またはＳ１１１３において通知した旨を受信する。

ステップＳ１１０２においては、文書管理サーバ１０２のステップＳ１１１２またはＳ１１１３から通知の通知に応じて“ユーザがスキャンしたバージョンが最新版である旨”（表示画面制御部により表示される、例えば図９の９０２）または、“ユーザがスキャンしたバージョンが最新版でない旨”（例えば図９の９０３）を、複合機１０３の表示部に表示する。前記表示に対して、複合機１０３はユーザからの次のいずれかの指示を受け付ける。すなわち、“最新版を印刷”、“同一版を印刷”、“通常コピー”、“キャンセル”のいずれかである。

ステップＳ１１０３により、前述の指示の種類が判定される。“最新版を印刷”が選択された選択した場合には、ステップＳ１１０６に進む。“同一版を印刷”が選択された場合には、ステップＳ１１０５に進む。“通常コピー”が選択された場合には、Ｓ１１０４に進む。“キャンセル”が選択された場合には、処理を終了する。

ステップＳ１１０４においては、複合機１０３のスキャナ部においてユーザがスキャンした文書が、そのまま印刷される。すなわち、通常のコピー処理が行われる。その後、処理を終了する。

ステップＳ１１０５においては、ユーザがスキャンした文書と同一バージョンを複合機１０３において印刷をするため、対応する文書データを送信するよう文書管理サーバ１０２に要求する。

ステップＳ１１０６においては、ユーザがスキャンした文書の最新バージョンを複合機１０３において印刷をするため、対応する文書データを送信するよう文書管理サーバ１０２に要求する（Ｓ１１０５、Ｓ１１０６をあわせて要求受付部）。

ステップＳ１１１４においては、複合機１０３のステップＳ１１０５またはＳ１１０６から送信された要求を受信する。

ステップＳ１１１５は、ステップＳ１１１４で受信した要求を判定する。要求が“同一版を印刷”するである場合には、ステップＳ１１１６に進む。要求が“最新版を印刷”するである場合には、ステップＳ１１１７に進む。

ステップＳ１１１６においては、ユーザがスキャンした文書、具体的には、複合機１０３から図１０のステップＳ１０１１で受信した文書ＩＤとバージョンに基づき、文書管理サーバから文書データを取得する。

ステップＳ１１１７においては、ユーザがスキャンした文書、具体的には、複合機１０３から図１０のステップＳ１０１１で受信した文書ＩＤと、その文書ＩＤについて図１０のステップＳ１０１２で取得したバージョンの最新版について、文書管理サーバ１０２から文書データを取得する。この場合、ユーザがスキャンした文書と（スキャンしたバージョンと）、最新バージョンの文書の差分のみを取得してもよい。

ステップＳ１１１８においては、ステップＳ１１１６またはステップＳ１１１７において取得した文書データを複合機１０３に送信する。ステップＳ１１１７において、差分のみを取得した場合には、差分のみを複合機１０３に送信してもよい。

ステップＳ１１０７においては、ステップＳ１１１８において文書管理サーバ１０２から送信された文書データを受信する（文書データ受信部）。

ステップＳ１１０８においては、ステップＳ１１０７において受信した文書データを印刷する。すなわち、ユーザがスキャンした文書の同一バージョン、または最新バージョンの文書を印刷する。

以上で、図１０〜図１１のフローチャートの説明を完了する。また、図１０〜図１１のフローチャートでは、ユーザがスキャンした紙媒体と同一のバージョンか最新のバージョンからの指定となっていたが、ユーザに印刷権限がある全てのバージョンから指定できるようにしてもよい。

図１２は、本発明の実施形態に係わる文書が更新された際に差分情報をメールで関係者に通知する処理の一例を示すフローチャートである。図１２のフローチャートにおける各ステップは、文書管理サーバ１０２上のＣＰＵ２０１で実行される。図１２の処理は、プロジェクトに新規文書データ、または既存文書データの最新版を登録する権限があるユーザが、文書データを登録した際に、関係者にその旨を通知する処理である。

ステップＳ１２０１においては、更新する文書（文書管理サーバに登録されている文書の最新版）を、受け付ける。具体的には、クライアント装置１０１または複合機１０３から送信された更新データを受け付ける。

ステップＳ１２０２においては、ステップＳ１２０１において受け付けた更新データを元に、既に（古い日付に登録された）同一の文書データが登録されているか否かを判定する。登録されていない場合（“ＮＯ”の場合）には、ステップＳ１２０３に進む。既に登録されている場合（“ＹＥＳ”の場合）には、ステップＳ１２０６に進む。

