JP4631449B2 - 情報処理装置、文書管理システム、および方法、並びにコンピュータ・プログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、文書管理システム、および方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。さらに詳細には、オフィスや図書館などの書棚に保管されているファイル、書籍などの文書についての管理を実行する情報処理装置、文書管理システム、および方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。

例えば、オフィスや図書館などの書棚は大量の書籍、文書ファイルが保管され、例えば社員、来館者など、さまざまなユーザによって書籍またはファイルが利用される。りようされる書籍またはファイルは書棚から取り出され、また利用が終了すると取り出された書籍やファイルは書棚に戻されることになる。このような大量の文書が格納された部署では、目的の書籍をいかに効率的に検索するかが課題となっている。

書籍の検索のための手法を開示した技術として、例えば特許文献１に記載の手法がある。特許文献１は、各書籍に固有識別情報を記憶し、識別情報を発信する発信部を備えたＩＣカードを取り付け、ＩＣカードからの発信信号を受信機によって受信し、受信機の受信信号を解析することで、各書籍の位置情報を解析して、例えば配置図に多次元的に表示することで、各書籍位置を効率的に把握することを可能とした構成を開示している。

この構成によれば、例えば図書館において、ユーザは貸し出しを希望する図書の有無及び書棚における位置を、著者や文献名称により調べることが出来る。すなわち、ＩＣカードに記憶した識別情報と、著者、文献名称などの書籍情報を対応付けたデータベースを構成して、ユーザの入力した著者、文献名称に基づいてＩＣカード対応の固有識別情報を特定することで、そのＩＣカードの装着された書籍位置を効率的に調べることが可能となる。

しかし、上記の特許文献１に記載の構成において、特定の書籍などを検索するためには、ユーザが著者や名称を入力する必要があり、これらを忘れてしまった場合には、検索が困難になるといった問題がある。
特開２００３−１８２８２０号公報

本発明は、上述の問題点に鑑みてなされたものであり、ユーザが特定の書籍、ファイルなどの文書に対応する属性情報、例えば著者や書籍名称などを忘れてしまっている場合においても、目的とする文書を効率的に検索することを可能とした情報処理装置、文書管理システム、および方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することを目的とする。

例えば、人間がオフィスの書棚に保存されているファイルを検索する場合、一般に以前取り出したことのあるファイルを再び検索することが多い。そこで本発明では、ユーザにそのユーザ固有のファイル取り出し履歴に基づいた情報を提示することで、著者や名称が明確でない場合でも容易な検索を可能とする。具体的には、書棚に保存されている書籍、ファイルなどの文書に識別情報を発信するＩＣカードを装着するとともに、これらの文書を利用するユーザにも、各ユーザの弁別及び位置情報取得のための発信部を持つＩＣカードを取り付け、これらの双方のＩＣカードからの信号に基づいて、各ユーザ固有のファイル取り出し履歴を取得し、この履歴情報に基づいて、ユーザの利用可能性の高い文書を抽出することで、著者や書籍名称などを忘れてしまっている場合においても、目的とする文書を効率的に検索することを可能とした情報処理装置、文書管理システム、および方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供する。

さらに、本発明の構成においては、各ユーザ固有のファイル取り出し履歴を取得し、この履歴情報に基づく検索の結果として、ユーザの利用可能性の高い文書に複数の候補があった場合の絞込みを容易にするため、その候補の内容を提示する。この際、ユーザが以前にそのファイルのコピーやスキャンを行ったときに保持しておいたサムネイル等の情報をその候補ファイルの詳細情報として提示することで、目的とする文書を効率的に検索することを可能としている。

本発明の第１の側面は、文書に対応して設定された発信部からの出力信号として文書識別情報を入力するとともに、ユーザに対応して設定された発信部からの出力信号としてユーザ識別情報を入力する入力部と、前記入力部に入力する文書識別情報およびユーザ識別情報に基づいて、文書位置およびユーザ位置を算出する位置算出部と、前記位置算出部の算出した文書位置およびユーザ位置を記憶する記憶部と、前記記憶部に記憶された文書位置およびユーザ位置に基づいて、ユーザの文書使用履歴を記録するログ情報記録部と、前記ログ情報記録部に記録されたユーザの文書使用履歴情報に基づいて、ユーザの使用文書の文書位置を識別可能とした表示データを生成する表示処理部と、前記表示処理部の生成した表示データを出力する表示部とを有することを特徴とする情報処理装置にある。

さらに、本発明の情報処理装置の一実施態様において、前記ログ情報記録部は、文書位置およびユーザ位置の経時的変化に基づいて、ユーザによる文書の移動情報をログ情報として記録する構成であることを特徴とする。

さらに、本発明の情報処理装置の一実施態様において、前記情報処理装置は、さらに、文書に対応する詳細情報を格納した文書データベースを有し、前記表示処理部は、ユーザの使用文書に対応する詳細情報を前記文書データベースから取得し、取得した文書詳細情報を含む表示データを生成する構成であることを特徴とする。

さらに、本発明の情報処理装置の一実施態様において、前記ログ情報記録部は、前記情報処理装置にネットワーク接続された情報処理機器において取得された文書のイメージデータと、該イメーシデータの取得を実行したユーザの対応データを記録し、前記表示処理部は、前記イメージデータまたは該イメージデータに基づくサムネイル情報を前記ログ情報記録部から取得し、該取得情報を含む表示データを生成する構成であることを特徴とする。

さらに、本発明の情報処理装置の一実施態様において、前記情報処理装置は、さらに、ネットワーク接続されたいずれかの情報処理装置に対するユーザの接近を検出し、ユーザの接近した情報処理装置の表示部に、前記表示処理部の生成した表示データを出力する構成であることを特徴とする。

さらに、本発明の第２の側面は、文書に対応して設置され、文書識別情報を記憶した記憶部と、該記憶部に記憶された文書識別情報を出力する発信部とを有する文書対応信号出力装置と、ユーザに対応して設置され、ユーザ識別情報を記憶した記憶部と、該記憶部に記憶されたユーザ識別情報を出力する発信部とを有するユーザ対応信号出力装置と、前記文書対応信号出力装置の出力する文書識別情報を入力するとともに、前記ユーザ対応信号出力装置の出力するユーザ識別情報を入力し、情報解析を実行する情報処理装置とを有する文書管理システムであり、前記情報処理装置は、文書識別情報とユーザ識別情報を入力する入力部と、前記入力部に入力する文書識別情報およびユーザ識別情報に基づいて、文書位置およびユーザ位置を算出する位置算出部と、前記位置算出部の算出した文書位置およびユーザ位置を記憶する記憶部と、前記記憶部に記憶された文書位置およびユーザ位置に基づいて、ユーザの文書使用履歴を記録するログ情報記録部と、前記ログ情報記録部に記録されたユーザの文書使用履歴情報に基づいて、ユーザの使用文書の文書位置を識別可能とした表示データを生成する表示処理部と、前記表示処理部の生成した表示データを出力する表示部とを有することを特徴とする文書管理システムにある。

さらに、本発明の文書管理システムの一実施態様において、前記文書対応信号出力装置、および前記ユーザ対応信号出力装置は、ＩＣカードであることを特徴とする。

さらに、本発明の第３の側面は、文書に対応して設定された発信部からの出力信号として文書識別情報を入力するとともに、ユーザに対応して設定された発信部からの出力信号としてユーザ識別情報を入力する信号入力ステップと、前記信号入力ステップにおいて、入力する文書識別情報およびユーザ識別情報に基づいて、文書位置およびユーザ位置を算出し、記憶部に算出データを記憶する位置算出ステップと、前記記憶部に記憶された文書位置およびユーザ位置に基づいて、ユーザの文書使用履歴をログ情報記録部に記録するログ情報記録ステップと、前記ログ情報記録ステップにおいて記録されたユーザの文書使用履歴情報に基づいて、ユーザの使用文書の文書位置を識別可能とした表示データを生成する表示データ生成処理ステップと、前記表示データ生成処理ステップにおいて生成した表示データを出力する表示ステップとを有することを特徴とする情報処理方法にある。

さらに、本発明の情報処理方法の一実施態様において、前記ログ情報記録ステップは、文書位置およびユーザ位置の経時的変化に基づいて、ユーザによる文書の移動情報をログ情報として記録するステップであることを特徴とする。

さらに、本発明の情報処理方法の一実施態様において、前記表示データ生成処理ステップは、ユーザの使用文書に対応する詳細情報を文書データベースから取得し、取得した文書詳細情報を含む表示データを生成するステップを含むことを特徴とする。

さらに、本発明の情報処理方法の一実施態様において、前記ログ情報記録ステップは、ネットワーク接続された情報処理機器において取得された文書のイメージデータと、該イメーシデータの取得を実行したユーザの対応データを記録するステップを含み、前記表示データ生成処理ステップは、前記イメージデータまたは該イメージデータに基づくサムネイル情報を前記ログ情報記録部から取得し、該取得情報を含む表示データを生成するステップを含むことを特徴とする。

さらに、本発明の情報処理方法の一実施態様において、前記情報処理方法は、さらに、ネットワーク接続されたいずれかの情報処理装置に対するユーザの接近を検出するステップを有し、前記表示ステップは、ユーザの接近した情報処理装置の表示部に、前記表示データ生成処理ステップにおいて生成した表示データを出力するステップであることを特徴とする。

さらに、本発明の第４の側面は、文書管理処理をコンピュータ上で実行させるコンピュータ・プログラムであり、文書に対応して設定された発信部からの出力信号として文書識別情報を入力するとともに、ユーザに対応して設定された発信部からの出力信号としてユーザ識別情報を入力する信号入力ステップと、前記信号入力ステップにおいて、入力する文書識別情報およびユーザ識別情報に基づいて、文書位置およびユーザ位置を算出し、記憶部に算出データを記憶する位置算出ステップと、前記記憶部に記憶された文書位置およびユーザ位置に基づいて、ユーザの文書使用履歴をログ情報記録部に記録するログ情報記録ステップと、前記ログ情報記録ステップにおいて記録されたユーザの文書使用履歴情報に基づいて、ユーザの使用文書の文書位置を識別可能とした表示データを生成する表示データ生成処理ステップと、前記表示データ生成処理ステップにおいて生成した表示データを出力する表示ステップとを有することを特徴とするコンピュータ・プログラムにある。

なお、本発明のコンピュータ・プログラムは、例えば、様々なプログラム・コードを実行可能なコンピュータシステムに対して、コンピュータ可読な形式で提供する記憶媒体、通信媒体、例えば、ＣＤやＦＤ、ＭＯなどの記録媒体、あるいは、ネットワークなどの通信媒体によって提供可能なコンピュータ・プログラムである。このようなプログラムをコンピュータ可読な形式で提供することにより、コンピュータシステム上でプログラムに応じた処理が実現される。

本発明のさらに他の目的、特徴や利点は、後述する本発明の実施例や添付する図面に基づくより詳細な説明によって明らかになるであろう。なお、本明細書においてシステムとは、複数の装置の論理的集合構成であり、各構成の装置が同一筐体内にあるものには限らない。

本発明の構成によれば、文書ＩＣカードとユーザＩＣカードからそれぞれ文書識別情報とユーザ識別情報を取得し、どのユーザがどの文書を取り出しまたは返却したかの情報をログデータとして記録し、これらのログデータに基づいて、各ユーザに対応する情報、すなわちそのユーザが過去に利用した文書の位置情報を提供する構成としたので、ユーザは、文書名や著者名などを忘れてしまっている場合でも、過去に利用した文書を即座に検出しその位置情報を取得することが可能となる。また、コピーやスキャンなどの文書処理を行なった場合には、この処理の際に取得されたイメージデータまたはイメージデータに基づくサムネイルデータが、ログデータとして記録され、ユーザの要求に応じてユーザに提供することが可能となり、ユーザは、効率的に確実な文書の確認を行なうことが可能となる。