ステップＳ１２０３においては、受け付けた文書データを新規のものとして文書管理サーバ１０２に登録する。

ステップＳ１２０４においては、新規の文書データが登録された旨を通知するための通知先を取得する。具体的には、文書データを登録したユーザが所属するグループから、他のユーザ一覧を取得する。例えば、図７におけるプロジェクトを前述のグループとすることが可能である。また、不図示の組織図に基づいて、同一の部門をグループとすることが可能である。

ステップＳ１２０５においては、ステップＳ１２０４において取得した通知先に対して、新規文書が登録された旨を通知する。具体的には、通知先のユーザに対応するメールアドレスを取得し、登録した文書名やその属性などをメールにより送信する。送信されたメールは、通常、送信先に対応するユーザが使用するクライアント装置１０１で受信され、ユーザが確認できるが、他の端末でもよい。例えば、携帯端末に転送したり、Ｗｅｂメールの場合であればＷｅｂブラウザさえあれば、如何なる端末からでも確認したりすることが可能となる。

ステップＳ１２０６においては、ステップＳ１２０１において受け付けた更新データを元に、文書データを更新し、その更新データを最新版のデータとする。

ステップＳ１２０７においては、更新文書の文書内に、履歴情報が記載されているか否かを判定する。履歴情報が記載されている場合（“ＹＥＳ”の場合）には、ステップＳ１２０８に進む。記載されていない場合（“ＮＯ”の場合）には、ステップＳ１２０９に進む。

ステップＳ１２０８においては、履歴情報を解析し、直前の版からの差分を取得する（差分抽出部）。取得される情報をメール本文とするが、例として後述する図１３の１３０２が対応する。ただし、図１３の１３０２は、他の説明にも用いるため、複数のバージョン（２０１２／８／７、２０１２／８／１０、２０１２／８／１９の３つのバージョン）からの履歴情報を記載しているが、本ステップでは直前のバージョンとの違いのみであってもよい。

ステップＳ１２０９においては、直前の版の文書データを取得する。

ステップＳ１２１０においては、ステップＳ１２０１において受け付けた更新データと、ステップＳ１２０９において取得した直前の版の文書データを機械的に比較し、差分を抽出する（差分抽出部）。例として後述する図１３の１３０１における“差分が確認されたページ番号”、“差分が確認されたページの総数”に対応する情報を抽出する。

ステップＳ１２１１においては、更新データが登録された旨を通知するための通知先を取得する。具体的には、ステップＳ１２０４と同様に特定のグループを用いることで実現する。また、不図示ではあるが、以前に本文書データを印刷した履歴をログとして記憶し、そのログに記憶されているユーザを通知先としてもよい。

ステップＳ１２１２においては、ステップＳ１２１１において取得した通知先に対して、文書データが更新された旨を通知する（差分送信部）。通知は、例えば後述する図１３の１３０１に記載されている内容を、メールにて送信する。その他詳細はステップＳ１２０５と同様のため説明を省略する。

図１２のフローチャートによる処理により、新規登録、更新登録された文書データに関する情報を、その文書を必要とする関係者にリアルタイムに通知することが可能となる効果を得る。
以上で、図１２のフローチャートの説明を完了する。

図１３は、本発明の実施形態に係わるスキャンした文書と最新版の文書の差分を複合機の表示部に表示する画面の一例を示す図である。すなわち、スキャンした文書が、複数世代古いものである場合には、それら複数世代の履歴が複合機のパネルに表示される（１３００）。

本画面の表示は、例えば図９のダイアログ（９０３）が表示され、ユーザがコピーしようとした文書が最新ではないことが判明した場合に表示可能であってもよい。そのため、不図示ではあるが、ダイアログ（９０３）に更に“差分情報表示ボタン”を配置して、そのボタンを押下することにより図１３の画面が表示されるように構成してもよい。

１３０２は、文書データの変更履歴として記載された情報である。変更履歴は、例えば、文書データ内に記載されていてもよいし、図６の文書データベースＢ−６１０（バージョン管理）に履歴情報として記載されていてもよい。図６の文書データベースＢ−６１０（バージョン管理）に履歴情報として記載されていている場合には、クライアント装置１０１からユーザが履歴情報を記載可能としてもよい。例えば、図６の文書データベースＢ−６１０（バージョン管理）において、文書ＩＤが１である文書のバージョン２．３まで登録されているとする。その際に、ユーザがバージョン２．０の文書をスキャンすると、２．０と２．１の差分、２．１と２．２の差分、２．２と２．３の差分が全て表示される。

“差分が確認されたページ番号”は、図１３においては、頁番号の一覧を表示している。また、他の実施例として、対応する各ページのサムネイルが表示されるようにしてもよい。また、ユーザにより可読可能なサイズで１ページずつ表示し、スクロールや「前のページ」「次のページ」などにより、全てのページをユーザが確認できるようにしてもよい。

“差分が確認されたページの総数”は、スキャンしたデータに対して、文書管理サーバ１０２に登録された最新版の文書データのページ数のうち、何ページ分に違いが発生しているかを表すものである。例では、５１ページの文書のうち、１０ページに差分があることが分かる。

ユーザは、ユーザ自身が所持している文書が多少古いバージョンのものであっても、書き込みなどをしているため、それに対応する同じバージョンの文書を印刷したい場合がある。しかし、これら差分情報を確認し、ユーザは例えば、変更ページが多く内容も多岐にわたって変更されているのか否かによって、全て印刷する（１３０３）、差分のみ印刷する（１３０４）、キャンセル（１３０５）、などの判断を行って、処理を選択することが可能になる。
以上で図１３の説明を完了する。

図１４は、本発明の実施形態に係わるスキャンした文書と最新版の文書の差分を複合機の表示部に表示する処理の一例を示すフローチャートである。図１４のフローチャートにおける各ステップは、文書管理サーバ１０２上のＣＰＵ２０１で実行される。図１４の処理は、ユーザが複合機１０３において文書をスキャンした際に、図１３で説明した差分確認結果１３００を表示するための処理を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ１４０１においては、スキャンデータを取得する。すなわち、複合機１０３においてスキャンされたデータを文書管理サーバ１０２に送信させ、受け付ける。実際には、スキャンした画像データ全てを送信するのではなく、文書を特定し、バージョンを判定できる情報、すなわち、図１０のステップＳ１００５と同様に、文書ＩＤとバージョンを認識する情報のみを受け付ければよい。

ステップＳ１４０２においては、スキャンデータは最新版か否かを判定する。最新版である場合（“ＹＥＳ”の場合）には、図１４のフローチャートを完了する。最新版ではない場合（“ＮＯ”の場合）には、ステップＳ１４０３に進む。

ステップＳ１４０３においては、管理されているデータ（すなわちスキャンした文書よりも新しいバージョンの文書データ）に履歴情報があるか否かを判定する。履歴情報がある場合（“ＹＥＳ”の場合）には、ステップＳ１４０４に進む。履歴情報がない場合（“ＮＯ”の場合）には、ステップＳ１４０５に進む。

ステップＳ１４０４においては、前述の履歴情報を解析し、スキャンした版の文書データから、最新版までの履歴情報を取得する（差分抽出部）。

ステップＳ１４０５においては、スキャンした版の文書データを文書管理サーバ１０２から取得する。

ステップＳ１４０６においては、スキャンした版の文書データと、最新版の文書データの差分を抽出する（差分抽出部）。具体的には、図１３で説明した“差分が確認されたページ番号”（あるいはサムネイル、差分のあるページの画像など）、“差分が確認されたページの総数”などを抽出する。

ステップＳ１４０７においては、前述のステップＳ１４０４において取得した履歴情報（ある場合のみ）、ステップＳ１４０６において取得した差分情報を、図１３のように表示させるため複合機１０３に送信する（（差分送信部））。
以上で、図１４のフローチャートの処理の説明を完了する。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、図１０〜図１１に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図１０〜図１１の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図１０〜図１１の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。 さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１０１ クライアント装置
１０２ 文書管理サーバ
１０３ 複合機
１０４ ネットワーク
４０１ ユーザ情報受付部
４０２ 文書画像受付部
４０３ 文書情報抽出部
４０４ 取得結果受付部
４０５ 表示制御部
４０６ 指示受付部
４０７ 文書要求部
４０８ 文書データ受付部
４０９ 印刷部
４１１ バージョン一覧取得部
４１２ 最新バージョン判定部
４１３ 文書情報取得結果通知部
４１４ 文書取得部
４１５ 文書データ送信部
４２１ 文書情報記憶部
４２２ ユーザ情報記憶部
４２３ 印刷権限ルール記憶部

Claims (11)