以下、図面を参照しながら本発明の実施形態に係る情報処理装置、文書管理システム、および方法、並びにコンピュータ・プログラムの詳細について説明する。

まず、図１を参照して、本発明の文書管理システムの概要について説明する。本発明の文書管理システムは、図書館、オフィスなど多くの書籍やファイルが存在する場所にいて活用される。図１に示すように、書棚１１０には、多くの書籍やファイルが格納されている。これらの多くの書籍やファイルからユーザの目的とする書籍などを効率的に検索することが本発明の目的とするところである。なお、以下の説明では、検索対象となる書籍、ファイルなどを統括的に「文書」として説明する。

図１に示す書棚１１０に格納された文書１１１には、それぞれ個別のＩＣカード、すなわち文書ＩＣカード１１２が装着されている。文書ＩＣカード１１２は、メモリに文書識別情報を格納し、この文書識別情報を含む信号を、発信部を介して出力する構成を有している。すなわち、文書ＩＣカード１１２は、文書対応信号としての文書識別情報を出力する文書対応信号出力装置である。一方、書棚１１０に格納された文書を利用するユーザ１２０には、ユーザＩＣカード１２１が付与される。ユーザＩＣカード１２１は、メモリにユーザ識別情報を格納し、このユーザ識別情報を含む信号を、発信部を介して出力する構成を有している。例えばオフィス内の社員がユーザであれば、ユーザＩＣカード１２１は社員証として利用されるカードであり、また、図書館であれば、入館時に閲覧者に貸与される閲覧カードとして構成することができる。ユーザＩＣカード１２１は、ユーザ対応信号としてのユーザ識別情報を出力するユーザ対応信号出力装置である。

文書ＩＣカード１１２は、文書識別情報が出力され、ユーザＩＣカード１２１からはユーザ識別情報が出力される。これらの出力信号は、オフィスや図書館内に設置された受信機を介して情報処理装置２００に転送される。

情報処理装置２００では、各ＩＣカードから入力される文書識別情報とユーザ識別情報とに基づいて様々な解析を実行する。これらの解析処理の詳細については後段で説明する。情報処理装置２００は、オフィスや図書館内に設置された他の情報機器、例えばコピー機、スキャナ、プリンタ、あるいはＰＣなどの様々な情報処理装置とネットワーク２２０によって接続されており、ネットワーク接続された各種の情報処理装置とのデータ転送が可能な構成となっている。ずには、ネットワーク接続機器として、情報処理装置２００の他、ＰＣ２２１，２２３，２２４、コピー、スキャナ、プリントおよび各種のデータ処理を実行可能なマルチファンクション型情報処理装置２２２，２２５を示している。

ユーザ１２０は、例えば、これらの機器を利用して様々な処理、例えばマルチファンクション型情報処理装置２２２，２２５を利用して、文書１１１のコピー、スキャン処理などを実行することができ、また、目的とする文書の位置情報などの各種情報を、情報処理装置２００のディスプレイ、あるいはＰＣ２２１，２２３，２２４のディスプレイに表示することができる。

次に、図２を参照して、文書ＩＣカード１１２の出力する文書識別情報と、ユーザＩＣカード１２１の出力するユーザ識別情報とを入力して、様々な解析処理を実行する情報処理装置２００の構成および処理の詳細について説明する。

図２に示すように、文書ＩＣカード１１２は、記憶部１１３、発信部１１４を有する。文書ＩＣカード１１２の記憶部１１３には、文書識別情報、例えば、ファイル名や分類名などの固有識別情報を記憶している。なお、文書識別番号は、文書データベース２１１に登録されたデータとされ、文書データベース２１１の登録データに基づいて文書の判別が可能な構成とされる。発信部１１４は、記憶部１１３に記憶された文書識別情報を含む信号を発信する。

一方、ユーザＩＣカード１２１も、記憶部１２３、発信部１２４を有する。ユーザＩＣカード１２１の記憶部１２３には、ユーザ識別情報、例えば、ユーザが社員であれば社員番号、所属情報などから構成される識別情報、図書館の利用者であれば、入館者のシーケンスＮｏ．などからなる識別番号がユーザ識別番号として記憶されている。なお、ユーザ識別番号は、ユーザデータベース２１２に登録されたデータとされ、ユーザデータベース２１２の登録データに基づいてユーザの判別が可能な構成とされる。発信部１２４は、記憶部１２３に記憶されたユーザ識別情報を含む信号を発信する。

情報処理装置２００は、図に示すように、受信信号入力部２０１、識別処理部２０２、位置算出部２０３、記憶部２０４、ログ情報記録部２０５、表示処理部２０６、入力部２０７、表示部２０８、文書データベース２１１、ユーザデータベース２１２を有する。

情報処理装置２００の受信信号入力部２０１は、文書ＩＣカード１１２の出力する文書識別情報と、ユーザＩＣカード１２１の出力するユーザ識別情報を入力する。例えばオフィス内には、複数のアンテナが設置され、文書ＩＣカード１１２の出力する文書識別情報信号と、ユーザＩＣカード１２１の出力するユーザ識別情報信号を各アンテナが検知し、検知信号がアンテナからケーブルなどを介して受信信号入力部２０１に入力される。受信信号入力部２０１に入力された識別情報信号は、識別処理部２０２に入力される。識別処理部２０２では、文書データベース２１１の格納データと、受信部２０１から入力する文書識別情報とに基づいて、文書の識別処理を実行するとともに、ユーザデータベース２１２の格納データと、受信部２０１から入力するユーザ識別情報とに基づいて、ユーザの識別処理を実行する。

識別処理部２０２における処理によって生成されるデータは、例えば、オフィス内の書棚に格納され文書識別番号を出力している文書のリスト、例えば［文書Ａ］、［文書Ｂ］、［文書Ｃ］、［文書Ｄ］・・・と、オフィス内にいるユーザのリスト、例えば［ユーザａ］、［ユーザｂ］、［ユーザｃ］・・等のリストとなる。

識別処理部２０２は、これらの情報を位置算出部２０３に出力する。位置算出部２０３では、識別処理部２０２において識別された文書およびユーザの位置をそれぞれ算出する。位置算出処理は、各ＩＣカードの出力信号の発信位置を特定する処理によって実行される。この位置特定処理としては、様々な方式が適用可能である。例えば各ＩＣカードの出力する電波を検知したアンテナを判別し、信号を受信したアンテナ位置に基づいて、電波の到来方向を検出し、検出した方向情報に基づいて発信を行なっているＩＣカードの位置を特定して、文書およびユーザの各位置を判別することができる。この他、例えばＧＰＳ機能のような位置計測システムを利用する構成としてもよい。

位置算出部２０３では、識別処理部２０２から入力される文書リスト：［文書Ａ］、［文書Ｂ］、［文書Ｃ］、［文書Ｄ］・・・、およびユーザリスト：［ユーザａ］、［ユーザｂ］、［ユーザｃ］・・の各々についての位置データを生成する。位置データは、たとえば（ｘ，ｙ，ｚ）の３次元座標データとして生成される。

位置算出部２０３において算出された文書、およびユーザの位置情報は、記憶部２０４に格納される。記憶部２０４では、各文書および各ユーザの位置情報を記憶する。なお、文書およびユーザの位置の算出は、常時、あるいは定期的に実行され、記憶部２０４は、各計測時に対応した位置情報を蓄積する。すなわち、時間ｔ０時の位置情報、時間ｔ１時の位置情報、ｔ２，ｔ３・・各時間における位置情報が記憶部２０４には蓄積されることになる。

ログ情報記録部２０５は、記憶部２０４に記録された文書およびユーザの位置情報の経時的変化情報に基づいて、どのユーザがどの文書を書棚から持ち出したのか、あるいはどのユーザがどの文書を書棚に戻したのかなどの文書の移動状況などの状態変化を検出し、これらの検出情報をログ情報として記録する。

ログ情報記録部２０５の記録情報は、例えば図３に示すようなデータとなる。すなわち、文書識別子と、ユーザ識別子と、文書処理情報とを対応付けたデータとして設定される。例えばログＮｏ．００１は、［文書Ａ］について、［ユーザｃ］が書棚から取り出す処理が、２００５年、１月５日１２時２３分０５秒に実行されたことを示している。ログＮｏ．００２は、［文書Ｂ］について、［ユーザｆ］が書棚に返却する処理が２００５年、１月５日１２時３１分２３秒に実行された実行されたことを示している。このように、ログ情報記録部２０５は、記憶部２０４に記録された文書およびユーザの位置情報の経時的変化情報に基づいて、どのユーザが、いつ、どの文書を書棚から持ち出したのか、あるいはどのユーザが、いつ、どの文書を書棚に戻したのかの情報をログ情報として記録する。

表示処理部２０６は、文書の位置を３次元グラフッイクデータ等の多次元位置情報として表示部２０８に表示するために、記憶部２０４に記憶されている文書位置情報と、予め生成済みのオフィスレイアウト、書棚位置情報の各情報を統合し、３次元グラフッイクデータ等の表示情報を生成して表示部２０８に出力する。表示部２０８では、表示処理部２０６の生成した３次元グラフッイクデータ等の表示データを出力する。なお、ユーザの位置についても併せて表示する構成としてもよい。なお、データ表示は、情報処理装置２００の表示部に限らず、ユーザの見ているネットワーク接続されたＰＣ、例えば図１のシステム構成中のＰＣ２２１，２２３，２２４などのディスプレイを利用して行なうことも可能であり、この場合には、情報処理装置２００からＰＣに対して、ネットワークを介して表示データを転送し、転送データをＰＣのディスプレイに表示する。

オフィスや図書館などで、ユーザが書棚の文書の検索を行う際には、ユーザＩＣカードを身に付けたユーザがネットワークに接続された情報処理装置２００、あるいはネットワーク接続された図１に示すＰＣ２２１，２２３，２２４に接近する。情報処理装置２００は、常にユーザ１２０の位置検出を行なっており、ユーザが情報処理装置２００、あるいはネットワーク接続されたＰＣ２２１，２２３，２２４に接近したことを検出することができる。ユーザの接近が検出されたＰＣ２２１，２２３，２２４に対して表示データを送信して、表示することで、ユーザは接近したいずれかの情報処理装置のディスプレイを介して様々な情報を得ることができる。

ユーザが情報処理装置２００、あるいはネットワーク接続されたＰＣ２２１，２２３，２２４に接近したことを検出した場合、情報処理装置２００は、接近したユーザに関する過去の文書使用履歴をログ情報記録部２０５から抽出し、表示処理部２０６に送る。

例えば、ユーザｃが図１に示すＰＣ２２１に近づいた場合、情報処理装置２００は、ユーザｃに関するログ情報のみをログ情報記録部２０５から抽出し表示処理部２０６に送る。表示処理部２０６では、使用履歴の高い順あるいは使用日時順などの情報と過去に取り出した文書ファイルの書棚内の位置情報と当該書棚配置図の情報を統合し、表示情報として表示部２０８に送信する。表示部２０８では、文書の位置を多次元の書棚配置図上に表示するが、このときに使用履歴の高い順あるいは使用日時順で当該ファイルの表示色あるいは表示パターンを変えるなどして、ユーザに検索のヒントを提示することもできる。