1. 画像形成装置とネットワークを介して通信可能な文書管理サーバであって、
   前記画像形成装置より送信された、印刷するユーザに対応するユーザ特定情報と、印刷する文書を特定する文書ＩＤを含む文書特定情報と、を受信する受信手段と、
   同一の文書ＩＤに対して、内容が更新された文書を登録する場合に、最新のバージョンを付与して、前記内容が更新された文書と当該文書のバージョンを管理し、ユーザ特定情報ごとに前記文書ＩＤの文書のバージョンのうち印刷可能とする最新バージョンを定義する文書情報を記憶する文書情報記憶手段と、
   前記受信手段で受信した前記文書ＩＤと、前記文書情報記憶手段に記憶された前記文書情報に基づいて、当該文書ＩＤで管理される文書のバージョンのうち、前記受信手段で受信した当該ユーザ特定情報に対応するユーザが印刷可能な最新バージョンを特定する最新バージョン特定手段と、
   前記最新バージョン特定手段によって特定した最新バージョンに対応する文書を、前記文書情報記憶手段から取得する文書取得手段と、
   前記文書取得手段により特定した最新バージョンの文書を、前記画像形成装置に印刷させるべく送信する文書データ送信手段
   を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
2. 前記受信手段により受け付ける文書特定情報は、更に、文書のバージョンを含むものであって、
   前記文書データ送信手段は、前記文書特定情報に含まれる文書のバージョンが最新のバージョンではない場合に、前記画像形成装置でバージョンの差分を表示すべく、当該文書特定情報に含まれるバージョンに対応する文書から最新バージョンに対応する文書の差分を取得し、前記画像形成装置に送信すること
   を特徴とする請求項１に記載の文書管理サーバ。
3. 前記受信手段により受け付ける文書特定情報は、更に、文書のバージョンを含むものであって、
   前記受信手段により受信した文書特定情報における文書のバージョンと、前記文書取得手段により取得した最新バージョンである文書のバージョンが、同一のバージョンではない場合には、当該受信手段により受信した文書特定情報のバージョンと、当該文書取得手段により取得した最新バージョンのうち、いずれのバージョンの文書を印刷するかをユーザに指定させる印刷バージョン確認手段と、
   ユーザに指定させたバージョンを受信する印刷バージョン受信手段
   を更に備え、
   前記文書データ送信手段は、前記印刷バージョン受信手段で受信した、ユーザが指定したバージョンの前記文書ＩＤに対応する文書を前記文書取得手段により取得し、前記画像形成装置に印刷させるべく送信すること
   を特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理サーバ。
4. 指定された文書ＩＤに紐付く２つの異なるバージョンの文書において差分を抽出する差分抽出手段と、を更に備え、
   前記文書情報記憶手段に文書情報を登録する際に、当該文書情報で指定された格納場所に格納する文書と、当該文書と同一の前記文書ＩＤを有する１つ前のバージョンと、を指定して前記差分抽出手段により差分を抽出し、抽出された当該差分に関する情報を、前記文書と関連付けられたユーザのメールアドレスに対して送信する第１の差分送信手段と、
   を更に備えることを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
5. 前記受信手段により、受け付けた文書特定情報に含まれるバージョンが最新バージョンではない場合に、当該文書特定情報のバージョンと、当該バージョンよりも新しいバージョンと、を指定して前記差分抽出手段により差分を抽出し、前記画像形成装置の表示部に表示させるべく、当該差分に関する情報を、当該画像形成装置に送信する第２の差分送信手段
   を更に備えることを特徴とする請求項４に記載の文書管理サーバ。
6. 前記文書は、履歴情報を含むものであって、前記差分抽出手段は、当該履歴情報に基づき差分を取得するものであることを特徴とする請求項４または請求項５のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
7. 前記差分に関する情報は、当該差分が存在するページの番号と、当該差分が存在するページの総数と、を含むこと
   を特徴とする請求項４乃至請求項６のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
8. 画像形成装置とネットワークを介して通信可能な文書管理サーバの制御方法であって、
   受信手段が、前記画像形成装置より送信された、印刷するユーザに対応するユーザ特定情報と、印刷する文書を特定する文書ＩＤを含む文書特定情報と、を受信する受信ステップと、
   文書情報登録手段が、同一の文書ＩＤに対して、内容が更新された文書を登録する場合に、最新のバージョンを付与して、前記内容が更新された文書と当該文書のバージョンを管理し、ユーザ特定情報ごとに前記文書ＩＤの文書のバージョンのうち印刷可能とする最新バージョンを定義する文書情報を文書情報記憶手段に記憶する文書情報記憶ステップと、