なお、この際のデータ表示も、情報処理装置２００の表示部に限らず、ユーザの見ているネットワーク接続されたＰＣ、例えば図１のシステム構成中のＰＣ２２１，２２３，２２４などのディスプレイを利用して行なうことも可能であり、この場合には、情報処理装置２００からＰＣに対して、ネットワークを介して表示データを転送し、転送データをＰＣのディスプレイに表示する。

抽出ログのデータ例と、表示例について図４を参照して説明する。図４（１）は、ユーザｃに対応するログデータの抽出データである。ユーザｃは、文書Ａおよび文書Ｎの利用履歴があることを示している。図４（２）は、このログデータに基づいて表示部に表示される文書位置を示す３次元グラフッイクデータの表示例を示している。この例では、文書Ａ、および文書Ｎの位置が判別可能に表示される。図の例では、文書を書棚から飛び出させた表示例を示しているが、前述のように例えば表示色を変更するなど、さまざまな識別可能な態様での表示が可能である。

表示部に表示された文書の詳細情報を知りたい場合には、表示部の表示に重ねて設置されたタッチパッドなどの入力部２０７（図２参照）によりユーザが文書を指定することで、文書データベース２１１に格納された文書情報を表示処理部２０６が取得して、表示処理部２０６から表示部２０８に取得データが転送され、文書の詳細情報をディスプレイに表示することができる。

例えば、図５に示すように、表示部に表示された文書３０１の詳細情報を知りたいときには、ユーザは、文書３０１の表示データ上をタッチすることで、ユーザが文書３０１の指定を行なったことが検出される。検出情報が表示処理部２０６に入力されると、表示処理部２０６は、文書データベース２１１に格納された文書Ａに関する文書情報を取得して、表示部２０８に取得データを転送し、図５に示す文書の詳細情報３０２をディスプレイに表示する。詳細情報３０２には、文書データベース２１１に格納された文書Ａに関する文書情報としての書籍名、著者名などが含まれる。

同様に、ユーザが文書３２１の表示データ上をタッチすることで、ユーザが文書３２１の指定を行なったことが検出される。検出情報が表示処理部２０６に入力されると、表示処理部２０６は、文書データベース２１１に格納された文書Ｎに関する文書情報を取得して、表示部２０８に取得データを転送し、図５に示す文書の詳細情報３２２をディスプレイに表示する。

さらに、図２に示す情報処理装置２００のログ情報記録部２０５は、ネットワーク接続されたコピー機、スキャナなどの情報処理装置において、文書のイメージ読み取りが実行された場合、これらの読み取りイメージデータ、あるいはそのサムネイルデータをログ情報として記録する。

イメージデータ、あるいはサムネイルデータをログ情報として記録した文書について、ユーザが詳細情報の表示を要求した場合は、図６に示すように、文書データベース２１１に格納された文書Ａに関する文書情報としての書籍名、著者名などのデータの他に、ログ情報記録部２０５に記録されたイメージデータが表示されることになる。これらの文書情報、イメージデータに基づいて、ユーザは、文書の内容を容易に確実に確認可能となる。

次に、図７、図８のフローチャートを参照して本発明の文書管理システムにおいて実行されるデータ処理の手順について説明する。図７のフローは、情報処理装置２００が文書識別情報とユーザ識別情報をそれぞれのＩＣカードから取得し、図３に示すログデータを生成してログ情報記録部２０５に格納するまでの処理シーケンスを説明するフローであり、図８は、ユーザに対する情報表示処理のシーケンスを説明するフローである。

まず、図７を参照して、情報処理装置２００が文書識別情報とユーザ識別情報をそれぞれのＩＣカードから取得し、図３に示すログデータを生成してログ情報記録部２０５に格納するまでの処理シーケンスについて説明する。

まず、ステップＳ１０１において、情報処理装置２００は、図２に示す受信信号入力部２０１において、文書ＩＣカード１１２の出力する文書識別情報と、ユーザＩＣカード１２１の出力するユーザ識別情報を入力する。

次にステップＳ１０２において、受信信号入力部２０１に入力された識別情報信号が、識別処理部２０２に入力され、識別処理部２０２において、文書データベース２１１の格納データと受信部２０１から入力する文書識別情報とに基づいて、文書の識別処理を実行し、さらに、ユーザデータベース２１２の格納データと受信部２０１から入力するユーザ識別情報とに基づいてユーザの識別処理を実行する。

次に、ステップＳ１０３において、位置算出部２０３が、識別処理部２０２において識別された文書およびユーザの位置をそれぞれ算出し、記憶部２０４に格納する。

次にステップＳ１０４において、ログ情報記録部２０５が、記憶部２０４に記録された文書およびユーザの位置情報の経時的変化情報に基づいて、どのユーザがどの文書を書棚から持ち出したのか、あるいはどのユーザがどの文書を書棚に戻したのかなどの状態変化を検出し、これらの検出情報をログ情報として記録する。ログ情報記録部２０５の記録情報は、例えば先に図３を参照して説明したデータとなる。

次に、ステップＳ１０５において、ネットワーク接続されたコピー機、スキャナなどの情報処理装置において、文書のイメージ読み取りが実行されたか否かを検出し、文書のイメージ読み取りが実行されたと判定された場合には、ステップＳ１０６においてログ情報記録部２０５は、これらの読み取りイメージデータ、あるいはそのサムネイルデータをログ情報として記録する。

このように、ユーザの文書の取り出しや返却の処理情報が、例えば図３に示すログデータとしてログ情報記録部２０５に蓄積されるとともに、ネットワーク接続されたコピー機、スキャナなどの情報処理装置において、文書のイメージ読み取りが実行された場合には、読み取りイメージデータ、あるいはそのサムネイルデータについても、ログ情報記録部２０５に記録される。

次に、図８を参照して、ユーザに対する情報表示処理に際して情報処理装置２００が実行する処理シーケンスについて説明する。

まず、ステップＳ２０１において、ユーザがネットワークに接続された情報処理装置２００、あるいはネットワーク接続された図１に示すＰＣ２２１，２２３，２２４に接近したか否かを検出する。情報処理装置２００は、常にユーザ１２０の位置検出を行なっており、ユーザが情報処理装置２００、あるいはネットワーク接続されたＰＣ２２１，２２３，２２４に接近したことを検出することができる。

ユーザが情報処理装置２００、あるいはネットワーク接続されたＰＣ２２１，２２３，２２４に接近したことを検出した場合、ステップＳ２０２において、情報処理装置２００は、接近したユーザに関する過去の文書使用履歴をログ情報記録部２０５から抽出し、表示処理部２０６に送る。例えば、ユーザｃが表示部に接近したユーザとして検出された場合には、ユーザｃに関するログ情報のみをログ情報記録部２０５から抽出し表示処理部２０６に送る。この場合、例えば図４（１）の抽出ログデータとなる。

次に、ステップＳ２０３において、表示処理部２０６は、抽出ログ情報に含まれる文書の位置情報と書棚配置図の情報を統合し、抽出ログ情報に含まれる文書の位置を識別可能とした３次元グラフッイックデータを生成して表示部に出力する。例えば、図４（２）に示す表示データがユーザの近づいたＰＣ等のディスプレイに表示される。

次に、ステップＳ２０４において、タッチパッドなどの入力部によりユーザが文書を指定し詳細情報の表示要求を行ったか否かを検出し、詳細情報の表示要求を行ったと判定した場合には、ステップＳ２０５において、表示処理部２０６が文書データベース２１１に格納された文書情報を取得して、表示処理部２０６から表示部２０８に文書詳細情報を転送し、ディスプレイに表示する。例えば、図５に示すように、表示部に表示された文書３０１が指定された場合には、詳細情報３０２をディスプレイに表示する。詳細情報３０２には、文書データベース２１１に格納された文書Ａに関する文書情報としての書籍名、著者名などが含まれる。

なお、イメージデータ、あるいはサムネイルデータをログ情報として記録した文書について、ユーザが詳細情報の表示を要求した場合は、図６に示すように、文書データベース２１１に格納された文書Ａに関する文書情報としての書籍名、著者名などのデータの他に、ログ情報記録部２０５に記録されたイメージデータの表示を行なうことになる。

以上、説明したように、本発明の文書管理システムでは、文書ＩＣカードとユーザＩＣカードからそれぞれ文書識別情報とユーザ識別情報を取得し、どのユーザがどの文書を取り出しまたは返却したかの情報をログデータとして記録し、これらのログデータに基づいて、各ユーザに対応する情報、すなわちそのユーザが過去に利用した文書の位置情報を提供する構成としたので、ユーザは、文書名や著者名などを忘れてしまっている場合でも、過去に利用した文書を即座に検出しその位置情報を取得することが可能となる。また、コピーやスキャンなどの文書処理を行なった場合には、この処理の際に取得されたイメージデータまたはイメージデータに基づくサムネイルデータが、ログデータとして記録され、ユーザの要求に応じてユーザに提供することが可能となり、ユーザは、効率的に確実な文書の確認を行なうことが可能となる。

最後に、図９を参照して、情報処理装置２００のハードウェア構成例について説明する。ＣＰＵ（Central Processing Unit）５０１は、上述の実施例において説明した各種のデータ処理、すなわちＩＣカードから取得した各種の識別情報に基づく位置算出、位置情報の記憶、さらに図３を参照して説明したログ情報の生成、格納処理、さらには、表示データの生成、出力処理等の各処理の実行シーケンスを記述した各種コンピュータ・プログラムに従った処理を実行する制御部である。

ＲＯＭ（Read Only Memory）５０２は、ＣＰＵ５０１が使用するプログラムや演算パラメータ等を格納する。ＲＡＭ（Random Access Memory）５０３は、ＣＰＵ５０１の実行において使用するプログラムや、その実行において適宜変化するパラメータ等を格納する。これらはＣＰＵバスなどから構成されるホストバス５０４により相互に接続されている。

ホストバス５０４は、ブリッジ５０５を介して、ＰＣＩ(Peripheral Component Interconnect/Interface)バスなどの外部バス５０６に接続されている。

キーボード５０８、ポインティングデバイス５０９は、ユーザにより操作される入力デバイスである。ディスプレイ５１０は、液晶表示装置またはＣＲＴ（Cathode Ray Tube）などから成り、各種情報をテキストやイメージ情報として表示する。

ＨＤＤ（Hard Disk Drive）５１１は、ハードディスクを内蔵し、ハードディスクを駆動し、ＣＰＵ５０１によって実行するプログラムや情報を記録または再生させる。ハードディスクは、例えば図２を参照して説明した記憶部２０４、ログ情報記録部２０５、文書データベース２１１、ユーザデータベース２１２としての役割を持つ。さらに、各種のデータ処理プログラム等、各種コンピュータ・プログラムが格納される。

ドライブ５１２は、装着されている磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、または半導体メモリ等のリムーバブル記録媒体５２１に記録されているデータまたはプログラムを読み出して、そのデータまたはプログラムを、インタフェース５０７、外部バス５０６、ブリッジ５０５、およびホストバス５０４を介して接続されているＲＡＭ５０３に供給する。リムーバブル記録媒体５２１も、ハードディスクと同様、図２を参照して説明した記憶部２０４、ログ情報記録部２０５、文書データベース２１１、ユーザデータベース２１２としての役割を持つことができる。