   最新バージョン特定手段が、前記受信ステップで受信した前記文書ＩＤと、前記文書情報記憶手段に記憶された前記文書情報に基づいて、当該文書ＩＤで管理される文書のバージョンのうち、前記受信ステップで受信した当該ユーザ特定情報に対応するユーザが印刷可能な最新バージョンを特定する最新バージョン特定ステップと、
   文書取得手段が、前記最新バージョン特定ステップによって特定した最新バージョンに対応する文書を、前記文書情報記憶手段から取得する文書取得ステップと、
   文書データ送信手段が、前記文書取得ステップにより特定した最新バージョンの文書を、前記画像形成装置に印刷させるべく送信する文書データ送信ステップ
   を備えることを特徴とする文書管理サーバ。
9. 画像形成装置とネットワークを介して通信可能な文書管理サーバにおいて実行可能なプログラムであって、
   前記文書管理サーバを、
   前記画像形成装置から送信された、ユーザ特定情報と、文書を特定する文書ＩＤを含む文書特定情報と、を受け付ける受信手段と、
   文書ＩＤと、当該文書ＩＤに対応して、複数のバージョンの文書を管理し、ユーザ特定情報ごとに印刷可能な最新バージョンと、を対応付けて文書情報として記憶する文書情報記憶手段と、
   前記受信手段で受け付けたユーザ特定情報と、文書ＩＤと、前記文書情報記憶手段に記憶された前記文書情報とに基づいて、当該文書ＩＤに対応する文書のうち、当該ユーザ特定情報に対応するユーザが印刷可能な最新バージョンを取得する最新バージョン取得手段と、
   前記最新バージョン取得手段によって取得した最新バージョンに対応する文書を、前記文書情報記憶手段から取得する文書取得手段と、
   前記文書取得手段により取得した最新バージョンの文書を、前記画像形成装置に印刷させるべく送信する文書データ送信手段
   として機能することを特徴とするプログラム。
10. 画像形成装置と文書管理サーバが、ネットワークを介して通信可能な文書管理システムの制御方法であって、
    受信手段が、前記画像形成装置より送信された、印刷するユーザに対応するユーザ特定情報と、印刷する文書を特定する文書ＩＤを含む文書特定情報と、を受信する受信ステップと、
    文書情報登録手段が、同一の文書ＩＤに対して、内容が更新された文書を登録する場合に、最新のバージョンを付与して、前記内容が更新された文書と当該文書のバージョンを管理し、ユーザ特定情報ごとに前記文書ＩＤの文書のバージョンのうち印刷可能とする最新バージョンを定義する文書情報を文書情報記憶手段に記憶する文書情報記憶ステップと、
    最新バージョン特定手段が、前記受信ステップで受信した前記文書ＩＤと、前記文書情報記憶手段に記憶された前記文書情報に基づいて、当該文書ＩＤで管理される文書のバージョンのうち、前記受信ステップで受信した当該ユーザ特定情報に対応するユーザが印刷可能な最新バージョンを特定する最新バージョン特定ステップと、
    文書取得手段が、前記最新バージョン特定手段によって特定した最新バージョンに対応する文書を、前記文書情報記憶手段から取得する文書取得ステップと、
    文書データ送信手段が、前記文書取得ステップにより特定した最新バージョンの文書を、前記画像形成装置に印刷させるべく送信する文書データ送信ステップ
    を含むことを特徴とする文書管理システムの制御方法。
11. 画像形成装置と文書管理サーバが、ネットワークを介して通信可能な文書管理システムにおいて実行可能なプログラムであって、
    前記文書管理システムを、
    前記画像形成装置より送信された、印刷するユーザに対応するユーザ特定情報と、印刷する文書を特定する文書ＩＤを含む文書特定情報と、を受信する受信手段と、
    同一の文書ＩＤに対して、内容が更新された文書を登録する場合に、最新のバージョンを付与して、前記内容が更新された文書と当該文書のバージョンを管理し、ユーザ特定情報ごとに前記文書ＩＤの文書のバージョンのうち印刷可能とする最新バージョンを定義する文書情報を記憶する文書情報記憶手段と、
    前記受信手段で受信した前記文書ＩＤと、前記文書情報記憶手段に記憶された前記文書情報に基づいて、当該文書ＩＤで管理される文書のバージョンのうち、前記受信手段で受信した当該ユーザ特定情報に対応するユーザが印刷可能な最新バージョンを特定する最新バージョン特定手段と、
    前記最新バージョン特定手段によって特定した最新バージョンに対応する文書を、前記文書情報記憶手段から取得する文書取得手段と、
    前記文書取得手段により特定した最新バージョンの文書を、前記画像形成装置に印刷させるべく送信する文書データ送信手段
    として機能することを特徴とするプログラム。

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