接続ポート５１４は、外部接続機器５２２を接続するポートであり、ＵＳＢ，ＩＥＥＥ１３９４等の接続部を持つ。接続ポート５１４は、インタフェース５０７、および外部バス５０６、ブリッジ５０５、ホストバス５０４等を介してＣＰＵ５０１等に接続されている。通信部５１５は、ネットワークに接続され、外部とのデータ通信処理を実行する。

なお、図９に示す情報処理装置のハードウェア構成例は、基本的な装置例を示すものであり、本発明の情報処理装置は、図９に示す構成に限らず、上述した実施例において説明した処理を実行可能な構成であればよい。

以上、特定の実施例を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施例の修正や代用を成し得ることは自明である。すなわち、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、限定的に解釈されるべきではない。本発明の要旨を判断するためには、特許請求の範囲の欄を参酌すべきである。

なお、明細書中において説明した一連の処理はハードウェア、またはソフトウェア、あるいは両者の複合構成によって実行することが可能である。ソフトウェアによる処理を実行する場合は、処理シーケンスを記録したプログラムを、専用のハードウェアに組み込まれたコンピュータ内のメモリにインストールして実行させるか、あるいは、各種処理が実行可能な汎用コンピュータにプログラムをインストールして実行させることが可能である。

例えば、プログラムは記録媒体としてのハードディスクやＲＯＭ（Read Only Memory)に予め記録しておくことができる。あるいは、プログラムはフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ(Compact Disc Read Only Memory)，ＭＯ(Magneto optical)ディスク，ＤＶＤ(Digital Versatile Disc)、磁気ディスク、半導体メモリなどのリムーバブル記録媒体に、一時的あるいは永続的に格納（記録）しておくことができる。このようなリムーバブル記録媒体は、いわゆるパッケージソフトウエアとして提供することができる。

なお、プログラムは、上述したようなリムーバブル記録媒体からコンピュータにインストールする他、ダウンロードサイトから、コンピュータに無線転送したり、ＬＡＮ(Local Area Network)、インターネットといったネットワークを介して、コンピュータに有線で転送し、コンピュータでは、そのようにして転送されてくるプログラムを受信し、内蔵するハードディスク等の記録媒体にインストールすることができる。

なお、明細書に記載された各種の処理は、記載に従って時系列に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力あるいは必要に応じて並列的にあるいは個別に実行されてもよい。また、本明細書においてシステムとは、複数の装置の論理的集合構成であり、各構成の装置が同一筐体内にあるものには限らない。

以上、説明したように、本発明の構成によれば、文書ＩＣカードとユーザＩＣカードからそれぞれ文書識別情報とユーザ識別情報を取得し、どのユーザがどの文書を取り出しまたは返却したかの情報をログデータとして記録し、これらのログデータに基づいて、各ユーザに対応する情報、すなわちそのユーザが過去に利用した文書の位置情報を提供する構成としたので、ユーザは、文書名や著者名などを忘れてしまっている場合でも、過去に利用した文書を即座に検出しその位置情報を取得することが可能となる。また、コピーやスキャンなどの文書処理を行なった場合には、この処理の際に取得されたイメージデータまたはイメージデータに基づくサムネイルデータが、ログデータとして記録され、ユーザの要求に応じてユーザに提供することが可能となり、ユーザは、効率的に確実な文書の確認を行なうことが可能となる。

本発明の文書管理システムの全体構成について説明する図である。 文書ＩＣカードの出力する文書識別情報と、ユーザＩＣカードの出力するユーザ識別情報とを入力して、解析処理を実行する情報処理装置２００の構成および処理の詳細について説明する図である。 ログ情報記録部２０５の記録するログ情報のデータ構成例を説明する図である。 ユーザに対する表示情報生成のために抽出されるログのデータ例と、表示例について説明する図である。 表示部に表示された文書の詳細情報の表示例について示す図である。 表示部に表示された文書の詳細情報の表示例であり文書のイメージデータを含む表示例について示す図である。 情報処理装置２００が文書識別情報とユーザ識別情報をそれぞれのＩＣカードから取得し、ログデータを生成してログ情報記録部に格納するまでの処理シーケンスを説明するフローチャート図である。 ユーザに対する情報表示処理のシーケンスを説明するフローチャート図である。 本発明の文書管理システムにおける情報処理装置のハードウェア構成例について説明する図である。

符号の説明

１１０ 書棚
１１１ 文書
１１２ 文書ＩＣカード
１１３ 記憶部
１１４ 発信部
１２０ ユーザ
１２１ ユーザＩＣカード
１２３ 記憶部
１２４ 発信部
２００ 情報処理装置
２０１ 受信信号入力部
２０２ 識別処理部
２０３ 位置算出部
２０４ 記憶部
２０５ ログ情報記録部
２０６ 表示処理部
２０７ 入力部
２０８ 表示部
２１１ 文書データベース
２１２ ユーザデータベース
２２０ ネットワーク
２２１，２２３，２２４ ＰＣ
２２２，２２５ マルチファンクション型情報処理装置
３０１，３２１ 文書
３０２，３２２，３５２ 詳細情報
５０１ ＣＰＵ(Central Processing Unit)
５０２ ＲＯＭ（Read-Only-Memory）
５０３ ＲＡＭ（Random Access Memory）
５０４ ホストバス
５０５ ブリッジ
５０６ 外部バス
５０７ インタフェース
５０８ キーボード
５０９ ポインティングデバイス
５１０ ディスプレイ
５１１ ＨＤＤ（Hard Disk Drive）
５１２ ドライブ
５１４ 接続ポート
５１５ 通信部
５２１ リムーバブル記録媒体
５２２ 外部接続機器

Claims (8)

1. 異なる位置に配置された複数のアンテナを具備し、文書に対応して設定された発信部からの出力信号として文書識別情報を前記アンテナを介して入力するとともに、ユーザに対応して設定された発信部からの出力信号としてユーザ識別情報を前記アンテナを介して入力する入力部と、
   前記アンテナの位置と、前記入力部に前記アンテナを介して入力される文書識別情報およびユーザ識別情報とに基づいて、文書位置およびユーザ位置を算出する位置算出部と、
   前記位置算出部の算出した文書位置およびユーザ位置を記憶する記憶部と、
   前記記憶部に記憶された文書位置およびユーザ位置に基づいて、ユーザが文書取りだしを行ったか文書返却を行ったか判別し、文書取り出しの履歴、および文書返却の履歴からなる文書使用履歴を、文書取り出しまたは文書返却を行ったユーザを識別するユーザ識別子と対応付けて記録するログ情報記録部と、
   ユーザが過去に返却した文書の文書位置を識別可能とした表示データを、前記ログ情報記録部に記録され前記ユーザに対応するユーザ識別子に対応付けられた前記文書使用履歴情報に基づいて、生成する表示処理部と、
   前記ログ情報記録部に記録され前記ユーザに対応するユーザ識別子に対応付けられた文書使用履歴情報に基づいて前記表示処理部の生成した、前記ユーザが過去に返却した文書の文書位置を識別可能とした表示データを出力する表示部と、
   を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記ログ情報記録部は、
   文書位置およびユーザ位置の経時的変化に基づいて、ユーザによる文書の移動情報をログ情報として記録する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記情報処理装置は、さらに、
   文書に対応する詳細情報を格納した文書データベースを有し、
   前記表示処理部は、
   ユーザの使用文書に対応する詳細情報を前記文書データベースから取得し、取得した文書詳細情報を含む表示データを生成する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
4. 前記ログ情報記録部は、
   前記情報処理装置にネットワーク接続された情報処理機器において取得された文書のイメージデータと、該イメーシデータの取得を実行したユーザの対応データを記録し、
   前記表示処理部は、
   前記イメージデータまたは該イメージデータに基づくサムネイル情報を前記ログ情報記録部から取得し、該取得情報を含む表示データを生成する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
5. 前記情報処理装置は、さらに、
   ネットワーク接続されたいずれかの情報処理装置に対するユーザの接近を検出し、ユーザの接近した情報処理装置の表示部に、前記表示処理部の生成した表示データを出力する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
6. 文書に対応して設置され、文書識別情報を記憶した記憶部と、該記憶部に記憶された文書識別情報を出力する発信部とを有する文書対応信号出力装置と、
   ユーザに対応して設置され、ユーザ識別情報を記憶した記憶部と、該記憶部に記憶されたユーザ識別情報を出力する発信部とを有するユーザ対応信号出力装置と、前記文書対応信号出力装置の出力する文書識別情報を入力するとともに、前記ユーザ対応信号出力装置の出力するユーザ識別情報を入力し、情報解析を実行する情報処理装置とを有する文書管理システムであり、
   前記情報処理装置は、
   異なる位置に配置された複数のアンテナを具備し、文書識別情報とユーザ識別情報を前記アンテナを介して入力する入力部と、
   前記アンテナの位置と、前記入力部に前記アンテナを介して入力される文書識別情報およびユーザ識別情報とに基づいて、文書位置およびユーザ位置を算出する位置算出部と、
   前記位置算出部の算出した文書位置およびユーザ位置を記憶する記憶部と、
   前記記憶部に記憶された文書位置およびユーザ位置に基づいて、ユーザが文書取りだしを行ったか文書返却を行ったか判別し、文書取り出しの履歴、および文書返却の履歴からなる文書使用履歴を、文書取り出しまたは文書返却を行ったユーザを識別するユーザ識別子と対応付けて記録するログ情報記録部と、
   ユーザが過去に返却した文書の文書位置を識別可能とした表示データを、前記ログ情報記録部に記録され前記ユーザに対応するユーザ識別子に対応付けられた前記文書使用履歴情報に基づいて、生成する表示処理部と、
   前記ログ情報記録部に記録され前記ユーザに対応するユーザ識別子に対応付けられた文書使用履歴情報に基づいて前記表示処理部の生成した、前記ユーザが過去に返却した文書の文書位置を識別可能とした表示データを出力する表示部と、
   を有することを特徴とする文書管理システム。
7. 前記文書対応信号出力装置、および前記ユーザ対応信号出力装置は、ＩＣカードであることを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
8. 文書管理処理をコンピュータ上で実行させるコンピュータ・プログラムであり、
   コンピュータを、
   異なる位置に配置された複数のアンテナを具備し、文書に対応して設定された発信部からの出力信号として文書識別情報を前記アンテナを介し入力するとともに、ユーザに対応して設定された発信部からの出力信号としてユーザ識別情報を前記アンテナを介して入力する入力部、
   前記アンテナの位置と、前記入力部に前記アンテナを介して入力される文書識別情報およびユーザ識別情報とに基づいて、文書位置およびユーザ位置を算出する位置算出部、
   前記位置算出部の算出した文書位置およびユーザ位置を記憶する記憶部、
   前記記憶部に記憶された文書位置およびユーザ位置に基づいて、ユーザが文書取りだしを行ったか文書返却を行ったか判別し、文書取り出しの履歴、および文書返却の履歴からなる文書使用履歴を、文書取り出しまたは文書返却を行ったユーザを識別するユーザ識別子と対応付けて記録するログ情報記録部、
   ユーザが過去に返却した文書の文書位置を識別可能とした表示データを、前記ログ情報記録部に記録され前記ユーザに対応するユーザ識別子に対応付けられた前記文書使用履歴情報に基づいて、生成する表示処理部、および、
   前記ログ情報記録部に記録され前記ユーザに対応するユーザ識別子に対応付けられた文書使用履歴情報に基づいて前記表示処理部の生成した、前記ユーザが過去に返却した文書の文書位置を識別可能とした表示データを出力する表示部、
   として機能させるためのコンピュータ・プログラム。

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